PLANLEGGE SALG TIL DET OFFENTLIGE - Anskaffelser.no · Det har blitt mer tidkrevende å levere tilbud til offentlige virksomheter. Deltakelse på møter mellom oppdragsgiver og leverandører

PLANLEGGE SALG

TIL DET OFFENTLIGE

Direktoratet for forvaltning og IKT

VELKOMMEN

http://www.anskaffelser.no/leverandor/temaer-leverandor/videofilmer-og-presentasjoner



TILBUDSPROSSESSEN – STEG 1

FØR TILBUD

PLANLEGGE SALG OG MARKEDSFØRE

FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN

ORGANISERE SALGSAPPARATET

FORBEREDE DOKUMENTER

Markedsfør ovenfor potensielle kunder

Dialog med fremtidige kunder

Indentifiser nåsituasjon og fremtidige kundebehov

Forbered bedriften til å dekke kommende kundebehov

Sett deg inn i gjeldende lover og regler



Markedsføring ovenfor potensielle kunder




Hva er egentlig behovet?

Hva er fremtidige nye behov?

Hva finnes i markedet?



Dialog med fremtidige kunder - Status

For lite tid

Gamle vaner

Redsel




Likebehandling

Konkurranse




Taushetsplikt

Benyttelse av informasjon

Likebehandling

Basert på konkurranse


Spørreundersøkelse Resultat dialog

Viktigste funn og tendenser

83 % av respondentene har levert tilbud til offentlig sektor

I underkant av 50 % av respondentene leverer kun til Østlandet

Av dem som leverte offentlige tilbud i 2014, leverte 55,2 % lik mengde tilbud som tidligere år, 24,3 % opplevde en nedgang, mens 20,5 % opplevde en økning.

40 % av de som opplevde en nedgang i antall tilbud, oppgir at det er fordi de opplever at det har blitt mer tidkrevende å levere tilbud til offentlig sektor. Men 23 % opplever at det er fordi det er færre relevante oppdrag

I overkant av 30 % har sjeldent eller aldri blitt invitert til statusmøte i løpet av kontraktsperioden. Størst er andelen innenfor «Bygg, anlegg og eiendom», på 38 %.

Kun 12,6 % får komme med innspill til kontrakten, og andelen var 0 % innenfor «helse og omsorg», «annet» og «transport og samferdsel». Samtidig er det hele 36 % av «helse og omsorg» og 21 % innenfor «annet» og som har benyttet seg av oppfølging av kontrakt etter avtaleinngåelse

Leverandørene ønsker i stor grad klarere regler og retningslinjer for gjennomføring av konkurranser

Har ikke levert oppdrag Årsak?

Hva skal til for å levere tilbud til offentlige oppdragsgivere?

Påstander til diskusjon

Alle de rette aktørene har ikke informasjon om konkurransen

Systemet bør forenkles og gjøres

mer oversiktlig

Det må i større grad åpnes for mindre

aktører

Bransjeforeninger bør brukes aktivt

for å forbedre konkurranse-

prosesser

Markedet trenger opplæring

De som leverte færre tilbud enn tidligere år – hva er årsaken?

40 % opplever at det har blitt mer

tidkrevende å levere tilbud til

offentlige virksomheter, mens 23 %

opplever at det er færre relevante

oppdrag.

Av de som opplevde færre

relevante oppdrag var det størst

forekomst på Øst- og Vestlandet.

20 %

6 %

11 %

23 %

40 %

Naturlige svingninger i markedet

Redusert kapasitet i vårt firma

Redusert satsing inn mot det offentlige markedet

Færre relevante oppdrag

Det har blitt mer tidkrevende å levere tilbud til offentlige virksomheter

Deltakelse på møter mellom

oppdragsgiver og leverandører

Respondenter som har deltatt på statusmøter i løpet av

kontraktsperioden

Fordelt på landsdeler de leverer til Fordelt på bransje

Fikk du komme med innspill?

Det er en svært lav andel totalt som har opplevd at de har fått komme med

innspill til kontrakten, kun 12,6 %. Størst andel er i bransje «bygg, anlegg og

eiendom», mens det i kategoriene «Annet», «Helse og omsorg» og

«Transport og samferdsel» ikke er noen respondenter som fikk komme med

innspill til kontrakten.

26,2%

33,0%

22,3%

60,2%

12,6%

35,0%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

Tidsfrister Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Kravspesifikasjon Kontrakt Utformingskrav til tilbud

Oppfølging av inngått kontrakt etter avtaleinngåelse – fordelt på bransje

Hva er viktig for å få til gode konkurranser i offentlig sektor?Leverandørene har valgt de tre alternativene de

mener er viktigst i prioritert rekkefølge fra 1 til 3.

0 0,5 1 1,5 2 2,5 3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Gjennomsnitt


Hvilke avtaler i min bransje, har dere i dag?

Har du en oversikt over når disse avtalene går ut?

Når starter vanligvis forberedelsen til ny konkurranse?

Har dere noen nye behov det kommende året?

Kan dere arrangere et markedsmøte før konkurransen?

Når starter forberedelsen til konkurransen?


Identifisere nåsituasjon og fremtidige kundebehov


Hva er det din bedrift ønsker ut av det salgsarbeid dere legger ned?


Forberede til å dekke kommende kundebehov

OPPGAVE:

• Hva ønsker du at din bedrift skal få ut av å gjennomføre forberedelser og markedsføring av bedriften slik beskrevet?

• Finnes det noen forberedelser du ser at burde blitt beskrevet bedre?


FØR TILBUD








Finn de rette konkurransene

Dialogaktiviteter om kommende kundebehov

Alene eller i samarbeid med andre?

Søke informasjon/bygge kompetanse

Etablere tilbudsgruppe

Finne optimal behovsdekning hos kunden

Overordnet kostnadsoversikt


ORGANISERE SALGSARBEIDET- Hvordan finne de rette konkurransene?

Doffin/TED

Oppdragsgivers nettside

Lokale media

Kommunikasjon

Søke etter konkurranser

Filtrere søk

Filter

Fylker og kommuner

Kunngjøringstype

Publikasjonstype

Kategorier (CPV-koder)

Doffin-referanse

Tilbudsfrist fra

Tilbudsfrist til

Kategorisering – CPV-koder

CPV = Common Procurement Vocabulary

Kodesystem (8 nivåer)

Brytes ned i underkategorier

Terminologi«drop-down»

Sortere søk

Sortering

Relevans

Kunngjøringsdato

Tilbudsfrist

Doffin-referanse

Tittel

Publisert av

Innkjøperprofil

Innkjøper legger ut kommende konkurranser

Planlagte anskaffelser (f.eks. avtaler som skal

fornyes i 2015 ff)

Nye avtaleområder

Ligger som fane i den faste menyen

TipsStøtter fritekstsøk

Frasesøk? Bruk anførselstegn «aabb»

Bruk CPV-kodene for å søke i emner

Klikk på Søk eller Enter-knappen etter filtrering

eller sortering

Standard er aktive kunngjøringer

Klikk på «Utgåtte kunngjøringer» hvis de skal

inkluderes

Bruk mulighetene for sortering og/eller filtrering

Bruk Ctrl+D for å bokmerke søk

Varslingstjenester

Kontakt Doffin

Doffin brukerstøtte

[email protected]

Telefon: 23 96 00 10 (08.00 – 17.00)

Kontraktsforvalter (Difi)

Eskalering og innspill: [email protected]

Telefon: 22 45 10 00

mailto:[email protected]



DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV

Hvordan påvirke for mer innovasjon?

Innovative offentlige anskaffelser

Hvorfor?Bedre løsninger for brukerne

Mer effektiv bruk av de offentlige ressursene

Bidra til å løse samfunnsutfordringer

Innovasjon i næringslivet



Hvordan påvirke for mer innovasjon?

Rolleforståelse


Markedsundersøkelse

Leverandørkonferanse

Dialogkonferanse / dialogmøte

En-til-en møter

Plan- og designkonkurranse


Ulike former for dialog


EKSEMPLER: STAVANGER KOMMUNE

Nytt sentraldriftanlegg


EKSEMPLER: TRONDHEIM KOMMUNE

Rådgivende ingeniørtjenester til veg- og anlegg


EKSEMPLER: TRONDHEIM KOMMUNE

Rådgivende ingeniørtjenester til veg- og anlegg


EKSEMPLER: OSLO KOMMUNE

Utfasing av oljefyr i Oslo-skolene

Delta på dialogaktiviteter

Rolle: Samspiller – ikke sales pitch

Gi innspill til kravspekken – funksjonsspesifikasjon

Involvert tidlig i prosessen



Hvordan påvirke - oppsummering?

Etterlys leverandørkonferanser

Tilby møter med hensikt å få bedre innsikt i oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes på en en bedre måte, tenke nyutvikling


Samarbeid gir større bredde i konkurransen og er styrkende for alle parter

Styrke resultatgrad

Markedsmakt

Ad-hoc eller permanente

Kompetanse


Alene eller sammen med andre?


Søke informasjon/ Bygge kompetanse


Har din bedrift god nok kompetanse om tilbudsprosessen?

Delta på seminarer/kurs

Bruk bransjeforeningene

Del erfaring

Bruk Difis nettsider




Eksempel på ansvarsliste:• Hvem overvåker markedet ?• Hvem bestemmer hvilke konkurranser man skal se nærmere på ?• Hvem har kontakt med oppdragsgiver, stiller spørsmål/får mer informasjon ?• Hvem leser gjennom og analyserer konkurransen ?• Hvem gjør nødvendige økonomiske beregninger og beslutter om det skal leveres

noe tilbud ?• Hvem har ansvar for å kontrollere alle deloppgaver og at man holder tidsfristene ?• Hvem skriver selve tilbudet ?• Hvem finner og kontrollerer alle nødvendige dokumentasjoner ?• Hvem kontrollerer tilbudet for feil og mangler før det sendes ?• Hvem er den overgripende ansvarlige for tilbudet og kontrollerer at alle oppgaver er

fordelt, fristene blir overholdt mv. ?• Er tilbudsbrev signert og lagt ved i tilbudet ?• Er liste over foretakets viktigste leveranser de siste årene vedlagt ?



«Ikke lenger nok å være god» Ref: Ole-Bengt Løgith Moe

Salg er veiledning og rådgivning av kunden

Stimulere kunden til å ta ut mer av sitt potensiale

Kjøps-revolusjon:Lett å kjøpe, vanskelig å velge

Alle tilbud er nesten like

57% 28% 21stk




Lønner det seg ?


6 ting den moderne selger må være god på:• Må ha innsikt i situasjonen bak kundens behov• Må tilpasse tilbudet til behovet og ikke behovet etter tilbudet• Tilbudet må vise hvordan man tilfører kunden verdi• Tilbudet må kunne bestemme denne verdiøkningen• Veilede kunden i stedet for å vente på beskjed• Tåle spenning og friksjon i kommunikasjonen

OPPGAVE:• Hva må til for at ditt salgsarbeid blir enda mer rettet mot å

forstå situasjonen bak kundens behov ?• Finnes det noen verktøy/veiledninger som ville forenklet dette?


6 ting den moderne selger må være god på


FØR TILBUD









Finn de rette konkurransene

Dialogaktiviteter om kommende kundebehov

Alene eller i samarbeid med andre?

Søke informasjon/bygge kompetanse




Informere kunder om rett nivå på kvalifikasjonskrav i din bransje

Utarbeide strategisk gjennomføringsplan

Innhente/utarbeide dokumentasjon av forventede krav

Forberede bedriften til krav om elektronisk innlevering/kataloger



Strategisk gjennomføringsplan

Sikre at din bedrift kan levere tilbud ihht målsetninger, budsjett, kvalitet og tid

Styring og rapportering

Organisering og bemanningsbehov

Plan for involvering

Fremdrift og milepæler

I tillegg til målformuleringer bør gjennomføringsplanen beskrive følgende:

Budsjett og risiko




Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt

Skatt/MVA-attest (Obligatorisk for både vare- og tjenestekjøp over 100 000kr)

Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt og merverdiavgift. Dersom det er restanse må dette begrunnes.

Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist.

HMS – egenerklæring (Obligatorisk for tjenestekjøp over 100 000kr)Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring

HMS – egenerklæring i samsvar med konkurransens vedlegg om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet.

Etiske krav - egenerklæring

Det kreves at leverandøren framlegger egenerklæring

Egenerklæring for etterlevelse av etiske krav


Eksempel på dokumenter




Firmaattest;Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak

Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert.

Organisasjon og ledelse Oversikt over foretakets antall faste ansatte og antall ledere de siste årene.

SoliditetDet kreves at Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet.

Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som «kredittverdig» (min. A i D&B)

Fremlegge kredittvurdering minimum god soliditet (D&B) ikke eldre enn 1 år. Ratingen må utstedes av et godkjent kreditvurderingsinstitusjon som banker og kredittselskaper.




HMS System

Det kreves et godt og velfungerende HMS-system for de ytelser som skal leveres

Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy. Dette gjelder også for underleverandører dersom det benyttes.

Erfaring og kompetanse;Det kreves at Leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre i henhold til kontrakten.

Oversikt over foretakets totale bemanning.

Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget.

ReferanserDet kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag.

Foretakets viktigste offentlige leveranser de siste tre årene. Herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navnet på mottaker med kontaktinformasjon for eventuell referanseinnhenting.

Kvalitetssikringssystem;Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres. (ISO 9001 eller tilsvarende)

Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/-styringssystem.

Kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon

Uforutsette endringer;Det kreves god kapasitet til å håndtere avtalemessige endringer og tillegg

Foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endrings– og tilleggarbeid.

Erklæring om hvor stor andel av avtalen som leverandør har til hensikt å overlate til underleverandør.


Hvilke aktiviteter gjennomfører din bedrift for å sikre at oppdragsgivere oppgir rette kvalifikasjonskrav? Hva gjør du dersom?


Rett kvalifikasjonskrav i din bransje

Det er glemt viktige krav som er felles for bransjen

Det stilles for strenge, urimelige og unødvendige krav

Kravene tyder på «ulovlig favorisering»

OPPGAVE:• Hvilket handlingsrom mener du at du har her? • Finnes det noen verktøy/veiledninger som ville forenklet dette?


Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Ja Nei Vedlegg nr.

Flik / Mappe

Skatteattest for skatt vedlagt? 4 4Skatteattest for merverdiavgift vedlagt? 5 4HMS egenerklæring underskrevet og vedlagt? 6 4.Organisatorisk og juridisk Ja Nei Flik /

MappeFirmaattest vedlagt? (ikke eldre enn 1 år) 8 5Økonomiske/finansielle stilling Ja Nei Flik /

MappeEr det lagt ved kredittrating? 9 5Tekniske og faglige kvalifikasjoner Ja Nei Flik /

MappeEr det vedlagt oversikt over foretakets totale bemanning? 10 6Er bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget vedlagt?

11 6

Er foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker dokumentert?

12 6

Er foretakets kvalitetssikringssystem/styringssystem redegjort? Eventuelt kan kopi av sertifikat utstedet av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon vedlegges.

13 6


Eksempel på sjekkliste


SISTE FILM

SPØRREUNDERSØKELSEBare 5 spørsmål



Tanja Huse-Fagerlie

E-post: [email protected]

Telefon: 990 85 889

TAKK FOR OSS

Elisabeth Sundholm


Telefon: 920 68 711



Tanja Huse-Fagerlie


Telefon: 990 85 889

TAKK FOR OSS

Elisabeth Sundholm


Telefon: 920 68 711

[email protected]



Documents

PLANLEGGE SALG TIL DET OFFENTLIGE - Anskaffelser.no · Det har blitt mer tidkrevende å levere tilbud til offentlige virksomheter. Deltakelse på møter mellom oppdragsgiver og leverandører