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Intervento della dr.ssa Enrica Massella Ducci, Agenzia per l’Itali Digitale, al workshop sulla "Conservazione sostitutiva" organizzato dalla Provincia di Bergamo e ANAI Lombardia. Nembro, 14 maggio 2013
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
L’attuazione del CAD nel sistema di conservazione
dei documenti informatici
Enrica Massella Ducci Teri
Agenzia per l’Italia digitale
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Europa 2020: i 5 obiettivi strategici
Europa 2020 è la strategia di crescita della UE per il prossimo decennio.
Demandando ad ogni Stato membro l’adozione di propri obiettivi nazionali la UE ha definito gli obiettivi strategici da raggiungere in cinque aree per il 2020:
1. occupazione
75% della popolazione tra i 20 e i 64 anni impiegata
2. Ricerca & Sviluppo / innovazione
3% del PIL dell'UE (combinato pubblici e privati) da investire in R & S / innovazione
3. cambiamento climatico / energia
20% (o addirittura 30%, se le condizioni lo permettono) di riduzione dei gas serra, rispetto al 1990
20% di energia da fonti rinnovabili
20% di aumento dell'efficienza energetica
4. istruzione
riduzione del tasso di dispersione scolastica al di sotto del 10%
completamento dell'istruzione di terzo livello da parte di, almeno, il 40% della popolazione tra i 30 e i 34 anni
5. povertà / esclusione sociale
almeno 20 milioni di persone in meno a rischio di povertà ed esclusione sociale
http://ec.europa.eu/europe2020/index_en.htm
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Europa 2020: le priorità
La futura crescita europea dovrà prioritariamente e contemporaneamente essere:
intelligente, cioè fondata sempre più su fattori come istruzione, ricerca/innovazione, nonché società digitale;
sostenibile, cioè capace di ottimizzare l’uso delle risorse naturali e, al tempo stesso, tutelare l’ambiente;
inclusiva, cioè in grado di essere più solidale, uniforme ed ampia possibile tenendo conto delle peculiarità di ciascuno.
La crescita trae impulso dalle iniziative della Agenda digitale europea
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Agenda digitale europea
Iniziativa finalizzata ad accelerare la diffusione di internet ad alta velocità e a sfruttare i vantaggi di un mercato unico digitale per famiglie e imprese attraverso lo sviluppo delle seguenti azioni:
Realizzare un mercato unico digitale
aprire l’accesso ai contenuti legali on line
agevolare le fatturazioni e i pagamenti elettronici
ovviare alla mancanza di fiducia degli utenti per quanto riguarda la sicurezza dei pagamenti e la protezione della riservatezza.
unificare i servizi di telecomunicazione
Aumentare l’interoperabilità di dispositivi, applicazioni, banche dati e servizi e promuovere le politiche di standardizzazione
Rafforzare la politica in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali
Promuovere un accesso ad Internet veloce e superveloce per tutti
Investire nella ricerca e nell’innovazione
Migliorare l’alfabetizzazione, le competenze e l’inclusione nel mondo digitale
Sfruttare il potenziale offerto dall’utilizzo delle ITC nei settori della telemedicina, dell’ambiente e dei trasporti
http://ec.europa.eu/digital-agenda
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Agenda Digitale Italiana
ADI istituita l’1/3/2012
suo organo operativo è la cabina di regia che ha raccolto le indicazioni e i suggerimenti inviati da cittadini e stakeholders
con il D.L. n. 179/2012 sono state previste le misure per l'applicazione concreta dell'ADI
i principali interventi riguardano: identità digitale e servizi innovativi per i cittadini amministrazione digitale e open data istruzione digitale sanità digitale banda larga e ultralarga per azzeramento divario digitale pagamenti elettronici giustizia digitale
l’Agenzia per l’Italia digitale, istituita con il D.L. n. 83/2012, avrà il compito di portare avanti gli obiettivi definiti dall'ADI, promuovendo e monitorando l'attuazione dei piani di ICT delle pubbliche amministrazioni in linea con l’Agenda digitale europea e assicurando il coordinamento informatico dell’amministrazione statale, regionale e locale
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Cittadini Imprese & Professionisti
PA Centrale
PA Locali
SITI WEB
PEC
ALBO ON-LINE
CONSERVAZIONE DIGITALE
FATTURAZIONE ELETTRONICA
IDENTITÀ INFORMATICA
FIRME ELETTRONICHE
INTEROPERABILITÀ
PROTOCOLLO INFORMATICO
SPC
L’ «ecosistema» della gestione documentale
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
La funzione documentaria per una “amministrazione digitale”
Il sistema documentario assume un ruolo essenziale di supporto è lo strumento cardine per il raggiungimento della “amministrazione digitale” è il fulcro di tutte le attività amministrative garantisce trasparenza e controllo soprintende il “Ciclo di Vita del documento” dalla formazione alla
conservazione
Ma come i sistemi documentari attuali possono sostenere l’innovazione senza ridurre le proprie funzioni di certezza?
Le organizzazioni pubbliche tendono a gestire con prudenza, quasi con diffidenza, questi processi. Per quali ragioni? non conoscenza della materia cautela/ostilità all’innovazione mancanza di risorse insufficiente comprensione delle potenzialità consapevolezza della complessità dei nodi da sciogliere …?
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Documento informatico
Firm
a d
igita
leProtocollo informatico
Fascicolo elettronico
Procedimento
Conservazione
Posta
ele
ttron
ica c
ertifi
cata
I principali pilastri del Sistema documentario
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
La cornice normativa in tema di digitalizzazione e semplificazione
Innovare implica legiferare/regolamentare per introdurre tecnologie dell’informazione e della comunicazione diffuse e sostitutive nello svolgimento dell’azione amministrativa
La digitalizzazione dell’azione amministrativa è una vera e propria funzione di governo, imperniata sui principi di effettività, risparmio ed ottimizzazione delle risorse, che riveste un ruolo centrale nell’azione di ammodernamento della PA
La semplificazione abbina innovazione tecnologica e innovazione amministrativa, utilizzando in modo integrato l’innovazione normativa e organizzativa per la reingegnerizzazione dell’attività amministrativa
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) traccia il quadro legislativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione e la semplificazione dell’azione amministrativa per il passaggio ad una “amministrazione digitale”
Anche il recente D.L. n. 179/2012 racchiude disposizioni che incidono sull’e-government, integrando e modificando quanto previsto dal CAD e intervenendo sulla digitalizzazione di ambiti specifici, quali scuola, sanità e giustizia
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Testo Unico
DPR 445/2000: T.U. in materia
di documentazione amministrativa
PEC
DPR 68/05: Posta elettronica Certificata
DPCM 6/05/2009 Disposizioni in materia di rilascio e di uso della caselladi PEC assegnata ai cittadini
Circ. DDI 18/02/2010Uso della PEC nelle amministrazioni pubbliche.
Codice Amministrazione Digitale
Dlgs. 82/2005
L. 133/08: Disposizioni urgenti per lo sviluppo …
L. 2/09: Misure urgenti per il sostegno …
L. 69/09: Disposizioni per lo sviluppo econ. …
Protocollo Informatico
DPCM 31/10/2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico
Circ. AIPA n. 28/2001 - Standard per il protocollo informatico.
DM 14/10/2003 Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei proc.i amm.
Principali riferimenti normativi
Misure per la crescita del PaeseD.L. n 179/2012
Vari DPCM, DM, Circolari e Deliberazioni: Regole di attuazione e norme particolari
Conservazione digitale
Delib. CNIPA n. 11/2004Regole tecniche ….
Firma elettronica
DPCM 13/01/2004Regole tecniche ….
DPCM 30/03/2009Nuove Regole tecniche…
Delib. CNIPA n.45/2009
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
I pagamenti elettronici (art.5)
Le comunicazioni tra imprese e
amministrazioni (art.5 bis)
Conservazione digitale dei documenti informatici
(art. 43-44 bis)
Moduli e formulari sempre
disponibili (art.57)
La validità dei documenti informatici (art. 20-23
quater) I servizi online (art. 54 e 63-65)
La PEC: canale di comunicazione e
semplice strumento di
identificazione (artt. 6 e 65)
Far viaggiare le informazioni e non le
persone (art. 58)
Dare voce ai cittadini anche su Internet (art.54)
Continuità operativa e
disaster recovery (art.51)
La sfida degli open data (art. 52
e 68)
Siti pubblici e trasparenza
(art. 54)
Protocollo informatico;
Procedimento e Fascicolo
informatico (art.40-bis e 41)
Il CAD: le tessere del mosaico
Le priorità del CAD sono incentrate sulla gestione del documento informatico e sui servizi ai cittadini.Le regole tecniche in emanazione diventano lo strumento abilitante
Le firme elettroniche (art. 24-29)
Istanze e dichiarazion
i dei cittadini
alla PA per via
telematica (art.65)
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Le regole tecniche: un approccio organico
Il nuovo scenarioUn insieme organico e coordinato di testi frutto di un lavoro collaborativo svolto nell’ambito dei gruppi di lavoro istituiti dall’allora DigitPa, che hanno visto insieme Amministrazioni e Operatori di mercato.
Lo scenario di partenzaUn insieme di regole tecniche non più allineato all’evoluzione normativa e alle esigenze legate al processo di digitalizzazione della PA.Molte lacune: Non sono state mai emanate regole tecniche sul documento informatico!
1. glossario/definizioni
2. formati
3. misure, standard, specifiche tecniche
4. specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
5. metadati
Documento
informatic
o Gestione
documentale
e prot.
informatico
Sistema di
conservazioneAllegati
tecnici
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Il documento informatico
Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
È un insieme di valori binari la cui materialità è data dal sistema e dal supporto informatico in cui è memorizzato
Può essere modificato o riprodotto infinite volte, ottenendo duplicati assolutamente identici all’originale
Il suo contenuto è svincolato dal supporto
Le norme definiscono principi e regole per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici
Sono pubblicate anche specifiche tecniche relative agli strumenti ad esso connessi quali: la firma digitale
il protocollo informatico
la posta elettronica certificata
la conservazione digitale
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
I nuovi documenti informatici
FormeDocumenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti softwareDocumenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, e-mail, documenti acquisiti come copia per immagine di un documento analogicoRegistrazioni informatiche di transazioni o processi informatici, dati forniti dall’utente attraverso la compilazione di moduli o formulari elettroniciInsieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati secondo una struttura logica determinata (viste)
Caratteristicheessere identificato in modo univoco e persistenteessere immodificabile, cioè formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazioneessere prodotto in uno dei formati idonei alla conservazioneessere memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione la cui tenuta può anche essere delegata a terziavere associati almeno un set minimo di metadati
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
I formati dei documenti informatici
La scelta dei formati dei documenti informatici deve:• tenere in considerazione le caratteristiche individuate nelle regole
tecniche, nel caso della formazione
• essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità nel tempo, nel caso della conservazione
È importante scegliere fin dalla formazione un formato che riduca al minimo i processi di migrazione dei formati.
Elementi di valutazione:• privilegiare i formati legati a standard internazionali (de jure e de facto)
o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche
• analizzare il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici
Formati diversi possono essere scelti quando la natura specifica del documento informatico lo richieda. In tal caso devono essere documentati nel manuale di conservazione con la motivazione delle scelte effettuate
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
… i formati dei documenti informatici
Primo elenco di formati che possono essere usati per la conservazione (l’elenco sarà periodicamente aggiornato)
PDF - PDF/A (ISO 32000-1, ISO 19005-1:2005, ISO 19005-2:2011)
TIFF (ISO 12639 - TIFF/IT; dell'ISO 12234 - TIFF/EP)
JPG (ISO/IEC 10918:1, ISO/IEC 15444-1)
Office Open XML - OOXML (ISO/IEC DIS 29500:2008)
Open Document Format – ODF (ISO/IEC 26300:2006, UNI CEI ISO/IEC 26300)
Formati testo famiglia XML, TXT
Formati messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)
Criteri
• Apertura (conformità a specifiche pubbliche)
• Sicurezza (grado di modificabilità del contenuto del file e la capacità di essere immune dall’inserimento di codice maligno)
• Portabilità (facilità con cui i formati possano essere usati su piattaforme diverse)
• Funzionalità (varietà di funzioni messe a disposizione dell’utente)
• Supporto allo sviluppo (modalità messe a disposizione ai fini della manutenzione e sviluppo del formato)
• Diffusione (l’estensione dell’impiego di uno specifico formato)
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Le principali tematiche collegate al documento informatico
Formazione del documento informatico nativo
Sostituzione della carta Procedure per il riversamento del documento cartaceo tramite tecnologie
hw (scanner) e sw (OCR Optical Character Recognition)
Valore legale del documento informatico ottenuto
Efficacia nelle transazioni commerciali
Sottoscrizione elettronica
Trasmissione attraverso posta elettronica o PEC
Gestione corretta e trasparente Lavorazione attraverso sistemi di Workflow Management
Conservazione dei documenti in archivi digitali
Mantenimento del valore culturale e storico
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
I compiti del protocollo informatico
È lo strumento tecnico per la gestione sequenziale dei documenti nel momento della loro formazione o del loro ingresso nel perimetro della AOO
Assicura – con il titolario – una struttura organizzata all’archivio
Regola le procedure dalla nascita attraverso una rigida cronologia
Avvia la corretta distribuzione dei documenti correnti (assegnazione)
Realizza i collegamenti tra i vari fascicoli e i singoli documenti
Censisce la mole documentaria posta in essere da un ente produttore
Il Protocollo informatico
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
ProtocolloInformatico
Il fascicolo informatico come perno dell’azione
amministrativa
Il workflow come supporto all’azione
amministrativa
L’integrazione dei sistemi di automazione d’ufficio
per un reale valore aggiunto percepito dell’utilizzatore
finale
La PEC e firma elettronica per una
reale dematerializzazione
Gli archivi digitali e la conservazione: completo supporto al ciclo di vita del documento e del fascicolo
Il protocollo e la gestione documentale
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
processo di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitali
nell’ambito di un sistema di conservazione allo scopo di mantenerne
l’integrità, l’autenticità, leggibilità, accessibilità e riservatezza nel tempo
CAD - La conservazione digitale
43 - Conservazione dei documenti1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza, ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo siano effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.
44 - Requisiti per la conservazione dei documenti informatici
1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:
a. l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento …;
b. l'integrita' del documento;
c. la leggibilita' e l'agevole reperibilita' dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i' dati di registrazione e di classificazione originari;
d. il rispetto delle misure di sicurezza ….
viene attuata con le modalità previste dalle regole tecniche
di cui all’articolo 71: fino a che non vengono definite restano
in vigore le regole tecniche stabilite dalla deliberazione
CNIPA n. 11/2004
ogni documento è riconducibile al soggetto che lo ha formato
e mantiene le sue caratteristiche di integrità, leggibilità,
accessibilità e riservatezza
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Il sistema di conservazione è gestito dal Responsabile della conservazione
in accordo con gli altri Responsabili con possibilità di avvalersi di soggetti
terzi pubblici o privati
CAD - La conservazione digitale
44 - Requisiti per la conservazione dei
documenti informatici1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti
informatici è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'art. 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e ove previsto con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, di cui all’articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.
1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
Il Responsabile della conservazione gestisce il sistema di conservazione in accordo con il responsabile del protocollo informatico e il responsabile del trattamento dei dati personali
Il Responsabile della conservazione si può avvalere di soggetti
esterni per:
• la conservazione dei documenti informatici
• la certificazione dei processi di conservazione
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
La conservazione digitale
I compiti del sistema di conservazione
Tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, assicura la conservazione dei documenti informatici/fascicoli informatici garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità
Prevede la gestione dei documenti informatici/fascicoli informatici in strutture che garantiscono l’interoperabilità tra sistemi di conservazione
Opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti nel manuale di conservazione
È logicamente distinto dal sistema di gestione documentale
Per alcune tipologie di documenti, mantenimento del valore culturale e storico
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole – La conservazione digitale
Il processo di conservazione, dalla presa in carico dal produttore, prevede la gestione dei documenti informatici / fascicoli informatici in strutture definite che garantiscono l’interoperabilità tra sistemi di conservazione
I documenti informatici conservati utilizzano i formati definiti ovvero scelti e motivati dal Responsabile della conservazione
Il sistema di conservazione, logicamente distinto dal sistema di gestione documentale, opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti
Il Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia
Il manuale della conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, l’architettura, le infrastrutture, il processo, le misure di sicurezza e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del sistema di conservazione nel tempo
viene attuata con le modalità previste dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 (fino alla emanazione delle nuove regole tecniche)
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole - struttura XML per la conservazione
struttura XML descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione;
assicura l’interoperabilità tra sistemi di conservazione;
fa riferimento allo standard nazionale UNI-SInCRO 11386: 2010
contiene le informazioni:generali dell’indice del pacchetto di archiviazioneproprie del pacchetto di archiviazionerelative ai raggruppamenti di uno o più file contenuti nel pacchettoriguardanti il processo di produzione del pacchetto
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole - Le figure coinvolte nel sistema di conservazione
Nel sistema di conservazione operano:
il produttore: di norma diverso dal soggetto che forma il documento, è responsabile del pacchetto di versamento e provvede alle operazioni di versamento nel sistema di conservazione. Nel caso di pubblica amministrazione tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale
l’utente: richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti informatici per acquisire le informazioni di interesse
il Responsabile della conservazione: definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole - Il Responsabile della conservazione
opera d’intesa con:
responsabile del trattamento dei dati personali
responsabile della sicurezza
responsabile dei sistemi informativi
responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico (nel caso delle PA)
definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione al fine di assicurare il mantenimento delle caratteristiche di autenticità, integrità, accessibilità e intelligibilità dei
cura l’aggiornamento periodico e in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti
gestisce il processo di conservazione secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
garantisce il corretto svolgimento del processo di conservazione assicurandone nel tempo la conformità alla normativa vigente
verifica periodicamente l’effettiva integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi, provvedendo alla duplicazione o copia dei documenti informatici all’evolversi del contesto tecnologico
adotta le misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema di conservazione
nelle pubbliche amministrazioni svolge il ruolo di pubblico ufficiale
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Responsabile della conservazione:capacità richieste
manageriali e di gestione di applicazioni complesse (organizzative)
comprensione della normativa e dei procedimenti amministrativi (giuridiche)
gestione di archivi della documentazione amministrativa (archivistiche)
gestione di risorse tecnologiche e di piattaforme innovative (informatiche)
gestione di contratti con fornitori di tecnologie e di servizi (amministrative)
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole - Modelli organizzativi per la conservazione
La conservazione può essere svolta:all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservareaffidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale
Il Responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare formalizzandolo lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienzaIl Responsabile della conservazione può affidare le attività del processo di conservazione a soggetti esterni, che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, se del caso accreditati, attraverso un contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole - Il manuale della conservazione
È un documento informatico aggiornato periodicamente contenente:la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazionela descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’ indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezionila descrizione del processo di conservazione, delle modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento e del trattamento dei pacchetti di archiviazionela modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzionela descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
I soggetti pubblici o privati possono richiedere l’accreditamento alla Agenzia per l’Italia digitale
CAD – L’accreditamento
44-bis - Conservatori accreditati1. I soggetti pubblici e privati che svolgono
attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA.
2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31.
3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.
.
L’accreditamento presso DigitPA permette il riconoscimento del
possesso del livello più elevato dei requisiti di qualità e di sicurezza
DigitPA ha stabilito le regole per l’accreditamento in analogia con
quanto previsto per l’accreditamento dei certificatori di firma digitale
e dei gestori di posta elettronica certificata
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Circolare DigitPA n. 59/2011: Accreditamento dei conservatori
La Circolare DigitPA n. 59/2011, pubblicata in GU n. 32 - 8 febbraio 2012 fornisce le modalità di presentazione della domanda di accreditamento all’Agenzia per l’Italia Digitale da parte dei soggetti pubblici o privati che svolgono attività di conservazione digitale
Come previsto dall’articolo 44-bis del CAD, l’accreditamento permette il riconoscimento del possesso del livello più elevato dei requisiti di qualità e di sicurezza
Ad oggi, la domanda può essere presentata ma l’accreditamento potrà essere completato solo dopo la pubblicazione delle regole tecniche relative al sistema di conservazione
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Circolare DigitPA n. 59/2011 Requisiti per l’accreditamento …
Dal punto di vista societario, i conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono:
possedere i requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche
dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere attività di conservazione
avvalersi di personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti
applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate
avere un capitale sociale non inferiore a Euro 200.000
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
... requisiti per l’accreditamento …
Per quanto riguarda aspetti della conservazione, i conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono :
indicare il nominativo del Responsabile del servizio di conservazione, degli eventuali delegati e il quadro delle diverse responsabilità
fornire copia del Manuale della conservazione redatto secondo le disposizioni contenute nel decreto delle regole tecniche previste dal CAD
fornire documentazione del sistema di conservazione realizzato che deve essere gestito in conformità alle disposizioni contenute nel decreto delle regole tecniche in emanazione
implementare procedure di sicurezza con riferimento agli standard ETSI
indicare la tipologia di documenti conservati e i formati dei file gestiti
specificare l’Ente Certificatore che ha rilasciato la firma digitale e le marche temporali
fornire l’elenco del software dei programmi in uso nelle eventuali diverse versioni succedute nel tempo
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
... requisiti per l’accreditamento
Per quanto riguarda qualità e sicurezza, i sistemi di conservazione dei conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono essere conformi agli standard indicati nelle regole tecniche. In particolare:
ISO 14721: 2003 (OAIS- Open Archival Information System – Reference model), per la gestione del processo di conservazione
ETSI TS 101 533-01, relativo ai requisiti di sicurezza e affidabilità tecnici, organizzativi, infrastrutturali e gestionali, per realizzare sistemi di conservazione affidabili
UNI-SInCRO 11386: 2010, per la struttura dei dati gestiti dal sistema di conservazione in modo anche da garantire l’interoperabilità tra sistemi
ISO 15836:2003 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadati del Dublin Core
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Funzioni dell’Agenzia per l’Italia Digitale per l’accreditamento
L’Agenzia per l’Italia Digitale deve attivare una iniziativa analoga a quella esistente per i certificatori accreditati di firma digitale. In particolare:
predisporre una procedura per la verifica delle domande di accreditamento
istituire e gestire, pubblicandolo sul sito, l’elenco dei conservatori accreditati e dei certificatori del processo di conservazione
emanare le circolari che indichino le modalità di vigilanza e di ispezione da effettuare periodicamente per la verifica del mantenimento dei requisiti di accreditamento
svolgere attività di vigilanza periodica sugli accreditati
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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
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Grazie
massella@agid.gov.it
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