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© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH
Prozess-Standardisierung im Hinblick auf das Umsatzsteuerrecht
Umsatzsteuer in SAP – Risiken managen
Christiane Räbiger, Sarah Junginger und Fabian Kehle | MHPBoxenstopp: 15.12.2015
Agenda
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 2
1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung
2. Best Practice Umsatzsteuerprozesse
3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer
4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 3
Einleitung
MHPBoxenstopp: Risiko-Management in der Umsatzsteuer
www.youtube.de/MHPProzesslieferant
Weitere MHPBoxenstopps
Agenda
www.mhp.com/de/events
Zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten.
11.00 – 11.10 Uhr Begrüßung Fabian Kehle
11.10 – 11.45 Uhr Vortrag Christiane Räbiger, Sarah Junginger
11.45 – 12.00 Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über Chatfunktion
im rechten Fenster Fragen einreichen.
www.slideshare.net/MHPInsights
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 4
Ihre Gesprächspartner
MHPBoxenstopp: Risiko-Management in der Umsatzsteuer
Christiane Räbiger
Associated Partner,
Financials
Fabian Kehle
Senior Professional,
Produkt- und
Innovationsmanagement
Sarah Junginger
Manager,
Financials
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Prozesse verbessern kann nur, wer sich im Detail auskennt.
Genauso wie im Großen und Ganzen.
MHPBoxenstopp: Risiko-Management in der Umsatzsteuer
Wir wissen aus Erfahrung,
wie man Ziele erreicht und dabei vorneweg fährt.
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Mieschke Hofmann und Partner (MHP)
A Porsche Company
MHPBoxenstopp: Risiko-Management in der Umsatzsteuer
Die Leistung
Management Consulting
System Integration
Managed Services
Business Solutions
Business Solutions
Der Unterschied
Symbiose aus Management- + IT-Beratung l Prozesslieferant l Excellence l Automotive l Kunden
Die Kompetenz Ganzheitliches Beratungsportfolio über die gesamte Wertschöpfungskette
Technology
Services
Application
Mgmt.
Services
Product
Lifecycle
Mgmt.
Supply
Chain
Mgmt.
Production
& Opera-
tions Mgmt.
Customer
Relations
Mgmt.
Finance &
Controlling
Business
Intelligence
After
Sales
Retail
Mgmt.
Human
Resources
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MHP Business Solutions – wir liefern Best Practice Prozesse und Lösungen
Übersicht Business Solutions
Technology
Services
Application
Mgmt.
Services
Product
Lifecycle
Mgmt.
Supply
Chain
Mgmt.
Production
& Opera-
tions Mgmt.
Customer
Relations
Mgmt.
Finance &
Controlling
Business
Intelligence
After
Sales
Retail
Mgmt.
Human
Resources
BIOpS
BI Optimization
Solution
VisS
Visualization
Solution
P2E
PLM ERP
Integration
Supplier
Management
SupM
Complaint
Management
CompM
Inventory
Management
InvM
Orders on Hand/
Incoming Orders
OoH
Freight Costs
Management
FCM
Manufacturing
Solution
MFS
CARBON
CARBON
Dealer
Performance
Management
DPM
HR Solution
HR
Talent
Management
TalM
Accounting
Solution
AccS
BI Management
Solution
BIMS
GVM
Global VAT
Management
FRC
Factory Result
Calculation
SerS
Service
Management
Solution
RFS
Radio
Frequency
Solution
Lean IT Solution
LeanIT
Smart
Development
Factory
SDF
TPS
Correspondence
Solution
CorS
FI/CO Template
for Automotive
Dealer
FICO
Sales
Integration
Solution
SIS
Tailored Planning
Solution
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MHP Business Solutions – wir liefern Best Practice Prozesse und Lösungen.
Übersicht Business Solutions
Prozessübergreifend
FMS
Fleet
Management
HANA
Real-time
Business
Solution
MobS
Mobile
Business
Solution
PIM
Product
Information
Management
TM
Translation
Management
S&C
Security and
Compliance
TestM
Test
Management
EDQ
Enterprise Data
Quality
EDIS
EDI Solution
AutS
Automotive
Supplier
Audit
Audit-
management
Technology
Services
Application
Mgmt.
Services
Product
Lifecycle
Mgmt.
Supply
Chain
Mgmt.
Production
& Opera-
tions Mgmt.
Customer
Relations
Mgmt.
Finance &
Controlling
Business
Intelligence
After
Sales
Retail
Mgmt.
Human
Resources
Agenda
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 9
1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung
2. Best Practice Umsatzsteuerprozesse
3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer
4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
Agenda
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 10
1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung
2. Best Practice Umsatzsteuerprozesse
3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer
4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 11
Vermehrte Umsatzsteuerprüfung durch die Finanzverwaltung
1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung
Risiko: Nicht planbarer
Liquiditätsabfluss
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Für betroffene Unternehmen bedeutet das:
Vorlegen der relevanten Unterlagen wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Zollpapiere…
Erbringen von Liefernachweisen für Lieferungen ins Drittland (Atlas)
Erbringen von Nachweisen für ig Lieferungen (Buch- und Belegnachweis)
Nachweis für die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug
Zurverfügungstellung eines Systemzugangs für den Steuerprüfer
Mitarbeit durch den Steuerpflichtigen
Berücksichtigung von Aufbewahrungspflichten
Die Umsatzsteuerprüfung steht bevor!
1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung
Sollten als Ergebnis einer Umsatzsteuerprüfung falsch behandelte Umsatzsteuersachverhalte
zu Tage treten, führt dies bei dem betroffenen Unternehmen neben den administrativen
Aktivitäten auch zu monetärem Aufwand und damit zur nachträglichen Reduzierung der
Marge.
Liquiditätsabfluss durch Steuernachzahlung und Verzugszinsen
Agenda
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 13
1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer
4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 14
Welche Module im SAP haben Einfluss auf die Umsatzsteuer?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
MM
Material
Management
SD
Sales and
Distribution
FI
Finance
Accounting
• Verkauf (Lieferung und Leistung)
• Fakturierung
• Außenhandel
• …
• Kreditorenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Meldewesen
• …
• Einkaufsprozesse
• Logistische Rechnungsprüfung
• …
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Steuerkonten und Steuerkennzeichen
Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation
Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)
Materialstammdaten – Steuerklassifikation
Incoterms
Zugriffsfolgen (Abgangsland, Empfangsland)
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 16
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
DE NL CH Land
TAXDE TAXNL TAXCH Steuerschema
A1 = 19% A1 = 21% A1 = 8% Steuer-
kennzeichen
155000 Steuerkonto
1000 Buchungs-
kreis 1100
Kontenplan International INT
3000 3300 2000 2200
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Steuerkonten und Steuerkennzeichen
Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 18
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
Buchungskreis 3000
Buchungskreis 2000
Allgemeine Daten
• Adressdaten
• Umsatzsteuer-Id-Nr.
• Zahlungsdaten
• …
Buchungskreis 1000
• Abstimmkonto
• Zahlungsbedingung
• …
Verkaufsorganisation 3000
Verkaufsorganisation 2000
Verkaufsorganisation 1200
Verkaufsorganisation 1100
• Steuerklassifikation
• Incoterms
• Partnerrollen
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Steuerkonten und Steuerkennzeichen
Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation
Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 20
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
Kunde
Partnerrolle:
Rechnungsempfänger
Partnerrolle:
Auftraggeber
Partnerrolle:
Warenempfänger
Partnerrolle:
Regulierer
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 21
Steuerkonten und Steuerkennzeichen
Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation
Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)
Materialstammdaten – Steuerklassifikation
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 22
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
Material
Steuerklassifikation:
Halbe Steuer
Steuerklassifikation:
Volle Steuer
Steuerklassifikation:
Keine Steuer
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Steuerkonten und Steuerkennzeichen
Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation
Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)
Materialstammdaten – Steuerklassifikation
Incoterms
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 24
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
Gefahr- und Kostentragung bei den Incoterms 2010
Klausel Lieferort Export-
freimachung
Transport-
freimachung
Import-
freimachung
Gefahr-
übergang
Kosten-
übergang Transportart
EXW Werk des Verkäufers K K K Lieferort alle
FCA Ort der Übergabe an
Frachtführer V K K Lieferort alle
FAS Längsseite Schiff im
Verschiffungshafen V K K Lieferort Schiff
FOB Schiff im
Verschiffungshafen V K K Verladung an Bord Schiff
CFR Schiff im
Verschiffungshafen V V K
Verladung an
Bord
Bestimmungs-
hafen Schiff
CIF Schiff im
Verschiffungshafen V V+Vers. K
Verladung an
Bord
Bestimmungs-
hafen Schiff
CPT Ort der Übergabe an
Frachtführer V V+Vers. K Lieferort Bestimmungsort alle
CIP Ort der Übergabe an
Frachtführer V V+Vers. K Lieferort Bestimmungsort alle
DAP Bestimmungsort V V K Bestimmungsort alle
DAT
Terminal im
Bestimmungshafen/
Bestimmungsort
V V K Terminal im Bestimmungshafen/
Bestimmungsort alle
DDP Bestimmungsort V V V Bestimmungsort alle
Legende: V = Pflicht des Verkäufers K = Pflicht des Käufers Vers. = Versicherungspflicht (Mindestdeckung)
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 25
Steuerkonten und Steuerkennzeichen
Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation
Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)
Materialstammdaten – Steuerklassifikation
Incoterms
Zugriffsfolgen (Abgangsland, Empfangsland)
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 26
Abgangsland
Empfangsland
Steuerklassifikation
Kunde
Steuerklassifikation
Material
Incoterms
DE
FR
steuerpflichtig
steuerpflichtig
CIF
Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 27
Wofür werden „Werke im Ausland“ verwendet?
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
Die Funktion „Werke im Ausland“ dient zur Abwicklung von Steuermeldungen bei
ausländischen Vertriebsstätten oder Lagern mit einem inländischen Buchungskreis
Bei einem „Werk im Ausland“ handelt es sich NICHT um eine rechtlich selbständige Einheit
Agenda
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 28
1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer
4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 29
fehlendes Vertrauen in das System
keine standardisierten Prozesse
Individualentwicklungen
Schnittstellen
Fehlender Prüfungsprozess (im ERP-
System)
unzureichendes Standard-Reporting
Mit Hilfe eines aktiven Risikomanagements kann einem ungeplanten
Liquiditätsabfluss vorgebeugt werden
3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer
Single Source of Truth
Standardisierung von USt-Prozessen
Identifizierung von Fehlern und sinnvolle
Korrekturmaßnahmen
Definition von Prüfungsmerkmalen und
Etablierung von Prüfungsroutinen
Nutzung und Erweiterung von Standard-
Reporting
Liquiditätsrisiko Aktives Risikomanagement
Ausgangssituation Zielsetzung
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 30
Analyse-
kriterien
Systeme zur Steuer-
ermittlung
Beurteilung System-
einstellung
Verbuchung
Aktuelle
Systemabbildung
Aktuelle
Prüfroutinen
Richtig
/falsch?
Wie?
Verpro-
bung?
Anhand konkreter Analysekriterien und einer strukturierten Vorgehens-
weise wird Transparenz geschaffen
3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer
Wo?
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3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer
Fit/Gap Analyse
aktuelles Risiko-
management
Analyse Standard-
Reporting-Portfolio
Analyse Customizing
und Erstellung eines
Gutachtens
Prüfung und Meldung
Vorsteuervergütungs-
umfänge als Standard-
prozess inkl.
Erweiterung
Berechtigungs-
konzept für
Steuerableitung
Soll-Situation
Soll-Situation
Ist-Situation
Ist-Situation
Ist-Situation
Identifikation und Closing Gaps
Anhand konkreter Analysekriterien und einer strukturierten Vorgehens-
weise wird Transparenz geschaffen
Bewertung
Handlungsempfehlung
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Vorgehen Business Warehouse
3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer
Soll-Situation
Ableitung Prüfungsregeln und Definition der Prüfungstechnik
Definition von Fehlercodes
Definition von Abweichungstoleranzen und Dokumentation der Abweichungen
Analyse der Ist-Situation
Wie und Wo findet die
Steuerermittlung statt?
Ist die Steuer korrekt
ermittelt worden?
Analyse der Ist-Situation
zentrales System für die
Umsatzsteuervoranmeldung
Angebundene Vorsysteme
Schnittstelle
Analyse von vorhandenen
Prüfroutinen (BW)
Analyse der Ist-Situation
Bewertung der
Prozesse
Bewertung der
Abbildung im System
Agenda
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 33
1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung
2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer
4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 34
Mit dem MHP Vorgehensmodell sichern wir unseren hohen
Qualitätsanspruch über alle Projektphasen.
4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
Hauptaktivitäten in den einzelnen Projektphasen
Definition der Vision
Ausarbeitung der High
Level Lösung
Erstellung grober
Lösungsfahrplan
Phase I: Soll-/Ist-
Analyse
Aufnahme und Analyse
der Istprozesse
Definition der
Sollprozesse
Basisschulung
Kundenprojektteam
Phase II: Lösungs-
portfolio
Konzeption des
Systems inkl. Fit-
Gap Analyse
Prototyping
Phase III:
Implementierung
Technische
Umsetzung des
Konzeptes
Funktions- und
Integrationstest
Dokumentation
Endanwender-
schulung
Go Live und
Anlaufbetreuung
Übergabe an die
Support-
organisation
Betrieb des Systems
Support des Systems
Kontinuierliche Optimierung
Change Requests
Angebot Quality Gate Quality Gate Quality Gate Quality Gate
Projekt-, Qualitäts- und Change Management
Planung / Value
Assessment Definition Konzeption Realisierung Einführung
Application
Management
© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 35
4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
Drei-Phasen-Modell:
Der Review-Umfang besteht aus drei Phasen mit dedizierten Ergebnisobjekten :
Phase I: Soll-/Ist-Analyse
Phase II: Lösungsportfolio
Phase III: Implementierung
VAT Matrix
Feinkonzept
Abnahmeprotokoll
39 © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH
Ihre Ansprechpartner
MHPBoxenstopp: Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP
Sarah Junginger
Manager
Financials
Mobil: +49 (0)151 2030-1289
E-Mail: Sarah.Junginger@mhp.com
Christiane Räbiger
Associated Partner
Financials
Mobil: +49 (0)151 4066-7249
E-Mail: Christiane.Raebiger@mhp.com
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