View
274
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM PERPUSTAKAAN UTMPERPUSTAKAAN UTM
KETUA JURUAUDIT DALAMKETUA JURUAUDIT DALAM MEI ( MEI (R bR b ))21 MEI 2014 (21 MEI 2014 (RabuRabu))
Zaleha Atan
PELAKSANAAN PROGRAM AUDIT DALAMPELAKSANAAN PROGRAM AUDIT DALAM
Pembukaan Audit Dalam 4 Mei 2014 (Ahad)Pembukaan Audit Dalam : 4 Mei 2014 (Ahad)
Proses Pengauditan : 4 – 15 Mei 2014 (Ahad – Khamis)
Penyediaan Laporan Audit Dalam : 18-20 Mei 2014 (Ahad – Selasa)
Pengauditan di PUTMKL : 6-7 Mei 2014 (Selasa - Rabu)
Mesyuarat Penutup Audit Dalam 21 Mei 2014 (Rabu)Mesyuarat Penutup Audit Dalam : 21 Mei 2014 (Rabu)
Follow-up Audit Dalam : 5 Jun 2014 (Khamis)
PERBANDINGAN NCR & OFI 2013 & 20142013 & 2014
100
120
OFI108
80 %
80
100
OFI6014 %
40
60
NCR NCR
0
20
NCR 7
NCR8
0
2013 2014 2013 2014
HASIL DAPATAN AUDIT DALAM KESELURUHAN : NCR
Elemen = 7 Isu = 8
1; 13%1; 14%
PUTMJB
PUTMKL
PUTMJB
PUTMKL
7; 87%6; 86%
HASIL DAPATAN AUDIT DALAM KESELURUHAN : OFI
Elemen = 35 Isu = 108
24; 22%15; 43%
PUTMJB
PUTMKL
20; 57%
84; 78%PUTMJB
PUTMKL
NCR MENGIKUT BAHAGIANNCR MENGIKUT BAHAGIAN
NCR 2014
2 5
3
3
2
2.5
2
1
1.5
1 1 1
0
0.5
WP BPS BPK BTK BKLWP BPS BPK BTK BKL
OFI MENGIKUT BAHAGIAN
25
24
15
2018
17
10
15
8 9 109
5
6
3 4
9
0
WP BPA BPK BPM BPS BPT BRIBPT BRI BSP BTK BKL
HASIL DAPATAN : ELEMENElemen Keterangan NCR OFI
4.2.1 (c) Keperluan pendokumenan : prosedur dan rekod didokumentasikanyang diperlukan oleh Standard Antarabangsa
‐ 1
4.2.1 (d) Keperluan pendokumenan: dokumen,termasuk rekod, yang ditentukan oleh organisasi sebagai perlu bagi memastikan
1ditentukan oleh organisasi sebagai perlu bagi memastikanperancangan, operasi dan kawalan proses yang berkesan.
4.2.3 Kawalan dokumen 1 24
4.2.3 (b) Kawalan dokumen: menyemak dan mengemas kini menurut ‐ 4( ) y gkeperluan dan bagi meluluskan semula dokumen
4.2.3.(c) Kawalan dokumen: memastikan perubahan dan status semakanterkini dokumen dikenalpasti
‐ 1
4.2.3 (d) Kawalan dokumen: memastikan versi yang relevan bagi dokumenyang digunapakai tersedia di tempat digunakan
2
4.2.4 Kawalan Rekod 1 17
bj k if li i5.4.1 Objektif Kualiti ‐ 6
5.5.3 Komunikasi Dalaman 1 1
6.2.1 Sumber manusia: Am 1
6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran ‐ 3
6.3 Prasarana ‐ 3
HASIL DAPATAN : ELEMENElemen Keterangan NCR OFIElemen Keterangan NCR OFI
6.4 Persekitaran Kerja ‐ 1
7.4.1 Proses Pembelian 1 4
7 5 1 Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 97.5.1 Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan ‐ 9
7.5.1 (b) Kawalan Pengeluaran ‐ 2
7.5.1(e) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan(Pelaksanaan Pemantauan Dan Pengukuran)
‐ 2(Pelaksanaan Pemantauan Dan Pengukuran)
7.5.1(f) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan(Pelaksanaan Pelepasan Produk, Aktiviti Hantar Serah Dan Selepas Hantar Serah produk)
‐ 2
7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan ‐ 5
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 1 4
8.3 (a) Kawalan Produk Tak Akur ‐ 1
8.4 Analisis Data ‐ 11
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan ‐ 5
8.5.2 Tindakan Pembetulan ‐ 1
JUMLAH 8 108
HASIL DAPATAN : PROSEDUR
Bahagian Prosedur NCR OFI
Manual Kualiti 1 2
Prosedur Kawalan Dokumen dan Data - 3
Prosedur Kawalan Produk Tidak MemenuhiKeperluan
- 1
Prosedur Kawalan Rekod - 1
Prosedur Outsourcing Perpustakaan - 1g p
Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan - 3
HASIL DAPATAN : PROSEDUR
Bahagian Prosedur NCR OFI
Prosedur Latihan - 3
Prosedur Penyenggaraan Bangunan PerpustakaanUTM
3 8
Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, 6
Inventori, Perkhidmatan dan Bahan- 6
Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR - 4
Prosedur Pengendalian Insentif PenerbitanUniversiti
- 3
P d P khid t B t P iProsedur Perkhidmatan Bantuan PencarianMaklumat Melalui Pangkalan Data
- 3
Prosedur Pengurusan Bengkel KemahiranP i M kl P lidik
- 3Pencarian Maklumat Penyelidikan
HASIL DAPATAN : PROSEDUR
Bahagian Prosedur NCR OFI
Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 2Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 2
Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan - 1
Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku 1 -
Prosedur Penyenggaraan dan Pemulihan Bahan danAlat Media
- 2
Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan - 4
HASIL DAPATAN : PROSEDUR
Bahagian Prosedur NCR OFI
Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan2
y gg pPerkomputeran
- 2
Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT - 4
Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar
- 1
Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas 1 3
Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media El k ik
- 6Elektronik
6
HASIL DAPATAN : PROSEDUR
Bahagian Prosedur NCR OFI
Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan - 2
Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran PencarianMaklumat
- 3Maklumat
Prosedur Pengendalian Maklumbalas PerkhidmatanPerpustakaan
- 3
Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan - 1
Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (Permohonan)
- 4Loan (Permohonan)
Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (Pembekalan)
- 5
HASIL DAPATAN : PROSEDUR
Bahagian Prosedur NCR OFI
Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan - 4
Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan - 3Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 3
Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan 1 3
P d M k P B k 3Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku - 3
Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan BahanPandang Dengar
- 3
Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (Permohonan)
- 6
Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library 2
g yLoan (Pembekalan)
- 2
TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT
NCR NCR dandan OFI OFI dikeluarkandikeluarkan oleholeh JuruauditJuruaudit DalamDalamJJdengandengan mengunakanmengunakan BorangBorang PermintaanPermintaan
TindakanTindakan PembetulanPembetulan (PSZ27.6a (Pin.1/2011)(PSZ27.6a (Pin.1/2011)( ( / )( ( / )
RUMUSAN : NCRElemen 4.2.1 4.2.3 4.2.4 5.5.3 7.4.1 8.3
1. Proses pengurusan kutipan kewangan perlu ditingkatkan dan diberi perhatian serius
Jumlah 1 3 1 1 1 1
secara menyeluruh bagi memastikan perancangan, operasi dan kawalan proses yang berkesan.
2 Kelewatan menghantar dokumen tidak mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Wakil2. Kelewatan menghantar dokumen tidak mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Wakil Pengurusan dan versi yang ditunjukkan semasa proses audit mengelirukan.
3. Keseluruhan rekod pada prosedur yang diaudit tidak dikawal dengan baik.
4. Keperluan arahan kutipan wang tunai atau yang melibatkan kewangan universiti bagi kuasa melaksanakan tugas tidak menyeluruh.
5. Penilaian prestasi pembekal bagi prosedur yang diaudit tidak disediakan untuk dua tahun berturut‐turut.
6 K l d k k k ih di d id k dik l d6. Kawalan produk tak akur masih diproses dan tidak dikawal dengan sempurna.
RUMUSAN : OFIElemen 4 2 1 4 2 3 4 2 4 5 4 1 5 5 3 6 2 1 6 2 2 6 3 6 4Elemen 4.2.1 4.2.3 4.2.4 5.4.1 5.5.3 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4
Jumlah 1 29 17 6 1 1 3 3 1
Elemen 7 4 1 7 5 1 7 5 3 8 2 3 8 3 8 4 8 5 1 8 5 2 TotalElemen 7.4.1 7.5.1 7.5.3 8.2.3 8.3 8.4 8.5.1 8.5.2 Total
Jumlah 4 15 5 4 1 11 5 1 108
17 Elemen Utama
1. Keperluan mewujudkan dokumen kawalan proses kerja bagi penyenggaraan bangunan dan pengendalian program pendidikan pengguna bagi PUTMKL untuk pemantapan SPK.
2. Takat pendokumentasi SPK perlu dimantapkan bagi pemahaman kepada pengawalan proses. Aktiviti buat tapi tidak didokumenkan; aktiviti ada tapi tidak perinci; skop, terminologi kurang jelas.
3. Semakan semula bagi objektif kualiti yang telah mencapai sasaran dan pelaporan3. Semakan semula bagi objektif kualiti yang telah mencapai sasaran dan pelaporan kepada objektif kualiti supaya jelas dan tepat.
4. Aktiviti pengawalan terhadap proses yang memberi input dan output kepada perkhidmatan dan produk perlu dipertingkatkan.
5 K l li d t l dif h i b i di li d t l bih5. Keperluan analisa data perlu difahami bagi penyediaan analisa data yang lebih terperinci supaya penambahbaikan bagi keberkesanan SPK dapat dilaksanakan.
KESIMPULANKESIMPULAN
K B h i l b i h i Ketua Bahagian perlu memberi perhatian serius terhadap aktiviti yang tak akur (NCR) dan kti iti d k h k tid k t haktiviti yang cenderung ke arah ketidakpatuhan.
K B h i l b i l bih h i Ketua Bahagian perlu memberi lebih perhatian terhadap kawalan dokumen, kawalan rekod bagi aktiviti proses dan analisa dataaktiviti proses dan analisa data.
PENUTUP
Walau bagaimanapun, Perpustakaan UTMtelah melaksana dan mengekalkan SPKtelah melaksana dan mengekalkan SPKserta sentiasa berusaha melaksanakanpenambahbaikan berterusan bagi aktivitipenambahbaikan berterusan bagi aktivitiyang terlibat secara langsung denganperkhidmatan dan penghasilan produkperkhidmatan dan penghasilan produk
Recommended