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fundamentos operación y administración
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AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA
Mdulo: 1 Unidad: I Semana: 1
Dr. Luis Yucra Rodriguez
ORIENTACIONES
Se recomienda al alumno revisar el campus virtual y reforzar sus estudios
con el material enviado en Word,
enlaces bibliogrficos e interesantes,
ingresar al Foro y realizar las
autoevaluaciones.
FUNDAMENTOS DE AUDITORIA
OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA
CONTENIDOS TEMTICOS
Definicin de auditoria.
Evolucin de la auditoria.
La auditoria de gestin.
La auditoria operativa como disciplina contable.
Objetivo y finalidad
Necesidad de la auditoria operativa.
Frecuencia de la auditoria operativa.
Riesgo de auditoria.
Caractersticas de la auditoria operativa.
Como iniciar una auditoria.
Auditoria financiera y auditoria de gestin.
Hallado de diferencias.
La auditoria de gestin y su relacin con las 3E.
Relacin de la auditoria de gestin con otras reas.
DEFINICION DE AUDITORIA
Una auditoria es una recopilacin y evaluacin de
datos sobre informacin cuantificable de una
entidad econmica para determinar e informar
sobre el grado de correspondencia entre la
informacin y los criterios establecidos.
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Evolucin
Auditoria
3era. Etapa:
Nuevas tecnologas, gran numero de operaciones al ao,
empresas complejas, el CP
revisa la contabilidad con la
ayuda del muestreo estadstico.
1era. Etapa:
No existen grandes transacciones, el C.P. se
dedicaba a buscar
indicios de fraude.
2da. Etapa:
Empresas mas Grandes; El CP realizaba la misma actividad de la 1era. Etapa mas
verificar y certificar la informacin
suministrada por los administradores como
resultados del periodo.
4ta. Etapa:
Igual que la etapa anterior, ahora el CP
elabora un informe que
discute con la gerencia de
la empresa.
Antecedentes de la auditoria de gestin
Tiempos medievales
Revisiones de cuentas de compra y venta Cobros y pagos y similares Objetivo de descubrir operaciones
fraudulentas
Lento desarrollo y evolucin de la auditoria
EVOLUCION DE LA AUDITORIA DE GESTION
Durante la revolucin industrial
Se desarrolla la gran empresa Se desarrolla la contabilidad Las empresas manufactureras crecen en tamao Los propietarios comienzan a contratar los
servicios de gerentes a sueldos
A partir del siglo XVI
Examen de los registros escritos y la evidencia de apoyo
En la primera mitad del siglo XX
De descubrir fraudes se pasa a un objetivo superior
Las industrias avanzan con el desarrollo tecnolgico
La Auditoria dictamina sobre los estados financieros
En etapas recientes
La Auditoria penetra en la Gerencia y se interrelaciona con la administracin
La Auditoria pasa a medir la efectividad, eficiencia y eficacia de los ejecutivos y
sus proyectos
En 1935
James O. MCKinsey define Auditoria
Administrativa como Una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la
luz de su ambiente presente y futuro
En 1949
Billy E. Goetz conceptualiza: Auditoria Administrativa el la
encargada de descubrir y corregir errores de
administrativos.
En 1955
Harold Koontz y Ciryl ODonnell propone a la auto-auditoria como evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia donde va con los programas
presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se
necesitan planes revisados para alcanzar esos objetivos.
En 1958
Alfred Klein y Nathan Grabinsky aborda las causas de una baja productividad para establecer las bases para
mejorarla
En 1962
William Leonard incorpora los conceptos fundamentales
y programas para la ejecucin de la Auditoria
Administrativa
A finales de 1965
Edward F. Norbeck precisa la diferencia entre la Auditoria
Administrativa y la Auditoria Financiera
En 1975
Se desarrolla un marco metodolgico para instrumentar
una Auditoria de las operaciones que realiza una
empresa
En 1987
Aborda el concepto de Auditoria Operacional, la
metodologa para utilizarla y la evaluacin de sistemas.
En 1989
Analiza aspectos tericos y prcticos de la Auditoria
Administrativa, las diferencias con otra clase de
auditoria, incluyendo su propuesta y el procedimiento
para llevarla a cabo
En 1994 en adelante.
Se incorpora conceptos fundamentales de evaluacin,
muestra las fases y metodologa para su aplicacin, la
forma de disear y aplicar cuestionarios y cdulas.
Fundamentacin
La Auditoria de Gestin, aunque no tan desarrollada
como la Financiera, es si se quiere de igual o mayor
importancia que esta ultima, pues sus efectos tienen
consecuencias que mejoran en forma apreciable el
desempeo de la organizacin.
La denominacin de auditoria de gestin funde en una,
dos clasificaciones que tradicionalmente se tenan:
auditoria administrativa y auditoria operacional.
LA AUDITORIA DE GESTIN
Auditoria Administrativa (William P.
Leonard)
La Auditoria Administrativa puede definirse
como el examen comprensivo y constructivo
de la estructura administrativa de una
empresa, de una institucin o departamento
gubernamental; o de cualquier otra entidad
y de sus mtodos de control, medios de
operacin y empleo que d a sus recursos
humanos y materiales.
LA AUDITORIA DE GESTIN
Auditoria Operacional (Joaquin
Rodriguez Valencia)
Se define como una tcnica para
evaluar sistemticamente la efectividad
(economa, eficacia y eficiencia) de una
funcin o una unidad con referencia a
normas de la empresa, utilizando
personal especializado en el rea del
estudio, con el objeto de asegurar a la
administracin que sus objetivos se
cumplan, y determinar qu condiciones
pueden mejorarse.
LA AUDITORIA DE GESTIN
Resumen:
1. Auditora administrativa: es la que se encarga de
verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases o elementos del
proceso administrativo y lo que incide en ellos es su
objetivo tambin el evaluar la calidad de la
administracin en su conjunto.
2. Auditora operacional: es la que se encarga de
promover la eficiencia en las operaciones, adems de
evaluar la calidad de las operaciones.
3. Auditora financiera: es el examen total o parcial de la
informacin financiera y la correspondiente operacional y
administrativa, as como los medios utilizados para
identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin.
CONCEPTO DE GESTIN
La gestin es un proceso de coordinacin de los
recursos disponibles que se lleva a cabo para
establecer y alcanzar objetivos y metas precisos.
La gestin comprende todas las actividades
organizacionales que implican:
El establecimiento de metas y objetivos El anlisis de los recursos disponibles La apropiacin econmica de los mismos La evaluacin de su cumplimiento y desempeo
institucional
Una adecuada operacin que garantice el funcionamiento de la organizacin
DEFINICIN DE AUDITORIA DE GESTIN
Es el examen que se realiza a una entidad, con el
propsito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia
con que se manejan los recursos disponibles y se
logran los objetivos previstos por el Ente.
Puede definirse tambin como:
El examen crtico, sistemtico y detallado de las reas
y Controles Operacionales de un ente, realizado con
independencia y utilizando tcnicas especficas, con el
propsito de emitir un informe profesional sobre la
eficacia, eficiencia y economicidad en el manejo de los
recursos, para la toma de decisiones que permitan la
productividad del mismo.
LA AUDITORIA OPERATIVA COMO DISCIPLINA CONTABLE.
La auditoria operativa naci por la necesidad que tena la alta
direccin o gerencia de estar de acuerdo tanto con la
adecuacin y validez de los informes operativos como de los
informes financieros.
La necesidad de la auditoria operacional fue anticipada por
William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamrica, quin
defini a esta tcnica como examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa, o cualquier componente de las mismas, tales como una divisin o
departamento, as como de sus planes y objetivos, sus mtodos
de operacin y la utilizacin de los recursos fsicos y humanos.
OBJETIVO
El objetivo primordial de la auditoria de gestin consiste
en descubrir deficiencias o irregularidades en algunas
partes de la empresa y apuntar sus probables remedios.
FINALIDAD
Ayudar a la direccin a lograr una administracin ms
eficaz. Su intencin es examinar y valorar los mtodos y
desempeo en todas las reas. Los factores de la
evaluacin abarcan el panorama econmico, la adecuada
utilizacin de personal y equipo y los sistemas de
funcionamiento satisfactorios.
LA AUDITORIA DE GESTIN
NECESIDAD DE LA AUDITORIA DE GESTIN
Necesidad de medir y cuantificar los logros
alcanzados en un periodo de tiempo
Poner en orden los recursos de la empresa
Lograr mejor desempeo y productividad
Al realizar una auditoria se deben tener en
cuenta dos factores:
Competencia Alta direccin empresarial
CARACTERSTICAS DE LA AUDITORIA DE GESTIN
Mide el cumplimiento de los planes y programas en un periodo de tiempo determinado.
Concentra el anlisis hacia las actividades y procesos productivos y/o de prestacin de servicios propios de
cada entidad, aplicando indicadores que midan
adecuadamente la gestin.
Mide la contribucin de la entidad en el desarrollo de la comunidad, estableciendo el beneficio o prdida social.
Determina el comportamiento de las cifras durante el periodo de anlisis y sus variaciones significativas
FRECUENCIA DE AUDITORIA OPERATIVA
Una auditora Operativa no necesariamente se realiza
en un tiempo determinado especfico, sino ms bien se
da cuando la gerencia o directivos de una organizacin
lo requieran o lo consideren necesario.
En el caso de existir carencia de polticas,
incomprensin del significado de las mismas, la
insuficiencia de los controles administrativos, bajo grado
de incumplimiento en las reas funcionales y de los
controles operativos as como la carencia de controles
administrativos u operativos en reas significativas, dan
lugar a la realizacin de una auditora operativa.
EN LA AUDITORIA
DE GESTIN EL
Riesgo.
Amenaza.
Vulnerabilidad.
Ocurrencia.
Control o migracin.
Exposicin o Impacto.
RIESGOS EN AUDITORIA
TEORIA DE LOS RIESGOS
COMO INICIAR UNA AUDITORIA
Paso uno. Primer encuentro. Reunirse con el presidente y/o
junta directiva para establecer que:
La organizacin esta interesada en mejorar su reputacin.
La organizacin comprenda/intente comprender el caso empresarial para la diversidad en el lugar de trabajo.
La organizacin tiene declaraciones de poltica que trata los temas de la igualdad de oportunidades y la diversidad.
Paso dos.
Requerir la preparacin de los trmites antes de la primera visita.
Proporcionar una lista de materiales, que la organizacin pueda recopilar para la inspeccin de los asesores.
COMO INICIAR UNA AUDITORIA
Paso tres. Segundo encuentro:
Inspeccionar los documentos y empezar a otorgar una puntuacin.
Establecer que documentos claves pudieran faltar segn la lista entregada durante la primera visita.
Decidir cuales son grupos de objetivos y las reuniones individuales a mantener para solicitarlas ante la
organizacin con el fin de completar la valoracin global.
Paso cuatro. Dirigir grupos de enfoque y realizar entrevistas.
Paso cinco. Terminar el proceso de puntuacin.
HALLASGOS DE DIFERENCIAS
El enfoque inicial de una auditora operacional est dirigido hacia hallar las operaciones o actividades
inefectivas, antieconmicas o ineficientes.
Encontrarlas constituye el "Hallazgo de Auditora Operacional" que se puede definir como la
operacin o actividad que est afectada
negativamente o lesionada en la eficacia, economa
o eficiencia.
LA AUDITORIA DE GESTIN EMPRESARIAL
Mejorar niveles de competitividad, productividad y calidad.
Establecer si los controles aseguran la eficiencia y eficacia de las actividades y operaciones.
Determinar el grado en que los empleados han cumplido las funciones asignadas
Identificar reas de reduccin de costos e incrementar la rentabilidad.
Evala el impacto que genera el bien o servicio que produce o presta una entidad.
LA AUDITORIA DE GESTIN
El propsito del control
El Control de Gestin est basado
en los siguientes conceptos
denominados las 3 E
La efectividad en la consecucin de los recursos,
La eficiencia en su utilizacin, La Eficacia en su colocacin o
destino.
Efectividad
Es la capacidad de lograr un efecto deseado, cumplimiento al ciento por ciento de los objetivos
planeados.
Es el criterio poltico que refleja la capacidad administrativa de satisfacer las demandas
planteadas por la comunidad externa.
Refleja la capacidad de respuesta a las exigencias de la sociedad
Eficiencia
Es la capacidad de lograr el efecto en cuestin con el mnimo de recursos disponibles, es decir, que se
estn usando de la mejor manera posible los factores
en la produccin de bienes o servicios
Una operacin eficiente produce el mximo de producto para una cantidad dada de insumos o
requiere del mnimo de insumos para una calidad y
cantidad de productos determinada.
Eficacia
Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en trminos
de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc.
Para que esto pueda ser medido se necesita que la organizacin cuente con:
Una planificacin detallada. Sistemas de informacin. Instrumentos que permitan conocer la situacin en
un momento determinado y los desvos de las
metas proyectadas.
RELACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Y
OPERATIVA CON OTRAS MATERIAS
1. ADMINISTRACIN ESTRATGICA.
2. DESARROLLO ORGANIZACIONAL (DO)
3. SISTEMAS DE CALIDAD TOTAL
CONCLUSIONES Y/O ACTIVIDADES DE
INVESTIGACIN SUGERIDAS
HAY QUE TENER EN CUENTA QUE .
La necesidad de hacer una Auditoria se asemeja a la
misma tarea que tiene un doctor al examinar al paciente;
si el doctor no investiga sobre el mal que padece el
paciente, difcilmente podr recetar la solucin ideal para
el problema. Sucede exactamente igual con las
organizaciones. Necesitamos saber cules son sus reas
dbiles y fuertes para definir que acciones correctivas
hay que tomar.
GRACIAS
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