MØTEPLAN (BESTÅR AV FIRE ELEMENTER)Det er hva du ønsker å få ut av et møte som bestemmer agendaen, ikke motsatt.Et vanlig spørsmål når du blir innkalt til et møte er, ”hva er agendaen”?. Det man heller skulle spurt om er, ”hva skal vi få ut av møtet?”. Følgelig blir det å sette ord på ”ønsket resultat” (ØR) helt sentralt. Det er ønsket resultat som bestemmer både hvem man skal invitere til å delta på møtet og hvordan møtet bør organiseres. Agendaen er kun en plan for hvordan vi skal oppnå ønsket resultat.

GODE MØTERNorske ledere bruker ca 40% av uken på møter, og 40% av tiden er ansett som uproduktiv. (Henning Bang, Psykologisk Institutt ved Universitetet i Oslo).

I et anslag fra Fontier Assoc regnes det med at i gjennomsnitt er 25% av arbeidsdagen bortkastet pga. meningsløse møter.

Ifølge undersøkelser er viktigste grunn hyppige avsporinger og for mye irrelevant informasjon. For egen del vil jeg legge til; manglende informasjon om hensikten med og ønsket resultat av møtet og - hvorfor er jeg i dette møtet?

Det er altså MYE å vinne på å utvikle kompetanse på god møteteknikk.

I Grid har forståelse for og ferdigheter i møteteknikk blitt en del av kultur og arbeidsmetode - utviklet med uvurderlig hjelp av vår coach gjennom 25 år, Anders Skoe, ICS.

Her er oppskriften:

HVA ER ET MØTE OG HVORFOR HAR VI MØTER?

• 2 ELLER < PERSONER• SAMME ”STED”• SAMME TID• SAMME HENSIKT, ØNSKET RESULTAT OG AGENDA

HVORFOR”ACTION”, vi ønsker handling. Vi ønsker at noe skal skje. Vi ønsker at vi kommer videre med et prosjekt, en oppgave mm. En universell grunn til å avholde et møte er ønske om handling.

NAVN PÅ MØTETVed å sette et navn på møtet gir vi umiddelbart et signal til møtedeltakerne om hva slags møte de er med på – og bidrar til å sette møtedeltakerne i riktig modus. Typiske møtenavn kan være; informasjonsmøte, avsjekkmøte, beslutningsmøte, problemløsningsmøte, idémyldringsmøte, krisemøte, forhandlingsmøte, ”bli kjent”-møte, osv.

HENSIKTEN MED MØTET Grunnen til at vi har innkalt til et møte er nesten alltid at vi ønsker å gjøre noe sammen. Derfor er det en god regel å starte med et verb når man skal beskrive hvorfor vi har et møte. Eksempler på klassiske ”hvorfor-verb” når vi beskriver hensikten med et møte er; presentere, avklare, informere, mobilisere, starte arbeidet med, finne løsninger på, få innsikt i, løse, brainstorme, osv.

ØNSKET RESULTAT FOR MØTETNår vi har satt ord på hensikten bør vi også gjøre det klart for møtedeltakerne hva vi skal sitte igjen med etter at møtet er ferdig, med andre ord, sette ord på ønsket resultat. I motsetning til hensikten vil dette ofte være en eller flere ting. Til hjelp kan vi si at det ofte vil starte med et ”hva-substantiv”. Hva skal vi sitte igjen med? Ethvert møte bør nesten alltid ende opp med oppsummering og handlingsplan, men i tillegg til det så kan vi sitte igjen med konkrete ting som; en liste, en eller flere beslutninger på konkrete oppgaver/områder – eller mer abstrakte ting som; enighet om…, innsikt i…, mer kunnskap om…, et godt grunnlag for å gjøre noe… osv.

AGENDA FOR MØTETDet siste elementet i en møteplan er en agenda. Mange går rett på agenda og lager en Hva/Hvem/Når-agenda som ikke er noe annet enn en liste med temaer som møtet skal dreie seg om. En slik agenda er bedre enn ingenting, men agendaen kan brukes mye bedre som et forberedende planleggingsverktøy dersom man legger til en fjerde kollonne – nemlig “hvordan”-kolonnen. En bedre agenda er delt inn i; Hva/Hvordan/Hvem/Når.

EN MØTEPLAN BESTÅR AV FIRE ELEMENTER

MØTEPLANEN ER DET VIKTIGSTE VERKTØY FOR ET VELLYKKET MØTEForbered møteplan(Sett navn på møtet + skriv ned hensikt, ønsket resultat og agenda, husk pauser)

AGENDA EKSEMPEL 1 - FEIL

HVA HVEM NÅR (tid)Tema 1

Tema 2

Tema 3

En HVA/HVEM/NÅR-agenda forteller ingenting om prosessen eller metoden som møteansvarlig har planlagt for hvert tema på agendaen.

AGENDAEKSEMPEL 2 - RIKTIG

HVA HVORDAN HVEM NÅR (tid)Møteplan* Hensikt, ønsket

resultat og agendaMøte-ansvarlig Fra – til

ca. 10 minutter

Tema 1 TL Fra - til

Tema 2 TL Fra - til

Tema 3 TL Fra - til

Handlingsplan Hva – Hvem - Når Fra - til

Evaluering** Fra – til (ca. 5 min)

* Første punkt på agendaen er alltid møteplan, ** ift. ØR og prosess

En HVA/HVORDAN/HVEM/NÅR-agenda kan brukes som et internt planleggingsverktøy på forhånd for å sikre at deltaker som har ansvar for et av temaene (Hva) på agendaen kan også tenke gjennom prosessen/metoden han skal velge, for få til et resultat for sitt tema. Når man tenker gjennom prosessen, vil man også samtidig bli tvunget til å forberede de verktøyene man skal ha klart til møtet (f eks plansjer, et forberedt innledning, løsningsforslag osv). På denne måten blir ikke agendaen en kort sammenrasket listing av temaer satt opp 10 minutter før møtestart, men et godt planleggingsverktøy for alle møtedeltakere som har en rolle i møtet.

FLERE TIPSMøteplan er alltid første punkt på agendaen. Det er her du forteller møtedeltakerne om hvorfor de er innkalt til møtet (Hensikt), hva som er forventet at de vil sitte igjen med etter møtet, eller hva de skal yte som deltakere (ønsket resultat), og hvordan tiden er disponert for å få til det ønskede resultatet (agendaen). Det er også ved gjennomgang av møteplanen du som møteansvarlig har mulighet for å avdekke uklarhet hos møtedeltakerne (”hvorfor er jeg innkalt?”), være tydelig på hva møtet skal resultere i (slik at alle blir motivert for å bidra) og til og med justere møteplanen dersom noen har verdifulle innspill til ønsket resultat eller prosessen.

AGENDAEn agenda er kun et verktøy for tidsdisponering – et beste estimat på forhåndsplanlegging av tid. Dersom det, i løpet av møtet, bruker for mer eller mindre tid på et tema, kan møteansvarlig ta en time-out i møtet og ta opp konsekvensen av tidsbruken, eventuelt få møtedeltakernes aksept for endring av tidsbruken på senere temaer, utsette/droppe et senere tema til fordel for det som tar lenger tid eller eventuelt få aksept på å gå xx antall minutter over tiden.

TIPS: Skriv den gjerne opp på en flipp (bruk gjerne to sider om agendaen er omfattende) slik at møteplanen henger synlig for alle møtedeltakere og tilretteleggere under hele møtet.

Møteplan-eksempel (tittel på møtet, hensikt, ønsket resultat, agenda)

AVSJEKKMØTE DATO: 2014-01-24 (tittel på møtet) MØTETS HENSIKT: Arbeide med, presentere, informere om...

ØNSKET RESULTAT: Enighet om... Fått et godt grunnlag for å gjøre... En liste med xx antal løsningsforslag på problemet med…

HVA HVORDAN HVEM NÅR (tid)Møteplan* Hensikt, ønsket resultat og agenda Møteansvarlig Fra - til ca.10 min

Tema 1 TL Fra - til

Tema 2 TL Fra - til

Tema 3 TL Fra - til

Handlingsplan Hva - Hvem - Når Fra - til

Evaluering** Fra - til ca 5 min

* Første punkt på agendaen er alltid møteplan** ift. ØR og prosess

MØTEFORBEREDELSE (GRID STANDARD)- ansvaret til den som har innkalt til møte

Tenk igjennom hensikten med møtet og ønsket resultat. Skriv den gjerne opp for deg selv eller helst på en flipp. Noen ganger passer det ikke med flipp, men da skal man uttale hensikt og ØR muntlig.

Skriv opp en agenda på møtet på en flipp og involver møtedeltakere som har ansvar for ett eller flere temaer/punkter på agendaen i ”Hvordan”-kolonnen. På denne måten blir agendaen et bevisstgjørende planleggingsverktøy for den som har ansvar for delpunktet, og man fremstår som godt forberedt.

TIPS Er det eksterne deltaker, f eks et kundemøte du planlegger, så lag møteplanen i god tid som et forslag og få aksept fra kunden at ønsket resultat er riktig forstått det er en ok måte å benytte den avsatte tid på.

TIPS Det er en fordel at møteplan ikke er en del av presentasjonen, men kan henge fritt i rommet slik at man alltid kan komme tilbake til denne for å sjekke at møtet er i overenstemmelse med den omforente hensikt, ønsket resultat og agendaen (tidsbruken). Det er spesielt viktig å ha agendaen tydelig i rommet hele tiden slik at man kan sjekke hvor mye tid som var planlagt til hvert tema eller punkt på agendaen.

Endre på agenda dersom kunden eller andre har forslag til annen fokusering/vektlegging av tiden. På den måten viser du respekt for kundens/møtedeltakernes tid og sørger for at temaene for møtet blir taklet med den tid som står i forhold til viktigheten av emnene og i forhold til den prosess som er valgt (Hvordan-kolonnen).

Møtedeltakerne fra din egen virksomhet skal selvsagt kjenne til møteplanen på forhånd slik at alle som har en tilretteleggeroppgave for et punkt på agendaen er forberedt på hvilket punkt på agendaen de er ansvarlig for slik at de kan forberede hensiktsmessig innhold og prosess for å gjennomføre dette punktet.

Om det er hensiktsmessig så involver gjerne kunden/eksterne deltakere i møteplan, helt eller delvis. Send gjerne ut møteplan ut på forhånd slik at møtedeltakerne er best mulig forberedt på hva de skal være med på.

FORBERED ROMMET• Har vi alle hjelpemidler tilstede i rommet? Sjekk med hver tilrettelegger for tema

• Klima – luft

• Spise – drikke

• Ta ledelsen Etter vanlig “small talk”, ta ledelsen i møtet ved å uttrykke møtets hensikt og ønsket resultat. Dette skaper tillit og skaper samtidig en felles forståelse for hva som er vesentlig.

• Hold tiden Avtal neste møte (del av handlingsplan)

• Send møtereferat Innen 24 timer

ROLLER I MØTERLeder, tilrettelegger, deltaker og referent.Det er en vanlig misforståelse at den som innkaller til møtet, skal lede eller styret møtet. Vi må holde fast ved at det er møtets ønsket resultat som er målet (ønsket resultat og mål er synonyme begrep). Ofte er det en i lederposisjon (avdelingsleder, prosjektleder, strategisk rådgiver, daglig leder) som ser behov for møter – og innkaller. Det er derfor lederen som er nærmest til sette ord på ønsket resultat/målet for møtet. Derfor sier vi at leder er ansvarlig for resultatet – men ikke nødvendigvis prosessen som leder frem til det ønskede resultatet.

Her gjør ”lederen” lurt i å ikke sette seg selv i sentrum og tro at man kan få til et ønsket resultat ved å kalle inn til møtet uten å tenke på hvordan. Det er ofte mange i virksomheten, eller i teamet, som er mye bedre enn lederen til å bidra til å få til handling og et ønsket resultat for møtet. Derfor bør lederen involvere nøkkelpersoner, både interne og eksterne, og tenke nøye gjennom prosessen for møtet – altså en kombinasjon av “Hva og Hvordan” -kolonnen i møtet. Hvert punkt på agendaen får en tilrette-legger, dvs. en ansvarlig person som skal lede denne delen av prosessen i møtet + en tilmålt tid som vedkommende tilrettelegger har innflytelse over. Her kan mange bidra. Det kan ofte være deltakere i møtet som ikke har en direkte rolle, men som kanskje har en rolle i å realisere handlingsplanen fra møtet. Bare de personer som deltar på møtet kan få et ansvar på handlingsplanen. Derfor bør man tenke seg nøye om på forhånd hvem som blir innkalt. Deltakere bør i prinsippet enten ha en rolle i møtet eller i handlinger som følge av møtet.

ROLLER PROSESS INNHOLD RESULTATTilrettelegger (TL) X

Referent (R) X

Deltaker (D) X

Leder (L) X

ANSVAR

OPPSUMMERING, ROLLER I MØTELeder: En som ofte tar initiativ til møte og setter ord på ønsket resultat, men trenger ikke å lede hel møtet eller være tilrettelegger for alle delpunkter. Ofte innleder leder med første punkt på agendaen som alltid er ”Møteplan”.

Tilrettelegger: En som leder velger ut til å lede hele eller deler av møtet. Tilrettelegger har ansvar for prosessen, og dermed for forberedelser/underlag, for sin del av møtet (ref. Hvem kolonnen). Tilrettelegger bør ikke gå inn i innholdet, men sørge for at deltakerne bidrar til dette. En tilretelegger som aktivt går inn i innholdet er ingen god tilrettelegger.

Deltakere: Bidragsytere med kunnskap, spisskompetanse og ferdigheter for å hjelpe til med å oppnå ønsket resultat for møtet.

Referent: En som på forhånd har fått ansvar for å referere både under og etter møtet. Sørge for at deltakerne får tilsendt møtereferat, inkludert møteplan (alltid bra og repetere møteplan i tilfelle noen som ikke var deltakere i møtet blir satt på kopi) og handlingsplan fra møtet. I enkelte tilfelle er det tilstrekkelig å repetere hensikt og ønsket resultat fra møtet i tillegg til å referere dialog/konklusjoner og handlingsplan.

TIPS Hvordan takle velmente innspill utenfor agenda?- lag en ”binge”, kall det gjerne en ”idébank”. Det er veldig vanlig i møter at noen av deltakerne kommer med forslag eller tar opp ting som, i seg selv er både interessante og kreative, men utenfor det aktuelle møtets agenda. Et godt tips er å forberede på forhånd en flipp som vi rett og slett kaller ”Binge” eller ”Idébank” som brukes om et verktøy for, med respekt, gripe inn og avvise denne type innspill på en respektfull og høflig måte. ”Det var et interessant forslag, men det hører ikke hjemme i dette møtet. Vi skriver det opp her i bingen/idébanken, slik at vi ikke glemmer det til en senere anledning.” På denne måten kan velmente innspill bli behandlet på en god måte uten at man bruker tid på noe som ikke er planlagt slik at det går ut over muligheten til å oppnå ønsket resultat.

MØTER OG BRANDINGEt møte er også et ”brand touchpoint” for en virksomhet, et berøringspunkt, en kommunikasjonsflate, noe, som vi har sett over, kan planlegges og designes.

ET MØTE ER EN MULIGHET;• til å forsterke (eller svekke) et brands merverdi

• til å få økt positiv (eller negativ) oppmerksomhet

• til å bygge merkekjennskap og merkekunnskap

• til å fortelle en relevant brand historie

• tl å øke (eller svekke) kundelojalitet

Binge

SPILLEREGLER FOR MØTET- dette er vi enige om sammen

Noe av det som gjør møter ineffektive og mindre resultatorienterte enn de behøver å være er forstyrrelser under møtet. En effektiv måte å forhindre dette er å lage en liste med ”Spilleregler” på forhånd – som den som er møtets tilrettelegger/leder ber om tilslutning til før møtestart. Dette er særlig viktig når det er mange deltakere og møtet varer over lang tid, f eks en halv/hel dag.

Dette er bra punkter du kan velge å ta med på en liste over Spilleregler. Velg dem som passer ditt møte best. (noen er obligatoriske og bør alltid være med, f eks ingen drikke/mat/mobil i møterommet).

SPILLEREGLER

1 Ansvar for egen læring2 Fint å feile, bra med ”dumme” spørsmål (det lærer alle av)3 Holde avtalte tider (Start, pauser….)4 Ingen sidesamtaler5 Forbudt med mat, drikke, mobil, lap top i møterommet (OK i pauser)6 OK å være uenig7 Alle tilstede hele tiden8 En snakker av gangen9 Se behov – hjelp til10 Konfidensialitet

Opprinnelse: Fritt etter flere års samarbeid og coaching av Anders Skoe, ICS.