LỜI GIỚI THIỆU

Quản lý tài chính gia đình là một công việc rất quan trọng và cũng rất khó

khăn với các nhà nội trợ, Việc có một kế hoạch thu chi hợp lý không

những giúp cho gia đình có thể chủ động trong việc chi tiêu mà còn có kế

hoạch dự trữ phù hợp cho những tình huống bất ngờ mà phải cần dùng

đến một khoản tiền lớn nào đó.

Về bản chất, gia đình là một xã hội thu nhỏ, tổng hoà các mối quan hệ

trong gia đình đã hình thành nên một gia đình thực sự. Nếu quản lý tốt các

mối quan hệ đó sẽ giúp gia đình hạnh phúc hơn và bền chặt hơn.

Theo thống kê, có tới 80% các cuộc tranh luận trong gia đình là vấn đề tài

chính, nguyên nhân sâu xa của nó là do việc quản lý tài chính gia đình

không tốt đã gây ra các cuộc tranh luận này, như vậy nếu quản lý tốt tài

chính gia đình của mình cũng có nghĩa là 80% đó sẽ chuyển thành những

phút giây thoải mái nhất.

Ý thức được việc đó nên hiện nay trên thế giới đã có rất nhiều các phần

mềm quản lý tài chính gia đình, miễn phí có và tính phí cũng có. Tuy nhiên

với những phần mềm có thể sử dụng được thì giá lại cao, những phần

mềm miễn phí thì không thể dùng được do các chức năng không phù hợp

với phong cách tiêu dùng của người Việt chúng ta.

Sau thời gian khảo sát nhu cầu thực tế của nhiều gia đình, công ty giải

pháp phần mềm Advansystem đã cho ra đời phiên bản 1.0 của phần mềm

quản lý tài chính gia đình với những chức năng chính sau:

Theo dõi tình hình thu của gia đình chi tiết theo từng thành viên,

nguồn gốc của khoản thu đó là từ đâu và khi nào.

Theo dõi tình hình chi tiêu của gia đình, của thành viên trong gia

đình, nguyên nhân chi và kết quả nhận được gì từ việc chi tiền đó.

Quản lý ngày sinh nhật của từng thành viên, định kỳ, trước ngày

sinh nhật chương trình sẽ thông báo để bạn biết sắp đến ngày sinh

của ai đó trong gia đình. Với chức năng này bạn hoàn toàn yên tâm

trong việc chăm sóc tinh thần cho từng thành viên trong gia đình.

Với các báo cáo phân tích thu chi theo từng thời điểm bất kỳ giúp

bạn dễ dàng định hướng lại vấn đề chi tiêu trong gia đình.

Trong bất kỳ thời điểm nào bạn đều có thể biết được số tiền trong

tài khoản của gia đình.

Cuối kỳ có thể in bào cáo chi tiết thu chi cho từng thành viên trong

gia đình.

Đồng bộ hoá dữ liệu giữa mày ở cơ quan và ở nhà giúp bạn có thể

cập nhật dữ liệu chi tiêu từ bất cứ đâu.

Chức năng nhắc nhở thông tin và nhật ký gia đình giúp bạn ghi nhơ

những sự kiện quan trọng trong cuộc đời cũng như ngày sinh của

bạn bè để chương trình nhắc nhở bạn khi có dịp sinh nhật hay kỷ

niệm của một ai đó trong danh sách như ngày sinh của giám đốc, kỷ

niệm ngày cưới của trưởng phòng...

Tất cả các dữ liệu đều được biểu đồ hoá giúp người xem có thể dễ

dàng nắm bắt và hiểu thông tin một cách trực quan hơn.

Toàn bộ giao diện hiển thị của phần mềm là thuần việt nên ai cũng

có thể dùng được.

SỬ DỤNG PHẦN MỀM

A. Hướng dẫn cài đặt:

Tải phần mềm về máy tính từ trang web:

Http://www.advan.com.vn/Freesoftware.asp sau đó giải nén file vừa tải về.

Chạy File Setups.exe để cài đặt và chỉ việc nhấn nút Next cho đến khi quá

trình cài đặt hoàn tất. Sau khi cài đặt trên màn hình Desktop sẽ xuất hiện

biểu tượng của Advansystem dùng để chạy chương trình. Các bước cài

đặt theo trình tự các hình dưới đây:

Hình 1: Xuất hiện sau khi nhắp đúp chuột vào File Setup.exe

Nhấn OK sẽ xuất hiện hình tiếp theo:

Tiếp theo nhắp chuột vào biểu tượng hình máy tính để cài đặt:

Chọn Continue để tiếp tục cài đặt. Các thông tin để mặc định:

Quá trình cài đặt diễn ra hoàn toàn tự động cho đến khi xuất hiện thông báo đã

cài đặt thành công:

Nhấn OK để hoàn tất quá trình cài đặt.

Để khởi động chương trình, Chọn Start Chọn Program chọn Advan System Sau

đó chọn Advan Home để chạy chương trình.

B. Hướng dẫn sử dụng:

1, Đăng nhập chương trình

Ngay sau khi khởi động sẽ có một cửa sổ lựa chọn, với hai tuỳ chọn có hai

ý nghĩa khác nhau:

Mở dữ liệu mẫu: Chức năng này cho phép người dùng xem

một bộ dữ liệu ví dụ mang tính chất tham khảo về ý nghĩa

cũng như chức năng của chương trình. Sau khi bấm chuột

chọn tuỳ chọn này tiếp theo nhất chuột chọn "Thực hiện" sẽ

xuất hiện màn hình sau:

Tại ô Tên bạn có thể bấm chuột vào Menu có mũi tên chỏ xuống để chọn

tên người dùng. Trong ví dụ mẫu này nếu bạn chon tên là Administrator thì

mật khẩu để trống, nếu tên là "Mẹ nguyễn Thị Hoa" thì mật khẩu là số: 1

Dữ liệu của tôi: Nếu bạn chọn tuỳ chọn này, có nghĩa là bạn

sẽ vào phần mềm để nhập dữ liệu của bạn, ô tên dùng để

nhập tên và mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm, mật khẩu

hoàn toàn có thể thay đổi được thông qua chức năng đổi mật

khẩu. Mặc định mật khẩu của Administrator là để trống

Việc khai báo mật khẩu là cần thiết để giúp bạn tránh được những con

mắt tò mò trong việc quản lý và chi tiêu của gia đình mình.

Nhấn nút Huỷ bỏ để thoát khỏi chương trình, nhấn "Đăng nhập" để vào

phần mềm. Sau khi đăng nhập bạn sẽ nhìn thấy màn hình sau:

Đây là màn hình làm việc chính của chương trình. Ngay giữa màn hình là

biểu đồ cho thấy tình hình tăng giảm thu chi của gia đình trong tháng.

Chức năng này tương ứng với chức năng "Tổng hợp".

Nút biểu đồ thu cho thấy toàn bộ các khoản thu trong một năm, tương tự

nút biểu đồ chi cho thấy toàn bộ các khoản chi trong thời gian một năm.

Đưa trỏ chuột vào vị trí dấu vuông nhỏ trên đồ thị, con trỏ sẽ đổi hình dạng

kính núp. Nhắp trái chuột vào đó người dùng có thể thấy được số liệu chi

tiết của khoản thu hoặc chi tại thời điểm phát sinh. (Hình dưới)

Chức năng chính của chương trình bao gồm:

Khoản mục: Là danh mục dùng để khai báo các khoản chi tiêu trong gia

đình như: Chi tiền điện, chi tiền học phí...

Để thêm mới một nhóm, chọn nút Thêm sau đó nhập mã và tên khoản

mục thu chi. Ô thuộc nhóm chỉ ra rằng khoản mục này thuộc nhóm nào

trong danh mục nhóm. Sau đó chọn khoản mục này thuộc loại chi hay thu

tại phần Thuộc loại. Sau khi nhập xong nhấn nút Lưu để lưu dữ liệu vừa

nhập hoặc nút Huỷ để nhập lại. Để xoá một nhóm đã nhập, chọn nhóm đó

bằng cách nhắp chuột lên tên nhóm sau đó chọn nút Huỷ.

Phân nhóm: Dùng để phân loại các khoản tiêu dùng cũng như thu về từ

các thành viên như: Nhóm vui chơi, nhóm học hành, nhóm đầu tư...Việc

phân nhóm này có tác dụng giúp người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát

được trong tháng mình chi cho nhóm nào bao nhiêu tiền, ví dụ cuối tháng

bạn có thể xem trong tháng chi cho giải trí là bao nhiêu, cho đầu tư là bao

nhiêu tiền...

Việc thêm hoặc xoá một nhóm tương tự như với khoản mục

Thành viên: Dùng để thêm bớt các thành viên trong gia đình, những

người có quyền đăng nhập vào phần mềm. Chức năng này còn dùng để

phân quyền xem dữ liệu cho từng thành viên trong gia đình.

Thông số: Chức năng này dùng để cầu hình cho chương trình, việc đặt

cấu hình này thường chỉ làm một lần trước khi sử dụng phần mềm.

Nút "Sao lưu đồng bộ" dùng để sao lưu dữ liệu phòng khi máy tính có sự

cố và đồng bộ dọn dẹp những dữ liệu đã xoá. Việc làm này giúp chương

trình chạy nhanh hơn sau một thời gian dài sử dụng (thường là 1 năm).

Nút "Quản lý người dùng" dùng để thay đổi mật khẩu của thành viên trong

gia đình.

Thu nhập: Đây là màn hình cập nhật các khoản thu của gia đình

Ô ngày tháng bạn nhập vào ngày phát sinh thu nhập, khoản mục chỉ ra

rằng khoản thu đó từ đâu, ô thành viên để chỉ ra khoản thu đó là của thành

viên nào. Việc chỉ ra thành viên cho phép thống kê được trong tháng các

thành viên đóng góp cho gia đình bao nhiêu tiền và từ những khoản nào.

Ô ghi chú dùng để ghi thêm những lưu ý cần thiết, ô này có thể dùng hoặc

không dùng. Sau khi nhập xong nhấn nút Lưu để lưu dữ liệu vừa nhập, nút

xoá trống dùng để xoá dữ liệu vừa nhập. Sau khi nhập xong, nhấn "Xem

dữ liệu" để có thể xem lại dữ liệu vừa nhập.

Chi tiêu: Dùng để cập nhật các khoản chi tiêu của gia đình.

Màn hình này dùng để cập nhật các khoản chi ra trong tháng, chức năng

của các ô tương tự như phần thu.

Kế hoạch: Chức năng này dùng để lập kế hoạch chi tiêu trong tháng của

gia đình, sau mỗi tháng, phần mềm sẽ cho bạn biết tình hình thực hiện kế

hoạch tài chính của gia đình để từ đó có những điều chỉnh phù hợp.

Tìm kiếm: Khi muốn xem xét và mổ xẻ các thông tin chi tiêu trong quá khứ

bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm này.

Với màn hình tìm kiếm này người dùng có thể xem xét và mổ xẻ dữ liệu

theo nhiều chỉ tiêu khác nhau như tìm kiếm dữ liệu theo nhóm, theo khoản

mục, theo thành viên... Ví dụ nếu tìm theo thành viên có thể biết được chi

tiết thu chi của từng thành viên. Tại màn hình kết quả tìm kiếm có thể sử

dữ liệu nếu thấy cần thiết.

Báo cáo: Bao gồm các báo cáo như tồn quỹ tiền mặt, phân tích thu chi gia

đình...

Các báo cáo có thể xem dưới nhiều góc độ khác nhau, như có thể xem

báo cáo tồn quỹ của từng thành viên, xem theo khoản mục...Nếu người

dùng cảm thấy các báo cáo trên chưa đủ có thể vào trực tiếp trang web

của nhà sản xuất để tải về miễn phí các loại báo cáo khác bổ xung cho

yêu cầu quản lý của mình.

Như vậy, với phần mềm quản lý tài chính gia đình sẽ giúp cho các bà nội

trợ bớt đi được một phần ghánh nặng trong việc theo dõi và ghi chép các

thông tin về tài chính cũng như việc kiểm soát tài chính gia đình và giữ

được các mối qua hệ tình cảm tốt hơn cho các thành viên trong gia đình

với nhau. Giao diện thuần việt, tính năng đơn giản dễ dùng và thiết thực

với mọi đối tượng người dùng.

Ngoài ra, với những chức năng cơ bản trong quản lý thu chi, theo chúng

tôi, các cửa hàng nhỏ cũng có thể sử dụng phần mềm này để quản lý tài

chính cho cửa hàng của mình vì thông thường với các cửa hàng ít khi có

nhu cầu định khoản mà chỉ cần quản lý thu chi, cao hơn nũa là có thể

quản lý doanh thu của nhân viên trong cửa hàng của mình. Do vậy, đây

chính là công cụ đắc lực để quản lý của hàng.

Mọi góp ý và các câu hỏi về chương trình xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ:

Công ty Giải pháp phần mềm Advansystem

Địa chỉ: 241 Chùa Bộc - Đống Đa - Hà Nội

Điện thoại: 04 5640248/ 5640247 Fax: 04 5640247

Email: Support@advan.com.vn