Treinamento Gestão Projetos

Escritório de Projetos

Treinamento para Gestão de Projetos

Por Erick Formaggio

Uma piadinha antes...

Erick Formaggio @ 2009

Agenda


1. PMI

2. O que é um Projeto

3. O que é a Gerência de Projetos

4. Grupos de Processos PMI

5. As nove áreas de conhecimento da GP

6. Conclusões

PMI PMI (Project Management Institute) instituição

amplamente conhecida em termos de promoção das melhores práticas de gerenciamento de projetos Oferece certificação na área de Gerenciamento de

Projetos (PMP Project Management Professional); Associação mundial com mais de 150 mil

membros, entre GPs, pesquisadores, professores, entre outros;

Edita o PMBOK; PMBOK - Guide to the Project Management

Body of Knowledge Trata-se de um manual com um guia de processos

recomendados para o gerenciamento de projetosErick Formaggio @ 2009

O que é um projeto

Virtudes e Objetivos

O que é um projeto Um projeto é único De natureza temporária Concluído quando as metas forem alcançadas

Desenha-se o fim quando alguns marcos são concluídos

Pode ser encerrado quando não for mais viável Um edifício que superou os custos estipulados

previamente Tecnologia ultrapassada

Um projeto bem sucedido é aquele que excede as expectativa dos Stakeholders (interessados no projeto)Erick Formaggio @ 2009

O que é um projeto “[...] ...um projeto é um empreendimento

temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único. Temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem definidos. Único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes. Para muitas organizações, projetos são o meio de responder a requisitos que não podem ser atendidos através dos limites normais de operação da organização.” – (PMBOK, 2000)


Importante! Projetos são diferentes de operações. Operação é um processo repetitivo característico dentro de um cenário

O que é um projeto Surgem em virtude de:

Demanda do Mercado Tendência de mercado, algum novo produto

Necessidade Empresarial Novos produtos, novos negócios

Solicitações de Clientes Necessidade do cliente em obter determinado produto

Avanços tecnológicos Inovação tecnológica

Exigências Legais Necessidades Sociais


O que é um projeto Interessados em um projeto (Stakeholders)

Projeto

Cliente

DiretoriaGovernoONGs de

responsabilidade social

Parceiros


O que é um projeto Stakeholders – pessoas ou organizações que

possuem interesse no projeto Gerente de Projetos

Líder do projeto Patrocinador do Projeto

Possui algum interesse pessoal/financeiro no projeto Campeão do Projeto

Influenciador, moderador, empreendedor Gerentes funcionais

Gerente de área que permite a distribuição de recursos Cliente

O maior interessado


O que é um projeto Stakeholders da construção de uma casa:

Construção de Casa

Dono do Terreno

Governo Federal

Governo Municipal

Mestre de Obras

Companhia de água

Companhia de

eletricidade

Banco


O que é um projeto Stakeholders da construção de um Shopping:

Associações de bairro Patrocínio de eventos culturais e sociais no bairro

Governo Impostos e circulação de dinheiro na economia

Patrocinadores $$$$ (Investimento)

Banco Novos clientes e lucro na taxa de juros

Construtora Status pela elaboração de um grande empreendimento

e lucro


O que é um projeto

Administração

Gerente de Projeto

Funcionários participantes

Gerente de Projeto


Gerente de Projeto


Empresa orientada a projeto


O que é um projeto Projeto: construção de uma casa

Engenheiro Mestre de obras Pedreiro Auxiliar de pedreiro Encanador Eletricista Pintor Auxiliar Geral


Engenheiro

Mestre de Obras

Pedreiro

Auxiliar de Pedreiro

Encanador

Eletricista

Pintor

Auxiliar Geral

CEO GP

Participantes

O que é um projeto

Administração

Gerente do escritório de projetos

GP

GP

GP

Gerente Atendimento

Atendimento

Atendimento

Atendimento

Gerente TI

Programador

Programador

Programador

Gerente Criação

Web designer

Web designer

Web designer

Empresa orientada a projeto Organização Matricial forte


Equipe

Equipe

Equipe

O que é um projeto Sendo assim, um projeto abrange:

Escopo Qual é o escopo do projeto?

Objetivos Entregas

Tempo Quanto tempo vai durar?

Data das entregas Em quanto tempo atinge a meta

Custo Qual o custo do projeto?

Custo de cada uma das fases Custo dos recursos


O que é Gerência de Projetos

Atividades e Atribuições

O que é Gerência de Projetos Possui uma série de atividades, ferramentas e

recursos. Inclui as ações de: Planejar; Acompanhar o progresso e o desempenho; Identificar requisitos e necessidades; Objetivos; Avaliar restrições; Atender as expectativas dos Stakeholders.


O que é Gerência de Projetos O planejamento é uma das atribuições mais

importantes: Datas; Recursos (humanos, tecnológicos, financeiros,

etc); Marcos como: entregas, relatórios, reuniões,

auditorias, entre outros; Esses acontecimentos ocorrem dentro de um

grupo de processos que incluem o início e término do projeto


Grupo de Processos PMI

Os processos que compõem o planejamento de um projeto

Grupo de Processos PMI


Iniciação

Planejamento

Execução

Monitoramento

Encerramento

Nove áreas do conhecimento do GP

Nove áreas do conhecimento do GP

Grupo de Processos PMI Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e controle Encerramento


Grupo de Processos PMI Iniciação

A iniciação do projeto é o reconhecimento formal de que um projeto, ou a próxima fase do projeto existente, deve começar

Estudo de viabilidade (não realizada na maioria dos projetos) Motivo da perda de interesse de stakeholders

Na iniciação de um projeto é elaborado o “Termo de Abertura” O termo de abertura só estará concluído quando se

recebe a aprovação de todos os stakeholders


Grupo de Processos PMI Planejamento

Escopo do Projeto – tudo aquilo que engloba o planejamento e execução do projeto Objetivos Entregas

Resultados Mensuráveis ou itens a serem produzidos Cronogramas Estimativa de custo Requisitos para aprovação


Importante! As entregas e os objetivos são chamados, às vezes, de fatores críticos de sucesso, isto é, aquilo que deve se concretizar para que o projeto possa ser considerado concluído.

Grupo de Processos PMI Execução

Execução do Plano do Projeto Progresso do cronograma Conclusão das entregas Padrões de qualidade

O artefato ou serviço realizado possui a qualidade exigida para ser entregue ao cliente?

Gestão dos recursos Os recursos são comprometidos e alocados nas devidas

atividades Controle de horas gastas em projeto

Gestão de custo O financiamento é gasto e deve ser controlado pelo gerente

do projeto

Coordenar e integrar os elementos do projetoErick Formaggio @ 2009

Importante! É a Hora de colocar a mão na massa!

Grupo de Processos PMI Monitoramento e controle

Concentram-se aqui o monitoramento e a mensuração do desempenho do projeto


IniciaçãoPlanejamen

to

Execução

Encerramento

Controle

Importante! Ciclo de vida do projeto

Grupo de Processos PMI Encerramento

Processo formal de encerramento Contratos

Foi entregue o prometido? Verificação dos resultados

Os objetivos foram atingidos? Recursos

Os membros da equipe de projeto podem ser liberados e alocados em outros projetos?

Controle de Qualidade Requisitos de qualidade atingidos?

Documentação Histórico do projeto arquivado




Stakeholders satisfeitos? Governo Federal = mais impostos

Geração de mais empregos Governo Estadual = mais

impostos Governo Municipal = mais

impostos Empresas = novos escritórios Construtora = $$$$ (Lucro) Banco = $$$$$ (Lucro através de

juros altos)


Há elementos que contribuem para que a conclusão do projeto se distancie do planejado, como a perda de interesse pelos stakeholders

Isso pode minar o espírito do time, fazendo diminuir a sinergia


Adaptado de: Pedro Zanetti, maio de 2009 – Information Week “Os desafios na conclusão do projeto”

Causa Efeito Solução

Demora na passagem de fases

Sensação de demora Fast Tracking – sobreposição de algumas fases ou marcos do projeto. Porém, isso não é eliminar uma fase

Falta de informações Sensação de falta de atividade no projeto

Gerência de comunicação adequada – promover feedback

Gastos não previstos Sensação de inadequação do orçamento inicial às premissas do projeto

Minimizar correções financeiras, planejando de maneira adequada a gestão de custosViabilização inicial do projeto: verificar possibilidade de utilização de recursos


Concluindo satisfatoriamente o projeto



Área de Aplicação O desafio A estratégia

Gerência de recursos humanos

Retenção dos times de trabalho

Fornecer feedback, promover o reconhecimento

Gerência de comunicação Manutenção da comunicação entre stakeholders e equipe

Monitorar o plano de comunicação e a interação entre as equipes

Gerência de custos e aquisições

Redução dos gastos Permitir novas abordagens advindas do time de projeto e dos fornecedores

Gerência de cronograma Entrega de resultados com pontualidade

Sobrepor / acelerar as fases do projeto sem perder a qualidade

Gerência de riscos Diminuir os riscos Considerar lições aprendidas de projetos similares anterioresÁreas de conhecimento da gerência de projetos

As nove áreas de conhecimento do GP

Áreas de conhecimento importantes para a administração de um projeto

As nove áreas de conhecimento do GP Integração do Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custos do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Aquisições do Projeto


As nove áreas de conhecimento do GP


Integração

Escopo

Tempo

Custos

QualidadeRH

Comunicaçõe

s

Riscos

Aquisições

Importante! Integração é uma das áreas mais importantes no Projeto

As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Integração do Projeto

Coordenação de todos os aspectos do plano do projeto

Unificação e integração entre os processos O orçamento do projeto é compatível com o número de

recursos alocados? O risco aumenta conforme o tempo passa? As aquisições devem ser feitas em quanto tempo? O fator qualidade envolve riscos?


Importante! As tarefas precisam estar integradas às áreas de conhecimento e funcionando em perfeito sincronismo

As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Escopo do Projeto

Definição de todas as atividades necessárias para o cumprimento de todas as metas do projeto

EAP


Meta

Grupo de tarefas

Sub-tarefa

Sub-tarefa

Grupo de tarefas

Sub-tarefa

Sub-tarefa

Grupo de tarefas

Sub-tarefa

Sub-tarefa

Tempo

Tempo


EAP – Estrutura Analítica de ProjetoCasa construída

Projeto

Engenheir

o

Mestre de

Obras

Orçamento

Compra de Materiais

Pesquisa de Preços

Armazenamento

Construção

Estruturas

Paredes

Acabamento

Pintura

Acabamento Gesso

Limpeza

Faxina

Fim

Meio

Atividades



Escopo do projeto da construção de um prédio


Jardim

Design de interiores

Elétrica

Material de construção

Espelhos


Escopo do projeto da construção de um prédio


Jardim

Design de interiores

Elétrica

Material de construção

Espelhos

As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Tempo do Projeto

Está ligada aos grupos de processos: Planejamento e Controle Definição das atividades

Simples definição das atividades, a fim de estimar o tempo de realização

Sequenciamento das atividades Tempo de sequenciamento

Estimativa da duração das atividades Tempo de duração de determinada atividade

Desenvolvimento do cronograma Datas dos “Marcos” do projeto

Controle do cronograma Controle de início, meio e conclusão das atividades




Quanto tempo levará a obra?

Qual a seqüência das atividades?

Qual será o tempo de cada atividade?

O que irá demorar mais?


MS Project (Gráfico de Gantt)



Fluxogramas através do BizAgi


Disponível em: www.bizagi.com

As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Custo do Projeto

Ligações diretas com os grupos de processos de planejamento e controle

Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto esteja completo dentro do orçamento previsto. Planejamento dos recursos Estimativa dos custos Orçamento dos custos Controle dos custos


As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Custo do Projeto


Quanto custará o terreno? Quanto será gasto com

material? Como será feito o

orçamento? Qual será o prejuízo no caso

de uma chuva forte? Qual o valor do seguro da

obra e quanto ele cobrirá em caso de catástrofe?

Qual o custo fixo diário da obra?

As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Qualidade do Projeto


Qualidade do

projeto

Planejamento da

Qualidade

Garantia da

Qualidade

Controle da

Qualidade

As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Qualidade do Projeto


Planejamento da Qualidade

Qual a qualidade percebida pelo cliente

Qual a exigência de qualidade para produto ou

serviço?

As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Recursos Humanos do Projeto

Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. Montagem da equipe: conseguir que os recursos humanos

necessários sejam designados e alocados no projeto Desenvolvimento da equipe: desenvolver competências

individuais e de grupo para elevar o desempenho do projeto

Keywords Delegar Instruir Avaliar Controlar Motivar




Atividade1

Atividade 2

Atividade 3

Importante! Número de atividades de um recurso precisa ser compatível ao total de horas trabalhadas


Colaboradores terceirizados migram de projeto em projeto. Nesse caso, um cronograma de permanência pode ser elaborado de modo a planejar sua empregabilidade


Colaborador

Projeto (a) Projeto (b) Projeto (c) Projeto (d)

João 50 horas 20 horas 0 horas 10 horas

Marcio 0 horas 0 horas 0 horas 25 horas

Lucas 26 horas 0 horas 50 horas 0 horas

Tempo de permanência do recurso

Importante! Lembrando que um colaborador pode trabalhar em mais de um projeto ao mesmo tempo


As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Comunicações do Projeto


Planejamento das comunicações

Determinar quem precisa de quais informações

Como devem ser fornecidas Gestão da

Informação

As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Riscos do Projeto

Risco de projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativo no objetivo do projeto

Identificar Risco: Revisar documentação Prazo GUT

A redução de riscos identificados antes e ao longo do projeto revela-se fundamental na garantia da sua conclusão



GUT – Gravidade Urgência Tendência Valores de referência



GUT – Gravidade Urgência Tendência


As nove áreas de conhecimento do GP (Gerência) Aquisições do Projeto

Obtenção de bens e serviços externos Seleção de Fornecedores Contratação de novos colaboradores Compra de equipamentos

Objetivos dessa disciplina Controlar e inspecionar:

Tempo de permanência Tipo de contrato Objetivos

As aquisições podem ser recursos humanos (equipes), máquinas, entre outros.


As nove áreas de conhecimento do GP As áreas de conhecimento da gerência de

projetos É possível perceber que os agrupamentos

apresentados congregam os processos que possuem características comuns, no entanto, nem todos (processos) fazem parte do mesmo grupo de processos


Processo Grupo de Processos

Estimativa de custos Planejamento

Elaboração de Orçamentos de custos

Planejamento

Controle de Custos Monitoramento e controle

Área de conhecimento: Gerenciamento de Custos do projeto

Conclusão

Observações sobre a gestão de projetos

Conclusão Ferramentas servem de apoio à resolução de

problemas, não devem ser usadas como soluções mágicas

É extremamente importante que todos os envolvidos no projeto: Estejam sincronizados em relação a suas atividades; Recebam atualizações sobre o estado do projeto; Sejam envolvidos e orientados para o resultado;

Seja qual for o processo ou grupo de processos utilizado para administração de ações do projeto, estes devem ser do conhecimento de todos Uma reunião de “kick off” pode ajudar para a

informação de todos


Conclusão Resumindo


Ferramentas •Ferramentas de apoio ao gerenciamento e adm do projeto

Comunicação •Integração da comunicação

Apoio •Stakeholders e colaboradores motivados

Objetivo •Saber onde se quer chegar e como

Processos •Processos consolidados com todos os participantes

Bons resultados no projeto

Referências

Fontes de informações

Referências “Gerência de Projetos”, Kim Heldman, 2006


Guia oficial para o exame PMI Aborda boas práticas de projeto Apresenta Cases interessantes Destaca as terminologias mais

utilizadas Comenta e detalha os processos

mais importantes

Referências “PMBOK 2000”


Versão traduzida do PMI Contém todos os processos e

grupos de processos http://ensino.univates.br/

~edujohann/gp_pmbok2000br.pdf

Referências No site www.erickformaggio.com será possível

encontrar: Apresentação na íntegra; e O PDF de um artigo do Pedro Zanetti sobre os

desafios para o término de um projeto.


Obrigado!

[email protected]

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