View
231
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
SU - ERP Implementation 4 - 10 October 2017 SAP AR Overview Training
4th October 2017
1. วตถประสงคของการอบรม
(Training Objective)
1. เพอใหทราบแนวทางการท างาน (Function and Feature)
ของระบบบญชลกหน (Accounts Receivable)
2. เพอใหทราบค าศพทตางๆ (Terminology) ในระบบ
บญชลกหนของระบบ SAP ERP
3. เพอเปนการปพนฐานใหกบ User ทจะเขารวมการออกแบบ
ระบบ (Business Blueprint Design)
วตถประสงคของการอบรม
2. ภาพรวมระบบบญชลกหน
(AR Overview)
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 1
SAP R/3ECC 6.0
SDMM
PP
QM
PM
HR
FI
COPS
WMWF
IS
ระบบขาย จดสง และกระจายสนคา (Sales & Distribution/Logistic)
ระบบจดซอจดหา และ บรหารสนคาคงคลง
(Material Management)
ระบบวางแผนการผลต(Production Planning)
ระบบบ ารงรกษา (Plant Maintenance)
ระบบบรหารทรพยากรบคคล (Human Resources)
ระบบควบคมคณภาพ(Quality Management)
ระบบบญชการเงน (Financial Accounting)
ระบบบญชบรหาร (Controlling)
ระบบบรหารโครงการ (Project System)
ระบบบรหารคลงสนคา(Warehouse Management)
ระบบจดการ Workflow(Workflow ManagementX
Industry Solution เชน ระบบจดการและบรหารธรกจน ามนส าหรบธรกจปโตรเลยม (Industry Solution-Oil & Gas)
ระบบงานตางๆ (Module)ในระบบงาน ERP ประกอบไปดวยระบบ ดงรปภาพ
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) – 2
Customer Delivery
ScheduleRM Forecast Sourcing
Production Planning
Production Execution
GR from Production
Procurement
DeliveryGoods Issue
Billing
Goods Receipt
AP Invoice
Incoming Payment
Outgoing Payment
Quality Inspection
General LedgerCost
Center
Product Costing
Fixed Asset
Profitability Analysis
Annual Planning
Sales & Operation Planning
MRP Run
ลกคาการวางแผนการผลตประจ าป
Goods Issue
Sales & DistributionProductionProcurementInventory Management
Plant MaintenanceFinancial Accounting
Controlling
HR
ภาพการท างานโดยรวมและการเชอมตอระบบงาน
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 3
ระบบงาน Financial Accounting (FI Module) เปนระบบงานพนฐานของ SAP เปนระบบงานยอยท
รองรบงานดานการเงน การบญชทงหมด ตงแตการก าหนดรหสบญช การบนทกบญช รวมไปถง
การออกรายงานตางๆ
ภายใต FI Module ประกอบไปดวยระบบงานยอย (Sub-Module) ดงน
• ระบบบญชเจาหน – Accounts Payable (AP )
• ระบบบญชลกหน – Accounts Receivable (AR)
• ระบบสนทรพย (ระบบครภณฑ) – Fixed Asset (FA)
• ระบบบญชแยกประเภท - General Ledger Accounting (GL)
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 4
ขอมลหลกลกหน(Customer Master)
• การสรางขอมลหลกลกหน
• การแกไขขอมลหลก
• การยกเลกขอมลหลก
การปฏบตงานประจ าวน (Daily Operation)
การบนทกรายการตงหน(Enter Invoice)
การบนทกรายการรบเงน(Incoming Payment)
• การบนทกรายการตงหน/ลดหน/เพมหนลกหน
• การจดพมพใบแจงหน/ใบลดหน/ใบเพมหน
• การรบช าระเงนจากการตงหน
• การรบช าระเงนมดจ า• การรบเงนอนทไมมการ
ตงหน• การจดพมพเอกสารการ
รบเงน
การปฏบตงานสนงวด(Periodic Process)
• การตรวจสอบการบนทกรายการ
• การปรบปรงคาเผอหนสงสยจะสญ
• การยกยอดลกหน• การจดพมพรายงานท
เกยวของ
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview)
Accounts ReceivableMaster Data
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 5
Regular Customerลกหนทคาดวาจะท าการตดตอตอไปในอนาคตมากกวา 1 ครงขนไป และเพอเปนการลดเวลาในการกรอกรายละเอยดเกยวกบลกหนทกครงทมการตดตอเพอขายสนคาและ/หรอผานรายการบญช
One-time Customer ลกหนทคาดวาจะท าการตดตอเปนครงคราว และเพอเปนการลดปรมาณการจดเกบขอมล ระบบ SAP ไดมการก าหนดประเภทลกหน “One-time” โดยจะตองท าการบนทกขอมลลกหนทวไปของลกหนทกครงทมการตดตอเพอขายสนคาและ/หรอผานรายการบญช
ประเภทของลกหน
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 6
• ชอ• ทอย• ชอบคคลทสามารถตดตอได• เลขประจ าตวผเสยภาษ
ขอมลทวไป (General Data)
ขอมลดานขาย(Sales Area. Data)
001
ขอมลดานบญช(Company Code Data)
• สกลเงนทใชในการขาย• เงอนไขในการช าระเงน• เงอนไขในการจดสง
• บญชคมลกหน• เงอนไขการจายช าระเงน• ภาษหก ณ ทจาย
ดานขาย ดานบญช
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 7
Customer Account Groups เปนการแบงกลมการสราง Customer ในระบบ SAP ซง Customer Account Groups จะเปนตวระบ✓ ชวงรหสของ Customer✓ ก าหนด Field ในการจดเกบขอมลทแตกตางกน
Customer Account Groups (กลมบญชลกหน)
** โดยไมสามารถท าการเปลยนแปลง Customer Account Group เมอสรางเสรจแลว
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 8
Customer Account Groups : แบงกลมของ Customer เพอก าหนดชวงรหส Customerใหมความแตกตางกน
กลมลกหน ค าอธบาย ชวงรหสลกหน รหสชวงเลขท ประเภทรหส
C100 Trade - Domestic (ลกหนการคา -ในประเทศ)
100000 - 299999 C1Internal
C101 Trade – Overseas(ลกหนการคา - ตางประเทศ)
300000 - 499999 C2Internal
C200 Associated Companies– Domestic(ลกหนบรษทในเครอ - ในประเทศ)
100000 - 299999 C1Internal
C201 Associated Companies- Overseas(ลกหนบรษทในเครอ – ตางประเทศ)
300000 - 499999 C2Internal
C300 Related Companies- Domestic (ลกหนบรษททเกยวของกน - ในประเทศ)
100000 - 299999 C1Internal
C301 Related Companies- Overseas (ลกหนบรษททเกยวของกน - ตางประเทศ)
300000 - 499999 C2Internal
C400 Other - Domestic (ลกหนอน - ในประเทศ)
500000 - 599999 C3Internal
C401 Other - Overseas (ลกหนอน - ตางประเทศ)
600000 - 699999 C4Internal
CEMP Employee (ลกหนพนกงาน)
E000000 – E999999 CEExternal
CONE One - Time Customers (ลกหนขาจร)
000001 - 000099 COExternal
✓ Key Index ของระบบบญชลกหน คอ รหสลกหน (Customer Account)
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 9
• การเปด/ปด Field (Field Selection) เปนการก าหนดขอมลทตองการในแตละกลมลกหน โดยสามารถก าหนดวาเปนขอมลท– จ าเปนตองม (Required Entry) – ระบถาม (Optional Entry)– หามแกไข (Display)– ไมตองการส าหรบกลมลกหน (Suppress)
Customer Account Groups : เพอก าหนด Field ในการจดเกบขอมลหลกของ Customer Master ใหมความแตกตางกน
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 10
Customer Account (รหสลกหน) : ซงในเปนขอมลระดบ Client โดยลกหนแตละรายจะมรหสลกหน เพยงรหสเดยวในระบบ และจะใชรหสเดยวกนส าหรบในทกหนวยงานในระบบ
CNX
BKKSAP
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 11
Reconciliation Account (บญชคมยอดลกหน) : ขอมลหลกลกคาจะเปนตวระบบญชคมยอดลกหน (Reconciliation Account)
ลกคารหส 1001
ลกหนรายตว
122000
บญชคมลกหนภายในประเทศ
ลกคารหส 2005
ลกหนรายตว
123000
บญชคมลกหนตางประเทศ
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 12
บนทกรายการทระบบบญชลกหน
บญชลกหนการคาในประเทศตวอยาง
บญชลกหนอนๆ
บญชยอยลกหน - 01
บญชยอยลกหน - 21 บญชยอยลกหน - 22
บญชยอยลกหน - 02
- ยอดเงนทกรายการในระบบบญชยอยจะท าการบนทกเขาสระบบบญชแยกประเภทโดยอตโนมตผาน “บญชคมยอด” (Reconciliation Account)- ในระบบงาน SAP ขอมลหลกของลกหนแตละรายจะผกกบบญชคมยอด (Reconciliation Account) เพอก าหนดวาเมอมการผานบญชไปยงระบบบญชแยกประเภท จะไปบนทกทบญชใด ระบบ SAP จะท าการบนทกบญชไปยงระบบบญชแยกประเภทโดยอตโนมต
ขอมลหลกลกคาจะเปนตวระบบญชคมยอดลกหน (Reconciliation Account) โดยปกตรายการของลกคารายเดยวกน
จะมการบนทกบญชคมยอดลกหนเหมอนกน
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 13
Special G/L Indicatorเปนรหสทระบในระดบรายการเพอใหขอเปลยนรหสบญชแยกประเภททวไปจากคา
Reconciliation Account ทระบใน Customer Master เปนคาอน
ตวอยาง Special G/L Indication
DomesticCustomer
122000
บญชคมลกหนรายตว
SPECIAL G/LINDICATOR
190000
ADown paymentบญชเงนมดจ า
บญชคมลกหนพเศษ
บญชลกหนการคาในประเทศ
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview)
Accounts ReceivableTransactions
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 14
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 15
ในการบนทกรายการของระบบบญชลกหนจะมการเชอมโยง (Tightly integrated) กบหลายระบบงาน ไดแก ระบบขาย (SD-LO), ระบบบญชสนทรพย (FI-FA), ระบบบญชแยกประเภททวไป (FI-GL) และระบบบญชศนยก าไร (CO-PCA) ซงจะใชรหสลกหนเดยวกนทงระบบ
➢ การขายทผานระบบขาย (SD) จะมตงหนลกหนอตโนมต เมอมการจดท า Billing document
➢ การขายสนทรพยสามารถบนทกรายการขายสนทรพยและลกหนพรอมกนได
➢ ทกรายการจะท าการบนทกเขาสระบบบญชแยกประเภททวไป และระบบศนยก าไรพรอมกน
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 16
SAP-AR
Invoice Receipt
Manual Key-In
Manual Key-In
Auto post Auto post
ภาพรวมการเชอมตอระบบบญชลกหนกบระบบตางๆ
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 17
Accounts Receivable
ตงหนไมม Sales Orderตงหนม Sales Order
ฐานขอมลลกหน
รบช าระ
Sales and Distribution
การบรหารจดการลกหน
การดรายงานและเอกสาร
SD
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 18
Order Outbound delivery Billing documentFI document
Sales and distribution Accounting
เดบต ลกหนเครดต รายไดเครดต ภาษขาย
การตงหนม Sales Order
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 19
Invoice
INVOICE
Tax Invoice
• ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร• บนทกรายการตงหน • จดพมพใบส าคญตงหน
(Receivable Voucher)
AR Accountant
Journal voucher
Dr. ลกหน Cr. รายไดCr. ภาษขาย/ภาษขายรอตดบญช
หนวยงานจดท าบญช
ตรวจสอบความถกตองและลงนามอนมตรายการบญช.
Manager
INVOICE
Copy of Tax Invoice
หนวยรบเงน
บนทกรายการรบช าระเงนเมอครบก าหนดช าระ
Dr. เงนสดCr. ลกหน
Finance Officer
การตงหนไมอางอง Sales Order (Manual Invoice)
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 20
✓ การเชอมโยงขอมลกบระบบงานอนๆ จะผานขอมลเขาสระบบงานอนทนทเมอท าการผานรายการบญช
บนทกรายการทระบบบญชลกหน
บญชลกหนการคาในประเทศตวอยาง
บญชลกหนอนๆ
บญชยอยลกหน - 01
บญชยอยลกหน - 21 บญชยอยลกหน - 22
บญชยอยลกหน - 02
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 21
คยการบนทกบญช (Posting keys) จะควบคมการบนทก แตละรายการ
✓ ก าหนดประเภทบญช (A, D, K, S)
✓ ก าหนด รายการเดบต เครดตควบคม
01ลกหน 11
09ลกหน WITH SPECIAL G/L 19
40บญชแยกประเภท 50
ACCOUNT TYPE DEBIT CREDIT
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 22
Tax Code Tax Description GL account GL DescriptionDS ภาษขายทยงไมถงก าหนด 7% 22200200 ภาษขายทยงไมถงก าหนดO0 ภาษขาย 0% 22200100 ภาษขายO1 ภาษขาย 10% 22200100 ภาษขายO7 ภาษขาย 7% 22200100 ภาษขาย
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 23
วนทครบก าหนดช าระเงน = Baseline Date + เงอนไขการช าระเงน
เงอนไขการรบช าระเงน (Payment Term) เปนการระบเงอนไขในการค านวณวนครบก าหนดช าระเงนโดยก าหนดวนทเรมตนขน (Baseline Date) จ านวนวนทไดรบเครดต และ/หรอวนทครบก าหนดช าระ
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 24
Document Header
Document Line Item
Posting KeyControls: debit/credit, account type
Debits = Credits
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 25
ประเภทเอกสาร (Document Type)▪ ใชเพอจดกลมการท ารายการตางๆ เพอประโยชนในการ
ปฏบตงานประจ าวน และการออกรายงาน▪ ใชในการก าหนดขอมลทจะตองท าการบนทกในแตละประเภท
เอกสาร และใชในการตรวจสอบความถกตองของขอมลกอนผานรายการบญช
▪ ใชในการก าหนดหมายเลขเอกสาร และประเภทบญชทใชท ารายการ
งวดบญช (Posting Period)
▪ รอบระยะเวลาทบนทกรายการทางบญช
Document Header
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 26
Document Line Item ขอมลสวนรายละเอยด ส าหรบขอมลทางบญช ในแตละรายการบญช (Line Items Data)
ล าดบรายการบญช (Line Items )
Posting key รหสการผานรายการ
GL Account & Description รหสบญชแยกประเภท
มลคาของรายการทบนทกรายการ และ สกลเงน
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 27
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 28
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 29
❖ รบเศงนโดยอางองใบแจงหน เปนการรบช าระเงนลกหนดวยยอดหนจากใบแจงหน พรอมทงหกลางลกหนคงคางในระบบ ซงสามารถรบช าระแบบเตมยอด หรอช าระแบบบางสวนกได
❖ รบเศงนโดยไมอางองใบแจงหน เปนการบนทกรบเงนทยงไมทราบวาเปนการตดช าระหนของ Invoice รายการใด จะท าการตงลกหนไวแลวรอใบแจงหนจากลกคามาหกลางในภายหลง (Apply หน)
❖ การ Apply หน เปนการบนทกเคลยรลกหนคงคางในระบบ โดยเลอกรายการรบเงนทไมอางองใบแจงหน และรายการใบแจงหนทคกนมาหกลาง
การบนทกรายการในระบบ SAP
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 30
รบช ำระเตมจ ำนวน
✓Cleared item
รายการตงหน
เดบต ลกหน 1,070เครดต รายได 1,070
รายการรบช าระ
เดบต บญชธนาคาร 1,070เครดต ลกหน 1,070
รบช ำระบำงสวน
Open item
รายการตงหน
เดบต ลกหน 1,070เครดต รายได 1,070
รายการรบช าระ
เดบต บญชธนาคาร 200เครดต ลกหน 200
✓
✓
การบนทกรายการรบช าระโดยอางองใบแจงหน
❖ผใชระบบงานจะเลอกรายการตงหนในระบบทตองการรบช าระ โดยมการรบช าระสองแบบ ไดแก รบช าระเตมจ านวน และรบช าระบางสวน
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 31
OPEN ITEM (รายการคงคาง)
รายการทปรากฏคงคางอยในบญชและรอรายการอนๆมา หกลางออกไป
CLEARED ITEM (รายการหกลาง)
รายการคงคางทถกท าการหกลางบญช โดยมยอดรวมเปนนย
✓ เพอสะดวกตอการตรวจสอบยอดคงเหลอและรายการรบช าระ ระบบท าการจดเกบ
รายการตางๆ ในหลกการทเรยกวา “Open item”
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview)
Accounts ReceivableReporting
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 32
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 1
ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 1
รายงานยอดลกหนคงเหลอ (Customer Balance Display)
การประชมเพอเกบความตองการ
AR – ระบบบญชลกหน
วนท : 12 ตลาคม 2560
เวลา : 9:00 น. – 12:00 น.
สงทตองจดเศตรยม
➢ ตวอยางแบบฟอรม รายงาน ทใชในปจจบน
➢ Workflow ส าหรบการท างานในปจจบน (ถาม)
➢ ระเบยบทเกยวของ
Recommended