Leksioni 14386

Shkrimi i raporteve administrative dhe t biznesitRaportet administrative dhe t biznesit jan ndoshta dokumentet m t zakonshme t krkuara nga hierarkia e njniveli m t lart tek nivelet m t ulta t hierarkis. Kto dokumente jan shum t rndsishme sepse nprmjettyre prcaktohet gjendja aktuale, analizohet situata dhe mbi kt baz merren vendime.

Shkrimi i raporteve t mira fillon me mbledhjen e t dhnave t prshtatshme. Duhet br shum siguri t dhnatvijn nga burime t besueshme.Sapo t vijn t dhnat, apo sapo t gjenden ato, duhet t kontrollohen dhe tanalizohen shifrat dhe teksti pr logjikn dhe koherencn. ! tej zgjidhet nj mnyr organizimi i materialit doshkruhet dheatomtprdorshmet jankrahasimi apokontrasti, zgjidhjaeproblemit, eliminimi, kalimi ngaeprgjithshmja tek e ve"anta, nga e ve"anta tek e prgjithshmja, mnyra gjeografiko # historike dhe ajo funksionale. Stili i shkrimit t raporteve administrative dhe t biznesit sht pak a shum i njjt me llojet e tjera t shkrimeve tksaj natyre, por ka edhe ve"anti jan$ %. Raportet kan nj stil edhe m formal se sa letrat dhe memot.&. ' raporte fjala (u prdoret rrall.). ' raporte duhet t prfshihen t tra prkufizimet dhe shkurtimet si dhe t tra rekomandimet etyre duhet t jen t kuptueshme. *r t krijuar nj stil t mir t shkrimit t raporteve prdoret gjuh e art, gjrat prsriten sa m pak, duhet tprdorensamshumburimet dhevizualitetet dhetprdorenparashikimet, tranzicionet, fjalitky"dhekrert,"shtjet e nn"shtjet. +aja kryesore e raportit ka t paktn katr elemente. %. ,itulli i raportit&. *r k sht prgatitur raporti). 'ga cili apo cilt sht prgatitur raporti-. Data'se raporti sht deri n &. fae, t tr krert listohen n tabeln e prmbajtjes, ndrsa nse raporti sht m shumse &. fae duhet t vendoset pr nivelin e krerve do listohen n tabeln e prmbajtjes. ,ransmetimi i raportit bhet n kt mnyr$%. *rintohet raporti&. /het nj prmbledhje e konkluzioneve dhe rekomandimeve). *rmenden "shtjet me interes n raport. -. ,regohen problemet doln gjat rrugs s realizimit t raportit dhe si u eliminuan ato... +alenderohen njerzit ndihmuan n realizimin e raportit. 0. 1nformohet nse sht e nevojshme pr krkime shtes2. +alenderohen le3uesit pr mundsin patn pr t br pyetje dhe objeksione*rmbledhjet 4 abstraktet e raporteve prezantojn skeletin logjik t nj studimi apo artikulli, tezat, rekomandimet dheprovat prkatse. Ka edhe abstrakte prshkruese tregojn "shtjet prfshihen n artikull por nuk prmbledhin atse "5far thuhet n artikull pr sejciln nga "shtjet. 'j prmbledhje e mir sht lehtsisht e le3ueshme dhe e artduke en njkohsisht koncize. 'j prmbledhje e mir kuptohet pa nevojn e raportit dhe referencave. 6yrjaeraportit prmbanprcaktiminellimit dhefokusinekrkimit. 7llimi katbjmeidentifikimineproblemit torganizatstcilit i adresohet raporti, investigimet ebrangaanateknikedhespjegimet prkatse.+okusi identifikon se sa e gjer sht fusha mbi t ciln kryhet vzhgimi, krkimi apo studimi. ' fokus mund tjepen edhe kufizimet e studimit, problemet dhe faktort ndikojn n kufizimin e vlefshmris s studimit.!tej jepensupozimet, mbi tcilatngrihetpunadhenfundvrtetohenapojodhekjondrthuret edhemedhnien e metods s ndjekur pr realizimin e studimit dhe mnyrn se si jan mbledhur t dhnat, kriteret e prdorurapr t oeshuar faktort n marrjen e vendimit, etj. ' disa raste sht e udhs t vendoset edhe nj seksion historik apo prshkruan "shtjen dhe kjo n mnyr raportet t prdoren m von nga njerz ndoshta nuk i kan mundsit t ken njohur kushtet origjinale n tcilat u krye raporti. ,rupi i raportit, sht zakonisht edhe pjesa m e gjat e tij, analizon shkaet e problemit dhe ofron zgjidhje tmundshme. ' t jepen argumentet me t tra t dhnat dhe informacionin prkats. Konkluzionet prmbledhin "shtjet e trajtuara n trupin e raportit. Rekomandimet jan veprimet kryhen pr t zgjidhur "shtjen apo pr t prmirsuar situatn. Raporte t shkurtra shkruhen pothuajse pr t tra organizatat. Kto lloj raportesh zakonisht prgatiten nga ekspert, e njohin mir fushn n t ciln shkruajn, ose nga njerz jan t aft t krkojn dhe t gjejn ekzaktsishtinformacionin krkohet. Shkrimi i ktyre raporteve sht mjaft karakteristik me stil telegrafik dhe me standarte shtedetyruar t5uprmbaheshdheprshtatesh, gjithmonnprputhjemekrkesnbhet pr raportinkonkret.Raportet e shkurtra prmbajn%. ,itullin&. *rmbajtja e lnds). *rmbledhjen dhe informacionin e vlefshm pr "shtjen t ndara sipas prmbajtjes s lnds-. +akte, t dhna, figura, tabela, mund t jen t shkrira me raportin apo si anekse.. Konkluzione0. RekomandimeRaportet e gjata'lidhjemeshkrimineraportevetgjatanktpjestlibritjepetrrugandietzakonishtnprgatitjeneraporteve t ksaj natyre. %. ' rastin e raporteve t gjata n fillim jepet llimi$ *rse e shkruan raportin8 dhe bhen prpjekje fillestarepr t gjetur & # ) tituj i shkojn raportit.&. ! tej puna vazhdon me mbledhjen e tr informacionin e nevojshmdhe t dokumentet, kopje tkorrespondencs s mparshme, t dhna, raporte, etj, lidhen me materialin do shkruhet.). 9jatksaj kohemerret vendimi nsedotprdorenfigura, diagrama, tabela, etj dhensepo, si doorganizohen ato n tekst apo n anekse.-. *asi shtgrumbulluar njmaterial i mjaftueshmdheshkruesi aposhkruesit kanle3uar. mjaftueshminformacione n lidhje me "shtjen, hidhen n form drafti pikat e raportit dhe vendosen si draft prmbajtje elnds... *r "do pik t raportit shkruehn fjalit kryesore. 0. *as fjalive kryesore vendosen gjrat lidhen me "shtjen sipas rndsis. 9jrat jan mbledhur, por rezultojn pa rndsi lihen jasht. Shkrimi duhet t jet i shkurtr, por i sakt. 2. +jalit shkruhen n form t drejt, duke kontrolluar fjalt.:. *asi sht shkruar drafti i par, bhen prpjekje pr t shkruar hyrjen e raportit, ku duhet t theksohet llimi,misioni dhe roli i raportit apo prmbledhjes.;. ! tej kalohet n konkluzionet dhe rekomandimet . !ateriali plotsohet me informacione shtes dhe vendosen sipas radhs n draftin e par t raportit hyrja,pikat e raportit, konkluzionet, rekomandimet dhe anekset. %%. ! tej puna vazhdon me rishikimin e draftit n t tr elementet e tij. Ky rishikim bhet duke ln hapsirabosh n faen kompiuterike pr shtesa, korrigjime dhe rishikime, duke par nse informacioni sht i sakt, ikompletuar, me gramatik, trhes, natyral, i sinert, dhe a sht tipi i raportit do t dshroje t merrjevet.%&. Krkohet nj a disa persona t tjer t shikojn n mnyr kritike materialin.%). Kontrollohen figurat, diagramat dhe tabelat.%-. *as disa rishikimesh shkruhet versioni prfundimtar a raportit apo prmbledhjes. %.. *rcaktohet prfundimisht titulli m i prshtatshm dhe bhet kujdes ai t jet i dukshm.%0. Shkruhet prfundimisht prmbajtja e lnds%2. ?endosen pikat e raportit sipas prmbajtjes s lnds%:. ?endoset raportin n nj folder t prshtatshm pr paraitje Raportet e planifikimit, propozimeve dhe krkimeveDuhet theksuar n fillim se ajo "5ka duam t n3jerrim nprmjet raporteve varet nga krkimi, mund t jetnj punim i thjesht, realizohet duke marr t dhna e duke i vn ato n nj mnyr t prshtatshme n materialapo edhe duke ndrmarr vet krkime t ndryshme me karakter t theksuar shkencor, mana3herial, administrativ, etj,e duke shkruar nj raport me t dhnat e krkimit ke realizuar. 9jithashtu, krkimi mund t prfshij teknologji tndryshme, njerz t tjer t ndar n grupe pune, kryejn vzhgime, pyetsor, bjn eksperimente, etj. @shtshum e rndsishme gjat procesit t krkimit t prodhohen t dhna t besueshme. ' shkrimin e raporteve t ksaj natyre mbahen parasysh kto hapa baz$%. *rcaktimi i problemit.&. !bledhja e t dhnave t nevojshme dhe e informacionit). Analizimi i t dhnave dhe informacionit-. +okusimi specifik n dhnien e prgjigjes pr zgjidhjen e krkuar.. Brganizimi i raportit0. Shkrimi i raportitRaportet jantndryshmedhekjonvarsi tllimit pr tcilinshkruhen. Kaorganizataraporteuajndokumente t gjata me tabela e shifra dhe ka organizata raporte uajn materiale me dy a tre fae. Raportet ndahennformale dheinformale.Raportetformale jan ato kantitullin,prmbajtjen, listneilustrimeve, etj,ndrsaraportet informale mund t jen letra e memo brenda organizats, informacione me "mime e tabela. ' t tra rastetraportet sjellin t dhna dhe informacione nprmjet t cilave synohet drejtimi m i mir dhe marrja m e sakt evendimeve. ' disa lloje raportesh zakonisht jan m t gjata se dy a tre fae prve" informacioneve dhe t dhnave bhenedheanalizaekomentesidhen3irrenedhekonkluzioneerekomandime. 'gakykndvshtrimraportet mundtuhenraporteinformative, analitike, rekomanduese, etj. Raportet informativemundtjenraporteshitjeshaporaportetremujore, raportet informativedheanalitikemundtjenraportevjetoretkompanive, raporteauditimi,raporte t shlyerjes s investimeve, etj, ndrsa raporte rekomanduese mund t jen studimet e fizibilitetit, t zgjidhjess problemeve, etj. *rve" ktyre mund t prgatiten edhe raporte aksidentesh n pun, raporte krediti, raporte progresi, raporte udhtimie trainimi, raporte t mbylljes s punimeve, etj, m s shumti kan t bjn me specifikat e puns n segmente tve"anta administrative dhe biznesi.'raportet informuesefokusi shttektdhnat embledhura, iinteresojnle3uesit. 'raportet analitiketdhnat prezantohendhe interpretohen, ndrsa n raportet rekomanduese, jepenrekomandime pr veprime dhezgjidhje. Shkrimi i propozimeve*ropozimi sht hapi i par pr t realizuar nj tez t madhe apo nj projekt t madh. 7llimi i propozimit sht tbindnj komitet organizate mbikyrs se"shtja,objekti,dukuria studiohet kanvlerdhekshtumerretnjaprovim pr t proceduar m tej me krkime aktuale dhe jepet miratimi pr financimin e mtejshm t studimit. 'propozim jepet plani i veprimeve, dhe patjetr duhet theksuar pozicioni teorik dhe marrdhniet me fushn n fjal nt kaluarn e shkruesit. *ropozimi zakonisht prmban kta element$ %. 'j arsyetim pr zgjedhjen e "shtjes tregon se sa e rndsishme sht ajo "shtje pr t ardhmen. Duhetnktfaz t deklarojmedhekufizimete llimeve kemi#pratmospremtojmmshum se"5mund t arrijm. &. 'jrishikimtpunssmparshmetbrdhetpublikuar nkt"shtjengaanaeautorit dhenjdeklarim se puna n fillim do t mbshtetet n studimet ekzistuese, por ka ende zona t paeksploruara duhet t studiohen e trajtohen n kt "shtje.). 'j prmbledhje n lidhje me fokusin dhe metodologjin do ndiet pr realizimin e puns, kostot, burimet duhen, kohn duhet pr t prmbushur projektin. 7 nj propozim t jet i shkruar mir ai duhet t jap prgjigje pr pyetjet si m posht sipas ksaj radhe$%. Cili sht problemi do zgjidhet8&. Si do zgjidhet ai8). D5far do realizoj konkretisht propozimi8-. A mund t realizohet ajo propozohet8.. Cilat jan prfitimet sjell propozimi80. Kur do prfundoj puna82. Sa kushton realizimi i propozimit8*r kt duhet propozimi t ket pak a shum kt prmbajtje$%. *rcaktimi i problemit&. !undshmria e shmangies apo eliminimit t problemit). Audienca-. *ikat kryesore do studiohen.. !etoda 4 procedura0. /urimet, kualifikimet dhe materialet2. Afatet kohore:. Etj *r shkrimin e raporteve dhe propozimeve duhet t mbahet parasysh se sht e rndsishme t prdoren$%. Krahasime 4 kontraste&. Fgjidhja e problemeve). Eliminimi i alternativave-. Deduksioni dhe induksioni.. Kronologjia0. EtjRaport shum formal Raport mesatarisht formal Raport jo shum formalKapaku +aja e titullit 6yrje+aja e titullit *rmbajtja ,rupi, ndryshme *rmbledhje ekzekutive Konkluzione*rmbajtja ,rupi i raportit RekomandimeGista e ilustrimeve 6yrje*rmbledhje ekzekutive ,rupi,rupi i raportit Konkluzione6yrje Rekomandime,rupiKonkluzioneRekomandimeReferencaAnekse*yetsor1ntervistaDokumente t tjeraTabela . *rmbajtja e raporteve sipas nivelit t formalitetit t tyrePrshkrim produkti dhe shrbimi' kt dokument jepen$ Emri i produktit *amje t produktit *rshkrim *roblemet ka prdoruesi me produktin dhe shrbimin !odelet e vlefshme Knasia dhe prfitimet Si mund t prdoret produkti apo prftohet shrbimi nga grupe t ndryshme popullsie Specifikime teknike dhe prdorimi, etj. Dmimi pr "do model sht i gatshm pr publikun dhe opsionet e pagess ?lefshmria, ku gjendet produkti dhe ku mund t porositetRaport shitjesh produkti apo shrbimi' kt dokument jepen$ , shessh nj produkt apo shrbim Bbjektivi Krkesat e klientve Konfirmo nevojat e audiencs nse nuk je i sigurt *rcakto se si do arrihen nevojat e klientve dhe audiencs Gisto produktet dhe se si sejcili prej tyre i adresohet nj apo disa nevojave t klientve Analiza e kostove *rfitimet financiare pr klientt Krahasim kostosh me ato t konkurrentve Ant e forta dhe t dobta t produkteve t kompanis, krahasuar me ato t konkurrentve Specifiko veprimet duhet t ndrmerren Shkrim projektesh' kt dokument jepen *rshkrim projekti Emri i projektit Emri i kompanis Emri i prezantuesit 7llimet e projektit 7llimi prfundimtar !arrdhniet me projekte t tjera 9jendja e projektit, skedulimi, bu3heti, etj. Analiz konkurrence Konkurrentt, ant e forta dhe t dobta t tyre dhe t tuat prkundrejt tyre. Analiz e konkurrencs ,eknologjia, prfitimi nga prdorimi i teknologjis s re Standartet e reja duhet t adoptohen nga prdorimi i teknologjis s re /urimet njerzore dhe burimet e tjera Krkesat prfitimet dhe "shtjet dalin nga aplikimi i pro"edurave t reja *rogresi me projektin, n cilat pjes dhe ku jemi prapa. ?onesa t paparashikuaraShkrimi i strategjive' kt dokument jepen Rekomandimi i strategjis 1de pr sot dhe nesr ?izioni Drejtimi afatgjat 7llimi dhe objektivat Situata sot, prmbledhje e gjendjes aktuale Si kemi arritur deri ktu 1nformacione historike Supozimet e mparshme nuk jan t vlefshme Bpsionet e mundshme Strategjit alternatie Gisto avantazhet dhe disavantzhet pr sejciln prej tyre Kostot pr sejcilin opsion Rekomandime pr nj apo disa strategji *rmbledhje e rezultateve pr strategjit e propozuara 1dentifiko veprimet do ndrmerren?zhgimet jan dokument mjaft t rndsishme pr organizatat. Ato dizenjohen pr grupe t mdha njerzish uhen subjekte apo ata prgjigjen. *yetsori sht nj list pyetjesh plotsohen. 1ntervista sht njbashkbisedim i strukturuar me dik sht 1 aft t jap informacion t prdorshm dhe t dobishm. *yetjet e mirabhen pr vetm nj gj, ato jan me fraza neutral dhe duhet t evitojn brjen e supozimeve nga ana e atij prgjigjet dhekankuptimtnjjtpr njerztndryshm. *yetjet embyllurakannjnumr tkufizuarmundsish pr prgjigje, ndrsa pyetjet e hapura nuk e mbyllin subjektin n ndonj lloj prgjigjeje. *yetjet degzim edrejtojnatprgjigjetnpjestve"antatpyetsoritlidhurmepyetjet dheprgjigjetemparshme. *yetjetgabim parafrazojn prmbahtjen e prgjigjes s fundit. *yetjet probes ndjekin nj prgjigje t mparshme pr t marrnj prgjigje specifike n lidhje me nj aspekt t ve"ant t "shtjes. Krkuesit e mir shtojn shanset t ken sa mpak njerz nuk duan t prgjigjen n lidhje me krkimin ata bjn. 9rup i prshtatshm sht nj grup i njerzve sht i leht pr t5u gjetur. 'j grup gjykues sht nj grup njerzish pikpamjet e t cilve jan t prdorshme dhetprshtatshmeprt5umarrnkonsiderat. *ersoni randomizuarshtsejcili kashansintjetpjesezgjedhjes.Shkrimi i abstrakteve, prmbledhjeve dhe prmbledhjeve ekzekutive,ipikisht, nj abstrakt jep prgjigje pr nj "shtje t caktuar n rreth %>> # &.> fjal dhe spjegon se$ *rse sht br ky projekt apo studim8 D5far sht br dhe si sht br8 Cilat jan gjetjet 4 rezultatet e studimit8 D5far do t thon kto gjetje 4 rezultate8 Si prdoren kto gjetje, rezultate n jetn e prditshme8 Etj.'se shkrimi ka t bj me nj metod apo aparat t ri t zbuluar 4 shpikur, athere n abstrakt spjegohet se$ Cilat jan avantazhet e metods 4 aparatit8 Si prdoret 4 punon dhe sa mir prdoret 4 punon metoda 4 aparati8 Etj.'abstrakt bhet edhenjprmbledhjeekonkluzionevedherekomandimeve, jepet llimi i studimit, metodaendjekur dhe gjetjet kryesore t tij. ' abstrakt kurr nuk duhet t5i referohemi ndonj informacioni apo dokumenti nuk sht n materialin kemi shkruar. ' abstrakt duhet shmangur prdorimi i fjalveUn dhe Ne por zgjidhet t prdoren folje aktive e jo pasive. *r shembull$ gjat studimit u testuan ose studimi testoi, provoi, etj dhe jo siajo u testua nga studimi.Radha e puns pr shkrimin e prmbledhjeve sht si m posht$ D5far ka ngjar D5far sht e rndsishme Kur ka ngjar ' "5vend ' "5or Kush ka en prezent D5far sht diskutuar D5far ka ndryshuar Shtohet informacion tjetr lidhet me "shtjen n fjal /hen edhe aludime '3irren konkluzione /hen rekomandimeShkrimi i prmbledhjeve ekzekutive*rmbledhjet ekzekutive jan pak a shum si prmbledhjet e raporteve t ndryshme dhe llimii tyre sht tsjellin nj version t kondensuar t prmbajtjes s nj raporti t gjat. *rmbledhja ekzekutive zakonisht sht pak ashum sa %>H e materialit original. Ajo mund t jet % # %> fae n varsi t gjatsis s raportit, por kur raporti shtm 1 madh se %>>fae, athere prmbledhja ekzekutive nuki prmbahet kushtit t %>HIshit. *rmbledhjetekzekutive shkruhen sepse askush nuk ka koh t le3oj tr raportin origjinal prderisa ai t mos jet a i nevojshmpr le3uesin. *rmbledhjet ekszekutive bjn nj rekomandim. /esueshmriashtshumrndsishmeprktoprmbledhjesepsenbaztksaj merrenvendimet ngaanaele3uesve t5a le3ojn raportin apo jo. Fakonisht prmbledhjet ekzekutive mund t bjn prmbledhje edhe t mshum se nj raporti. *rmbledhjet standarte shkruhen pr punimet e raportet e shkruara nga t tjert. *rmbledhjet ekzekutive shkruhen edhe pr t rekomanduar nj kurs t caktuar veprimi dhe shpesh n kto raste atoprmbledhin pikat krysore t nj materiali t gjat. Kto lloj prmbledhjesh ekzekutive uhen edhe abstrakte. 7llimii tyre sht t lejoj le3uesin t vendos nse do e le3ojn tr raportin apo jo.Ato shkruhen nga vet autort e shkrimeve t ndryshme. *rmbledhjet apo ndryshe abstraktet jan mjete trndsishme t autorve pr t5iu drejtuar le3uesve, publikut audiencs s zgjedhur prej tyre sepse japin njinformacion t ngjeshur t raportit t nj pune t kryer nga ana e autorve t raporteve. ' prmbledhje duhet t$ *rfshihet nj deklarat kon"ize e ides kryesore t raportit Citohet autori dhe titulli i raportit (epen detaje dhe kuota ,regohet kujdes me stilin dhe tonin ' kto raporte sht shum e rndsishme marrja n konsiderat e koncepteve t citimit dhe dokumentimit. Citim dot thot atribuim i ides apo fakteve nga burimi i tyre n trupin e raportit, ndrsa dokumentim do t thot dhnie einformacionevebibliografikele3uesvet5ujepet shansi tkonsultohenmeburimet origjinalettyre. . 1nformacion pr kushtet e puns, standartet, numrin e punonjsve%%. Referenca