Gestão de Projetos Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com

29/09/2014

2° Semestre de 2014

SIN-NA7

PROVA 1 06/10

Desde a 3ª aula (13/08) até...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

A prova valerá 3 pontos...

Outros 7 pontos: Atividades

Dúvidas sobre o conteúdo?

Enviem por e-mail tópicos que devem ser revisados...

Se preparando para que tudo dê certo...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Primeiro, vamos entender a definição de risco...

Definição do PMBOK, 5ª edição:

Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,

provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto

O risco envolve...

Incerteza

Impacto

Probabilidade

Oportunidades

Ameaças

Fonte da imagem “Risco de Afogamento”:

http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes/4148281427/

Risco...

de atraso

de não atender o escopo

de não cumprir o orçamento

de não ser homologado

de algum membro da equipe sair da empresa

Risco...

de entregar antes do prazo

de surpreender o cliente com funcionalidades adicionais

de aproveitar uma nova tecnologia que facilitará a implementação de funcionalidades

de empreender com o Projeto TCC

Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são

considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração

Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo

Restrição Limitação ou imposição de limite

Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido

Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... ▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.

Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... ▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000

Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados... A Roberta, especialista em BI, vai participar do

projeto. ▪ Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?

▪ O que faremos se ela sair?

O projeto precisa ser concluído antes de 31/12 ▪ Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?

▪ O que faremos se o projeto atrasar?

Benchmarking Entrevistas Check-lists Opinião especializada

Consultoria

Brainstorming Lições aprendidas

Benchmarking Entrevistas Check-lists Opinião especializada

Consultoria

Brainstorming Lições aprendidas

Tempestade de idéias ou “toró de parpite” Diferenças de pensamentos e experiências

geram novas ideias Compartilhar as ideias, sem filtros Julgamento pode “bloquear” o processo

A avaliação das ideias é feita no final da sessão de brainstorming

Base histórica de riscos em outros projetos Reuniões entre equipes

Aprendizado Inter-projetos (http://finito-log.blogspot.com/2004/08/o-aprendizado-inter-projetos.html)

# Descrição Fonte

001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento

002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente

003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova

# Descrição FONTE

001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento

002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente

003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova

Importante: Uma única fonte pode

gerar diversos riscos

Vários riscos serão identificados A análise permite priorizar o foco no

tratamento dos riscos!

Probabilidade: Qual é a chance do risco ocorrer?

Impacto: Qual é o “tamanho” dos danos ou benefícios, caso o risco ocorra?

Probabilidade x Impacto = Prioridade, Criticidade ou Peso do risco

# Descrição Prob. Imp. Criticidade

001 Entrega fora do prazo 4 5 20

002 Escopo não atendido 3 4 12

003 Não aceitação do sistema pelos clientes

2 3 6

Estratégia de Resposta e Plano de Ação

Quando for um risco negativo...

Eliminar: Remover totalmente a ameaça (pode envolver mudanças radicais)

Transferir: Repassar o risco para um terceiro, mas não o elimina (por exemplo: Seguro)

Mitigar: Reduzir o impacto ou a probabilidade

Aceitar: Conheço o risco, sua probabilidade e seu impacto, mas concluí que é melhor “deixar a vida me levar” e atuar somente se o risco ocorrer

Quando for um risco positivo...

Explorar: Direciono recursos para garantir que a oportunidade se concretize

Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)

Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade

Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize

O plano de ação pode ser simples ou complexo, contemplando desde uma única ação até a participação de diversos stakeholders e fornecedores

O fundamental é que o Gerente de Projeto avalie, considerando a criticidade do risco, quais ações são necessárias para que a estratégia de resposta seja executada

# Descrição Criticidade

Estratégia de Resposta ao Risco

Plano de Ação

001 Entrega fora do prazo

20 Mitigar O que fazer? Como fazer? Quem fará? Quanto vai custar? Quem será envolvido?

002 Escopo não atendido 12 Mitigar

003 Não aceitação do sistema pelos clientes

6 Aceitar

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Fez tudo direitinho? Então a validação será tranquila...

Bom... O fato é que não depende somente de você...

▪ Sponsor

▪ Estrutura Organizacional

▪ Mapa do poder

Depois é só divulgar os planos para os stakeholders e começar a Execução

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Etapa crítica do projeto...

A forma como é realizada tem influência direta no sucesso ou fracasso

Deve ser objetiva...

Foco nos documentos e ferramentas que realmente agregam

O Gerente de Projeto direciona...

Mas não faz tudo sozinho

Realizando tudo que foi planejado!

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

1. Executar o projeto conforme o planejado

Fazer acontecer tudo que foi planejado!

Sozinho, o Gerente de Projetos não consegue fazer acontecer!

Não se esqueça do sponsor, da equipe, dos fornecedores e dos demais stakeholders...

CUIDADO!

A loucura do dia a dia pode fazer com que você se esqueça de tudo (ou boa parte) que foi planejado

A execução está seguindo conforme o planejado?

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

Acompanhar tudo que foi planejado!

Todos os planos criados (por isso é fundamental não criar planos desnecessários!)

Reforçando: A EAP e o Cronograma são ótimos materiais de apoio para o monitoramento!

Há desvios?

Avaliar se é necessário definir um plano de ação para que o projeto volta ao planejado ou se é necessário rever o planejamento

Mudanças são necessárias?

Etapa 2. Gerenciar as mudanças

Pior do que tomar a decisão errada é não tomar uma decisão!

Não monitorar o projeto é como dirigir um carro sem enxergar o que há na frente...

Fonte:

http://www.ecotrilhas.net/De

t_Materia.asp?materia_ID=2

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

Nada é permanente,

exceto a mudança. (Heráclito)

Mudanças possíveis dentro de um projeto...

Escopo

Prazo

Custo

Critérios de qualidade

Equipe

Qualquer outro item planejado

Mudanças possíveis dentro de um projeto:

Escopo

Prazo

Custo

Critérios de qualidade

Equipe

Qualquer outro item planejado

Como o Gerente de Projetos

deve tratar as mudanças no

planejamento?

Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos

Considerando o tipo de mudança, consulte o Mapa de Stakeholders para avaliar quem deve ser envolvido

Além disso, considere que a mudança talvez...

precise ser contemplada após o término do projeto

vá impactar em alguma premissa ou restrição

seja resultante de uma má definição de escopo

seja resultante de um planejamento otimista demais

Etc...

Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...

Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...

Avaliar Negociar Decidir Executar

Não fique “sentado no problema”!

Não fique “sentado no problema”!

Fonte: http://www.ogritodobicho.com/2011/03/sentar-e-pensar-no-problema-kakakaka.html

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

Executar o que foi combinado no Plano de Comunicação

Quais ferramentas de comunicação serão utilizadas?

Qual é a frequência?

Qual é o público?

Como o comunicado será feito?

Lembre-se que a comunicação é um dos fatores críticos para o

sucesso do projeto!

Plano de Riscos do Projeto TCC

Criem o Plano de Riscos do Projeto TCC

Entrega na próxima

aula (01/10)

alessandro.almeida@uol.com.br www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida