Upload
others
View
72
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Boris Gabrić, Mikrocop
Automatizacija poslovanja korištenjem
digitalnih procesa uz primjer iz prakse
Mikrocop danas…
Prepoznati stručnjak za područje obuhvata ,
upravljanja i pohrane dokumenata i podataka
Certificirane usluge
Upravljamo s preko 24 TB dokumenta
Tvrtka s preko 40 godina tradicije
12 godina pohrane dokumenata u oblaku
(cloud)
Potpuno usmjerenje na poslovanje bez papira
Mikrocop Grupa
SLO
HR
BiH
CG
Mikrocop Grupa danas
Mikrocop usluge, proizvodi i rješenja
• Cjelovita rješenja za poslovanje bez papira
• Usluge, proizvodi i rješenja
• Sposobnosti razumijevanja tijeka dokumenata
od obuhvata do arhiviranja dokumenata
• Analiza cilja, trenutnog stanja i prijedlog rješenja
OBUHVAT DOKUMENATA UPRAVLJANJE
DOKUMENTIMA I
POSLOVNIM PROCESIMA
POHRANA I ARHIVIRANJE
DOKUMENATA
SIGURAN PODATKOVNI
CENTAR
„Mikrocop je ponuđač cjelovitih rješenja za
bespapirno poslovanje.”
Bespapirno poslovanje:
Mikrocop usluge, proizvodi i rješenja
„Radna okolina u kojoj je upotreba papira
eliminirana ili znatno smanjenja.
Ovo je postignuto pretvaranjem dokumenata i
drugih papira u digitalni oblik”
„Idealni ured u kojem nema papira jer se
sve informacije pohranjenjuju i izmjenjuju
u digitalnom obliku”
Digitalna transformacija i zakonski
okvir
Digitalna transformacija – buzz word, pomodnost?
Poslovanje u digitaliziranoj ekonomiji
„Do 2020. godine svako poduzeće biti
će ili lovac ili lovina.
Lovci će biti kompanije sposobne
iskoristiti digitalne vještine da kreiraju
izvor vrijednosti za korisnike.
Lovina će biti kompanije koje ne budu
mijenjale vlastiti dokazani poslovni
model dok ne bude prekasno…”
Digitalna transformacija, bespapirno
poslovanje i automatizacija procesa
Bespapirini ured/poslovanje nije po sebi digitalna
transformacija, ali je prvi korak, preduvjet.
Bespapirno poslovanje i digitalna transformacija su
dvije strane jedne medalje
Da li je moguća automatizacija poslovanja bez
bespapirnog poslovanja ?
Automatizacija poslovanja…
Automatizacija poslovanja - primjer
digitalizacije pisarnice
Zaustaviti papir na ulazu u poduzeće.
Dokumente pretvoriti u elektronski oblik pri
ulazu te ih što brže proslijediti pravim
primateljima.
Digitalna - ePisarnica
Pisarnice nekada…
SHORPY
Pisarnice danas…
Od klasične do ePisarnice
Pretvorba „klasične“ pisarnice u ePisarnicu
Utvrditi cilj, željeno stanje, a potom postojeće
stanje
Definirati uska grla procesa i nedostatke
Oblikovanje optimalne rješenje
Račun
Potpisan
ugovor
Ostalo
RAČUN.KADROVIUPRAVA
Privremeni
arhivTrajniarhiv
Pisarnica (Prijemna
kancelarija)
Arhiv (dig. + papir)
Pisarnica i poslovni proces
ne
narudžba
da
OCRbaza svih
narudžbi
plaćanje
Račun
Potpisan
ugovor
Ostalo
RAČUN.KADROVIUPRAVA
Privremeni
arhivTrajniarhiv
Pisarnica
(Prijemna
kancelarija)
Arhiv (dig. + papir)
Workflow
15
ne
narudžba
da
OCRbaza svih
narudžbi
plaćanje
Račun
Potpisan
ugovor
Ostalo
RAČUN.KADROVIUPRAVA
Privremeni
arhivTrajniarhiv
Prijemna
kancelarija
Arhiv (dig. + papir)
Workflow
16
ne
narudžba
da
OCRbaza svih
narudžbi
plaćanje
Račun
Potpisan
ugovor
Ostalo
RAČUN.KADROVIUPRAVA
Privremeni
arhivTrajniarhiv
DIGITALNI
ARHIV
Prijemna
kancelarija
ePISARNICA (PRIJEMNA KANCELARIJA)
Arhiv (dig. + papir)
FIZIČKI ARHIV
Workflow
POSLOVNI PROCESI:
AUTOMATIZIRANI
17
Tipski procesi ili procesi prema
zahtjevima korisnika
• eRačuni
Ulazna pošiljka
Sortiranje
Pošiljke za ime Uprave i članova/natječajna dok.
Pošiljke za urudžbiranje
Prosljeđivanje na odjel/osobu
Potrebno urudžbiranje?
Otvaranje pošiljki
Razdvajanje po vrsti dokumenta
Ulazni računi Ostali dokumenti
Slanje dokumenta na urudžbiranje i
digitalizaciju
Da
Urudžbiranje, određivanje vrste
dokumenta, digitalizacija,
signacija na odjel
Evidencija ulazne pošiljke
Slanje u fizičku arhivu
Postavljanje statusa Preuzeto u OJ ,
automatsko otvaranje predmeta
ili dodavanje u postojeći predmet, popunjavanje meta
podataka
Arhiviranjeu registre po vrsti
dokumenta, odjelu i godini
Signacija na djelatnika
(rješavatelja)
UFA-BPM
Otvaranje pošiljke
Djelatnici pisarnice
Administrativna/Odgovorna osoba u odjelu
Djelatnik odjela
Djelatnici arhive
BPMPoslovni procesi
Evidencija ulazne pošiljke
Preporuka?
Ne
Da
Dokumenti za pravnu službu
KlasifikacijaOtvaranje predmeta
ili dodavanje u postojeći,
popunjavanje meta podataka
Signacija na djelatnika
(rješavatelja)
Prijem i otprema pošte
Urudžbiranje i digitalizacija AG, AT,
BBV
Nagradne igre
Evidencija grupne/dnevne ulazne
pošiljke
Prosljeđivanje na odjel
Obrada u odjelu
Slanje fizičkog dokumenta u odjel
Urudžbiranje i stvaranje zapisa o
dokumentu
Slanje fizičkog dokumenta u odjel
Obrada u odjelu
Signacija dokumenta na odjel
Urudžbiranje, digitalizacija,
signacija na odjel
Slanje fizičkog dokumenta u odjel
Digitalna arhiva
Arhiviraj.si
Proces obrade ulazne dokumentacije
Izvor: Atlantic Grupa
Mikrocop u projektu ePisarnice
Atlantic Grupe
• Mikrocop digitalna arhiva (Arhiviraj si) rješenje u
sistemu pisarnice Atlantic Grupe (AG)
• Arhiviranje digitalizirane dokumentacije u Mikrocop cloudu (outsourcing)
• Pristup korisnika (AG) u digitalnu arhivu kroz e-Pisarnicu (korisnik ne
vidi da je digitalna arhiva izvan AG), integracija s drugim sistemima
• Davanje različita prava pristupa u digitalnu arhivu
• Mogućnost direktnog pristupa i upravljanja digitalnom arhivom za
ovlaštene osobe AG
Automatizacija poslovanje iskustva
• Nekoliko tipskih procesa (ulazni računi,
putni nalozi…)
• Velika rješenja (DMS) – mali rezultati
• Pravo rješenje – ono koje daje očekivane
rezultate
• Izrada procesa po zahtjevima korisnika
• Integracija sa ERP sistemima, sustavima
za obuhvat i arhiviranje
• Vanjsko izvođenje ili in-house
• e-računi
• Potpisne poče, digitalni potpis
UPRAVLJANJE
DOKUMENTIMA I
POSLOVNIM PROCESIMA
Opravdanje ?
Zašto još papirno poslovanje?
Bez digitalizacije nema automatizacije poslovnog
procesa.
Zbog čega još papiri u poslovanju:
• ZAKONODAVSTVO
• Emocionalni pristup papiru
• Nedostatak tehnologije
• Nedostatak inicijative
• Strah od otpuštanja
• Troškovi - ROI
• Poslovno okruženje
Za sva dodatna pitanja slobodno nas
kontaktirajte.
Boris Gabrić, Mikrocop