Contenido

Conceptos basicos de la evaluaci6n integral .

Alcance de la evaluaci6n integral 4

Resultados esperados '. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Integraci6n del grupo de trabajo 9Estructura 10Perfil del coordinador general .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 11Perfil del Ifder del proyecto 11Perfil de los evaluadores 12Formaci6n del grupo multidisciplinario de expertos 13Reclutamiento, selecci6n y contrataci6n de expertos 14Realizaci6n de entrevistas complementarias internas . . . .. 14Realizaci6n de entrevistas externas . . . . . . . . .. 14Analisis profundo con expertos 14

Politicas y procedimientos para el manejo de los papelesde trabajo 15

Elaboraci6n de carpetas 16Equipo y recursos materiales necesarios 17

8045Uso de computadoras en la evaluaci6n 17Programas de c6mputo 17

;,Planeacion de la evaluacion integral?

Importancia de la planeaci6n 19Objetivos _. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 19Alcance 20Estudios 20

Del entorno 20De la base legal 20Del marco geografico 21Del marco economico 21Del marco sociologico 21De los objetivos de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 21De la planeacion 22De la organizaci6n .. ~. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 22De la direccion 23De control 23De sistemas y procedimientos 24Del personal 25De desarroIIo organizacional 25De los recursos fisicos 26De compras y abastecimiento _. . . . . . . . . . . . .. 26De la produccion 26De conservacion y mantenimiento 27De la comercializacion _. . . . . . . . . . . . . . . . . .. 27De la informacion 28De la comunicacion 29De los recursos financieros 29De impacto ambiental 31Estudios especiales ' 32

Tecnicas de apoyo 32Analisis de informacion documental 33Entrevistas con directivos y responsables de areas

y procesos especificos 33Observaci6n directa de areas de trabajo 35

Aplicaci6n y analisis de cuestionarios 35Aplicaci6n del enfoque sistematico 35Analisis organizacional 36Analisis de estadisticas 36Diagrama de Pareto 36Diagrama de causa y efecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 37Analogias 37Tecnicas cuantitativas de analisis administrative 38Muestreo 39Otras tecnicas y herramientas 40

Criterios de medici6n 41Normas de rendimiento 42Fuentes de normas de rendimiento 42Componentes de un sistema de medici6n de rendimiento 43Indicadores de rendimiento 44Indicadores de productividad 44Indicadores de volumen de trabajo 49Indicadores de efectividad 49Indicadores de eficiencia 50Evaluaci6n del desempei'l.o '. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 50Tecnicas de evaluaci6n de desempei'l.o 51Interpretacion de panimetros 53Indicadores de gesti6n y financieros 56Otros indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 61i.Que es un hallazgo? 63

Elementos que componen el programa de trabajo 71Objetivo 71

Secuencia .... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 71Procedimientos 71Alcance 71Tiempo 71Personal . . .. 71

Planeaci6n y conducci6n del reconocimiento 74Solicitud y recopilaci6n de informaci6n 74Recepci6n, registro, revisi6n, c1asificaci6n y archivo 76Visita de campo 76Entrevista y aplicaci6n de cuestionarios preliminares dentro

y fuera de la empresa 76

Propuesta inicial 77lQue se pretende hacer? 77l Quien 10 va a desarroIIar? . ~ : . . . . . . . . . . . . . . . . .. 77l CUllndo se va a realizar? 77lCuolnto va a costar? 77

Revisi6n integral 80Definici6n de areas criticas 81

Soluci6n de problemas especificos 84Formulaci6n del problema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 86Recopilaci6n e investigaci6n de informaci6n 86Amllisis del problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 86Procedimientos y pruebas de evaluaci6n 87Selecci6n de soluciones 87

Opiniones y recomendaciones 88Generaci6n de opciones de soluci6n 89Selecci6n de opciones de soluci6n 91Selecci6n de la mejor opci6n 92Formulaci6n de recomendaciones 92

Informes de avanee de implantaci6n de recomendaciones 95Contenido de los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 95

Informes 97Normas para la elaboraci6n de informes 97Tipos de informes 97

Informes de avance 98Informes confidenciales 98Informes ejecutivos 98Exposicion oral del informe 98

Contenido de los cuestionarios 103Datos generales de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 103

I. Informacion general del area 104

2. Objetivos 1053. Politicas 1064. Estructura y organizaci6n 1065. Planeaci6n 1086. Program as 1097. Presupuestos 1108. Control III9. Sistemas y procedimientos 113

_ 10. Personal 11411. Recursos materiales 12312. Mantenimiento 12413. Adquisiciones 12514. Proveedores 13215. Almacenes e inventarios 13516. Servicios generales 14017. Contabilidad y recursos financieros 14318. Comercializacion 15719. Produccion 16220. Investigacion y desarrollo 16621. Direccion 16722. Informatica 16923. Rclaciones publicas 171

A. Comunicacion y coordinacion formal 17225. Asesorias 17326. Obra publica 173

Disefio y uso de cedulas

Cedulas . '.' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 177

Periodo de utilizacion 177Fuentes de informacion 177

O~dula de analisis 179O~dula de entrevista 180Presentacion de facto res por estudiar y objetivos de trabajo 181

Amllisis de la evaluaci6n integral. . . .. . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . . .. 182Area: anotar direcci6n, gerencia 0 departamento evaluado 183Analisis de la problemcitica y recomendaciones . . . . . . . .. 184Programa general de productividad 185

Analisis preliminar 188Revisi6n integral _. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . . . . . 189Conclusiones 1CJ7Opiniones y recomendaciones generales 200Recomendaciones especlficas '................ 200

Introducci6n

Somos privilegiados al protagonizar el termino de una epoca y el iniciode otra, una verdadera motivacion y todo un reto a nuestra capacidadinnovadora. Estamos por presenciar un nuevo siglo, con diferentes ne-cesidades, demandas y comportamientos.

En el escenario mundial, los procesos de cambio son cada dia masdinamicos; las estructuras, las formas, los instrumentos y los medios seestan renovando.

La economia moderna se caracteriza por una economia globalizadae interdependiente en sus procesos de produccion, comercializacion, in-version, flujos financieros y de desarrollo tecnologico.

Actualmente las empresas se desenvuelven en una economia nacio-nal e internacional mas competitiva, con crecientes exigencias de pro-ductividad, donde las leyes del mercado las obligan a profundizar 0 acambiar estrategias y politicas, a planear, a crear e innovar, a tener capa-cidad de adaptacion, velocidad de respuesta y sensibilidad para antici-par necesidades futuras y poder sobrevivir y desarrollarse en este entor-no nuevo y complejo. Este gran reto Ie exige alas empresas y gobiernoscontar con instrument os que Ies permitan llevar a cabo evaluaciones pe-riodicas.

En cada evaluacion se deben determinar puntos debiles y fuertes,analizarse con respecto a los escenarios futuros, determinar las amena-zas y oportunidades que se tienen para que a traves de un intenso y pro-fundo analisis se inicie un proceso de cambio que eleve la competitivi-dad.

Dentro de la administracion moderna, debe reconocerse un nuevoenfoque que consiste en implantar, utilizar y desarrollar metodos y tec-nicas de evaluacion cuantitativas y cualitativas, que reflejan en forma

objetiva, el nivel real de la administracion y operacion de la empresa,o sea, su realidad contra su posibilidad en terminos de productividad,efectividad, cali dad y excelencia administrativa.

En este libro se present a una metodologia de evaluacion integral,elemento que, dada la actual situacion de globalizacion mundial, es degran utilidad para las empresas y que permite evaluar de una manera in-tegral, tanto las areas como los procesos de las empresas, con un criteriosistematico y cientifico por un grupo multidisciplinario de expertos.

La importancia de esta evaluacion radica en la revision general quese proyecta en todas las areas y sus interrelaciones, 10 que permite definirlas areas criticas que afectan el desarrollo y crecimiento de la empresay que seguramente estan afectando directamente la consecucion de losobjetivos generales.

EI metoda es aplicable a cualquier empresa, ya sea del sector publi-co, privado 0 social y esta orientado a servir a todo tipo y tamafio deinstituciones: comerciales, industrial.es, de servicios y sociales. De mane-ra muy especial, puede contribuir en las micro, pequefias y gran des em-pres as como un primer paso hacia la modernizacion, ya que, a traves desu aplicacion, permite establecer la direccion del cambio de modelos ad-ministrativos y operacionales, plantear nuevas estrategias de desarrollo,adoptar tecnologias modernas, ajustar estructuras organizacionales ylograr en un plazo relativamente corto la posibilidad de mejoramientoyexpansion.

Esta obra tambien puede servir como libro de texto para programasacademicos especificos, y como un apoyo a los profesores se puede soli-citar a la editorialla copia para un juego de acetatos.

La modesta aportacion que presento en este libra, es una investiga-cion, motivo de la exigencia y responsabilidad que tenemos los adminis-tradores de impulsar tecnicas orientadas a mejorar la productividad, ca-lidad y competitividad de los organismos publicos y privados, en unmundo que requiere, cada dia mas, de paises y empresas altamente orga-nizados.

Por ultimo, deseo dar un merecido reconocimiento a mis colegas yamigos Carlos Yescas, Ramon Valdiosera, Bernardo Paniagua, JorgeGiordano, Enrique Lach, Juan Jose Ramirez Coello, Jose Luis Pliego,Enrique Richter K. y Fernando A. Gallardo V., quienes con su tiempo,conocimientos y experiencia, aportaron valiosas opiniones para produ-cir la presente obra.