Biblioteche e rinnovamento organizzativo

Luigi Taccone “Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi” pagina 1

AIB – Attivo sociAIB – Attivo sociFirenze, 20 novembre 2008Firenze, 20 novembre 2008

Biblioteca Nazionale CentraleBiblioteca Nazionale Centrale

Biblioteche e rinnovamento organizzativo:Biblioteche e rinnovamento organizzativo:lavorare per processilavorare per processi

ing. ing. LUIGI TACCONELUIGI TACCONE

INGEGNERIA ORGANIZZATIVA &INGEGNERIA ORGANIZZATIVA &TECNOLOGIA PER L’IMPRESATECNOLOGIA PER L’IMPRESA

HTTP://WWW.TACCONE.NET


AppuntiAppunti::

• le biblioteche come sistemi organizzativi aperti

• l'interazione con il mercato e la pressione competitiva

• la visione sistemica e l'organizzazione per processi

• il caso della BNCF

• l’analisi di processo

• esempi di diagrammazione di processo

• matrici per competenze e responsabilità

• eventuale riflessione su un caso di “sistema”: l'evoluzione del settore toscano della formazione verso standard qualitativi più elevati


Aspetti introduttiviAspetti introduttiviAspetti introduttiviAspetti introduttivi

è la ragione "ecologica" per cui l'impresa esiste: gli scopi preminenti

che essa tenta di perseguire e che, quasi sempre, si identificano con il processo

di soddisfacimento di determinati bisogni espressi dal mercato

è la ragione "ecologica" per cui l'impresa esiste: gli scopi preminenti

che essa tenta di perseguire e che, quasi sempre, si identificano con il processo

di soddisfacimento di determinati bisogni espressi dal mercato

MISSIONEMISSIONE

l'insieme di tutto ciò che è al di fuori del controllo dell‘organizzazione e che

quindi determina o influenza il comportamento

l'insieme di tutto ciò che è al di fuori del controllo dell‘organizzazione e che

quindi determina o influenza il comportamento

AMBIENTEAMBIENTE


AMBIENTE

TOP DOWN

BOTTOM UP

Organizzazione e contesto di mercatoOrganizzazione e contesto di mercatoOrganizzazione e contesto di mercatoOrganizzazione e contesto di mercato

clientifornitori

risorseconcorrenza

contesto socio-economico

normative


RIVALITA’ TRA IMPRESE

CONCORRENTI

POTERE CONTRATTUALE

DEI CLIENTI

POTERE CONTRATTUALE DEI FORNITORI

MINACCE DI PRODOTTI

SOSTITUTIVI

MINACCE DI NUOVE ENTRATE

barriere all’ entrata

La pressione competitivaLa pressione competitivaLa pressione competitivaLa pressione competitiva


A P D

VALORE CREATO

Porter - Millar : - punti chiave di miglioramento- assetto organizzativo- logica di retroazione

Ouchi : Il controllo organizzativo- clan- burocrazia- mercato

La catena del valore aggiuntoLa catena del valore aggiuntoLa catena del valore aggiuntoLa catena del valore aggiunto

OUTPUTINPUT

organizzazione come catena anche interna cliente - fornitore


Prospettive di analisi organizzativaProspettive di analisi organizzativaProspettive di analisi organizzativaProspettive di analisi organizzativa

FUNZIONI

PROCESSI

KNOW-HOW COMUNE:- attenzione sulla professionalità- principio di responsabilità

OUTPUT COMUNE:- attenzione sulla gestione strategica ed operativa- pertinenza sulle performance

spazio delle interfacce funzionali


La visione tradizionale ........La visione tradizionale ........La visione tradizionale ........La visione tradizionale ........

DIREZIONE AZIENDALE

PRODUZIONEMARKETING & VENDITE

RICERCA & SVILUPPO

• sindrome dei “comportamenti stagni” (effetto “silos”)• ottimizzazione funzionale con sub-ottimizzazione del sistema•doppie funzioni, bottle-necks: incertezza operativa, difficoltà a definire logiche di miglioramento funzionale ...•responsabilità sovrapposte rispetto ai “valori” esterni, clima interno non da team integrato, consapevolezza del proprio ruolo più orientato al presidio della componente procedurale..


..... e la visione sistemica..... e la visione sistemica ..... e la visione sistemica..... e la visione sistemica

• come riempire gli spazi bianchi dell’ organigramma

• azienda come sistema interagente con l’ambiente esterno

MARKETING & VENDITEPRODUZIONE

RICERCA & SVILUPPO

RICERCA

SVILUPPO

MARKETING

VENDITE

IMPIANTO 1

IMPIANTO 3

IMPIANTO 2

ESIGENZE

PROMOZIONE

CONTATTI

ORDINIORDINI

PRODOTTI

IDEE PER NUOVI PRODOTTI

SPECIFICHEPRODUZIONE

SP

EC

IFIC

HE

PR

OD

OT

TO


Il diagramma di contestoIl diagramma di contestoIl diagramma di contestoIl diagramma di contesto

SISTEMA DI TRASFORMAZIONE

SISTEMA DI ACCOGLIMENTORISORSE

INFLUENZE DI CONTESTO:

GOVERNO - ECONOMIA - CULTURA

MERCATO

CONCORRENZA

CAPITALE

MATERIE PRIME

TECNOLOGIA

RISORSE UMANE

PRODOTTI/SERVIZI

PRODOTTI/SERVIZI

ORDINI


I Acquisizione

II Trattamento gestionale

III Trattamento catalografico per la BNCF

IV Trattamento catalografico per la redazione della BNI

V Prevenzione e programmazione per la conservazione

VI Gestione degli interventi di conservazione

VII Accesso ai servizi

VIII Informazione e assistenza

IX Lettura e consultazione

X Prestito e document delivery

Processi primari

Processi di trasversali al sistema

Processi di supporto

XIX

Efettuare

le verifiche

interne

XIPianificare le risorse e monitoraggio finanziario

XX

Gestire

le non

conformi

tà

XXI

Monitor

are la

soddisf

azione

dei

clienti

XII Gestire gli acquisti e appalti

XIII Gestire le manutenzioni

XIV Gestire l’automazio

ne

XVGestire la sicurezza

XVIGestire il personale

e la formazione

XVIII

Gestire i

documen

ti della

qualità

XXII

Riesam

inare il

S.Q.

XXIII Gestire la misurazione e l’analisi dei dati per il migliorament

o

XVII

Gestire

la

comunic

azione

Acquisizione etrattamento gestionale e

catalografico

Conservazione etutela della raccolte

Erogazione e fruizione dei

servizi



Caratteristiche del processo:

- generalmente trasversale all’organizzazione gerarchica ed ai comparti funzionali dell’ impresa

- ha un output globale unico- il cliente può essere esterno o interno

Tipologie di processo:

- Processi di valore o processi cliente, legati alle dinamiche con l’esterno- Processi gestionali che riguardano il supporto ed il coordinamento delle attività aziendali, il posizionamento sul mercato, la gestione del ciclo di vita dei prodotti

L’ analisi di processoL’ analisi di processoL’ analisi di processoL’ analisi di processo


Processo:Processo: Presentazione progetti su bandoPresentazione progetti su bando

ENTE FINANZIATORE

DIREZIONEGENERALE

COORDINAMENTO

RENDICONTAZIONE

PROGETTAZIONE

ASSOCIAZIONISISTEMA CLIENTE

AMMINISTRAZIONE

PARTNERSHIPFORNITORI

Ultima revisioneUltima revisione: : 30 / 11 / 0230 / 11 / 02Cod:Cod:3.1.23.1.2

POLITICHE MARKETING

ELABORAZIONE FINALE

BANDO

FORMULARIODI PROGETTO

PRJPRESENT.

CRITERI EPARAMETRI

CRITERI VALUTAZIONE

ANALISI OPPORTUNITA’

IDEE LABORATORIO

VALUTAZIONESVILUPPO OFFERTA

VINCOLICONTRIBUTIDICHIARAZIONIINTENT

CHIARIMENTIINTEGRAZIONI

IDEE DISVILUPPO

VERIFICA E FIRMA

PROGETTOPRESENTATO

CTSMKT

PIANIFICAZIONE RISORSE

PREDISPOSIZIONEDOCUMENTAZIONE

RICHIESTA DI:DOCUMENTAZIONECIVILISTICA – FISCALENOTAIO PER ATSDELIBERA CDA

FABBISOGNI ESIGENZE

DEFINIZIONEOFFERTA

La diagrammazione del processo .....La diagrammazione del processo .....La diagrammazione del processo .....La diagrammazione del processo .....


Area Processo: Area Processo: Core ProcessCore ProcessProcesso 3.1.2 :Processo 3.1.2 : Presentazione progetti su bandoPresentazione progetti su bando

POPredisposizione Documentazione

AVerifica e Firma

PO/RPOElaborazione Finale

PO/RPOPCPCDefinizione Offerta

POPianificazione risorse

ECRPCVCValutazione sviluppo offerta

VCRPOECPCAnalisi opportunità

Sistema

Associativo

Progettazione

Progettazione

supporto

Amministrazione

Rendicontazione

Coordinamento

Direzione

Generale

Partner

Ruoli

Organizzativi

Attività

POCA

Partecipazione OperativaControllaApprova

PCVCEC

Partecipazione CollaborativaVa consultato

Può essere consultato

R Responsabilità

312b312b

... l’attribuzione delle responsabilità,... l’attribuzione delle responsabilità,... l’attribuzione delle responsabilità,... l’attribuzione delle responsabilità,


CODICE PROCESSO : 3.1.2

NOME PROCESSO ORGANIZZATIVO : Presentazione progetti su bando (tipo POR)

FATTORI DI INPUT

• bando comunitario/nazionale/regionale/provinciale• politiche di marketing sulla base delle analisi fabbisogni/esigenze delle associazioni

territoriali • laboratorio delle idee (strumento interno di ricerca basato su brainstorming relativi ad

eventuali esigenze corrispondenti al profilo specifico di riferimento)

OUTPUT PRODOTTI

• offerta formativa (definizione del progetto esecutivo)• documentazione (riguarda tutta la modulistica necessaria alla presentazione del

progetto formativo – in genere specifica per ciascun bando)

RISORSE IMPIEGATE

• progettazione (figure professionali specifiche che gestiscono l’analisi

di dettaglio, la progettazione dell’intervento formativo e la stesura del formulario)• coordinamento (gestisce la pianificazione delle risorse interne)• area rendicontazione (definisce i criteri e i parametri per una corretta

rendicontazione in itinere e finale)• area amministrazione (si occupa della parte contabile e della corretta compilazione della

documentazione)

MODULISTICA DI RIFERIMENTO• Progetto esecutivo con schede di rendiconto finanziario• elaborazione della modulistica di riferimento (in genere specifica per ciascun bando)

RELAZIONI CON ALTRI PROCESSI• riceve informazioni strutturate dal processo 2.1.4 – analisi dei fabbisogni• fornisce input al processo 3.2.2 – Definizione progetto finanziato ed al processo 3.4.1 –

rilevazione qualità erogata

INDICATORI DI PERFORMANCE• rispetto dei tempi di scadenza previsti dal bandp• percentuale di approvazione dei progetti presentati

312c312c

....... e la descrizione del processo........ e la descrizione del processo........ e la descrizione del processo........ e la descrizione del processo.


Il processo di Certificazione degli organismi formativiIl processo di Certificazione degli organismi formativiIl processo di Certificazione degli organismi formativiIl processo di Certificazione degli organismi formativi

Conseguito l’ Accreditamento provvisoriodella Regione Toscana come

Ente di orientamento e formazione professionale (ambiti A, B, C ed O)

Fase 1

Fase 2

Definizione piano di miglioramento Sviluppo piano di adozione della qualità

Definizione SGQ Definizione Manuale della Qualità – vers.1

Implementazione del SGQ Formazione interna

Visite ispettive Certificazione normativa ISO 9001:2000

Fase 3

Agenzia

Formativa

Su quest’ultimo link, attesi ulteriori sviluppi dalla sperimentazione della metodologia ATM - Agorà del Terzo Millennio™ al Lifelong Learning(L.T. in qualità di coordinatore gruppo Formazione Professionale AIF Toscana www.aifonline.it)

Per approfondimenti normativi sul tema:•www.retetoscana.it/formazione•www.saforet.it•www.progettotrio.it•www.taccone.net

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