Manual de Gestión para acreditación de una ONG para AECID. Definición procesos, flujogramas, descripción puestos trabajo, fichas y protocolos funcionamiento en todos procesos.
Citation preview
1. Junio de 2011Elaborado por: CaleidoScopio Oscar Arnau
Consultora Social C/[email protected] Mn 31
2. NDICEINTRODUCCION MANUAL DE GESTIN ..... 41.1 Objetivos del
Manual ....................... 41.2 Control y Distribucin .........
41.3 Revisiones y Control de cambios ............ 4 FUNDACIN FM3
-Presentacin de la entidad ......... 52.1 Tipologa ............
52.2 mbitos actuacin ........ 62.3 Servicios y grupos de inters de
FM3 .......... 72.4 Gestin estratgica ............. 9 GESTIN POR
PROCESOS.. 21A. ESTRUCTURA - PROCESOS ESTRATGICOS A.1 Planificacin
y Direccin Estratgica .... 28A.1.1 Direccin Estratgica - ficha
proceso ........ 28A.1.2 Gestin econmica de Direcc. Estratg. -
ficha proceso ....... 32 A.2 Poltica de Calidad .. 34A.2.1
Desarrollo del Sistema de Gestin de Calidad ..... 34A.2.2 Objetivo
Estratgico de Calidad ..... 34A.2.3 Objetivos de Calidad ...
35A.2.4 Criterios de Calidad .. 35A.2.5 Poltica de Calidad ......
36A.2.6 Alcance y Exclusiones .... 37A 2.7 Ficha del proceso y
procedimiento. 37B. ORGANIZACIN - PROCESOS DE SOPORTE B.1 Sistema
de Informacin ... 42 B 1.0 Manual sistemas informticos . 43 B 1.1
Proceso S 1.1 Convenios contrapartes ... 46 B 1.2 Proceso S 1.2
Propuestas proyectos ... 47 B 1.3 Proceso S 1.3 Informes tcnicos
finales . 48 B.2 Gestin de las Personas: a) Trabajador b)
voluntariado B 2.1 Organizacin interna... 49 B 2.2 Fichas de
procesos y procedimientos .. 49 B 2.3 Descripcin de los puestos de
trabajo .... 55 B 2.4 Anexo contrato de trabajo .. 55 B 2.5
Voluntariado .... 61 Fundacin Mn 3 | 2 3. B.3 Contabilidad y
finanzas .. 64B 3.1 Manual de gestin administrativa . 65 B 3.1.1
Manual de gestin administrativa .. 66 B 3.1.2 Poltica de
inversiones y compras ... 86 B 3.1.3 Poltica de transparencia y
rendicin de cuentas .... 93B 3.2 Fichas de procesos y
procedimientos .. 96B 3.3 Descripcin de los puestos de trabajo ..
106C. ACTIVIDAD - PROCESOS CLAVE C.1 CooperacinC 1.1 Fichas de
procesos y procedimientos ... 110C 1.2 Descripcin de los puestos de
trabajo .. 116 C.2 FormacinC 2.1 Fichas de procesos y
procedimientos ... 119C 2.2 Descripcin de los puestos de trabajo ..
133 C.3 Educacin al Desarrollo a/ Investigacin y publicaciones bC
3.1 Fichas de procesos y procedimientos a/b... 135C 3.2 Descripcin
de los puestos de trabajo a/b.. 136D. ENTORNO D.1 Grupos de inters
de la FM3D 1.1 Grupos de Inters 149D 1.2 Poltica de colaboracin con
entidades privadas .. 150D 1.3 Directrices de Responsabilidad
Social de la FM3 .. 156 D.2 Comunicacin (interna y externa)D 2.1
Filosofa y estrategias de comunicacin .. 159D 2.2 Fichas de proceso
y definicin de responsabilidades . 163D 2.3 Cdigo de conducta de
las ONG de Desarrollo de la CONGDE . 163D 2.4 Cdigo de imgenes y
mensajes a propsito del Tercer Mundo . 173D 2.5 Documento sobre el
uso de un lenguaje no sexista . 177E. ESTRUCTURA ECONMICA Y CUENTAS
ANUALESFundacin Mn 3 | 3 4. Estructura Documental: El conjunto de
documentos que conforman el Manual de Gestin de la FM3
estestructurado jerrquicamente de la siguiente forma:POLTICAMANUAL
DE GESTIN: Fija la poltica de gestin de calidad y eficiencia y las
lneasgenerales del sistema de funcionamiento de la
entidad.PROCEDIMENTOS: Detallan las actuaciones, circuitos e
instrucciones necesariaspara el cumplimiento de lo establecido en
el MG.REGISTROS DE CALIDAD: Todos los documentos que se generen
durante elfuncionamiento normal del sistema de calidad. Los
registros demuestran, aposteriori, que todos los requisitos y
acciones exigidos por el Manual de Gestin sehan cumplido.La
planificacin de la calidad en la FM3 se realiza mediante
referencias a procedimientos- documentos queforman parte del MG de
la entidad.Antes de realizar la exposicin pormenorizada de cada uno
de los procesos de la FM3 mostraremos el uncuadro que relaciona los
macroprocesos y con sus procesos respectivos y utilizaremos la
representacingrfica como ndice grfico para el Manual. Esta tabla y
el esquema de los macroprocesos nos darn una visingeneral de los
apartados A, B, C y D y servirn a la vez de gua para poder ir
siguiendo los apartados de laentidad que irn siendo radiografiados
con posterioridad.MACROPROCESOPROCESOA- ESTRATGICOS (PE)PE.1-
Direccin Estratgica 1.1 Elaboracin, ejecucin y seguimiento del
PlanEstratgico1.2 Elaboracin, ejecucin y seguimiento del
PlanOperativo AnualPE.2- Gestin de CalidadElaboracin Manual y
actualizacinSeguimiento y evaluacin de procesosImplementacin de
mejoras continuas C- CLAVES (PC)PC.1- Gestin de Proyectos de1.1
PlanificacinCooperacin1.2 Gestin de recursos 1.3 Gestin de personal
1.4 Ejecucin de proyectos 1.5 Gestin financiera en proyectosPC. 2-
Gestin de Formacin2.1 Programacin y solicitud del MsterFundacin Mn
3 | 4 5. 2.2 Planificacin del Mster 2.3 Ejecucin 1r ao del Mster
2.4 Evaluacin 1r ao del Mster 2.5 Planificacin Ejecucin 2 ao del
Mster 2.6 Facturacin y cierre, Mster 2.7 Planificacin Cursos y
Seminarios 2.8 Ejecucin Cursos y Seminarios 2.9 Evaluacin/cierre
Cursos y SeminarioPC. 3 a- Educacin al Desarrollo 3.1 Planificacin
y personal 3.2 Ejecucin, evaluacin y cierrePC.3 b- Investigaciones
y Publicaciones3.1 Coordinacin de las Investigaciones 3.2
Coordinacin de las PublicacionesB- SOPORTE (PS)PS-1. Gestin de los
Sistemas de 1.1 Convenios contrapartesInformacin1.2 Propuestas
proyectos 1.3 Informes tcnicos finalesPS.2.1- Gestin del Personal
2.1 Contratacin en Proyectos 2.2 Contratacin en Educacin al
Desarrollo 2.3 Contratacin en Formacin FormacinPS.2.2- Gestin del
Voluntariado Reclutamiento y Seleccin Incorporacin Seguimiento y
evaluacin FormacinPS.3- Gestin Contable Administrativa3.1 Compras
3.2 Caja pequea 3.3 Justificacin de proyectos 3.4 Gestin financiera
en proyectos 3.5 Facturacin del profesorado99D- ENTORNO (PD)PD.1-
Comunicacin 1.1 Elaboracin de Memoria de Actividades 1.2 Publicacin
del Boletn 1.3 Difusin externa de actividades de la FM3PD.2-
Relacin con Grupos de inters Investigacin con GdI Accin con GdI
Participacin con GdI Establecer relaciones in/formales con GdI
Fundacin Mn 3 | 5 6. Para un mejor seguimiento del MG utilizaremos
el esquema general de los macroprocesos para explicar de forma
ordenada todas las partes dela FM3 siguiendo las cuatro grandes
clasificaciones que ya hemos citado, donde la parte A corresponder
a los de procesos estratgicos, laparte B corresponder a los
procesos de soporte, la parte C corresponder a los procesos Clave o
de actividad y la parte D que corresponderal entorno de la
FM3.ESTRATGICO (E)A PLANIFICAR YGESTIN DE LA DIRIGIR
LAE.1E.2CALIDADESTRATEGIA Usuarios y beneficiariosUsuarios y
beneficiariosCLAVE (C)PROYECTOS DE COOPERACIN AL RELACIN
CONDESARROLLO RURALNECESIDADES SATISFACCINGRUPOS DE
INTERSCOMUNICACIN - C.1C -ESTUDIAR Y FORMACIN Y
SENSIBILIZACINDETECTARTRANSFORMACIN NECESIDADESDE NUESTRA -
SOCIEDADCONOCIMIENTO DE LA C.2 REALIDADCON VISIN POLTICACRTICA
INVESTIGACIN Y PUBLICACIONES (2011) -EDUCACIN DESARROLLO (HASTA
2010)D.1 D.2 C.3SOPORTE (S)DBGESTIN GESTINGESTIN DE LASSISTEMAS DE
S.1 PERSONAS S.2CONTABLE YS.3 INFORMACIN ADMINISTRATIVAFundacin Mn
3 | 6 7. ESTRATGICO (E)PLANIFICAR YE.1 GESTIN DE LA E.2 DIRIGIR
LACALIDADESTRATEGIACLAVE (C) Usuarios y beneficiarios Usuarios y
beneficiariosPROYECTOS DE COOPERACIN ALRELACIN CON DESARROLLO RURAL
GRUPOS DENECESIDADESSATISFACCININTERS COMUNICACIN-C.1-ESTUDIAR
YDETECTAR FORMACIN Y SENSIBILIZACINTRANSFORMACIN NECESIDADESDE
NUESTRA - SOCIEDADCONOCIMIENTO DE LA C.2 REALIDADCON VISIN
POLTICACRTICA INVESTIGACIN Y PUBLICACIONES (2011) -EDUCACIN
DESARROLLO (HASTA 2010) C.3SOPORTE (S) GESTINGESTIN GESTIN DE LAS
SISTEMAS DES.1PERSONASS.2 CONTABLE Y S.3INFORMACINADMINISTRATIVA
B.2 Gestin de las Personas: a) Trabajador b) voluntariadoB 2.1
Organizacin internaB 2.2 Fichas de procesos y procedimientosB 2.3
Descripcin de los puestos de trabajoB 2.4 Anexo contrato de
trabajoB 2.5 Voluntariado B 2.1 Organizacin internaVer grfico pgina
siguiente. B 2.2 Fichas de procesos y procedimientosVeremos
seguidamente con ms en detalle cada una de sus funciones y tareas
al exponer las fichas,procesos y procedimientos
correspondientes.PS.2.1- Gestin del Personal2.1 Contratacin en
Proyectos2.2 Contratacin en Educacin al Desarrollo2.3 Contratacin
en Formacin2.4 FormacinPS.2.2- Gestin del Voluntariado2.5
Reclutamiento y Seleccin2.6 Incorporacin2.7 Seguimiento y
evaluacin2.8 FormacinFundacin Mn 3 | 7 8. ORGANIGRAMA de la
Fundacin Mn 3 - FM3 - Mohamed Ahbiss Paco Martn Benjamn Bastida
Antonio Martn Claudia Benito Javier Martnez Peinado Comisin de
Calidad Isabel Brau Gemma CairJordi MasdeuAntonia MartonPATRONATO
Xavier Navarro Jordi CalsinaCristina Mateu Dolors Casares Xavier
Navarro(P)Comisin de tica Artur ColomArcadi Oliveres Pere Domingo
Ana Pujol Albert Ricart Santi Escoda Fina Recio Ramon
FranquesaAlbert Ricart Michel GarcaBernardo Rodrguez Xos Manuel
Garca Josep M. Ruiz Xavier GraciaMarta Ruiz Marce HorneroMarisa
SanzXavier Lpez Adriana IwasitaRamn Snchez Tabars Ana LatorreAntoni
SeguraDirector (DG) Xavier Latorre Maite Sirera Xavier Lpez Xavier
Su Merc LpezPedro Talavera Xavier LozanoMarta Utrillas Irene
MaestroLdia Vilalta Antoni MallorquesJordi Vilaseca Tomeu Mart
Dolors Dans Adriana P Iwasita Maite Sirera Maite Sirera Resp
Proyectos econ.Resp Administracin econ.Responsable Formacin
Investigacin y Cooperacin al desarrollo (RA)(RF) Publicaciones
(RI)( RP)tcnico Coco Gonzlez Harouna Saw econmicoeconmico Repr. y
Resp Resp. Mauritarnia y SenegalProg Figuig NouackchoutEvaristeTc.
Administrac. Mamadou DiaCamara Aboallahi Anna ArtigasProyecto
RindiaoPrograma LFPT Bogheeconmico econmicoProg. UGBAisha Bahi
AsistenteBababDemba GayeSaint LouisMalika Abderrahim AsistenteAbbas
Mahmoud MarruecosMauritaniaSenegalTcnicoAsistentesAsistente
AsistenteFatou CissAssata Mamadou Fall Demba GayeAbdoul Abou Sow
Saloly NgomFatima Atmane Marie Marthe TineKhasaliou DiengAbdelaziz
AfdalTcnico Administ.Azzam ZinebSana NassiAbderrahmane Cir
DialloThyam Amadou Djiby Sy Tcnico Administ.o/ LimaneLogistaTcnico
agrcolaTcnico agrcola Tcnico Fundacin Mn 3 |8 9. FICHA DEL PROCESO:
SELECCIN PERSONAL EN PROYECTOSDatos generalesCdigo C .1Nombre
Seleccin personal en proyectos.ResponsableDirector de la
entidad.Fecha revisin AnualmenteEstado Implantado.Propsito /
misinContar con las personas necesarias, suficientemente
capacitadas para asumir sus funciones y responsabilidades.Asegurar
un incorporacin adecuada con mximo conocimiento de la FM3, su
equipo tcnico y el proyecto de ref.Personas que intervienenDirector
General, responsable administracin y contabilidad y responsable de
cooperacin.Si se trata de personal local interviene adems el
Representante de FM3 en el pas de contratacin.Inicio y finalInicio
En el momento de generarse la necesidad de personal nuevo.FinalAl
finalizar el contrato o el servicio prestado.Descripcin -Redaccin
perfil requerido. -Establecimiento criterios de seleccin
especficos. -Difusin oferta trabajo. -Recopilacin solicitudes y
respuestas a la oferta lanzada. -1 seleccin de candidatos.
-Convocatoria de candidatos a pruebas de seleccin escritas. -2
seleccin de candidatos finalistas- en funcin de las pruebas
escritas. -Convocatoria a entrevista de los finalistas normalmente
3 o 4 finalistas-. -Entrevista a finalistas. -Deliberacin de la
direccin de la entidad, responsables de cooperacin y
administracin-contabilidad. -Comunicacin de resultados a todos los
candidatos. -Firma de contrato. Anexo del contrato incluye
protocolo acogida. -Bienvenida a la persona recin incorporada:
presentacin de la entidad y de su equipo de trabajo,presentacin de
las lneas de trabajo y ubicacin del puesto de
trabajo.SubprocesoCdigo C 1.3Fecha revisin AnualmenteDiagrama de
flujo Ver despus de la fichaIndicadoresCdigo I C 1.3Fecha revisin
AnualmenteIndicadorIC 1.3.1 Grado de cumplimiento de todas las
tareas del subproceso IC 1.3.2 Grado de satisfaccin de personal
respecto subproceso de la acogida Clculo Recopilar los check list
del cumplimiento del subproceso C 1.3 Objetivo1. Conseguir mejorar
satisfaccin de trabajador, entidad, responsables de reas,
contrapartes locales y beneficiarios de los proyectos. Y mejorar el
subproceso. 2. Mejorar entrada y adaptacin de nuevo personal a la
entidad, as como rendimientoMejoras a realizarCdigo DescripcinMC
1.3 Conseguir el 100% de los contratos de expatriados siguiendo el
subproceso Crear subproceso adaptado a la contratacin de personal
local para los tres pases principales Fundacin Mn 3 | 9 10. 2.1
Contratacin en Proyectos al Desarrollo de cooperacin : SELECCIN DE
PERSONALC 1.2 Tcnico / administrativo 1Prueba econmicaen cataln
Definicin del Seleccin de Recepcin de CVs yPreseleccinSeleccin
Idioma de Preseleccin Entrevistaperfil necesarioSI SIpersonal
cartas motivacinde candidatos personalbeneficiarios de
candidatosfinal para proyectoPrueba tcnicaDG, RP y RA EML en
castellanoNO Convocatoria deNOSI plaza Comunicacin ydifusin plaza1
Correos-e a Base datos de FM3, boletn , web FM3 y otras webs
BBDDdel sector personalFormacin tcnicaTraspasso de laPresentacin
alContrataciny econmica documentacin del Viaje a terrenofinanciador
y1 segn financiador proyectocontraparte Tcnico / administrativo
2Memoria Tcnica, Matriz EML, Cronograma DP y DAContratoMemoria
Econmica, Presupuesto gral ydetallado por actividades Plan
acogidaAnexo del contrato incluye:Protocolo seguimiento y
coordinacinC 1.111 clausulas de info. especficasdel pas y proyecto
+ Arts 7-12Estatuto Expatriados Condiciones de transferencia
finalRA RP Modelos Inf seguimiento y finales, econ y Manual de
Gestin tcnicos del financiador Informacin prctica sobre pas 3
ltimas memorias FM3 3 ltimos Butlletins informatius
ProyectosFundacin Mn 3 |10 11. CaleidoScopio Consultora -
SocialCambio de visin, enfoque renovado C/S Fundacin Mn 3 | 11
