View
244
Download
5
Category
Preview:
DESCRIPTION
research results in midsized hospital in the Netherlands
Citation preview
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Onderzoek naar de haalbaarheid van het
‘centraal verblijven – decentraal wachten’ concept.
Ir. D.C.F. Rothengatter, Dr. ir. C.P.Katsma
5/1/2010
Dit rapport is het resultaat van een onderzoek dat is uitgevoerd in de periode December 2008 – December 2009. In dit onderzoek is de haalbaarheid geanalyseerd van de toekomstige patiëntenlogistiek, in de nieuwbouwlocatie van de Gelre Ziekehuizen, locatie Zutphen. Op basis van de resultaten hiervan zijn aanbevelingen gegeven voor de implementatie en overgang naar de nieuwe situatie.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 2
Inhoudsopgave Aanleiding ................................................................................................................................................ 5
Samenvatting ........................................................................................................................................... 6
Leeswijzer ................................................................................................................................................ 8
1. State of the art in ziekenhuisplanning ............................................................................................. 9
Ontwikkeling ........................................................................................................................................ 9
Financieel ......................................................................................................................................... 9
Cultureel ........................................................................................................................................ 10
Organisatorisch.............................................................................................................................. 10
Proces ............................................................................................................................................ 11
Ontstane problemen ......................................................................................................................... 12
Oplossingen tot dusver ...................................................................................................................... 12
Patiëntenlogistiek .......................................................................................................................... 13
2. Analyse huidige situatie in het Gelre ............................................................................................. 14
Poliklinieken in beeld ........................................................................................................................ 14
Patiëntenaantallen in 2008 ............................................................................................................... 14
Aankomstprofielen ............................................................................................................................ 15
Patiëntenaantallen cumulatief .......................................................................................................... 16
Aanwezige patiënten in het ziekenhuis ............................................................................................. 17
Wachttijden enquête ........................................................................................................................ 18
Resultaten enquête ....................................................................................................................... 19
3. Ontwikkeling simulatie platform en analyse nieuwe manier van werken .................................... 21
Simulatieplatform .............................................................................................................................. 21
Softwaresimulatie ......................................................................................................................... 22
Methode ........................................................................................................................................ 23
Gebruikte gegevens ....................................................................................................................... 23
Resultaten uit simulatie..................................................................................................................... 33
Resultaten Drie Scenario’s Simulatie ............................................................................................. 33
Resultaten Toekomstig Spreekuur Simulatie ................................................................................ 40
Interpretatie resultaten simulatie drie scenario’s ......................................................................... 49
Interpretatie resultaten toekomstig spreekuurschema ................................................................ 50
4. Implementatie verandertraject ..................................................................................................... 52
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 3
WS1 ................................................................................................................................................... 52
WS2 ................................................................................................................................................... 53
WS3 ................................................................................................................................................... 55
WS4 ................................................................................................................................................... 56
WS5 ................................................................................................................................................... 57
Conclusies Werk Pakket organisatieontwikkeling ............................................................................ 57
Aanbevelingen ................................................................................................................................... 58
Koppeling simulatie met workshopresultaten .................................................................................. 60
Anesthesiologie Pijnpoli: ............................................................................................................... 60
Anesthesiologie POS: ..................................................................................................................... 61
Cardiologie:.................................................................................................................................... 62
Chirurgie: ....................................................................................................................................... 64
Dermatologie ................................................................................................................................. 65
Gynaecologie ................................................................................................................................. 66
Interne geneeskunde ..................................................................................................................... 68
Kaakchirurgie ................................................................................................................................. 69
Kindergeneeskunde ....................................................................................................................... 70
Klinische neurofysiologie ............................................................................................................... 72
Keel neus en oorartsen .................................................................................................................. 72
Longgeneeskunde .......................................................................................................................... 74
Neurologie ..................................................................................................................................... 75
Oogheelkunde ............................................................................................................................... 76
Orthopedie .................................................................................................................................... 78
Plastische Chirurgie ....................................................................................................................... 79
Reumatologie: ............................................................................................................................... 80
Urologie ......................................................................................................................................... 82
Conclusies .............................................................................................................................................. 84
Reflectie ............................................................................................................................................. 84
Hoe verder? ....................................................................................................................................... 85
Literatuurlijst ......................................................................................................................................... 87
Bijlagen: ................................................................................................................................................. 88
Bijlage 1: Presentatie workshop 1 ..................................................................................................... 89
Bijlage 2: Verslag workshop 1 ............................................................................................................ 95
Bijlage 3: Presentatie workshop 2 ..................................................................................................... 96
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 4
Bijlage 4: Verslag workshop 2 .......................................................................................................... 106
Bijlage 5: Presentatie workshop 3 ................................................................................................... 110
Bijlage 6: Verslag workshop 3 .......................................................................................................... 121
Bijlage 7: Presentatie workshop 4 ................................................................................................... 123
Bijlage 8: Rapport wachttijdenenquete .......................................................................................... 135
Uitvoering .................................................................................................................................... 135
Verwerking .................................................................................................................................. 135
Op- en aanmerkingen op resultaten ........................................................................................... 135
Resultaten.................................................................................................................................... 137
Bijlage 9: Presentatie workshop interdepartmentale planning ...................................................... 143
Bijlage 10: Verslag workshop I.P. sessie 1 ....................................................................................... 155
Verloop presentatie:.................................................................................................................... 155
Bijlage 11: Verslag workshop I.P. sessie 2 ....................................................................................... 158
Verloop presentatie:.................................................................................................................... 158
Lessons learned: .......................................................................................................................... 161
Bijlage 12: Verslag workshop I.P. sessie 3 ....................................................................................... 162
Verloop presentatie:.................................................................................................................... 162
Bijlage 13: Verslag workshop I.P. sessie 4 ....................................................................................... 166
Verloop presentatie:.................................................................................................................... 166
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 5
Aanleiding Gelre ziekenhuizen gaat in Zutphen een nieuw ziekenhuis bouwen ter vervanging van het huidige
ziekenhuis Het Spittaal. Maar Gelre gaat veel verder dan nieuwbouw. De nieuwbouw wordt
aangegrepen voor het invoeren van een nieuwe manier van werken en de implementatie van nieuwe
ICT oplossingen. Hieronder valt het optimaliseren van het patiëntenproces. De patiënt staat centraal.
Belangrijke doelstellingen zijn korte wachttijden, hoge patiënttevredenheid, uitstekende kwaliteit
van zorg, optimalisatie over afdelingen heen, standaardisatie van werkprocessen.
Gelre ziekenhuizen heeft voor het patiënt-wachtconcept een nieuwe visie ontwikkeld, waarbij
patiënttevredenheid en efficiëntie centraal staan. Voor de nieuwbouwlocatie Zutphen is gekozen
voor een nieuwe manier van werken voor de planning van zorglogistieke processen. Deze nieuwe
manier van werken omvat het centraal verblijven, en het (minimaal) decentraal wachten van
patiënten. In dit concept wordt dus duidelijk onderscheid gemaakt tussen verblijven en wachten.
Hiervoor is in de nieuwbouwplannen een centrale verblijfruimte ontworpen waar patiënten
verblijven die: of meerdere poliklinische afspraken op een dag hebben (‘one stop visits’), of te vroeg
zijn voor hun poliklinische afspraak, of patiënten die door een uitgelopen spreekuur langer dan tien
minuten decentraal zouden moeten wachten. Daarnaast zijn in de vier polikliniekvleugels totaal 108
decentrale wachtplaatsen gealloceerd, waar patiënten maximaal tien minuten wachten.
Per polikliniekvleugel zijn twee balies en twee decentrale wachtruimte uitgetekend. Verder zijn de
polikliniekvleugels ingedeeld op basis van primaire en secundaire relaties tussen specialismen. Per
vleugel delen de specialismen dus de decentrale wachtcapaciteit.
De onderwerpen die in dit project zijn bekeken zijn:
Het wacht/verblijf concept:
De mate waarin de wachtcapaciteit voldoet aan de patiëntenstromen op basis van huidige en
toekomstige planningen (binnen de bouwkundige kaders).
Oplossingen voor eventuele knelpunten die zich voordoen bij het verwezenlijken van de
nieuwe manier van werken.
Wachtrijsturing:
Hoe lopen de fysieke patiëntstromen door het toekomstige ziekenhuis.
Hoe kunnen de patiëntstromen worden gestuurd om tot een optimale bezetting te komen
van zowel de centrale en decentrale wachtcapaciteit, als de ingeroosterde poliklinische
capaciteit. Welke additionele systemen kunnen hiervoor worden gebruikt in samenhang met
het nieuwe SAP ziekenhuis informatie systeem.
Systeemimplementatie:
Hoe worden conclusies met betrekking het bovengenoemde wacht / verblijf concept en de
wachtrijsturing zo optimaal mogelijk worden opgesteld en geïmplementeerd, met aandacht
voor veranderkundige aspecten.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 6
Samenvatting Dit onderzoek heeft de gevolgen van het nieuwe wachtconcept voor zorgpersoneel, patiënten, en de
ziekenhuisorganisatie onderzocht. In dit onderzoek is onder andere gekeken naar de doorstroming
van patiënten, de realisatie van de patiëntenlogistiek, de toereikendheid van de wachtcapaciteit, en
de tijdige aanwezigheid van patiënten in de spreekkamers. De capaciteit van de nieuwbouw locatie is
grondig getest op de effecten van het wachtconcept via verschillende toekomst perspectieven.
De resultaten van dit onderzoek kunnen worden onderverdeeld in drie delen; in eerste instantie
gekeken naar de haalbaarheid van de het wachtconcept in de nieuwbouwlocatie. Daarnaast zijn op
basis van de resultaten van het haalbaarheidsonderzoek adviezen gegeven voor een geslaagde
implementatie ervan. Als laatste zijn deze adviezen gebruikt in interactieve sessies met betrokkenen
van alle poliklinieken om een eerste stap te zetten in de richting van een voorwaartse stap in het
planningsproces.
De haalbaarheid van het wachtconcept:
Decentrale wachtcapaciteit voldoet net met toekomstige patiëntenaantallen
Decentrale wachtcapaciteit is de beperkende factor
Centrale wachtcapaciteit is voldoende
Wanneer goed uitgevoerd, is het ‘centraal verblijven / decentraal wachten concept’ geen
beperking voor de bezettingsgraad van de spreekkamers
Deze bevindingen zijn gelimiteerd wat betreft hun geldigheid door de volgende punten:
Combinatie van planningen van meerdere aangrenzende (fysiek) poliklinieken, kan tot (te)
drukke situaties leiden
Afwijkingen van de planning zorgen voor overflow van de wachtkamers
Afwijkingen in het proces zorgen voor oplopende wachttijden voor patiënten en artsen
Op basis van deze bevindingen en beperkingen hiervan zijn een aantal adviezen gegeven:
Wisselen van volgorde van patiënten op het laatste moment alleen doen wanneer er
voldoende informatie is over de hele keten
Wat betreft de wandelgang van patiënten; actief sturen. Voorbeelden zijn: eerst aanmelden
bij de centrale balie, maximaal tien minuten decentraal wachten, instructies geven wanneer
een spreekuur of afspraak uitloopt
Afstemmen van spreekuurplanningen van fysiek aan elkaar grenzende specialismen, om zo
de bezetting van spreek- en wachtkamers zo optimaal te laten verlopen.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 7
Deze adviezen zijn als uitgangspunt genomen voor interactieve sessies waarbij een blik in de
toekomst is geworpen. In deze sessies is nagedacht over de huidige manier van het maken van
polikliniekplanningen, en de daarbij behorende dienstverlening naar de patiënt. De volgende
ontwerpideeën zijn de resultaten van deze sessies:
Planhorizon gelijk trekken voor alle poliklinieken in één polikliniekgang
De patiëntenaantallen per uur / per dag / per week per polikliniekgang zo veel mogelijk
nivelleren om piekbelasting te voorkomen
Gedeelde resources nemen als leidraad voor het opstellen van de planning. Dit kunnen
enerzijds naast de operatie kamer complex, ook een gipskamer, of een radiologieafdeling
zijn. Anderzijds kunnen dit de gedeelde wachtkamers, of multifunctionele spreekkamers zijn.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 8
Leeswijzer Het project bestaat uit 5 werkpakketten:
WP1- Analyse State of the Art.
WP2- Analyse. Huidige situatie Gelre
WP3- Ontwikkeling simulatie platform
WP4- Analyse prestatie nieuwe manier van werken
WP5 – Implementatie verandertraject
De resultaten van deze werkpakketten zijn vertaald naar de volgende hoofdstukken:
Hoofdstuk 1: State of the art in ziekenhuisplanning
Hoofdstuk 2: Analyse huidige situatie in het Gelre
Hoofdstuk 3: Ontwikkeling simulatie platform en analyse nieuwe manier van werken
Hoofdstuk 4: Implementatie verandertraject.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 9
1. State of the art in ziekenhuisplanning Peter Bakker (voormalige CEO van TPG) heeft in 2004 een rapport geschreven (Sneller beter), waarin
beschreven stond hoe met heel eenvoudige maatregelen, 3,5 miljard euro kon worden bespaard (op
een jaarlijks budget van 50 miljard). Tot dusverre is enkel een extra jaarlijkse uitgave van 10 miljard
gerealiseerd.
Het elektronisch patiënten dossier wordt sinds 1992 al aangekondigd als een oplossing voor veel
communicatie problemen, echter een landelijke invoering is tot op heden niet succesvol
gerealiseerd. De ziekenhuiswereld is blijkbaar niet zo eenvoudig en snel te veranderen als andere
sectoren. Als we de patiëntenlogistiek radicaal willen veranderen, is het goed om te kijken naar
andere veranderingen die zijn doorgevoerd in de gezondheidszorg.
Ontwikkeling Om een goed beeld te krijgen van wat de huidige state of the art in ziekenhuisplanning is, is het
nuttig om de ontwikkeling van deze planning te bekijken. Deze ontwikkeling kan worden beschreven
aan de hand van vier assen: de financiële as, de culturele as, de organisatorische as, en de proces as.
Vervolgens kan een blik worden geworpen op de huidige stand van zaken.
Financieel
Sinds de jaren 1960 wordt het gebrek aan efficiëntie in de ziekenhuiswereld beschreven als het
meest vooraanstaande probleem. Met efficiëntie wordt hier bedoeld de input (geld en middelen) ten
opzichte van de output (beschikbaarheid van zorg, aantal genezen patiënten). De uitgaven voor de
gezondheidszorg zijn in het verleden zowel absoluut, als procentueel toegenomen. Zoals in
onderstaande figuur te zien is, is het percentage van het bruto nationaal product dat wordt
uitgegeven aan gezondheidszorg over de jaren toegenomen.
Er zijn echter geen duidelijk indicaties dat deze extra middelen direct hebben geleid tot betere
resultaten wat betreft de geleverde output. Dit wordt door Newhouse onderstreept door de
constatering dat private non-profit organisaties veel meer belang hebben bij een goede geleverde
kwaliteit en reputatie, dan een optimale efficiëntie (of zo laag mogelijk kosten)(Newhouse 1993).
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 10
Ziekenhuizen zijn daarnaast zo georganiseerd dat een medisch specialist niet een afweging hoeft te
maken tussen kosten en kwaliteit (Harris 1977).
Cultureel
Wat betreft organisatiecultuur verschillen ziekenhuizen van andere organisaties in de zin dat
operationeel management gescheiden is van inhoudelijk management. Medisch specialisten worden
hierdoor niet gedwongen hun keuze voor behandelingen te baseren op een kostenperspectief.
Hierdoor wordt een ‘better safe than sorry’ mogelijk gemaakt. In geval van twijfel kan altijd een extra
onderzoek of extra behandeling worden uitgevoerd. Een nadeel hiervan is wat Enthoven “flat of the
curve medicine” noemt, waar uitgaven aan medische zorg toenemen, ook al zijn is de toegevoegde
waarde van deze uitgaven minimaal (Enthoven 1980).
Een andere waarneming wordt gedaan door Sidorov, die wijst op de toename in mogelijke
behandelingen. Deze extra mogelijkheden in de gezondheidszorg kunnen leiden tot extra vraag naar
zorg, en niet per se de efficiëntie zullen verbeteren (Sidorov 2006).
Organisatorisch
In organisatorisch opzicht verschillen ziekenhuizen ook van andere organisaties. Harris beschrijft
ziekenhuizen als twee organisaties in één; een deel wordt gerund door medisch specialisten, het
andere deel door het ziekenhuismanagement (Harris 1977). In dit opzicht lijken ziekenhuizen veel op
academisch instellingen en andere specifieke overheidsorganisaties (zoals rechtbanken). Een gevolg
hiervan is dat de twee groepen niet goed kunnen communiceren, waardoor de gehele organisatie
moeilijk te besturen is. Mintzberg and Glouberman maken het overzicht van Harris meer
gedetailleerd door vier groepen te onderscheiden in ziekenhuizen, aan de hand van twee assen. Deze
twee assen zijn het niveau in de organisatie (bestuurlijk of operationeel), en de binding met het
ziekenhuis (werken voor het ziekenhuis, of in het ziekenhuis). De eerste groep is de raad van bestuur
(community), die op bestuurlijk niveau verkeert, en hebben geen directe link met de operationele
taken. Een tweede groep is het ziekenhuis management (control). Ziekenhuis managers zijn
betrokken bij het operationele management, verkeren op bestuurlijk niveau, maar hebben geen link
met het inhoudelijke werk – het verlenen van de zorg. Een derde groep is de verpleging (care). Deze
groep heeft een directe link met het verlenen van de zorg. De verpleging werkt in dienst van het
ziekenhuis en heeft geen directe bestuurlijke taken of verantwoordelijkheden. De laatste groep zijn
de medisch specialisten. Artsen werken in het ziekenhuis, maar beschouwen het ziekenhuis niet als
hun werkgever. Hun werk is strak verbonden met het verlenen van zorg. Het overzicht is
weergegeven in onderstaande figuur (Glouberman and Mintzberg 2001).
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 11
Proces
Wanneer wordt gekeken naar het verbeteren van efficiëntie in ziekenhuizen, is het nuttig om te
kijken naar de manier waarop processen zijn ingericht. Processen in ziekenhuizen worden in
bepaalde mate beperkt, onder andere door wet- en regelgeving. Daarnaast zijn veel
proceskarakteristieken van invloed op de gerealiseerde efficiëntie. Een overzicht staat in
onderstaande figuur:
Proces karakteristieken die de maximale efficiëntie beperken zijn:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 12
De stochasticiteit van de aankomst van patiënten (het is van te voren niet te voorspellen
wanneer patiënten zich zullen melden voor hun zorgvraag,
de variabiliteit van het aantal patiënten (grote verschillen in aantallen ten opzichte van het
gemiddelde),
de heterogeniteit van het type zorgvraag,
de complexiteit van de behandelingen op zich,
en de beperkt beschikbare middelen voor de behandeling van patiënten.
Men probeert met deze proceseigenschappen om te gaan door:
Behandelingen te batchen (zelfde type behandelingen achter elkaar plannen; waardoor het
verloop beter te voorspellen is),
Patiënten en behandelingen te bufferen; wanneer er een buffer van patiënten bestaat
kunnen onregelmatigheden makkelijker worden opgevangen,
Verschillende onderdelen van één type behandeling strak achter elkaar te plannen, waardoor
interne wachtrijen worden vermeden.
Hiernaast bestaan er concepten als evenredige beschikbaarheid van gezondheidszorg (dus ook in
minder dichtbevolkte gebieden. Dit heeft vanzelfsprekend ook een negatieve invloed op de mate
waarin middelen kunnen worden ingezet (Stiglic and Kokol 2005, Vandaele and De Boeck 2003,
Harper and Shahani 2002).
Ontstane problemen Door deze karakteristieken die zijn verbonden aan een ziekenhuisorganisatie, zijn een aantal
problemen onvermijdelijk:
Planning, budgeting en controle vindt voor een groot deel plaats op afdelingsniveau
De focus van afdelingen is intern gericht.
Sub-optimalisatie (op afdelingsniveau)
Wachtrijen tussen behandelingen, waardoor bijvoorbeeld bedden bezet blijven, of
onderzoeken opnieuw moeten worden uitgevoerd.
Weinig flexibiliteit in het proces; door de complexiteit is het moeilijk om veranderingen aan
te brengen
Het is onduidelijk wat de reden is voor de veranderde zorgvraag op een specifieke afdeling:
komt het door een daadwerkelijke grotere vraag, of komt het doordat andere afdelingen een
grotere output realiseren.
Oplossingen tot dusver Aan de hand van bovenstaande problematiek blijkt dat plannen en veranderen in ziekenhuizen een
complexe aangelegenheid is. Daarnaast voegt het plannen tussen meerdere afdelingen een extra
graad complexiteit toe.
De beste oplossing hiervoor die in de literatuur wordt gegeven tot dusver is de identificatie van
klinische paden. Dit concept is afgeleid van het kritische paden concept uit productie omgevingen.
Zoals de naam al impliceert wordt in deze benadering gezocht naar veel bewandelde paden die
patiënten afleggen op hun weg naar herstel. Wanneer deze paden zijn geïdentificeerd, kan deze veel
voorkomende behandeling worden geoptimaliseerd. Voorbeelden hiervan zijn het optimaliseren
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 13
naar totale behandeltijd, zoals wordt gedaan in mamma-poli’s, of het optimaliseren van de
bezettingsgraad van middelen en personeel (bijvoorbeeld oogbehandelingen). Echter, vaak worden
afdelingen in ziekenhuizen nog steeds afzonderlijk geoptimaliseerd (bijvoorbeeld operatiekamers,
intensive care units, en poliklinieken), zonder dat wordt geïnventariseerd wat de relaties zijn met
andere afdelingen. Ziekenhuizen worden nog steeds als te complex beschouwd (als in vereisten aan
de beschikbare middelen), om integraal te kunnen optimaliseren.
Patiëntenlogistiek
Wat betreft het verbeteren van patiëntenlogistiek worden er in de literatuur twee alternatieven
beschreven. Het eerste alternatief zijn de hier boven beschreven klinische paden. Wanneer de
klinische paden methode wordt toegepast op patiëntenlogistiek, worden de meest belangrijke
patiëntstromen geïdentificeerd, waarna de locatie van de poliklinieken wordt geoptimaliseerd naar
verbanden tussen specialismen; de poliklinieken waartussen de grootste groepen patiënten heen en
weer bewegen worden dicht bij elkaar in de buurt geplaatst. Verder kunnen de onderdelen van de
behandelingen van deze groepen patiënten zo worden in geroosterd dat er zo min mogelijk overlap
ontstaat. Dit zal zorgen voor een genivelleerd verloop van patiëntenaantallen over de dag genomen,
en een minimaal aantal meters dat de patiënten gemiddeld moeten lopen om van een behandeling
naar de volgende behandeling te komen. Een nadeel van deze aanpak is dat patiënten die niet in
deze standaard groepen vallen bijna altijd worden benadeeld. Zij zullen meer meters moeten maken,
en wellicht langer moeten wachten op hun behandeling.
Een tweede alternatief dat in de literatuur wordt beschreven is een holistische aanpak, waarbij de
output van afdeling A (in patiëntbehandelingen), als input wordt beschouwd van afdeling B. Er zal
een bepaalde verdeling bestaan in de opvolg afspraken van patiënten, die voor elke polikliniek, en
elke behandeling kan worden geïdentificeerd. Wanneer dit voor alle poliklinieken duidelijk is, kunnen
modellen gemaakt worden waarmee de patiëntstromen zo optimaal mogelijk kunnen worden
gepland. In dit alternatief wordt dus geen onderscheid gemaakt tussen hoofdstromen en incidentele
gevallen; alle patiënten worden in deze benadering meegenomen. Nadeel van deze methode is dat al
deze stromen in kaart gebracht dienen te worden. Het resultaat hiervan is niet statisch, het zal na
verloop van tijd veranderen. Daarom moet deze inventarisatie met enige regelmaat worden
herhaald.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 14
2. Analyse huidige situatie in het Gelre Om te analyseren hoe het ‘centraal verblijven – decentraal wachten” concept functioneert in de
nieuwbouwlocatie van het Spittaal is een goede analyse van de huidige situatie belangrijk. In dit
eerste deel van dit rapport worden het totaal aantal patiënten in het Spittaal in 2008 in de
poliklinieken bekeken, samen met de tijdstippen op een dag, en in een week, maand en jaar waarop
deze patiënten het ziekenhuis bezoeken.
Poliklinieken in beeld Niet alle patiëntbezoeken zijn in de analyse van de nieuwbouwlocatie bekeken. Voor dit onderzoek is
in principe enkel gekeken naar de poliklinieken op de begane grond en eerste verdieping in de vier
polikliniekgangen. De poliklinieken die zijn inbegrepen in de patiëntaantallen zijn:
Anaesthesie Interne geneeskunde Neurologie
Cardiologie Kaak chirurgie Oogheelkunde
Chirurgie Keel neus oor artsen Orhopaedie
Dermatologie Kindergeneeskunde Plastische chirurgie
Geriatrie Logopedie Reumatologie
Gynaecologie Longziekten Revalidatie
Onder andere radiotherapie en het priklab zijn in deze analyse dus buiten beschouwing gelaten.
Patiëntenaantallen in 2008 De volgende grafieken geven overzichten van het totaal aantal patiënten in bovengenoemde
poliklinieken in 2008. Achtereenvolgens wordt een overzicht gegeven van het totaal over heel 2008,
een piek maand (eind november – december ), en een piek week (week 46). Opvallend is dat naast
de vanzelfsprekende seizoensinvloeden, ook duidelijke verschillen zijn te zien per maand, en per
week. Zo bezoeken op een woensdag 800 patiënten de poliklinieken, 20% minder dan op een
donderdag (200 patiënten verschil op meer dan 1000 patiënten).
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 15
Aankomstprofielen Voor een analyse van het functioneren van het ‘centraal verblijven – decentraal wachten’ concept
zijn vooral de piek dagen interessant; wanneer uit een analyse blijkt dat het concept functioneert
onder extreme drukte, dan werkt het ook op minder drukke dagen.
In 2008 waren er tien dagen met meer dan 1000 patiëntbezoeken. De 10 drukste dagen in 2008
waren (aantallen zijn gebaseerd op hele dagen (00:00 uur t.m 23:59 uur):
1. 23-10-2008: 1070 patiënten
2. 21-4-2008: 1061 patiënten
3. 18-12-2008: 1050 patiënten
4. 15-12-2008: 1043 patiënten
5. 4-12-2008: 1043 patiënten
6. 14-1-2008: 1016 patiënten
7. 7-4-2008: 1013 patiënten
8. 7-1-2008: 1009 patiënten
9. 15-5-2008: 1005 patiënten
10. 19-5-2008: 1002 patiënten
Op basis van de agenda’s van de poliklinieken zijn aankomstprofielen afgeleid. Een aankomstprofiel
geeft weer op welk tijdstip, hoeveel patiënten het gebouw betreden. De onderstaande
aankomstprofielen geven echter niet weer wanneer patiënten het gebouw betreden, maar enkel hoe
laat de patiënten een afspraak hebben gehad.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 16
Onderstaande twee grafieken geven aankomstprofielen weer van de drukste dagen, en zijn
gebaseerd op ruim genomen poliklinische openingsuren (07:00 t/m 18:30 uur). De eerste grafiek
geeft het aankomstprofiel weer van de drukste dag in 2008 (23 oktober), en de tweede grafiek geeft
het profiel weer voor het gemiddelde van de drukste 10 dagen. Opvallend is om te zien dat de
grafieken nagenoeg overeenkomen. Blijkbaar is dit profiel niet een willekeurige toevalstreffer, maar
een vast terugkerend patroon, wat stereotype mag worden geacht voor een drukke dag in het
Spittaal.
Patiëntenaantallen cumulatief Een andere weergave van de aankomstprofielen is een cumulatieve grafiek, zoals onderstaande. Ook
deze grafiek is weer gebaseerd op het gemiddelde van de tien drukste dagen in 2008. De zwarte lijn
in de grafiek is een trendlijn (4e order polynoom die de kromme het dichtst benaderd).
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 17
Aanwezige patiënten in het ziekenhuis Aankomst profielen geven nog niet direct weer hoeveel patiënten er zich bevinden in het gebouw,
maar er is natuurlijk wel een relatie hiermee. Om het aantal aanwezige patiënten in het gebouw
inzichtelijk te maken, zijn de aankomstprofielen vertaald naar profielen met aanwezige patiënten.
Deze vertaling is gebaseerd op een schatting van de gemiddelde totale tijd dat een patiënt aanwezig
is. Dit gemiddelde bestaat uit de tijd dat een patiënt te vroeg is voor een spreekuur / behandeling, de
behandeling zelf, de uitloop van deze behandeling (of eerder behandelingen), en het traject na de
behandeling. Omdat dit een moeilijke inschatting is, zij er vier verschillende alternatieven
gegenereerd: gemiddelde totale tijd van 40 minuten, 55 minuten, 75 minuten, en 90 minuten.
Onderstaande grafieken geven deze alternatieven weer. Wat in alle grafieken opvalt, zijn de pieken
tussen 14:00 en 16:00 uur. Vanzelfsprekend verschillende de maxima van aantal patiënten per
gemiddelde van totale behandeltijd. Het maximum van aantal patiënten ligt bij 40 minuten op zo’n
90 patiënten, en bij een gemiddelde totale tijd van 90 minuten op zo’n 180 patiënten. Uitgaande van
eerdere metingen in het Spittaal en resultaten uit de software simulatie lijkt het scenario van een
gemiddelde totale tijd van 75 minuten de werkelijkheid het best te benaderen. Hiernaast valt op dat
het maximum van het totaal van aantal patiënten niet meer toeneemt tussen een behandeltijd van
75 minuten en 90 minuten. Wel wordt de piek breder uitgesmeerd.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 18
Wachttijden enquête Het uitvoeren van een wachttijdenenquête kan een beter inzicht in de werkelijke wachttijden die
patiënten ervaren in het Gelre ziekenhuis in Zutphen. Om deze informatie te vergaren zijn tijdens
twee dagen ongeveer 380 patiënten geënquêteerd. De patiënten zijn gevraagd de volgende
gegevens in te vullen:
- Tijdstip binnenkomst Gelre ziekenhuis
- Tijdstip aankomst wachtruimte polikliniek
- Tijdstip gemaakte afspraak
- Tijdstip dat patiënt werkelijk de behandelruimte in mag
- Tijdstip einde behandeling
- Tijdstip verlaten Gelre ziekenhuis
- Optioneel: Bezochte polikliniek
Hieronder volgt een kort overzicht van de resultaten die dit onderzoek hebben opgeleverd. Een
uitgebreid overzicht van alle uitgewerkte resultaten van deze enquête zijn terug te vinden in het
rapport ‘enquête Gelre ziekenhuizen’, welke in zijn totaal is opgenomen als bijlage 9.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 19
Resultaten enquête
Het totaal aantal ingeleverde enquêtes per polikliniek, opgesplitst in volledig ingevulde enquêtes en
gedeeltelijk ingevulde enquêtes.
Polikliniek Volledig ingevulde enquêtes
Gedeeltelijk ingevulde enquêtes
Totaal ingevulde enquêtes
Anesthesiologie 1 0 1
Cardiologie 12 0 12
Chirurgie 41 0 41
Dermatologie 21 0 21
Functieafdeling 17 1 18
Gynaecologie & Verloskunde
25 1 26
Interne Geneeskunde 24 0 24
Kaakchirurgie 8 0 8
Kindergeneeskunde 20 0 20
Klinische Neurofysiologie 4 0 4
KNO 25 0 25
Longfunctie 7 0 7
Longziekten 11 0 11
Neurologie 10 0 10
Oncologie 1 0 1
Oogheelkunde 50 0 50
Orthopedie 17 0 17
Pijnbestrijding 1 0 1
Plastische Chirurgie 6 0 6
Psychiatrie 3 0 3
Psychologie 1 0 1
Radiologie 8 8 16
Reumatologie 1 0 1
Urologie 16 0 16
Anders/Overig 7 5 12
Onbekend 24 3 27
Totaal 361 18 379
Een van de meest opvallende uitkomsten van deze enquête was het aantal minuten verschil tussen
de geplande tijd voor een patiënt, en het daadwerkelijke tijdstip dat een afspraak met de patiënt
tijdens een spreekuur begint. In de volgende tabel staat hier een overzicht van:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 20
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Anesthesiologie 0 0 1 100% 0:05 0:05 0:05
Cardiologie 0 1 8% 11 92% 0:21 0:02 0:55
Chirurgie 8 20% 0:04 0:02 0:07 5 12% 28 68% 0:14 0:01 1:00
Dermatologie 1 5% 0:02 0:02 0:02 2 10% 18 85% 0:14 0:05 0:30
Functieafdeling 2 11% 0:05 0:05 0:05 6 33% 9 50% 0:11 0:03 0:10
Gynaecologie & Verloskunde
2 8% 0:02 0:02 0:02 2 8% 21 81% 0:16 0:01 0:47
Interne Geneeskunde 2 8% 0:11 0:07 0:15 1 4% 21 88% 0:09 0:01 0:27
Kaakchirurgie 1 13% 0:01 0:01 0:01 3 37% 4 50% 0:10 0:03 0:15
Kindergeneeskunde 1 5% 0:05 0:05 0:05 2 10% 17 85% 0:10 0:02 0:22
Klinische Neurofysiologie
1 25% 0:05 0:05 0:05 2 50% 1 25% 0:05 0:05 0:05
KNO 4 16% 0:03 0:01 0:05 4 16% 17 68% 0:11 0:03 0:20
Longfunctie 2 29% 0:03 0:02 0:04 2 29% 3 42% 0:23 0:02 0:45
Longziekten 2 18% 0:02 0:02 0:02 3 27% 6 56% 0:12 0:05 0:20
Neurologie 0 2 20% 8 80% 0:13 0:02 1:00
Oncologie 0 0 1 100% 0:03 0:03 0:03
Oogheelkunde 5 10% 0:08 0:03 0:14 8 16% 37 74% 0:11 0:01 0:35
Orthopedie 1 6% 0:45 0:45 0:45 2 12% 14 82% 0:15 0:01 0:35
Pijnbestrijding 0 0 1 100% 0:10 0:10 0:10
Plastische Chirurgie 1 17% 0:05 0:05 0:05 3 50% 2 33% 0:13 0:05 0:20
Psychiatrie 0 1 33% 2 66% 0:15 0:15 0:15
Psychologie 1 100% 0:10 0:10 0:10 0 0
Radiologie 1 6% 0:05 0:05 0:05 1 6% 6 38% 0:10 0:03 0:26
Reumatologie 0 0 1 100% 0:10 0:10 0:10
Urologie 3 19% 0:15 0:10 0:21 4 25% 9 56% 0:08 0:02 0:20
Anders/Overig 2 18% 0:02 0:02 0:02 2 18% 3 27% 0:05 0:01 0:08
Onbekend 5 19% 0:04 0:01 0:08 4 15% 16 59% 0:14 0:02 0:35
Alle poliklinieken 45 12% 0:06 0:01 0:45 60 16% 257 68% 0:12 0:01 1:00
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 21
3. Ontwikkeling simulatie platform en analyse nieuwe manier van
werken Dit hoofdstuk beschrijft de resultaten van WP3 en WP4; de ontwikkeling van het simulatieplatform,
en de analyse die vervolgens met dit platform is uitgevoerd.
Simulatieplatform Om een beeld van de toekomstige situatie zo goed mogelijk te kunnen benaderen is gebruik gemaakt
van een software simulatie, waarbij de fysieke patiëntstromen in zijn vertaald naar software-
agenten. De fysieke patiëntstromen zijn gebaseerd op historische aantallen, zoals deze zijn
beschreven in hoofdstuk WP2.
Geplande data voor de toekomstige situatie is, samen met de layout van het gebouw, gebruikt als
input voor een software simulatie. In deze simulatie zijn de fysieke patiëntbewegingen nagebootst op
de plattegrond van de polikliniek vleugels. Deze bewegingen kunnen vervolgens worden
geanalyseerd met betrekking tot concentratie, snelheden, en aan/af-wezigheid op bepaalde plekken.
Deze maatstaven vormen op hun beurt een basis voor een conclusie wat betreft de haalbaarheid van
het nieuwe wachtconcept.
Ontwikkeling
Het simulatieplatform is in een aantal iteratieslagen ontwikkeld:
1. Simulatie van alle polikliniekgangen, over twee verdiepingen
2. Simulatie van één polikliniekgang, met meerdere poliklinieken
3. Simulatie van één polikliniek, inclusief alle details en uitzonderingen.
De resultaten van elke iteratie zijn tijdens de workshops gecommuniceerd naar de klankbordgroep.
Aan de hand van feedback die werd ontvangen tijdens deze workshops werd de volgende versie van
het simulatiemodel verbeterd. Ook kon zo worden ingezoomd op de specifieke problemen die
werden gesignaleerd voor de realisatie van het nieuwe wachtconcept en patiëntenlogistiek. Naar
mate het simulatiemodel zich verder ontwikkelde, hoe specifieker en realistischer de resultaten
werden.
Het uiteindelijk resultaat van deze iteratieve aanpak is een in-detail simulatie van de polikliniek
oogheelkunde; deze resultaten zijn opgenomen in dit rapport. Dit betekent niet dat andere
poliklinieken buiten beschouwing zijn gebleven. In de eerste twee iteratieslagen zijn deze
poliklinieken uitgebreid aan bod gekomen. Er is in deze sessies gekeken naar de haalbaarheid van het
nieuwe wachtconcept – ziekenhuisbreed. Toe bleek dat de centrale verblijfshal niet de bottleneck
zou worden in het wachtconcept, is besloten om een scope aan te brengen. Immers, hoe meer
poliklinieken, patiënten, en processen in het model zijn opgenomen, hoe moeilijker het bleek om de
precieze werking van de patiëntenlogistiek te onderzoeken. Er is dus voor gekozen om met het
onderzoek de diepte in te gaan, en steeds verder in te zoomen op, uiteindelijk, één polikliniek. De
gedachten hierachter is dus dat, wanneer de patiëntenlogistiek voor een zeer gedetailleerd
onderdeel van het ziekenhuis werkt, het ook werkt voor alle polikliniekvleugels. In deze simulatie is
het mogelijk gebleken om de effecten van het wachtconcept te bepalen voor de
wachtkamerbezetting, de drukte op de gang, en de bezetting van de decentrale wachtkamer,
allemaal gebaseerd op een zeer realistische manier van werken. Adviezen voor implementatie op
ziekenhuisniveau kunnen vervolgens ook weer vanuit deze detail-case worden gedestilleerd.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 22
Er is voor gekozen om deze simulatie op twee manieren uit te voeren:
1. Simulatie gebaseerd op gerealiseerde data van 2008. De drukste dag van 2008 is
geselecteerd, inclusief de spoedpatiënten, no-shows, en overplanning van patiënten. Deze
dag is in drie scenario’s gesimuleerd op de plattegrond van het nieuwe gebouw. De drie
scenario’s geven een relatief rustig verlopen dag weer (spreekuren lopen niet uit, patiënten
komen op tijd), een drukke dag (met uitloop van spreekuren), en een stress scenario
(geprojecteerd op een toekomstige patiëntengroei van 3% jaarlijks).
2. Een simulatie gebaseerd op toekomstige spreekuurindeling, met overeenkomstige
patiëntenaantallen, en proceslogica.
De resultaten van beide simulaties zijn terug te vinden in dit hoofdstuk.
Softwaresimulatie
De simulatie is uitgevoerd met software (Legion: www.legion.com) die onder andere gebruikt wordt
voor haalbaarheidsonderzoek van grote gebouwen. Legion pedestrian simulation is gebaseerd op de
grootste collectie van metingen van echte voetgangersbewegingen. Sinds 1999 is 1000 uur video
materiaal verzameld, waarin de bewegingen van meer dan 8 miljoen voetgangers in veel
verschillende scenario’s. Geen enkele andere softwareomgeving beschikt over zoveel real-life data.
Deze gegevens zijn in Legion opgenomen en verwerkt tot accurate algoritmes, die vervolgens weer
zijn vergeleken met de echte voetgangersbewegingen.
Een simulatiemodel in de softwareomgeving van Legion reproduceert de complexe
voetgangersdynamiek, en geeft zo de mogelijkheid om een realistisch scenario zo dicht mogelijk te
benaderen.
Uiteindelijk ontstaat groepsgedrag (bewegingen van een groot aantal mensen) door natuurlijke
interactie, niet zozeer door exacte programmatuur. In de gekozen software omgeving worden
patiënten weergegeven als onafhankelijke entiteiten (ofwel: agenten) met een eigen plan. Interactie
van deze agenten resulteert in een groepsgedrag zoals dat elke dag is waar te nemen.
Zelfdenkende agenten
De patiënten worden in deze softwaresimulatie vertegenwoordigd door zo genoemde agenten. Dit
zijn zelf denkende, en zelf handelende software-instanties. Elke keuze mogelijkheid die een agent
wordt voorgelegd kan dus in een simulatie tot een ander resultaat leiden. Naast deze
zelfdenkendheid, zijn de wacht-, behandel-, loop-, en uitlooptijden van patiënten, artsen, en
behandelingen gedefinieerd als variabelen, die als waarde een verdeling mee hebben gekregen
(bijvoorbeeld een Normaalverdeling). Om dus een goed beeld te kunnen vormen, en een gedegen
basis te vormen voor een betrouwbare conclusie, moeten de ontworpen simulaties meerdere malen
worden gedraaid (totdat een stabiel resultaat is bereikt).
De agenten in de simulatie gaan uit van het principe van ‘minst mogelijke inspanning’. Dit komt
overeen met een natuurlijke situatie, waar personen/patiënten zullen kiezen voor een zo eenvoudig
mogelijke manier om hun doel te bereiken.
Randvoorwaarden
Zoals besproken zijn er in het model een aantal gegeven factoren die al constant worden beschouwd.
Dit zijn:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 23
De layout van het gebouw; de grootte van de wachtkamers, het aantal spreekkamers, de
afstand van de centrale verblijfshal naar de decentrale wachtkamer, en de ingangen van het
gebouw.
Het aantal patiënten, alsmede verdeling per dag, week, maand en jaar waarop de patiënten
het ziekenhuis bezoeken (aankomstprofielen).
De agenda’s van de specialisten; de duur van de spreek / behandel uren, de duur van de
individuele behandelingen (+ variantie hierop) per spreekuur.
De behandellogica; de manier en volgorde waarop patiënten worden behandeld, zowel voor,
tijdens als na het spreekuur / de behandeling.
In het simulatiemodel zijn ook een aantal variabelen opgenomen:
De mate waarin patiënten gedrag vertonen dat overeenkomt met het voorgeschreven
gedrag. Bijvoorbeeld in hoeverre patiënten aanwijzingen en bewegwijzering (op)volgen.
De begin- en eindtijd van spreekuren; de mate waarmee spreekuren uitlopen, en de
achterstand weer wordt ingelopen.
De mate waarin patiënten te vroeg komen voor hun afspraak. Hoe vroeger patiënten komen,
hoe groter de druk wordt op de centrale verblijfshal.
Het aantal patiënten als percentage van de drukste dag in 2008.
Methode
Geplande data voor de toekomstige situatie is, samen met de layout van het gebouw, gebruikt als
input voor een software simulatie. In deze simulatie zijn de fysieke patiëntbewegingen nagebootst op
de plattegrond van de polikliniek oogheelkunde. Deze bewegingen kunnen vervolgens worden
geanalyseerd met betrekking tot concentratie, snelheden, en aan/af-wezigheid op bepaalde plekken.
Deze maatstaven vormen op hun beurt een basis voor een conclusie wat betreft de geschiktheid van
de nieuwbouwlocatie.
Gebruikte gegevens
In deze paragraaf staan de gegevens vermeld die zijn gebruikt als input voor de simulatie van de
processen en patiëntenlogistiek in de toekomstige polikliniek. Enerzijds is hier de
procesbeschrijvingen met bijbehorende behandeltijden opgesomd, anderzijds zijn de
aankomstprofielen, patiëntenaantallen, en de huidige en toekomstige spreekuurplanning terug te
vinden. Daarnaast wordt een grafisch overzicht gegeven van de toekomstige layout van de polikliniek
oogheelkunde in het nieuwe Spittaal in Zutphen.
Proces
De volgende behandelingen zijn in het model opgenomen:
Gezichtsveld onderzoek
FAG onderzoek
Fundus foto
Biometrie
Cataract
Orthoptie
Optometrist
NPC1 en NCP2 spreekuren
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 24
Oogartsen spreekuur
Laser behandeling
Voor een standaard week in de nieuwbouwlocatie is het onderstaande spreekuurschema opgesteld:
Poli ma di wo do vr
ochtend middag ochtend middag ochtend middag ochtend middag ochtend middag
OARTS NPC2 NPC2 NPC2 NPC2 OA1 OA1 NPC2 NPC2 NPC2 NPC2
PLASER PLASER NPC1 PLASER
ORTH ORTH ORTH ORTH ORTH ORTH ORTH ORTH ORTH
ORTH ORTH
GV GV GV GV GV
FAG/bio FAG bio bio
FFOTO FFOTO FFOTO
ERGRA ERGRA
omloop oml oml oml oml oml oml
Tijdens elke type spreekuur wordt een verschillend aantal patiënten behandeld. Deze aantallen staan
in onderstaande tabel:
NPC1 24
NPC2 28
OA1 20
PLASER 15
ORTH 9
GV 6
FAG 8
FFOTO 20
ERGRA 6
omloop 4 eerste uur
Wanneer de spreekuurplanning wordt gecombineerd met de patiënten aantallen per spreekuur
resulteert dit in deze tabel:
POLI ma di wo do vr
o m o m o m o m o m OARTS 28 28 28 28 20 20 28 28 28 28
15 15 24 15
ORTH 9 9 9 9 9 9 9 9
9 9
GV 6 6 6 6
FAG 8 8 8
FFOTO 20 20
ERGRA/oml
4 4 4 4 4 4 6
PERSONEEL 3 4 4 7 5 7 5 4 5 6
PATIENT 32 52 49 52 59 96 47 49 47 58
TOTAAL 35 56 53 59 64 103 52 53 52 64
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 25
In onderstaande tabellen staan de afzonderlijke activiteiten, behandeltijden, en wachttijden vermeld.
Deze data is verzameld door de polikliniek oogheelkunde zelf.
Gezichtsvelden Tijdsduur van de activiteit Wachten in de wachtkamer
1. Refractiemeting/
oogdrukmeting.
(assistente)
2 minuten lopen 2 minuten decentraal
2. Gezichtsveldsonderzoek 20 minuten 10 minuten decentraal
3. Uitslag bij de arts 10 minuten Naar huis
FAG onderzoek Tijdsduur van de activiteit Wachten in de wachtkamer
1. Patiënt meldt zich 2 minuten 2 minuten decentraal
2. Patiënt wordt
binnengeroepen beide ogen
worden 2x gedruppeld
5 minuten 15 tot 20 minuten decentraal
3. Fag onderzoek 15 minuten Naar huis
Fundus foto Tijdsduur van de activiteit Wachten in de wachtkamer
1. Patiënt meldt zich 2 minuten 5 minuten decentraal
2. 50% vd patiënt wordt evt
gedruppeld
5 minuten 15-20 minuten wachten
decentraal
3. Fundus foto 5-10 minuten Naar huis
Biometrie/CL Tijdsduur van de activiteit Wachten in de wachtkamer
1. Patiënt meldt zich 2 minuten 2 minuten decentraal
2. Patiënt wordt
binnengeroepen (assistente)
Alle informatie wordt gecheckt
over de OK. Zonodig
aanvullende informatie geven.
Biometrie wordt gemeten.
15 minuten Naar huis
Cataract 1500/jr Tijdsduur van de activiteit Wachten in de wachtkamer
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 26
1. Patiënt meldt zich aan de
balie nadat een cataract is
vastgesteld door de arts
2 minuten 5 minuten decentraal (als er net
een andere OK afgesproken
wordt.
2. Patiënt wordt
binnengeroepen (assistente)
15 minuten (alle uitleg/info
wordt gegeven.
5 minuten wachten (biometrie)
kan soms in gebruik zijn door
andere patiënt
3. Biometrie 10 minuten Naar huis
Orthoptie (NP) Tijdsduur van de activiteit Wachten in de wachtkamer
1. Patiënt meldt zich 2 minuten 2 minuten decentraal
2. Patiënt wordt
binnengeroepen vooronderzoek
/ druppelen
10 minuten 30 minuten decentraal
3. Vervolg onderzoek bij een
verwijde pupil
15 minuten
4. Vervolg afspraak maken op de
poli
5 minuten (3/8) 15 minuten decentraal
5. 3/8 Controle oogarts 5 minuten Naar huis
Optometrist (NP2) Tijdsduur van de activiteit Wachten in de wachtkamer
1. Patiënt meldt zich 2 minuten 2 minuten decentraal
2. Patiënt wordt
binnengeroepen vooronderzoek
/ druppelen
10 minuten 20 minuten decentraal
3. Vervolg onderzoek bij een
verwijde pupil
10 NP en 5 CP minuten
4. wachten op de oogarts 10 minuten
Oogarts NPC1 en NPC2 TOA1 (CP/NP) Tijdsduur van de activiteit Wachten in de wachtkamer
1. Patiënt meldt zich 2 minuten 2 minuten decentraal
2. Patiënt wordt
binnengeroepen vooronderzoek
/ druppelen
10 minuten Patiënt wacht ongeveer 20
minuten decentraal
3. Vervolg onderzoek bij een
verwijde pupil bij oogarts
10 NP en 5 CP minuten
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 27
4. Vervolg afspraak maken op
de poli
5 minuten
Oogarts OA1 (NP) Tijdsduur van de activiteit Wachten in de wachtkamer
1. Patiënt meldt zich 2 minuten 5 minuten decentraal
2. Patiënt wordt
binnengeroepen vooronderzoek
/ druppelen
5 minuten Patiënt wacht ongeveer 20
minuten in de wachtkamer
3. Vervolg onderzoek bij een
verwijde pupil
5 minuten
4. Vervolg afspraak maken op de
poli
5 minuten
Laser patienten Tijdsduur van de activiteit Wachten in de wachtkamer
1. Patiënt meldt zich 2 minuten 2 minuten decentraal
2. 90 % Patiënt wordt
binnengeroepen ivm druppelen
10 minuten 20 minuten decentraal
3. laserbehandeling 10 (2/6) minuten en 20 (4/6)
minuten
4. naar huis NAAR HUIS
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 28
Plattegrond
Bovenstaande plattegrond is een voorbeeld van een layout die gebruikt is in het simulatie model van
een polikliniek. Op deze plattegrond zijn de centrale verblijfshal, de decentrale wachtkamer, en de
spreek / behandelkamers van de polikliniek te zien.
Een polikliniek
Decentrale
wachtkamer
Centrale
verblijfshal
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 29
In onderstaande figuur is ingezoomd op de polikliniek oogheelkunde, waar de behandel /
spreekkamers, de balie, de gang van en naar de andere poliklinieken en centrale wachtkamer, en de
decentrale wachtkamer te zien.
De spreekuren, die uitvoering besproken zijn in de voorafgaande paragraaf, zijn vervolgens gepland
in de beschikbare kamers volgens onderstaand schema (kamernummers worden weergegeven in de
bovenstaande plattegrond.
Kamer Ochtend middag
1AA174 PLASER FFOTO
1AA177 - BIO
1AB157 - -
1AB164 - -
1AB168 - NCP1 : TOA
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 30
1AB172 ORTHO ORTHO
1AB174 - NCP1: kleine ingrepen
1AB175 - NCP1: OA
1AB182 OA1 OA1
1AB184 GV GV
1AB188 ORTHO ORTHO
Naast de patiënten die specifiek de polikliniek oogheelkunde bezoeken, zijn ook de patiënten van de
poliklinieken dermatologie en KNO in het model opgenomen, dit geeft een meer realistisch beeld wat
betreft de activiteit op de gang.
Patiëntdata
Aankomstprofiel
Vanzelfsprekend horen soortgelijke aankomstprofielen als beschreven in het eerste deel van dit
rapport bij de polikliniek oogheelkunde. Hieronder zijn overzichten weergegeven als grafiek:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 31
Detail: net als voor het gehele Spittaal, was ook voor polikliniek oogheelkunde de drukste dag van
2008 23 oktober, met een totaal van 151 patiënten.
Patiënten per spreekuur
Voor deze simulatie is de drukste dag van de week in de planning geselecteerd, de woensdag. Ter
herinnering staan de types spreekuren en patiëntenaantallen per spreekuur in onderstaande tabel.
POLI wo
ochtend middag OARTS 20 20
15 24
ORTH 9 9
9 9
GV 6 6
FAG 8
FFOTO 20
ERGRA/oml
PERSONEEL 5 7
PATIENT 59 96
TOTAAL 64 103
Patiëntbewegingen
In de software simulatie zijn patiëntstromen gemodelleerd zoals te zien is in onderstaande figuur. De
‘wiebertjes’ geven een keuze mogelijkheid weer. De optionele stromen in de figuur geven weer hoe
actoren in de software simulatie zich kunnen bewegen (met een bepaalde kans & variantie
natuurlijk).
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 32
Zoals in bovenstaande diagram valt af te lezen, is in het simulatiemodel rekening gehouden met
afwijkend patiënten gedrag. In een ideale situatie volgen patiënten het voorgeschreven pad, waarbij
ze zich eerst aanmelden bij een centrale balie, waarna ze door worden gestuurd naar de centrale
verblijfshal, of de decentrale polikliniek balie. De keuze hiervoor wordt gemaakt door te kijken naar
de aanmeldtijd van de patiënt ten opzichte van de actuele status van het geplande
spreekuur/behandeling. Eenmaal aangemeld bij de decentrale balie, zal de patiënt maximaal 10
minuten wachten in de decentrale wachtkamer, waarna hij opgeroepen zal worden voor zijn
geplande behandeling. In de simulatie is rekening gehouden met afwijkend patiënten / artsen
gedrag. Patiënten kunnen te vroeg of te laat zijn, spreekuren kunnen te vroeg of te laat beginnen, en
patiënten kunnen wel of niet instructies van assistenten / bewegwijzering in het ziekenhuis opvolgen.
Dit afwijkend gedrag is met een bepaalde kans van voorkomen opgenomen in het simulatiemodel.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 33
Resultaten uit simulatie
Resultaten Drie Scenario’s Simulatie
Met behulp van de bovenstaande gegeven constanten en de variabelen is een software simulatie
opgezet, met als doel het simuleren van de toekomstige situatie in de nieuwbouw locatie van het
Spittaal. De factoren die niet constant zijn verondersteld bieden ruimte om meerdere scenario’s te
analyseren, waardoor de externe validiteit van het model wordt vergroot. Een scenario bestaat dus
uit een variatie op de mate waarin patiënten standaard gedrag vertonen, spreekuren op tijd
beginnen en uitlopen, de mate waarin patiënten op tijd komen voor hun afspraak en het aantal
patiënten als percentage van het de drukste dag in 2008. In eerste instantie zijn drie profielen /
scenario’s gedefinieerd:
Basis scenario: (mooi weer scenario): huidige maximale patiëntenaantallen, geen uitloop van
spreekuren, patiënten komen op tijd en volgen aanwijzingen op.
Een stress scenario waarin wordt uitgegaan van 115% van het maximale aantal patiënten
(groeiprognose binnen voor drie jaar), spreekuren beginnen op tijd, en lopen niet uit,
patiënten komen op tijd (dus niet te vroeg), en patiënten volgen aanwijzingen op en
doorlopen het behandelproces op de juiste manier.
Realistisch stress scenario waarin wordt uitgegaan van 115% van het maximale aantal
patiënten, patiënten vertonen onverwacht gedrag (wijken af van de standaard behandel
flow), spreekuren / behandelingen lopen uit met een kans van 20%, patiënten komen aan in
het gebouw volgens een operations reserach verdeling waarbij ze zowel te vroeg, op tijd, als
te laat kunnen zijn.
Patiënten aantallen in de volgende overzichten vertegenwoordigen individuele patiënten. Het
daadwerkelijke aantal personen (= aantal patiënten + begeleiding) wordt verkregen door het aantal
patiënten te vermenigvuldigen met 1.75.
Basis scenario
Aankomstprofiel als resultaat van de simulatie (aantal patiënten uitgezet tegen de tijd):
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 34
Inflow van patiënten (cumulatief)
Patiënten aantallen in centrale verblijfshal:
Maximaal bevinden zich 9 patiënten oogheelkunde zich in de centrale verblijfsruimte. Dit aantal
vertegenwoordigt 16 personen.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 35
Decentrale wachtkamer:
Op de piek bevinden zich 12 patiënten zich in de decentrale wachtkamer. Dit betekent dat er 21
personen zich bevinden in de decentrale wachtkamer.
Stress-scenario
Aankomstprofiel als resultaat van simulatie:
Inflow van patiënten:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 36
Zoals is te zien, bezoeken in dit stress scenario ongeveer 180 patiënten de polikliniek (ongeveer twee
keer zoveel als op een gemiddelde dag, nu, en in de toekomst, het geval is).
Patiënten aantallen in centrale verblijfshal:
Op de piek bevinden zich 13 patiënten zich in de centrale verblijfsruimte. Dit zijn 23 personen.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 37
Patiëntenaantallen in decentrale wachtkamer:
Maximaal bevinden zich 14 patiënten zich in de decentrale wachtkamer. Dit zijn 25 personen.
Realistisch stress scenario
Aankomst profiel als resultaat van simulatie:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 38
Inflow van patiënten:
Patiënten aantallen in centrale verblijfshal:
Maximaal bevinden zich 28 patiënten oogheelkunde zich in de centrale verblijfsruimte. Dit zijn 49
personen.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 39
Patiënten aantallen in decentrale wachtkamer:
Maximaal bevinden zich 21 patiënten zich in de decentrale wachtkamer. Dit zijn 37 personen. Dit
komt echter enkel één uur voor op de hele dag. Op de overige tijden bevinden zich maximaal 15
patiënten zich in de wachtkamer (26 mensen).
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 40
Resultaten Toekomstig Spreekuur Simulatie
Deze simulatie is uitgevoerd als tweede simulatie om de haalbaarheid van zowel het 'centraal
verblijven - decentraal wachten' concept, als de toekomstige indeling van de polikliniek
oogheelkunde in het te realiseren Spittaal in Zutphen te analyseren.
Deze analyse gaat uit van een procesverbetering waarbij het aantal patiënten per spreekuur zal
toenemen.
Er zijn plannen om een nieuw spreekuur schema te implementeren waarbij meer patiënten door de
arts kunnen worden gezien per spreekuur. Dit schema is ook bekend als NP2 / CP2 schema, waarbij
ondersteuners het voorwerk verrichten in een oogheelkundig onderzoek bij respectievelijk nieuwe
patiënten en controle patiënten. Omdat er veel onzekerheid bestaat over de haalbaarheid van het
wachtconcept, alsmede de extra patiëntenstroom die het nieuwe spreekuurschema met zich mee zal
brengen, is gekozen om een extra software simulatie te draaien. In deze simulatie zijn beide
elementen mee genomen. Dit is onderzocht door drukste dag van de toekomstige planning (meeste
patiënten per uur) te simuleren met behulp van een multi-agent software simulatie.
Er is in deze simulatie gekeken naar de bezettingsgraad van de wachtkamers en van de spreek /
behandelkamers. Daarnaast is de drukte ('het verkeer') op de gang en bij de balie bekeken om te
bepalen hoe comfortabel het toekomstige gebouw voor patiënten zal zijn.
De resultaten van deze analyse laten zien dat het werken met het nieuwe spreekuurschema haalbaar
is in het nieuwe gebouw. In de toekomstige setting komen geen onoverkoombare problemen voor
die een succesvolle implementatie van zowel het nieuwe spreekuurschema, als het nieuwe
wachtconcept in de weg staan. De wachtkamer zal niet overstromen met patiënten, spreekkamers
blijven niet onderbezet, er zal geen lange rij worden gevormd voor de balie, en alle patiënten kunnen
binnen de gestelde tijd behandeld worden.
In deze paragraaf is het aantal patiënten, gemeten over de dag, terug te vinden per spreek-/
behandelkamer.
Decentrale wachtkamer
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 41
Aantal patiënten bij balie / op de gang
In onderstaande figuren is de drukte (aantal patiënten per oppervlakte) op de gang af te lezen. Deze
figuren worden heat maps genoemd. De kleur range van deze maps loopt van blauw naar geel, naar
rood; naar mate de ruimte drukker wordt. (De pijlen, gearceerde rechthoeken, en andere vreemde
tekens op de plattegrond zijn niet relevant; het zijn weergaven van het achterliggende model).
De eerste figuur geeft een heat map weer voor het gemiddeld aantal patiënten op de gang en
wachtkamer, op deze gehele woensdag. Zoals te zien is, is de ruimte rond de balie en de ruimte
ongeveer net zo druk bezet als de wachtruimte (gemiddeld). Verder is niet een noemenswaardige
hogere bezetting waar te nemen van een gebied in de toekomstige polikliniek.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 42
Onderstaande figuur laat de maximale drukte zien wat betreft de bezetting van de oppervlakte in de
oogheelkunde polikliniek. Dit overzicht laat zien dat de ruimte voor de balie duidelijk op bepaalde
momenten druk bezocht is. Toch blijft deze drukke bezetting beperkt tot de ruimte recht voor de
balie; lange rijen worden blijkbaar niet gevormd.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 43
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 44
Bezetting spreekkamers
Kamer 1AA174
Kamer 1AA177
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 45
Kamer 1AB168
Kamer 1AB172
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 46
Kamer 1AB175
Kamer 1AB182
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 47
Kamer 1AB184
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 48
Kamer 1AB188
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 49
Interpretatie resultaten simulatie drie scenario’s
In scenario’s waar patiënten zich houden aan de bewegwijzering, niet veel te vroeg of te laat komen,
en spreekuren niet uitlopen, voldoet de capaciteit van de centrale verblijfsruimte en de decentrale
wachtkamer goed. Echter, in een realistisch stress scenario bevinden zich op een piek 37 personen
zich in de decentrale wachtkamer, waar maar 18 stoelen zijn.
Het lijkt er op dat verstoringen in het proces (te vroeg / laat komen van patiënten, en uitloop van
spreekuren) dusdanige opstoppingen veroorzaken dat de totale wachttijd in het model meer dan
lineair oploopt.
Het model is zo gemaakt dat de capaciteit van de specialisten meegroeit met de vraag van de
patiënten. Een eerste analyse van de meer dan lineaire groei van de totale wachttijd lijkt er op te
duiden dat de maximale capaciteit van het gebouw is bereikt. Zie hiervoor onderstaande figuur.
De centrale hal fungeert als een eerste buffer; alle patiënten die te vroeg zijn voor hun afspraak
komen hier terecht. De tweede buffer wordt gevormd door de decentrale wachtkamers. Patiënten
wachten hier maximaal 10 minuten. De spreekkamers zelf zijn het eindpunt van deze wachtketens. In
spreekkamers worden patiënten behandeld volgens een bepaald spreekuur. Hierin staan over het
algemeen patiënten verroosterd volgens een standaard agenda, waarbij de behandelduur min of
meer vaststaat. Als voorbeeld nemen we hier een spreekuur, waarbij de contacttijd per patiënt
gepland staat op 5 minuten. Om de stroom van patiënten op gang te houden, moet er een aantal
patiënten zitten te wachten in de wachtkamer (wanneer deze patiënten uit de centrale
verblijfsruimte zouden moeten komen is de kans groot dat een specialist kan zitten wachten op de
patiënt). Als we nu terugredeneren naar de wachtkamer, kunnen hier gemiddeld 2 patiënten zitten
te wachten(2 * 5 minuten), enkel om de stroom patiënten op gang te houden. Hoe groter het aantal
spreekuren wordt dat tegelijkertijd wordt gehouden in een polikliniekvleugel, hoe meer patiënten
(plus aanhang) decentraal zitten te wachten.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 50
Echter wanneer er dusdanig veel spreekuren tegelijkertijd zijn ingepland, dat het aantal decentraal
wachtende patiënten per vleugel groter wordt dan de capaciteit van de wachtkamers, worden
patiënten teruggestuurd naar de centrale verblijfshal. Nu komt de doorstroom van patiënten per
spreekkamer in het geding. Sommige patiënten zullen moeten worden opgeroepen uit de centrale
verblijfshal, wat een bepaalde vertraging met zich mee brengt. Zie onderstaande figuur.
Enerzijds zitten er dus (te) veel patiënten te wachten in de decentrale wachtkamers, anderzijds
kunnen patiënten niet op tijd arriveren bij de specialist in de spreek-/behandelkamer.
Interpretatie resultaten toekomstig spreekuurschema
De resultaten laten zien dat het geplande aantal spreekuren met bijbehorend aantal patiënten
haalbaar is in de toekomstige setting. Er is geen sprake van lange wachtrijen voor de balie,
overbezetting van de wachtkamer, of onderbezetting van de spreekkamers. Artsen hoeven dus ook
niet te wachten op hun patiënten.
Zoals eerder gesteld, is deze serie van simulaties gebaseerd op drukst geplande dag in de
toekomstige situatie van de polikliniek oogheelkunde. De nieuwe spreekuurindeling met
bijbehorende proceslogica is daarbij inbegrepen. In eerdere simulaties zijn verschillende scenario's
gebruikt om ook stress situaties te testen. Dit is in deze simulatie niet gebeurd. De weergegeven data
is enkel het resultaat van een gemiddeld scenario, waarbij de tijd van aankomst van patiënten en de
uitloop van spreekuren in grote lijnen de uitkomsten van de gehouden patiënten enquête volgen
(uitgevoerd oktober 2009). Wanneer er sprake is van extreme stress (wat veroorzaakt kan worden
door uitloop van spreekuren, extreem veel spoed patiënten, of veel patiënten die veel te vroeg
komen), dan gaan de gerapporteerde resultaten niet meer op.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 51
De juiste manier van interpretatie van deze resultaten is dan ook als input voor een ontwerpproces
voor de nieuwe setting van de polikliniek oogheelkunde.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 52
4. Implementatie verandertraject In het onderzoeksproject is gekozen voor een participatieve benadering gebaseerd op het ontwerpen
en ontwikkelen gedachtegoed (Boonstra, 2004). Het simulatiemodel is daarbij in een reeks van
interactieve workshops gepresenteerd, met diverse stakeholders gedeeld en geëvalueerd.
Tijdens deze workshops was er niet alleen aandacht voor de juistheid van het model zelf (de
inhoudelijke controle door de experts), maar tevens veel ruimte om met elkaar een dialoog te voeren
over mogelijke implicaties, problemen of anderzijds mogelijkheden door de nieuwe situatie.
Er is tijdens het project aandacht geschonken aan:
• Geleidelijke Kennis toename
• Groeien van nieuwe sociale interacties
• Participatief herontwerpen
Er zijn in het project een vijftal workshops georganiseerd, soms herhaaldelijk achter elkaar op
meerdere dagen en bezocht door diverse groepen belanghebbenden. Tijdens deze cyclus is de
invulling en opzet van de workshops steeds besproken met Gelre Ziekenhuizen en waar nodig
aangepast. Op de volgende pagina’s worden de belangrijkste processen en uitkomsten van de
workshops behandeld in het licht van dit werkpakket, organisatie ontwikkeling. Uitkomsten m.b.t. de
modelvorming en simulatie zijn in de voorgaande hoofdstukken reeds behandeld
WS1 Mei 2009
Aanwezigen: Specialisten, policoordinatoren en dokters assistenten
Doel:
De eerste workshop heeft als doel het bij elkaar brengen van de groep, het uitleggen van hun rol en
het presenteren van de werkwijze d.m.v. het simulatiemodel
Proces
In deze eerste workshop is er met een klein aantal experts (specialisten en doktoren) vooral aan
kennisdeling gedaan. De meeste aanwezigen kenden elkaar al en er was geen noodzaak om veel
aandacht te schenken aan veranderende structuren of sociale interacties.
Uitkomsten:
Brede Interesse van de deelnemers. Een punt van zorg mb.t. de tijdbesteding door de deelnemers
zelf en een substantiële hoeveelheid detailinformatie om het simulatie model
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 53
WS2 Juni 2009
Doel
Aangezien het simulatiemodel tezamen met de agenda gegevens van 2008 aantoont dat sturing in de
toekomst actief dient te gebeuren wordt er in deze workshop veel meer aandacht besteed aan het
halen van informatie dan aan het brengen (zoals in WS1) .
Proces
In de tweede workshop was er meer aandacht voor het samen denken met de deelnemers over de
invulling van processen en patiëntsturing. In twee groepen die gevarieerd bestonden uit artsen,
policoördinatoren, doktersassistenten en ziekenhuis management is er m.b.v. template XY een begin
gemaakt met het vastleggen van verschillende aspecten om de patiëntsturing in kaart te brengen.
Hierbij kwamen aan bod: stuurinformatie (incl. de informatiesystemen), de diverse rollen, de beslis
criteria in deze sturing, standaard gedrag en afwijkingen.
Gebruikte template XY
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 54
Uitkomsten:
De Belangrijkste uitkomst van deze workshop was niet zoals beoogd volledig uitgewerkte
beslisstructuren per polikliniek of zorgpad. Hiervoor was de tijd te kort en ontbrak het tevens aan
kennis.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 55
Voorbeelden van de uitkomsten van WS2
De belangrijkste uitkomst in deze workshop was tweeledig. De deelnemers werden zich bewust van
het feit dat men hier in het vervolg over na dient te denken. En ten tweede dat bepaald gedrag op de
werkvloer in de toekomst anders ingevuld dient te worden. Het meest concrete voorbeeld hiervan is
het opportunistisch herplannen op de verschillende poli’s. Het inzicht werd door een meerderheid
van de deelnemers ingezien dat de nieuwe manier van plannen juist meer op basis dient te
gebeuren van actuele rijkere informatie dan heden tot de beschikking staat en de planning meer als
uitgangspunt dient te worden genomen.
Er werd besloten dit in een kleinere groep verder uit te werken en dit in WS3 te specificeren
WS3 22 September 2009
Doel
Op basis van de voorlopige resultaten van simulatie zijn adviezen uitgebracht voor de implementatie
van het nieuwe wachtconcept. Het doel van deze workshop was om de haalbaarheid en acceptatie
van deze adviezen te staven bij twee kleinere focus groepen; een vertegenwoordiging van
ziekenhuismanagement, en een vertegenwoordiging van de medische staf. Tijdens beide meetings
werden de resultaten met bijbehorende adviezen gepresenteerd.
Proces
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 56
In twee separate sessies worden de bevindingen gepresenteerd. De bevindingen komen in grote
lijnen overeen met de eindconclusies die ook in dit rapport zijn terug te vinden. Door de twee
focusgroepen te scheiden, worden de resultaten en adviezen van twee kanten beschouwd. De
intentie van deze sessies is verder hoe deze adviezen op de meest geschikte manier in het nieuwe
Spittaal praktisch kunnen worden toegepast. Bijvoorbeeld; het advies om de spreekuurplanning in de
toekomst af te stemmen voor alle poliklinieken, kan op meerdere manieren worden
geïmplementeerd. Zo kan er een centrale rol worden opgesteld die verantwoordelijk is voor deze
interdepartementale planning, of kan de verantwoordelijkheid ook gedistribueerd gelaten worden.
Daarnaast is de vraag welke planning leidend is in de toekomst. Op dit moment is de OK planning
leidend, maar deze rol kan ook door andere planningen worden overgenomen.
Uitkomsten
De feedback op de adviezen wordt gebruikt om de presentatie in de vierde workshop te
vervolmaken.
WS4 20 oktober 2009
In de vierde workshop zijn een aantal specialisten, dokters assistenten, policoördinatoren en
zorgmanagers aanwezig.
Doel:
Het voornaamste doel in deze workshop is het presenteren van de eindresultaten van het onderzoek
en het op gelijke hoogte krijgen van het kennisniveau van de workshop deelnemers. Ten opzichte van
WS 1 is de groep uitgebreid met een aantal specialismen en assistenten die in de voorgaande sessies
nog niet aanwezig waren.
Proces:
In de groep heerst er een positief kritische houding t.o.v. de aanstaande verandering. De meeste
deelnemers zien voldoende mogelijkheden voor een goede invulling van de nieuwe patiëntsturing en
zijn overtuigd dat het gaat werken op basis van de eindresultaten uit de simulatie. Maar er is tevens
een aantal deelnemers die hun punten van zorg uit over de voortgang van het gehele project en de
concrete invulling van daadwerkelijk stuurmaatregelen en de operationele invulling van het
stuursysteem en de bewegwijzering.
Uitkomsten:
De deelnemers worden voor de eerste keer in het proces geconfronteerd met objectieve data over
vertraging en wachttijden d.m.v. een steekproef enquête op twee dagen in het ziekenhuis. Tevens
wordt de impact van het huidige plan mechanisme (losse planning per poli) duidelijk op de nieuwe
situatie bij gecombineerde polivleugels. Er is sprake van een eerste bewustwording.
Besloten wordt om in een reeks van opeenvolgende workshops te doen aan netwerkuitbreiding en
verder onderzoek naar planning en sturing
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 57
WS5 2, 7, 10, 14 december 2009
Doel
De vijfde workshop is in een reeks van 4 uitgevoerd.
In deze workshops lag het doel tweeledig. Netwerkvergroting, kennisdeling en eerste stap in het
herontwerpen van het planproces
Inhoud:
Aan bod zijn gekomen:
De uitleg achter de ontwikkeling en het uiteindelijke simulatie model
De bevindingen van de nieuwe patiëntlogistiek en zijn uitwerkingen
Poli planning. De impact van poliplanning en de noodzaak tot samengesteld plannen.
Proces
Eerste gedeelte was bedoeld om het gehele publiek op 1 gemeenschappelijk kennis niveau te krijgen.
Vele toehoorders namen voor de eerste keer deel aan een workshop.
Het tweede gedeelte is gebruik gemaakt van een brown paper sessie met de 4 of 5 aanwezige poli’s.
Iedere poli werd gevraagd zijn/haar poli planningsproces te omschrijven. Hierbij is er gekozen om de
groepen heterogeen te verdelen.
Uitkomsten:
De poliklinieken die tot voor kort weinig tot geen contact met elkaar hadden zijn met elkaar in
gesprek gebracht en dit proces wordt na de workshop doorgezet.
De deelnemers zijn zich bewust geworden van elkanders poli planning en de manier van
plannen,
Tevens hebben de deelnemers met een dialoog gevoerd over de beperkingen en
mogelijkheden van poli planning en toekomstige samengestelde poliplanning
Specificatie van eventuele knelpunten in de ruimtedeling met elkaar
Een eerste stap naar bedenken van mogelijke samengestelde poliplanning.
De vier vleugels zijn allen aan bod gekomen.
Conclusies Werk Pakket organisatieontwikkeling Aan het begin van het project is er een ambitieus ontwerp en ontwikkel traject geformuleerd,
waarbij gedurende het project er aandacht zou zijn aan competentie ontwikkeling, scholing en indien
mogelijk zelfs aan rollenspel en simulatie van nieuwe processen. Gedurende het project bleek deze
ambitie te hoog gegrepen en is in samenspraak met Gelreziekenhuzien besloten deze ambitie naar
achteren te schuiven. Achteraf is dit een wijze beslissing geweest als we kijken naar de werkdruk van
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 58
de deelnemers, de huidige inzichten en de concrete voortgang in het gehele nieuwbouw en
organisatie ontwikkeltraject. Met andere woorden een toetsen of spelen van nieuwe scenario’s zou
nooit aan de orde hebben kunnen komen of door de tijd reeds zijn ingehaald.
Na een aanpassing in het plan van aanpak is er gekozen om het organisatie ontwikkeltraject op een
participatieve wijze in te zetten met een beperkte impact en workload voor de staf van
Gelreziekenhuizen. Dit heeft geresulteerd in een serie van diverse workshops.
Uiteindelijk is met deze manier van werken het volgende bewerkstelligd
De kwaliteit van het model is toegenomen door diverse aanmerkingen en verduidelijkingen
door de diverse zorgprofessionals.
Het inzicht in de nieuwe situatie is toegenomen en de deelnemers zijn meer overtuigd over
de nieuwe plan en patiënt logistiek. De meerderheid heeft minder bedenkingen m.b.t.. de
nieuwe planlogistiek en geeft aan overtuigd te zijn dat dit niet hoeft te leiden tot lege
decentrale wachtruimtes (enquête onder de deelnemers van de workshop WS4).
Er is sprake van een beperkte mate van informatieoverdracht naar de achterban door de
deelnemers aan de workshops.
Toekomstige samenwerkingsverbanden en sociale interacties zijn geïnitieerd.
Er is breed gedeelde bewustzijnsontwikkeling voor de noodzaak van een samengesteld
planning en planningsproces.
Aanbevelingen In het begin van het onderzoeksproject was de intentie ambitieus met een geïntegreerd ontwerp en
ontwikkelproces waarbij aandacht geschonken zou worden aan een gedetailleerd ontwerp van de
nieuwe situatie en tevens concrete scholing aan competenties, kennis en gedrag. Gedurende het
project is deze ambitie zoals boven beschreven bijgesteld. Nu aan het begin van 2010 met de huidige
kennis stand en de voortgang van het project verdient het echter wel de aanbeveling om deze
ambitie te vervolmaken. Concreet levert dit de volgende aanbevelingen:
Uitbreiden van het simulatiemodel met een plan/speel dasboard om op interactieve wijze
scenario’s door te spelen.
Gebruiken van bovenstaande hulpmiddel bij een meer gedetailleerd proces en organisatie
ontwerp van de nieuwe situatie. (hiermee wordt bedoeld dat concrete werkinstructies
worden herontworpen voor de verschillende polivleugels. In afhankelijkheid daarvan
functieprofielen worden geherdefinieerd, de daarbij behorende competenties aangepast en
een scholings -en ontwikkelpad wordt vastgesteld en ingezet.
Op basis van dit plan het doorspelen van de nieuwe situatie in a) het simulatie model om te
kijken wat bepaalde ontwerp beslissingen voor impact hebben. b) in een serious gaming
setup (niet noodzakelijkerwijs ondersteund door digitale software) maar gewoon door
rollenspel etc.
Al deze drie stappen zijn geschikt om te organiseren in een organisatie ontwikkel model,
waarbij een kleine groep van change agents (bij voorkeur ondersteund vanuit de interne P&O
afdeling) uit de verschillende poli’s dit proces “trekken” en een uitbreidend netwerk van
stakeholders gedurende de komende 8 maanden in dit proces participeren. Op deze wijze
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 59
leren en ontwikkelen zij, maar brengen tevens gedetailleerde en situatie specifieke kennis
mee van de werkvloer.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 60
Koppeling simulatie met workshopresultaten In deze paragraaf zijn verschillende resultaten samengevoegd voor elke polikliniek die is opgenomen
in het haalbaarheidsonderzoek naar het centraal verblijven – decentraal wachten concept.
In de onderstaande secties zijn de alle poliklinieken terug te vinden met de volgende data:
De resultaten van de wachttijden enquête.
De bezettingsgraad van spreek- en onderzoekskamers zoals gemeten door het
onderzoeksbureau INNO.
Kerncijfers betreffende aantal specialisten en spreekuren (gemeten door bureau INNO).
Kenmerken betreffende de manier van werken
Verwachte ontwikkelingen
Resultaten van de interactieve workshops die zijn georganiseerd naar aanleiding van de
adviezen die zijn voortgevloeid uit het haalbaarheidsonderzoek.
Anesthesiologie Pijnpoli:
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Pijnbestrijding 0 0 1 100% 0:10 0:10 0:10
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: 1,4
Aantal specialisten: 4
Aantal VP’s: 0
Huidig aantal kamers: wisselpoli
Aantal s/o kamers 2015: 0,2
Kenmerken:
Manier van werken: Serieel
Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair. Multdisciplinair overleg
Spreek-werkkamer pijnpoli
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Dinsd
ag
Woen
sdag
Donder
dag
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Dinsd
ag
Woen
sdag
Donder
dag
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 61
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, behandelen
Gespecialiseerde verpleegkundigen: geen
Relatie met: Primair: POS, Secondair: Neurologie, Orthopedie
Eisen/wensen werkomgeving: Herkenbaarheid specialisme, Multifunctionele ruimte overleg,
sociale contacten, koffie
Ontwikkelingen:
Verwachte toename pijnpatiënten
Toename patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Horizon van 50 weken, met een cyclus van 2 weken (woensdag hele dag + donderdag
ochtend. + één keer per 14 dagen donderdagmiddag).
Bottleneck: afhankelijkheid van de IC, en OK. De beschikbaarheid van spreek- /
onderzoekskamer en behandelfaciliteiten.
Spoed: 1 patiënt per dagdeel.
100% gepland
Uitloop blijft beperkt tot 30 minuten per dagdeel.
Anesthesiologie POS:
Wachttijden:
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: 9
Aantal specialisten: 4
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Anesthesiologie 0 0 1 100% 0:05 0:05 0:05
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 62
Aantal VP’s: 0
Huidig aantal kamers: wisselpoli
Aantal s/o kamers 2015:3,1
Kenmerken:
Manier van werken: Parallel, 3 patiënten tegelijk
Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken
Gespecialiseerde verpleegkundigen: geen
Relatie met: Primair: snijdende vakken, cardiologie, longziekten, neurologen, interne
geneeskunde, kindergeneeskunde, Secondair: bureau Opname
Eisen/wensen werkomgeving: Herkenbaarheid specialisme, Multifunctionele ruimte overleg,
koffie, sociale contacten
Ontwikkelingen:
One stop shop voor patiënt (multidisciplinaire zorgpaden)
Toename patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Horizon van 52 weken (waarvan 12 reductie dagen). Wordt gewerkt op maandag, woensdag
en vrijdag.
Spoedpatiënten: maandag: 9, woensdag: 5, vrijdag: 3.
De bottleneck wordt het maken van combinatie afspraken, de wachtlijst voor de OK, door
uitloop van spreekuren -> geen pauzes, inloop van patiënten, en het gebrek aan privacy.
Er wordt voor meer dan 100% gepland.
Andere punten:
o Beschikbaarheid aan de front-office (balie)
o Privacy van patiënten
o IC diensten -> moeilijk om roosters anders te plannen
Cardiologie:
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Cardiologie 0 1 8% 11 92% 0:21 0:02 0:55
Bezettingsgraad:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 63
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: 22,2
Aantal specialisten: 4
Aantal VP’s: 1
Huidig aantal kamers: 5
Aantal s/o kamers 2015:2,6
Kenmerken:
Manier van werken: Serieel
Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken
Gespecialiseerde verpleegkundigen: Hartfalen, Pacemaker technicus
Relatie met: Primair: Functieonderzoek Cardiologie, Secondair: Longziekten, Interne
Geneeskunde
Eisen/wensen werkomgeving: Holter/pacemaker controle kan ook op functieafdeling,
Herkenbaarheid Cardiologie, Overlegruimte/ontmoetingsruimte
Ontwikkelingen:
Afname patiëntbezoeken (B&C) vs. toename patiënten (specialisme)
Toename patiënten hartfalen
Toename chronische patiënten
ICD naar periferie
Workshop resultaten:
Roosters van de polikliniek worden gemaakt door de PIP, met goedkeuring van een arts
De planhorizon bedraagt 4 maanden, maar deze is niet in beton gegoten; veranderingen
door bijvoorbeeld congresbezoek kunnen op het laatste moment nog voorkomen.
Er wordt een per 4 maanden een 4 wekelijkse cyclus aangehouden (dus per vier maanden 4
roosters)
Echte spoed wordt doorgestuurd naar de SEH, semispoed wordt op vooraf geblokkeerde
spoed plekken ingeroosterd.
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 64
Als bottleneck wordt de donderdagochtend beschouwd, wanneer een dubbel-poli wordt
gedraaid. De OK tijd staat vast; wat dit probleem lastig oplosbaar maakt.
In principe wordt 100% gepland, maar kunnen lege plekken voorkomen door ziekmelding.
Overplanning komt eigenlijk niet voor (soms wordt een nieuwe patiënt ingepland als controle
patiënt waardoor een afspraak uitloopt). Verder uitloop verschilt per cardioloog.
Chirurgie:
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Chirurgie 8 20% 0:04 0:02 0:07 5 12% 28 68% 0:14 0:01 1:00
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: 22,4
Aantal specialisten: 5
Aantal VP’s: 4
Huidig aantal kamers: 4
Aantal s/o kamers 2015:7,7
Kenmerken:
Manier van werken: Parallel, 3 patienten tegelijk
Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, behandelen
Gespecialiseerde verpleegkundigen: Stomapoli, Mammapoli, Nurse practitioner, Wondpoli
Relatie met: Primair: gipskamer, SEH, Secondair: revalidatie, plastische chirurgie
Eisen/wensen werkomgeving: Ruimte multidisciplinair overleg, Balie aan spreekkamer met
privacy
Ontwikkelingen:
Spreek-werk-onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Dinsd
ag
Woen
sdag
Donder
dag
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 65
Spreekuur podotherapeut (2008)
Toename patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Bottleneck in de planning zijn de beschikbare aantal vierkante meters (spreekkamers). Er is
voldoende personeel om meer spreekuren te draaien (en patiënten), maar meer spreekuren
kunnen in de huidige situatie gewoon niet worden gepland. Er zijn ook ideeën om parallelle
(arts werkt met ondersteuners tijdens een spreekuur, en kan daardoor meer patiënten zien)
spreekuren te organiseren, maar daarvoor zijn helemaal te weinig kamers.
Planningscyclus is 4 weken, waar per week 10 dagdelen spreekuren worden geroosterd.
OK planning is leidend; leegstand van de OK is relatief duur.
Een arts maakt de planning voor de artsen
Een assistent maakt de planning voor de assistenten
De planning is in zoverre statisch dat elke dag 2 spreekuren worden gepland, de invulling van
het personeel is dan nog flexibel.
Dermatologie
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Dermatologie 1 5% 0:02 0:02 0:02 2 10% 18 85% 0:14 0:05 0:30
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
• Aantal dagdelen 2015: 20,7
• Aantal specialisten: 2
• Aantal VP’s: 0 (wel poliassistenten)
• Huidig aantal kamers: 5
• Aantal s/o kamers 2015: 7,2
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 66
Kenmerken:
• Manier van werken: Parallel, 3 patiënten tegelijk
• Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair
• Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, behandelen
• Gespecialiseerde verpleegkundigen: Geen, poliassistenten ondersteunen in behandeling,
nazorg en afhandeling
• Relatie met: Geen eisen gesteld
• Eisen/wensen werkomgeving: Dermatologie als bijzondere poli aanduiden
Ontwikkelingen:
• Mogelijk eczeem/jeukpoli
• Mogelijk lichtafdeling, fotodynamische therapie
• Toename patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Nu Gewenst / toekomst
Roosters Gemaakt door de artsen zelf Horizon van 1 jaar Cyclus van 1 week
Geen veranderingen Willen ook graag de roosters zelf blijven doen
Bottleneck Aantal spreekkamers en assistenten In het nieuwe gebouw komen meer spreekkamers, maar er komt ook een extra arts het team versterken. Daarbij komen ook extra behandelingen bij de dermatologie (photo dynamische therapie, en allergologie), dus aantal spreekkamers blijft een probleem.
Planning Meer dan 90% is nu gepland Blijft onveranderd
Gynaecologie
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Gynaecologie & Verloskunde
2 8% 0:02 0:02 0:02 2 8% 21 81% 0:16 0:01 0:47
Bezettingsgraad:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 67
Kerncijfers:
• Aantal dagdelen 2015: 20,7
• Aantal specialisten: 4
• Aantal VP’s: 2
• Huidig aantal kamers: 7
• Aantal s/o kamers 2015 : 2,4
Kenmerken:
• Manier van werken: Serieel
• Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair
• Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, behandelen
• Gespecialiseerde verpleegkundigen: Zwangeren spreekuur verloskundige (medio 2007),
Preoperatief spreekuur oncologie VP
• Relatie met: Primair: Urologie, POK
• Eisen/wensen werkomgeving: Privacy en gemak patiënt bij belastend onderzoek, Na
consult schoonmaaktijd nodig, Ruimte voor drie personen bij consult (buiten de
specialist), Privacy aan balie, Meten en wegen patiënten in aparte ruimte, Voorkeur voor
scheiden spreekkamer en onderzoekskamer
Ontwikkelingen:
• Afname patiëntbezoeken (B&C)
• Specialisme verwacht groei aantal patiënten
Workshop resultaten:
Specialisten en verloskundigen worden door de afdelingscoordinator ingepland, afhankelijk
van het OK rooster.
Planhorizon is 3 maanden
Er wordt gebruik gemaakt van een cyclus van 2 weken
4 spoed gevallen op maandag en vrijdag, 2 op dindsdag en donderdag, waarbij 1/3 acute
spoed is en 2/3 gewoon ingepland kan worden. Verder wordt hier onder spoed ook het weg
roepen van specialisten genoemd tijdens een spoedoperatie op de OK (tijdsduur en
frequentie hiervan is zeer variërend).
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 68
Als bottleneck wordt de decentrale wachtkamer gezien, waarbij 1,75 persoon per patiënt
niet als voldoende wordt beschouwd tijdens het modelleren. Maar de grootste bottleneck is
de creatie van één spreek/onderzoekskamer combinatie, waarbij tijd verloren gaat om de
kamer schoon te maken, en tijd voor de patiënt om zich om te kleden.
Als opties voor verbeteringen worden hier aangedragen: zwangerschapsspreekuren
(sequencing), en uitbreiding van de werktijd naar de avonduren.
Interne geneeskunde
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Interne Geneeskunde 2 8% 0:11 0:07 0:15 1 4% 21 88% 0:09 0:01 0:27
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
• Aantal dagdelen 2015: 44,4
• Aantal specialisten: 6
• Aantal VP’s: 3+ (?)
• Huidig aantal kamers: 11
• Aantal s/o kamers 2015 :5,1
Kenmerken:
• Manier van werken: Serieel
• Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair
• Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken
• Gespecialiseerde verpleegkundigen: Diabetes verpleegkundigen, Osteoporose
verpleegkundigen, Oncologie verpleegkundige
• Relatie met: Primair: Longziekten, Cardiologie, Secondair: Chirurgie, SEH
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 69
• Eisen/wensen werkomgeving: Wachtruimte ook voor familie, Kamer in backoffice voor
specialist, Daglicht in spr/ond kamers, Privacy bij balie voor patiënt, Voorkeur voor
scheiden spreekkamers en onderzoekskamers
Ontwikkelingen:
• Vaat-risico verpleegkundige
• Meer multidisciplinair werken
• Toename patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Roosters worden gemaakt door de internisten
De planningshorizon was voor de invoering van SAP 13 maanden, nu in de nieuwe situatie 6
maanden (standaard)
Er wordt gebruik gemaakt van een planningscyclus van één week (op de zelfde dagen worden
dezelfde poli spreekuren gedraaid)
Er worden geen spoedplekken ingepland; wanneer spoed voorkomt, dan worden deze tussen
de andere behandelingen geplaatst (behalve op donderdagmiddag, dan zijn er 3 plekken
gereserveerd)
Bottlenecks: het aantal spreekkamers, de capaciteit van een maatschap, de ruimte en
personeel die beschikbaar is bij de polibalie, en het meten en wegen voor een behandeling
moet decentraal gebeuren.
100% van de dag is gepland; geen mogelijkheid voor inloop.
Uitloop: na elk spreekuur is structureel nog 30 tot 60 minuten nodig.
Overige punten:
o Inlopen op een spreekuur (wanneer is deze uitgelopen) kan enkel door patiënten
snel te zien, maar dan moeten deze patiënten wel snel beschikbaar zijn (decentraal
dus).
o Hoe goed is de beschikbaarheid van verpleging / administratief personeel aan de
balie?
o Hoe wordt rekening gehouden met de toename van patiënten wanneer een extra
arts het team komt versterken?
Kaakchirurgie
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Kaakchirurgie 1 13% 0:01 0:01 0:01 3 37% 4 50% 0:10 0:03 0:15
Bezettingsgraad:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 70
Kerncijfers:
• Aantal dagdelen 2015: berekenen
• Aantal specialisten: 3
• Aantal VP’s: 0
• Huidig aantal kamers: 5
• Aantal s/o kamers 2015 :Zie pve
Kenmerken:
• Manier van werken: Parallel en serieel
• Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair
• Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, observatie.
• Gespecialiseerde verpleegkundigen: Geen
• Relatie met: Primair: KNO,
• Eisen/wensen werkomgeving: Opvangruimte waar patiënten bijkomen onder toezicht
poliassistent, Privacy aan balie voor patiënt, Röntgenruimte ontbreekt in Pve, Scheiden
opslag schoon/vuil instrumentarium, Spoelruimte, Kapstokken jas patiënt, Daglicht in
behandelkamers
Ontwikkelingen:
• Afname patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Planningscyclus is 3 maand, per week worden 8 dagdelen spreekuur gepland en 1 dag OK
Bottleneck is de beschikbaarheid van artsen, spreekkamers zijn er genoeg.
Kindergeneeskunde
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Kindergeneeskunde 1 5% 0:05 0:05 0:05 2 10% 17 85% 0:10 0:02 0:22
Onderzoekskamer (behandelkamer)
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 71
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
• Aantal dagdelen 2015: 27,5
• Aantal specialisten: 5
• Aantal VP’s: 2 + Agnio’s
• Huidig aantal kamers: 7
• Aantal s/o kamers 2015: 3,2
Kenmerken:
• Manier van werken: Serieel
• Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair en multidisciplinair
• Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, observatie. Poliklinisch behandelen in
kliniek
• Gespecialiseerde verpleegkundigen: Diabetes verpleegkundige, Astma verpleegkundige
• Relatie met: Primair: Orthopedagogiek, Secondair: Revalidatie ivm kinderrevalidatie
• Eisen/wensen werkomgeving: Kindvriendelijke uitstraling, Faciliteit multidisciplinair
overleg, Meet- en weegruimte, Gespreksruimte voorlichting, Ruimte voor verzorging
kinderen, Ruimte om spoedconsulten op te vangen (10%), Orthopedagogiek bij
kinderpoli vestigen
Ontwikkelingen:
• Kinderrevalidatie (revalidatie)
• Poeppoli
• Neonatologiepoli
• Toename patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Roosters artsen worden door artsen gemaakt, assistenten rooster door het afdelingshoofd in
overleg met de assistenten
Planhorizon is een jaar.
Cyclus van de planning is 2 weken
3 tot 5 patiënten spoed per dag, grotendeels planbaar.
Spreek-werk-onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer Orthopedagogiek
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 72
Ruimte is de bottleneck
90 % van de behandelingen is planbaar
Er is niet sprake van structurele overplanning, hoewel wel 60% van de behandelingen
uitloopt. In een uitzondering worden afspraken hergepland.
Klinische neurofysiologie
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Klinische Neurofysiologie
1 25% 0:05 0:05 0:05 2 50% 1 25% 0:05 0:05 0:05
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
Kenmerken:
Ontwikkelingen:
Workshop resultaten:
Roosters worden gemaakt door de coördinator van de afdeling (met afstemming met de
specialisten en de specialisatie van de laboranten.
Een horizon van 6 weken
2 wekelijkse cyclus
Spoed is zeker planbaar
De beperkende factor op dit moment is de beschikbaarheid van apparatuur, beschikbaarheid
van specialisten en gespecialiseerde laboranten
65% van de behandelingen wordt poliklinisch gepland
Er wordt niet overpland
Keel neus en oorartsen
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
KNO 4 16% 0:03 0:01 0:05 4 16% 17 68% 0:11 0:03 0:20
Bezettingsgraad:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 73
Kerncijfers:
• Aantal dagdelen 2015: berekenen
• Aantal specialisten: 3
• Aantal VP’s: Geen
• Huidig aantal kamers: 6
• Aantal s/o kamers 2015:Zie Pve
Kenmerken:
• Manier van werken: Serieel en parallel
• Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair en multidisciplinair
• Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, observatie.
• Gespecialiseerde verpleegkundigen: poliassistenten die spreken, onderzoeken en
assisteren bij behandeling
• Relatie met: Primair: Kindergeneeskunde, Kaakchirurgie
• Eisen/wensen werkomgeving: Ruimte voor allergietesten, Opvangruimte patiënt die
onwel wordt, Audiocabines rolstoeltoegankelijk, Standaard kamer ipv audiocabines?,
Daglicht bij audiometrie
Ontwikkelingen:
• Toename patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Nu Gewenst / toekomst
Roosters Gemaakt door de artsen zelf en de PIP De horizon van de planning reikt 1 jaar De personele planning reikt een half jaar De cyclus waarmee de planning gemaakt wordt is één week
In de nieuwe situatie verandert er niets wat betreft het maken van de planning
Bottleneck Het aantal spreekkamers De afhankelijkheid van de planning van de OK (= leidend)
Geen bottlenecks voorzien in de nieuwbouw
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 74
Planning 90 – 100 % gepland 5 % ongepland
Geen veranderingen voorzien wat betreft de planning
Longgeneeskunde
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Longziekten 2 18% 0:02 0:02 0:02 3 27% 6 56% 0:12 0:05 0:20
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: 14,9
Aantal specialisten: 3
Aantal VP’s: 2
Huidig aantal kamers: 5 (excl longfunctieonderzoek)
Aantal s/o kamers 2015 :1,7
Kenmerken:
Manier van werken: Serieel
Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair en multidisciplinair overleg
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken
Gespecialiseerde verpleegkundigen: Longverpleegkundige, Stop-roken verpleegkundige
Relatie met: Primair: Longfunctieafdeling, Secundair: Cardiologie, Interne Geneeskunde, KNO
Eisen/wensen werkomgeving: Rustkamer/huiskamer patiënten, door meerdere specialismen
te gebruiken, Privacy voor patiënten aan de balie, Behoefte aan aparte spreekkamer en
onderzoekskamer
Ontwikkelingen:
Multifunctionele ruimte voor obesitas patiënt
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 75
Afname patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Spreekuur agenda wordt gemaakt door artsen en de PIP, het rooster van het personeel
wordt gemaakt door de policoördinator.
Er wordt gebruik gemaakt van een horizon van 52 weken
Er wordt een wekelijkse cyclus gebruikt
Spoed komt ongeveer 3 keer per dag voor, dit is gedeeltelijk planbaar, en gedeeltelijk kan
hier flexibel mee worden omgegaan.
De bottleneck is nu op donderdag ochtend de beschikbaarheid van kamers: er zijn dan 2
artsen, en een longverpleegkundige (terwijl er maar 2 spreekkamers zijn). Wanneer het
spreekuur uitloopt is er een keuze te maken tussen extra wachttijd of flexibel zijn (de laatste
is klantvriendelijk)
Er wordt nu voor 130% van de capaciteit gepland.
Neurologie
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Neurologie 0 2 20% 8 80% 0:13 0:02 1:00
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: 23,5
Aantal specialisten: 5
Aantal VP’s: 4
Huidig aantal kamers: 7 (excl. geheugencentrum)
Aantal s/o kamers 2015 :2,7
Kenmerken:
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 76
Manier van werken: Serieel
Multi/monodisciplinair: Multidisciplinair
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken
Gespecialiseerde verpleegkundigen: Geheugencentrum, Hoofdpijncentrum, Parkinson
verpleegkundige, MS verpleegkundige
Relatie met: Primair: KNF, Secondair: Interne Geneeskunde, Geriatrie
Eisen/wensen werkomgeving: Niet ver van SEH, Ruimte bloeddruk meten, voorlichten,
spreekuurvoorbereiding, Herkenbaarheid polikliniek, Daglicht in spreek/onderzoekskamer,
Huiskamer/rustruimte voor patiënt, Veel patiënten met rolstoel/rollator
Ontwikkelingen:
Duizeligheidspoli
CVA verpleegkundige
Oncologie verpleegkundige
Afname patiëntbezoeken (B&C)
Specialisme verwacht groei aantal patiënten
Workshop resultaten:
De maatschap plant zijn eigen roosters (en dus van de spreekuren)
De rest van het personeel wordt ingepland door iemand die hiervoor is aangesteld
De planhorizon is 3 maand; langer heeft niet veel zin omdat de status van patiënten nogal
eens veranderd, waardoor de toepasbaarheid van behandelingen verandert.
Er wordt gebruik gemaakt van een 4 wekelijkse cyclus.
Er is maximaal 1 spoedbehandeling per dag, en daarom goed planbaar.
Het aantal spreekkamers is de bottleneck voor het maximaal aantal behandelingen.
99% van de behandelingen wordt gepland.
Uitloop van spreekuren is wisselend per dag en per specialist; er wordt niet structureel
overgepland.
Oogheelkunde
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Oogheelkunde 5 10% 0:08 0:03 0:14 8 16% 37 74% 0:11 0:01 0:35
Bezettingsgraad:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 77
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: berekenen
Aantal specialisten: 3
Aantal VP’s:
Huidig aantal kamers: 7
Aantal s/o kamers 2015: In pve opgenomen:
Kenmerken:
Manier van werken: Serieel
Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, behandelen
Gespecialiseerde verpleegkundigen: Nee
Relatie met: Primair: Interne Geneeskunde, Neurologie
Eisen/wensen werkomgeving: Voorlichting in aparte ruimte, Koffiekamer, Orhoptisten
bereikbaar, Aparte ruimtes TOA, angiografie, gezichtsveldonderzoek, HESS en laserruimte
apart, Biometrieruimte, Daglicht in wachtruimte, Minimale lengte kamer oogonderzoek 6 m;
breedte 3,5 m, 2 orthoptiekamers
Ontwikkelingen:
Toename patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Nu Gewenst / toekomst
Roosters Gemaakt door de PIP 3 maand planhorizon Wekelijkse cyclus
Door een professionele planner 6 maand planhorizon Maandelijkse cyclus
Bottleneck Aantal spreekkamers Decentrale wachtkamers Apparatuur
Blijft hetzelfde. In het nieuwe situatie is het gewenst om in de behandelingen uit te voeren in meerdere stappen (in het NP2/ CP2 schema) waar controle patiënten worden gescheiden van nieuwe patiënten. Hierdoor werkt een arts met ondersteuners. Deze
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Behandelkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 78
ondersteuners hebben ook een spreekkamer nodig.
Planning 90 % van de behandelingen is gepland Uitloop van spreekuren is nu (aan het einde van de dag) ongeveer 30 minuten.
Minder dan 90% van de behandelingen is gepland De gewenste uitloop is minder dan 20 minuten.
Orthopedie
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Orthopedie 1 6% 0:45 0:45 0:45 2 12% 14 82% 0:15 0:01 0:35
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: 16,2
Aantal specialisten: 3
Aantal VP’s: 0
Huidig aantal kamers: 5
Aantal s/o kamers 2015 :3,7
Kenmerken:
Manier van werken: Parallel: 2 patiënten tegelijk (in nieuwbouw)
Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, behandelen.
Gespecialiseerde verpleegkundigen: Op dit moment nog niet
Relatie met: Primair: POS, revalidatie, chirurgie
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 79
Eisen/wensen werkomgeving: Schoen/instrumentenmaker dichtbij, Spreekruimte
polikliniekassistente- patiënt, Dichtbij revalidatie, chirurgie, plastische chirurgie, gipskamer,
Ruimte voor multidisciplinair overleg
Ontwikkelingen:
Gespecialiseerde verpleegkundige
Meer multidisciplinair werken met Reumatologie,
Neurologie, Fysiotherapie
Afname patiëntbezoeken (B&C)
Specialisme verwacht groei aantal patiënten
Workshop resultaten:
Planningscyclus is 3 maand, per week worden 15 dagdelen spreekuur gepland. Het rooster is
wekelijks repetitief.
Bottleneck zijn de beschikbare aantal vierkante meters.
OK planning is leidend, polispreekuur planning is ondergeschikt.
In de nieuwbouw situatie wordt gedacht over het draaien van dubbele sessies tijdens
spreekuren, waarbij een arts meer patiënten kan zien.
Een arts maakt de planning voor de artsen.
Plastische Chirurgie
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Plastische Chirurgie 1 17% 0:05 0:05 0:05 3 50% 2 33% 0:13 0:05 0:20
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: 10,9
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woe
nsda
g
Don
derd
ag
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 80
Aantal specialisten: 2
Aantal VP’s: 1
Huidig aantal kamers: wisselpoli
Aantal s/o kamers 2015: 3,1
Kenmerken:
Manier van werken: Parallel: 2 patiënten tegelijk
Multi/monodisciplinair: Voornl. monodisciplinair
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, behandelen.
Gespecialiseerde verpleegkundigen: Voorlichting
Relatie met: Primair: Dermatologie, Gipskamer, Secundair: Reumatologie, Fysiotherapie
Eisen/wensen werkomgeving: Daglicht in wachtruimte, Gespreksruimte
informatieoverdracht poliassistente (privacy), Team/koffiekamer, Opslag steriele materialen
op goede plek
Ontwikkelingen:
Multidisciplinaire handenpoli
Toename patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Planningscyclus is een maand, waarbij per week 5 dagdelen spreekuur wordt ingepland.
Vierkante meter bezetting (spreekkamer bezetting) is bij lange na niet 100%, in overleg
kunnen kamers ook worden toegewezen aan andere specialismen
Bottleneck is de verbondenheid met andere ziekenhuizen, -> inflexibiliteit. Artsen en
beschikbare spreekkamers zijn niet bindend.
Reumatologie:
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Reumatologie 0 0 1 100% 0:10 0:10 0:10
Bezettingsgraad:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 81
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: 11,2
Aantal specialisten: 2
Aantal VP’s: 1
Huidig aantal kamers: wisselpoli
Aantal s/o kamers 2015: 1,2
Kenmerken:
Manier van werken: Serieel, soms parallel
Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair m.u.v. een aantal dagdelen met orthopeed
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, in mindere mate behandelen
Gespecialiseerde verpleegkundigen: Reumaverpleegkundige
Relatie met: Primair: Orthopedie, Plastische Chirurgie, Secundair: Interne Geneeskunde
Eisen/wensen werkomgeving: Wachtruimte niet in gang personeelsuitgang,
Reumaverpleegkundige geïntegreerd in poli, Privacy patiënt, Netjes scheiden spreken en
onderzoeken binnen spreek/onderzoek kamer
Ontwikkelingen:
Rol reumaverpleegkundige wordt groter en meer geïntegreerd in werkproces dan nu het
geval is.
Verkorten screeningstraject (röntgen, echo, EMG)
Toename patiëntbezoeken (B&C)
Workshop resultaten:
Roosters: Een reumatoloog maakt de roosters voor de artsen, de maatschap maakt de
roosters voor zowel Apeldoorn als Zutphen
De planhorizon voor patiënten is 3 maanden
Cyclus: het hele jaarrooster is hetzelfde
Ongeveer 2 spoed patiënten per dag; deze zijn planbaar
Als bottleneck wordt de gezamenlijke behandelkamer met plastische chirurgie gezien,
daarnaast de piek die telken voorkomt aan het einde van de ochtend / begin van de middag.
90% van de behandelingen is gepland
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 82
In principe is er geen sprake van overplanning, behalve op dinsdag extra in de pauze
Problemen worden gezien bij het geven van voorlichting over behandelingen aan patiënten,
het voorschrijven van recepten, en de privacy van patiënten.
Urologie
Wachttijden:
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Urologie 3 19% 0:15 0:10 0:21 4 25% 9 56% 0:08 0:02 0:20
Bezettingsgraad:
Kerncijfers:
Aantal dagdelen 2015: 11,3
Aantal specialisten: 3
Aantal VP’s: 3
Huidig aantal kamers: 4
Aantal s/o kamers 2015:2,6
Kenmerken:
Manier van werken: Parallel, 2 patiënten tegelijk
Multi/monodisciplinair: Monodisciplinair
Activiteiten spreekuur: Spreken, onderzoeken, behandelen
Gespecialiseerde verpleegkundigen: Verpleegkundig spreekuur, Incontinentiespreekuur,
Oncologiespreekuur
Relatie met: Primair: Gynaecologie
Eisen/wensen werkomgeving: Onderzoeken op gecombineerde spreek/onderzoekskamer
moet worden bekeken i.v.m. ruimtebeslag apparatuur, Er is nu een multifunctionele ruimte
Ontwikkelingen:
Toename patiëntbezoeken (B&C)
Spreek-werkkamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Zorgverlener
Patient
Onderzoekskamer
0
20
40
60
80
100
Maa
ndag
Din
sdag
Woen
sdag
Dond
erda
g
Vrijda
g
Datum
Bezett
ing
sg
raad
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 83
Workshop resultaten:
Roosters: polikliniek (artsen spreekuur) wordt gemaakt door de PIP (primus inter pares:
doktersassistente). Personele rooster wordt gemaakt door het afdelingshoofd, en het
jaarrooster (vakanties, vrije dagen, masterplanning) door de PIP.
Planhorizon voor het jaarrooster is 1 jaar (met veel mutaties).
2 wekelijkse cyclus (even en oneven weken).
Ongeveer 5 spoedpatiënten per dag, deze zijn niet planbaar.
Beschikbare ruimte is op dit moment de bottleneck: er kunnen te weinig spreekuren worden
georganiseerd op basis van de huidige manier van werken en het aantal patiënten.
90 % van de patiënten is gepland
Per dagdeel worden 3 patiënten extra gepland (á 10 min. per patiënt). Dus overplanning
Overige punten:
o hoe moet worden omgegaan met klinische patiënten op de polikliniek: waar moet
dat bed blijven?
o Urologie is een maatschap die werkt over twee locaties: Apeldoorn en Zutphen; dus
moet bij het plannen rekening worden gehouden met twee OK’s en twee
polispreekuren planningen.
Moeilijkheden worden gezien in de continue afstemming van de roosters met buurpoli’s
(zowel fysiek als medisch)
Een oplossing kan worden gezocht in het gebruik van wisselkamers (gebruikt door meerdere
poliklinieken), one-stop visits, combi gebruik van de OK.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 84
Conclusies
Reflectie In een onderzoeksproject van de vakgroep IS&CM is het centraal verblijven – decentraal wachten
concept gevalideerd, en adviezen zijn afgegeven voor een geschikte implementatie ervan. De nadruk
deze fase van het onderzoek van de UT in het Gelre Zutphen heeft gelegen op het testen van de
haalbaarheid van een ‘nieuwe manier van werken’, het creëren van meerwaarde van de te realiseren
patiëntinformatie en –sturingssystemen is in deze fase nog niet aan de orde geweest.
De resultaten van het project centraal verblijven – decentraal wachten zijn:
Het patiëntlogistieke concept voldoet in capaciteit, op basis van historische patiënt
behandeldata over 2008, geprojecteerd op de toekomstige layout van het Spittaal en een
jaarlijkse groeiprognose van 3% tenminste de komende 3 jaar. Dit is gevalideerd met behulp
van een software simulatie op een ziekenhuis breed niveau, een polikliniekgang, en een
polikliniek zelf. Daarnaast is de bezetting van de centrale hal gesimuleerd.
Problemen kunnen zich voordoen wanneer er – in geval van een piekbelasting van de
ziekenhuis capaciteit - in meer dan 20% van de behandelingen zich verstoringen (niet op tijd,
uitloop, uitval, spoed), zowel van patiënt als specialist / ziekenhuispersonele kant. Met
problemen worden hier bedoeld: overvolle wachtkamers (aantal patiënten + begeleiding >
aantal beschikbare stoelen), en meer dan lineaire stijging van de onderbezetting van de
spreekuren (doordat patiënten niet op tijd in de spreekkamer kunnen arriveren). Dit
resulteert dus in een dalend serviceniveau richting patiënt; terwijl het doel van het nieuw te
implementeren concept, patiënt centraal werken is.
Om het centraal verblijven – decentraal verblijven concept geslaagd te kunnen implementeren zijn
een aantal verbeteringen ten opzichten van de huidige manier van werken verwerkt in de software
simulatie. In deze software simulatie is geanalyseerd welke van deze ideeën een verbetering op
leveren wat betreft de bezettingsgraden, en de doorstroming van patiënten. Vervolgens zijn de
succesvolle concepten getoetst op toepasbaarheid en acceptatie in een ziekenhuis omgeving in
iteratieve sessies. Als resultaat van deze software simulatie kunnen een drietal adviezen worden
afgegeven. Deze adviezen hebben betrekking op de informatievoorziening richting patiënt, de
daadwerkelijke omgang met spreekuren zelf, en de interdepartementale planning van spreekuren:
In eerste instantie zijn de simulaties in het softwarepakket uitgevoerd met een patiënt
aankomstprofiel dat een kleine afwijking vertoont met de historische geplande spreekuren.
Met andere woorden, patiënten arriveerden in de simulatie ‘op tijd’. De doorstroming van
patiënten bleef in deze simulaties soepel verlopen tot op een zeer hoge bezettingsgraad van
beschikbare spreek/behandelkamers. Nota bene, ‘op tijd’ is een lucide begrip; in de
simulaties is ‘op tijd’ gedefinieerd als binnen 10 minuten aanwezig voordat het spreekuurslot
begint. Echter, het spreekuurslot staat van te voren niet helemaal vast: wanneer voorgaande
spreekuren uitlopen, wordt het opvolgende spreekuurslot ook verlaat. In opvolgende
simulaties is gekeken wat de invloed is van een verstoring van het proces wanneer patiënten
met een kans van 20% niet binnen het interval ‘op tijd’ arriveren (dus eerder of later). Dit
bleek te leiden tot een meer dan lineaire toename van de wachttijd voor patiënten, en een
meer dan lineaire afname van de bezettingsgraad van spreekkamers. Ervaringen in andere
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 85
ziekenhuizen heeft aangetoond dat patiënten goed te informeren en instrueren over hun
aankomsttijd. Wanneer patiënten ‘op tijd’ zijn voor hun daadwerkelijke behandeling zal het
doorstroom vloeiend zijn.
Ten tweede is het effect bekeken van de omgang met de spreekuurplanning door
specialisten. De effecten van te laat beginnen, uitlopen, en overboekingen (ook door
spoedpatiënten) zijn overeenkomstig het verstorende effect van patiënten die te vroeg
arriveren. Decentrale wachtkamers raken overbezet, en de doorstroom van patiënten
stagneert. Hierdoor kunnen patiënten niet op tijd in de spreekkamers arriveren (in het
centraal verblijven – decentraal wachten concept). Het gevolg hiervan is dat de wachttijd
meer den lineair toeneemt, en de bezettingsgraad van spreekkamers daalt.
Een derde advies dat uit de software simulaties naar voren is gekomen is het schakelen van
polikliniek planningen. Analyse van de aankomstprofielen van patiënten van alle poliklinieken
per dag, per week, en per jaar laten opvallende pieken en dalen zien. Deze pieken en dalen
worden veroorzaakt door de planning van spreekuren, niet in eerste instantie door een acuut
toegenomen zorgvraag. Spreekuren verschillen onderling in het aantal patiënten dat
behandeld wordt. High volume spreekuren, waarbij de behandeltijd per patiënt 5 minuten
bedraagt, creëren een stuk grotere patiënte stroom dan spreek/behandeluren waarbij de
behandeltijd per patiënt 30 minuten bedraagt. Wanneer de data van verschillende
poliklinieken, die in de toekomstige situatie wachtkamers delen, wordt gecombineerd,
worden deze pieken en dalen in sommige gevallen zelfs versterkt. Om in het nieuwe
ziekenhuisgebouw, waar poliklinieken resources, zoals wachtkamers en front-office
medewerkers, delen, te voorkomen dat de fluctuatie in belasting van deze gedeelde
resources groter wordt dan gewenst, is het verstandig om de planning van de verschillende
poliklinieken te schakelen.
De eerste twee adviezen zijn betrekkelijk eenvoudig te implementeren;goede feedback
mechanismen kunnen alle participanten inzicht geven in de actuele status van het proces. Op basis
van deze inzichten kan adequaat gestuurd worden. Het derde advies vergt meer inspanning voor een
geslaagde implementatie. Configuratie van een polikliniek planning welke om kan gaan met
variërende en fluctuerende zorgvraag, is een vrij complex proces. In het Spittaal wordt in principe
gewerkt met standaard week / maand planningen waar weinig rekening gehouden wordt met de
continue veranderende zorgvraag. Integratie van meerdere planningen, waarbij ook wordt gekeken
naar de actuele zorgvraag behelst dus eigenlijk twee stappen: implementatie van een planning per
polikliniek die rekening houdt met wachttijden en toegangstijden van behandelingen (en deze
probeert te optimaliseren), en een combinatie van de planningen van aangrenzende poliklinieken
waardoor de workload van polikliniekvleugels over een periode wordt glad gestreken. Een dergelijke
implementatie brengt de nodige complexiteit met zich mee, omdat veel planningen een directe
relatie hebben met elkaar. Om dit advies succesvol te realiseren is een vorm van beslisondersteuning
nodig die op dit moment niet voorhanden is in de Gelre Ziekenhuizen. Ook speelt het issue welke
partij verantwoordelijkheid en autoriteit heeft over de polikliniek planningen.
Hoe verder? Het te realiseren informatie en sturingsysteem voor spreekuren en patiënten voorziet in eerste
instantie enkel in de basis om de huidige planning van behandel en spreekuren in de poliklinieken in
het nieuwe Spittaal uit te voeren.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 86
Echter, meerwaarde in de zin van een hoger serviceniveau richting patiënten, wordt nauwelijks
behaald.
Voor interdepartementale polikliniekspreekuurplanningen is een beslisondersteuning een belangrijke
voorwaarde die op dit moment niet voorhanden is. In het nieuwe ziekenhuisgebouw zal worden
gewerkt met het SAP systeem voor patiëntenafspraken, zoals dat uitgerold is in de huidige locatie. In
dit SAP systeem wordt veel informatie geregistreerd; onder andere de polikliniek agenda;s, de OK
agenda, de aankomsttijd van patiënten in het ziekenhuis, de actuele voortgang van spreekuren, het
aantal wachtende patiënten in de centrale verblijfshal, en de decentrale wachtkamers, de uitval van
patiënten, de spoedpatiënten, de wachttijden, en de toegangstijden. Echter deze informatie wordt in
eerste instantie zeer beperkt gebruikt voor de optimalisatie van patiëntstromen.
Op basis van de casus in het Gelre ziekenhuis Zutphen, en de beschikbare informatiesystemen,
kunnen patiëntstromen worden verbeterd op twee manieren, optimalisatie van de masterplanning,
en verbeteren van de last-minute planning:
Masterplanning verbetering: het optimaal afstemmen van verschillende spreek/behandeluur
planningen op basis van onderlinge verbanden tussen poliklinieken. Deze verbanden kunnen
betrekking hebben op de fysieke layout (bijvoorbeeld maximale beschikbaarheid van
gedeelde resources, of spreiding van de patiëntstromen), van medische aard zijn
(bijvoorbeeld vervolg consulten, herhalingsfactoren, maar ook: output afdeling a = input
afdeling b), of relatie hebben met andere onderdelen van het ziekenhuis (zoals de OK, SEH,
functieafdelingen, of de klinieken).
Last-minute verbeteringen: het ziekenhuisproces is complex, heterogeen, variabel,
stochastisch, en beperkt in de beschikbare middelen. Dit daadwerkelijke realisatie van het
geplande proces is dus moeilijk van te voren in detail te voorspellen. Patiënten kunnen
uitvallen, spoedpatiënten kunnen zich aanmelden, behandelingen kunnen uitlopen of
inlopen, artsen of patiënten te laat zijn, en de richting van het proces kan tijdens het proces
veranderen. Daarom zijn artsen gewend om te werken met batching, buffering, sequencing,
en lotsizing. Met andere woorden, artsen zijn gewend om met een buffer patiënten te
werken die de afwijkingen in het procesverloop opvangt. Vanzelfsprekend is dit niet patiënt
vriendelijk. Toch zijn er andere opties om de onvoorspelbaarheid van het proces op te
vangen. Door middel van het last-minute aanpassen van het geplande proces, kan zowel de
bezettingsgraad van de beschikbare capaciteit worden verhoogd, als de tijd waarin patiënten
worden behandeld verkort. Voor het last-minute inplannen van behandelingen is veel
informatie nodig, die in het nieuwe SAP systeem grotendeels wordt geregistreerd.
Naast het verbeteren van de planningen (zowel master, als last-minute) is een gedegen
informatievoorziening naar alle stakeholders in het proces vitaal voor het verbeteren van de
belangrijkste prestatie indicatoren.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 87
Literatuurlijst
Enthoven, S. A. C. 1980. Health Plan: The Only Practical Solution to Soaring Health Care Costs. Reading, Mass.: Addison-Wesley.
Glouberman, S. & H. Mintzberg (2001) Managing the care of health and the cure of disease-Part I: Differentiation. Health Care Management Review, 26, 56.
Harper, P. R. & A. K. Shahani (2002) Modelling for the planning and management of bed capacities in hospitals. Journal of the Operational Research Society, 53, 11-18.
Harris, J. E. (1977) The internal organization of hospitals: some economic implications. The Bell Journal of Economics, 8, 467-482.
Newhouse, J. P. 1993. An Iconoclastic View Of Health Cost Containment. 152-171. Health Affairs. Sidorov, J. (2006) It ain't necessarily so: the electronic health record and the unlikely prospect of
reducing health care costs. Health Affairs, 25, 1079. Stiglic, G. & P. Kokol. 2005. Patient and staff scheduling multi-agent system. 25-28. Vandaele, N. & L. De Boeck (2003) Advanced resource planning. Robotics and Computer-Integrated
Manufacturing, 19, 211-218.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 88
Bijlagen:
1. Presentatie workshop 1
2. Verslag workshop 1
3. Presentatie workshop 2
4. Verslag workshop 2
5. Presentatie workshop 3
6. Verslag workshop 3
7. Presentatie workshop 4
8. Verslag workshop 4
9. Rapport wachttijdenenquête
10. Presentatie workshop interdepartmentale planning
11. Verslag workshop I.P. sessie 1
12. Verslag workshop I.P. sessie 2
13. Verslag workshop I.P. sessie 3
14. Verslag workshop I.P. sessie 4
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 89
Bijlage 1: Presentatie workshop 1 Slide 1
Samenwerking
UT-Gelre
Way of working in het
herontwerpen van de poli procesen
Slide 2
Uitgangspunten
Participatieve benadering
Systemisch ontwerpen
Cyclisch ontwerpen en ontwikkelen
Aandacht voor netwerkontwikkeling
Mogelijke Methoden
Slide 3
Proces modelleren
• Doel: – Iteratief huidige manier van werken verbeteren
– Formeel analyseren van informele processen
– As-is projecteren op to-be
• Hoe:– Activiteiten
– Rollen / personen
– Resources
– Relaties
– Perspectieven
– Top-down
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 90
Slide 4
Case in MST: radiologie
patientverwijzing
P atient
invullen
veiligheidsformul ier
onderzoek
inplannen
onderzoek
aanvragen
Resourceplanning
Radiologiepatient
aanvragen en plannen
w achten
in w ach tkam er
ponskaart
ve rw erk en
me lden
aan ba lie
ve rw erk en
ve ilighe idsfo rmul ier
ponskaart afdruk
R adiologiepatien t
beoorde len
ve ilighe idsfo rmul ier
aanm elden
patientonder z oek
afr onden
uitvoer en
onder z oek
onderzoeken
verwerken
audio
inspreken
diagnose
fotos ui t P A CS
ophalen
A udiobestand
Radiologiepatient Radiologiepatientresultaten verwerken
patientdossierstatus updaten
aanvragerinlichten
Patient
restultaat versturen
onderzoekafronden
wachtenin wachtkamer
ponskaartverwerken
melden aan balie
verwerkenveiligheidsformulier
ponskaart afdruk
Radiologiepatient
beoordelenveiligheidsformulier
aanmeldenpatient
onderzoekafronden
uitvoerenonderzoek
onderzoeken
Slide 5
Verbeteren van processen
Optimaliseren van?
Bezettingsgraad spreek / behandel uren
(idle tijd van specialisten)
Wachttijd van patienten tot eerste
behandeling
Totale tijd van patienten in ziekenhuis
Administratieve handelingen assistenten
Slide 6
Gelre: Spittaal
Patient behandeling (perspectief planning)
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 91
Slide 7
Template proces design
Activiteiten
Rollen / actoren
Resources / systemen
Relaties
Flows
Aantallen / tijdennieuwe
patient
inplannen
Assistentpatient
Staf planningKamer
planning
Aanmaken
patient
nummer
ZISStaf planningKamer
planningZIS
Slide 8
Nieuwe concepten
• Wacht tijd profielen– Patienten plannen op basis van maximale
wachttijd
• Decentrale coordinatie– Decentrale authoriteit
– Dynamisch proces & workflow
• Goal modellen– Identificatie van doelen van individuen /
afdelingen
– Oplossing voor conflicten in processen
– Vertalen van doelen naar business rules
Slide 9
Participatie
Wie
Wanneer / hoe vaak
Hoe
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 92
Slide 10
Systemisch ontwerpen
holistische Aandacht aan het ontwerp
rollen/functies
sociale interacties
kennis/vaardigheden/competenties
taken/verantwoordelijkheden
processtappen/informatie/systemen
Slide 11 Cyclisch ontwerpen en
ontwikkelen
Slide 12
Netwerk Ontwikkeling
Staffing van de initiële Ontwikkelorganisatie
Time
Uitbreiding van de ontwikkel organisatie door
Netwerk ontwikkeling
Lijn Organisatie
t0 t1 tn
Externe Partner(s)
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 93
Slide 13
Consciousness development
design and development
Design Development
ProcessesSystems
Adm. procedures
KnowledgeCapabilities
Social patterns
‘Inward development’‘Outward development’
ES implementation
Orchestrate Consciousness development explicitly!
Slide 14
Development process
Alternating functionalistic and interpretative perspective
Design process
InteractionInterventions
Systemic design as tangible result that
appoints:
•Org. Objectives & Strategy,
•Systems, processes & Org structure,
•Competences and Org. behaviour
Outcomes
Increase in the effectivity of the organization by the
collective development and design of:
•Different social interactions and
collaborations
•Competence increase of the organisational
members
Coherence
Slide 15
Methode(n)
analyseren/ontwerpen
modelleren/template/bizzdesigner
spelen/simuleren/
reflecteren/ terugkoppelen
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 94
Slide 16 Rich Picture concept
Slide 17 Cause Maps
Process design
Cause maps
1.Problem
- Symptom
- Origin
- Remedy
- Action
2.Analysis
3.Sollutions
AnalysisRedesign
Slide 18 Voorstel voor manier van werken tot aan
eerste Workshop (medio/eind april)
Week
1-3
Projectgroep continueert eigen analyse/ontwerpproces (1 a 2 cycli
(=ontwerpslagen)
Gebruikt daarbij “templates” van de UT om procesmodellen te
vervaardigen
2/3 UT zit in de reflectiemodus geeft feedback en presenteert resultaten
in grafische modellen en/of simulaties;
bekijkt de ontwerpen en bereidt samen met Gelre de eerste
netwerk workshop voor
3 Eerste terugkoppeling binnen Gelre van de eerste ontwerp
resultaten en definitieve uitnodiging voor workshop
Week
4
Voorbereiding netwerkworkshop
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 95
Bijlage 2: Verslag workshop 1
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 96
Bijlage 3: Presentatie workshop 2 Slide 1
Gelre WorkShop 207-07-09
Slide 2 De brug die we vandaag proberen over te steken
Het Model
Een 1e ontwerp
Slide 3 Agenda
Thema Tijd
1. Terugblik en Inleiding 10 min
2. Uitkomsten detail simulaties 20 min
3. Opzet en uitleg Generieke model 10 min
4. Gezamenlijke ontwerp WS 60 min
5. Plenaire Terugkoppeling 20 min
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 97
Slide 4
1.
Inleiding
Slide 5 Poli oogheelkunde
• Nauwkeurige modellering van de proces‘logica’ van verschillende behandelingen, specialisten agenda’s, fysieke allocatiebehandelingen
• In detail aantallen patienten +verdeling over de dag / week / maand / jaar (trends)
• Focus tijdens deze workshop op de fysiekepatient bewegingen
Slide 6
OptometristOogarts
TOAOptometrist
Oogarts Oogarts
TOAOptometrist
Oogarts
Proces beschrijving oogheelkundeAnamnese
Refractie
Visus
Oogdrukmeten
Speetlamponderzoek
Fundus -copie
(EVT)Gezichtsveldonderzoek
DiagnoseBehandeling
bepalen
Oogarts
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 98
Slide 7 Model patient bewegingenoogheelkunde
Binnenkomen
Inchecken
Doorlopendecentrale
balie
Centraalverblijven
Aanmeldenpoli balie
Decentraalwachten
Spreekkamerbezoeken
‘pauze’ tussenbehandeling
Opgeroepenworden voorbehandeling
Verlatengebouw
Afspraakmaken
decentralebalie
Slide 8 Simulatie poli
• Gegeven:
– Outline van het gebouw
– Stress scenario aantal behandelingen
– Agenda’s specialisten
– Behandel ‘logica’
• Variabelen:
– Aankomsttijden patienten
– Uitloop van spreekuren
– Percentage patienten die geen aanwijzingen opvolgt
Slide 9 Scenario’s
• Simulatie getest met drie scenario’s– Mooi weer scenario (met variabelen: huidige
maximale patienten aantallen, geen uitloop van spreekuren, patienten komen op tijd)
– Stress scenario (met variabelen: huidige maximalepatienten aantallen * 115%, geen uitloop van spreekuren, patienten komen op tijd)
– Realistisch stress scenario (met variabelen: max aantal patienten * 115 %, P(uitloop spreekuren)= 0,20, OR verdeling aankomsttijden patienten)
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 99
Slide 10 Agenda’s
-40
10
60
110
160
17/1
1/20
08
19/1
1/20
08
21/1
1/20
08
23/1
1/20
08
25/1
1/20
08
27/1
1/20
08
29/1
1/20
08
1/12
/200
8
3/12
/200
8
5/12
/200
8
7/12
/200
8
9/12
/200
8
11/1
2/20
08
13/1
2/20
08
Oogheelkunde: totaal: patienten per dag: vier weken: piek
020406080
100120140160
Oogheelkunde: patienten per dag: week: piek
0
1
2
3
4
5
6
7:10
8:00
8:50
9:15
9:40
10
:05
10
:30
10
:55
11
:20
11
:45
12
:30
12
:55
13
:20
13
:50
14
:15
14
:45
15
:15
15
:40
16
:10
17
:11
Oogheelkunde: patienten per uur: week: piek
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
7:10
8:00
8:45
9:10
9:35
10:0
0
10:2
5
10:5
0
11:1
5
11:4
0
12:1
5
12:5
0
13:1
5
13:4
0
14:0
5
14:3
0
15:0
0
15:3
0
15:5
5
16:2
0
17:2
0
Oogheelkunde: patienten per uur: vier weken: piek
Slide 11 Resultaten analyse (decentralewachtkamer)
Slide 12 Centrale verblijfsruimte
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 100
Slide 13 Uitkomsten tonen aan:
• Centrale/decentrale concept stuit niet op onoverkomelijke bezwaren of onverwachte logistieke stromen.
Succesvolle implementatie vraagt wel om:• Goede afstemming binnen de poli’s en soms het anders
organiseren van werk in de poli zelf (division of work)• Bewust en actief sturen van patiënten tussen centraal en
decentraal (triggering)• Staffing en planning van de bemensing (HRM planning over
tijd) van de Polis (FO) (vleugel gebaseerd)• Actuele informatieoverdracht van en naar patiënt.
Slide 14 3. Generiek concept ontwerp
4. Robuuste, toegankelijke en betaalbare technologie
1. Comfort en patiënten tevredenheid
2. Prettige en Werkbare proceslogica voor assistent en arts
3. Informatiekundige en logistiek optimale
doorloop
Vier fundamenten achter het ontwerp
Slide 15 3 verdieping uitgangspunten voor het ontwerp
Systemen • Combinatie van Hostessen en terminals in de aankomst hal• Beperkte SAP “lees functionaliteit” en “agenda informatie” naar de terminals• Gebruik van LCD Panels in ontvangsthal, centr. Verblijfsruimte, decentr.
wachtruimte• Gebruik van barcode printouts. Barcode is een reeds gebruikt medium in het
Ziekenhuis. is goedkoop, goede toegankelijkheid naar patiënten en medewerkers en direct inzetbaar.
Informatie voorziening zo ver mogelijk up stream in de keten• informatie naar de patiënt is heel belangrijk (ervaring Deventer)informatie
voorziening zo ver mogelijk up stream in de keten.• geef de juiste tijd mee dus verwachte tijd op basis van ervaringen en niet altijd de
agenda tijd• ultiem dream scenario sms sturen naar mensen als het langer dan een uur
wachttijd Impact op manier van werken/ competenties / vaardigheden• Aanpassen skill profielen voor FO assistenten. Aanpassing m.b.t.
patiëntmanagement en informatieoverdracht naar patiënt.• Aanpassing taakomschrijving en opleiding Host(es)
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 101
Slide 16 Een concreet voorbeeld
19 Mei 2010
Afgifte ticket: 9:25
U wordt verwacht op A22
Afspraak Poli: 9:50
Neemt u nog even plaats in onzecentrale verblijfsruimte. Actueleinformatie vindt u op de LCD panels of via de terminals
Met deze Coupon krijgt ueen éénmalig korting van 35% op een kopje koffie
in Iplaza
Uw Nummer: A2295033 A22
Centrale verblijfsruimte
A vleugel B vleugel
Slide 17
3.Generieke proces
Slide 18
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 102
Slide 19
Slide 20
Slide 21 4 Design WorkShop
Doel:• Specificeren en Valideren van een eerste concept ontwerp
van de generieke procesinrichting. met de focus op: – informatie behoefte –en systemen, – Beslissingsmomenten en Beslissingslogica – Sturen van patiënten– Inrichten organisatie en werk
Hoe:– 2 heterogene groepen– Gebruiken van “patiënt-toestanden” als afbakening / scenario
building– Focus op detail proces op de poli’s– Matrix en Post-its
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 103
Slide 22 De Vraag
• Wat is de impact van allerlei “deelscenario’s achterin het proces” op het generieke verhaal.
• En waar moeten we rekening mee houden m.b.t.– informatie naar patiënt,
– benodigde informatie systemen en functionaliteit,
– werkgedrag van de doktoren en assistenten (samenwerking in en tussen poli’s).
– Impact van verschillen tussen poli’s (op de hele keten).
– Samenwerking en samen plannen (terugkoppeling naar de Pull analyse van Diederik)
Slide 23 Locatie Patient: Decentraal wachten
Type Patiënt:
1. Nieuwe Patiënt
2. Controle Patiënt
Status v/d patiënt1. Te laat2. Te vroeg
Locatie v/d : 1. Centr. verblijven, 2. Decentr. wachten, 3. Spreekkamer
Beslissing
Rol
Informatie
Systeem
Invullen met Post-its, specificeren en valideren•Verschillen•Overeenkomsten
Uitleg Ontwerp/validatie Workshop, 07/07/09
Slide 24 GroepenA (Katsma) B (Rothengatter)
R Ensink, KNO-arts S. Nauta, internist
M. Goosens, longarts E. v. Ginneken, internist/endocrinoloog
E.J. Nieuwenhoven, chirurg K. Nio, oogarts
I. Kreeftenberg, assistente chirurgie. I. Veldwachter, assistente oogartsen
M. Berendsen, assistente cardiologie. R. Bouvy, assistente oogartsen
M. Keller, assistente KNF H. Morelis, policoördinator
C. Krijnen, policoördinator E Hertsenberg, projectmedewerker
N. vd Veen projectleider HR B Schraven, Bureau patiëntenlogistiek
HJ Koppelman G J Heuver
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 104
Slide 25 1. Locatie Patiënt :Spreekkamer / behandeling
Nieuwe Patient Controle Patient
Centraalverblijven
Decentraal wachten
Spreek kamer
Centraalverblijven
Decentraal wachten
Spreek kamer
Te Vro
eg
Beslissing
Rol
Informatie
Systeem
Te Laat
Beslissing
Rol
Informatie
Systeem
Slide 26 2. Locatie Patiënt: Decentraal wachten
Nieuwe Patient Controle Patient
Centraalverblijven
Decentraal wachten
Spreek kamer
Centraalverblijven
Decentraal wachten
Spreek kamer
Te Vro
eg
Beslissing
Rol
Informatie
Systeem
Te Laat
Beslissing
Rol
Informatie
Systeem
Slide 27 3. Locatie Patiënt: Centraal Verblijven
Nieuwe Patient Controle Patient
Centraalverblijven
Decentraal wachten
Spreek kamer
Centraalverblijven
Decentraal wachten
Spreek kamer
Te Vro
eg
Beslissing
Rol
Informatie
Systeem
Te Laat
Beslissing
Rol
Informatie
Systeem
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 105
Slide 28 Locatie Patiënt: centraal verblijvenNieuwe Patient Controle Patient
Centraalverblijven
Decentraal wachten
Spreek kamer
Centraalverblijven
Decentraal wachten
Spreek kamer
Te Vro
eg
Beslissing triviaal Capaciteit beschikbaar, maar noch behandeling
Capaciteit beschikbaar en geen behandeling
triviaal Capaciteit beschikbaar, maar noch behandeling
Capaciteit beschikbaar en geen behandeling
Rol DA DA/Spec. DA DA/Spec.
Informatie Tafspraak/Tactuee
l
Tafspraak/Tactuee
l
Tafspraak/Tactuee
l
Tafspraak/Tactuee
l
Systeem Sap SAP Sap SAP
Te Laat
Beslissing Achter op planning/ acceptatie van te late patienten/ terug naar huis
Achter op planning/ acceptatie van te late patienten/ terug naar huis
Achter op planning/ acceptatie van te late patienten/ terug naar huis
Rol DA/Terminal
Informatie
Systeem Terminal
Slide 29 Bewegwijzering
• Ontwerp is generiek met open interfaces naarverschillende bewegwijzeringsconcepten
• Maar wel een advies:
• Lay-out nieuwbouw is simpel
• Integreer Codeticket met bewegwijzering
• Evt. later te vervangen met RFID oplossingen, nu nog te vroeg en te weinig extra functionaliteit)
Slide 30
Bewegwijzering
• simpele lay-out ziekenhuis dus simpelebewegwijzering mbv codes aan barcodes (Apeldoorn)
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 106
Bijlage 4: Verslag workshop 2 Workshop 2: 7 juli 2009
Introductie
Dit verslag presenteert de resultaten uit de 2e workshop. Van 7/7/09 jl.
In deze Workshop zijn 2 onderdelen aan bod gekomen.
1. presentatie van diverse uitkomsten van het gedetailleerde simulatiemodel op basis van de oogheelkunde case.
2. Groepsdialoog mbt het generieke proces ontwerp patiëntsturing in de nieuwe situatie centraal verblijven en decentraal wachten
Deel 1: opgenomen als bijlage (presentatie slides)
Deel 2 groepsdialoog
Twee heterogene groepen bestaande uit Artsen, assistenten, policoördinatoren en zorgmanagers
hebben zich beziggehouden met diverse toekomstscenario’s in het kader van verblijven/wachten en
patiëntsturing.
Met behulp van onderstaande schema is in de twee groepen gewerkt aan het specificeren van
beslissingen, benodigde informatie, rollen en informatiesystemen tijdens diverse processtappen in
de huidige en nieuwe werksituatie.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 107
Identificatie Schema WS 2
GROEP 1
Gedurende de sessie zijn in Groep 1 de volgende issues genoemd:
Wat zijn de openingstijden van centraal verblijven??
Het is uitermate belangrijk dat de patiënt zich meld centraal, maar tevens decentraal.
Er zijn diverse uitzonderingssituaties die het standaardproces misschien storen.
Om deze situaties en de nieuwe beslissingen (of sturingsmechanismen) te specificeren is er op korte
termijn behoefte om dit in kleinere kring binnen Gelre met elkaar te delen en vast te leggen.
Voorbeeld: Een patiënt is gepland voor een 30 minuten durende Cardio meting op de fiets, maar
keert eerder terug omdat hij niet in staat is om te fietsen. Wat is de nieuwe standaard regel in zo’n
geval:
1. decentraal de patiënt ter plaatse houden, 2. naar de centrale verblijfshal sturen, 3. inpassen in het bestaande schema.
In de huidige situatie wordt vaak alternatief 3 gebruikt, terwijl de deelnemers tijdens de dialoog
inzien dat dit alternatief in de nieuwe situatie het proces duidelijk stoort.
Andere vragen die aan bod gekomen zijn en nog niet definitief beantwoord:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 108
Wat te doen met patiënten die verkeerd zijn? Doktersassistenten hebben guidelines nodig mbt het gebruik van SAP om te zien welke patiënt waar naar toe moet.
Doktersassistenten zullen in de nieuwe situatie de status van patiënten in de decentrale wachtruimte in de gaten dienen te houden. Assertief gedrag mbt het melden en evt sturen van patiënten.
Het refreshen van de SAP schermen is nu nog een issue
GROEP 2
In groep 2 kwamen de volgende zaken aan de orde:
Er zijn twee meningen over het wel/niet actief sturen van patiënten in de decentrale wachtkamers
Deze twee meningen sluiten elkaar overigens niet uit, maar vullen elkaar volgens de UT aan;
(1) een strikt en consequent beleid: iedere patiënt die meer dat 10 minuten voor zijn/haar afspraak zich meldt aan de decentrale balie moet worden terug gestuurd naar de centrale verblijfshal.
(2) er is veel meer informatie nodig om patiënten goed te kunnen sturen en de decentrale wachtkamer zo optimaal nodig te beheersen.
Er zijn ook veel meer factoren die de gepastheid van patiënten in de decentrale wachtkamers
bepalen: de bereidheid van patiënten om te willen wachten in de wachtkamers, de wens van
specialisten om patiënten ‘naar voren te halen’ de status van de patiënt (zit hij/zij al lang te
wachten), de locatie status van de patiënt (waar is de patiënt), hoeveel stoelen in de decentrale
wachtkamers zijn er op dit moment gevuld, bevindt de patiënt zich in een ‘one stop visit’ waarbij
meerdere poli’s bezocht worden, hoe is de fysieke gesteldheid van de patiënt, wat voor informatie is
er al over een patiënt beschikbaar uit eerdere bezoeken (kan een patiënt beter worden
doorgestuurd), heeft een patiënt meerdere behandelingen bij meerdere poliklinieken, etc.
Als (2), dan: Er is een soort gelaagdheid in de patiëntsturing / beslissingsstructuur; First in line zijn de
assistentes die kijken naar de obvious factoren: gesteldheid van de patiënt, beschikbaarheid van
stoelen in de wachtkamers, etc. vervolgens kijken artsen naar hun ‘werklijst’ om de behandelingen
op korte termijn zo effectief mogelijk in te vullen (door eventueel te schuiven in de patiënten die
zitten te wachten in de decentrale hal.
Om goed te kunnen sturen is – zoals genoemd – veel informatie nodig, die beschikbaar moet zijn bij
alle betrokken staf.
Patiënten worden niet gezien als actieve actoren in het sturen van patiënten.
Het service niveau in de centrale verblijfshal is mede bepalend voor de relatieve aantrekkelijkheid
van de decentrale wachtkamers.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 109
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 110
Bijlage 5: Presentatie workshop 3 Slide 1
Centraal verblijven – decentraal wachten
22 september, 12.00 – 13.30
Integrale Patienten Logistiek in Zutphen
Slide 2 Overview
Recap last workshops
Overview literature patient logistics
Historic data 2008
Simulation
Results
Slide 3 Last workshops
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Stress-test wachtkamer polikliniek:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 111
Slide 4 Last workshops
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Bottleneck:
(capaciteits
limiet van
de layout)
Slide 5 Last workshops
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Wanneer er geen verstoringen zijn, en de zorgvraag is geleveld, verloopt de patientenlogistiek goed (indicaties bestaandat dan ook de overal prestatie goed is)
Centraal verblijven / decentraalwachtconcept kan de patienten aantallenhandelen, wanneer er niet teveelverstoringen zijn
Slide 6 Last workshops
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Limit to the building layout
If demand > capacity, „centraalverblijven – decentraal wachten‟ system doesn‟t work anymore
Minor deviations from original planning cause major problems in overall performance
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 112
Slide 7 Last workshops
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Succesvolle implementatie vraagt om:
Goede afstemming binnen de poli‟s en soms het anders organiseren van werk in de poli zelf (divisionof work)
Bewust en actief sturen van patiënten tussen centraal en decentraal (triggering)
Staffing en planning van de bemensing (HRM planning over tijd) van de Polis (FO) (vleugel gebaseerd)
Actuele informatieoverdracht van en naar patiënt.
Slide 8 Last workshops
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Guidelines; hoe om te gaan met patienten
1. Een strikt en cosequent beleid: iedere patient die meer dan 10 minuten voor zijn/haar afspraak zichmeldt aan de decentrale balie moet wordenteruggestuurd naar de centrale verblijfshal
2. Er is veel meer informatie nodig om patientengoed te kunnen sturen en de decentralewachtkamer zo optimaal mogelijk te beheersen
Slide 9 This session
Interdepartementale planningen
Doel:
Wat is het meest geschikte mechanisme
om poliklinieken onderling optimaal te
schakelen / plannen
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 113
Slide 10 Historical viewpoint on the „problem‟
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Problem since 1960: lack of efficiency
Scientific management approach
Problem decomposition:
Process characteristics
Organizational characteristics
Minimum expected availability of service
Slide 11 Historical solution
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Adapted from manufacturing
Focus on departmental optimization:
Budgeting
Batching / buffering / sequencing / lot
sizing
Specialization
Slide 12 Graphical overview P&S
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Until today still best practice!
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 114
Slide 13 Problems
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Planning, budgeting and control at departmental level
Department focus internally
Sub-optimization
In-process waiting queues (= waste of resources)
Loss of flexibility
Cause of fluctuation in patient-demand is unclear; better to correct the cause of the problem
Slide 14 Still a void in literature
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Interdepartmental scheduling = hard
Best attempt: Clinical pathways (= critical pathways in
manufacturing)
Most often: departments are optimized one by one (e.g. OR, ICU, outpatient)
Health care organizations are considered to be too complex (resource requirements)
Slide 15 Patient logistics
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Modern literature: two solution available:
1. Analyze clinical pathways
2. Holistic approach (level demand)
Output department A = input department B
In case of patient logistics Gelre:
1. Define clinical pathways and optimize acc.
2. Level input & output departments in accordance to capacity (= available space)
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 115
Slide 16 Data assumptions
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Two assumptions:
1. Shown data is result of realized
operations, not of planned treatments
2. Deviation (highs and lows) results from
staffing, not from patient treatment-
demand
Slide 17 Layout
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
First floor Second floor
Oog
Derma
KNO
Kaak
Ortho
ChirPlastiLogo Kind
Gyn
Uro
Neuro
ReumaRevaliGeri Anesth
Interne
Cardio
Long
Slide 18 Figures yearly (2008)
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Oog
Derma
KNO
Kaak
Ortho
ChirPlastiLogo Kind
Gyn
Uro
Neuro
ReumaRevaliGeri Anesth
Interne
Cardio
Long
15.813
10.388
24.553
---------
50.704
534
1.103
3.821
15.899
11.013
4.628
---------
36.998
9.395
12.687
8.997
20.410
---------
51.489
3.704
6.200
209
22.008
15.337
13.980
---------
61.438
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 116
Slide 19 Per waiting room
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
26.201
24.553
---------
50.704
21.357
15.641
---------
36.998
22.082
29.407
---------
51.489
32.121
29.237
---------
61.438
Slide 20 Example, Derma & KNO, yearly
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
26.201
01020304050607080
0
20
40
60
80
100
120
140
Derma
KNO
Slide 21 Derma & KNO, weekly
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Derma
KNO
0
10
20
30
40
50
60
0
20
40
60
80
100
120
140
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
1 2 3 4 5
Combination
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 117
Slide 22 Derma & KNO, spreekuren
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag
KNO Derma KNO Derma KNO Derma KNO Derma KNO Derma
8:00 - 12:30 22 17 6 18 25 28 4 20 6 23 13 4 16 25 18 4 25 16 2
13:00 - 17:30 22 25 4 23 28 23 4 24 4 17 22 18 21 4 23 6 25 26 5 21
KNO: 17 spreekuren
Derma: 10 spreekuren
Slide 23 Derma & KNO, daily
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
0
5
10
15
20
25
7:0
0
7:2
3
7:4
6
8:0
9
8:3
2
8:5
5
9:1
8
9:4
1
10:0
4
10:2
7
10:5
0
11:1
3
11:3
6
11:5
9
12:2
2
12:4
5
13:0
8
13:3
1
13:5
4
14:1
7
14:4
0
15:0
3
15:2
6
15:4
9
16:1
2
16:3
5
16:5
8
17:2
1
17:4
4
18:0
7
18:3
0
Derma: 22-01: aantal patienten in huis: wacht + behandeltijd = 55 min
0
5
10
15
20
25
7:0
0
7:2
3
7:4
6
8:0
9
8:3
2
8:5
5
9:1
8
9:4
1
10:0
4
10:2
7
10:5
0
11:1
3
11:3
6
11:5
9
12:2
2
12:4
5
13:0
8
13:3
1
13:5
4
14:1
7
14:4
0
15:0
3
15:2
6
15:4
9
16:1
2
16:3
5
16:5
8
17:2
1
17:4
4
18:0
7
18:3
0
KNO: 22-01: aantal patienten in huis: wacht + behandeltijd = 55 min
Slide 24 Combination, daily
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS0
5
10
15
20
25
30
35
7:0
0
7:2
4
7:4
8
8:1
2
8:3
6
9:0
0
9:2
4
9:4
8
10:1
2
10:3
6
11:0
0
11:2
4
11:4
8
12:1
2
12:3
6
13:0
0
13:2
4
13:4
8
14:1
2
14:3
6
15:0
0
15:2
4
15:4
8
16:1
2
16:3
6
17:0
0
17:2
4
17:4
8
18:1
2
Combinatie: 21-01: aantal patienten in huis: wacht + behandeltijd = 55 min
Rood = dinsdag / druk
Blauw = woensdag / rustig
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 118
Slide 25 Results from simulation
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Derma en KNO polikliniek
Analyse patienten aantallen in
decentrale wachtkamer
Movie clip simulation
Slide 26 Results from simulation
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Aantal wachtende KNO patienten in
decentrale wachtkamer
Slide 27 Results from simulation
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Aantal wachtende Derma patienten in
decentrale wachtkamer
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 119
Slide 28 Results from simulation
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Totaal aantal wachtende patienten in
decentrale wachtkamer
Slide 29 Indicaties / richtlijnen
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Planningen maken waarbij vraag en capaciteit wordt gematched, en de bezetting zo evenredig wordt gespreidover de hele week
Strak aan spreekuurschema houden
Actief patienten te sturen (ook buitenhet ziekenhuis)
Slide 30 Open issues:
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Fluctuation in treatment numbers are
mainly caused by staffing, only
partially because of demand?
Wachttijden enquete: hoeveel te vroeg
komen patienten, hoeveel lopen
spreekuren uit.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 120
Slide 31 Main issue
RECAP
LITERATURE
DATA
SIMULATION
RESULTS
Wat is het meest geschikte mechanisme om
poliklinieken onderling optimaal te
schakelen / plannen?
Wie heeft authoriteit / verantwoordelijkheid
over de spreekuren planning?
Welke informatie is nodig om zorgvraag /
zorgaanbod goed te kunnen matchen?
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 121
Bijlage 6: Verslag workshop 3 Deel 1: policoördinatoren, en zorgmanagers
Belangrijke aspecten die naar voren zijn gekomen:
Autoriteit en verantwoordelijkheid over de polikliniek planningen en agenda’s; wie is in de
lead? Een OK planning dicteert op dit moment de planning van de poliklinieken, omdat de OK
planning de dagen bepaald dat specialisten niet aanwezig zijn op de poli. Om dit te
veranderen, moet dus ook de methode voor de OK planning aangepast worden.
Aansluitend bij de autoriteit; welke planning is leidend? Planningen van OK, verschillende
poliklinieken, klinieken, maar ook de polikliniek-interne spreekuurplanningen houden sterk
verband met elkaar. Verandering in een planning betekent ook dat andere planningen dienen
worden aangepast. Het optimaliseren van de overal poliklinische planningen is dus niet een
op zichzelf staande activiteit. Bijvoorbeeld de OK planning is van directe invloed op de dagen
dat specialisten afwezig zijn op de poliklinieken. Dit dicteert vervolgens wanneer de reguliere
spreekuren in de week worden gepland.
Suggestie: voordat het hete hangijzer ‘autoriteit planning’ wordt benoemd en ter sprake
wordt gebracht, kan het waardevol zijn om eerst de bottlenecks in de planning op te sporen
(waar zijn veel spreekuren / behandelingen op een zelfde polikliniekgang tegelijkertijd
gepland?). Wanneer deze bottlenecks eerst pragmatisch worden opgelost, kunnen de eerst
quick-wins bereikt worden. Alle voor de hand liggende bottlenecks worden toegevoegd aan
de volgende rapportage.
Poliklinieken planning, functieafdelingen planning, kliniekenplanningen, OK planningen, en
hotfloor planningen zijn sterk met elkaar verweven. Wanneer een planning wordt aangepast,
heeft dit bijna altijd gevolgen voor andere planningen / afdelingen. Oplossen van bottlenecks
(vorig punt) kan hierdoor wat moeilijker verlopen dan in eerste instantie ingeschat zou
worden.
De nieuwe layout van het gebouw voegt een nieuwe dimensie toe aan het complexe
probleem ‘inter-departementale planning optimalisatie’. Wanneer de layout ook een
maximale capaciteit dicteert, is dit een extra variabele in de oplossing van het probleem.
De mate waarin poliklinieken met elkaar zijn verbonden verschilt van elkaar. Sommige, zoals
oogheelkunde , opereren vrij onafhankelijk van andere, terwijl andere poliklinieken, zoals
neurologie, veel interacties hebben met collegapoliklinieken.
De huidige spreekuren planning bij veel poliklinieken is vrij standaard, en varieert vrij weinig
over het hele jaar heen. Als de planning verandert is dit vaak het gevolg van de afwezigheid
van artsen. Er zijn dus vrij weinig mensen bezig met het maken van spreekuren planningen
per polikliniek (zoals bijvoorbeeld wel het geval is bij oogheelkunde in Apeldoorn). Als
planningen dynamisch gaan worden aangepast, is hiervoor dus niet direct veel expertise in
huis.
Uitloop van spreekuren wil ’s ochtends nogal eens veroorzaakt worden doordat artsen zich
niet strikt aan de planning houden, bijvoorbeeld door ’s ochtends eerst visite te lopen.
Er is op dit moment weinig centraal overzicht over de whereabouts en invulling van de
zorgvraag op de poliklinieken. Doordat dit overzicht ontbreekt en er verder geen controle
instrumenten bestaan (buiten policoordinatoren en zorgmanagers) kan het voorkomen dat
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 122
bepaalde poliklinieken onderbezet zijn, of dat er een risico op zorgaanbod uitval aanwezig is
(wanneer er maar een arts is voor een langere periode).
Deel 2: medisch specialisten
Uiteindelijke presentatie moet een compleet beeld geven van de gehele patiënten logistiek +
alle rand systemen / processen.
Centraal verblijven- decentraal wachten is geen onoverkoombaar probleem; de
wachtcapaciteit lijkt voldoende te zijn. De aanwezigen realiseren zich dat goed verlopende
patiënten logistiek ook aanpassingen aan de kant van het poli-proces vraagt. Planningen die
beperkt blijven tot polikliniek eilanden worden in deze sessie gezien als beperkende factoren
voor een verbeterde dienstverlening naar de patiënt.
Er wordt geconcludeerd dat de totale wachtcapaciteit in aantal stoelen (centraal en
decentraal) groter is dan het huidige aantal beschikbare wachtstoelen.
Er is inzicht dat de huidige manier van werken in het huidige gebouw, gekopieerd kan
worden naar het nieuwe gebouw. Waarschijnlijk zal dat in voldoende mate werken, echter,
het is voor de aanwezigen duidelijk dat planning-technisch veel gehaald kan worden door het
proces te optimaliseren. Verbeteringen in dit licht hebben betrekking op de
spreekurenplanning, de omgang met de spreekurenplanning zelf in het proces (bijvoorbeeld
uitloop, veranderingen van volgorde van patiënten), inter-polikliniek planningen, en proces
optimalisaties (bijvoorbeeld dezelfde type patiënten groeperen in spreekuren, waardoor
spreekuren beter planbaar worden).
Er worden nog een aantal modelleerhiaten geconstateerd; onder andere met betrekking tot
combinatie afspraken op verschillende poliklinieken, terugkeer patronen van patiënten
binnen dezelfde polikliniek, en het maken van vervolgafspraken. Er wordt uitgelegd dat het
huidige model niet in alle details voorziet. Bijvoorbeeld afspraken in spreekuren zijn allemaal
gemodelleerd als individuele patiënten. Combinatie afspraken bestaan niet in het ontworpen
model. Echter simulatie op detail niveau van de polikliniek oogheelkunde liet zien dat de
resultaten van simulatie op detail niveau ongeveer dezelfde resultaten liet zien als een
simulatie op een meer abstract niveau – dit ten opzichte van de gemeten variabelen:
wachtruimte bezetting, en doorstroming van patiënten.
De uiteindelijke presentatie voor de totale klankbord groep zal een compleet overzicht
moeten geven van het hele patiëntlogistiek proces, om voldoende draagvlak te ontvangen in
de organisatie. Een compleet overzicht houdt in: de gebruikte systemen, de rollen en
functies, de poli-planning, en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 123
Bijlage 7: Presentatie workshop 4 Slide 1
Centraal verblijven – decentraal wachten
20 oktober, 17.00 – 18.30
INTEGRALE PATIENTEN
LOGISTIEK IN ZUTPHEN
Slide 2
• Looptijd december 2008 – oktober 2009
• Simulatie gedreven analyse van patientverblijf-en wachtconcept in het toekomstige gebouw
• 3 workshops tot nu toe
• Vandaag samenvattende workshop + vooruitblik
Project tot nu toe
Slide 3
1. Samenvattingen eerdere workshops
2. High-level advies
3. Weergave van de toekomstige situatie
4. Quiz
5. Impact op de organisatie
6. Vragen / Discussie
Programma
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 124
Slide 4
Resultaten en conclusies tot nu toe.
Samenvatting eerdere workshops
Slide 5 Resultaten eerdere workshops (1/6)
WORKSHOP 1
WORKSHOP 2
WORKSHOP 3
Bouw eerste model
Ziekenhuis-brede analyse
Eerste bevindingen:
Decentrale wachtcapaciteit wordt bottleneck
Fysieke patient sturing is nodig en dient
worden uitgewerkt
Verfijning van het model nodig
Slide 6 Resultaten eerdere workshops (2/6)
WORKSHOP 1
WORKSHOP 2
WORKSHOP 3
Model op detail niveau uitgewekt voor een
polikliniek (incl. behandelproceslogica)
Analyse van de decentrale wachtcapaciteit
Sterke fluctuatie in patienten aantallen per
uur/dag/week (door staffing)
Stress en groei scenarios uitgevoerd
Verder: nagedacht over „business rules‟: wat te
doen wanneer de planning afwijkt.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 125
Slide 7 Resultaten eerdere workshops (3/6)
WORKSHOP 1
WORKSHOP 2
WORKSHOP 3
Resultaten:
Decentrale wachtcapaciteit voldoet net met toekomstige patienten aantallen
Verstoringen in het proces (stress) leiden tot eenoverflow van de wachtkamers -> wachtcapaciteitvoldoet niet meer -> patienten wachten langer, artsen wachten op patienten
Verstoringen dus minimaliseren door (1) patienteninformeren en sturen, (2) spreekuren strak plannenen naleven
Slide 8 Resultaten eerdere workshops (4/6)
WORKSHOP 1
WORKSHOP 2
WORKSHOP 3
Analyse polkliniek gangen
Gevonden best practices planning in literatuur:
Batchen, bufferen, en sequencing
Plannen ipv coordineren
Gerealiseerde aantallenpatientbehandelingen van verschillendepoliklinieken naast elkaar gelegd:
Pieken in patienten aantallen worden vaakversterkt
Slide 9 Resultaten eerdere workshops (5/6)
WORKSHOP 1
WORKSHOP 2
WORKSHOP 3
Resultaten ook hier:
Simulatie: toekomstige wachtcapaciteit is voldoende voor de huidigepatientenaantallen (+groei)
Afwijkingen van de planning zorgen vooroverflow van de wachtkamers.
Spreekuurplanningen van (fysiek) aangrenzende poliklinieken dient afgestemdte worden
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 126
Slide 10 Resultaten eerdere workshops (6/6)
Het centraal verblijven – decentraal wachtconcept
voldoet, onder de voorwaarden dat:
Patienten worden geinformeerd, en geinstrueerd over
de daadwerkelijke behandeltijdstippen
De spreekuurplanning strak wordt gehanteerd
De week / maand planningen van poliklinieken in
dezelfde polikliniek gang op elkaar worden afgestemd
Slide 11
High-level advies
Slide 12 Ontwikkelingen in de logistiek en planning
Pro actief
Optimalisatie is het resultaat van
samenwerking en “keten bewustzijn”
Plannen, real-time herplannen, continu
leerproces
Gebruik van integrale informatie
Balans tussen kosten en service graad
Proces visie en bewustzijn van de rol in
de gehele “keten”
Reactief
Geisoleerde sub optimalisatie
Plan, replan, nooit meer terugkijken
Gebruik van geisoleerde informatie
Focus op kosten
Focus op eigen onderdeel en zijn
dynamiek en processen
Nieuwe manier van plannen en logistiekOude manier van plannen en logistiek
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 127
Slide 13 Advies op hoofdlijnen
Nieuwbouw
Reorganisatie FO/BO
SAP 2010
Verandering wacht en verblijfconcept
Huidige personeelbestand en zijn
functies/competenties
Huidige procesinrichting op de polis
Dynamiek van het zorgproces
Project ambitiesHuidige organisatie analyse
Uitgaan van capaciteitsplanning en groeien naar vraag
gestuurde planning
Groei in functionaliteit van geintegreerd Informatie platform
Slide 14 Advies op hoofdlijnen
Nieuwe rol assistenten op FO
Afstemming agenda planning op poli vleugels
Groeiende SAP functionaliteit (agenda real time
aanpassing planning in 2012)
Slide 15 Advies op hoofdlijnen (2/2)
Triggering via stabiele, maar moderne hulp
middelen
terminals in de hal,
schermen in de centrale verblijfsruimte,
token en SMS functionaliteit,
klassieke bewegwijzering
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 128
Slide 16 Een mogelijke implementatie
19 Mei 2010
Afgifte ticket: 9:25
U wordt verwacht op A22
Afspraak Poli: 9:50
Neemt u nog even plaats in onze
centrale verblijfsruimte. Actuele
informatie vindt u op de LCD
panels of via de terminals
Met deze Coupon krijgt u
een éénmalig korting van
35% op een kopje koffie
in Iplaza
Uw Nummer: A2295033 A22
Centrale
verblijfsruimte
A vleugel B vleugel
Slide 17
I. Binnenkomst centrale hal + aanmelden
II. Transitie centraal verblijven naar decentraal
wachten
III. Wachtkamer management
3D simulatie in drie scenario‟s
Slide 18 Toekomstige situatie (1/3)
CENTRALE HAL
CENTRAAL ->
DECENTRAAL
WACHTKAMER
Patient meldt zich aan
Terminal of balie
Patient krijgt informatie
Behandeling
Advies over wachten
Patient verlaat de verblijfsruimte
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 129
Slide 19 Toekomstige situatie (2/3)
CENTRALE HAL
CENTRAAL <->
DECENTRAAL
WACHTKAMER
Wisselwerking tussen centraal verblijven
en decentraal wachten
Patient wordt in de centrale
verblijfsruimte aangestuurd richting poli
Patient wordt vanuit de poliwachtkamer
naar de centrale verblijfshal gestuurd
Slide 20 Toekomstige situatie (3/3)
CENTRALE HAL
CENTRAAL <->
DECENTRAAL
WACHTKAMER
Aanmelden van patient bij de
decentrale balie
Wachtkamer management
Bij uitloop van spreekuur, patient weer
terug sturen
Slide 21 Overzicht patiënt bewegingen
Binnenkomen
Inchecken
Doorlopen
decentrale
balie
Centraal
verblijven
Aanmelden
poli balie
Decentraal
wachten
Spreekkamer
bezoeken
„pauze‟ tussen
behandeling
Opgeroepen
worden voor
behandeling
Verlaten
gebouw
Afspraak
maken
decentrale
balie
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 130
Slide 22
Hoe goed kent u uw eigen ziekenhuis?
Quiz
Slide 23
a. 10%
b. 30%
c. 50%
d. 70%
Van de behandelingen loopt gemiddeld uit.
Wat is het gemiddelde percentage uitloop van alle
spreekuren in het ziekenhuis?2
d
Slide 24
a. 4 minuten
b. 8 minuten
c. 12 minuten
d. 16 minuten
Hoeveel loopt een gemiddelde spreekuur uit als het
uitloopt?1
c
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 131
Slide 25
a. Cardiologie
b. Neurologie
c. Chirurgie
d. Gynaeacologie
e. Plastische chirurgie
f. Oogheelkunde
Welke poli presteert het beste m.b.t. de uitloop bij de
spreekuren3
e
Slide 26
a. Kindergeneeskunde
b. Cardiologie
c. Dermatologie
d. Interne geneeskunde
e. Orthopedie
f. Gynaeacologie
g. Oogheelkunde
Welke poli presteert het slechtste m.b.t. de uitloop bij de
behandelingen4
b
Slide 27
a. 3%
b. 6%
c. 9%
d. 12%
Van de patiënten komt gemiddeld te laat
Welk deel van de patiënten verschijnt te laat op hun
afspraak?5
b
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 132
Slide 28
de meerderheid wenst het liefste de volgende
technologie
a) Analoog (Borden en nummertje)
b) Digitaal (Schermen en nummer/token)
c) Mobiel (smartphone/pda)
Hoe kijken patiënten aan tegen technologie bij oproepen
en bewegwijzering?6
b
Slide 29
• Aanmeldsysteem + patient informatie vastleggen
• Front-office rollen
• Patient –wachtkamer management
• Spreekuur planning
• Interdepartmentale poli-planningen
Impact op de organisatie
Slide 30 Impact op de organisatie
SYSTEMEN
FRONT-OFFICE
WACHTKAMER MANAGEMENT
SPREEKUREN
INTERDEPARTEMENTALE PLANNINGEN
Terminals
Patienten aanmelden op verschillendeplaatsen
Patient status
„Aanwezig in gebouw‟
„Aanwezig in wachtkamer‟
„In behandeling‟
Mogelijkheid om advanced te plannen
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 133
Slide 31 Impact op de organisatie
SYSTEMEN
FRONT-OFFICE
WACHTKAMER MANAGEMENT
SPREEKUREN
INTERDEPARTEMENTALE PLANNINGEN
Patienten informeren over
daadwerkelijke afspraaktijd
Actief patienten sturen
Strikt de planning hanteren
Slide 32 Impact op de organisatie
SYSTEMEN
FRONT-OFFICE
WACHTKAMER MANAGEMENT
SPREEKUREN
INTERDEPARTEMENTALE PLANNINGEN
Wachtkamercapaciteit is beperkt
Stress test: capaciteit net toereikend
Actief patienten sturen bij te vroeg / te
laat
Slide 33 Impact op de organisatie
SYSTEMEN
FRONT-OFFICE
WACHTKAMER MANAGEMENT
SPREEKUREN
INTERDEPARTEMENTALE PLANNINGEN
Omgang met spreekuren gelijk trekken
Inzicht krijgen in de gevolgen van
veranderen van de planning
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 134
Slide 34 Impact op de organisatie
SYSTEMEN
FRONT-OFFICE
WACHTKAMER MANAGEMENT
SPREEKUREN
INTERDEPARTEMENTALE PLANNINGEN
Patienten aantallen uitspreiden over:
Hele week
Hele dag (piek momenten voorkomen)
Polikliniek planning op elkaarafstemmen (per gang)
Spreekuurplanning afstemmen met OK, fucntieafdelingen, etc.
Slide 35
Workshop sessies voor elke polikliniek gang, waarbij de spreekuurplanning voor (fysiek) aangrenzende poliklinieken wordt bekeken
Follow-up
Slide 36
Vragen
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 135
Bijlage 8: Rapport wachttijdenenquete Dit verslag zal de bevindingen van het onderzoek naar werkelijke wachttijden die patiënten ervaren
in het Gelre ziekenhuis in Zutphen presenteren. Dit onderzoek is uitgevoerd in het kader van het
project “Optimalisatie Integrale Patiëntplanning en Nieuwbouw” dat door Gelre Ziekenhuizen en de
UT wordt uitgevoerd.
Uitvoering
De praktische uitvoering van dit project heeft plaatsgevonden op 9 en 10 september jongstleden.
Judith Kreuzen en Martenique Groen, studentes van de Universiteit Twente, hebben in het Gelre
ziekenhuis te Zutphen een enquête afgenomen onder patiënten. Direct na de schuifdeuren in de
aankomsthal is een stand gebouwd van waaruit binnenkomende patiënten gevraagd werden of zij
wilde meewerken aan deze enquête. Op de eerst dag zijn een kleine 300 enquêtes uitgedeeld en de
tweede dag een kleine 200 stuks. Het doel om 120 à 200 ingevulde enquêtes retour te krijgen is
ruimschoots behaald, de eerste dag zijn 254 enquêtes weer ingeleverd en op de tweede dag 125
stuks .
De patiënten moesten de volgende gegevens moeten invullen:
- Tijdstip binnenkomst Gelre ziekenhuis (is in vrijwel alle gevallen ingevuld door Judith of
Martenique)
- Tijdstip aankomst wachtruimte polikliniek
- Tijdstip gemaakte afspraak
- Tijdstip dat patiënt werkelijk de behandelruimte in mag
- Tijdstip einde behandeling
- Tijdstip verlaten Gelre ziekenhuis (is veelal ingevuld door Judith of Martenique)
- Optioneel: Bezochte polikliniek
Verwerking
De ingevulde gegevens zijn ingevoerd in Excel. De volgende karakteristieken zullen hier uit gehaald
worden per polikliniek:
Van alle resultaten de gemiddelden, de minimale waarde en maximale waarde.
Tijd dat een patiënt nodig heeft om vanaf binnenkomst tot aan de polikliniek te komen.
Tijdsduur die een patiënt voor de gemaakte afspraak in het ziekenhuis aankomt.
Uitloop van aanvang spreekuren.
Tijd dat het duurt totdat, wanneer een spreekuur is begonnen, een patiënt de polikliniek
weer verlaat.
Tijd dat het duurt totdat, wanneer een patiënt de polikliniek verlaat, het ziekenhuis verlaat.
Op- en aanmerkingen op resultaten
Tijdens de uitvoering van het onderzoek in het Gelre ziekenhuis bleek dat er een bepaalde groep was
die niet mee wilde werken. Dit waren de mensen die veel haast hadden. Het is voor het onderzoek
ook van invloed dat deze gegevens er niet zijn, omdat de gemiddelde tijd die patiënten voor hun
afspraak binnenkomen in het ziekenhuis hierdoor gemiddeld kleiner zal worden. Grote kans ook dat
een gedeelte van deze personen zelfs later binnenkwam in het ziekenhuis dan het tijdstip van hun
afspraak. De schatting is dat er op donderdag ongeveer 30 personen en vrijdag 20 personen in deze
categorie vielen. Deze aantallen zijn in relatie met de mensen die wel hebben meegewerkt aan het
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 136
onderzoek. Maar het blijft onmogelijk ze in te delen in een categorie of mee te nemen in een
percentage. De reden hiervoor is dat het volledig onduidelijk is of zij te laat / precies op tijd / of
‘ruim’ op tijd waren. Het is namelijk ook voorgevallen dat mensen voorbij liepen met de mededeling
te laat te zijn, maar daarna wel uitgebreid de route in het ziekenhuis gingen bestuderen of nog een
kop koffie kopen. Hierdoor is het onmogelijk om deze mensen in te delen in categorieën.
Een andere groep patiënten die niet meegenomen is in dit onderzoek maar wel van invloed is zijn de
bezoekers van het priklab. Dit is een grote groep patiënten (> 50) per ochtend. Zij zijn niet
meegenomen in dit onderzoek omdat ze geen afspraak hebben van te voren. Deze groep heeft wel
mondeling laten weten veelal meer dan drie kwartier te moeten wachten voordat er bloed geprikt
kon worden. Dit is van invloed op de benodigde wachtruimte.
Daarnaast is er nog een groep respondenten (10 personen) die na het inleveren van de enquête nog
een kopje koffie hebben gedronken. Deze tijd die zij extra verblijven in het ziekenhuis is dus niet
meegenomen. Naast deze personen zijn er nog vier patiënten geweest die gemeld hebben een lange
tijd tussen verlaten polikliniek en verlaten ziekenhuis te hebben omdat zij in die tussentijd koffie
hebben gedronken.
De enquête is op een beperkt aantal momenten gehouden (donderdag ochtend en begin van de
middag en vrijdag ochtend), hierdoor is er geen inzicht gecreëerd in verschil in wachttijden en
aankomsttijden gedurende de verscheidene dagen en momenten in de week. In de
onderzoeksresultaten zijn geen opmerkelijke verschillen gevonden tussen de aankomst- en
wachttijden op de momenten van het onderzoek. Belangrijkste oorzaak hiervoor kan de beperkte
steekproefgrootte zijn.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 137
Resultaten
Aantal resultaten
Het totaal aantal ingeleverde enquêtes per polikliniek, opgesplitst in volledig ingevulde enquêtes en
gedeeltelijk ingevulde enquêtes.
Polikliniek Volledig ingevulde enquêtes
Gedeeltelijk ingevulde enquêtes
Totaal ingevulde enquêtes
Anesthesiologie 1 0 1
Cardiologie 12 0 12
Chirurgie 41 0 41
Dermatologie 21 0 21
Functieafdeling 17 1 18
Gynaecologie & Verloskunde
25 1 26
Interne Geneeskunde 24 0 24
Kaakchirurgie 8 0 8
Kindergeneeskunde 20 0 20
Klinische Neurofysiologie 4 0 4
KNO 25 0 25
Longfunctie 7 0 7
Longziekten 11 0 11
Neurologie 10 0 10
Oncologie 1 0 1
Oogheelkunde 50 0 50
Orthopedie 17 0 17
Pijnbestrijding 1 0 1
Plastische Chirurgie 6 0 6
Psychiatrie 3 0 3
Psychologie 1 0 1
Radiologie 8 8 16
Reumatologie 1 0 1
Urologie 16 0 16
Anders/Overig 7 5 12
Onbekend 24 3 27
Totaal 361 18 379
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 138
Tijdsduur tussen binnenkomst ziekenhuis en aankomst polikliniek
Verschil in tijdstippen tussen de aankomst bij de polikliniek en aankomst ziekenhuis.
Polikliniek Totaal (n) Gemiddelde Minimum Maximum
Anesthesiologie 1 0:02 0:02 0:02
Cardiologie 11 0:04 0:01 0:15
Chirurgie 40 0:03 0:01 0:27
Dermatologie 18 0:02 0:01 0:10
Functieafdeling 14 0:10 0:01 1:07
Gynaecologie & Verloskunde
23 0:03 0:01 0:23
Interne Geneeskunde 23 0:05 0:01 0:24
Kaakchirurgie 8 0:02 0:01 0:06
Kindergeneeskunde 17 0:04 0:01 0:34
Klinische Neurofysiologie
4 0:02 0:01 0:03
KNO 24 0:02 0:01 0:07
Longfunctie 7 0:04 0:02 0:10
Longziekten 11 0:03 0:01 0:14
Neurologie 10 0:05 0:02 0:11
Oncologie 1 0:02 0:02 0:02
Oogheelkunde 48 0:08 0:01 1:25
Orthopedie 15 0:05 0:01 0:21
Pijnbestrijding 1 0:01 0:01 0:01
Plastische Chirurgie 6 0:02 0:01 0:07
Psychiatrie 3 0:03 0:01 0:06
Psychologie 1 0:03 0:03 0:03
Radiologie 7 0:03 0:01 0:10
Reumatologie 1 0:20 0:20 0:20
Urologie 16 0:02 0:01 0:05
Anders/Overig 11 0:07 0:01 0:35
Onbekend 22 0:04 0:01 0:30
Alle poliklinieken 343 0:04 0:01 1:25
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 139
Tijdsduur die patiënt voor aankomst afspraak rekent
Verschil in tijdstippen tussen de gemaakte afspraak en aankomst in het ziekenhuis.
Polikliniek Totaal (n) Gemiddelde Minimum Maximum
Anesthesiologie 1 0:07 0:07 0:07
Cardiologie 12 0:29 0:05 2:25
Chirurgie 41 0:12 0:04 0:52
Dermatologie 21 0:09 0:01 0:20
Functieafdeling 17 0:17 0:05 1:05
Gynaecologie & Verloskunde
25 0:11 0:00 0:28
Interne Geneeskunde 24 0:15 0:02 0:39
Kaakchirurgie 8 0:14 0:06 0:25
Kindergeneeskunde 20 0:11 0:00 0:44
Klinische Neurofysiologie
4 0:09 0:04 0:18
KNO 25 0:12 0:40 0:02
Longfunctie 7 0:13 0:05 0:30
Longziekten 11 0:24 0:10 1:34
Neurologie 10 0:16 0:03 0:45
Oncologie 1 0:14 0:14 0:14
Oogheelkunde 50 0:17 0:00 1:30
Orthopedie 17 0:18 0:00 1:03
Pijnbestrijding 1 0:15 0:15 0:15
Plastische Chirurgie 6 0:10 0:04 0:17
Psychiatrie 3 0:22 0:06 0:29
Psychologie 1 0:20 0:20 0:20
Radiologie 8 0:19 0:10 0:39
Reumatologie 1 0:30 0:30 0:30
Urologie 16 0:13 0:05 0:30
Anders/Overig 7 0:21 0:08 0:40
Onbekend 27 0:14 0:02 1:27
Alle poliklinieken 364 0:15 0:00 1:34
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 140
Uitloop aanvang spreekuren
Verschil in tijdstippen dat de patient daadwerkelijk zijn afspraak heeft en tijdstip van gemaakte
afspraak.
Te vroeg Op tijd Te laat
Polikliniek # % Gem min max # % # % Gem Min Max
Anesthesiologie 0 0 1 100% 0:05 0:05 0:05
Cardiologie 0 1 8% 11 92% 0:21 0:02 0:55
Chirurgie 8 20% 0:04 0:02 0:07 5 12% 28 68% 0:14 0:01 1:00
Dermatologie 1 5% 0:02 0:02 0:02 2 10% 18 85% 0:14 0:05 0:30
Functieafdeling 2 11% 0:05 0:05 0:05 6 33% 9 50% 0:11 0:03 0:10
Gynaecologie & Verloskunde
2 8% 0:02 0:02 0:02 2 8% 21 81% 0:16 0:01 0:47
Interne Geneeskunde 2 8% 0:11 0:07 0:15 1 4% 21 88% 0:09 0:01 0:27
Kaakchirurgie 1 13% 0:01 0:01 0:01 3 37% 4 50% 0:10 0:03 0:15
Kindergeneeskunde 1 5% 0:05 0:05 0:05 2 10% 17 85% 0:10 0:02 0:22
Klinische Neurofysiologie
1 25% 0:05 0:05 0:05 2 50% 1 25% 0:05 0:05 0:05
KNO 4 16% 0:03 0:01 0:05 4 16% 17 68% 0:11 0:03 0:20
Longfunctie 2 29% 0:03 0:02 0:04 2 29% 3 42% 0:23 0:02 0:45
Longziekten 2 18% 0:02 0:02 0:02 3 27% 6 56% 0:12 0:05 0:20
Neurologie 0 2 20% 8 80% 0:13 0:02 1:00
Oncologie 0 0 1 100% 0:03 0:03 0:03
Oogheelkunde 5 10% 0:08 0:03 0:14 8 16% 37 74% 0:11 0:01 0:35
Orthopedie 1 6% 0:45 0:45 0:45 2 12% 14 82% 0:15 0:01 0:35
Pijnbestrijding 0 0 1 100% 0:10 0:10 0:10
Plastische Chirurgie 1 17% 0:05 0:05 0:05 3 50% 2 33% 0:13 0:05 0:20
Psychiatrie 0 1 33% 2 66% 0:15 0:15 0:15
Psychologie 1 100% 0:10 0:10 0:10 0 0
Radiologie 1 6% 0:05 0:05 0:05 1 6% 6 38% 0:10 0:03 0:26
Reumatologie 0 0 1 100% 0:10 0:10 0:10
Urologie 3 19% 0:15 0:10 0:21 4 25% 9 56% 0:08 0:02 0:20
Anders/Overig 2 18% 0:02 0:02 0:02 2 18% 3 27% 0:05 0:01 0:08
Onbekend 5 19% 0:04 0:01 0:08 4 15% 16 59% 0:14 0:02 0:35
Alle poliklinieken 45 12% 0:06 0:01 0:45 60 16% 257 68% 0:12 0:01 1:00
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 141
Tijdsduur van verblijf op polikliniek
Verschil in tijdstippen dat de patiënt de polikliniek verlaat en dat de daadwerkelijke afspraak begint.
Polikliniek Totaal (n) Gemiddelde Minimum Maximum
Anesthesiologie 1 0:40 0:40 0:40
Cardiologie 12 0:30 0:10 2:00
Chirurgie 41 0:21 0:01 2:00
Dermatologie 21 0:13 0:01 0:40
Functieafdeling 17 0:37 0:02 2:20
Gynaecologie & Verloskunde
25 0:18 0:03 1:02
Interne Geneeskunde 24 0:17 0:01 1:50
Kaakchirurgie 8 0:16 0:05 0:25
Kindergeneeskunde 20 0:37 0:07 2:03
Klinische Neurofysiologie
4 0:36 0:05 1:10
KNO 25 0:16 0:02 1:05
Longfunctie 7 0:30 0:05 1:40
Longziekten 11 0:31 0:05 1:20
Neurologie 10 0:49 0:15 1:45
Oncologie 1 3:57 3:57 3:57
Oogheelkunde 50 0:27 0:05 1:20
Orthopedie 17 0:33 0:02 1:32
Pijnbestrijding 1 0:30 0:30 0:30
Plastische Chirurgie 6 0:30 0:07 1:25
Psychiatrie 3 0:23 0:12 0:45
Psychologie 1 1:30 1:30 1:30
Radiologie 8 0:17 0:01 0:40
Reumatologie 1 0:20 0:20 0:20
Urologie 16 0:29 0:07 1:13
Anders/Overig 7 0:19 0:17 0:22
Onbekend 24 0:20 0:02 1:00
Alle poliklinieken 361 0:25 0:01 3:57
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 142
Tijdsduur na bezoek polikliniek tot verlaten ziekenhuis
Verschil in tijdstippen tussen het verlaten van het ziekenhuis en het verlaten van de polikliniek.
Polikliniek Totaal (n) Gemiddelde Minimum Maximum
Anesthesiologie 1 0:00 0:00 0:00
Cardiologie 12 0:09 0:09 0:42
Chirurgie 41 0:08 0:00 1:05
Dermatologie 21 0:07 0:00 0:35
Functieafdeling 17 0:08 0:00 0:40
Gynaecologie & Verloskunde
25 0:07 0:00 0:27
Interne Geneeskunde 24 0:15 0:01 1:37
Kaakchirurgie 8 0:02 0:01 0:05
Kindergeneeskunde 20 0:14 0:00 1:05
Klinische Neurofysiologie
4 0:14 0:01 0:55
KNO 25 0:06 0:00 0:28
Longfunctie 7 0:10 0:02 0:38
Longziekten 11 0:05 0:01 0:25
Neurologie 10 0:32 0:03 4:20
Oncologie 1 0:00 0:00 0:00
Oogheelkunde 50 0:10 0:00 1:35
Orthopedie 17 0:14 0:01 1:10
Pijnbestrijding 1 0:15 0:15 0:15
Plastische Chirurgie 6 0:32 0:01 2:40
Psychiatrie 3 0:05 0:02 0:07
Psychologie 1 0:35 0:35 0:35
Radiologie 8 0:07 0:00 0:30
Reumatologie 1 0:05 0:05 0:05
Urologie 16 0:05 0:00 0:16
Anders/Overig 7 0:04 0:01 0:10
Onbekend 24 0:07 0:00 0:45
Alle poliklinieken 361 0:10 0:00 4:20
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 143
Bijlage 9: Presentatie workshop interdepartmentale planning Slide 1
Universiteit Twente Gelre Ziekenhuizen
10 december 2009
POLIKLINIEKVLEUGEL
PLANNING
Slide 2 Bouwlaag 2, gang B
Team:
Cardiologie + Longgeneeskunde
Team: Interne geneeskunde + Geriatrie + Radiotherapie
Team: Anesthesie + Reuma
Hartfunctie
Longfunctie
Slide 3
• Centraal verblijven / decentraal wachten
• Resultaten en aanbevelingen
• Wat betekent dit voor de polikliniek planning
Overzicht van deze sessie
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 144
Slide 4 Overzicht in detail
1. Onderzoek centraal verblijven / decentraal wachten (patienten logistiek)
Input
Variabelen en constanten
Methode
2. Resultaten van onderzoek
Functioneren van het wachtconcept
Bezettingsgraden wachtruimten
3. Voorwaarden / uitzonderingen
Extreme drukte
Verstoringen van de planning
Verstoringen van het proces
4. Aandachtspunten
Last-minute planning
Patienten sturen
Spreekuurplanning (masterplanning)
5. Polikliniek planning
Planning; nu
Wat is belangrijk
6. Coordinatie
Afhankelijkheden
Informatie behoefte
Slide 5 Project Universiteit Twente
“Deze nieuwe manier van werken omvat het centraal
verblijven, en het (minimaal) decentraal wachten van
patiënten. [...] De gevolgen hiervan zijn nieuwe
verblijf/wachtconcept nog niet duidelijk.”
Slide 6 Analyse
Software simulatie van:
Compleet (twee polikliniek vloeren)
Centrale verblijfshal
Eén polikliniek, gedetailleerd
Combinatie van meerdere poliklinieken (één team)
Fysieke patient bewegingen
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 145
Slide 7 Analyse: input
Outline van het gebouw
Agenda‟s specialisten
Behandel „logica‟
Gerealiseerde behandelingen in 2008
0
20
40
60
80
100
120
Cardiologie: totaal: patienten per dag: vier weken: piek
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
1:3
2
8:3
5
8:5
5
9:1
5
9:3
5
10:0
0
10:2
0
10:4
5
11:1
0
11:3
0
11:4
5
12:0
4
12:3
0
13:1
5
13:4
0
14:0
1
14:3
0
15:0
5
15:2
5
15:5
0
16:2
0
17:1
1
18:5
3
20:4
9
Cardiologie: patienten per uur: vier weken: piek
Slide 8 Analyse: variabelen
Aankomsttijden patiënten
Uitloop van spreekuren
Percentage van patiëntengroep die geen
aanwijzingen opvolgt
Groei van patiëntenaantallen
Slide 9 Analyse: scope
In:
Individuele patiënt
bewegingen
Individuele spreekuren
Individuele patiënten
Uit:
Combinatie-afspraken
Begeleiding (patiënt =
1,75 persoon)
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 146
Slide 10 Analyse: methode
Simulatie verschillende onderdelen
Variabelen gegroepeerd in scenario‟s
Iteratieve serie:
Presentatie van resultaten
Feedback verwerkt in opvolgend model
Stap voor stap inzoomen op moeilijke gebieden
Slide 11 Filmpje
Slide 12 Overzicht in detail
1. Onderzoek centraal verblijven / decentraal wachten (patienten logistiek)
Input
Variabelen en constanten
Methode
2. Resultaten van onderzoek
Functioneren van het wachtconcept
Bezettingsgraden wachtruimten
3. Voorwaarden / uitzonderingen
Extreme drukte
Verstoringen van de planning
Verstoringen van het proces
4. Aandachtspunten
Last-minute planning
Patienten sturen
Spreekuurplanning (masterplanning)
5. Polikliniek planning
Planning; nu
Wat is belangrijk
6. Coordinatie
Afhankelijkheden
Informatie behoefte
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 147
Slide 13 Resultaten grafisch
Slide 14 Resultaten
Decentrale wachtcapaciteit is de bottleneck
Decentrale wachtcapaciteit voldoet net met toekomstige
patienten aantallen
Centrale wachtcapaciteit is voldoende
Wanneer goed uitgevoerd, is het „centraal verblijven /
decentraal wachten concept‟ geen beperking voor de
bezettingsgraad van de spreekkamers
Slide 15 Overzicht in detail
1. Onderzoek centraal verblijven / decentraal wachten (patienten logistiek)
Input
Variabelen en constanten
Methode
2. Resultaten van onderzoek
Functioneren van het wachtconcept
Bezettingsgraden wachtruimten
3. Voorwaarden / uitzonderingen
Extreme drukte
Verstoringen van de planning
Verstoringen van het proces
4. Aandachtspunten
Last-minute planning
Patienten sturen
Spreekuurplanning (masterplanning)
5. Polikliniek planning
Planning; nu
Wat is belangrijk
6. Coordinatie
Afhankelijkheden
Informatie behoefte
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 148
Slide 16 Limitaties aan de bevindingen
Combinatie van planningen van meerdere aangrenzende
(fysiek) poliklinieken, kan tot (te) drukke situaties leiden
Afwijkingen van de planning zorgen voor overflow van de
wachtkamers
Afwijkingen in het proces zorgen voor oplopende
wachttijden voor patiënten en artsen
Slide 17 Overzicht in detail
1. Onderzoek centraal verblijven / decentraal wachten (patienten logistiek)
Input
Variabelen en constanten
Methode
2. Resultaten van onderzoek
Functioneren van het wachtconcept
Bezettingsgraden wachtruimten
3. Voorwaarden / uitzonderingen
Extreme drukte
Verstoringen van de planning
Verstoringen van het proces
4. Aandachtspunten
Last-minute planning
Patienten sturen
Spreekuurplan. (masterplanning)
5. Polikliniek planning
Planning; nu
Wat is belangrijk
6. Coordinatie
Afhankelijkheden
Informatie behoefte
Slide 18 Last-minute planning
Opvullen van vrije slots / wisselen van volgorde /
herplannen van behandelingen
Simulatie: wanneer slecht uitgevoerd: enorme
verstoring van het overall proces
Alleen doen wanneer er genoeg informatie
beschikbaar isDisclaimer: deze punten
hebben enkel betrekking
op de patienten logistiek
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 149
Slide 19 Patienten sturen
Actief sturen
Strikte regels:
Max. tien minuten decentraal wachten
Eerst aanmelden (inchecken) bij de centrale balie /
terminal
Te laat: opnieuw inplannen (tenzij....)
Disclaimer: deze punten
hebben enkel betrekking
op de patienten logistiek
Slide 20 Spreekuurplanning
Masterscheduling afstemming
Pieken in patienten aantallen minimaliseren
Relatie met (fysiek) aangrenzende poliklinieken
Spreekkamers delen
Wachtkamers delen
Relaties met andere planningen (o.a. clinical trials)
Interne relaties met type behandelingenDisclaimer: deze punten
hebben enkel betrekking
op de patienten logistiek
Slide 21 Voorbeeld 1: Interne., Geria. en Radioth
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
Interne + Geriatrie + Radiotherapie: patienten per dag in 2008
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
.
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
.
Interne
Geriatrie
Radiother.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 150
Slide 22 Eén week
interne
12-5-2008 0
13-5-2008 147
14-5-2008 94
15-5-2008 123
16-5-2008 83
geriatrie
12-5-2008 0
13-5-2008 5
14-5-2008 0
15-5-2008 0
16-5-2008 0
radiotherapie
12-5-2008 0
13-5-2008 0
14-5-2008 0
15-5-2008 16
16-5-2008 0
0
20
40
60
80
100
120
140
160
12-5-2008 13-5-2008 14-5-2008 15-5-2008 16-5-2008
Interne + Geriatrie + Radiotherapie: patienten per dag in 2008
Interne
Geriatrie
Radiother.
Totaal
Slide 23 Voorbeeld 2: Reuma. + Anaesth.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Anaesthesie en Reumatologie: patienten per dag in 2008
Reuma.
Anaesth.
Slide 24
0
10
20
30
40
50
60
70
14-4-2008 15-4-2008 16-4-2008 17-4-2008 18-4-2008
Reuma. en Anesth.: drukke week
Reuma.
Anaesth.
Totaal
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 151
Slide 25 Voorbeeld 3: Longgeneesk. en Cardio
0
20
40
60
80
100
120
Cardiologie en longgeneeskunde: patienten per dag in 2008.
Cardio
Long
Slide 26 Eén week
0
50
100
150
200
12-5-2008 13-5-2008 14-5-2008 15-5-2008 16-5-2008
Cardiologie en Longgeneeskunde: drukke week
Cardio
12-5-2008 1
13-5-2008 93
14-5-2008 67
15-5-2008 91
16-5-2008 44
Long
12-5-2008 0
13-5-2008 111
14-5-2008 58
15-5-2008 54
16-5-2008 44
Slide 27 Anders dan andere vleugels? Layout
First floor Second floor
Oog
Derma
KNO
Kaak
Ortho
Chir
Plasti
Logo Kind
Gyn
Uro
Neuro
ReumaRevali
Geri Anesth
Interne
Cardio
Long
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 152
Slide 28 Getallen:Alle vleugels (2008)
Oog
Derma
KNO
Kaak
Ortho
Chir
Plasti
Logo Kind
Gyn
Uro
Neuro
ReumaRevali
Geri Anesth
Interne
Cardio
Long
15.813
10.388
24.553
---------
50.704
534
1.103
3.821
15.899
11.013
4.628
---------
36.998
9.395
12.687
8.997
20.410
---------
51.489
3.704
6.200
209
22.008
15.337
13.980
---------
61.438
Slide 29 Vleugel 2A
26.201
24.553
---------
50.704
21.357
15.641
---------
36.998
22.082
29.407
---------
51.489
32.121
29.237
---------
61.438
Slide 30 Overzicht in detail
1. Onderzoek centraal verblijven / decentraal wachten (patienten logistiek)
Input
Variabelen en constanten
Methode
2. Resultaten van onderzoek
Functioneren van het wachtconcept
Bezettingsgraden wachtruimten
3. Voorwaarden / uitzonderingen
Extreme drukte
Verstoringen van de planning
Verstoringen van het proces
4. Aandachtspunten
Last-minute planning
Patienten sturen
Spreekuurplanning (masterplanning)
5. Polikliniek planning
Planning; nu
Wat is belangrijk
6. Coordinatie
Afhankelijkheden
Informatie behoefte
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 153
Slide 31
Wie maakt welke roosters?
Planhorizon, hoeveel weken / maanden / jaar?
Cyclus, hoe lang? (Herhaalbaar rooster, bijv. één week)
Spoed? (Hoeveel per dag (ongeveer)?, Is spoed planbaar?)
Bottleneck?
Aantal spreekkamers? Personeel? OK tijd? Beschikbare middelen? Apparatuur?
Hoeveel % geplanned?
Overplanning? (Uitloop van spreekuren? Herplannen van afspraken? (te) hard doorwerken?)
Andere punten?
Hoe wordt de planning nu gemaakt?
Slide 32 Planning: Wat is belangrijk
Wat is volgens jezelf belangerijk bij het maken van
een planning?
OK tijd?
Snelle behandeltijd?
Flexibiliteit?
Slide 33 Samenwerken
Waarmee kun je samenwerken?
Wat heb je zelf nodig om samen te werken?
Afhankelijkheden? Eén afhankelijkheid is de wachtkamer capaciteit.
Andere?
Informatie behoefte? Welke informatie van anderen nodig?
Welke informatie van jezelf voegt waarde bij andere toe?
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 154
Slide 34
Conclusie
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 155
Bijlage 10: Verslag workshop I.P. sessie 1
VERSLAG WORKSHOP SESSIE POLIKLINIEK SPREEKUURPLANNING VLR 1B
Polikliniekgang: 1b
2 december 2009 @ Gelre Zutphen
Aanwezigen:
Orthopedie: artsen (3) + assistenten (3)
Kaakchirurgie: artsen (2) + assistent (1)
Plastische chirurgie: arts (1) + assistent (1)
Chirurgie: arts (1) + assistenten (6)
Hendrik-Jan Koppelman, Bob Schraven, Carina Krijnen
Christiaan Katsma, Diederik Rothengatter
Afwezig:
Revalidatie
Gipskamer
Verloop presentatie:
Deel 1:
overzicht verloop van onderzoek patient logistiek in het kader van centraal verblijven / decentraal
wachten.
80 % van de aanwezigen was niet bekend met het verloop en de uitkomsten van het onderzoek naar
de patientenlogistiek. In een half uur is uitleg gegeven over de gebruikte data, modellen en
methoden, variabelen en constanten die gebruikt zijn bij het analyseren van de haalbaarheid van het
concept. In grote lijnen bleek dit goed te volgen te zijn. Na in eerste instantie er wat te snel over
heen t e zijn gevlogen, kwamen in tweede instantie een aantal vragen en opmerkingen los:
Welke functionaliteit komt er beschikbaar in het ERP systeem om de gewenste patientsturing
tot stand te laten komen?
Op onze polikliniek komen patienten die te laat zijn altijd aan bod, we sturen nooit iemand
terug, en dit gaan we ook niet veranderen – dit is onze service. Een advies om patienten die
te laat zijn te herplannen is daarom niet geschikt.
Wanneer de planning verandert moet worden, wie gaat dat dan doen? Wie krijgt hier
autoriteit over, en hebben we zelf nog wel inspraak in de organisatie ervan?
Het idee dat fluctuaties in patientenaantallen kunnen worden versterkt door de combinatie van
meerdere polikliniek planningen in dezelfde gang kwam vrij goed over, dat dit een reden kan zijn om
er wat aan te veranderen ook.
Deel 2:
prestatie indicatoren en onderlinge afhankelijkheden
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 156
Enkel vier mensen wisten wat prestatie indicatoren in hielden, voor de anderen was het een
onbekend concept. Bij het brainstormen over wat KPI’s zouden kunnen zijn, dreef de discussie af
naar andere zaken buiten KPI’s om; bijvoorbeeld privacy van de patient, en flexibiliteit in het inzetten
van personeel. Ook na het verstrekken van een lijst van KPI’s van een website KPILbrary.com,
veranderde er weinig aan de kwaliteit van de discussie. Het concept KPI kwam dus duidelijk niet aan
bij de aanwezigen; het bleef te abstract. Het resultaat van dit deel van de workshop bleef beperkt tot
onderstaande lijst van ‘KPI’s’:
Wachttijd van de patient (tijd die de patient door brengt in de wachtkamer tot dat deze
wordt gezien)
Toegangstijd (tijd die verstrijkt voordat een behandeling van patient daadwerkelijk gepland
kan worden = tijd tussen maken van een afspraak, en de uiteindelijke inroostering)
Privacy van een patient in de wachtkamer
Bezettingsgraad van de artsen en assistenten in de operatiekamer
Kosten van een behandeling
Bezettingsgraad van de resources (personeel, vierkante meters, apparaten)
Wanneer, na een pauze, het onderwerp werd verlegd naar afhankelijkheden binnen de
polikliniekgang, kreeg de discussie een zelfde soort karakter. De vraag werd als te abstract
beschouwd om praktisch te kunnen invullen. Al vrij snel werd er door de aanwezigen geconcludeerd
dat er geen afhankelijkheden waren tussen de poliklinieken. Dit werd door Karina gecorrigeerd door
te verwijzen naar de gedeelde resources bij de gipskamer.
Verder werd tijdens dit deel van de sessie geconcludeerd dat:
Spoed tot een zeker niveau zeer goed planbaar is
OK planning leidend is ten opzichte van de polikliniek-spreekuurplanning (dit voornamelijk
door de kosten die verbonden zijn aan de aanwezigheid van een OK team).
Deze aanpak bleek dus niet succesvol. KPI’s en afhankelijkheden werden ontvangen als te abstract en
deze concepten bleken voor de aanwezigen niet te vertalen naar concrete, operationele maatstaven.
De workshop werd vervolgens door Christiaan Katsma omgegooid naar verkenning naar de manier
van plannen bij de verschillende poliklinieken die in de nabije toekomst een team gaan vormen
binnen de vleugel. Al snel kwamen verschillen en overeenkomsten aan het licht. Veel van deze
overeenkomsten en verschillen kunnen direct worden teruggevoerd op KPI’s en afhankelijkheden,
maar dit is tijdens de workshop niet gedaan om de aanwezigen niet te verwarren.
Vindingen tijdens dit laatste onderdeel van de sessie:
Chirurgie:
Bottleneck in de planning zijn de beschikbare aantal vierkante meters (spreekkamers). Er is
voldoende personeel om meer spreekuren te draaien (en patienten), maar meer spreekuren
kunnen in de huidige situatie gewoon niet worden gepland. Er zijn ook ideen om parallele
(arts werkt met ondersteuners tijdens een spreekuur, en kan daardoor meer patienten zien)
spreekuren te organiseren, maar daarvoor zijn helemaal te weinig kamers.
Planningscyclus is 4 weken, waar per week 10 dagdelen spreekuren worden geroosterd.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 157
OK planning is leidend; leegstand van de OK is relatief duur.
Een arts maakt de planning voor de artsen
Een assistent maakt de planning voor de assistenten
De planning is in zoverre statisch dat elke dag 2 spreekuren worden gepland, de invulling van
het personeel is dan nog flexibel.
Kaakchirurgie:
Planningscyclus is 3 maand, per week worden 8 dagdelen spreekuur gepland en 1 dag OK
Bottleneck is de beschikbaarheid van artsen, spreekkamers zijn er genoeg.
Orthopedie:
Planningscyclus is 3 maand, per week worden 15 dagdelen spreekuur gepland. Het rooster is
wekelijks repetitief.
Bottleneck zijn de beschikbare aantal vierkante meters.
OK planning is leidend, polispreekuur planning is ondergeschikt.
In de nieuwbouw situatie wordt gedacht over het draaien van dubbele sessies tijdens
spreekuren, waarbij een arts meer patienten kan zien.
Een arts maakt de planning voor de artsen.
Plastische chirurgie:
Planningscyclus is een maand, waarbij per week 5 dagdelen spreekuur wordt ingepland.
Vierkante meter bezetting (spreekkamer bezetting) is bij lange na niet 100%, in overleg
kunnen kamers ook worden toegewezen aan andere specialismen
Bottleneck is de verbondenheid met andere ziekenhuizen, -> inflexibiliteit. Artsen en
beschikbare spreekkamers zijn niet bindend.
Algemeen:
Gedeelde afhankelijkheid van de gipskamer (shared resource)
Toepassing van een harmonica idee; wanneer een schaarse resource door een specialisme
niet 100% gebruikt wordt, kan deze tijdelijk aan een ander worden toegewezen.
Er is een planbord nodig om alle proces-, beschikbaarheids-, en patient-informatie goed te
kunnen communiceren naar specialisme waarmee resources worden gedeeld.
Een voorstel om de planning van deze polikliniekvleugel te organiseren in een 3 maandelijkse
cyclus wordt niet direct afgekeurd.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 158
Bijlage 11: Verslag workshop I.P. sessie 2
VERSLAG WORKSHOP SESSIE POLIKLINIEK SPREEKUURPLANNING VLR 2A
Polikliniekgang: 2A
7 december 2009 @ Gelre Zutphen
Aanwezigen:
Kindergeneeskunde: 1 arts-assistent, 6 assistenten
Gynaecologie: 3 artsen, 1 assistent
Urologie: 2 artsen, 2 assistenten
Neurologie: 1 arts, 3 assistenten
Klinische neurofysiologie: 3 assistenten / laboranten
Hendrik-Jan Koppelman, Bob Schraven, Carina Krijnen,
Christiaan Katsma, Diederik Rothengatter
Afwezig:
niemand
Verloop presentatie:
Deel 1:
overzicht verloop van onderzoek patient logistiek in het kader van centraal verblijven / decentraal
wachten.
In lijn van de eerste presentatie op 02 december is een overzicht gegeven van de het onderzochte
verblijf / wachtconcept. In een half uur is de onderzoeksvraag, de gebruikte methoden en input (o.a.
data en proceslogica), de variabelen (o.a. aankomsttijden patienten, groeiprognose komende jaren)
behandeld. Vervolgens zijn de resultaten, beperkingen van deze resultaten en aanbevelingen aan
bod gekomen. Door dit deel uitvoerig te behandelen, en meerdere keren de resultaten te herhalen,
kwamen er veel vragen los. Duidelijk werd dat er aan de haalbaarheid het de centrale verblijfshal /
decentrale wachtkamer concept inhoudelijk niet wordt getwijfeld (is ook al een gepasseerd station),
maar dat de realisatie van de patientsturing een issue is. Waarschijnlijk omdat dit precieze invulling
hiervan nog in mist gehuld is (ook voor ons). Zaken die hier spelen zijn:
Logging van informatie over de aanwezigheid van patienten
Registratie van progressie van behandelingen
Uitloop en inlopen van spreekuren kan vrij snel gebeuren; hoe snel kan een ‘systeem’
anticiperen?
Toewijzing van functies, rollen, autoriteiten, en verantwoordelijkheden. Dit heeft veel
gevolgen voor de implementatie van een uiteindelijk patientsturingssysteem. Zo lang als dit
onduidelijk is, blijft de behandeling van de patientlogistiek veelal abstract; het is bijna
onmogelijk om concreet te worden.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 159
Het blijkt verder voor mensen moeilijk (en vervelend) te zijn om veel te switchen tussen verschillende
abstractieniveaus waarop dit onderwerp wordt behandeld. Tijdens deze presentatie wordt vrij high-
level de patientenlogistiek behandeld. In grote lijnen is het concept bedacht en gevalideerd, de
implementatie staat nog open. Terwijl bij de implementatie van het SAP systeem veel concrete
besluiten zijn genomen, en bepaalde oplosrichtingen op systeemniveau niet meer mogelijk zijn.
Bijvoorbeeld de toewijzing van verschillende tijden per behandelingsslot van een patient tijdens een
spreekuur. Dit is in het SAP systeem gestandaardiseerd per polikliniek. Als tijdens deze presentatie
vervolgens wordt gewezen op de anticipatie van de behandeltijd van een patient tijdens het
inplannen van een patient, is dit vrij verwarrend / frustrerend voor de aanwezigen die ook de SAP
realiteit kennen.
Veel van de vragen waren al tijdens eerdere sessies aanbod gekomen (o.a. over systemen die
functionaliteit gaan realiseren), andere vragen betroffen meer de organisatie van de planning. Dit
was een mooie brug naar het tweede gedeelte van de sessie.
Deel 2:
Inter-actieve sessie: hoe wordt gepland op de poliklinieken, wat zijn de bottlenecks, welke
afhankelijkheden bestaan er.
In dit deel van de sessie wordt elke polikliniek gevraagd om samen te vatten hoe de
polikliniekplanning tot stand komt. Er wordt een sheet getoond met de volgende vragen:
Wie maakt welke roosters?
Planhorizon, hoeveel weken / maanden / jaar?
Cyclus, hoe lang?
o Herhaalbaar rooster (bijv. één week)
Spoed?
o Hoeveel per dag (ongeveer)?
o Is spoed planbaar?
Bottleneck?
o Aantal spreekkamers? Personeel? OK tijd? Beschikbare middelen? Apparatuur?
Productieafspraken?
Hoeveel % geplanned?
Overplanning?
o Uitloop van spreekuren? Herplannen van afspraken? (te) hard doorwerken?
Andere punten?
Aan de hand van deze punten wordt gedurende 15 / 20 minuten door de aanwezigen overlegd, en
worden de punten uitgeschreven op een A0 papier. De resultaten zijn als volgt:
Urologie:
Roosters: polikliniek (artsen spreekuur) wordt gemaakt door de PIP (primus inter pares:
doktersassistente). Personele rooster wordt gemaakt door het afdelingshoofd, en het
jaarrooster (vakanties, vrije dagen, masterplanning) door de PIP.
Planhorizon voor het jaarrooster is 1 jaar (met veel mutaties).
2 wekelijkse cyclus (even en oneven weken).
Ongeveer 5 spoedpatienten per dag, deze zijn niet planbaar.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 160
Beschikbare ruimte is op dit moment de bottleneck: er kunnen te weinig spreekuren worden
georganiseerd op basis van de huidige manier van werken en het aantal patienten.
90 % van de patienten is gepland
Per dagdeel worden 3 patienten extra gepland (á 10 min. per patient). Dus overplanning
Overige punten:
o hoe moet worden omgegaan met klinische patienten op de polikliniek: waar moet
dat bed blijven?
o Urologie is een maatschap die werkt over twee locaties: Apeldoorn en Zutphen; dus
moet bij het plannen rekening worden gehouden met twee OK’s en twee
polispreekuren planningen.
Moeilijkheden worden gezien in de continue afstemming van de roosters met buurpoli’s
(zowel fysiek als medisch)
Een oplossing kan worden gezocht in het gebruik van wisselkamers (gebruikt door meerdere
poliklinieken), one-stop visits, combi gebruik van de OK.
Kindergeneeskunde:
Roosters artsen worden door artsen gemaakt, assistenten rooster door het afdelingshoofd in
overleg met de assistenten
Planhorizon is een jaar.
Cyclus van de planning is 2 weken
3 tot 5 patienten spoed per dag, grotendeels planbaar.
Ruimte is de bottleneck
90 % van de behandelingen is planbaar
Er is niet sprake van structurele overplanning, hoewel wel 60% van de behandelingen
uitloopt. In een uitzondering worden afspraken hergepland.
Neurologie:
De maatschap plant zijn eigen roosters (en dus van de spreekuren)
De rest van het personeel wordt ingepland door iemand die hiervoor is aangesteld
De planhorizon is 3 maand; langer heeft niet veel zin omdat de status van patienten nogal
eens veranderd, waardoor de toepasbaarheid van behandelingen verandert.
Er wordt gebruik gemaakt van een 4 wekelijkse cyclus.
Er is maximaal 1 spoedbehandeling per dag, en daarom goed planbaar.
Het aantal spreekkamers is de bottleneck voor het maximaal aantal behandelingen.
99% van de behandelingen wordt gepland.
Uitloop van spreekuren is wisselend per dag en per specialist; er wordt niet structureel
overgepland.
Klinische neurofysiologie:
Roosters worden gemaakt door de coordinator van de afdeling (met afstemming met de
specialisten en de specialisatie van de laboranten.
Een horizon van 6 weken
2 wekelijkse cyclus
Spoed is zeker planbaar
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 161
De beperkende factor op dit moment is de beschikbaarheid van apparatuur, beschikbaarheid
van specialisten en gespecialiseerde laboranten
65% van de behandelingen wordt poliklinisch gepland
Er wordt niet overpland
Gynaecologie:
Specialisten en verloskundigen worden door de afdelingscoordinator ingepland, afhankelijk
van het OK rooster.
Planhorizon is 3 maanden
Er wordt gebruik gemaakt van een cyclus van 2 weken
4 spoed gevallen op maandag en vrijdag, 2 op dindsdag en donderdag, waarbij 1/3 acute
spoed is en 2/3 gewoon ingepland kan worden. Verder wordt hier onder spoed ook het weg
roepen van specialisten genoemd tijdens een spoedoperatie op de OK (tijdsduur en
frequentie hiervan is zeer varieerend).
Als bottleneck wordt de decentrale wachtkamer gezien, waarbij 1,75 persoon per patient
niet als voldoende wordt beschouwd tijdens het modelleren. Maar de grootste bottleneck is
de creatie van één spreek/onderzoekskamer combinatie, waarbij tijd verloren gaat om de
kamer schoon te maken, en tijd voor de patient om zich om te kleden.
Als opties voor verbeteringen worden hier aangedragen: zwangerschapsspreekuren
(sequencing), en uitbreiding van de werktijd naar de avonduren.
Lessons learned:
Planning:
Voor sommige specialismen is het vrij normaal om hun OK tijd niet optimaal te benutten,
terwijl deze planning wel leidend is voor de planning van de poli spreekuren.
Het begrip ‘sequencing’ is niet bij veel specialismen door gedrongen (het achter elkaar
plaatsen van dezelfde type behandelingen, waardoor het proces veel beter voorspelbaar
wordt).
Bij bijna geen enkele behandeling wordt een verwachte tijdsduur meegegeven; in het SAP
systeem worden spreekuren ingedeeld in standaard behandelslots. Om bij elke behandeling
een verwachte behandeltijd mee te geven is SAP ook een beperkende factor: per slot wordt
een DBC geopend, en dit wordt (intern) verrekend) wanneer er dus twee slots worden
geboekt voor één behandeling, veroorzaakt dit moeilijkheden met de financiele afhandeling.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 162
Bijlage 12: Verslag workshop I.P. sessie 3
VERSLAG WORKSHOP SESSIE POLIKLINIEK SPREEKUURPLANNING VLR 2B
Polikliniekgang: 2B
10 december 2009 @ Gelre Zutphen
Aanwezigen:
Reumatologie: 1 arts, 2 assistenten
Geriatrie: 1 arts, 1 assistent
Cardiologie: 1 arts, 3 assistenten
Interne geneeskunde: 4 artsen, 5 assistenten
Anaesthesie: 2 artsen, 3 assistenten (zowel van de anesthesie, als de POS poli)
Longgeneeskunde: 1 arts, 2 assistenten
Hendrik-Jan Koppelman, Carina Krijnen, Wim Vletter
Diederik Rothengatter
Afwezig:
Revalidatie
Hartfunctie
Longfunctie
Verloop presentatie:
Deel 1:
Overzicht verloop van onderzoek patiënt logistiek in het kader van centraal verblijven / decentraal
wachten.
De inhoud van het eerste gedeelte van deze presentatie is in grote lijnen hetzelfde als de voorgaande
presentatie die gehouden is voor polikliniekvleugel 2A.
Deel 2:
Inter-actieve sessie: hoe wordt gepland op de poliklinieken, wat zijn de bottlenecks, welke
afhankelijkheden bestaan er.
In dit deel van de sessie wordt elke polikliniek gevraagd om samen te vatten hoe de
polikliniekplanning tot stand komt. Er wordt een sheet getoond met de volgende vragen:
Wie maakt welke roosters?
Planhorizon, hoeveel weken / maanden / jaar?
Cyclus, hoe lang?
o Herhaalbaar rooster (bijv. één week)
Spoed?
o Hoeveel per dag (ongeveer)?
o Is spoed planbaar?
Bottleneck?
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 163
o Aantal spreekkamers? Personeel? OK tijd? Beschikbare middelen? Apparatuur?
Productieafspraken?
Hoeveel % geplanned?
Overplanning?
o Uitloop van spreekuren? Herplannen van afspraken? (te) hard doorwerken?
Andere punten?
Aan de hand van deze punten wordt gedurende 15 / 20 minuten door de aanwezigen overlegd, en
worden de punten uitgeschreven op een A0 papier. De resultaten zijn als volgt:
Reumatologie:
Roosters: Een reumatoloog maakt de roosters voor de artsen, de maatschap maakt de
roosters voor zowel Apeldoorn als Zutphen
De planhorizon voor patiënten is 3 maanden
Cyclus: het hele jaarrooster is hetzelfde
Ongeveer 2 spoed patiënten per dag; deze zijn planbaar
Als bottleneck wordt de gezamenlijke behandelkamer met plastische chirurgie gezien,
daarnaast de piek die telken voorkomt aan het einde van de ochtend / begin van de middag.
90% van de behandelingen is gepland
In principe is er geen sprake van overplanning, behalve op dinsdag extra in de pauze
Problemen worden gezien bij het geven van voorlichting over behandelingen aan patiënten,
het voorschrijven van recepten, en de privacy van patiënten.
Cardiologie:
Roosters van de polikliniek worden gemaakt door de PIP, met goedkeuring van een arts
De planhorizon bedraagt 4 maanden, maar deze is niet in beton gegoten; veranderingen
door bijvoorbeeld congresbezoek kunnen op het laatste moment nog voorkomen.
Er wordt een per 4 maanden een 4 wekelijkse cyclus aangehouden (dus per vier maanden 4
roosters)
Echte spoed wordt doorgestuurd naar de SEH, semispoed wordt op vooraf geblokkeerde
spoed plekken ingeroosterd.
Als bottleneck wordt de donderdagochtend beschouwd, wanneer een dubbel-poli wordt
gedraaid. De OK tijd staat vast; wat dit probleem lastig oplosbaar maakt.
In principe wordt 100% gepland, maar kunnen lege plekken voorkomen door ziekmelding.
Overplanning komt eigenlijk niet voor (soms wordt een nieuwe patiënt ingepland als controle
patiënt waardoor een afspraak uitloopt). Verder uitloop verschilt per cardioloog.
Geriatrie:
Planhorizon: patiënten kunnen ongeveer 3 tot 6 maanden van te voren hun afspraak
plannen.
Bottlenecks: een eventuele Gelre-breed rooster: dat zou veel inflexibiliteit voor geriatrie
betekenen, beschikbare ruimte, beschikbaarheid van een invalide toilet, beschikbaarheid van
een ruimte voor kort overleg, beschikbaarheid van een huiskamer voor patiënten.
In principe wordt 100% gepland
Er zijn 3 plaatsen voor spoed patiënten beschikbaar per spreekuur.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 164
Interne geneeskunde:
Roosters worden gemaakt door de internisten
De planningshorizon was voor de invoering van SAP 13 maanden, nu in de nieuwe situatie 6
maanden (standaard)
Er wordt gebruik gemaakt van een planningscyclus van één week (op de zelfde dagen worden
dezelfde poli spreekuren gedraaid)
Er worden geen spoedplekken ingeplanned; wanneer spoed voorkomt, dan worden deze
tussen de andere behandelingen geplaatst (behalve op donderdagmiddag, dan zijn er 3
plekken gereserveerd)
Bottlenecks: het aantal spreekkamers, de capaciteit van een maatschap, de ruimte en
personeel die beschikbaar is bij de polibalie, en het meten en wegen voor een behandeling
moet decentraal gebeuren.
100% van de dag is gepland; geen mogelijkheid voor inloop.
Uitloop: na elk spreekuur is structureel nog 30 tot 60 minuten nodig.
Overige punten:
o Inlopen op een spreekuur (wanneer is deze uitgelopen) kan enkel door patiënten
snel te zien, maar dan moeten deze patiënten wel snel beschikbaar zijn (decentraal
dus).
o Hoe goed is de beschikbaarheid van verpleging / administratief personeel aan de
bali?
o Hoe wordt rekening gehouden met de toename van patiënten wanneer een extra
arts het team komt versterken?
Anesthesie:
POS:
Horizon van 52 weken (waarvan 12 reductie dagen). Wordt gewerkt op maandag, woensdag
en vrijdag.
Spoedpatiënten: maandag: 9, woensdag: 5, vrijdag: 3.
De bottleneck wordt het maken van combinatie afspraken, de wachtlijst voor de OK, door
uitloop van spreekuren -> geen pauzes, inloop van patiënten, en het gebrek aan privacy.
Er wordt voor meer dan 100% gepland.
Andere punten:
o Beschikbaarheid aan de front-office (balie)
o Privacy van patiënten
o IC diensten -> moeilijk om roosters anders te plannen
Pijnpoli:
Horizon van 50 weken, met een cyclus van 2 weken (woensdag hele dag + donderdag
ochtend. + één keer per 14 dagen donderdagmiddag).
Bottleneck: afhankelijkheid van de IC, en OK. De beschikbaarheid van spreek- /
onderzoekskamer en behandelfaciliteiten.
Spoed: 1 patiënt per dagdeel.
100% gepland
Uitloop blijft beperkt tot 30 minuten per dagdeel.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 165
Longgeneeskunde:
Spreekuur agenda wordt gemaakt door artsen en de PIP, het rooster van het personeel
wordt gemaakt door de policoördinator.
Er wordt gebruik gemaakt van een horizon van 52 weken
Er wordt een wekelijkse cyclus gebruikt
Spoed komt ongeveer 3 keer per dag voor, dit is gedeeltelijk planbaar, en gedeeltelijk kan
hier flexibel mee worden omgegaan.
De bottleneck is nu op donderdag ochtend de beschikbaarheid van kamers: er zijn dan 2
artsen, en een longverpleegkundige (terwijl er maar 2 spreekkamers zijn). Wanneer het
spreekuur uitloopt is er een keuze te maken tussen extra wachttijd of flexibel zijn (de laatste
is klantvriendelijk)
Er wordt nu voor 130% van de capaciteit gepland.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 166
Bijlage 13: Verslag workshop I.P. sessie 4
VERSLAG WORKSHOP SESSIE POLIKLINIEK SPREEKUURPLANNING VLR 1A
Polikliniekgang: 1A
14 december 2009 @ Gelre Zutphen
Aanwezigen:
KNO: 1 arts, 2 assistenten
Dermatologie: 2 artsen, 4 assistenten
Oogheelkunde: 3 artsen, 2 ondersteuners, 4 assistenten
Hendrik-Jan Koppelman, Carina Krijnen, Wim Vletter, Bob Schraven
Jos van Hillegersberg, Diederik Rothengatter
Afwezig:
Niemand
Verloop presentatie:
Deel 1:
Overzicht verloop van onderzoek patiënt logistiek in het kader van centraal verblijven / decentraal
wachten.
In een presentatie van 45 minuten wordt uitleg gegeven over de aanpak van het onderzoek naar het
functioneren van het ‘centraal verblijven – decentraal wachten’ concept. Er wordt eerst ingegaan op
de aanpak, gebruikte methoden, en input variabelen. De aanpak is een software simulatie waarbij de
2d layout van het toekomstige gebouw als basis wordt genomen waarover patiënten
(gerepresenteerd als punten) bewegen. Als uitgangspunten worden hierbij genomen de:
Outline van het gebouw
Agenda’s specialisten
Behandel ‘logica’
Gerealiseerde behandelingen in 2008
Deze gegevens worden als vast beschouwd, en worden als uitgangspunt genomen voor de simulatie.
In de simulatie zijn een aantal onderdelen van de toekomstige polikliniekvloeren apart genomen om
beter inzicht te kunnen krijgen in specifieke problemen:
Compleet (twee polikliniek vloeren)
Centrale verblijfshal
Eén polikliniek, gedetailleerd
Combinatie van meerdere poliklinieken (één team)
De beschreven gegevens zijn dus gebruikt als input om de patiëntstromen te analyseren op deze
onderdelen van de polikliniekvloeren. De simulaties zijn in een iteratieve manier ontwikkeld, waarbij
na elke iteratie de resultaten zijn teruggekoppeld. De feedback die tijdens te presentaties over de
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 167
resultaten is gegeven, is vervolgens weer verwerkt in de volgende versie van de simulatie. Deze
manier van handelen heeft ervoor gezorgd dat stap voor stap ingezoomd werd op de problemen en
deze specifieke problemen in meer detail konden worden geanalyseerd.
Natuurlijk is het niet erg zinnig om enkel te kijken naar de situatie qua patiënten aantallen,
specialisten agenda’s, en behandellogica zo als die nu is, en deze te projecteren op de toekomstige
layout. Tijdens de presentatie is uitgelegd dat er verschillende factoren als variabel zijn beschouwd.
Het gaat om de volgende aspecten:
Aankomsttijden patiënten
Uitloop van spreekuren
Percentage van patiëntengroep die geen aanwijzingen opvolgt
Groei van patiëntenaantallen
Deze variabelen zijn in verschillende scenario’s gecombineerd om tot een meer realistisch analyse
van de toekomstige situatie te komen. Zo is er een ‘mooi weer scenario’ gecreëerd, welke een
relatief rustige dag voorstelt, waarbij patiënten op tijd komen, spreekuren niet significant uitlopen,
patiënten de aanwijzingen in het gebouw opvolgen, en geen rekening is gehouden met een extra
patiëntengroep. Vervolgens zijn nog andere scenario’s geconstrueerd waar de variabelen veranderd
zijn in een meer realistische setting; patiënten komen (veel) te vroeg, spreekuren lopen significant
uit, een percentage van de patiënten volgen geen aanwijzingen wat betreft hun routing op die in het
gebouw verstrekt wordt, en er is een jaarlijkse groei in de patiëntenaantallen. Het meest extreme
scenario vormde zich tot een echte stress test van het toekomstige gebouw.
Dit laatste scenario is gebruikt om uitspraken te kunnen doen over de haalbaarheid van het centraal
verblijven – decentraal wachten concept. Wanneer het gebouw voldoet aan de stress test, voldoet
het ook in andere situaties.
Vervolgens is een filmpje vertoond dat inzicht moest bieden aan het aanwezige publiek, hoe de
manier van werken in het toekomstige gebouw is getest. Dit filmpje gaf op een visuele manier weer
hoe de software simulaties zijn ontwikkeld en gedraaid. De vertoning van dit filmpje gaf aanleiding
tot discussie over de ontwikkeling van de simulatie en de validiteit ervan. De aanwezigen waren
kritisch over de keuze voor de set van patiënten die opgenomen waren in de simulatie.
Na de uiteenzetting over hoe de resultaten tot stand zijn gekomen, werden de resultaten (in een
notendop) gepresenteerd:
Decentrale wachtcapaciteit is de bottleneck
Decentrale wachtcapaciteit voldoet net met toekomstige patiënten aantallen
Centrale wachtcapaciteit is voldoende
Wanneer goed uitgevoerd, is het ‘centraal verblijven / decentraal wachten concept’ geen
beperking voor de bezettingsgraad van de spreekkamers
Deze resultaten gelden onder een aantal voorwaarden, die ook ter sprake zijn gekomen:
Combinatie van planningen van meerdere aangrenzende (fysiek) poliklinieken, kan tot (te)
drukke situaties leiden
Afwijkingen van de planning zorgen voor overflow van de wachtkamers
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 168
Afwijkingen in het proces zorgen voor oplopende wachttijden voor patiënten en artsen
Deze punten zijn niet bij zonder meer uitgesloten; er dient wel degelijk rekening mee gehouden te
worden. Deze punten geven gelijk ook de scope aan van de simulatie en de bevindingen die hieruit
vloeien.
Om binnen dit gegeven kader het functioneren van het wachtconcept te kunnen realiseren, en
vervolgens de kwaliteit ervan te kunnen bevorderen, zijn op basis van de bovenstaande voorwaarden
een aantal adviezen gegeven. Deze adviezen hebben betrekking op drie onderdelen; de last-minute
planning, het geven van aanwijzingen aan patiënten, en het opstellen van de spreekuurplanning van
poliklinieken:
Last minute planning: Alleen doen wanneer er voldoende informatie is over de gevolgen van
de acties.
Patiënten sturen: actief sturen, met behulp van vuistregels:
o Maximaal 10 minuten decentraal wachten
o Eerst aanmelden bij de centrale balie / terminals in de centrale hal
o Wanneer de patiënt te laat is voor zijn afspraak -> in principe opnieuw inplannen
(tenzij....)
Spreekuurplanning: afstemmen van de planningen van poliklinieken die fysiek aangrenzend
zijn, om zo de patiëntenaantallen per dag en per uur zo veel mogelijk te nivelleren. Hiermee
kan eventueel ook de beschikbare ruimtes en resources zo goed mogelijk worden benut.
Bij het aanstippen van deze adviezen is tevens de opmerking geplaatst dat deze adviezen enkel
betrekking hebben op de patiëntenlogistiek. Dit is natuurlijk in dit onderzoek het belangerijkste
onderdeel, maar voor het algehele functioneren van het ziekenhuis zijn andere factoren, zoals
service niveau en het optimaliseren van klinische paden ook van belang.
Nadat de resultaten en adviezen op basis van deze resultaten zijn behandeld op een abstract niveau,
worden deze punten met behulp van praktische voorbeelden verduidelijkt. Er wordt een voorbeeld
gegeven van de patiëntenaantallen van de – tijdens de sessie aanwezige – specialismen. Eerst
worden de aantallen per jaar getoond, en vervolgens wordt ingezoomed op een drukke week. Hier
worden de patiëntenaantallen per polikliniek, per dag getoond in een grafiek. Duidelijk valt te zien
dat er grote verschillen zijn te ontdekken in de aantallen per dag. Vervolgens worden de aantallen
van de afzonderlijke poliklinieken bij elkaar opgeteld, en laat het cumulatief een nog veel extremer
beeld zien. Er zijn duidelijke pieken te zien in het aantal patiënten op dinsdag en donderdag, terwijl
maandag, woensdag en vrijdag relatief rustige dagen zijn.
Dit voorbeeld vormt de opstap naar het focuspunt van deze workshop; hoe kunnen de
spreekuurplanningen van de poliklinieken in deze gang zo goed mogelijk op elkaar worden
afgestemd?
Deel 2:
Inter-actieve sessie: hoe wordt gepland op de poliklinieken, wat zijn de bottlenecks, welke
afhankelijkheden bestaan er.
De aanwezigen worden verzocht om per polikliniek op te schrijven hoe de planning van hun afdeling
nu wordt gerealiseerd. Centraal hierbij staan de volgende punten:
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 169
Roosters:
o Wie maakt welke roosters?
o Planhorizon, hoeveel weken / maanden / jaar?
o Cyclus, hoe lang? (Herhaalbaar rooster, bijv. één week)
Bottleneck?
o Aantal spreekkamers? Personeel? OK tijd? Beschikbare middelen? Apparatuur?
Planning?
o Hoeveel % geplanned?
o Overplanning? (Uitloop van spreekuren? Herplannen van afspraken? (te) hard
doorwerken?)
Er wordt van de aanwezigen gevraagd deze punten niet alleen te beschrijven voor de huidige situatie,
maar ook voor de gewenste situatie, of zoals de manier van werken in het nieuwe gebouw wordt
gezien. Deze beschrijving wordt in 20 minuten gemaakt, waarna de resultaten worden gepresenteerd
in een plenaire sessie. De volgende resultaten kwamen naar voren:
KNO:
Nu Gewenst / toekomst
Roosters Gemaakt door de artsen zelf en de PIP De horizon van de planning reikt 1 jaar De personele planning reikt een half jaar De cyclus waarmee de planning gemaakt wordt is één week
In de nieuwe situatie verandert er niets wat betreft het maken van de planning
Bottleneck Het aantal spreekkamers De afhankelijkheid van de planning van de OK (= leidend)
Geen bottlenecks voorzien in de nieuwbouw
Planning 90 – 100 % gepland 5 % ongepland
Geen veranderingen voorzien wat betreft de planning
Derma:
Nu Gewenst / toekomst
Roosters Gemaakt door de artsen zelf Horizon van 1 jaar Cyclus van 1 week
Geen veranderingen Willen ook graag de roosters zelf blijven doen
Bottleneck Aantal spreekkamers en assistenten In het nieuwe gebouw komen meer spreekkamers, maar er komt ook een extra arts het team versterken. Daarbij komen ook extra behandelingen bij de dermatologie (photo dynamische therapie, en allergologie), dus aantal spreekkamers blijft een probleem.
Planning Meer dan 90% is nu gepland Blijft onveranderd
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 170
Oogheelkunde:
Nu Gewenst / toekomst
Roosters Gemaakt door de PIP 3 maand planhorizon Wekelijkse cyclus
Door een professionele planner 6 maand planhorizon Maandelijkse cyclus
Bottleneck Aantal spreekkamers Decentrale wachtkamers Apparatuur
Blijft hetzelfde. In het nieuwe situatie is het gewenst om in de behandelingen uit te voeren in meerdere stappen (in het NP2/ CP2 schema) waar controle patiënten worden gescheiden van nieuwe patiënten. Hierdoor werkt een arts met ondersteuners. Deze ondersteuners hebben ook een spreekkamer nodig.
Planning 90 % van de behandelingen is gepland Uitloop van spreekuren is nu (aan het einde van de dag) ongeveer 30 minuten.
Minder dan 90% van de behandelingen is gepland De gewenste uitloop is minder dan 20 minuten.
Opvallend:
KNO; de combinatie van een personele planhorizon van ½ jaar en een polikliniek planning van 1 jaar
geeft niet aanleiding tot veel herplannen.
Oogheelkunde: als je goed wilt kunnen inspelen op de vraag naar behandelingen moet je deze ook
snel kunnen leveren, en moet de capaciteit dus ook flexibel en schaalbaar zijn. Dit kan betekenen dat
je niet alle patiënten meer moet gaan plannen / ofwel niet de hele planning vol moet plannen. Als je
snelle toegangstijden wilt gaan garanderen, moet je hiervoor ruimte vrijhouden in de planning.
Wellicht wordt het proces hier wat minder efficiënt van, maar de toegangstijd wordt lager.
Oogheelkunde: wanneer er een planningshorizon van 6 maanden wordt gehanteerd, dan moet er vrij
snel een daadwerkelijke planning komen (wanneer het ziekenhuis in oktober 2010 gaat draaien).
Derma: er is geen ruimte voor patiënten die moeten wachten tussen de behandelingen door, die niet
naar ‘buiten’ kunnen worden gestuurd. Ze kunnen niet wachten in de decentrale wachtkamers (want
daar is geen plaats voor), en ze kunnen ook niet naar de centrale hal / of naar buiten worden
gestuurd. Bijvoorbeeld patiënten die allergie testen ondergaan, worden ingepakt in aluminium folie -
> waar moeten die blijven. Als die in de spreekkamer moeten blijven wachten voor een paar uur, dan
wordt dat een dure wachtkamer. Je kunt dan immers minder patiënten behandelen.
Derma: vermoeden is dat wanneer de wacht- en spreekkamercapaciteit de beperkende factor wordt,
de oplossing wordt gezocht in het verruimen van de openingstijden (om zo de piekbelasting te
verlagen).
Derma: wanneer de openingstijden worden verruimd, is er ook behoefte aan extra ondersteuning:
dit kost ook extra geld. Dus er is bespaard op de beschikbare aantal vierkant meters, maar er worden
extra kosten gemaakt voor de personele inzet.
Nieuwe Patiënten Logistiek in het Spittaal
Nieuwe patiëntenlogistiek in het Spittaal Pagina 171
Derma: de bezigheden die niet direct e maken hebben met de behandeling van patiënten vertragen
de processen op de poli op dit moment (zoals de implementatie van het SAP systeem). Dit jaar een
productiedaling van 10%.
Derma: de frase ‘als het systeem goed wordt uitgevoerd, is er geen probleem’, is niet van toepassing
op een ziekenhuis. Er zijn teveel variabelen, en activiteiten die het primaire proces kunnen verstoren.
Het gecreëerde model is te beperkt in het aantal variabelen, dit geeft niet weer wat er op de vloer
zich afspeelt.
Zorgmanagement: toets doen van de afstemming van de capaciteit aan de vraag van ruimte en de
verwachte groei. Vervolgens de knelpunten oplossen.
Zorgmanagement: polikliniek coördinatoren krijgen ook een rol in het afstemmen van de planning
van meerdere poliklinieken; deze mensen moeten dus ook een tool krijgen om te analyseren wat de
gevolgen zijn van veranderingen in de planning op andere partijen.
Universiteit: alle bevindingen van deze workshops worden meegenomen in de eindconclusies en
aanbevelingen van dit onderzoek.
De volgende vragen vielen op:
Waar zijn de dokters en personeelsleden in de simulatie? Als die worden inbegrepen, geeft dat niet
een ander beeld?
Waarom is deze week specifiek gekozen? Als op één week wordt ingezoomed, geeft dat niet een
willekeurig beeld?
Hoe vaak komt de genoemde piekbelasting voor?
Wat gebeurt er met de resultaten van de simulatie als de situatie drastisch verandert? Bijvoorbeeld
als een extra arts het team komt versterken, of processen worden veranderd?
Onze afdeling krijgt andere specialisaties onder de hoede, deze getallen zijn niet meegenomen in de
simulatie; wat is het resultaat wanneer dat wel gedaan zou zijn?
Recommended