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AgileJapan 2010 での東さんの事例。
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佐賀県庁でもできる!
プロジェクトファシリテーション
平成22年4月9日
東 泰史@佐賀県庁
皆さん!
2
アジャってますか?
3
4
日本一熱い地方自治体
5
それには
6
それには
7
そんな佐賀県庁から
やってきました
8
まずは自己紹介
氏名 :東 泰史
職業 :佐賀県職員(9年目)
所属 :情報・業務改革課
座右の銘:
千里の道はジェット機で
9
情報・業務改革課
10
情報・業務改革課
11
情報・業務改革課
12
実は、4月より
教育政策課へ・・・
13
そんな私が
なぜAgile Japanに?
14
行政の現場で プロジェクトファシリテーションを
初めて'?(導入
15
プロジェクト
ファシリテーション?
16
略して PF
17
PF=アジャイル?
18
19
PFとは何か
開発現場で
メンバー同士が協力し合って
成果を出していくための
ファシリテーションのあり方 20
PFの5つの価値
〇コミュニケーション
〇行動
〇気づき
〇信頼関係
〇笑顔 21
なぜ「公務員」が
PFをやってるのか?
22
右肩下がりの予算
3,000
3,500
4,000
4,500
5,000
5,500
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21年度
億円
当初 最終
予算の推移
減り続ける職員数
3,5333,493 3,455
3,3623,314
3,219
3,033
2,500
3,000
3,500
4,000
H16 H17 H18 H19 H20 H21 H22 H23
累計で314人減 H20→H21 △95人
※各年度の職員数は、4月1日現在
職員数の推移(知事部局)
危機的な
財政状況の中で
25
待ったなしの
業務改革
26
就任後2年
27
協働化テスト
Innovation“さが”Project
28
29
県実施の全事業を公表、
企業や大学、NPOなどから
事業の実施方法について
提案を募る制度
協働化テスト
イノベーション“さが”プロジェクト
県が抱えている
解決困難な問題を公開し
一緒に解決方法を
研究してくれる相手を募集
する制度
30
2つのプロジェクトで 得られた教訓
31
敢えて自分が持っている
情報や弱みを見せることで
周囲から協力が得られる。
32
33
これは
美味しいんじゃないか?
行政の現場における
もう一つの問題
34
改革疲れ
35
もう何を変えたら
いいのかわからない
36
隣が何をしているのかわからない。
忙しそうで他の人に聞けない。
一人だけ遅くまで残業している。
周囲と協力できない。
縄張り意識が強い
会話がない。
大きくなるまで問題に気づかない。 37
そこで出会ったのが
プロジェクト
ファシリテーション
38
隣が何をしているのかわからない。
忙しそうで他の人に聞けない。
一人だけ遅くまで残業している。
周囲と協力できない。
縄張り意識が強い
会話がない。
大きくなるまで問題に気づかない。 39
これってどこかで
見たことありませんか?
40
システム開発現場と
41
行政の現場とは
悩みが似ている!
42
アジャイルやPFが
行政の現場でも
活用できるのではないか 43
と、いう訳で
「とりあえず始めてみた」
佐賀県庁のPFです。
44
実際にやったことを
ご紹介します
45
46
ニコニコカレンダー
ニコニコカレンダー
○モティベーション・雰囲気を「見える化」
○帰宅前に一日を振り返り、 その日の気分を絵と色で正直に記入
○絶妙のタイミングでのフォローアップを可能にします。
47
48
タスクかんばん
49
タスクかんばん
○メンバーが行う作業を共有
○To Do(これからやる)
○Doing(やっている)
○Done(完了)で作業把握
○チームの作業状況が一目瞭然
51
52
レッドゾーン
やばい仕事、
締切を過ぎた仕事、
大変な仕事はここへ
朝会'あさかい(
54
朝会'あさかい( ○週に1回、タスクかんばんの前で
○スタンドアップで 1人90秒 ○やったこと ○やること ○問題点 の3点を発表
○チーム内の問題点の早期把握、 早期対応を可能に
55
56
導入効果 '課内アンケート結果より(
ニコカレの導入効果
○一日の振り返りを行う 良い機会になっている。
○ニコカレの表情が話のネタになり、コミュニケーションをとるきっかけとなっている。
57
ニコカレの導入効果
○つらい時につらいと言えるような 雰囲気ができた
○そのメンバーの人間的なところが 見え、話がしやすくなった。
58
タスクかんばんの導入効果
〇仕事の整理ができ、 優先順位がつけやすくなった。
〇作業ベースでタスクを書くと 作業漏れが少なくなった
59
タスクかんばんの導入効果
〇チーム内の仕事の状況を リアルタイムで知ることができ、情報の共有ができる。
〇チームとして仕事を共有している意識を持つことができ、自分にも励みになる
朝会の導入効果
〇仕事を宣言することで、 モティベーションが上がる。
〇定期的に、チーム内で自分の業務の進捗具合や問題点の話をできる良い機会となった。
朝会の導入効果
〇メンバーの業務量や進行状況がわかり、協力しやすくなった。
〇仕事上の問題点は、一人が背負うものではなく組織で取り組むという風土ができた。
62
やってて楽しい 'Priceless(
63
64
振り返ってみると
PFの5つの価値を
〇コミュニケーション
〇行動
〇気づき
〇信頼関係
〇笑顔 65
66
みんなで実感
67
困ったことを話せること。
仕事を共有できること。
コミュニケーションをとること。
チームワークの
心地よさ、大切さを
共有できるようになってました。
68
でも・・・
69
ときには こんなやりとりも
70
何のために
しないといけないの?
71
72
見えないものは
改善できないんです。
なるべく熱く語りかけます。
忙しいしね。。。
73
その
忙しさを「見える化」して
周りにアピールしましょう。
74
なるべくバカっぽく語ると 効果があります。
前例ってあるの?
75
「見える化」って
あのトヨタで
やっているやつです。
76
最近はITの人もやってます
で、マニュアルはあるの?
77
78
マニュアルを作成
「マジカ!」を活用!
79
ニコカレマニュアル
「マジカ!」を活用!
80
ニコカレマニュアル
「マジカ!」を活用!
81
ニコカレマニュアル
「マジカ!」を活用!
普及の際の
キーワードは
82
見える化
83
84
その他の
「見える化」シリーズ
Myボード
85
ムダリスト
〇ムダと思うものをメンバーで 共有。
〇改善のネタ探しに活用
86
会議コストの見える化
会議コストの見える化
会議の目的と「求めるもの」
目的目的
ICTICT推進体制の合意形成推進体制の合意形成
業務効率化ハンドブックをベースに業務改業務効率化ハンドブックをベースに業務改
革推進戦略の合意形成革推進戦略の合意形成
「求めるもの」「求めるもの」
説明内容に対して意見をお願いしたい説明内容に対して意見をお願いしたい
~平成20年度
89
その後の急展開 '平成21年度(
90
これがトヨタ式だと
いろんな人に
宣伝していたら
91
いつの間にか・・・
92
93
全庁的に
トヨタ生産方式の
改善活動をやることに
Σ(゜ロ゜;)
その名も SMILEプロジェクト
SMILEプロジェクトとは
職員
県民
「県民満足度の向上」 「職員満足度の向上」
「県庁経営」
質の高い公共 サービスの提供
やりがいのある 職場環境の提供
【満足度の高い地域経営の実現】
県
まずは5Sの徹底 '整理・整頓・清掃・清潔・躾(
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
5S≠掃除
109
110
どうして5Sなのか?
明確な目標に向かって、
行動をひとつにできることで
チームワークを形成し、
更にその成果をすぐに実感できる
5Sは
チーム作りの
第一歩 111
次に
112
一人一改善
113
職員一人ひとりが
自分の仕事や課内の問題の
業務改善を提案。
その内容をみんなで話し合い
対応策を決定。 114
行動指針&クレドカードの作成
116
一日の各担当ごとの
業務量と進捗状況が
一目瞭然
業務分担を
進捗に応じて
リアルタイムで見直し
かんばん&あんどん方式の導入
117
不用文房具の回収&再利用
使わないで眠っている文房具を
回収&再利用
118
一人一改善の良いところ
思ってても言えなかったアイデアが
ボトムアップでどんどん出てくる。
自分のアイデアが職場の中で
活かされることで、やりがいや、
組織への参加意識を醸成。
一年間の成果
119
時間外勤務時間数(旅券担当)
0
20
40
60
80
100
120
4月 6月 8月10月
12月 2月
月
時間
平成20年度
平成21年度
残業時間65%減
■平成20年度
■平成21年度
業務量37%削減
121
パスポートの
発給期間が
122
6日'日本最短(から
5日'日本最短(へ
更には4日に挑戦中 123
参加者にも好評
3%
3%
29%
62%
3%
続けていきたい
どちらかといえば
続けていきたい
どちらでもない
どちらかといえば
続けたくない 続けたくない
【今後も業務改善を続けていきたいか】
91%が 継続意向
生産性が上がることで
職員満足度も
顧客サービスもUP
125
トヨタ生産方式とは
何だったのか?
126
〇人間尊重
〇人間性尊重 127
〇人間尊重
〇人間性尊重 128
人間性尊重とは
人間らしさを尊重
各職員の知恵が活かせる
職場づくり
129
ここでもやっぱり
コミュニケーション
チームワーク
130
話しやすい、働きやすい
職場ができれば、
アイデアは∞'無限大(
131
自分の知恵が活かされると
自分の仕事に
主体性を発揮できる
132
主体性が発揮できると
モチベーションが高まり
仕事も楽しくなる。
133
目指している姿は
134
日曜日の夕方
某国民的アニメを見ながら
135
早く仕事に行きたいと
ソワソワするような
職場になること
136
システム開発現場が
お手本
137
でも、将来的には
138
139
「お役所仕事」を
他の業界の手本に
今、PFの取組は
全国の地方自治体にも
拡がっています
140
最後に
141
142
ねぇ、君、
僕はこう思うのさ
143
アジャイルは
手法ではなく哲学だと
より良い仕事をするために
より良く仕事をするために
いったい何ができるのか
144
それを考えることが
アジャイル?
145
合うとか
合わないとか
ではなく 146
自分に
できることから
147
148
日々一歩ずつ
進むということ
それこそアジャイル
149
この道を行けばどうなるものか
危ぶむなかれ 危ぶめば道はなし
踏み出せばその一足が道となり
その一足が道となる
迷わず行けよ 行けばわかるさ
150
151
152
153
アジャイル
アジャイル
続きは
皆さんの職場で