Upload
others
View
32
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Upravljanje poslovnim procesima
Sadržaj teme
Utvrđivanje ključnih poslovnih procesa
Analiza i prikazivanje poslovnih procesa
Unapređivanje poslovnih procesa
Integralni informacioni sistemi i promena poslovnih procesa
Sistemi za upravljanje tokovima poslovnih procesa
Sistemi za upravljanje poslovnim procesima
Upravljanje poslovnim procesima
Utvrđivanje ključnih poslovnih procesa
Ključni poslovni procesi – Procesni paradoks - Optimizacija poslovnih procesa ne
podrazumeva i redizajn svakog poslovnog procesa jer može izazvati pogrešan efekat da i pored promena rezultati ostaju isti ili čak lošiji.Neophodan je odabir procesa koji stvaraju vrednost, a ne
proizvoljno. Cilj: Premošdavanje horizontalnih granica i smanjivanje
troškova unapređenja “krivih” procesa. Prelaz sa internog, sistemskog i tehničkog na eksterno,
međufunkcijsko i na potrošače orijentisano shvatanje.
Upravljanje poslovnim procesima
Utvrđivanje ključnih poslovnih procesa
Ne postoji standardni popis poslovnih procesa za pojedine vrste organizacija, ved svaka razvija svoje procese u zavisnosti od situacije. Razlike u broju ključnih procesa su posledice različitih
pristupa njihovoj identifikaciji. Postoji MIT priručnik sa više od 5.000 poslovnih procesa.
Upravljanje poslovnim procesima
Utvrđivanje ključnih poslovnih procesa
3-15 ključnih osnovnih poslovnih procesa. Poslovni plan može biti uvođenje procesnog
menadžmenta u sve poslovne procese, mada se najčešde bira nekoliko da bi se opravdalo ulaganje u procesni menadžment. Ključni poslovni procesi utiču na strateški uspeh u
organizaciji i ujedno su pokretači promena iz vertikalnih u horizontalne oblike organizacije. Ključni poslovni proces uključuje sve funkcije vezane za
razvoj, proizvodnju specifičnih proizvoda, pružanje usluga potrošačima. Ipak pitanje je kako utvrditi poslovne procese?
Upravljanje poslovnim procesima
Utvrđivanje ključnih poslovnih procesa
Utvrđivanje procesa može biti interno i eksterno. Interno: Ko su ključni potrošači i koje im aktivnosti
između inputa i autputa stvaraju vrednost. Eksterno: Koji su glavni proizvodi koje potrošači žele od
organizacije i koje su aktivnosti za njihovo stvaranje. Ključni poslovni procesi su uglavnom međufunkcijski i
zajednički zadovoljavaju potrebe potrošača.
Upravljanje poslovnim procesima
Utvrđivanje ključnih poslovnih procesa
Pristupi utvrđivanja ključnih poslovnih procesa: Prvi uključuje pradenje bitnih promena stanja tokom
stvaranja vrednosti.Drugi uključuje utvrđivanje kontaktnih tačaka sa
ključnim potrošačima. To su tačke za postizanje zadovoljstva ili nezadovoljstva potrošača.
Upravljanje poslovnim procesima
Utvrđivanje ključnih poslovnih procesa
Alati za utvrđivanje ključnih poslovnih procesa. Process/Stakeholder Value delivery Matrix: otkriva koji su
procesi značajni za stakeholdera i nivo njihove značajnosti. Prvo se utvrđuju stakeholderi i navode poslovni procesi
preduzeda, a zatim se utvrđuje stepen povezanosti između stakeholdera i pojedinog procesa. Drugo se utvrđuje relativna važnost svakog stakeholdera
(ponder), kojim se zatim izračunava rang svakog pojedinog poslovnog procesa. Salience/Worth Matrix: Matrica isticanja vrednosti je jedna od
osnovnih alatki za analizu i utvrđivanje poslovnih procesa u koje treba ulagati. Svrha matrice je bolje razumevanje organizacionih procesa i
ukidanje onih koji ne stvaraju dodate vrednosti. Tako se na osnovu matrice može konstatovati i koje procese prepustiti u “outsourcing” ili ukinuti.
Upravljanje poslovnim procesima
Analiza i prikazivanje poslovnih procesa
Analiza poslovnih procesa ima za cilj postizanje efektivnosti, profitabilnosti i zadovoljenje potrošača. Razlika stvarnog procesa i definisanog procesa pokazuje
na potrebu za novom organizacionom strukturom.Analiza poslovnih procesa pomaže u proveri da li su
kontrolni sistemi na mestu, kako bi se smanjili rizici ili izloženost rizicima.
Upravljanje poslovnim procesima
Analiza i prikazivanje poslovnih procesa
Realizacija analize se sprovodi radi utvrđivanja: Aktivnosti kojima se ne dodaje vrednost, Redundantnih aktivnosti ili zadataka, koji se ponavljaju u različitim
delovima organizacije ili se ponavljaju usled grešaka, Sekvencijalnih aktivnosti i zadataka, koji se mogu provoditi
paralelno ili se preklapati, Aktivnosti koje se provode samo na osnovu iskustva, a nisu
dokumentovane, Neprimerene upotrebe tehnologije, Nedostatka treninga, obrazovanja i znanja zaposlenih, Načina davanja povratne informacije, Veza između procesa koji nedostaju, Nepotrebnih izveštaja, Neprikladnih pravila i procedura,
Upravljanje poslovnim procesima
Analiza i prikazivanje poslovnih procesa
Analiza poslovnih procesa nema za cilj utvrđivanje organizacionih jedinica ved opis procesa. Ipak, analizira se ko je odgovoran za proces i aktivnosti u
njemu. Funkcijsko organizaciona analiza predstavlja neizostavni deo.Analiza se izvodi različitim metodima, tehnikama i
alatima to su: upoređivanje dokumentovanih procedura, mapiranje poslovnih procesa, posmatranje celovitog procesa, analiza kritičnog puta, analiza matrice, matrica odnosa, pareto analiza, analiza procesnih ograničenja, analiza dodate vrednosti, analiza scenarija, ….
Upravljanje poslovnim procesima
Analiza i prikazivanje poslovnih procesa
Dijagram procesa koji prikazuje AS-IS stanje. Takvom procesu se primeravaju različite alternative
obavljanja procesa, a zatim upoređuju.Nastaju COULD dijagrami procesa.Na kraju se prikazuje TO-BE stanje.
Analizom AS-IS poslovnih procesa se utvrđuje njihov kvalitet, uska grla, slabosti, područja kritična za unapređenje, ..Analiza može biti različite detaljnosti i različitih troškova.
Nivo se određuje prema cilju i veličini organizacije. Uobičajeno velika organizacija ima potrebu za analizom vedeg broja procesa.
Upravljanje poslovnim procesima
Analiza i prikazivanje poslovnih procesa
Odabir nivoa detaljnosti analize je arbitraran i zavisi od svrhe i raspoloživog vremena. Poslovni proces, potproces, aktivnost, zadatak, korak,
predstavljaju mogude nivoe analize. Najčešde je to do nivoa aktivnost, veoma retko dublje. Prema Pryoru, analizu čine sledede aktivnosti: Odabir poslovnog procesa, Utvrđivanje svrhe odabranog poslovnog procesa, Određivanje procesnih granica, Utvrđivanje AS-IS procesa dijagramom, Utvrđivanje TO-BE procesa dijagramom
Upravljanje poslovnim procesima
Analiza i prikazivanje poslovnih procesa
Opis poslovnih procesa predstavlja bitan elemenat u poznavanju procesa, značajan za procesni koncept i upoznavanje istog od strane zaposlenih.Opis se izvodi tekstualno, ali i grafički. To prenosno znači:
statički i dinamički.Organizacijski dijagram ili organigram prikazuju sliku
strukture, koju vedina smatra nedovoljnom jer prikazuje funkcije i njihovu strukturu bez linijske povezanosti. Procesne mape, prikazuju kako međusobno deluju
aktivnosti i kako su povezane.
Upravljanje poslovnim procesima
Unapređivanje poslovnih procesa
Unapredjivanje poslovnih procesa može biti: Kreiranje novih procesa,Rad na postojedim procesima Business Process Improvement (inoviranje poslovnih procesa) Business Process Reenginering (temeljno poboljšanje procesa)
BPI ima za cilj uvođenje inkrementalnih promena da bi se rešio problem - taktički. BPR ima za cilj promenu načina funkcionisanja procesa -
strateški. Kombinacija inoviranja i temeljnog poboljšavanja je
najbolje rešenje u unapredjivanju.
Upravljanje poslovnim procesima
Unapređivanje poslovnih procesa
BPR BPI
Stepen promene Radikalni Inkrementalni
Polazišna tačka “Beli papir” Postojedi proces
Učestalost promene Jednokratno Kontinuirano
Vreme trajanja Dugotrajno Kratkotrajno
Pristup Odozgo na dole Odozdo na gore
Uobičajeni obuhvat Širok – međufunkcijski Uzak – unutar fn
Rizik Velik Umeren
Primarno sredstvo Informacionetehnologije
Statistička kontrola
Vrsta promene Kulturološka –strukturna
Kulturološka
Upravljanje poslovnim procesima
Unapređivanje poslovnih procesa
Promene mogu biti:Automatizacija i informatizacija procesa – Odnosi se na postojede procese. Uvode se gotova programska rešenja, integralni IS, razvijaju nova
programska rešenja. Promene procesa su određene i ograničene zahtevima
programskih rešenja. (Procesi se prilagođavaju potrebama softvera)
Upravljanje poslovnim procesima – Ostvaruje se primenom metoda i alata za pradenje i kontrolu
realizovanih promena.
Upravljanje poslovnim procesima
Unapređivanje poslovnih procesa
Promene mogu biti:Outsourcing poslovnih procesa – Odnosi se na prepuštanje procesa drugim preduzedima na
racionalnije i efektivnije izvođenje.
Projekti promene poslovanja – Promena postojedih ili uvodjenje novih procesa uz odgovarajude
organizacione i kulturalne promene uz prilagođavanje IT novom načinu poslovanja.
Upravljanje poslovnim procesima
Integralni IS i promena poslovnih procesa
Integralni informacioni sistem je preduslov uspešnosti poslovanja organizacije. Integralni IS podržava procese unutar organizacije i
procese prema kupcima i dobavljačima. Razlozi neuspešnog uvođenja integralnog IS su: Uvođenje programskih rešenja bez prethodne promene poslovnih
procesa i njihovog prilagođavanja zahtevima novog IS. Nedostatak prilagođavanja programskog rešenja zahtevima
korisnika i načinu poslovanja.
Obostrano prilagođavanje je bitan uslov.
Upravljanje poslovnim procesima
Integralni IS i promena poslovnih procesa
Integralni informacioni sistem je celovito programsko rešenje koje obuhvata celi model poslovanja preduzeda, podržava i integriše sve službe i funkcije te povezuje sve poslovne procese u organizaciji i one kojima se organizacija povezuje sa poslovnim partnerima. Razlozi uvođenja ERP sistema: Povezivanje svih službi i funkcija u organizaciji i zadovoljenje
njihovih potreba putem jedinstvenog IS. Otklanjanje nedostatka ponovnog unošenja podataka na različitim
mestima unutar sistema. Nedovoljna podrška rukovodiocima i korisnicima. Velika ulaganja u održavanje postojedeg sistema. Potrebna promena poslovnih procesa. Nemogudnost povezivanja postojedih programskih rešenja u jedno
celovito koje zadovoljava i partnere.
Upravljanje poslovnim procesima
Integralni IS i promena poslovnih procesa
ERP je pokušaj integracije svih odeljenja i funkcija organizacije u jedinstveni sistem koji može da zadovolji zahteve svih tih različitih organizacionih delova.
ERP (Enterprise Resource Planning)
- Predstavlja koncept razvoja informacionih sistema organizacija uz potpunu integralnost softverskih aplikacija, odnosno jedno skladište podataka kao zajednički resurs koji dele sve aplikacije.
Upravljanje poslovnim procesima
Integralni IS i promena poslovnih procesa
Osnove ERPa:
- ERP je filozofija poslovnih ljudi (menadžera),
- omoguduje da se pravovremene informacije kredu u svim pravcima gde su potrebne,
- koristi jednu centralizovanu bazu podataka za sve organizacione delove, u kojoj se informacije lako dele,
- ruši sve barijere za bržu komunikaciju i brže tokove procesa (workflow) između organizacionih delova.
Upravljanje poslovnim procesima
Integralni IS i promena poslovnih procesa
Aplikacije su povezane međusobno uslovljenim procesima, koji su više ili manje automatizovani.
U aplikativna softverska rešenja su uvršdene mnoge metode, tehnike i heuristička znanja koja menadžeri, eksperti i tehničko osoblje koriste kao efikasno sredstvo za uređenje i realizaciju poslovnih procesa i radnih zadataka..
Upravljanje poslovnim procesima
Integralni IS i promena poslovnih procesa
Upravljanje poslovnim procesima
Integralni IS i promena poslovnih procesa
Opšte karakteristike ERP sistema:
fleksibilan - sposoban da pruži odgovor na svaki postavljeni zahtev u organizaciji;
nezavisan - od hardvera, operativnog sistema i sistema za upravljanje bazom podataka, od organizacije poslovnih procesa i izgrađenih organizacionih struktura;
sveobuhvatan - za poslovne funkcije i organizacije svih vrsta delatnosti (proizvodne, trgovinske, špediterske, obrazovne, socijalne, zdravstvene, ...;
Upravljanje poslovnim procesima
Integralni IS i promena poslovnih procesa
Opšte karakteristike ERP sistema:
modularan - strukturiran od podsistema i modula koji se mogu proizvoljno menjati, a da se pri tome ne poremeti funkcionisanje celine;
otvoren - za različite hardverske platforme i za vezu sa aplikacijama drugih proizvođača softvera;
prilagodljiv - zahtevima organizacije u zavisnosti od delatnosti, organizacione strukture;
iskustven - ugrađeno desetogodišnje iskustvo i rešenja koja su se dokazala u praksi.
Upravljanje poslovnim procesima
R/3 Modules Overview
R/3
Client / Server
CO
IM
PS
ISHR
SD
PP
PM
FI
WF
MM
Novčana sredstva
Industrijska
solucija
Kontroling
Finansijsko
računovodstvo
TR
EC
Upravljanje
investicijama
Upravljanje
projektima
Upravljanje
materijalima
Upravljanje
ljudskim resursima
Prodaja i
distribucija
Održavanje i
servisiranje
Workflow
Planiranje
proizvodnje
QM
Kontroling
preduzećaUpravljanje
kvalitetom
Upravljanje poslovnim procesima
Integralni IS i promena poslovnih procesa
Prednosti i nedostaci ERP:
Prednosti:
Poboljšava pristup informacijama.
Poboljšava tokove procesa i njihovu efikasnost.
Podaci se unose jednokratno u sistem.
Ugrađeno bogato iskustvo eksperata.
Omoguduje prilagođavanje potrebama.
Omoguduje reinženjering poslovnih procesa i njihovo unapređenje.
Eliminisanje skupih i nefleksibilnih postojedih rešenja.
Upravljanje poslovnim procesima
Integralni IS i promena poslovnih procesa
Nedostaci:
Implementacija duga i skupa. Troškovi i vreme (12-18 meseci za implementaciju i 1-3 godine stvarne transformacije.
Održavanje veoma teško.
Greške se repliciraju kroz sistem.
Ne donosi uvek određene koristi.
Teška integracija sa ostalim rešenjima.
Obimna obuka korisnika.
Svi korisnici se dovode na isti nivo znanja.
Upravljanje poslovnim procesima
Sistemi za upravljanje tokovima posla
Upravljanje tokovima posla (Workflow)Workflow se najčešde definiše kao kompjuterski podržana potpuna
ili samo delimična automatizacija realizacije poslovnih procesa unutar organizacije.
Putem pridruživanja kontrolnih mehanizama postojedim sistemima, workflow obezbeđuje: da se odgovarajudi zadaci izvršavaju u pravo vreme, od strane prave osobe i po utvrđenom redosledu.
Workflow uključuje: automatizaciju, koordinaciju i kontrolu izvođenja poslovnih procesa i njegovih elemenata aktivnosti, radnih zadataka, učesnika, dokumenata i informacija.
Upravljanje poslovnim procesima
Sistemi za upravljanje tokovima posla
Upravljanje tokovima posla (Workflow)Globalni rezultat uključivanja workflow tehnologije u ostale
softverske proizvode je uprošdavanje toka operacija i poboljšavanjetoka podataka.
Široko posmatrano opšti efekti workflow tehnologije se mogu strukturirati u pet kategorija:
- podizanje nivoa produktivnosti,
- kontrola obezbeđenja kvaliteta,
- brzina reakcije prodajne službe na zahteve kupaca,
- fleksibilno konfigurisanje poslovnih procesa i
- korenito (radikalno) poboljšanje procesa.
Upravljanje poslovnim procesima
Sistemi za upravljanje tokovima posla
Upravljanje tokovima posla (Workflow)Razvoj sistema workflow podrazumeva tri koraka:
Analiza poslovnih procesa – Analiza učesnika, aktivnosti, događaja koji pokredu aktivnosti, ciljeva i rezultata aktivnosti i odgovornosti za izvođenje aktivnosti.
Redizajn poslovnih procesa – Pošto workflow pokriva pojedine procese, redizajn je promena samo delova poslovanja.
Razvoj aplikacija za upravljanje tokovima posla i njihovo povezivanje sa poslovnim aplikacijama i resursima –
Upravljanje poslovnim procesima
Sistemi za upravljanje poslovnim procesima
Sistemi upravljanja poslovnim procesimaBPM je sistem i platforma za povezivanje arhitekture organizacije,
modela poslovnih procesa, sistema za upravljanje tokovima posla i informacione infrastrukture kao podrške izvođenja poslovnih procesa.
BPM se razvijaju poslednjih desetak godina.
BPM bi trebao omoguditi upravljanje procesima kroz sve faze životnog ciklusa:
Model poslovnih procesa,
Simulacija poslovnih procesa i utvrđivanje poslovnih pravila,
Kontrola i pradenje procesa u stvarnom vremenu uz pomod informacija.
Upravljanje poslovnim procesima
Sistemi za upravljanje poslovnim procesima
Sistemi upravljanja poslovnim procesimaModeran BPM sistem omoguduje korisnicima:
Modeliranje, analizu i simulaciju procesa,
Transformaciju modela u programski kod,
Integraciju sa poslovnim aplikacijama,
Izvođenje procesa,
Kontrolu i pradenje poslovnih tokova,
Analizu uspešnosti poslovnih procesa nakon izvođenja,..
Upravljanje poslovnim procesima
Sistemi za upravljanje poslovnim procesima
Sistemi upravljanja poslovnim procesimaRazvoj BPM sistema podrazumeva određivanje poslovnih pravila.
Ona uključuju postupke i procedure kojima se propisuje način ponašanja, delovanja i odlučivanja pojedinaca u organizaciji.
BPM nije samostalan ved interno i eksterno povezan sistem koji razmenjuje podatke i informacije sa drugim informacionim sistemima. Workflow predstavlja sastavni deo BPM.
Upravljanje poslovnim procesima
Sistemi za upravljanje poslovnim procesima
Osobine WfMS BPMS
Svrha Dodatak postojedimposlovnim aplikacijama
Celovita procesna platforma
Obim Jedan ili dva poslovnaprocesa
Više poslovnih procesa
Funkcionalnost Pradenje toka poslovnih procesa
Celi životni ciklus upravljanja poslovnim procesima
Troškovi Niži, kao kod poslovnih aplikacija
Više, kao za ERP sisteme
Povrat investicija Brži i više stope povrata
Sporiji i niža stopa povrata
Upravljanje poslovnim procesima
Sistemi za upravljanje poslovnim procesima
Sistemi upravljanja poslovnim procesimaOčekivane koristi od uvođenja BPM sistema:
Dokumentovani i standardizovani procesi,
Pretvaranje manuelnih i zasnovanih na hartiji poslovnih procesa u elektronske procese,
Povezivanje programskih aplikacija radi automatizacije celog poslovnog procesa,
Primena kontrolnih funkcija radi eliminacije uticaja ljudskih pogreški,
Brži i efektivniji procesi, bez zastoja, uskih grla i gubitaka vremena,
Pradenje realizacije procesa u realnom vremenu,
Merenje troškova i vremena, optimizacija poslovnih procesa.
Upravljanje poslovnim procesima Page 38
Hvala na pažnji!