Supervisión, Delegación de Supervisión, Delegación de Funciones y Trabajo en EquipoFunciones y Trabajo en Equipo

Dra. Laura Trinidad Olivero

Psicóloga Clínica

Objetivos:Objetivos:

Al finalizar el taller los participantes podrán:1. Definir el concepto de supervisión

2. Diferenciar entre lo que es un supervisor tradicional y un facilitador

3. Discutir el papel de supervisor o gerencial como facilitador de trabajo en equipo.

4. Definir el concepto de funciones de delegación.

5. Discutir como se usa la delegación de funciones para facilitar el trabajo en equipo.

6. ¿Cómo se forman los equipos de trabajo?

7. Identificar las fases del desarrollo de equipo de trabajo.

¿QUÉ ES SUPERVISIÓN?

Básicamente es la verificación de si se están logrando las metas y objetivos de la organización de acuerdo a lo planificado, así cómo la verificación de las responsabilidades de cada cual de cuerdo a sus capacidades.

SUPERVISIÓN

La supervisión es un proceso que tiene muchos objetivos, varía en intensidad, estilo, naturaleza y frecuencia dependiendo del:

Supervisor Tipo de agencia Necesidades del supervisado Nivel de responsabilidad Políticas de la organización

COMPARACIÓN ENTRE UN SUPERVISOR

TRADICIONAL Y UN FACILITADOR

SUPERVISOR TRADICIONAL Supone que la gente sabe hacer

la tarea Ofrece instrucciones y espera ver

resultados Supervisa a todos por igual

aunque use estilos diferentes Usa muchas veces la supervisión

como un método evaluativo Pueden ser autoritarios

FACILITADOR Ofrece orientación y educa sobre

cómo deben llevarse a cabo las tareas

Divide y estructura la tarea en pasos realizables

Aclara expectativas Tiene comunicación frecuente con

sus equipos Facilita lo necesario para que el

equipo pueda cumplir con la tarea Motiva equipo. Selecciona con cuidado el equipo

dependiendo de la tarea. Monitorea con frecuencia Enfoca en la necesidad de la

organización sin olvidar las perosnas

PAPEL DEL SUPERVISOR COMO FACILITADOR DEL TRABAJO EN EQUIPO

Siempre trata de ser facilitador Tiene destrezas en ayudar a grupos a lograr

concenso Estructura la atarea y ofrece asistencia Escucha los problemas y ofrece recomendaciones Comunica las expectativas con claridad. Promueve el cambio Monitorea y busca información cuando tiene dudas. Apodera la gente de sus equipos.

EL USO DE LA DELEGACIÓN DE TAREAS COMO HERRAMIENTA PARA FACILITAR L TRABAJO EN EQUIPO

Estimula la participación de todos Desarrolla compromiso entre los miembros

del equipo. Logra resolver las diferencias y ayuda al

equipo a que lo hagan por sí mismos. Reduce el error Aumenta la comunicación entre pares Reduce el conflicto entre papeles Estimula el liderazgo.

DelegaciónDelegación

La delegación es un aspecto del liderato que delinea el curso a seguir, se relaciona con la distribución de tareas.

Conceptos a considerar al Conceptos a considerar al delegardelegar

Responsabilidad Aunque delegue usted a otra persona, usted

es responsable de la tarea. Autoridad

La cantidad de autoridad depende de quien la otorgue.

Ventajas de la DelegaciónVentajas de la Delegación

Promueve la eficiencia. Aumenta la motivación. Desarrolla las destrezas de equipo. Mayor distribución del trabajo a través

del grupo.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN DELEGADOR/A

Ofrece instrucciones claras, así como fechas Estructura la tarea pero con cierta independencia Escoge con cuidado los equipo balanceando las

destrezas y actitudes de sus miembros Se comunica con frecuencia y monitorea de

acuerdo al nivel necesario No delega el trabajo gerencial que le corresponde Fomenta la creatividad y la iniciativa

Cuando existe una pobreCuando existe una pobre delegación…delegación…

Disminuye la motivación. El equipo se confunde y hay tensión. Se hacen preguntas constantemente

por falta de dirección. No se logra el objetivo o la meta

deseada.

Pasos para delegarPasos para delegar1. Identifique a una persona confiable para

realizar una tarea.

2. Prepare a la persona: explíquele claramente la tarea asegúrese que entendió lo solicitado.

3. Asegúrese de que la persona tiene la autoridad necesaria para realizar el trabajo adecuadamente.

4. Manténgase en contacto con la persona para apoyarla y monitorear el progreso.

5. Reconozca los esfuerzos.

Tareas que no se deben delegarTareas que no se deben delegar

Reclutamientos Despidos Controversias de pago. Políticas

DIFERENCIAS ENTRE GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO

GRUPOS No tienen necesariamente

un mismo objetivo Pueden homogéneos o

heterogéneos Pueden o no colaborar con

la tarea Son dos o más personas

que interactúan mutuamente

A veces satisfacen su propia necesidad en vez de la del grupo.

EQUIPOS Usualmente desarrollan

compromiso con una misma meta

Colaboran unos con otros Un equipo es pequeño con

destrezas que se complementan

Responden como grupo Rinden cuentas como

grupo Satisfacen las necesidades

del grupo primero y luego las personales.

Aspectos prácticos al dirigir equiposAspectos prácticos al dirigir equipos

Desglosar las tareas Es importante definir la tarea en

pequeños pasos de manera realista, esto hará tangible la tarea.

Análisis de metas Define una meta abstracta en términos de

criterios concretos.

FASES EN EL DESARROLLO DE EQUIPOS

FASE PLANIFICACIÓN Planifique y defina la tarea Establezca el tipo de equipo y liderazgo

necesario Conduzca un estudio preliminar sobre si

la tarea es realizable o no Tome la decisión si formará un grupo o

no.

ETAPAS…

IMPLANTACIÓN Seleccione los posibles miembros del

equipo Escoja los líderes o líder Discuta con ellos si la tarea es realizable Establezca expectativas y fechas

ETAPAS…..

CAPACITACIÓN DE LÍDERES Establezca líderes para diferentes tareas Ofrezca espacio para realizar la tarea,

para ideas nuevas Únalos en un objetivo común

ETAPAS….

SEGUIMIENTO Monitoree con alguna frecuencia Converse sobre los logros y los

obstáculos Operacionalize los aspectos difíciles o

complejos Celebre los logros y hágalo público Reconozca la labor del equipo

ESTRATEGIAS PARA AUMENTAR LA EFECTIVIDAD DEL EQUIPO

Trate de que los grupos sean homogéneos. Procure desarrollar madurez como equipo Estimule la interacción frecuente Siempre delegue metas realizables Trate de que tengan éxito Estimule el pensamiento en equipo Evite la competencia entre sus miembros Traten de que deriven satisfacción

Nuestra tarea después que se delegaNuestra tarea después que se delega

Planificar Metas Reuniones Tareas

Dirigir el equipo Motivar

Pasos para el análisis de metasPasos para el análisis de metas

1. Escribir la meta.

2. Describir la meta (tormenta de ideas).

3. Organizar las ideas.

4. Declarar la acción a seguir.

5. Cuestionar las ideas generadas en comparación con los resultados, para ver si la meta se cumplió.

Ejercicio PrácticoEjercicio PrácticoIdentificando tu meta…

1. Escribe tu meta:

2. Describe tu meta:

3. Organiza tus ideas:

4. Pasos para alcanzar tu meta:

Beneficios del trabajo en equipoBeneficios del trabajo en equipo

Sentido de pertenencia. Entendimiento de la misión y los

objetivos de la organización. Contribuye al éxito de la organización

Para construir un equipo exitosoPara construir un equipo exitoso

Para construir un equipo exitoso se ha tener: Expectativas claras Contextualizar Compromiso Competencia Control Colaboración Comunicación Innovaciones creativas Sensible al cambio cultural

¿Cómo mantener un equipo unido?¿Cómo mantener un equipo unido?

Proveer oportunidad de crecimiento al equipo. Reconocer el valor del grupo. Hacer sentir a la gente importante. Clarificar las metas. Identificar progreso. Reconocer logros.

DisputasDisputas

Las disputas son inevitables. El rol del líder es manejar los

desacuerdos constructivamente, asegurándose que el grupo se focalice en lograr la meta.

7 Hábitos de la Gente Altamente 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva (Dr. Stephen R. Covey)Efectiva (Dr. Stephen R. Covey)

1. Sea práctico, tome riesgos y acepte nuevos retos para lograr metas.

2. Comparta a visión, misión el propósito.3. Ponga lo primero, primero. 4. Piense en ganar/ganar, fomentando en

beneficio mutuo y la solución de conflictos.5. Primero quiera entender, y luego ser

entendido.6. Sinergia o creatividad.7. Continua mejora y renovación.