Embed Size (px)
Citation preview
il+f:i'li:.iir, '
TNSTRUMEN MoNrronirrrc* DAN EVALUAsT
KER'ASAMA KEMENTERIAN DALAM NTETRT. i
DAN
qRqANXSASI TNTERNASTONAT
Diterbitkan Oleh:
PUSAT ADMINISTRASI KERTASAMA LUAR NEGERISEKRETARIS JENDERAL
KEMENTERHN DATAM NEGERI
TAHUN 2OT2
Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas perkenan-Nya penyusunanInstrumen Monitoring dan Evaluasi KerjasJma Kementerian Dalam Negeri dan organisasiInternasional dapat terlaksana dengan baik.
Pusat Administrasi Kerjasama Luar Negeri merupdkan salah satu unit kerja di Kementerian DalamNegeri yang dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya didasari oleh peraturan Menteri DalamNegeri Nomor 41 Tahun 2010 Tentang organisari dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri,yaitu untuk melaksanakan perumusan, penetapan kebijakan ddn fasilitasi peiaksanaan sertapenatausahaan kerjasama Kementerian Dalam tiegeri dai pemerintah Daeiah dengan pihak luarnegeri.
Pasal 1368 angka (2) Permendagri 41 Tahun 2010 secara spesifik menjelaskan peran sub Bidangorganisasi Internasional dalam melakukan penyiapan bahan rencana program, pedoman danpetunjuk teknis, fasilitasi, serta pelaksanaan monitoring, evaluasi dan ielaporan kerjasamadengan organisasi Internasional. Dalam rangka efektivital dan efisiensi pelaksanaan kerjasamaKementerian Dalam .Negeri dengan organisasi Internasional tersebut, perlu kiranya disusunsuatu instrumen monitoring dan evaluasi sebagai rujukan dasar untuk mengukur hasil kerjasamadengan Organisas i Internasional.
Instrumen Monitoring dan Evaluasi ini diterbitkan sebagai panduan bagi Kementerian DalamNegeri, Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota dan Mitra -Donor
organisaii Internasional dalammelaksanakan kegiatan Monitoring dan, Evaluasi atas kegiatan-kegiatan yang dilaksanakanberdasarkan kerjasama Kementerian Dalam Jrlegeri dan oiganisasi Internuiionil. Diharapkandengan adanya Instrumen Monitoring dan Evaluasi ini daiat digunakan sebagai alat-untukmengukur kinerja dari. program yang dikerjasamakan antaia Kementerian oalam Negeri danOrganisasi Interna sional.
Semoga Instrumen Monitoring dan Evaluasi Kerjasama Kementerian Dalam Negeri danOrganisasi Internasional ini menjadi alat ukur utama untuk menilai tingkat keberhasiian programkerjasama antara Kementerian Dalam Negeri dan organisasi Internasional.
KATA PENGANTAR
Jakarta, 2012
KEPAI.A PUSATADMINISTRASI KERJASAMA LUAR NEGERI
A\fiitaa^tft-l -
IT. GUNAWAN. MA.NIP: 19600715. 198903.1.001
DAFTAR ISI
HalamanKATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN1.1 Latar BelakangL.2 Maksud, Tujuan, Sasaran1.3 Ruang LingkupL.4 Pengertian-Pengeftian
BAB II STMTEGI PELAKSANMN MONITORING & EVALUASI2.L Konsep Dasar dan Tujuan Monitoring & Evaluasi2.2 Prinsip-Prinsip Monitoring & Evaluasi2.3 Kriteria Evaluasi
BAB III SUBSTANSI INSTRUMEN MONITORING DAN EVALUASI KERIASAMAKEMENTERIAN DAIAM NEGERI DAN ORGANISASI INTERNASIONAL3.1 Dasar Hukum3.2 Metodologi
3.2.L Pendekatan3.2.2 Metode
3.3 Prosedur dan Mekanisme
BAB IV INDIKATOR MONITORING DAN EVALUASI KERIASAMA KEMENTERIANDALAM NEGERI DAN ORGANISASI INTERNASIONAL
PENUTUP
DATA RESPONDEN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Salah satu perkembangan pesat yang terjadir'.dalam praktek penyelenggaraan kerjasamaInternasional yang teJa_h melibatkan peran Pusat dan Daerah dalam keranglk-a Undang-UndangNomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah adalah adanya ke;jlsama KementerianDalam Negeri dengan Organisasi Internasional. Beberapa Organisasi Internasional yang menjalinkerjasama, antara lain: UNDP, UNICEF, UNFPA, WFP, [O dan TSU-MHP. t"tasing-masingOrganisasi Internasional memiliki karakteristik tertentu sehingga pada saat penentuan programkerjasama terlihat berbagai kreativitas program yang mendukung proses penyelenggaraanpemerintahan baik di pusat maupun daerah.
Pelaksanaan program kerjasama Kementerian dalam Negeri dengan Organisasi Internasionaltersebar di seluruh Indonesia, baik provinsi, kabupaten maupun-kota sisuai dengan naskahkerjasama yang menjadi kesepakatan awal sebagai patokan bagi terselenggaranyJ kerjasamatersebut. Secara spesifik kerjasama dengan Organisasi Internalional telah berliembang danmenjadi salah satu lagian penting penyelenggaraan pemerintahan daerah yang difasilitasi olehKementerian Dalam Negeri dalam hal ini Pusat Administrasi Kerjasama Luar trlegeri.
Instrumen Monitoring .dan Evaluasi (MONEV) kerjasama Kementerian Dalam Negeri danOrganisasi Internasional ini merupakan alat ukur yang dapat digunakan untuk menilai hasilkerjasama antara Kementerian Dalam Negeri dan Organisasi Internasional sesuai dengankesepakatan yang telah direncanakan dan ditetapkan secara bersama-sama. Instrumen ini da-patdigunakan sebagai pengontrol bagi pelaksanaan program/kegiatan kerjasama dengan OrganisasiInternasional, baik dalam hal teknis perencanaan, pelaksanaan, pelapbran maupun penyusunanexit strategy yang baik yang dapat menjamin keberlanjutan program oleh pemerintah setelahselesainya dukungan program oleh Donor.
L,2 MAKSUD, TUJUAN, SASARAN
1.2.a Maksud.
Maksud disusunnya Instrumen Monitoring dan Evaluasi Kerjasama Kementerian Dalam Negeridan Organisasi Internasional adalah agar tersedianya instrumen monitorinQ dan evaluasi yingdapat digunakan sebagai panduan bagi para pemonitor/pengevaluasi, bagi para stakeholderstermasuk bagi para pengambil kebijakan tentang cara-caE memperbai-ki kinerja programkerjasama.
1.2.b Tujuan.
Tujuan disusunnya Instrumen Monitoring dan Evaluasi Kerjasama Kementerian Dalam Negeri danOrganisasi Internasional adalah sebagai rujukan untuk mengukur proses perencanaan,pelakanaan dan pencapaian kinerja hasil kerjasama Kementerian balam Negeri dan OrganisasiInternasional.
3.4
a)
b)
c)
d)
1.2.c Sasaran.
Sasaran yang akan dicapai melalui Instrumen Monitoring dan Evaluasi Kerjasama KementerianDalam Negeri dan Organisasi Internasional adalah agar semua mitra pelaksanakerjasama/stakeholder terkait, baik di Pusat, Daerah, Donor dan para penerima manfaat memilikitolok ukur dan sudut pandang yang sama dalam mengukur capaian kinerja program kerjasamaantara Kementerian Dalam Negeri dan Organisasi Internasional.
'l
1.3 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup penyusunan Instrumen Monitoring dan Evaluasi Kerjasama Kementerian DalamNegeri dan Organisasi Internasional meliputi pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi mulaidari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pasca pelaksanaan kerjasama Kementerian DalamNegeri dan Organisasi Internasional.
PENGERTHN.PENGERTIAN
Pemerintah Pusat, selanjutnya disebut Pemerintah, adalah Presiden Republik Indonesiayang memegang kekuasaan pemerintahan negara Republik Indonesia sebagaimanadimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik indonesia Tahun 1945.
Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintahdaerah dan DPRD menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomiseluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimanadimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Pemerintah Daerah, selanjutnya disebut Pemda adalah Gubernur, Bupati atau Walikota danperangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
Pusat Administrasi Kerjasama Luar Negeri, selanjutnya disebut Pusat AKLN adalah unitkerja pada Sekretariat Jenderal Kementerian Dalam Negeri yang mempunyai tugas pokokdan fungsi untuk melakanakan perumusan, penetapan keb'rjakan dan fasilitasipelaksanaan serta penatausahaan kerjasama Pemerintah dan Pemda dengan pihak luarnegeri.
Organisasi Internasiona I adalah organisasi/badan/lembaga/asosiasi/perhimpunan/ forumantar pemerintah atau non-pemerintah dari luar negeri yang bertujuan untuk meningkatkankerjasama internasional dan dibentuk dengan aturan tertentu atau kesepakatan bersama,
Monitoring adalah kegiatan rutin yang dilakukan dengan mengumpulkan data-data yangberkaitan dengan masukan (input1, keluaran (outpug, hasil (outcome) dan dampak(inpac| suatu program kerjasama agar dapat memberi informasi awal tentang programkerjasama atau kebijakan pada suatu masa tertentu.
Evaluasi adalah rangkaian kegiatan sistematis dalam rangka mendapatkan informasitentang pencapaian hasil atas suatu program kerjasama dengan cara membandingkaninput, aktivitas, output, outcome dan impact yang direncanakan dengan yangdilaksanakan.
Program Kerjasama adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yangdilaksanakan oleh instansi pemerintah/lembaga untuk mencapai sasaran dan tujuan sertamemperoleh alokasi anggaran, atau kegiatan masyarakat yang dikoordinasikan olehinstansi pemerintah.
e)
s)
h)
i ) Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa satuankerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri darisekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personil (sumber dayamanusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi daribeberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (inpufi untukmenghasilkan keluaran (outpufi dalam bentuk barang/jasa,
Kef uaran (output) adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yangdilaksanakan untuk mendukung pencapaia4 sasaran dan tujuan program dan keb'rjakan.
Hastl (outcome) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran darikegiatan kegiatan dalam satu program.
Rencana Pembangunan Jangka Menengah, selanjutnya disingkat RPJM, adalah dokumenperencanaan untuk periode 5 (lima) tahun.
Rencana Pembangunan Jangka Menengah Kementerian/Lembaga, selanjutnya disebutRencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra-KL), adalah dokumen perencanaanKementerian/Lembaga untuk periode 5 (lima) tahun.
Rencana Pembangunan Tahunan Nasional, selanjutnya disebut Rencana Kerja Pemerintah(RKP), adalah dokumen perencanaan Nasional untuk periode 1 (satu) tahun.
Rencana Pembangunan Tahunan Kementerian/Lembaga, selanjutnya disebut RencanaKerja Kementerian/Lembaga (Renja-KL), adalah dokumen perencanaan Kementerian/Lembaga untuk periode 1 (satu) tahun.
i)
k)
m)
n)
o)
BAB II
STMTEGI PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI
2.L KONSEP DASAR DAN TUJUAN MONITORING & EVALUASI/
-'l2.1.a Monitoring.
Keberhasilan suatu program kerjasama dapat dilihat dari keses.uaian antara perencanaan,pelaksanaan dan hasil yang dicapai sesuai tujuan utama program. Untuk dapat mengetahuicapaian program dan menyusun tingkat keberhasilan pelaksanaan program perlu disusun suatuinstrumen monitoring dan evaluasi sebagai alat ukur.
Instrumen MONEV ini harus disusun sebagai langkah awal dalam pelaksanaan monitoring danevaluasi. Kegiatan monitoring ditujukan untuk memperoleh fakta, data dan informasi tentangpelaksanaan kegiatan sefta untuk melihat apakah kegiatan yang dilaksanakan sesuai denganindikator-indikator yang telah direncanakan. Temuan dari hasil monitoring akan menjadi dasaruntuk menilai hasil pelaksanaan kegiatan.
Monitoring merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah program kerjasama yang dibuatberjalan dengan baik sebagaimana mestinya sesuai dengan perencanaan dan indikator lieluaran,adakah hambatan yang terjadi dan bagaimana para pelaksana program kerjasama mampumengatasi hambatan tersebut. Monitoring terhadap kegiatan yang sedang berlangsungmerupakan langkah pengendalian yang baik dalam penentuan keberhasilan pelaksanaan suatukerjasama.
Secara lebih terperinci monitoring bertujuan untuk:- Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan tentang kegiatan yang dilaksanakan;- Mendapatkan gambaran tentang capaian program;- Mendapatkan informasi tentang adanya kesulitan-kesulitan dan hambatan-hambatan selama
kegiatan;- Menyajikan fakta dan nilai yang perlu diperhatikan.
2.1.b Evaluasi.
Evaluasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan monitoring karena informasiyang dihasilkan dari kegiatan monitoring dijadikan dasar untuk menilai pelaksanaan kegiatan.Evaluasi diarahkan untuk mengukur capaian dan mengontrol arah pelaksanaan kegiatan.
Secara lebih terperinci evaluasi bertujuan untuk:- Menilai keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan;- Menentukan kendala dan hambatan dalam pelaksanaan program;
1: htto://file'upi'edu/Direktori/FlP/JuR. ADMINISTMSI PENDIDII(AN. *strategi Monrtoring dan Evaluasi (Monev) sistem penjaminan Mutu InternalSekolah'oleh Asep Suryana, M.PO.
- Memberikan informasi tentang metode yang tepat untuk melaksanakan kegiatan;- Memberikan umpan balik bagi sistem penilaian program;- Media untuk menentukan arah program dan pendekatan yang tepat untuk mencapai sasaran
dengan baik.
2.2 PRINSIP-PRINSIP MONITORING & EVALUASIz
Dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi suitu program kerjasama harus memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:
1) Berorientasi pada hasil (Result Based Monitoring)Monitoring dan evaluasi dilakukan untuk mengukur hasil yang ingin dicapai. Hasilmonitoring dan evaluasi digunakan sebagai bahan untuk per:baikan atau peningkatanprogram kerjasama secara substansi dan administrasi.
2) Mengacu pada kriteria keberhasilan.Monitoring dan evaluasi seharusnya dilaksanakan mengacu pada kriteria keberhasilanprogram yang telah ditetapkan sebelumnya. Penentuan kriteria keberhasilan dilakukanbersama antara para tim pelaksana monitoring dan evaluasi, para pelaksana programkerjasama, Kementerian/ Lembaga terkait dan Organisasi Internasional.
3) Mengacu pada asas manfaat,Monitoring dan evaluasi sudah seharusnya dilaksanakan dengan manfaat yang jelas.Manfaat tersebut adalah berupa saran, masukan atau rekomendasi untuk perbaikanprogram kerjasama di masa mendatang.
4) Dilakukan secara obyektif.Monitoring dan evaluasi harus dilaksanakan secara obyektif untuk melaporkan hasiltemuannya sesuai dengan kondisi yang sebenarnya di lapangan.
2.3 KRITERH EVALUASIJ
Pelaksanaan evaluasi program kerjasama Kementerian Dalam Negeri dan Organisasi Internasonaldidasarkan pada kriteria:
a. Relevansi: yaitu sejauh mana program kerjasama sejalan dengan prioritas dan kebijakan.b. Efektivitas: yaitu suatu ukuran sejauh mana suatu program kerjasama mencapai tujuan.c. Efisiensi: yaitu mengukur keluaran, kualitatif dan kuantitatif, dalam hubungan dengan
masukan.d. Dampak: yaitu perubahan positif dan negatif yang dihasilkan dari suatu program kerjasama
terhadap pembangunan, secara langsung maupun tidak, disengaja maupun tidak.e. Keberlanjutan: yaitu mengukur apakah manfaat suatu program kerjasama dapat terus
dinikmati setelah anggaran tidak diberikan lagi.
2: htto://staff.unv.ac.idlsites/defaulUfrles/oenelitian/Drs.Moerdivanto. "Teknik Monitoring dan Evaluasi (Monev) dalam rangka Memperoleh Informasiuntuk Pengambilan Keputusan Manajemen", Abstrak oleh Moerdiyanto.
Pembangunan Daerah Bappena s), 20 10,
'Konsep, Sistem dan Metode Monrtoring & Evatuasi, Dadang Solihin (Direktur Evaluasi KineOa
BAB III
SUBSTANSI INSTRUMEN MONITORING DAN EVALUASIKERJASAMA KEMENTERIAN DALAM NEGERI
DAN ORGANISASI INTERNASIONAL
3,1 DASAR HUKUM i
Dasar hukum untuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi kerjasama Kementerian Dalam Negeridan Organisasi Internasional sebagai berikut:
a. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah;
b. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 Tentang Pelaporan Keuangan dan KinerjaInstansi Pemerintah;
c. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengendalian dan EvaluasiPelaksanaan Rencana Pembangunan;
d. Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2011 Tentang Tatacara Pengadaan Pinjaman LuarNegeri dan Penerimaan Hibah;
e. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 59 Tahun., 2005 Tentang Sistem Akuntansi danPelaporan Keuangan Pemerintah Pusat;
t. Peraturan Menteri Negara Perencanaan dan Pembangunan Nasional Nomor 4 Tahun 2011Tentang Tata Cara Perencanaan, Pengajuan Usulan, Penilaian, Pemantauan dan EvaluasiKegiatan yang Dibiayai dari Pinjaman Luar Negeri dan Hibah;
g. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 224 Tahun 2011 Tentang Tata Cara Pemantauan danEvaluasi atas Pinjaman dan Hibah kepada Pemerintah;
h. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 Tentang Pelaporan Keuangan dan KinerjaInstansi Pemerintah;
i. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 249 Tahun 2011 Tentang Pengukuran dan EvaluasiKinerja Atas Pelaksanaan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga;
3,2 METODOLOGI MONITORING & EVALUASI
Metodologi Monitoring dan Evaluasi Kerjasama Kementerian Dalam Negeri dan OrganisasiInternasional meliputi Pendekatan dan Metode yang diuraikan berikut.
3,2,1 Pendekatan.
Pendekatan dalam pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Kerjasama Kementerian Dalam Negeridan Organisasi Internasional dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
i. Membentuk tim Monitoring dan Evaluasiyang terdiri dari para stakeholder;
ii. Melakukan Bimbingan Teknis terhadap para tim monitoring dan evaluasi;
iii, Mendatangi/mengunjungi lokasi kegiatan untuk mengamati perubahan yang terjadi danmengumpulkan data-data dengan menggunakan instrumen monitoring dan evaluasi yangtelah disiapkan;
iv. Mengolah data-data hasil monitoring dan evaluasi untuk disusun dalam bentuk laporan;
v. Mengadakan rapat koordinasi dan evaluasi dengan instansi terkait dalam rangkapenyempurnaan laporan yang mencakup kesimpulan, saran dan rekomendasi; dan
vi. Menyusun laPoran akhir.
3.2.2 Metode. ;
Metode yang dipakai dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi antara lain: _
i. Kunjungan lapangan untuk melakukan pengamatan langsung terhadap hasil kerja,sinkronisasi antara perencanaan program dengan implementasinya, dampak dan manfaatbagi penerima, hambatan dan kendala;
ii. Wawancara terhadap para stakeholder dan penerima manfaa$
iii. Penyebaran kuesioner kepada para stakeholder dan penerima manfaat;
iv. Review dokumen;
v. Workshop / focus group discussion (FGD);dan
vi. Penerapan Monitoring dan Evaluasi melalui media elektronik (e-monev) atau web basedmonitoring system.
3.3 PROSEDUR DAN MEKANISME MONITORING & EVALUASI
3.3.1 Mekanisme.
Prosedur monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan kerjasama Kementerian Dalam Negeridan Organisasi Internasional sebagai berikut:
i. Komponen Pelaksana dan Pemda berkoordinasi dengan Sekretariat Jenderal untukmelakukan monitoring dan evaluasi kegiatan.
ii, Komponen Pelaksana dan Pemda memfasilitasi kegiatan monitoring dan evaluasidimaksud.
iii. Kegiatan monitoring dan evaluasi melibatkan Kementerian Teknis Terkait, Bappenas danKemenkeu.
iv. Kegiatan monitoring dan evaluasi mencakup: pemantauan ke lokasi pelaksanaan kegiatan;dan evaluasi hasil-hasil kegiatan yang dilaksanakan pada akhir tahun'
v. Monitoring dan evaluasi dapat dilaksanakan berdasarkan hasil rekomendasi dari laporantriwulanan atau sewaktu-waktu apabila dianggap perlu.
vi. Hasil monitoring dan evaluasi disusun dalam bentuk laporan untuk dijadikan referensipenyusunan program/ke giatan selanjutnya.
3.3.2 Prosedur.
Pelaksanaan kegiatan Monitoring dan Evaluasi Kerjasama Kementerian Dalam Negeri danOrganisasi Internasional dilakukan dengan beberapa tahapan mekanisme berikut:
1)
2)
3)
4)
s)
6)
PERENCANAAN
{ Menganalisa kesesuaian setiap usulan program kerjasama dengan organisasiinternasional dengan peraturan perundangan yang berlaku, melip'uti kesesuaiandengan RPJM, Paris Declaration, tupoksi pengusul, kelengkapan dokumen yangdisyaratkan, adanya dokumen perencanaan dan anggaran berupa AnnualWork plan(AWP), kelayakan usulan dan ketersediaan OJna pendamping, kesesuaianprogram/kegiatan dengan indikator output.
PERIKATAN
/ Melakukan review dan pencermatan terhadap dokumen-dokumen yangditandatangani oleh kedua belah pihak apakah seisuai dengan ketentuan yangberlaku dan apakah isi dokumen dapat menghasilkan manfiat bagi kedua belahpihak dan meminimalisir dampak-dampak negatif di masa yang akan datang.
PERSIAPAN & PERENCANMN
/ Berdasarkan perikatan yang telah disepakati, para pelaksana memahami danmencermati butir-butir perjanjian sebagai landasan pelaksanaan kegiatan. padatahapan ini dilakukan pengecekan apakah ada koordinasi dan konsultasi antarstakeholder dalam menyusun pengorganisasian kegiatan, pembagian tugas danwewenang dan penyusunan rencana kerja yang jelas antar pelaksana dan terjadipembagian kerja yang pasti dan jelas.
'/ Komponen Pelaksana, SKPD dan Pemberi Hibah telah melaksanakan koordinasi,komunikasi dan konsultasi secara efektif dan intensif dengan Pusat AKLN.
PELAKSANMN
Tahapan ini untuk mengetahui:'/ Ketersediaan SDM dalam mengelola program kerjasama.'/ Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan dokumen perencanaan yang telah disepakati
bersama.
MONTTORING & EVALUASI
Tahapan ini untuk mengetahui:
/ Pelaksanaan fasilitasi kegiatan monitoring & evaluasi oleh Komponen pelaksana danPemda.
'/ Keterlibatan K/L Teknis terkait dalam kegiatan monitoring & evaluasi.'/ Pelaksanaan monitoring & evaluasi secara rutin dan terkoordinasi.{ Penyusunan dokumen pelaporan sebagai hasil monitoring & evaluasi.
PELAPORAN
Tahapan ini untuk mengetahui:
{ Adanya format baku pelaporan sesuai yang ditetapkan oleh Bappenas danKemenkeu,
'/ Pemahaman pengisian format pelaporan tersebut oleh komponen pelaksana.{ Penyampaian pelaporan pelaksanaan program kerjasama secara triwulanan oleh
Komponen Pelaksana kepada pusat AKLN.
7) PENCATATAN/PENGESAHAN
Tahapan ini untuk mengetahui:./ Pelaksanaan pencatatan/pengesahan perencanaan hibah setiap triwulan/akhir
tahun oleh Kom ponen Pelaksana../ Cara pengisian blangko/format pencatatan/pengesahan hibah.,/ Pelaksanaan verifikasi atas semua pendapatan dan belanja hibah oleh Pemda dan
pihak ke-3 dan penuangannya dalamrBerita Acara Verifikasi../ Adanya penyusunan Laporan Realisasi Anggaran/LM dan Neraca atas hasil
pencatatan/pengesa han./ Pelaksanaan serah terima barang/jasa kepada Pemda khusus untuk barang/jasa
yang diterima langsung oleh daerah.
8) MASALAH & HAMBATAN
Tahapan ini untuk mengetahui:
/ Kendala dan hambatan yang dihadapi dan upaya-upaya yang dilakukan.
9) PASCA PROGMM / TINDAK |-ANJUT
Tahapan ini untuk mengetahui:./ Keberhasilan program kerjasama dan manfaatnya bagi masyarakat.,/ Kesesuaian hasil kerjasama yang dicapai dengan harapan Pemerintah dan
masyarakat../ Rencana tindak lanjut pasca program/keberlanjutan program.,/ Inventarisasi dan pengelolaan aset sebagai hasil kerjasama.
PENUTUP
Dengan diterbitkannya Instrumen Monitoring dan Evaluasi Kerjasama Kementerian Dalam Negeridan Organisasi Internasional ini diharapkan dapat menjadi alat ukur utama untuk menilai tingkatkeberhasilan program kerjasama antara Kementeiian Dalam Negeri dan Organisasi Internasionalsefta sebagai pengontrol bagi pelaksanaan progrdm/kegiatan kerjasama, baik dalam hal teknisperencanaan, pelaksanaan, pelaporan maupun penyusunan exit strategy yang baik yang dapatmenjamin keberlanjutan program oleh Pemerintah setelah selesainya dukungan program olehDonor. I
Demikian Instrumen Monitoring dan Evaluasi ini disusun dengan harapan dapat dipergunakansebagai panduan bersama bagi Kementerian Dalam Negeri, Pemerintah pusat/Kabupaten/Kotadan Mitra Donor Organisasi Internasional dalam melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasiatas kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan berdasarkan kerjasama Kementerian Dalam Negeridan Organisasi Internasional.
Jakarta, 20t2
KEPAI."A PUSATADMINISTRAST KERJASAMA LUAR NEGERI
W -Ir. GUNAWAN, MA.
NIP: 19600715. 198803.1.001
BAB IVINDIKATOR MONITORING & EVALUASI
KERJASAMA KEMENTERIAN DAI.AM NEGERIDAN ORGANISASI INTERNASIONAL
NAMA PROGRAM/PROYEK
NAMA KEGIATANDONOR
NOMOR REGISTER
JUMLAH DANA HIBAHKOMPONEN PELAKSANA
LOKAST MON tTORtNG/EVALUASIMETODE MONITORI NG/EVALUASI
TAHAPAN DAFTAR PERTANYMN
I, TAHAPPENGUSULANPROGRAM
1) Program yang diusulkan sudah mengikuti prosedur danmekanisme pengusulan program kerjasama denganorganisasi internasional sesuai peraturan perundang-undangan vanR berlaku.
2l Program yang diusulkan adalah program prioritassesuai dengan program prioritas nasional pemerintah(RPJMN), Rencana Kerja Pemerintah/RKP dan RencanaStrategis Kemendagri. (Prinsip ownership Poris
3) Program yang diusulkan oleh daerah adalah programprioritas sesuai dengan RPJMD, Rencana KerjaPemerintah Daerah/RKPD dan Rencana StrategisDaerah. (Prinsip ownership Paris Declarotion
4l Program yang diusulkan sesuai dengan tugas pokok danfungsi (tupoksi) serta kewenangan Komponen Pengusuldan Pemda.
5) Program yang diusulkan selaras dengan program padaKementerian/Lembaga lain yang membidangi danmelaksanakan.
5) Pengusulmemahamiaspek-aspekpeni la iankelayakanusulan program kerjasama dengan organisasiinternasional.
7) Usulanprogramdi lengkapidengan dokumen-dokumenyang dipersyaratkan.
TAHAPAN DAFTAR PERTANYMNJAWABAN
YA TIDAK
8) Komponen Pelaksana dan Pemda mengalokasikan danapendamping untuk mendukung program kerjasamayang diusulkan.
' :
9) Pengusul memahami mekanisme hibah terencana danhibah langsung.
II. TAHAPPERIKATAN
10) Pembahasan dalam rangka penyusunan dokumenperjanjian kerjasama dengan organisasi internasionalmelibatkan Komponen/Kementerian/Lembaga terkaitla innya (d i luar Komponen Pengusuldan Pemda).
11) Unsur-unsur yang termuat dalam dokumen perjanjiankerjasama dengan organisasi internasional sudah sesuaidengan ketentuan peraturan perundangan terkait.
12) Pihak yang menandatangani dokumen perjanjiankerjasama dengan organisasi internasional sudah sesuaidengan kriteria/ jenis hibah sebagaimana diaturperaturan perundanqan Vang berlaku.
13) Salinan dokumen perjanjian kerjasama denganorganisasi internasional yang sudah ditandatanganidengan pihak-pihak terkait sudah disampaikan kepadaKementerian Keuangan, Badan Pemeriksa Keuangan,Kementerian Luar Negeri dan Kementerian Teknisterkait lainnya.
Poin 74 sompoi dengan 20 hanya diisi untuk ienis hibahterencono. lJntuk Hiboh Langsung, lanjut ke poin 27.
III , TAHAPPERSIAPAN &PERENCANAAN
a. HibahDirencanakan
14) Komponen Pelaksana dan Pember i Hibah sudahmelakukan konsultasi secara intensif denganSekretariatJenderal Kemendagri c.q. Pusat AKLN dalamrangka menyusun struktur kelembagaan/pengorganisasian program sesuai dokumen perjanjiankerjasama dengan organisasi internasional.
TAHAPAN DAFTAR PERTANYAAN JAWABANYA TIDAK
15) Komponen Pelaksana dan Pemda mengetahuidanmemahami dengan baik dan benar tugas pokok danfungsinya sesuai dengan siruktur kelembagaan/organisasi yang dtentukan.
16) Komponen Pelaksana, Pemda dan Pemberi Hibah ybngtergabung dalam struktur kelembagaan/organisasi,hibah telah menyusun Rencana Kegiatan Tahunan (RKT)dan Rencana Kegiatan Anggaran (RKA) sesuai tahapanperencanaan Pemerintah (m ekanisme Musrenbang,Tri lateral, dan lain-lain).
L7',) Proses perencanaan dan penganggaran dilakukansecara part isipatif dengan melibatkan semuastakeholder dan di lakukan secara transparan. (Prinsiptransparasi dan accountability sesuai ketentuan ParlsDecloration).
18) Kegiatan yang direncanakan sudah disesuaikandokumen anggaran/DIPA-nya dengan jadualperencanaan APBN. (Prinsip harmonisasi ParisDeclarationl.
1e) Komponen Pelaksana, Pemda dan Pemberi Hibah telahmelakukan sinkronisasi perencanaan program dananggaran APBN/APBD dengan kegiatan yang dibiayaiDonor..
20) Komponen Pelaksana telah melakukan koordinasi dankonsultasi dengan Sekretariat Jenderal (Pusat AKLN danBiro Perencanaan) dalam rangka penyiapan dokumenperencanaan anggaran dan penyiapan DIPAberdasarkan RKT dan RKA.
Poin 27 sampai dengan 29 hanya diisi untuk jenis hibahlangsung berupa uong, barang/jasa atou surat berhargo,
b. Hibah Langsung271' Komponen Pelaksana melakukan koordinasi denganSekretariatJenderal c.q. Pusat AKLN dalam rangkaproses registrasi hibah dan pembukaan rekening hibah.
22l, Komponen Pelaksana melakukan koordinasi denganSekretariat Jenderal c.q. Pusat AKLN dalam rangkaproses pembukaan rekening hibah.
TAHAPAN DAFTAR PERTANYA.AN JAWABANYA TIDAK
23) Komponen Pelaksana melengkapi dengan cepatdokumen-dokumen pendukung sebagai persyaratanadministrati f penerbitan nbmor registrasi danpersetuiuan pembukaan reJening.
24l. Komponen Pelaksana (pusat /Daerah) memprosespembukaan rekening dengan cepat setelahmendapatkan persetujuan dari Dit jen AnggaranKemenkeu.
25l. Bagian Keuangan Komponen pelaksana mengetahuidanmemahamidengan baik dan benar prosedur danmekanisme penatausahaan hibah langsungkas/ba r? ng/)asa dari Orga n isasi I nternas iona l.
26l. Bagian Umum pada Komponen pelaksana mamahamidengan baik dan benar prosedur dan mekanismepenataan aset yang bersumber dari hibah luar negeri.
27) Komponen Pelaksana telah melaporkan kembalistatusrekening yang telah dibuka kepada Kemenkeu melaluiSetjen, termasuk juga rekening yang dibuka di daerahuntuk menampung dana h ibah sesuaiwaktu yangdisyaratkan (5 hari kerja).
28) Komponen Pelaksana melakukan koordinasi dankonsultasi dengan Sekretariat Jenderal (pusat AKLN danBiro Perencanaan) untuk melakukan proses revisi DlpAterkait hibah luar negeri.
29l, Komponen Pelaksana menyiapkan dokumen-dokumenperencanaan dan anggaran sebagai rujukan untukpengajuan revisi DIPA terkait hibah luar negeri.
IV. TAHAPPETAKSANAAN
30) Untuk Hibah Langsung, Komponen pelaksana(Pusat/Daerah) melaksanakan kegiatan mendahuluidokumen perencanaan dengan mengacu pada dokumenpererlcanaan yang disusun pada poin 29.
31) Komponen Pelaksana, SKpD dan pember i Hibahmelaksanakan program/kegiatan sesuai denganindikator output masing-masing program/kegiatan
32) Komponen Pelaksana, SKpD dan pember i Hibahmelakukan koordinasi, komunikasi dan konsultasi secaraefekti f dan intensif dengan Sekretariat Jenderal c.q.Pusat AKLN dalam melaksanakan program.
TAHAPAN I DAFTAR PERTANYAANI
33) Sumber daya manusia yang terhbat dalampengelolaa n/a dm in istratif .progra m da n a ngga ra nmemahami tugas dan fungiinya serta teknisadministratif proyek.
34) Relaktrn -
JAWABANYA TIDAK
V. TAHAPMOtYtTORtNG& EVATUAST
J) , | Nomponen petaKsana dan pemda melakukan koordinasidengan Sekretariat Jenderal c.q. pusat AKLN dalamrangka pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kegiatanhibah.
J O ' Komponen petaksana dan pemda memfasil i tasi kegiatanpemantauan dan evaluasi dimaksud.
37l' Kegiatan pemantauan dan evaluasi melibatkanKementerian Teknis Terkait, Baooenas dan Kpmpnke
5d , Kegraran monitoring dan evaluasi di lakukan secara rutindan terkoordinasi.
VI. TAHAPPETAPORAN
Jet Hasrl monitor ing dan evaluasi disusun dalam bentuklaporan dan dibagikan kepada semua stakeholder untukd ija d ika n refe rensi penyusuna n progra m/kegia ta nsefanjutnya. (prinsip manogement for results sesuaiketentuan P a r i s D ecl a rat i o nl.Komponen Pelaksana mengetahuiffibaku pelaporan sesuai pp 10/2011.
40l,
Komponen Pelaksana mengetahui tata cara pengisianformat-format laporan yang ada.
41)
Komponen pelaksana renyarp@hibah secara triwulanan kepada SekretariatJenderal c.q.Pusat AKLN paling lambat 2 {dua) minggu setelahtriwulan berjalan.
42],
451 Laporan keuangan dan manajerial disaj ikan secaratransparan. (Prinsip accountabilify sesuai ketentuanParis Declorationl.
TAHAPAN DAFTAR PERTANYAAN JAWABANYA TIDAK
VII. TAHAPPENCATATAN/PENGESAHAN
44) Komponen Pelaksana melafukan pencatatan/pengesahan perencanaan hibafr setiap tr iwulan/akhirtahun.
45, Komponen Pelaksana mengetahui format-formatpencatatan/pengesahan yang harus diisi dan dilengkapidengan cepat sebagai persyaratan administrati fpenqatatan/pengesahan hibah yang tela h di laksanaka n.
46) Pemda dan pelaksana pihak ke-3 donor melakukanverif ikasi atas semua pendapatan dan belanja yangdilakukan Pemda dan menuangkan dalam Berita AcaraVerifikasi.
47) Pemda dan pelaksana pihak ke-3 donor mengikutilangkah-langkah verif ikasi di Daerah.
48) Komponen Pelaksana mencatatkan hasilpengesahan/pencatatan pada Laporan RealisasiAnggaran (LRA) dan Neraca setelah keluar SuratPerintah Pembukuan/Pengesahan (Sp3) dari KppNselaku Kuasa Bendahara Umum Negara.
49) Komponen Pelaksana memproses serah terimabarang/jasa kepada Pemda khusus untuk barang/jasayang diterima langsung oleh daerah.
VIII. MASALAH &HAMBATAN
50) Hambatan yang dihadapidalam pelaksanaan kerjasamadengan Organisasi Internasional telah disaj ikan dalamformat pelaporan.
51) Kendala/hambatan yang ada bisa diselesaikan denganbaik.
TAHAPAN DAFTAR PERTANYAANJAWABANYA TIDAK
rx. PAscAPROGRAM /TINDAKTANJUT
52l. Kegiatan ker jasama luar negeri telah mendukungprogram pembangunan daerah.
53) Program kerjasama dengah organisasi internasionaltelah di lanjutkan oleh Pemerintah/pemda.
54) Aset yang diterima dari organisasi internasional telahditata kelola sesuai SIMAK-BMN
55) Masyarakat merasakan dampak dari program yangdidukung oleh organisasi internasional.
56) Pemerintah/Pemda tetap mengharapkan dukungan dariorganisasi internasional untuk program yang sama.
'20....
PELAKSANA MONITORING,
{ttd)
(nama Pelaksana Monitor ins)
DATA RESPONDEN
Data atau informasi yang diperoleh dapat berbeda, tergantung dari sumbernya. Untuk itu,menjadi penting untuk diketahui sumbernya dan dari mana data atau informasi dimaksuddiperoleh. Untuk memudahkan pemonitor dan pengevaluasi, berikut ini diberikan contoh DataResponden yang diperlukan ketika seseorang menjadi sumber suatu data atau informasi. Secaraumum responden dapat dibedakan menjadi pengelola/pelaksana program/proyek/kegiatan danmasyarakat penerima manfaat. Pengelola/pelaksana dapat berasal dari pegawai negeri sipil, baikdi pusat maupun di daerah yang berkaitan dengan program/proyeVkegiatan yag sedangditangani atau seseorang yang bekerja di sebuah organisasi non-profit yang berkaitan denganprogram/proye(kegiatan. Masyarakat penerima manfaat adaiah tokoh masyarakat ataumasyarakat yang beftempat tinggal di suatu daerah di mana sebuah progam/proye(kegiatan
dilaksanakan.
A. PENGELOLA/PELAKSANA PROGMM/PROYEK/KEGIATAN
Namalenis KelaminNIP fiika ada)Instansi/OrganisasiJabatan/PosisiProgra m/ProyeldKegiata n
B. MASYARAKAT PENERIMA MANFAAT
NamaTempatfianggal LahirJenis KelaminPekerjaanPendidikan TerakhirAlamat Tempat TinggalNama Isteri/SuamiNama dan Usia Anak fiika ada)
20.. . .
RESPONDEN,
(ttd)
{nama Resoonden)
NAMA PROGRAM/PROYEK
NAMA KEGIATANDONOR
NOMOR REGISTER
JUMLAH DANA HIBAHKOMPONEN PELAKSANALOKAST MON |TORt NG/EVALUASIMETODE MONITORING
DAFTAR PERTANYAANJAWABAN
YA TIDAK
I. TAHAPPERENCANAAN
1) Komponen PelaksanaWork Plan/AWP yangdan Daerah.
dan Donor menyusun Annuolmencakup semua kegiatan pusat
2) Komponen Pelaksana, pemda dan pemberi Hibah yangtergabung dalam struktur kelembagaan/organisasihibah telah menyusun Rencana Kegiatan Tahunan (RKT)dan Rencana Kegiatan Anggaran (RKA) sesuai tahapanperencanaan Pemerintah (mekanisme Musrenbang,Tri lateral, dan lain-lain).
3) Komponen Pelaksana, pemda dan pemberi Hibah telahmelakukan sinkronisasi perencanaan program dananggaran APBN/APBD dengan kegiatan yang dibiayaiDonor.
4l Kegiatan yang direncanakan sudah disesuaikandokumen anggaran/DlpA-nya dengan jadualperencanaan APBN. (Prinsip harmonisasi parisDecloration).
s) Proses perencanaan dan penganggaran di lakukansecara part isipatif dengan melibatkan semuastakeholder dan di lakukan secara transparan. (prinsiptransparasi dan accountability sesuai ketentuan parisDecloration).
TAHAPAN DAFTAR PERTANYAANJAWABAN
YA TIDAK
il. TAITAPPEIAKSANAAN
5) Komponen Pelaksana, :!KPD dan Pemberi Hibahmelaksanakan program/kegiatan sesuai denganindikator output yang ditetapkan pada masing-masingprogram/kegiatan.
7l Komponen Pelaksana {Pusat dan Derah} melaksanakankegiatan teoat waktu sesuai dokumen oerencanaan.
8) Program memberikan manfaat yang nyata bagimasyarakat setempat.
9) Kegiatan kerjasama luar negeritelah mendukungprosram pembangunan daerah.
10) Ada rencana t indak lanjut atau replikasi pascaberakhirnya program kerjasama dengan Organisasiln ternasional .
III. TAHAPPENGESAHAN
11) Pelaksana kegiatan melakukan pengesahan atasoenerimaan hibah lanesuns beruoa kas densan baik.
t2l Pelaksana kegiatan menyusun dan menandatanganiBerita Acara Verif ikasi atas pendapatan dan belanjaoleh Pemda secara tert ib.
13) Proses pengesahan di lakukan sesuai mekanisme yangdiatur oleh Kemenkeu.
IV. TAHAPPELAPORAN
t4l Komponen Pelaksana menyampaikan dokumenpelaporan setiap tr iwulan kepada Sekretariat Jenderalc.q. Pusat AKLN.
15) Komponen Pelaksana berkoordinasi dengan Donordalam rangka penyiapan dokumen pelaporan tahunan(Annuol Reportl untuk disampaikan kepada SekretariatJenderal c.q. Pusat AKLN.
TAHAPAN DAFTAR PERTANYAANJAWABAN
YA TIDAK
V. PENGELOIAANASET
16) Aset yang diterima dari brganisasi internasional telahditata-kelola dengan baik sesuai SIMAK-BMN setelahadanya pengesahan pendapatan dan .belanja -dariKemenkeu.
VI. MASALAH &HAMBATAN
t7l Ada kesuli tan koordinasi, komunikasi dan konsultasidengan para pemangku kepentingan programkerjasama, baik di t ingkat pusat maupun Daerahpelaksana program terkait pengelolaan program danpelaksanaan kegiatan.
18) Ada koordinasi dan komunikasi yang efekti f antar unitpelaksana di Daerah dalam rangka penyelesaianpermasalahan pengelolaan program kerjdsama.
VII.TINDAK TANJUT 19) Komponen Pelaksana dan Donor menyusun exitstrategy dalam rangka keberlaniutan program,
20) Pemerintah/Pemda melanjutkan program yangdidukung oleh Organisasi Internasional.
2t) Pemerintah/Pemda tetap mengharapkan dukungan dariorganisasi internasional lainnya untuk program yangsama.
20. . . .
PELAKSANA MONITORING,
(ttd)
(nama Pelaksana Moni tor ine)
