Unifying Sales & Operations to Drive Scale

Laurel Reitman VP, Business Operations

The Nine Keys to Subscription Success

$

PRICE   ACQUIRE   BILL   COLLECT  

NURTURE   ACCOUNT   MEASURE   ITERATE   SCALE  

Agenda  

1.   Joyent  Introduc?on  2.   How  Joyent  Uses  Zuora  3.   Cross  System  Integra?on  

4.   Cross  Func?onal  Integra?on  5.   Wrap  Up  &  QA  

2  

High  Performance  Cloud  infrastructure  •  Cloud  

–  Joyent  Public  Cloud:                                                h3p://joyent.com  

•  Cloud  Orchestra=on  Middleware  –  Joyent  Private  Cloud:  

SmartDataCenter  

•  Integra=on  Run=me  –  Node.js,  NPM:                                                                  

h3p://nodejs.org  

•  Opera=ng  System  –  SmartOS  (Virtualiza=on  Distro  of  

Illumos):  h3p://smartos.org  

•  Bill  of  Materials  –  h3ps://github.com/joyent/

manufacturing  

Joyent  Product  Offerings  

Public  Cloud:  

S o N w a r e   a n d   S a a S  

Private  Cloud:  

Manta:  

•  Compute  instances  on-­‐demand  and  reserved  •  Wide  range  of  instance  types  

•  Exact  same  code  as  Public  cloud  •  Produc=on-­‐tested  version  7.0  

•  Integrated  storage  and  compute  as  a  service  

[INITIAL  

Item                                                                                                                                                                                      Billing  is  not  integrated  with  NetSuite      Billing  is  not  integrated  with  Salesforce              Invoicing  /Customer  Experience  Gaps                      

Pre-­‐Zuora  Gaps  &  Business  Impact  Impact                                                                                                                                                                                      •  Manual  process  to  import  and  reconcile  data  

•  Lack  of  visibility  for  Sales  into  customer  invoice  /  payment  status  data  

•  Manual,  external  process  to  aggregate  daily  usage  data  for  monthly  invoicing  

•  Manually  genera=ng  external  reports  for  customers  to  address  informa=on  gaps  due  to  lack  of  meta  data  on  Invoices  

         

Project  Objec?ves  

Grow:  

Flow:  

Know:  

•  Support  future  growth  with  flexibility  in  billing  models  and  new  product  introduc=on  

•  Automate  the  end-­‐to-­‐end  billing  flow  to  reduce  costs  and  improve  customer  sa=sfac=on  

•  Provide  360  degree  view  of  customer  to  sales  and  billing  teams  

Summary  of  Integra?ons  Points  

   

Charges    

Payment  data    

   

Journal  Entries  

GL  

Journal  entry  method  used  for:  Invoice/Payments/Adjustment  data  

Accounts  Subscrip=on  Products  Invoices/Payments  

SmartDataCenter  

PRODUCT  CATALOG  SUBSCRIPTIONS  &  AMENDMENTS  

BILLING  &  PAYMENT  OPERATIONS  

OPERATIONAL  &  KEY  METRICS  TAXATION

Usage  Provisioning  

Authorize.net  

E-­‐commerce  “My.Joyent”  

Accounts  Subscrip=on  Products  Invoices/Payments  

•  E-­‐Commerce  Sign-­‐Up  Integrated  with  SalesForce  and  Zuora  •  Free  Trial  Subscrip=on,  Credit  Card  Authoriza=on    

     

My.Joyent  E-­‐Commerce    Experience  

Zuora  Billing  Management  •  Billing  Opera=ons  managed  in  Zuora  •  Zuora  account  linked  to  Salesforce.com  and  NetSuite  accounts    

     

Salesforce.com  Visibility  •  Sales  reps  see  Invoices,  Payments,  and  Subscrip=ons    

     

Quickly  Expanded  Por^olio  

1.  Launched  with  Joyent  Compute  Service  

2.  Added  2  Add-­‐On  Services  and  Manta  Storage  Service  

3.  Evalua=ng  u=lizing  Zuora  for  addi=onal  products  include  

private  cloud  offering  

Future  Considera?ons  

•  Con=nue  to  add  new  Products  –  Training,  SoNware,  Addi=onal  Services  

•  Leverage  APIs  for  further  integra=on  into  e-­‐commerce  experience.  

•  Addi=onal  automa=on  within  Salesforce.com  to  support  reps  and  account  lifecycle  management  

Q&A  

Thank  You!  

Smooth Operator Hobsons

Sid Ghatak Vice President, Operations

The Nine Keys to Subscription Success

$

PRICE   ACQUIRE   BILL   COLLECT  

NURTURE   ACCOUNT   MEASURE   ITERATE   SCALE  

Agenda  •  Introduc=ons  •  Our  Challenges  •  Selec=ng  Zuora  •  Current  Status  •  Expected  Benefits  •  Lessons  Learned  

Introduc?ons  •  Who  is  Hobsons?  

We  maximize  student  success  and  ins=tu=onal  effec=veness  to  create  the  world  changers  of  

tomorrow.  

Student  Success  

30+%  of  freshman  reported  having  financial  problems  that  are  very  distrac=ng  and  troublesome.  

2011  Na=onal  Freshman  Ajtudes  Report    –  Noel  Levitz  

Ins?tu?onal  Effec?veness  

⬇ Enrollment    

⬇ Budgets    

⬇ Staffing  

⬆ Accountability    

⬆ Diversity/Equality    

⬆ Comple=on  

Our  World  •  Cincinna=,  OH  •  Arlington,  VA  •  Oklahoma  City,  OK  •  Oakland,  CA  •  Vancouver,  WA  

•  London,  England  •  Cheltenham,  England  •  Melbourne,  Australia  •  Sydney,  Australia  •  Kuala  Lumpur,  Malaysia  

Our  Divisions  

Hobsons  

K12   Higher  Educa=on  (HE)  

Enrollment  Management  

Services  Global  Sales   Asia  Pac   Central  Services  

Sid  Ghatak  •  Vice  President  of  Opera=ons  •  Responsible  for  all  internal  systems  and  processes  •  Joined  in  December,  2012  •  Launched  Hobsons360  which  includes  upgrades  to:  

–  Finance  –  Subscrip=ons  Management  –  Salesforce  –  Commission  Planning  –  HR  –  Informa=on  Technology  

•  Formerly  founder  and  President  of  a  consul=ng  firm  that  focused  on  implemen=ng  financial  systems  to  Fortune  500  companies  

Our  Challenge  

•  Complex  subscrip=on  business  •  Mul=ple  product  lines  with  complex  terms  •  Services  delivery  component    

Data & Systems

•  Inability  to  convert  sales  to  revenue  •  New  Book  of  Business  revenue  model  •  Lack  of  sophis=ca=on  in  systems  

•  Manual  •  Disjointed  •  Inconsistent  

Subscrip?on  Business  

Data  and  Systems  

Processes  

Subscrip?on  Model                                                                                            Jan                  Feb                Mar  Recurring  Revenue  Beginning  Rate                                    XXX                XXX                XXX  Installs                                                                XXX                XXX                XXX  Removals                                                      XXX                XXX                XXX  Price  Changes                                        XXX                XXX                XXX  Exit  Rate                                                          XXX                XXX                XXX    Other  Recurring                              XXX                XXX                XXX                Transac?onal                                        XXX                XXX                XXX  Non-­‐Recurring                                    XXX                XXX                XXX    Total  Revenue                                    XXX                XXX                XXX  

Ques=on:    How  to  recognize  revenue  in  an  automated  way?  

Complex  Subscrip?ons  •  Handle  all  elements  of  subscrip=on  model  in  one  subscrip=on  

•  Simplified  product  catalog  •  Handle  mul=ple  features  including  trials,  delayed  billing  and  complex  ownership  

Evolving  Subscrip?ons  

Include  Time   Renewals  

Changes  Mid-­‐Term  

Trigger  Dates  

Integra?on  

General    Ledger  

Systems  

Billing  

Where  we  are  today  •  Go  Live  in  12  days  •  Ini=al  issues  with  implementa=on  •  Zuora  services  recovered  well  •  True  partnership  with  Zuora  

Lessons  Learned  –  So  Far  •  Understand  your  business  model  •  Leverage  sales  cycle  •  Document  requirements  •  Monitor  the  handoff  •  Prepare  your  data  

Ques?ons?