SU - ERP Implementation 4 - 10 October 2017 SAP AR Overview Training

4th October 2017

1. วตถประสงคของการอบรม

(Training Objective)

1. เพอใหทราบแนวทางการท างาน (Function and Feature)

ของระบบบญชลกหน (Accounts Receivable)

2. เพอใหทราบค าศพทตางๆ (Terminology) ในระบบ

บญชลกหนของระบบ SAP ERP

3. เพอเปนการปพนฐานใหกบ User ทจะเขารวมการออกแบบ

ระบบ (Business Blueprint Design)

วตถประสงคของการอบรม

2. ภาพรวมระบบบญชลกหน

(AR Overview)

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 1

SAP R/3ECC 6.0

SDMM

PP

QM

PM

HR

FI

COPS

WMWF

IS

ระบบขาย จดสง และกระจายสนคา (Sales & Distribution/Logistic)

ระบบจดซอจดหา และ บรหารสนคาคงคลง

(Material Management)

ระบบวางแผนการผลต(Production Planning)

ระบบบ ารงรกษา (Plant Maintenance)

ระบบบรหารทรพยากรบคคล (Human Resources)

ระบบควบคมคณภาพ(Quality Management)

ระบบบญชการเงน (Financial Accounting)

ระบบบญชบรหาร (Controlling)

ระบบบรหารโครงการ (Project System)

ระบบบรหารคลงสนคา(Warehouse Management)

ระบบจดการ Workflow(Workflow ManagementX

Industry Solution เชน ระบบจดการและบรหารธรกจน ามนส าหรบธรกจปโตรเลยม (Industry Solution-Oil & Gas)

ระบบงานตางๆ (Module)ในระบบงาน ERP ประกอบไปดวยระบบ ดงรปภาพ

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) – 2

Customer Delivery

ScheduleRM Forecast Sourcing

Production Planning

Production Execution

GR from Production

Procurement

DeliveryGoods Issue

Billing

Goods Receipt

AP Invoice

Incoming Payment

Outgoing Payment

Quality Inspection

General LedgerCost

Center

Product Costing

Fixed Asset

Profitability Analysis

Annual Planning

Sales & Operation Planning

MRP Run

ลกคาการวางแผนการผลตประจ าป

Goods Issue

Sales & DistributionProductionProcurementInventory Management

Plant MaintenanceFinancial Accounting

Controlling

HR

ภาพการท างานโดยรวมและการเชอมตอระบบงาน

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 3

ระบบงาน Financial Accounting (FI Module) เปนระบบงานพนฐานของ SAP เปนระบบงานยอยท

รองรบงานดานการเงน การบญชทงหมด ตงแตการก าหนดรหสบญช การบนทกบญช รวมไปถง

การออกรายงานตางๆ

ภายใต FI Module ประกอบไปดวยระบบงานยอย (Sub-Module) ดงน

• ระบบบญชเจาหน – Accounts Payable (AP )

• ระบบบญชลกหน – Accounts Receivable (AR)

• ระบบสนทรพย (ระบบครภณฑ) – Fixed Asset (FA)

• ระบบบญชแยกประเภท - General Ledger Accounting (GL)

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 4

ขอมลหลกลกหน(Customer Master)

• การสรางขอมลหลกลกหน

• การแกไขขอมลหลก

• การยกเลกขอมลหลก

การปฏบตงานประจ าวน (Daily Operation)

การบนทกรายการตงหน(Enter Invoice)

การบนทกรายการรบเงน(Incoming Payment)

• การบนทกรายการตงหน/ลดหน/เพมหนลกหน

• การจดพมพใบแจงหน/ใบลดหน/ใบเพมหน

• การรบช าระเงนจากการตงหน

• การรบช าระเงนมดจ า• การรบเงนอนทไมมการ

ตงหน• การจดพมพเอกสารการ

รบเงน

การปฏบตงานสนงวด(Periodic Process)

• การตรวจสอบการบนทกรายการ

• การปรบปรงคาเผอหนสงสยจะสญ

• การยกยอดลกหน• การจดพมพรายงานท

เกยวของ

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview)

Accounts ReceivableMaster Data

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 5

Regular Customerลกหนทคาดวาจะท าการตดตอตอไปในอนาคตมากกวา 1 ครงขนไป และเพอเปนการลดเวลาในการกรอกรายละเอยดเกยวกบลกหนทกครงทมการตดตอเพอขายสนคาและ/หรอผานรายการบญช

One-time Customer ลกหนทคาดวาจะท าการตดตอเปนครงคราว และเพอเปนการลดปรมาณการจดเกบขอมล ระบบ SAP ไดมการก าหนดประเภทลกหน “One-time” โดยจะตองท าการบนทกขอมลลกหนทวไปของลกหนทกครงทมการตดตอเพอขายสนคาและ/หรอผานรายการบญช

ประเภทของลกหน

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 6

• ชอ• ทอย• ชอบคคลทสามารถตดตอได• เลขประจ าตวผเสยภาษ

ขอมลทวไป (General Data)

ขอมลดานขาย(Sales Area. Data)

001

ขอมลดานบญช(Company Code Data)

• สกลเงนทใชในการขาย• เงอนไขในการช าระเงน• เงอนไขในการจดสง

• บญชคมลกหน• เงอนไขการจายช าระเงน• ภาษหก ณ ทจาย

ดานขาย ดานบญช

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 7

Customer Account Groups เปนการแบงกลมการสราง Customer ในระบบ SAP ซง Customer Account Groups จะเปนตวระบ✓ ชวงรหสของ Customer✓ ก าหนด Field ในการจดเกบขอมลทแตกตางกน

Customer Account Groups (กลมบญชลกหน)

** โดยไมสามารถท าการเปลยนแปลง Customer Account Group เมอสรางเสรจแลว

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 8

Customer Account Groups : แบงกลมของ Customer เพอก าหนดชวงรหส Customerใหมความแตกตางกน

กลมลกหน ค าอธบาย ชวงรหสลกหน รหสชวงเลขท ประเภทรหส

C100 Trade - Domestic (ลกหนการคา -ในประเทศ)

100000 - 299999 C1Internal

C101 Trade – Overseas(ลกหนการคา - ตางประเทศ)

300000 - 499999 C2Internal

C200 Associated Companies– Domestic(ลกหนบรษทในเครอ - ในประเทศ)

100000 - 299999 C1Internal

C201 Associated Companies- Overseas(ลกหนบรษทในเครอ – ตางประเทศ)

300000 - 499999 C2Internal

C300 Related Companies- Domestic (ลกหนบรษททเกยวของกน - ในประเทศ)

100000 - 299999 C1Internal

C301 Related Companies- Overseas (ลกหนบรษททเกยวของกน - ตางประเทศ)

300000 - 499999 C2Internal

C400 Other - Domestic (ลกหนอน - ในประเทศ)

500000 - 599999 C3Internal

C401 Other - Overseas (ลกหนอน - ตางประเทศ)

600000 - 699999 C4Internal

CEMP Employee (ลกหนพนกงาน)

E000000 – E999999 CEExternal

CONE One - Time Customers (ลกหนขาจร)

000001 - 000099 COExternal

✓ Key Index ของระบบบญชลกหน คอ รหสลกหน (Customer Account)

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 9

• การเปด/ปด Field (Field Selection) เปนการก าหนดขอมลทตองการในแตละกลมลกหน โดยสามารถก าหนดวาเปนขอมลท– จ าเปนตองม (Required Entry) – ระบถาม (Optional Entry)– หามแกไข (Display)– ไมตองการส าหรบกลมลกหน (Suppress)

Customer Account Groups : เพอก าหนด Field ในการจดเกบขอมลหลกของ Customer Master ใหมความแตกตางกน

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 10

Customer Account (รหสลกหน) : ซงในเปนขอมลระดบ Client โดยลกหนแตละรายจะมรหสลกหน เพยงรหสเดยวในระบบ และจะใชรหสเดยวกนส าหรบในทกหนวยงานในระบบ

CNX

BKKSAP

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 11

Reconciliation Account (บญชคมยอดลกหน) : ขอมลหลกลกคาจะเปนตวระบบญชคมยอดลกหน (Reconciliation Account)

ลกคารหส 1001

ลกหนรายตว

122000

บญชคมลกหนภายในประเทศ

ลกคารหส 2005

ลกหนรายตว

123000

บญชคมลกหนตางประเทศ

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 12

บนทกรายการทระบบบญชลกหน

บญชลกหนการคาในประเทศตวอยาง

บญชลกหนอนๆ

บญชยอยลกหน - 01

บญชยอยลกหน - 21 บญชยอยลกหน - 22

บญชยอยลกหน - 02

- ยอดเงนทกรายการในระบบบญชยอยจะท าการบนทกเขาสระบบบญชแยกประเภทโดยอตโนมตผาน “บญชคมยอด” (Reconciliation Account)- ในระบบงาน SAP ขอมลหลกของลกหนแตละรายจะผกกบบญชคมยอด (Reconciliation Account) เพอก าหนดวาเมอมการผานบญชไปยงระบบบญชแยกประเภท จะไปบนทกทบญชใด ระบบ SAP จะท าการบนทกบญชไปยงระบบบญชแยกประเภทโดยอตโนมต

ขอมลหลกลกคาจะเปนตวระบบญชคมยอดลกหน (Reconciliation Account) โดยปกตรายการของลกคารายเดยวกน

จะมการบนทกบญชคมยอดลกหนเหมอนกน

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 13

Special G/L Indicatorเปนรหสทระบในระดบรายการเพอใหขอเปลยนรหสบญชแยกประเภททวไปจากคา

Reconciliation Account ทระบใน Customer Master เปนคาอน

ตวอยาง Special G/L Indication

DomesticCustomer

122000

บญชคมลกหนรายตว

SPECIAL G/LINDICATOR

190000

ADown paymentบญชเงนมดจ า

บญชคมลกหนพเศษ

บญชลกหนการคาในประเทศ

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview)

Accounts ReceivableTransactions

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 14

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 15

ในการบนทกรายการของระบบบญชลกหนจะมการเชอมโยง (Tightly integrated) กบหลายระบบงาน ไดแก ระบบขาย (SD-LO), ระบบบญชสนทรพย (FI-FA), ระบบบญชแยกประเภททวไป (FI-GL) และระบบบญชศนยก าไร (CO-PCA) ซงจะใชรหสลกหนเดยวกนทงระบบ

➢ การขายทผานระบบขาย (SD) จะมตงหนลกหนอตโนมต เมอมการจดท า Billing document

➢ การขายสนทรพยสามารถบนทกรายการขายสนทรพยและลกหนพรอมกนได

➢ ทกรายการจะท าการบนทกเขาสระบบบญชแยกประเภททวไป และระบบศนยก าไรพรอมกน

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 16

SAP-AR

Invoice Receipt

Manual Key-In

Manual Key-In

Auto post Auto post

ภาพรวมการเชอมตอระบบบญชลกหนกบระบบตางๆ

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 17

Accounts Receivable

ตงหนไมม Sales Orderตงหนม Sales Order

ฐานขอมลลกหน

รบช าระ

Sales and Distribution

การบรหารจดการลกหน

การดรายงานและเอกสาร

SD

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 18

Order Outbound delivery Billing documentFI document

Sales and distribution Accounting

เดบต ลกหนเครดต รายไดเครดต ภาษขาย

การตงหนม Sales Order

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 19

Invoice

INVOICE

Tax Invoice

• ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร• บนทกรายการตงหน • จดพมพใบส าคญตงหน

(Receivable Voucher)

AR Accountant

Journal voucher

Dr. ลกหน Cr. รายไดCr. ภาษขาย/ภาษขายรอตดบญช

หนวยงานจดท าบญช

ตรวจสอบความถกตองและลงนามอนมตรายการบญช.

Manager

INVOICE

Copy of Tax Invoice

หนวยรบเงน

บนทกรายการรบช าระเงนเมอครบก าหนดช าระ

Dr. เงนสดCr. ลกหน

Finance Officer

การตงหนไมอางอง Sales Order (Manual Invoice)

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 20

✓ การเชอมโยงขอมลกบระบบงานอนๆ จะผานขอมลเขาสระบบงานอนทนทเมอท าการผานรายการบญช

บนทกรายการทระบบบญชลกหน

บญชลกหนการคาในประเทศตวอยาง

บญชลกหนอนๆ

บญชยอยลกหน - 01

บญชยอยลกหน - 21 บญชยอยลกหน - 22

บญชยอยลกหน - 02

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 21

คยการบนทกบญช (Posting keys) จะควบคมการบนทก แตละรายการ

✓ ก าหนดประเภทบญช (A, D, K, S)

✓ ก าหนด รายการเดบต เครดตควบคม

01ลกหน 11

09ลกหน WITH SPECIAL G/L 19

40บญชแยกประเภท 50

ACCOUNT TYPE DEBIT CREDIT

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 22

Tax Code Tax Description GL account GL DescriptionDS ภาษขายทยงไมถงก าหนด 7% 22200200 ภาษขายทยงไมถงก าหนดO0 ภาษขาย 0% 22200100 ภาษขายO1 ภาษขาย 10% 22200100 ภาษขายO7 ภาษขาย 7% 22200100 ภาษขาย

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 23

วนทครบก าหนดช าระเงน = Baseline Date + เงอนไขการช าระเงน

เงอนไขการรบช าระเงน (Payment Term) เปนการระบเงอนไขในการค านวณวนครบก าหนดช าระเงนโดยก าหนดวนทเรมตนขน (Baseline Date) จ านวนวนทไดรบเครดต และ/หรอวนทครบก าหนดช าระ

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 24

Document Header

Document Line Item

Posting KeyControls: debit/credit, account type

Debits = Credits

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 25

ประเภทเอกสาร (Document Type)▪ ใชเพอจดกลมการท ารายการตางๆ เพอประโยชนในการ

ปฏบตงานประจ าวน และการออกรายงาน▪ ใชในการก าหนดขอมลทจะตองท าการบนทกในแตละประเภท

เอกสาร และใชในการตรวจสอบความถกตองของขอมลกอนผานรายการบญช

▪ ใชในการก าหนดหมายเลขเอกสาร และประเภทบญชทใชท ารายการ

งวดบญช (Posting Period)

▪ รอบระยะเวลาทบนทกรายการทางบญช

Document Header

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 26

Document Line Item ขอมลสวนรายละเอยด ส าหรบขอมลทางบญช ในแตละรายการบญช (Line Items Data)

ล าดบรายการบญช (Line Items )

Posting key รหสการผานรายการ

GL Account & Description รหสบญชแยกประเภท

มลคาของรายการทบนทกรายการ และ สกลเงน

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 27

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 28

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 29

❖ รบเศงนโดยอางองใบแจงหน เปนการรบช าระเงนลกหนดวยยอดหนจากใบแจงหน พรอมทงหกลางลกหนคงคางในระบบ ซงสามารถรบช าระแบบเตมยอด หรอช าระแบบบางสวนกได

❖ รบเศงนโดยไมอางองใบแจงหน เปนการบนทกรบเงนทยงไมทราบวาเปนการตดช าระหนของ Invoice รายการใด จะท าการตงลกหนไวแลวรอใบแจงหนจากลกคามาหกลางในภายหลง (Apply หน)

❖ การ Apply หน เปนการบนทกเคลยรลกหนคงคางในระบบ โดยเลอกรายการรบเงนทไมอางองใบแจงหน และรายการใบแจงหนทคกนมาหกลาง

การบนทกรายการในระบบ SAP

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 30

รบช ำระเตมจ ำนวน

✓Cleared item

รายการตงหน

เดบต ลกหน 1,070เครดต รายได 1,070

รายการรบช าระ

เดบต บญชธนาคาร 1,070เครดต ลกหน 1,070

รบช ำระบำงสวน

Open item

รายการตงหน

เดบต ลกหน 1,070เครดต รายได 1,070

รายการรบช าระ

เดบต บญชธนาคาร 200เครดต ลกหน 200

✓

✓

การบนทกรายการรบช าระโดยอางองใบแจงหน

❖ผใชระบบงานจะเลอกรายการตงหนในระบบทตองการรบช าระ โดยมการรบช าระสองแบบ ไดแก รบช าระเตมจ านวน และรบช าระบางสวน

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 31

OPEN ITEM (รายการคงคาง)

รายการทปรากฏคงคางอยในบญชและรอรายการอนๆมา หกลางออกไป

CLEARED ITEM (รายการหกลาง)

รายการคงคางทถกท าการหกลางบญช โดยมยอดรวมเปนนย

✓ เพอสะดวกตอการตรวจสอบยอดคงเหลอและรายการรบช าระ ระบบท าการจดเกบ

รายการตางๆ ในหลกการทเรยกวา “Open item”

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview)

Accounts ReceivableReporting

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 32

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 1

ภาพรวมระบบบญชลกหน (AR Overview) - 1

รายงานยอดลกหนคงเหลอ (Customer Balance Display)

การประชมเพอเกบความตองการ

AR – ระบบบญชลกหน

วนท : 12 ตลาคม 2560

เวลา : 9:00 น. – 12:00 น.

สงทตองจดเศตรยม

➢ ตวอยางแบบฟอรม รายงาน ทใชในปจจบน

➢ Workflow ส าหรบการท างานในปจจบน (ถาม)

➢ ระเบยบทเกยวของ