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Eignung der Multimomentaufnahme zur Erfassung der Arbeitsabläufe einer komplexen Funktionseinheit
im Krankenhaus am Beispiel des Zentrums Radiologie
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Reifenrath, H.1, Haack, C.1, Rosenthal, H.², Lanfermann, H.³, Müller-Heine, A.4 , Lierse, M.1 und Tecklenburg, A.1
1 Institut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement, MHH, ² Institut für Diagnostische und Interventionelle Radiologie, MHH,
³ Institut für Diagnostische und Interventionelle Neuroradiologie, MHH, 4 Zentrum Biometrie, Medizinische Informatik und Medizintechnik, MHH
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Klinische Krankenhausprozesse
Hochkomplexe Abläufe Verzahnung Abteilungen / Professionen Zeitversetzte Parallelität Geringer Planungshorizont „Paraprozessuale“ Aufgaben der Mitarbeiter
Darstellung und Analyse Sinnvoll für ökonomische Bewertung Notwendig für Prozessoptimierung
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Untersuchungsmethoden
Prozessanalyse
„…bezeichnet die systematische Untersuchung (Analyse) von Prozessen und die Zerlegung in seine Einzelteile, um Verständnis für den Prozess zu erlangen und um Schwachstellen und Verbesserungspotentiale zu erkennen.“ 1
Multimoment-Häufigkeits-Studie (MMH)„… wird als ein Stichprobenverfahren definiert, dass statistisch abgesicherte Aussagen über die zeitliche Struktur beliebiger Vorgänge zulässt.“ 1
1Online Ressource: Wikipedia.de, Stand 5.3.2011
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Merkmale der Untersuchungsansätze
Prozessanalyse Darstellung Kernprozess Zeiterfassung [min] Erhebung aufwendig Zeitraum je Prozess einige
Tage Störgrößen im Prozess
erkennbar
Geeignet für Einzelprozesse
MMH Darstellung Arbeitsabläufe Arbeitsanteilserfassung [%] Beobachtung einfach Zeitraum: Mehrere Wochen Störgrößen des Arbeitsplatzes
erkennbar
Geeignet für komplexe Arbeitsabläufe
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Studienobjekt: Zentrum Radiologie
Institut für Diagnostische und Interventionelle Radiologie
Institut für Diagnostische und Interventionelle Neuroradiologie
Gerätetechnische / Räumliche Zusammenlegung im SPIC
(Strategische Partnerschaft Imaging Center)
Aufgabenstellung Teilprojekt „Workflow“ Konzepterstellung SOLL-Prozess IST-Analyse in beiden Abteilungen
Viele „paraprozessuale“ Tätigkeiten – Prozessanalyse ungeeignet
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Abb. REFA Standardprogramm Mulitmomenthäufigkeitsstudie, Grap, R. Produktion und Beschaffung
Arbeitsplatzspezifisch: 17 - 22 Abläufe
15 Arbeitsplätze (80 Personen)3 CT, 3 MRT, 3 Angiographien, 3 Röntgen, 1 Sonographie,1 Servicepoint, 1 Archiv
~1000 Beobachtungen (Konfidenzintervall < 7%)
7°° - 19°°Uhr : 20 Rundgänge
Σ 25.000 Beobachtungen in 40 Arbeitstagen
Durchführung MMH
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Ablaufarten Indikationsprüfung, Prüfung Vorbefunde, Protokollfestlegung
fehlende Informationen sammeln
Vorbereitung/ Aufklärung Patient
Befundung/ Nachbearbeitung Eigenuntersuchungen
Befundung/ Nachbearbeitung Fremduntersuchungen
Patientengebunden Tätigkeit /Scanbegleitung
Befundfreigabe
Befunddemonstration oder Besprechung mit externen Kollegen
Konferenz, Vorbereitung/-nachbereitung
Studienpatienten (Auftragsstudien)
Forschung (Publikation, eigene Studien durchführen)
Lehre (Studenten)
Qualitätssicherungsdokumentation / Erlössicherung (OPS)
Administration (Dienstplan, etc.)
Warten auf Patienten
Arbeitsunterbrechung Gerätestörung
Warten auf internen Kollegen
Weiterbildungsveranstaltung
(Befund-) Besprechung/ Beratung mit internen Kollegen
Wegezeiten
Pause / Sonstiges
z.B. Ärzte:
21 Ablaufarten
9 Arten als „unerwünscht“beurteilt
Arbeitsplätze:
Oberärzte:CT, MRT, Angiographie,
Allgemein
Ärzte: Modalität, „Vordergrund“,
Sonographie
MTRA: Modalitäten
Funktionspersonal:Servicepoint, Archiv
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Diagnostische Radiologie
Arzt Röntgen Radio MTRA CT Radio
MTRA Sono Radio MTRA Röntgen NeuroArzt Angio Radio
MTRA Angio Radio
Arzt CT Vordergrund Radio
MTRA Röntgen Radio
Arzt CT Radio
Arzt Sono Radio Service / Archiv
Ebene 1 Angio Radio
Tel: Oberärzte Radio
CT, MRT, Angio, Allgemein
Rundgangsplanung
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Ergebnisse Methodik
Erhebung 14 Arbeitsplätze / 80 Personen in 15 Minuten Befragung bei geistiger Tätigkeit notwendig Geringe Störung des Arbeitsablaufes Hohe statistische Aussagekraft
Keine Rückschlüsse auf Gründe der Arbeitsanteile Anteilige Arbeitszeit indirekt über Anzahl Personen und
Beobachtungszeit
MMH gut geeignet um Arbeitsabläufe komplexer Krankenhausabteilungen zu erheben
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
CT Arzt Radiologie
0,1%
Terminplanung0,3%
Warten auf internen Kollegen1%
Administration (Dienstplan, etc.)1%
Wegezeiten1%
Befunddemonstration/ Besprechung externen
Kollegen 1%fehlende Informationen
sammeln1%
Konferenz, Vorbereitung/-nachbereitung
9%
fehlende Informationen sammeln
Befunddemonstration/ Besprechung externen Kollegen
Konferenz, Vorbereitung/-nachbereitung
Administration (Dienstplan, etc.)
Warten auf Patienten
Arbeitsunterbrechung Gerätestörung
Warten auf internen Kollegen
Terminplanung
Wegezeiten
Befundung/ Nachbearbeitung Fremduntersuchungen
Qualitätssicherungsdokumentation / Erlössicherung (OPS)Indikations-, Vorbefundprüfung, Protokollfestlegung
Vorbereitung/ Aufklärung Patient
Befundung/ Nachbearbeitung Eigenuntersuchungen
Patientengebunden Tätigkeit /Scanbegleitung
Befundfreigabe
Studienpatienten (Auftragsstudien)
Forschung (Publikation, eigene Studien durchführen)
Lehre (Studenten)
Weiterbildungsveranstaltung
(Befund-) Besprechung/ Beratung mit internen Kollegen
Pause / Sonstiges
I-Faktoranteil insgesamt:13,45 %KI-Breite: 3,07 %
~ 3 - 4 Ärzte1 % = ~ 7 min.
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Ergebnisse Zeiten / Tag (Beispiel CT)
Formel:
TA [%] x Beobachtungszeit [min/%] x Anzahl Mitarbeiter [n] = Manpower [min]
1. Fehlende Informationen beschaffen: Zeitbedarf Radiologie :~ 160 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 65 min.
2. Terminplanung Station Zeitbedarf Radiologie :~ 75 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 40 min.
3. Warten auf Patienten Zeitbedarf Radiologie :~ 60 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 90 min.
4. Konferenzen Zeitbedarf Radiologie ~ OA 84 min / A 161 min
= 245 min (ca. 4h Arbeitszeit) Zeitbedarf Neuro: ~ OA 105 min / A 42 min
= 147 min (ca. 2,5 h Arbeitszeit)
5. Notfälle / ungeplante Patienten Zeitbedarf Radiologie :~120min/15 min. Zeitbedarf Neuro: ~ 40min /10 min.
Gerätezeiten: 60 – 160 Minuten
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Ergebnisse MMH
Vergleichbare Arbeitsplätze deutliche Unterschiede Subjektive Anteile <> gemessene Anteile Rückschlüsse auf Arbeitszeiten sehr hilfreich
Personaleinsatz, Geräteauslastung
Grundlage für qualitative Ursachenanalyse Gezielte Schwachstellenanalyse Ableitung des Soll Prozesses Priorisierter Maßnahmenkatalog
MMH mit visualisiertem Workflow zur Schwachstellenanalyse und Prozessgestaltung sehr gut geeignet.
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
Diskussion
MMH geeignet bei dauerhaft besetzten Arbeitsplätzen Befragung bei geistiger Tätigkeit
Alternativ: Personenbezogene Erfassung (per PDA)
Schwachstellenanalyse und Workflow Optimierung
Ökonomische Bewertung
ISAKInstitut für Standardisiertes und Angewandtes Krankenhausmanagement
MMH an der MHH
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
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