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SISTEMA PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROLDE MATERIALES DE USO PERSONAL EN LA EMPRESA
NESTLE VENEZUELA, S.A. – PURINA FABRICA LA ENCRUCIJADA
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
VICE-RECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO MAESTRÍA EN GERENCIA EMPRESARIAL
Barquisimeto, junio 2012
Facilitador: Prof. José Marrufo
Integrantes:Aparicio Sandra Castro María JuanaLópez YamileydaPérez Mary Carmen
EL PROBLEMA
SÍNTOMAS
Control deficiente de los materiales de uso personal existentes en los almacenes.
Incertidumbre de la administración de los materiales de uso personal dotados individualmente por cada departamento.
Control deficiente de las dotaciones y las normas y procedimientos que conllevan.
Retardos en los registros en las hojas de Excel por las entregas mensuales de materiales de uso personal, bien sea por proveedor o por dotación a un empleado, cuenta y descuenta.
Retardo en la entrega de dotaciones a empleados con status de nuevo ingreso por incertidumbre de existencia de materiales de uso personal.
PRONÓSTICO
SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MATERIALES DE USO PERSONAL EN LA EMPRESA NESTLÉ VENEZUELA, S.A. - PURINA FÁBRICA LA ENCRUCIJADA
Justificación
La empresa requiere una herramienta para solventar todos estos inconvenientes y para mejorar el sistema actual de dotación, ya que no hay aviso alguno de los niveles de stock y eso es lo que se pretende corregir.
El sistema permitirá que se descarten los síntomas y se evite el pronóstico; permitiendo que los empleados que se ven más afectados, puedan tener un acceso rápido y preciso a los materiales de uso personal que se cargaron en el inventario y la garantía de confiabilidad de lo que se observa en las bases de datos del sistema.
El sistema con las bases de datos instaladas en el servidor, permitirá realizar una carga de materiales de uso personal más eficiente y por consecuente que los usuarios de cada departamento siempre estén dotados de sus implementos con seguridad y rapidez.
El mejor control de los materiales de uso personal y su vida en la empresa, de las normas y de los procedimientos, facilitará la generación de informes para asegurar un mejor control en la búsqueda para que aparezca sólo la información deseada y se ahorre tiempo.
USUARIOS
Jefe de Administración Recibe la solicitud de reposición de material que emite el sistema. El chequeo de materiales se realiza a través de un listado emitido
por el sistema.Especialista El especialista realiza la solicitud de provisiones y la envía al Jefe
de Administración, pudiendo realizar los trámites de compra cuando así se requiera.
Analista Recibir los materiales de uso personal. Verificar que las entregas del proveedor son acordes a lo
solicitado. Interpretar los indicadores de almacenamiento y existencia de
materiales. Entregar los materiales a los empleados de acuerdo a su solicitud
o necesidad. Enviar los status de material de uso personal cuando su existencia
así lo requiera.
USUARIOS (Continuación)
Comprador Operacional Constituye una entidad externa al sistema en estudio, este
debe concretar el proceso de compra en conjunto con el comprador estratégico, pero la solicitud de compra que recibe para el trámite la realiza directamente con la herramienta programada.
Comprador Estratégico Recibe la solicitud de compra del Comprador Operacional
para su gestión, los documentos que maneja provienen del sistema, pero él no tiene acceso directo a la herramienta.
Empleado Esta entidad no realiza interacción alguna con el sistema,
el analista realiza las actividades asociadas a la asignación de los materiales, pero esta entidad recibe la Orden de Entrega que emite el sistema para su firma en conformidad de la dotación o material que recibe
Ingresar al sistema
Enviar status de los stocks de inventario
Enviar la solicitud de provisiones
Aprobar solicitud de provisiones
Realizar gestión de compras
Realizar Orden de Compra
Recibir orden procesada
Entregar copia de orden de compra
Registrar los datos de los materiales recibidos
Chequear entradas
Recibir ingreso de materiales chequeados
Atender la solicitud del empleado
Recibir dotación
Archivar Asignación de material
Analista
Analista
Especialista
Jefe de Administración
Comprador Estratégico
Comprador Operacional
Jefe de Administración
Jefe de Administración
Analista
Jefe de Administración
Analista
Analista
Empleado
Analista
Notificaciones de requerimiento
Status de los stocks de inventario
Solicitud de provisiones
Solicitud de provisiones aprobada
Solicitud de cotizaciones
Orden de compra procesada
Orden de Compra (copia)
Orden de Compra (copia)
Ingreso de materiales
Ingreso de materiales chequeados
Registro de materiales recibidos
Asignación de material
Asignación de material firmada
Asignación de material firmada (copia)
Gestionar recepción de
material
Actualizar inventario de
materiales
Gestionar asignación de
materiales
Descripción de los procesos del
sistema propuesto
Procesos Actividad Información AlmacenadaFlujo
Conclusiones
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