Upload
anton-zolotaryov
View
244
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Miniq 11 – 18 июля 2013
Антон Золотарев
Андрей Артишевский
Time Management: успевай больше, волнуйся меньше!
Андрей
ATG-PROD SE Manager
Антон
ATG-PROD QA Manager
Познакомимся
Пример 1 - Правда, знакомо? :)
3
Пример 2 - Рабоче-задачный
Вы всегда все хранили в уме…
Все ровно, гладко, задачи идут одна за одной…
И тут – повышение / второй проект / внепроектная активность / обучение…
И задач все больше, больше, больше…
«Слушай, тут есть срочная тема, надо скорее сделать, бросай все!»
11
Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз
Section: Основы TM – управление по целям
Section: Упражнение 1 – запланируй свой день
Section: Введение
12
Section: Инструменты
Section: Техники - продолжение
Section: Борьба с поглотителями времени
Section: Техники
13
Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа
Section: Напутствие
Section: Практики от Антона и Андрея
Section: Литература
Ладно, полетели!
14
15
Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз
Section: Основы TM – управление по целям
Section: Упражнение 1 – запланируй свой день
Section: Введение
1. Забываешь о митингах или сроках выполнения тасков?
2. Теряешь письма или не отвечаешь вовремя?
3. Не успеваешь делать таски вовремя или …
4. Никак не можешь заставить себя за них взяться?
5. Постоянно отвлекаешься?
6. Частенько в состоянии стресса от обилия задач?
7. Постоянно не хватает времени на что-то еще?
8. Продуктивность далека от нормальной?
8 «ДА!»??? Тогда мы идем к вам!
АЗ: А мне нужен тайм менеджмент?
16
АЗ: Что такое ТМ
• Увеличивает эффективность
• Снижает трудозатраты
• Оптимизирует процесс работы
• Снижает стресс
Управление временем
АЗ: Что такое ТМ
Набор техник, инструментов и
методов, помогающий сделать больше (и
просто – сделать) за то же время
Если работы физически больше, чем
времени на ее выполнение – ТМ не
сработает
АЗ: Основной принцип
Пробуем –> выбираем –> подсаживаемся
20
Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз
Section: Основы TM – управление по целям
Section: Упражнение 1 – запланируй свой день
Section: Введение
21
Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз
Section: Основы TМ – управление по целям
Section: Упражнение 1 – запланируй свой день
Section: Введение
Хочешь чего-то?
22
Поставь цель!И работай, работай, работай!
23
АЗ: Процесс достижения цели
Ставим цель
Делим цель на задачи
Приоритезируем
задачи
Выстраиваем цепочку
задач
Делегируем часть задач
Планируем выполнение
задач
Выполняем задачи
PROFIT!
АЗ: Ставим цель
• S (pecific) – конкретная
• M (easurable) – измеримая
• A (ttainable) – достижимая
• R (elevant) – востребованная
• T (imed) – в конкретных временных рамках
АЗ: Пример цели
Найти время и пойти на английский язык
С помощью как минимум 2-х инструментов
ТМ к 1-му сентября высвободить 3 часа в
неделю на английский
АЗ: Делим цель на задачи
Цель
Задача 1
Задача 2
Задача 2.1
Задача 2.2
Задача 3Задача
3.1Задача
3.1.1
АЗ: Приоритезируем задачи
АЗ: Например…
• Срочно и важно (не допускать!)
– Эскалация от Заказчика
– Забытый репорт о качестве билда
– Незаполненный тайм репорт 30 числа
• Несрочно и важно (делать!)
– Выстраивание отношений
– Оптимизация процессов
– Оценка и планирование работ
• Срочно и неважно (делегировать!)
– Ответы на вопросы других команд
– Аппрув отпусков
• Несрочно и неважно (забивать!)
– Просмотр SINов и писем из NoWork
– Пожиратели времени
АЗ: Делегируем задач
• Виды:
– Делегирование полномочий
– Делегирование ответственности
• Направления:
– Вниз
– В сторону
– Вверх
АЗ: Выстраиваем цепочки задач
Задача 1 Задача 2 Задача 3
Задача 2
Задача 1
Задача 3
Задача 4
Задача 5
АЗ: Планируем выполнение задач
• На месяц – настройся!
– Цели
– Проекты
• На неделю – сфокусируйся!
– Средние по длительности задачи (1-3 дня)
– Подцели
• На день – действуй!
– Оперативные задачи
– Кратковременные задачи (<1 дня)
– Просьбы, ответы и т.п.
33
Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз
Section: Основы TM – управление по целям
Section: Упражнение 1 – запланируй свой день
Section: Введение
АЗ: Скриншоты разного уровня сотрудников
34
35
Section: Инструменты
Section: Техники - продолжение
Section: Борьба с поглотителями времени
Section: Техники
36
Вы всегда все хранили в уме…
Но вот познакомились с прекрасной девушкой…
И по старой доброй привычке запомнили день встречи…
Но прошел месяц, два, три… одиннадцать и скоро юбилей…
Хмммм, а в какой он день?
Паника-паника!
А всего-то и нужно было – записать
АЗ: Выгружаем все из головы
• Берем удобный инструмент
• Записываем всѐ:
– Цели и задачи
– Идеи
– Итоги встреч и решения
– Полезную информацию «на потом»
– И т.д.
Главное – голова не должна помнить то, над чем сейчас не работает!
АА: Митинги
• Agenda - отправляем заранее:
а) время митинга сокращается;
б) он становится более плодотворным;
• Follow-ups - пишем сразу (а не по
памяти):
а) все забывается (причем не только вами!);
б) не надо потом тратить время на написание;
в) очень помогаем остальным участникам
сэкономить время;
45
АА: Повторяющиеся задачи
• Примеры: weekly status meeting, daily stand-up, fill in time journal, заплатить за квартиру.
• Что с ними делать?
• Вбиваем в календарь как recurring events: не забываем и не отвлекаемся!
• Почему они делаются в одно время?
а) настраиваемся, привыкаем;
б) знаем, когда можно будет поднять те или иные вопросы, не отвлекая других людей в неудобное время (бегать каждый раз или собрать все вопросы и обсудить на митинге).
46
АА: Мерзкие задачи (I)
• Метод «лягушки» - «съедать» по одной
в день!
47
АА: Мерзкие задачи (II) или «я не буду фиксатьэтот баг!»
Пример – домашка по «Introduction to management»
• можно выкинуть или делегировать;
• можно сделать поскорее с утра (вариант: на выходных) и забыть; // можно материться вслух!
• можно заменить другими, менее противными – цель можно достигнуть по-разному;
• а можно попробовать найти фан в них!
а) я пофиксаю этот баг любыми силами и пойду к менеджеру с вопросом о готовности к промоушену! // реальный пример из жизни с положительным развитием
б) я сделаю этот таск, ведь «тяжело в учении – легко в бою» // на будущее
• Стоит вбивать в календарь время под такие таски! Это гарантирует, что и такие таски будут делаться.
48
АА: Большие или «бюджетируемые» задачи (I)
49
АА: Большие или «бюджетируемые» задачи (II)
Примеры: провести semi-annual performance review, подготовить презентацию по Time Management в сжатые сроки
• Что делать с такими задачами и как находить на них время?
а) разбивать на подзадачи, ибо на огромные задачи никогда не найдется времени:// «проработать слайды 7-12 презентации – 1 час»
б) выделять отрезки времени в календаре на именно эту задачу:
// реально вбивать в календарь несколько таких подзадач и делать!
50
– Набить «жесткие» задачи (с ограничением
по времени)
– Добавить гибкие задачи и части больших
“бюджетируемых” задач
– Добавить время до-после жестких задач в
качестве буферов на плавающую
длительность задач и переключение
АА: Планируем день/неделю/месяц
51
52
53
Section: Инструменты
Section: Техники - продолжение
Section: Борьба с поглотителями времени
Section: Техники
• Проблема:
– Мы все хорошо запланировали, но почему-
то постоянно не успеваем.
• Упражнение:
– На что мы прожигаем время?
– Как будем с этим бороться?
Борьба с поглотителями времени
54
Confidential55
Section: Инструменты
Section: Техники - продолжение
Section: Борьба с поглотителями времени
Section: Техники
АЗ: Поток
56
Что делать?
57
58
АА: «Помидорки»
59
1. Определяемся с таском;
2. Ставим виртуальный таймер
на 25 минут;
3. Работаем только над этим
таском все 25 минут;
4. Отдыхаем 5 минут;
5. Делаем один большой
перерыв после каждых 4
«помидорок».
АЗ: GTD
60
61
Section: Инструменты
Section: Техники - продолжение
Section: Борьба с поглотителями времени
Section: Техники
Что можно делать:
• посмотреть свое расписание (+ напоминалки, номер комнаты и т.д.!)
• оперативно добавить задачи или сделать пометки
• сфоткать схему, время работы заведения и т.д. // сэкономить время
• получить доступ к документам через cloud
АА: Смартфон - всегда под рукой
62
АЗ: Wunderlist/RTM/Doit.im - таск трекеры
63
• http://www.pomodoro.me/
• http://www.focusboosterapp.com/
• Pomodoro timer (Chrome extension)
АЗ: Pomodoro - помощник в технике
64
• Что будем хранить?
списки людей, пароли, какая-то интересная мысль, конфигурация для установки ATG, команды SQL для создания схем, список дел на будущее;
• Зачем?
Чтобы не забыть;
Чтобы выгрузить из головы;
Чтобы иметь доступ в любом месте (через cloud);
• Главная мысль:
хранение информации, используемой не один раз, позволяет здорово экономить время;
важно иметь возможность быстро найти нужную информацию. Если можете найти – можете пока не париться с систематизацией
АА: OneNote - хранение информации
65
66
• АА: Использование Outlook – это
отдельная тема для длинного рассказа и
повод почитать книжки.
• В рамках данного miniq считаю нужным
кратко пройтись по базовым
вещам, которые значительно упрощают
жизнь и экономят время.
AA: Outlook - введение
67
• Работайте с ним, не полагайтесь на память! Не стесняйтесь вбивать события через месяц, выставляя грамотно напоминалку.
• Используйте простые и логичные механизмы для управления митингами (вместо написания писем)! Например, Scheduling Assistant.
• Планируйте рабочие и личные задачи в одном месте.
AA: Outlook - календарь
68
• Активно пользуйтесь механизмом follow-up! Даже если используется другая программа для хранения тасков.
Сэкономите время, разбирая почту («это гляну потом»);
Не забудете ответить на важные письма;
Не потратите время на пересоздание таска по письмам;
Всегда быстро найдете интересующее письмо;
Сразу увидите, что надо сделать уже сегодня, а что подождет;
Увидите ваши таски на любом мобильном устройстве, подключенном к Exchange;
AA: Outlook – таск-лист
69
• Создайте отдельные папки для писем разного содержания, от разных отправителей/клиентов;
• Настройте автоматическую сортировку писем: читайте только самое важное сразу, остальное –в свободный момент;
• Отделите nowork от остальной рабочей почты –не будете тратить время на чтение подобной почты в условиях недостатка времени;
• Public Folders – не обязательно подписываться! Никакого СПАМа в нежелательное время, плюс не надо заниматься сортировкой.
AA: Outlook – сортировка почты
70
• Настройте автоматическую архивацию
писем, не тратьте на это свое время!
• Важно: ВСЯ (!) почта должна быть
доступна и через 5 лет. Позаботьтесь о
том, чтобы была возможность найти
важные письма в будущем.
• Неактуальную почту (например, со
старых проектов) стоит скинуть в
отдельные файлы-хранилища на диске.
AA: Outlook – архивация
71
72
Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа
Section: Напутствие
Section: Практики от Антона и Андрея
Section: Литература
• Что делать, когда резко навалили работы и возникли стресс, часто даже паника?
– Бросьте все, отвлекитесь, успокойтесь, попейте чаю -перезагрузитесь;
– Не пытайтесь прыгать от одной задачи к другой, отвечать впопыхах – не сделаете ни одной;
– По возможности отбросьте не самое срочное и делегируйте часть задач;
– Трезво оцените приоритеты задач (вариант – уточните приоритеты у руководителя и прочих заинтересованных лиц);
– Уточните, достаточно ли у вас данных для выполнения задач. Если нет – запросите их и переключитесь на другие задачи;
– Предоставьте ETA по всем выполнимым задачам в очереди;
– Начинайте делать задачи по одной (вспоминаем метод «помидорки»).
АА: Состояние стресса и перегрузки
73
• Ситуация: ящик точно полон, вас явно ждут разные люди для уточнения вопросов. Что делать, чтобы влиться быстро?
– Просмотрите почту заранее из дома – наметьте основные задачи на завтра;
– Позвоните товарищам, руководителю - уточните рабочую обстановку и выясните текущие приоритеты, подтвердите свое возвращение;
– По возможности оцените зависимости задач: запросите недостающую информацию заранее, отбросьте задачи, которые имеют неразрешенные зависимости;
– Постарайтесь приоритизировать свои задачи заранее, не тратя на это рабочее время;
– Вбейте в календарь время для самых важных встреч с людьми (митинги), работы с почтой, наиболее приоритетных задач.
– Придите на работу пораньше и …
АА: Возвращение из отпуска
74
• Планирование на день (Doit.im) и неделю
(канбан доска)
• Работа по проектам
• «Входящие» через GTD
• Связка Outlook + OneNote
• «Лягушачьи лапки» с утра
АЗ: Как я обрабатываю все текущие задачи
75
76
77
Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа
Section: Напутствие
Section: Практики от Антона и Андрея
Section: Литература
• Общего рецепта не существует – ищите
свои методы и инструменты;
• Никогда не будет все идеально – просто
устраните то, что доступно;
• Не бойтесь отступать от правил!
• Усилия того стоят!
• Грамотный TM – предпосылка к
промоушену
АА: Напутствие
78
79
80
Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа
Section: Напутствие
Section: Практики от Антона и Андрея
Section: Литература
АЗ: Фреймворк
Фреймворк
Инструменты
Методы
Процесс
• ДЗ - разработать свой фреймворк по
ТМ, т.е. как вы будете дальше
использовать ТМ.
Подходы, инструменты – все.
Проверять будет ваш RM.
• Статья на Хабре - что бы вы
посоветовали тому горе-менеджеру?
13 причин не быть управленцем
АА: Самостоятельная работа
82
83
Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа
Section: Напутствие
Section: Практики от Антона и Андрея
Section: Литература
• Дэвид Аллен «Искусство продуктивности без стресса»
• Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей»
• Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и
работать?»
• Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю»
• Лео Бабаута «Нет прокрастинации»
АЗ: Что почитать?
84
Что имеем на выходе? :)
85
Q & A
Вопросы?
86