PROFESIONALNA PROGRAMSKA RJEŠENJA ZA UPRAVLJANJE ŽIVOTNIM

CIKLUSOM INFORMACIJA I OPTIMIZACIJU POSLOVNIH PROCESA

INDMS INGDMS

UPRAVLJANJE PROCESIMA

ARHIVIRANJEUPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM

inDMSrješenje namijenjeno za privati sektor

rješenje posebno prilagođeno tijelima državne ili lokalne uprave

inGDMS samouprave

Napredni informacijski sustavi koja omogućavaju efikasno upravljanje dokumentima,

procesima i znanjem organizacije. Odaberite profesionalno rješenje za Vašu

organizaciju, s jednostavnim sučeljem i skupom funkcija koje odgovaraju

upravo Vama!

ubrzati poslovne procese?

povećati produktivnost?

ostvariti uštede?

Želite li

INPRO D.O.O.

MIROSLAVA KRLEŽE 28

40 000 ČAKOVEC

Telefon: +385 40 363 777

Fax: +385 40 363 770

inpro@inpro.hr

www.inpro.hr

Inpro d.o.o. osnovan je 1990. i specijalizirao se za projektiranje i izradu sustava za upravljanje

svim oblicima dokumentacije i automatizaciju poslovnih procesa. Pioniri smo u tome poslu, s

nekoliko desetaka uspješnih instalacija u najrazličitijim vrstama organizacija. Pored razvoja

programskih rješenja djelatnost kojom se bavimo je servis IT opreme i prodaja opreme vezane

uz DMS (skeneri i slična oprema).

Sve naše usluge i poslovni procesi utemeljeni su na načelima upravljanja kvalitetom prema

zahtjevima norme ISO 9001:2008 i pravilima projektnog managmenta, a zadovoljstvo naših

kupaca i korisnika naše je glavno opredjeljenje i usmjerenje. Usmjerenost na potrebe i

očekivanja kupca i zadovoljstvo kupca kvalitetom proizvoda jedne su od najvažnijih vrijednosti

prema kojima Inpro mjeri i određuje svoju ukupnu uspješnost.

O NAMA

Sa svojim programskim rješenjima trenutno smo prisutni u više zemalja regije: Hrvatska,

Slovenija, BiH, Makedonija, Češka, Crna Gora.

Stoga, otvorite Vaš program i provjerite što je važno

u ovom trenutku.

inDMS

Radite brže ... jer vrijeme je naša najvrijednija imovina i moramo pažljivo investirati.

ga

InDMS je informacijski sustav za upravljanje životnim ciklusom dokumentacije čiji je osnovni

zadatak osigurati brže, sigurnije i efikasnije poslovanje. Osnovu InDMS sustava čini

digitalna arhiva za sigurnu i dugotrajnu pohranu dokumenata, no dugogodišnjim razvojem

te nakon nekoliko desetaka uspješnih implementacija, InDMS je evoluirao u moćno

programsko rješenje za efikasno upravljanje životnim ciklusom informacija, a samim time i

upravljanje znanjem organizacije.

Izvanredne karakteristike Inpro rješenja daju novu dimenziju standardnom upravljanju

dokumentacijom – ona omogućavaju potpunu transparentnost i kontrolu nad poslovnim

procesima, čime oni postaju upravljivi!

Poseban modul radnog tijeka omogućava fleksibilno modeliranje svih željenih procesa

organizacije i pruža informacije na temelju kojih se procesi mogu optimizirati i učiniti bržim i

efikasnijim.

Ništa manje važno, omogućen je nesmetani tijek informacija kroz organizaciju - svi radni

zadaci, rokovi za izvršenje, dokumenti i predmeti koje je potrebno obraditi; sve to je

dostupno jednim klikom miša, na početnom ekranu.

Borut Maister – direktor tvrtke Staninvest, Maribor

„Uvođenjem InDMS rješenja efikasno smo riješili problem arhiviranja dokumenata, kao i kolanjadokumenata kroz organizaciju. InDMS je dao veliki doprinos sređivanju internih procesa unutarorganizacije čime su postignute velike uštede“

Radite sigurnije ... jer se cjelokupno znanje organizacije nalazi u njenim dokumentima

Pristup podacima u tren oka

• InDMS u nekoliko sekundi pronalazi traženi dokument

prema zadanom skupu kriterija

– autoru, datumu, iznosu, organizacijskoj jedinici.

• InDMS osim pretraživanju prema opisu, omogućava i

pretraživanje prema sadržaju čime se trenutačno pronalazi

tražena riječ ili izraz u svim dokumentima u sustavu (uz

upotrebu logičkih operatora). OCR modul omogućava

pretraživanje i skeniranih dokumenata i slika.

Izbjegnite nepotrebne poslove

• Izrada dokumenta iz predefiniranog predloška traje samo

nekoliko trenutaka budući da se dokument popunjava

prethodno unesenim podacima (dakle, podaci se unose

samo jedanput!).

• Kopiranje postaje nepotrebnim, a distribucija

dokumenata nikad nije bila jednostavnija – u samo par

klikova dokumenti i predmeti putem internog mailing

sustava šalju se bilo kojem primatelju ili skupini primatelja u

poduzeću.

• Posebno dizajnirano web sučelje sustava daje vam mogućnost trenutačnog pristupa

dokumentima preko weba s bilo koje lokacije u svijetu tako da svoje radne zadatke ne trebate

stavljati na čekanje.

Lokacija više nije prepreka

Kontrolirajte pristup dokumentima

• Svi dokumenti pohranjeni su na jednom mjestu, centralizirano, čime se lako ostvaruje

kontrola budući da njima pristupaju samo ovlašteni korisnici sustava. Precizan sustav

autorizacije dodjeljuje prava pristupa pojedinačnim korisnicima čak do razine opisnih

polja.

Sustav u kojeg se možete pouzdati• Cjelokupna povijest dokumenta zabilježena je: svaki pristup i svaka izmjena posebno se

bilježe. Funkcija elektroničkog potpisivanja čuva autentičnost, integritet i neporecivost

dokumenata. Dodatno, omogućena je i enkripcija dokumenata.

• možete biti sigurni da uvijek imate aktualnu verziju dokumenta (uz pristup svim

dosadašnjim verzijama). Sve promjene na dokumentu posebno su označene u svakoj

verziji, uz oznaku tko je i kada te izmjene napravio.

• zajedno s dokumentom, radni tijek korisniku prosljeđuje točno definirane zadatke. Nakon

izvršavanja zadataka, dokument automatski odlazi u iduću točku procesa. Radi boljeg

razumijevanja konteksta,korisniku je dostupna sva povijest dokumenta.

Uklonite mogućnost pogreške

• inDMS radni tijek osigurava usklađenost s internim i eksternim procedurama budući da

su procesi standardizirani te se uvijek odvijaju traženim tokom.

Compliance? Ništa lakše!

Radite tocnije... jer vrijednost suvremenog poslovanja je utocnim i pravovremenim informacijama.

Radite transparentnije.. jer je u transparentnosti poslovanja kljucucinkovitog upravljanja

Zadržite kontrolu nad procesima

• te svu povijest, uključujući i vrijeme provedeno kod određenog korisnika i akcije nad

dokumentom.

• grafički prikaz procesa omogućuje vam pregled svih procesa i faza u kojima se trenutno

nalaze.

Usredotočite se na bitne stvari

• InDMS pruža mogućnost izrade naprednih izvještaja o svim događajima zabilježenim u

sustavu: koliko je dokumenta obradio pojedini zaposlenik, koji dokumenti su u obradi itd.,

čime se lako i brzo postiže sintetički uvid u sveukupne performanse organizacije.

• bilježenje i spremanje svih radnji u sustavu omogućava sljedivost svakog poslovnog

događaja. Sustav je moćan alat pomoću kojeg revizor ima brz i lak pristup svim potrebnim

informacijama.

Pružite reviziji kvalitetne informacije

Raditi zajedno ...jer zajedno znamo i možemo više

• Grupiranje dokumenata u predmete uz mogućnost pregleda nastanka i međusobne

povezanosti dokumenata daje mogućnost trenutnog uvida u tijek projekta i nastanak

međuovisne dokumentacije. Status, povijest, verzije i trenutna lokacija dokumenta pružaju

vam dodatne informacije o tijeku projekta.

Kako pratiti tijek zajedničkog projekta?

Upravljanje dokumentacijom sustava kvalitete

InDMS omogućuje arhiviranje kompletne dokumentacije vezane uz ISO sustav kvalitete:

Sustav je fleksibilan i omogućuje kreiranje nestandardnih tipova predmeta i dokumenata

čime se sustav može dodatno prilagoditi svakoj organizaciji.

Sustav se također automatski brine da svi pravovremeno budu obaviješteni o promjenama

u ISO dokumentaciji. Dođe li primjerice do promjene nekog radnog postupka, nova verzija

tog radnog postupka se automatski šalje na listu zaposlenika koji koriste taj radni postupak.

Postupak se šalje naravno tek dok se odobri i potpiše od nadležnih osoba. Ovjera i potpis se

vrši elektronski u samom sustavu.

priručnik kvalitete

katalog procesa

knjiga radnih postupaka i radnih

uputa

korektivne radnje

preventivne radnje

interni auditi

certifikacijski auditi

auditi treće strane

žalbe korisnika

žalbe zaposlenika

očitovanja uprave

Obrada računa nikad lakša, brža i povoljnija uz funkciju

elektroničkog potpisa

Stupanjem na snagu novog pravilnika o PDV-u napokon su otvorene vrata širokoj upotrebi e-

računa – elektronički potpisanog računa koji time postaje u potpunosti pravovaljanim

dokumentom i može se čuvati u elektroničkom obliku. Uvođenjem e-računa u svakodnevno

poslovanje uz korištenje InDMS-a omogućava se:

ź brža razmjena, procesiranje i naplata računa

ź eliminira se mogućnost gubitaka i pogrešnih unosa

ź omogućava se potpuna kontrola životnog ciklusa računa (praćenje faza obrade i trenutnog

statusa)

ź sigurna pohrana u e-arhivi

Sada se račun nakon izrade jednostavno potpiše elektroničkim potpisom pomoću posebne

funkcije InDMS sustava i pošalje e-mailom. Vrlo jednostavno i što je najvažnije, brzo i povoljno

što je naročito bitno u poduzećima gdje se na dnevnoj bazi izdaju deseci računa. Ulazni računi

potpisani elektroničkim potpisom nakon ulaska u sustav automatski se procesiraju tj. prolaze

kroz predefinirani radni tijek te se arhiviraju u izvornom obliku. Također, brzo, povoljno, uz lako

određivanje trenutne faze obrade računa i lako pronalaženje računa kasnije u sustavu. Uz

svaki račun zaprimljen u sustavu mogu se dodati i svi vezani dokumenti npr. narudžba.

Kao krajnji rezultat, poslovanjem putem isključivo elektroničkih računa ostvaruju se znatne

uštede; upotrebom e-računa izdavatelj štedi prosječno 2,5 eura po računu, a primatelj i do 15

eura prema podacima Nacionalnog povjerenstva za elektronički račun.

Tomislav Bošnjaković - zamjenik CISO-a Vaba banke

„InDMS više je od podrške poslovnim procesima – on ih redefinira i transformira“

Ucinkovito upravljanje procesima – transformirajte organizaciju

InDMS predstavlja UPRAVLJAČKI ALAT koji se temelji na univerzalnom konceptu tijeka

dokumenata (tj. podataka) koji omogućuje modeliranje bilo kojeg poslovnog procesa.

Implementacijom poslovnih procesa kroz InDMS sustav, uz standardne prednosti koje

donosi implementacija sustava upravljanja dokumentacijom (trenutna dostupnost

dokumenata, radikalno smanjenje potrošnje papira itd.), pruža i mogućnost naprednog

UPRAVLJANJA PROCESIMA:

• Značajno se UMANJUJE RIZIK pojedinih procesa (računalne kontrole umanjuju

vjerojatnost greške),

• Postiže se STANDARDIZACIJA (proces se uvijek odvija na isti način čime se osigurava

slijeđenje propisanih procedura),

• Postiže se TRANSPARENTNOST poslovnog procesa (trenutno su dostupne informacije kod

kojeg je djelatnika pojedini dokument na obradi tj. u kojoj fazi je poslovni proces),

• Omogućava se KONTINUIRANO POBOLJŠANJE poslovnih procesa na temelju konkretnih

kvantificiranih pokazatelja (korištenje resursa, uska grla, nepotrebni koraci i sl.).

Dijagram tijeka procesa - Workflow dijagram

Proces možete poboljšati tek kada znate sve aktivnosti unutar njega

Dodana vrijednost

InDMS posebno je namijenjen rukovodećim i odgovornim osobama jer štedi njihovo

vrijeme.

Sve informacije potrebne za donošenje odluke prikazuju se na jednom mjestu i omogućuju

odobravanje ‘na klik’ čime se potiže brže odobravanje nego klasičnim načinom

potpisivanja.

• Cjelokupno administratorsko upravljanje dostupno je kroz grafičko sučelje pri čemu se od

administratora ne zahtjeva poznavanje programiranja.

• Administrator sustava ima mogućnost izrade arhive (npr: ugovora ili računa) u par minuta,

a također može izraditi automatizirani tijek obrade dokumenata - Workflow.

Administriranje sustava

Prilagodba sustava odgovornim osobama

InDMS se prilagodava Vama, a ne Vi InDMS sustavu

Digitalizacija

Osnovne

• pojedinačni ili masovni prihvat sadržaja

• strukturiranje i detaljno opisivanje sadržaja

Pohrana / Sigurnost arhiviranih dokumenata

• replikacija poslužitelj

• kodirani zapis podataka na arhivski medij

• dodatni kontrolni algoritam za provjeru (CRC)

Zaštita od neovlaštenog pristupa

• dostup do dokumenata omogućen prijavom

• dodjela pristupa korisnika dokumentu i funkciji

• uvid u svaku akciju nad dokumentom (revizije)

• automatizacija obrade ulaznih računa - primjenjivo u svakoj organizaciji

• upravljanje radnim nalozima

• arhiva ugovora, ponuda, zapisnika, rješenja, ulazne pošte, uputa i sl.

• upravljanje zahtjevima za naručivanje i narudžbenicama - povezivanje s dobavljačima

• upravljanje projektima

• upravljanje zaposlenicima

• upravljanje ulaznom poštom

Pregled

• lokalni pristup ili pristup preko interneta

• centralno upravljanje pravima pristup

• slikovni se sadržaji mogu prikazati u integriranom prikazniku slika

Pregled najvažnijih funkcionalnosti

Primjeri primjene

• serverska komponenta za sigurno spremanje podataka

• definiranje proizvoljnih tipova dokumenata i opisnih polja

• upravljanje korisnicima i pravima pristupa

• napredno pretraživanje

• cjelotekstovno pretraživanje

• slanje poruka

• interoperabilnost - povezivanje s drugim sustavima (npr: ERP sustavi)

• workflow – procesno upravljanje dokumenata

• web pristup

Hrvatska

Češka

Slovenija

Bosna i Hercegovina

Crna Gora

Reference

Roto dinamic d.o.o., Zagreb Upravljanje ulaznim računima, narudžbenicama i procesima prodaje,

povezivanje s poslovnim sustavom

Grad Jastrebarsko, Jastrebarsko Urudžbiranje, arhiviranje i protok dokumenata

Pravni fakultet, Zagreb Arhiva novinske građe, web pretraživanje

Vaba banka, Varaždin Podrška kod upravljanja dokumentima, projektima i poslovnim procesima

Otos d.o.o., Osijek Upravljanje dokumentacijom

Grad Čakovec, Čakovec Urudžbiranje, arhiviranje i protok dokumenata

Koprivničko-križevačka županija, Koprivnica Urudžbiranje, arhiviranje i protok dokumenata

Geoplan d.o.o., Čakovec Upravljanje predmetima i zaposlenicima

Hrvatski državni arhiv, Zagreb Arhiva povijesnih fotografija

Skladgradnja d.o.o., Split Upravljanje sadržajem, radnicima i gradilištima.

Ireks aroma d.o.o., Zagreb Upravljanje ISO dokumentacijom

ŽUC Varaždinske županije, Varaždin Urudžbiranj i arhiviranje predmeta

Lukoil Croatia d.o.o. , Zagreb Upravljanje ulaznom dokumentacijom

Grad Vukovar, Vukovar Urudžbiranje, arhiviranje i protok dokumenata

Salvus d.o.o. i Ljekarne Švaljek d.o.o., Donja Stubica Automatizirano upravljanje ulaznim računima

Elekta-C d.o.o., Split Upravljanje ISO dokumentacijom

Adviso d.o.o. i DLS d.o.o., Rijeka Upravljanje cjelokupnom dokumentacijom, projekti, ugovori, radni

nalozi, radni sati i sl.

Varaždinska županija, Varaždin Urudžbiranje dokumenata, upravljanje predmetima, povezivanje s

poslovnim sustavom, web pristup građanima, 50-ak škola koristi školski modul

van Gansewinkel a.s., Brno Upravljanje tijekom računa i njihovo arhiviranje

PETKA CZ a.s., Brno Upravljanje tijekom računa i njihovo arhiviranje

TEMPOS Břeclav a.s., Břeclav Upravljanje tijekom računa i njihovo arhiviranje

Staninvest, Maribor Tok ulazne pošte i arhiva izlaznih računa

Vodovod, Maribor Tok i arhiva ulaznih računa

Zavod za patente Bosne i Hercegovine, Sarajevo Arhiva patentne dokumentacije

Državna komisija za ratne zločine, Sarajevo Arhiva dokumentacije

Državna komisija za traženje nestalih osoba, Sarajevo Arhiva dokumentacije

Pošta Crne Gore, Podgorica Upravljanje javnim nabavkama

Centralna Depozitarna Agencija, Podgorica Upravljanje arhivom

Nacionalni biro osiguravača, Podgorica Upravljanje arhivom

INPRO D.O.O.

MIROSLAVA KRLEŽE 28

40 000 ČAKOVEC

Telefon: +385 40 363 777

Fax: +385 40 363 770

inpro@inpro.hr

www.inpro.hr