laporan aksi perubahan

i

Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan dengan Google Drive

Di Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta

Disusun Oleh : Wahyu Agustina, A.Md

No. Presensi : 38/PKP2/2022

LAPORAN AKSI PERUBAHAN


“Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan dengan Google Drive

Di Kemantren Gedongtengen

Kota Yogyakarta”

Disusun Oleh:

WAHYU AGUSTINA, A.Md

No. Presensi: 38 / PKP / II /2022

PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II YOGYAKARTA

2022

ii

ABSTRAK

Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan dengan Google Drive


Kota Yogyakarta

Wahyu Agustina, A.Md

Keberhasilan Perangkat Daerah harus didukung oleh adanya perencanaan yang

baik. Pada proses renja menjadi RKA seringkali terjadi banyak perubahan data. Untuk

perubahan data perencanaan kegiatan Di Kemantren Gedongtengen tidak terpantau dari

subbag keuangan perencanaan evaluasi dan pelaporan secara langsung, sehingga

menyulitkan dalam koreksi untuk menentukan output dan target kegiatan yang tepat.

Berdasarkan uraian permasalahan diatas maka akan berdampak pada kinerja

Kemantren Gedontengen. Dengan analisis-analisis yang tengah dilakukan, maka

dilaksanakan aksi perubahan sebagai solusi atas permasalahan belum optimalnya

Pengelolaan Perencanaan Kegiatan Kemantren Gedontengen.

Perlu adanya perencanaan yang baik dan bisa di akses dengan cepat dan mudah.

Dengan demikian, permasalahan utama yang dipilih akan diatasi dengan melaksanakan

aksi perubahan “Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan dengan Google Drive Di

Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta”. Membuat file dalam satu tempat sebagai

sharing data adalah cara yang paling efektif, dengan menggunakan google drive. File-file

dari PPTK dapat dengan mudah dipantau dan diakses kapanpun dan dimanapun.

Kata Kuncinya adalah Google Drive, Pengelolaan Dokumen, Perencanaan.

iii

BERITA ACARA SEMINAR AKSI PERUBAHAN

Pada hari ini Rabu tanggal tiga belas bulan Juli Tahun Dua Ribu Dua Puluh Dua telah dilaksanakan Seminar Aksi Perubahan bagi peserta pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan II Tahun 2022 di Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah Istimewa Yogyakarta atas nama : Nama : WAHYU AGUSTINA, A.Md NIP. : 197703081998032001 No. Presensi : 38

Jabatan : Ka. Sub Bag. Keuangan Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan Instansi : Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta Mentor : Dra. Nunuk Sudaryanti, M.Si Coach : Thantowi Jauhari, SAP, MPA Judul : Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan dengan Google

Drive Di Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta

Yogyakarta, 13 Juli 2022

Mentor

Dra. Nunuk Sudaryanti, M.Si

Peserta


Penguji 1,

Faishol Muslim, S.IP., M.Si

Coach

Thantowi Jauhari, SAP, MPA

Penguji 2,

Endrawati Utami, SE., M.Acc

Pengampu

Sucipto, SE., M.Acc

Petugas Nama Tanda Tangan

PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

BADAN PENDIDIKANDAN PELATIHAN

Gunungsempu, Tamantirto,Kasihan,Bantul55183Telepon(0274)417704

Fax(0274) 411801Website:http://diklat.jogjaprov.go.idEmail:[email protected]

http://diklat.jogjaprov.go.id/

mailto:[email protected]

iv

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan banyak

nikmat sehingga penukisan Laporan Aksi Perubahan ini bisa diselesaikan tepat waktu.

Laporan ini bertujuan untuk memberikan gambaran Pelaksanaan Aksi Perubahan yang

berjudul Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan dengan Google Drive Di

Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta.

Penulis bersyukur karena pelaksanaan seluruh rangkaian kegiatan dalam aksi

perubahan ini dapat berjalan dengan lancar berkat bantuan dan dukungan dari berbagai

pihak. Oleh karena itu penulis bermaksud mengucapkan terimakasih kepada :

1. Dra. Nunuk Sudaryanti, M.Si selaku Mentor pada pelaksanaan aksi perubahan yang

telah memberikan bimbingan, arahan, saran, kritik, dukungan dan bantuan dalam

menyelesaikan aksi perubahan ini.

2. Thantowi Jauhari, SAP, MPA selaku Coach yang telah memberikan arahan, saran,

kritik dan bimbingannya sehingga aksi perubahan ini dapat selesai dengan baik.

3. Faishol Muslim, S.IP., M.Si dan Endrawati Utami, SE., M.Acc selaku Penguji yang telah

memberikan masukan dan kritik, saran dan perbaikan sehingga laporan aksi

perubahan ini dapat terselesaikan.

4. Seluruh anggota Kelompok 2 Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan

II Tahun 2022.

5. Semua pihak yang terlibat dalam aksi perubahan ini, yang tidak dapat kami sebutkan

satu persatu.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih memerlukan perbaikan dan

pengembangan. Dengan penyusunan laporan Aksi Perunbahan ini diharapkan dapat

menjadi bahan evaluasi dan pembelajaran bagi pihak yang membutuhkan, terutama para

peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas di periode berikutnya.

Akhir kata, semoga aksi perubahan ini dapat membawa manfaat dan dicatat

sebagai amal sholeh oleh Allah Subhanahu Wata’ala. Aamiin.



v

DAFTAR ISI

Halaman Judul

Abstrak ii

Berita Acara Seminar Aksi Perubahan iii

Kata Pengantar iv

Daftar Isi v

Daftar Tabel vi

Daftar Gambar vii

BAB I DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN 1

A. Membangun Integritas 1

B. Pengelolaan Budaya Pelayanan (pemanfaatan TI) 3

C. Pengelolaan Tim 4

BAB II DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN 9

A. Capaian dalam Perbaikan Sistem Pelayanan 9

B. Manfaat Aksi Perubahan 25

BAB III KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN 27

Tindak lanjut kegiatan jangka pendek dengan menetapkan target

capaian jangka menengah dan jangka panjang.

27

BAB IV PENUTUP 29

A. Kesimpulan 29

B. Saran 31

C. Pengalaman Pembelajaran 31

Daftar Pustaka 33

Lampiran 34

vi

DAFTAR TABEL

Tabel. 1. Strategi Komunikasi dengan Stakeholders 7

Tabel 2. Matrik Tahapan Implementasi Aksi Perubahan 10

Tabel 3. Kondisi sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan 29

Tabel 4. Pengalaman Pembelajaran 31

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Tim Aksi Perubahan 5

Gambar 2. Pembuatan Google drive diawali dengan pembuatan email 17

Gambar 3. Masuk ke pilihan drive 17

Gambar 4. Folder untuk menampung file dari PPTK 18

Gambar 5. File untuk rekapitulasi data dari PPTK 18

Gambar 6. Monitoring dan Evaluasi Aksi Perubahan 22

Gambar 7. Notulen Monitoring dan Evaluasi 24

Gambar 8. Testimoni dari Mantri Pamong Praja 26

Gambar 9. Komitmen Tindak Lanjut Aksi Perubahan 28

1

BAB I DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

A. Membangun Integritas Pemimpin merupakan penggerak utama organisasi. Pemimpin juga menjadi

kunci keberhasilan dari suatu organisasi. Demikian halnya dengan kegagalan organisasi

juga tergantung bagaimana pemimpin melakukan proses kepeminpinannya. Pemberian

Layanan dapat dilakukan secara optimal jika sistem kepemimpinan dikelola secara baik

atas kendali pemimpin. Harapannya dapat mendukung upaya memperkokoh makna dan

implementasi integritas dalam perilaku serta menjadikan unit organisasi sebagai institusi

yang memiliki kesungguhan untuk mempratikkan integritas.

Integritas sering disederhanakan maknanya sebagai kejujuran, kebajikan,

berpeilaku baik dan benar atau bermoral. Integritas merupakan hal yang sangat penting

bagi seorang Aparatur Sipil Negara karena integritas menjadi dasar dari semua nilai

pribadi seseorang. Integritas dapat diartikan sebagai dorongan hati nurani untuk

melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan tekad yang mulia. Integritas harus

dibangun. Langkah pertama yang paling penting yaitu menetapkan nilai diri kita sendiri.

Nilai itu adaah jujur, sabar, dapat dipercaya dan menghargai orang lain. Hal ini bisa

dilakukan dengan mencari panutan atau kita sendiri yang menjadi panutan, sehingga

orang lain dengan ikhlas mengikuti tujuan yang akan dicapai dalam berorganisasi

khususnya dalam aksi perubahan ini.

Integritas adalah suatu bentuk kejujuran yang diimplementasikan secara nyata

dalam tindakan sehari-hari. Nilai-nilai integritas sangat penting untuk diterapkan dalam

sebuah organisasi, agar semua orang di dalamnya bisa saling percaya dan pada

akhirnya bisa lebih cepat untuk mencapai tujuan bersama.Jika nilai-nilai integritas tidak

dijalankan, maka kerjasama tim yang dilakukan akan menjadi lebih sulit akibat tidak

terbangunnya kepercayaan diantara mereka. Integritas menjadi sesuatu yang terkait

langsung dengan individu, bukan dengan kelompok atau organisasi. Jika integritas

seeorang bagus maka kepercayaan atasan kepadanya juga semakin meningkat.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka integritas haruslah menjadi kebutuhan

siapapun juga, baik oleh pimpinan maupun staf. Baik di lingkungan pemerintah maupun

swasta dan masyarakat pada umumnya. Hal ini disebabkan karena adanya hubungan

timbal balik di antara para pihak khususnya dalam penyelenggaraan pelayanan kepada

masyarakat. Seorang pemimpin membutuhkan integritas agar dapat dipercaya oleh para

staf dalam mengelola organisasi, sebaliknya staf membutuhkan integritas agar dapat

dipercaya oleh pimpinannya dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

2

Demikian halnya dengan pemerintah membutuhkan integritas agar dapat

dipercaya oleh masyarakat untuk mensejahterakan hidup mereka. Dan sebaliknya

masyarakat membutuhkan integritas agar pemerintah mempercayai semua upaya-

upaya pemberdayaan masyarakat dapat dikelola dengan baik untuk kepentingan dan

kesejahteraan masyarakat itu sendiri.

Membangun dan mengembangkan integritas pada diri seseorang bukanlah

perkara yang mudah. Karena hal ini menyangkut nilai-nilai yang dianut oleh seseorang,

konsistensi dalam pelaksanaan nilai-nilai tersebut, dan komitmen untuk senantiasa

melaksanakan nilai-nilai tersebut sehingga menjadi sebuah karakter dan jati dirinya.

Pemimpin harus mampu memimpin dengan contoh dan menciptakan lingkungan kerja

yang profesional bagi para bawahannya. Pemimpin bertanggung jawab untuk timnya.

Dan secara aktif mengelola kinerja timnya. Pemimpin selalu memastikan bawahannya

menjalankan tugasnya sesuai harapan organisasi dan mematuhi manajemen resiko

yang ada di tempat kerja. Pemimpin menjamin pelaporan internal, memfasilitasi deteksi

dini dan kontribusi terhadap perbaikan terus menerus dari organisasi.

Untuk itu 5 (lima) hal berikut sangat penting bagi pemimpin untuk membangun

integritas di tempat kerja :

a. Etika kepemimpinan

b. Manajemen dan pengawasan aktif

c. Orang-orang yang tepat

d. Proses yang efektif

e. Pelaporan yang profesional

Membangun sistem, membangun manusia dan membangun budaya dalam

organisasi tentunya tidak terlepas dari peran pemimpin. Sejarah membuktikan bahwa

figur seorang pemimpin memegang peran kunci dalam sebuah perubahan. Untuk

pencapaian tujuan reformasi birokrasi secara optimal tentunya peran pemimpin dalam

berbagai instansi menjadi penting dan strategis, kepemimpinan dalam birokrasi menjadi

tolak ukur keberhasilan dalam reformasi birokrasi. Perubahan terhadap budaya yang

ada dalam birokrasi menjadi tantangan tersendiri bagi pengambil kebijakan. Reformasi

birokrasi merupakan bagian penting dalam mewujudkan Good Governance (tata kelola

pemerintahan yang baik). Titik berat pemerintahan yang baik terletak pada upaya

peningkatan kualitas kinerja serta pemberantasan korupsi secara terarah, sistematis dan

terpadu. Good Governance digunakan sebagai indikator terealisasinya reformasi

birokrasi dengan adanya partisipasi masyarakat, tegaknya supremasi hukum,

transparansi, kepedulian kepada stakeholders, berorientasi pada konsensus,

kesetaraan, efektifitas dan efisiensi, akuntabilitas dan visi strategis.

3

Aksi perubahan ini menjadi suatu pembelajaran agar seorang pemimpin memiliki

integritas dan akuntabilitas. Dalam proses aksi perubahan ini seorang pemimpin telah

menyusun suatu inovasi terkait perubahan pola kerja sebelumnya sehingga mampu

memperbaiki kinerja melalui serangkaian tahapan kegiatan. Dalam setiap tahapan

kegiatan, seseorang pemimpin dituntut untuk menciptakan langkah-langkah strategis

dalam melaksanakan kegiatan pokok dengan harapan semua yang dikerjakan bersama

tim dapat membawa perubahan ke arah yang lebih baik dengan menerapkan prinsip-

prinsip kepemimpinan.

B. Pengelolaan Budaya Pelayanan (Pemanfaatan TI) Memberikan pelayanan publik yang prima merupakan tujuan setiap pemerintah

daerah. Pemerintah daerah saat ini berlomba-lomba menerapkan dan memanfaatkan

kemajuan teknologi informasi untuk dapat membantu mewujudkannya. Perkembangan

teknologi informasi serta penerapan konektivitas internet ke dalam tata kelola

pemerintahan diharapkan mampu mengatasi berbagai persoalan melalui penigkatan

efisiensi, inovasi, produktivitas, perluasan jangkauan dan penghematan biaya.

Penerapan teknologi informasi diharapkan maampu memberikan pelayanan yang

efektif, serta efisien kepada masyarakat, yang dalam penerapannya tentu perlu proses,

waktu dan tahapan yang bekesinambungan.

Kemajuan reformasi birokrasi di Indonesia, salah satu faktor pendorong

percepatannya adalah teknologi informasi. Teknologi informasi memungkinkan adanya

transparansi tata kelola pemerintahan serta komunikasi antara pemerintah dan

masyarakat. Sesuai dengan Peraturan Presiden RI Nomor 95 tahun 2018 tentang

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). SPBE diperlukan untuk mewujudkan

tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, akuntabel serta berkualitas

dan terpercaya. Tujuan dari dibentuknya SPBE dalam Peraturan Presiden Nomor 95

Tahun 2018 ini juga sejalan dengan tujuan dari dibentuknya Peraturan

MenteriPendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 26 Tahun

2020 tentang Pedoman Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Dalam penerapan

SPBE diharapkan dapat meningkatkan penggunaan dan pemanfaatan teknologi

informasi dalam proses manajemen pemerintah. Tidak hanya dalam pemberiaan

pelayanan publik kepada masyarakat, namun juga tata kelola internal di dalam

pemerintahan agar efektif, efisien dan kinerja pemerintahan meningkat.

Pemerintah Kota Yogyakarta dalam penyelenggaraaan pemerintahan daerah

telah memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dalam berbagai bidang layanan

publik. Upaya inovasi yang dilakukan Pemerintah Kota Yogyakarta dalam percepatan

penanggulangan kemiskinan, penurunan ketimpangan ekonomi dan optimalisasi

4

layanan berbasis Teknologi Informasi (TI) dengan inovasi Program Gandeng Gendong

dan Jogja Smart Service (JSS).

Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta dituntut untuk bisa

menyelenggarakan tata pemerintahan yang baik (Good Governance). Keberhasilan

Perangkat Daerah harus didukung oleh adanya perencanaan yang baik. Pada proses

renja menjadi RKA seringkali terjadi banyak perubahan data. Untuk perubahan data

perencanaan kegiatan Di Kemantren Gedongtengen tidak terpantau dari subbag

keuangan perencanaan evaluasi dan pelaporan secara langsung, sehingga menyulitkan

dalam koreksi untuk menentukan output dan target kegiatan yang tepat. Dalam hal

belum optimalnya Pengelolaan Perencanaan Kegiatan, untuk itu inovasi yang dilakukan

dalam pelaksanaan Aksi Perubahan adalah memanfaatkan teknologi informasi berupa

akun Google Drive yang berbasis email dari Google (perusahaan multinasional Amerika

Serikat yang berkekhususan pada jasa dan produk Internet). Akun ini akan menjadi

media sharing ( pemakaian secara bersama atas sumber daya atau ruang) data adalah

cara yang paling efektif, dengan menggunakan google drive. File-file dari PPTK dapat

dengan mudah dipantau dan diakses kapanpun dan dimanapun.

C. Pengelolaan Tim Untuk mendukung pelaksanaan aksi peubahan perlu dibentuknya sebuah tim

yang efektif. Setiap individu pada organisasi harus mempunyai kesadaran bahwa

teamwork (kemampuan individu untuk berkomunikasi dan berkerjasama dalam tim) dan

network (jaringan) merupakan hal penting untuk dibangun dalam melakukan perubahan.

Tim efektif sangat diperlukan karena akan berhadapan langsung dengan stakeholder

atau mitra kerja. Dalam sebuah tim efektif seluruh komponen tim bekeja dengan

sungguh-sungguh sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing yang bertujuan

semata-mata untuk meraih tujuan tim, yang merupakan tujuan bersama. Rasa memiliki

terhadap tujuan tim harus tertanam pada setiap anggota sehingga lahirlah yang disebut

tanggung jawab dan kerelaan untuk berkorban dalan mencapai tujuan bersama.

Pentingnya keberadaan tim efektif adalah mempercepat tercapainya tujuan, menambah

kreatifitas dalam penyelesaian masalah dan meningkatnya kualitas penyelesaian

masalah.

Membangun tim kerja efektif dalam satu unit kerja membutuhkan kejelian

pemimpin dalam memotret kompetensi anggota tim. Keberhasilan tugas dalam tim akan

tercapai jika setiap anggota tim bersedia untuk bekerja dan memberikan yang terbaik

untuk kesuksesan tim, sesuai tujuan pembentukan tim. Struktur tim adalah hal mendasar

dari sebuah tim yang efektif. Struktur ini memberikan pengaruh nyata pada efektifitas

sebuah tim. Pilihan bentuk struktur tim akan sangat berpengaruh pada alur komunikasi,

5

pembagian peran dan kejelasan otoritas pengambilan keputusan antar personil yang

pada gilirannya akan mempengaruhi ketercapaian tujuan tim. Tim efektif memiliki

struktur yang sesuai dengan proses yang akan dijalani dan tujuan yang akan dicapai.

Pembentukan tim aksi perubahan adalah sebagai berikut :

Gambar 1. Struktur Tim Aksi Perubahan

Dalam rangka mewujudkan implementasi Aksi Perubahan maka disusun Tim

Aksi Perubahan, yiatu :

1) Mentor tugasnya adalah:

• Sebagai inspirator bagi Pemimpin Aksi Perubahan

• Memberikan arahan, bimbingan, masukan dan motivasi dalam pelaksanaan

aksi perubahan.

• Memberikan dukungan dan fasilitas

• Membantu Pemimpin Aksi Perubahan dalam menghadapi penyelesaian

permasalahan yang diluar kewenangan Pemimpin Aksi Perubahan.

Coach : Thantowi Jauhari, SAP, MPA

Pemimpin Aksi Perubahan Ka. Sub. Bag Keuangan PEP

Tim Teknis Staf Analis dan Petugas Urusan

Tim Administrasi PPTK

Stake holder Internal dan Eksternal

Mentor Mantri Anom

6

2) Coach tugasnya adalah:

• Membimbing, memberikan arahan, masukan dalam rangka penyusunan RAP dan

pelaksanaan aksiperubahan.

• Memantau dan mengevaluasi perkembangan pelaksanaan aksi perubahan.

• Membimbing, memberikan arahan, masukan dalam rangka penyusunan laporan

aksi perubahan.

3) Pemimpin Aksi Perubahan tugasnya adalah:

• Penanggung jawab aksi perubahan.

• Menyusun jadual kegiatan.

• Memimpin dari seluruh tahapan pelaksanaan kegiatan aksi perubahan.

• Mengkoordinasikan pelaksanaan aksi perubahan.

• Membangun Tim Aksi Perubahan dengan bimbingan dan arahan dari Mentor.

• Mengkomunikasikan segala bentuk kemungkinan kendala selama pelaksanaan

aksi perubahan.

• Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan aksi perubahan.

• Menyusun laporan aksi perubahan.

4) Tim Teknis tugasnya adalah:

• Membantu menyusun rancangan aksi perubahan

• Membantu menyusun jadual pelaksanaan

• Membantu melaksanakan seluruh kegiatan yang di berikan oleh Pemimpin Aksi

Perubahan.

5) Tim Administrasi tugasnya adalah:

• Membantu pimpinan aksi perubahan dalam pelaksanaan setiap tahapan kegiatan

aksi perubahan.

• Membantu proses administrasi kegiatan

• Dokumentasi kegiatan

• Menyiapkan pelaksanaan sosialisasi

6) Stakeholder Internal tugasnya adalah :

• Memberikan masukan, saran dan dukungan selama proses implementasi aksi

perubahan

7

7) Stakeholder Ekternal tugasnya adalah

• Memberikan masukan, saran dan dukungan selama proses implementasi aksi

perubahan

Adapun Strategi Komunikasi dengan Stakeholders, tergambar dalam tabel

berikut ini :

Tabel. 1.Strategi Komunikasi dengan Stakeholders

STAKEHOLDERS STRATEGI KOMUNIKASI INTERNAL 1. Mantri Pamong

Praja Komunikasi secara persuasif terkait manfaat RAP bagi instansi untuk memperoleh dukungan pimpinan tertinggi OPD. Pelaporan tatakala pelaksanaan RAP.

2. Mantri Anom Komunikasi dan pelaporan secara intens dalam setiap tahapan RAP untuk memperoleh pengarahan dan bimbingan. Pelibatan dalam setiap rapat koordinasi.

3. Kepala Sub Bagian PEP

Berperan secara Aktif terkait manfaat dan kemudahan pengunaan RAP untuk memperlancar pekerjaan di bagian PEP

4. PPTK Komunikasi secara persuasif terkait manfaat dan kemudahan pengunaan RAP untuk memperlancar pekerjaan Pelibatan dalam setiap rapat koordinasi agar diperoleh keterlibatan aktif.

5. Staf Analis

Perencanaan

Komunikasi dan diskusi agar diperoleh keterlibatan yang aktif. Pembuatan File dan google drive Pengarahan dan penjelasan atas RAP agar staf memahami setiap kegiatan dan pada kondisi tertentu dapat berinisiatif untuk melaksanakan tahapan kegiatan demi tercapaianya tujuan maupun tatakala RAP.

6 Petugas Urusan PPTK

Pengarahan, Peng entryan dan penjelasan atas RAP untuk memperoleh masukan dan dukungan atas RAP.

7 Lurah Memeberikan masukan dan dukungan atas RAP.

EKSTERNAL 4. Bappeda Setda

Kota Yogyakarta

Berkoordinasi secara formal.

5. Bagian Administrasi Pembangunan Setda Kota Yogyakarta

Berkoordinasi secara formal.

8

STAKEHOLDERS STRATEGI KOMUNIKASI

Komunikasi yang baik dengan tim menjadi salah satu kunci keberhasilan

membangun tim efektif. Salah satu tugas utama pemimpin adalah mempengaruhi staf

dan orang-orang yeng bekerja di sekelilingnya untuk melakukan hal yang sejalan

dengan pemikirannya dan pemikiran organisasinya. Kemampuan menyampaikan pesan

dengan efektif akan mengurangi kesalahpahaman yang pada gilirannya nanti akan

dapat meningkatkan produktifitas kerja.

9

BAB II DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

A. Capaian dalam Perbaikan Sistem Pelayanan

Berdasarkan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 121 Tahun 2020 tentang

Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata kerja Kemantren dan

Kelurahan adalah dasar untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi agar dapat berjalan

dengan baik dan lancar dalam upaya untuk meningkatkan pelayanan umum kepada

masyarakat yang berkualitas, sederhana, tepat waktu, cepat dan murah serta untuk

lebih memberdayakan Kemantren. Kemantren dipimpin oleh Mantri Pamong Praja yang

berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris

Daerah. Kemantren mempunyai tugas mengoordinasikan penyelenggaraan

pemerintahan umum, ketenteraman dan ketertiban umum, perekonomian dan

pembangunan, kesejahteraan masyarakat, pelayanan umum, dan melaksanakan

penugasan urusan keistimewaan pada tingkat Kemantren.

Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta dituntut untuk bisa

menyelenggarakan tata pemerintahan yang baik (Good Governance). Keberhasilan

Perangkat Daerah harus didukung oleh adanya perencanaan yang baik. Dalam hal

belum optimalnya Pengelolaan Perencanaan Kegiatan, untuk itu inovasi yang dilakukan

dalam pelaksanaan Aksi Perubahan adalah memanfaatkan teknologi informasi berupa

akun Google Drive yang berbasis email dari Google (gmail). Akun ini akan menjadi

media sharing data adalah cara yang paling efektif, dengan menggunakan google drive.

File-file dari PPTK dapat dengan mudah dipantau dan diakses kapanpun dan

dimanapun.

Adapun implementasi aksi perubahan tersaji dalam tabel berikut :

10

Tabel 2. Matrik Tahapan Implementasi Aksi Perubahan

Judul Aksi Perubahan Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan dengan Google Drive Di Kemantren Gedongtengen Kota

Yogyakarta

Area Perubahan Sub Bagian Keuangan Perencanaan Evaluasi Dan Pelaporan

No. Hari/Tgl Pelaksanaan

Program Aksi/Kegiatan

Indikator Keberhasilan

Capaian Prosentase Capaian (%)

Kendala dan Upaya

Penyelesaian

Bukti Fisik Hal

Persiapan Kegiatan 1 : Pembentukan Tim Efektif a. Senin,

9 Mei 2022

Konsultasi

dengan Mentor

Terlaksananya

konsultasi dan

persetujuan

aksi

perubahan

Mendapat

dukungan dari

Mentor

100% Tidak ada

kendala

Foto

Catatan

Hasil

Konsultasi

7-9

b. Rabu,

11 Mei 2022

Pembentukan

Tim Efektif

Terbentuknya

Tim Aksi

Perubahan

Mendapat

dukungan dari

Tim

100% Tidak ada

kendala

Undangan,

Daftar Hadir

Notulen,

SK Tim Aksi

Perubahan

Foto

10-18

11

c. Jumat,

13 Mei 2022

Penyusunan

Jadual Kegiatan

Tersusunnya

Jadual

Kegiatan

Jadual dapat

terlaksana

100% Kesibukan

masing-masing

personil dalam

Tim yang

berbenturan

dengan jadual.

Penyelesaian :

pendampingan,

dengan

menyesuaikan

waktu personil

tim.

Jadual

Kegiatan

19-21

Kegiatan 2 : Konsultasi stakeholder eksternal a. Jumat, 20 Mei

2022

Permintaan

dukungan

stakeholder

eksternal

Stakeholder

eksternal

memberi

Dukungan dan

saran

Mendapat

dukungan

stakeholder

eksternal

BAPPEDA

100% Tidak ada

kendala

Foto, Surat

Pernyataan

Dukungan

22-24

b. Jumat, 20 Mei

2022

Permintaan

dukungan

stakeholder

eksternal

Stakeholder

eksternal

memberi

Mendapat

dukungan

stakeholder

100% Tidak ada

kendala

Foto, Surat

Pernyataan

Dukungan

25-27

12

Dukungan dan

saran

eksternal Bagian

Adminbang

Kegiatan 3 : Pembuatan Google drive a. Senin, 23 Mei

2022

Pembuatan

Google drive

Tersedianya

Akun Google

drive

Akun Google

Drive dibuat

100% Tidak ada

kendala

Google

drive yang

berisi data-

data

perencanaa

n

28-31

Pelaksanaan Kegiatan 4 : Sosialisasi tentang google drive perencanaan a. Senin,

23 Mei 2022

Konsultasi

dengan Mentor

Bahan

Sosialisasi

tersedia

Persiapan

Sosialisasi dan

pendampingan

100% Tidak ada

kendala

Foto

Catatan

Hasil

Konsultasi

32-34

b. Rabu,

25 Mei 2022

Sosialisasi

tentang google

drive

perencanaan

Terlaksananya

Sosialisasi

Informasi Aksi

Perubahan

tersampaikan

100% Tidak ada

kendala

Undangan,

Daftar Hadir

Notulen,

35-39

Kegiatan 5 : Melakukan pendampingan

13

a. Kamis,

9 Juni 2022

Pendampingan

PPTK

Pengisian

Matrik oleh

Pemimpin Aksi

Perubahan

Pencocokan File

RKA Perubahan

2022

dan RKA MUrni

2023

100% Kendala :

Kegiatan PPTK

yang

bersamaan

Penyelesaian :

Memanfaatkan

jeda waktu

Foto

Catatan

Hasil

Pendampin

gn

40-44

b. Senin,

13 Juni 2022

Pendampingan

PPTK

Pengisian

Matrik oleh

Pemimpin Aksi

Perubahan

Pencocokan File

RKA Perubahan

2022

dan RKA MUrni

2023

100% Kendala : -

Penyelesaian :

-

Catatan

Hasil

Pendampin

gan

45-49

c Selasa,

14 Juni 2022

Pendampingan

PPTK

Pengisian

Matrik oleh

Pemimpin Aksi

Perubahan

Pencocokan File

RKA Perubahan

2022

dan RKA MUrni

2023

100% Kendala : -

Penyelesaian :

-

Foto

Catatan

Hasil

Pendampin

gan

50-56

d. Rabu,

15 Juni 2022

Pendampingan

PPTK

Pengisian

Matrik oleh

Pemimpin Aksi

Perubahan

Pencocokan File

RKA Perubahan

2022

dan RKA MUrni

2023

100% Kendala : -

Penyelesaian :

-

Foto

Catatan

Hasil

Pendampin

an

57-60

14

Evaluasi dan Pelaporan

Kegiatan 6 : Evaluasi a. Selasa,

21 Juni 2022

Konsultasi

dengan Mentor

Terlaksananya

konsultasi dan

persiapan

evaluasi aksi

perubahan

Persiapan

Evaluasi

100% Tidak ada

kendala

Foto

Catatan

Hasil

Konsultasi

61-63

b. Kamis

23 Juni 2022

Evaluasi

implementasi

Aksi Perubahan

Terlaksananya

Evaluasi

mengenai

capaian jangka

pendek

(kondisi

before-after),

kendala

implementasi

dan

rekomendasi

perbaikan/pem

ecahan

masalah.

Evaluasi Aksi

Perubahan

terselesesaikan

100% Tidak ada

kendala

Undangan,

Daftar Hadir

Notulen,

Foto

64-68

Kegiatan 7 : Pelaporan

15

a. Selasa,

28 Juni 2022

Konsultasi

dengan Mentor

Terlaksananya

konsultasi

pelaporan

Persiapan

Pelaporan

100% Tidak ada

kendala

Foto

Catatan

Hasil

Konsultasi

69-71

b. Rabu,

29 Juni 2022

sd 6 Juli 2022

Pelaporan Selesainya

Laporan Aksi

Perubahan

Laporan Aksi

Perubahan

100% Kendala :

Waktu

bersamaan

dengan tugas

pekerjaan di

Kantor

Penyelesaian :

Memanfaatkan

jeda waktu

Hardcopy

LAP

beserta

Bukti Fisik

72-74

16

Penjelasan dari setiap tahapan kegiatan implementasi aksi perubahan :

Persiapan

1. Kegiatan 1 : Pembentukan Tim Efektif

a. Konsultasi dengan Mentor

Sebelum melakukan implementasi aksi perubahan dilakukan konsultasi dengan

mentor terlebih dahulu, pada Hari Senin, tanggal 9 Mei 2022. Berdasarkan hasil

konsultasi diperoleh dukungan dari mentor untuk pelaksanaan implementasi

aksi perubahan, membahas tentang file yang akan disampaikan di akun google

drive dan persiapan rapat pembentukan tim aksi perubahan.

b. Pembentukan Tim Efektif

Sebagai langkah awal pelaksanaan aksi perubahan maka perlu dibentuk

sebuah tim untuk memperlancar agenda aksi perubahan. Pembentukan tim ini

dilaksnakan pada Hari Rabu 11 Mei 2022. Pembagian kelompok tim menjadi

tim teknis dan tim administrasi. Kemudian selanjutnya ditindaklanjuti dengan

penyusunan SK Tim Aksi Perubahan. Seluruh anggota tim diharapkan dapat

bekerjasama dn saling menduung dalam pelaksanaan aksi perubahan.

c. Penyusunan Jadual Kegiatan

Dalam hal melaksanakan kegiatan diperlukan jadual pelaksanaan. Pada saat

ini jadual di susun oleh Tim Teknis. Salah satu anggota tim teknis mendapatkan

promosi jabatan. Untuk itu penyelesaian jadual dilakukan oleh pemimpin aksi

perubahan.

2. Kegiatan 2 : Konsultasi Stakeholder eksternal

a. Permintaan dukungan stakeholder dari BAPPEDA Kota Yogyakarta

Dukungan dari stakeholder eksternal pada Hari Jumat, 20 Mei 2022, dari

Perencana Ahli Muda Kelompok Sustansi Ekonomi Keuangan Daerah

BAPPEDA Kota Yogyakarta. Menyampaikan saran agar ada pembatas akses

terhadap file, serta pembatasan waktu upload

b. Permintaan dukungan stakeholder dari Bagian Adminbang Kota Yogyakarta

Dukungan dari stakeholder eksternal pada Hari Jumat, 20 Mei 2022, dari

Perencana Ahli Muda Kelompok Sustansi Ekonomi Keuangan Daerah

BAPPEDA Kota Yogyakarta. Menyampaikan saran agar bidang anggaran

BPKAD KOta Yogyakarta diberi akses untuk Google drive yang dibuat.

3. Kegiatan 3 : Pembuatan Google drive

a. Pembuatan Goggle drive

Langkah pembuatan Google drive

17

- Pembuatan Email dengan Google, dengan Nama

[email protected], dengan password rencanagt2022*.

- Kemudian membuat Google Drive,

- Dilanjutkan dengan mengupload Folder, yang nantinya sebagai sebagai

tempat file rincian kegiatan PPTK. Yaitu folder Murni 2022, Perubahan

2022 GT dan RKA 2022, serta folderlainnya yang diperlukan.

- Membuat File yang berisi rekapitulasi data kegiatan PPTK

Gambar 2. Pembuatan Google drive diawali dengan pembuatan email

Gambar 3. Masuk ke pilihan drive

18

Gambar 4. Folder untuk menampung file dari PPTK

Gambar 5. file untuk rekapitulasi data dari PPTK

Pelaksanaan

4. Kegiatan 4

a. Konsultasi dengan mentor

19

Sebelum melakukan sosialisasi tentang google drive perencanaan dilakukan

konsultasi dengan mentor terlebih dahulu, pada Hari Senin, tanggal 23 Mei

2022. Berdasarkan hasil konsultasi dilakukan persiapan sosialisasi aksi

perubahan dan selanjutnya agar koordinasi dengan PPTK agar bisa mengikuti

sosialisasi.

b. Sosialisasi tentang google drive perencanaan.

Pelaksanaaan Sosialisasi tentang google drive perencanaan pada hari Rabu,

tanggal 25 Mei 2022. Hasil rapat adalah Membahas tentang google drive

perencanaan, PPTK menyampaikan file yang akan di upload ke google drive

dan PPTK diberikan link untuk masing-masing file di google drive.

5. Kegiatan 5 : Melakukan pendampingan

a. Pendampingan PPTK pada Hari Kamis tanggal 9 Juni 2022

Jawatan Praja

Hasil pendampingan PPTK dari jawatan praja adalah upload Data RKA

Perubahan 2022 dan RKA Murni 2023 kemudian mencocokkan data RKA

dengan matrik, tidak ada selisih. Mencermati penambahan output pada

anggaran perubahan 2022.

Jawatan Sosial

Hasil pendampingan PPTK dari jawatan sosial adalah upload Data RKA

Perubahan 2022 dan RKA Murni 2023 dan mencocokkan data RKA

dengan Matrik, tidak ada selisih. Rincian kegiatan yang berkurang, output

kegiatan sudah disesuaikan dengan data PPTK. Mengingatkan untuk

mencermati output yang berubah agar tidak lupa dalam entry renja SIPD.

b. Pendampingan PPTK pada Hari Senin tanggal 13 Juni 2022

Jawatan Kemakmuran

Hasil pendampingan PPTK Jawatan Kemakmuran adalah upload Data

RKA Perubahan 2022 dan RKA Murni 2023 dan mencocokkan data RKA

dengan Matrik, tidak ada selisih. Rekapitulasi jumlah anggaran per PPTK

pada matrik untuk dibenahi.

Jawatan Umum

Hasil Pendampingan PPTK Jawatan Umum adalah upload Data RKA


dengan Matrik, tidak ada selisih.

c. Pendampingan PPTK pada Hari Selasa tanggal 14 Juni 2022

Jawatan Keamanan

20

Hasil pendampingan PPTK Jawatan Keamanan adalah upload RKA



Kelurahan Sosromenduran

Hasil pendampingan PPTK Kelurahan Sosromenduran adalah upload

RKA Perubahan 2022 dan RKA Murni 2023, pengetikan ada yang keliru

tapi bukan pada anggarannya dan mencocokkan data RKA dengan

Matrik, tidak ada selisih.

Pelayanan Administrasi Perkantoran

Hasil pendampingan PPTK Pelayanan Administrasi Perkantoran adalah

upload RKA Perubahan 2022 dan RKA Murni 2023 dan mencocokkan

data RKA dengan Matrik, tidak ada selisih. Khusus untuk PAP dibuatkan

folder tersendiri karena rekeningnya lebih banyak daripada PPTK yang

lain.

d. Pendampingan PPTK pada Hari Rabu 15 Juni 2022

Kelurahan Pringgokusuman

Hasil Pendampingan PPTK Kelurahan Pringgokusuman adalah upload

RKA Perubahan 2022 dan RKA Murni 2023 dan mencocokkan data RKA



6. Kegiatan 6 : Evaluasi


Sebelum melakukan evaluasi implementasi google drive perencanaan maka

dilakukan konsultasi dengan mentor terlebih dahulu pada Hari Selasa tanggal

21 Juni 2022. Berdasarkan hasil konsultasi dilakukan persiapan evaluasi,

koordinasi dengan PPTK agar bisa mengikuti dan menyampaikan hasil

pendampingan sebagai bahan evaluasi.

b. Evaluasi Implementasi google drive perencanaan

Pelaksanaan Evaluasi implementasi google drive perencanaan pada Hari

Kamis, 23 Juni 2022. Hasil rapat adalah PPTK menyampaikan perubahan

data, PPTK diberikan link untuk masing-masing file di google drive dengan

bit.ly. Tidak dihadiri Jawatan Sosial dan Kasubag Umum dan Kepegawaian

karena bersamaan dengan kegiatan yang lain.

21

7. Kegiatan 7 : Pelaporan


Sebelum membuat laporan aksi perubahan dilakukan konsultasi dengan

mentor pada hari Selasa tanggal 28 Juni 2022. Berdasarkan hasil konsultasi

agar laporan dipersiapkan dengan pencermatan bukti fisik sebagai bahan

laporan aksi perubahan dan untuk penulisan sesuai sistematika dan aturan

penulisan.

b. Pelaporan

Dimulai pada tanggal 29 Juni 2022 melaksanakan pembuatan laporan aksi

perubahan.

22

Gambar 6. Monitoring dan Evaluasi Aksi Perubahan

23

24

Gambar 7. Notulen Monitoring dan Evaluasi

25

B. Manfaat Aksi Perubahan Dengan terlaksananya aksi perubahan yang berjudul Pengelolaan Dokumen

Perencanaan Kegiatan dengan Google Drive Di Kemantren Gedongtengen Kota

Yogyakarta maka tercipta sebuah pengelolaan dokumen perencanaan PPTK dengan

menempatkan file-file perencanaan dalam satu tempat sebagai sharing data adalah

cara yang paling efektif, dengan menggunakan google drive. Adapun manfaat aksi

perubahan adalah sebagai berikut :

- Manfaat jangka pendek

1. Kemudahan dalan mengakses file perencanaan

Dalam akun google drive tersedia informasi file perencanaan masing-masing

PPTK yang bisa diakses oleh semua stakeholder yang telah diberi akses dari

mana saja dan kapan saja.

2. Data File Perencanaan lebih optimal

Data file perencanaan lebih optimal, karena dari subbag keuangan perencanaan

evaluasi dan pelaporan bisa mencermati langsung perubahan yang dilakukan

pada file masing-masing PPTK. Pada proses berjalannya renja dan RKA yang

sudah sesuai mulai dari program, kegiatan output dan targetnya.

3. Meningkatkan efisiensi waktu kerja

Adanya kemudahan akses dalam file perencanaan akan meningkatkan efisiensi

waktu kerja, terutama di subbag keuangan perencanaan evaluasi dan pelaporan.

Sehingga kegiatan selain perencanaan, yaitu pengelolaan keuangan, evaluasi dan

pelaporan bisa dilaksanakan.

- Manfaat jangka menengah

Tersusunnya file perencanaan yang lebih optimal pada tahun-tahun berikutnya. Dan

bisa diakses dari mana saja dengan cepat. Dapat dengan mudah dicari, bahkan untuk

keperluan penyajian file perencaaan sebagai contoh untuk tahapan perencanaan

tahun-tahun berikutnya.

- Manfaat jangka panjang

Tersusunnya google drive yang lebih lengkap untuk proses penataausahan

keuangan, perencanaan evaluasi dan pelaporan agar semua file yang diperlukan bisa

digunakan sewaktu-waktu dan lebih mudah mengaksesnya. Sehingga Kemantren

Gedongtengen Kota Yogyakarta yang dituntut untuk bisa menyelenggarakan tata

pemerintahan yang baik (Good Governance) dapat mencapai keberhasilan dalam

mreningkatkan kinerjanya, yang diawali dengan didukung adanya perencanaan yang

baik.

26

Gambar 8. Testimoni dari Mantri Pamong Praja

27

BAB III KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Tindaklanjut untuk kegiatan jangka pendek dengan menetapkan kegiatan jangka menengah dan kegiatan jangka panjang

Pada pelaksanaan aksi perubahan Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan

dengan Google Drive Di Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta, semua tahapan

jangka pendek dapat dilaksanakan dengan baik.

Untuk pengembangan berikutnya dan untuk mencapai kinerja yang lebih optimal

dilanjutkan dengan menetapkan target jangka menengah dan jangka panjang, yaitu:

1. Target Jangka Menengah

Dalam jangka menengah, kegiatan yang akan dilaksanakan adalah :

a. Menyampaikan file-file yang terkait perencanaan dari hasil Musrenbang

(Musyawarah Rencana Pembangunan) Kelurahan dan Kemantren,

b. Menyampaikan file yang berisi Pokok Pikiran Dewan

c. Membahas penyusunan file hasil musrenbang dan pokok pikiran yang nantinya

hasilnya direkapituliasi di Forum OPD, yang akan dipakai untuk penyusunan RKA

tahun berikutnya sampai dengan tahun anggaran 2025, untuk perencanaan tahun

2026.

Target jangka menengah direncanakan dalam jangka waktu 1 (tahun) sampai dengan

tahun 2025, hanya untuk file perencanaan.

Target jangka menengah pada kegiatan ketiga, sudah terlaksana pada jangka pendek,

dengan membuat matrik renja (rencana kerja) yang bukan dari SIPD (Sistem Informasi

Pemerintahan Daerah) dengan lebih lengkap, karena nomenklatur (tata nama kode

untuk program dan kegiatan) berubah, dibuat lebih terinci untuk kegiatan masing-

masing PPTK, dalam 1 (satu) matrik.

2. Target Jangka Panjang

Dalam jangka panjang, kegiatan yang akan dilaksanakan adalah :

- Pembuatan google drive yang lebih lengkap, untuk perencanaan, penatausahaan

keuangan, evaluasi dan pelaporan.

Target jangka panjang, dilaksanakan mulai jangka waktu 1 (tahun) sampai dengan

tahun 2026.

Untuk memastikan keberlanjutan aksi perubahan ini Kemantren Gedongtengen

dalam hal ini Mantri Pamong Praja mendukung penuh secara tertulis, dalam Komitmen

Tindak Lanjut Aksi Perubahan Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan dengan

Google Drive Di Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta, sebagai berikut:

28

Gambar 9. Komitmen Tindak Lanjut Aksi Perubahan

29

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil pelaksanaan aksi perubahan Pengelolaan Dokumen Perencanaan

Kegiatan dengan Google Drive Di Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta dapat

diambil kesimpulan :

1. Aksi perubahan telah dilaksanakan sesuai dengan tahapan kegiatan yang telah

direncanakan.

2. Peran aktif dan dukungan stakeholder sangat membantu dalam proses

pelaksanaan aksi perubahan.

3. Dukungan penuh dari mentor, coach, tim efektif dan stakeholder memungkinkan

keberlanjutan aksi perubahan untuk terus dapat dilaksanakan dan dikembangkan

dalam tahun-tahun berikutnya.

4. Dukungan, kerja sama dan komitmen dari tim efektif dalam pelaksanaan aksi

perubahan sangat membantu pimpinan aksi perubahan dalam menyelesaikan

setiap tahapankegiatan aksi perubahan.

Adapun setelah pelaksanaan aksi perubahan Pengelolaan Dokumen


Yogyakarta dilakukan perbandingan kondisi sebelum dan sesudah aksi perubahan

dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 3. Kondisi sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan

No. Kondisi Sebelum Aksi Perubahan Kondisi Setelah Aksi Perubahan

1. File data perencanaan kegiatan

terpusat di masing-masing PPTK

File data perencanaan kegiatan

dimasukkan ke dalam google drive

sehingga lebih mudah diakses dari

mana saja dan kapan saja

2. Pelaksanaan perencanaan kegiatan

belum optimal

Tersedianya data matrik renja

(rencana kerja) untuk rekapitulasi

data RKA dari PPTK

3. Pencarian data yang terbaru untuk

penyusunan Renja dan RKA yang

masih dalam proses membutuhkan

Adanya kemudahan akses dalam file

perencanaan akan meningkatkan

efisiensi waktu kerja, terutama di

30

waktu yang lebih lama dan tidak

terpantau dari subbag keuangan

perencanaan, evaluasi dan

pelaporan.

subbag keuangan perencanaan

evaluasi dan pelaporan. Sehingga

kegiatan selain perencanaan, yaitu

pengelolaan keuangan, evaluasi dan

pelaporan bisa dilaksanakan.

Dalam pelaksanaan aksi perubahan Pengelolaan Dokumen Perencanaan

Kegiatan dengan Google Drive Di Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta terdapat

hambatan yang menyertainya, antara lain :

1. Kendala adanya kegiatan PPTK yang bersamaan pada saat proses

pendampingan, sedangkan solusi penyelesaiannya adalah memanfaatkan jeda

waktu yang ada, dan pemimpin aksi perubahan menyesuaikan dengan kegiatan

PPTK.

2. Kendala penyampaian data perubahan dari PPTK tidak langsung diganti pada

google drive, akan tetapi dikirim lewat WA, sedangkan solusi penyelesainnya

diterima dan dimasukkan kedalam google drive dan perubahan dilakukan pada

matrik sebgai rekapitulasi data, untuk selanjutnya lebih intens untuk melakukan

pendampingan lebih lanjut. Agar kemudahan penggunaaan google drive bisa

dirasakan manfaatnya.

3. Kendala link google drive yang sulit diingat, solusi penyelesainnya dengan

penamaan alamat google drive dengan memakai bit.ly.

4. Terdapat hambatan dalam pendokumentasian pelaksanaan kegiatan pada

implementasi aksi perubahan berupa foto dan/atau video yang disebabkan oleh

acara yang sering bersamaan dengan kegiatan PPTK. Solusi penyelesaiannya

adalah dengan mengumpulkan dokumentasi foto dan/atau video dari para

stakeholder, pendampingan ulang yang tidak terjadual jika diperlukan untuk lebih

mencermati file yang telah diupload.

Pada saat awal proses persiapan salah satu anggota tim, yaitu Retno Rahayu

Subekti, A.Md medapatkan promosi jabatan struktural, oleh karena itu kemudian

digantikan oleh Pamuji Wahyu Iswanto, A.Md yang bertugas sebagai verifikator

keuangan yang diberi tugas lain untuk membantu kegiatan perencanaan di subbagian

keuangan perencanaan evaluasi dan pelaporan.

31

B. Saran Berdasarkan hasil implementasi aksi perubahan Pengelolaan Dokumen


Yogyakarta sebagai Pemimpin Aksi Perubahan, memberikan saran sebagai berikut :

1. Bagi Mantri Pamong Praja Kemantren Gedongtengen agar mendorong untuk

menindaklanjuti aksi perubahan sesuai yang tertuang dalam komitmen tindak lanjut

aksi perubahan.

2. Bagi PPTK agar memiliki kesamaan persepsi tentang manfaat pengelolaan

dokumen perencanaan kegiatan dengan google drive.

C. Pengalaman Pembelajaran Diklat PKP Angkatan II tahun 2022 yang diselenggarakan oleh Badan Pendidikan

dan Pelatihan Daerah Istimewa Yogyakarta, telah menjadi pembelajaran yang baik bagi

setiap peserta. Sebagai pemimpin Aksi Perubahan yang bertanggung jawab atas

pelaksanaan aksi perubahan mempunyai pengalaman pembelajaran antara lain:

Tabel 4. Pengalaman Pembelajaran

No Kegiatan Pengalaman yang diperoleh

1. Pembentukan Tim Efektif - Cara berkomunikasi dalam penyampaian

maksud harus secara runtut dan jelas agar

mudah dipahami

- Perlu membuat tatakala kegiatan agar proses

pelaksanaan kegiatan berjalan tepat waktu

sesuai rencana

2. Konsultasi dengan

stakholder eksternal - Pentingnya networking (jaringan pertemanan

atau hubungan dengan rekan kerja)

3. Pembuatan Google drive - Melatih kemampuan berpikir

- Menambah kemampuan mencari solusi yang

tepat dalam mengatasi masalah

4. Sosialisasi tentang google

drive perencanaan - Cara berkomunikasi dalam pencapaian maksud

harus secara runtut dan jelas agar mudah

dipahami

- Membangun komunikasi yang baik

5. Melakukan pendampingan Berpikir terbuka dan menghargai pendapat orang

32

lain

6. Evaluasi - Cara berkomunikasi dalam pencapaian maksud

harus secara runtut dan jelas agar mudah

dipahami

- Membangun komunikasi yang baik

- Berpikir terbuka dan menghargai pendapat

orang lain

7. Pelaporan - Pengembangan wawasan teknologi informasi

33

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Pemerintah nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja

Instansi Pemerintah .

Peraturan Presiden RI Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis

Elektronik (SPBE)

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor

26 Tahun 2020 tentang Pedoman Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi

LAN RI, 2019 Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Modul 1 sampai dengan 3.

Peraturan Walikota Yogyakarta No. 72 Tahun 2012, Pedoman Reformasi Birokrasi di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta Yogyakarta.

Peraturan Walikota Yogyakarta tentang Review Renstra Nomor 44 Tahun 2019 tentang

Perubahan Ketiga atas Peraturan Walikota Kota Yogyakarta Nomor 105 Tahun 2017

tentang rencana Strategis Perangkat Daerah Tahun 2017-2022.

Peraturan Walikota Nomor 121 Tahun 2020 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,

Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Kemantren dan Kelurahan Kota Yogyakarta.

Keputusan Walikota Yogyakarta nomor 457 Tahun 2020 tentang Penetapan Hasil Analisis

Jabatan dan Beban Kerja Kemantren dan Kelurahan .

https://standarku.com/standar-metode-force-field-analysis/

LAMPIRAN

BIODATA PESERTA

NAMA : WAHYU AGUSTINA, A.Md

Tempat/Tgl Lahir : Yogyakarta, 8 Maret 1977

Jenis Kelamin : Perempuan

Alamat : Dhuri RT 08 / RW 21 Tirtomartani Kalasan Sleman

Yogyakarta

Alamat email ; [email protected]

Alamat KAntor ; Jl. Jlagran Lor 52 Yogyakarta

NIP : 197703081998032001

Jabatan : Kasubbag Keuangan Perencanaan Evaluasi dan

Pelaporan

Unit Kerja : Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta

mailto:[email protected]

Bimbingan Mentor

- Senin, 9 Mei 2022

- Senin, 23 Mei 2022

- Selasa, 21 Juni 2022

- Selasa, 28 Juni 2022

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II TAHUN 2022

CATATAN HASIL PEMBIMBINGAN COACH PADA TAHAP PENYUSUNAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

N a m a : WAHYU AGUSTINA, A.Md No Presensi : 38 Jabatan : Ka. Sub Bag. Keuangan Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan Instansi : Kemantren Gedongtengen No Contact : 087738306947 / 081770424347

Judul Aksi Perubahan : Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan yang Terintegrasi

dengan Google Drive Di Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta

Nama Coach : Thantowi Jauhari, SAP, MPA Konsultasi dan Bimbingan yang dilakukan selama Penyusunan Rancangan Aksi Perubahan

No. Hari/Tgl Kegiatan Output Tanggapan coach Paraf Coach

1.

Rabu, 18 Mei 2022

Persiapan, Pelaksanaan

Tahapan persiapan Target pelaksanaan kegiatan sudah dilakukan

2. Senin, 27 Juni 2022


Tahapan Evaluasi dan Pelaporan

- Sistematika Penulisan

- Komitmen Tindak Lanjut

- Jilid laporan terpisah

3. Minggu, 3 Juli 2022



- Laporan Monev - Foto diberi

deskripsi - Matrik

Implementasi - Saran ditujukan

kepada siapa - Bukti Fisik

Sistematis

4. Senin, 4 Juli 2022



- Selesaikan bukti Fisik

- Lengkapi dengan komitmen

5. Rabu, 6 Juli 2022


Video - Video bisa diupload di google drive, di youtube tapi di privat

6. Sabtu, 9 Juli 2022


Laporan Bukti Fisik Video

ACC

Bimbingan Coach

- Rabu, 18 Mei 2022

- Senin, 27 Juni 2022

- Minggu, 3 Juli 2022

- Senin, 4 Juli 2022

- Rabu, 6 Juli 2022

- Sabtu, 9 Juli 2022

LEMBAR CATATAN MASUKAN/ PERBAIKAN COACH/ PENGUJI*

Nama Peserta : Wahyu Agustina, A.Md..

Nama Pelatihan : PKP Angkatan : 2

No Presensi : 38

1. Lebih dilengkapi data-data yang berkaitan dengan permasalahan, misalnya foto,

screenshoot dokumen, rilis data instansi, info graphis, pendapat pakar, dan/atau

testimoni masyarakat/pengguna layanan

2. Kontinuitas aksi perubahan mohon menjadi pertimbangan dalam setiap pelaksanaan

tahapan kegiatan. 3. Pada subkegiatan Melakukan pendampingan tanbahkan bukti catatan penting/notulensi hasil

pendampingan 4. Subkegiatan Evaluasi berdiri sendiri menjadi Kegiatan Evaluasi dan Pelaporan, terdiri

dari: 1) subkegiatan evaluasi; 2) subkegiatan pelaporan. Hal-hal yang dievaluasi antara

lain capaian, kendala dan rekomendasi penyelesaian kendala.

5. Pada saat melakukan evaluasi pastikan menggunakan instumen yang dapat

mengungkapkan setidaknya informasi mengenai capaian jangka pendek (kondisi

before-after), kendala implementasi dan rekomendasi perbaikan/pemecahan masalah.

Tampilkan hasil monev pada saat semnar implementasi aksi perubahan.

6. Manajemen pengendalian mutu pelaksanaan pekerjaan agar disusun per kegiatan,

bukan per jangka pendek, jangka menengah dan jangka Panjang

7. Cantumkan Daftar Pustaka.

8. Semoga diberikan kemudahan dan kelancaran dalam implementasi

Yogyakarta, 20 April 2022

Coach/ Penguji*

NB : *Coret yang tidak perlu

LEMBAR CATATAN MASUKAN/ PERBAIKAN COACH/ PENGUJI*

Nama Peserta : Wahyu Agustina, A.Md.

Nama Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan : II

No Presensi : 38

1. Akomodir masukan penguji:

a. Pada kegiatan pendampingan sajikan catatan penting bagaimana proses

pendampingan berlangsung

b. Kegiatan evaluasi berdiri sendiri (tidak menjadi bagian dari pelaksanaan)

c. Pengendalian mutu dibuat perkegiatan

d. Perbaikan pada pada alur pikir

2. komunikasikan perkembangan kegiatan aksi perubahan baik kepada mentor maupun coach

Yogyakarta, 20 Maret 2022

Coach

Thantowi Jauhari, S.AP.,MPA

*Coret yang tidak perlu


Gunungsempu, Tamantirto, Kasihan, Bantul 55183, Telepon (0274) 417704, Fax (0274) 411801

Website : http//diklat.jogjaprov.go.id, Email : [email protected]


Kepada Nomor : 893/03140 Yth. Mentor Peserta Pelatihan Kepemimpinan Sifat : Penting Pengawas Angkatan II Tahun 2022 Lampiran : 2 (Dua) Lembar (Daftar Terlampir) Hal : Undangan Menghadiri Seminar

Implementasi Aksi Perubahan di Tempat

Kami sampaikan dengan hormat, berdasarkan Keputusan Kepala Lembaga

Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 1005/K.1/PDP.07/2019 tentang Pedoman

Penyelenggaraan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas bahwa Mentor merupakan atasan

langsung atau pejabat lainnya yang ditunjuk PPK atau pejabat berwenang lainnya di setiap

Instansi Pemerintah sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk memberikan dukungan

pembimbingan pembelajaran Aksi Perubahan. Aksi Perubahan dimaksud akan

dipresentasikan sebanyak 2 (dua) kali yaitu pada Seminar Rancangan Aksi Perubahan dan

Seminar Implementasi Aksi Perubahan dihadapan Penguji, Coach dan Mentor.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu selaku Mentor pada kegiatan “Seminar Implementasi Aksi Perubahan” sebagaimana jadwal berikut :

Hari/Tanggal : Rabu, 13 Juli 2022

Waktu : Jadwal Terlampir

Tempat : Badan Pendidikan dan Pelatihan DIY

Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan

terima kasih.

Tembusan disampaikan kepada Yth. 1. Kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) RI di Jakarta 2. Kepala BKD DIY 3. Kepala BKPP Kabupaten Sleman 4. Kepala BKPSDM Kota Yogyakarta 5. Kepala BKPP Kabupaten Kulon Progo 6. Kepala BKPP Kabupaten Kebumen

Drs. YB. JAROT BUDI HARJO NIP. 19621110 199203 1 007

KEPALA,

Lampiran Surat Nomor : 893/03140 Tanggal : 01 Juli 2022

DAFTAR MENTOR PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II

TAHUN 2022

NO NAMA JABATAN INSTANSI

1 Ani Purwati, S.Sos Lurah Kelurahan Bunijo Kemantren Jetis Kota Yogyakarta

2 E. Rully Marsianti, S.H.,

M.Ec.Dev.

Kepala

Kantor Pelayanan Pajak Daerah DIY di Kab. Sleman Badan Pengelola Keuangan dan Aset DIY

3 Dra. Triana Purnamawati,

M.M.

Kepala

Balai Pendidikan Menengah Kota Yogyakarta, Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY

4 Setyo Untari, A.Md. Lurah Kelurahan Tegalrejo Kemantren Tegalrejo Kota Yogyakarta

5

Yustina Ika Kurniawati, S.T., M.T.

Kepala

Balai Pengawasan dan Pengendalian Perizinan Energi Sumber Daya Mineral Wilayah Sleman, Yogyakarta, dan Gunungkidul, Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Energi Sumber daya Mineral DIY

6 dr. Evy Amurwani Wulandari Kepala Puskesmas Umbulharjo II Dinas Kesehatan

Kota Yogyakarta

7

Darmadi, A.Pi., MM

Kepala

Balai Pengembangan Teknologi Perikanan Budidaya Dinas Kelautan dan Perikanan DIY

8 Sunu Sari Husada, S.IP Lurah Kelurahan Demangan Kemantren Gondokusuman Kota Yogyakarta

9 Haryono Wahyudi, S.T., M.T. Kepala Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan

Ruang Kab. Kebumen

10 Handra Sutrisno, S.Sos Lurah Kelurahan Baciro Kemantren Gondokusuman Kota Yogyakarta

11 Dodi Kurnianto, S.STP.,

M.Si.

Kepala Bidang Penegakan Peraturan Perundang-Undangan

Satuan Polisi Pamong Praja Kota Yogyakarta

12

Susilo Munandar, S.T. Kepala Bidang Warisan

Budaya Dinas Kebudayaan (Kundha Kabudayan) Kota Yogyakarta

13 Rosdiana Puji Lestari, S.T.,

M.Eng. Kepala Bidang Perumahan

Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Energi Sumber daya Mineral DIY

14 Arini Susetyowati, S.I.P Lurah Kelurahan Semaki, Kemantren Umbulharjo, Kota Yogyakarta


15 Iswandari Artiningsih, S.E,

Ak

Kepala Bidang Akuntansi dan Pelaporan

Badan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten kulon Progo

16 dr. Dina Kartika Sari Kepala Puskesmas Ngampilan Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta

17 Sugeng Siswo Yuwono,

S.H.

Kepala

Kantor Pelayanan Pajak Daerah DIY di Kab. Kulon Progo Badan Pengelola Keuangan dan Aset DIY

18 RR. Yuli Priyatmi WR, SIP., MM Kepala Bagian Umum Sekretariat DPRD DIY

19 Dra. Nunuk Sudaryanti, M.Si Mantri Anom Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta

20 Suhartiningsih, S.H Sekretaris Inspektorat Kota Yogyakarta

21 Marlina Handayani, S.Pd., M.M. Sekretaris Badan Penanggulangan Bencana Daerah

DIY 22

Rustamaji, S.IP.

Plt. Kepala Bidang Penagihan, Pembukuan dan Pengembangan Pendapatan Daerah

Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Yogyakarta

23 dr. Rina Retnowati Kepala Puskesmas Gondokusuman II Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta

24 Joko Satyo Agus Nahrowi, S.T., M.T. Kepala Pelaksana Badan Penenggulangan Bencana

DaerahKabupaten Kulon Progo

25 Rajwan Taufiq, S.I.P., M.Si Mantri Pamong Praja Kemantren Umbulharjo Kota Yogyakarta

26 Endang Pamungkasiwi, SKM., M.Kes

Kepala Bidang Kesehatan Masyarakat Dinas Kesehatan DIY

27 drg.Isa Dharmawidjaja, M.Kes Sekretaris Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman

28 Rina Budi Prastiwi, S.IP., M.Si Lurah Kelurahan Keparakan Kecamatan

Mergangsan Kota Yogyakarta

29 Dra. Henny Aprita Rahayuningsih, Apt., M.Si Kepala Balai Penyelenggara Jaminan Kesehatan

Sosial Dinas Kesehatan DIY

30 Avo Dito Hendra, S.H. Mantri Anom Kemantren Wirobrajan Kota Yogyakarta

31 Ir. Suharto Budiyono, M.P. Kepala UPTD Balai Proteksi Tanaman Pertanian, Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan DIY

32 drg. Arief Haritono, M.Kes Direktur Rumah Sakit Pratama Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta


33 Drs. H. Bambang Widadi Kepala Bidang SMP Dinas Pendidikan Kepemudaan dan Olahraga Kabupaten Kebumen

34 Sunarni, S.M. Lurah Kelurahan Gunungketur Kemantren Pakualaman Kota Yogyakarta

35 Ir. Dwike Wijayanti, M.T. Sekretaris Dinas Pertanahan dan Tata Ruang (Kundha Niti Mandala Sarta Tata Sasana)

36 Nugrohoningsih, S.I.P Kepala Badan Penghubung Daerah DIY

37

R. Agus Suprihanta, S.H.

Kepala Bidang Penegakan Peraturan Daerah

Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Kulon Progo

38 Agung Dini Wahyudi Soelistyo, S.Si., M.Eng Kepala UPT Pusat Bisnis Dinas Perdagangan Kota

Yogyakarta

39 Tri Akhmeriyadi, S.P., M.Si Panewu Anom Kapanewon Sleman Kabupaten Sleman

40 Mohammad Ikhwan Pribadi, S.IP Lurah Kelurahan Tegalpanggung Kemantren

Danurejan Kota Yogyakarta

Lampiran Surat Nomor : 893/03140 Tanggal : 01 Juli 2022

DAFTAR PESERTA, MENTOR DAN WAKTU PELAKSANAAN SEMINAR RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II TAHUN 2022

Kelompok I

NO NAMA PESERTA MENTOR WAKTU

1. Ambariyati, S.I.P. Ani Purwati, S.Sos 08.00 – 08.45

2. Anik Septi Widyawati, S.E., M.Pd. E. Rully Marsianti, S.H., M.Ec.Dev. 08.45 – 09.30

3. Cahyono Setia Wibowo, S.Ag., M.M. Dra. Triana Purnamawati, M.M. 09.30 – 10.15

4. Eko Haryanto, S.T. Setyo Untari, A.Md. 10.15 – 11.00

5. Evi Novitasari Prasetyaningrum, S.T. Yustina Ika Kurniawati, S.T., M.T. 11.00 – 11.45

6. Muniroh, S.K.M. dr. Evy Amurwani Wulandari 12.30 – 13.15

7. Sri Lestari, S.T.P. Darmadi, A.Pi., MM 13.15 – 14.00

8. Suradiyono, S.P. Sunu Sari Husada, S.IP 14.00 – 14.45

9. Tri Widodo, A.Md. Haryono Wahyudi, S.T., M.T. 14.45 – 15.15

10. Wagiyanti, S.A.P. Handra Sutrisno, S.Sos 15.15 – 16.00

Kelompok II


1. Ahmad Hidayat, S.E. Dodi Kurnianto, S.STP., M.Si. 08.00 – 08.45

2. Bernadetta Hastiningtyas Kuncari , S.E. Susilo Munandar, S.T. 08.45 – 09.30

3. Erny Sonya Pontoh, S.T., M.T. Rosdiana Puji Lestari, S.T., M.Eng. 09.30 – 10.15

4. Jumari, S.I.Kom. Arini Susetyowati, S.I.P 10.15 – 11.00

5. Puji Astuti, S.E. Iswandari Artiningsih, S.E, Ak 11.00 – 11.45

6. Ritanti Retnaning Rahayu, S.E. dr. Dina Kartika Sari 12.30 – 13.15

7. Riyadi, S.H. Sugeng Siswo Yuwono, S.H. 13.15 – 14.00

8. Siti Yuliastuti, S.IP., M.M. RR. Yuli Priyatmi WR, SIP., MM 14.00 – 14.45

9. Wahyu Agustina, A.Md. Dra. Nunuk Sudaryanti, M.Si 14.45 – 15.15

10. Yohanes Yosef Wea, S.T. Suhartiningsih, S.H 15.15 – 16.00

Kelompok III


1. Ajun Eka Priyanti, S.E., M.M. Marlina Handayani, S.Pd., M.M. 08.00 – 08.45

2. Andreas Henry Abraham, S.E. Rustamaji, S.IP. 08.45 – 09.30

3. Elia Sundari, S.ST. dr. Rina Retnowati 09.30 – 10.15

4. Ganjar Saparto, S.IP. Joko Satyo Agus Nahrowi, S.T., M.T. 10.15 – 11.00

5. Muhammad Desi Santoso, S.Kom., M.Eng. Rajwan Taufiq, S.I.P., M.Si 11.00 – 11.45

6. Prahesti Fajarwati, dr. Endang Pamungkasiwi, SKM., M.Kes 12.30 – 13.15

7. Rini Astutingsih, S.T., M.P.H. drg.Isa Dharmawidjaja, M.Kes 13.15 – 14.00

8. Sartilah, S.I.P. Rina Budi Prastiwi, S.IP., M.Si 14.00 – 14.45

9. Suyani Hartono, S.K.M. Dra. Henny Aprita Rahayuningsih, Apt., M.Si 14.45 – 15.15

10. Yuli Sri Wulandari, S.E. Avo Dito Hendra, S.H. 15.15 – 16.00

Kelompok IV


1. Agnes Prabawati Dwiaryani, S.P., M.Ec.Dev. Ir. Suharto Budiyono, M.P. 08.00 – 08.45

2. Bayu Subagja, drg. drg. Arief Haritono, M.Kes 08.45 – 09.30

3. Cahyo Ngadmanto, S.H. Drs. H. Bambang Widadi 09.30 – 10.15

4. Mukidah Suharini, S.E. Sunarni, S.M. 10.15 – 11.00

5. Nor Indah Saptiti, S.E. Ir. Dwike Wijayanti, M.T. 11.00 – 11.45

6. Nur Wulan Hidayati, S.Kom. Nugrohoningsih, S.I.P 12.30 – 13.15

7. Rokhgiarto, S.E. R. Agus Suprihanta, S.H. 13.15 – 14.00

8. Suleman, A.Md. Agung Dini Wahyudi Soelistyo, S.Si., M.Eng 14.00 – 14.45

9. Suranti Tri Akhmeriyadi, S.P., M.Si 14.45 – 15.15

10. Tusianingsih, S.I.P. Mohammad Ikhwan Pribadi, S.IP 15.15 – 16.00

Drs. YB. JAROT BUDI HARJO NIP. 19621110 199203 1 007

KEPALA,

PENILAIAN DESKRIPTIF MENTOR TENTANG KEMAMPUAN PESERTA DALAM IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

Saya menilai peserta PKP Angkatan II dengan Nama : Wahyu Agustina, A.Md Nomor Urut : 38

Sangat Mampu / Mampu / Kurang Mampu / Tidak Mampu*

dalam implementasi Aksi Perubahan, dengan penjelasan sebagai berikut:

……………….., …………………………………..

Mentor

………………………………………………………

*Coret yang tidak perlu

LEMBAR CATATAN MASUKAN/ PERBAIKAN COACH/PENGUJI*

Nama Peserta : ………………….

Nama Pelatihan : …………………. Angkatan : …..

No Presensi : ………………….


……………….., …………………………………..

Coach/Penguji

………………………………………………………






……………….., …………………………………..

Coach/Penguji

………………………………………………………






……………….., …………………………………..

Coach/Penguji

………………………………………………………

Slide Presentasi

BUKTI FISIK AKSI PERUBAHAN

“Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan dengan Google Drive


Kota Yogyakarta”

Disusun Oleh:


No. Presensi: 38 / PKP / II /2022


PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II YOGYAKARTA

2022

iii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

DAFTAR ISI ii

Matrik Tahapan Implementasi Aksi Perubahan 1

Kegiatan 1. Pembentukan Tim Efektif 7

a. Konsultasi dengan Mentor 7

b. Pembentukan Tim Efektif 10

c. Penyusunan Jadual Kegiatan 20

Kegiatan 2. Konsultasi stakeholder eksternal 22

a. Permintaan dukungan stakeholder eksternal BAPPEDA 22

b. Permintaan dukungan stakeholder eksternal Bagian

Adminbang

25

Kegiatan 3. Pembuatan Google drive 28

Kegiatan 4. Sosialisasi tentang google drive perencanaan 32


b Sosialisasi tentang google drive perencanaan 35

Kegiatan 5. Melakukan Pendampingan 40

a. Pendampingan PPTK Jawatan Praja dan Jawatan Sosial 40

b. Pendampingan PPTK Jawatan Kemakmuran dan Jawatan

Umum

45

c. Pendampingan PPTK Jawatan Keamanan, Kelurahan

Sosromenduran dan PAP

50

d. Pendampingan PPTK Kelurahan Pringgokusuman 57

Kegiatan 6. Evaluasi 61


b. Evaluasi implementasi google drive perencanaan 64

Kegiatan 7. Pelaporan 69


b. Pelaporan 72

1

Matrik Tahapan Implementasi Aksi Perubahan

Judul Aksi Perubahan Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan dengan Google Drive Di Kemantren Gedongtengen Kota

Yogyakarta

Area Perubahan Sub Bagian Keuangan Perencanaan Evaluasi Dan Pelaporan

No. Hari/Tgl

Pelaksanaan

Program

Aksi/Kegiatan

Indikator

Keberhasilan

Capaian Prosentase

Capaian (%)

Kendala dan

Upaya

Penyelesaian

Bukti Fisik Hal

Persiapan

Kegiatan 1 : Pembentukan Tim Efektif

a. Senin,

9 Mei 2022

Konsultasi

dengan Mentor

Terlaksananya

konsultasi dan

persetujuan

aksi

perubahan

Mendapat

dukungan dari

Mentor

100% Tidak ada

kendala

Foto

Catatan

Hasil

Konsultasi

7-9

b. Rabu,

11 Mei 2022

Pembentukan

Tim Efektif

Terbentuknya

Tim Aksi

Perubahan

Mendapat

dukungan dari

Tim

100% Tidak ada

kendala

Undangan,

Daftar Hadir

Notulen,

SK Tim Aksi

Perubahan

Foto

10-18

2

c. Jumat,

13 Mei 2022

Penyusunan

Jadual Kegiatan

Tersusunnya

Jadual

Kegiatan

Jadual dapat

terlaksana

100% Kesibukan

masing-masing

personil dalam

Tim yang

berbenturan

dengan jadual.

Penyelesaian :

pendampingan,

dengan

menyesuaikan

waktu personil

tim.

Jadual

Kegiatan

19-21

Kegiatan 2 : Konsultasi stakeholder eksternal

a. Jumat, 20 Mei

2022

Permintaan

dukungan

stakeholder

eksternal

Stakeholder

eksternal

memberi

Dukungan dan

saran

Mendapat

dukungan

stakeholder

eksternal

BAPPEDA

100% Tidak ada

kendala

Foto, Surat

Pernyataan

Dukungan

22-24

b. Jumat, 20 Mei

2022

Permintaan

dukungan

stakeholder

eksternal

Stakeholder

eksternal

memberi

Mendapat

dukungan

stakeholder

100% Tidak ada

kendala

Foto, Surat

Pernyataan

Dukungan

25-27

3

Dukungan dan

saran

eksternal Bagian

Adminbang

Kegiatan 3 : Pembuatan Google drive

a. Senin, 23 Mei

2022

Pembuatan

Google drive

Tersedianya

Akun Google

drive

Akun Google

Drive dibuat

100% Tidak ada

kendala

Google

drive yang

berisi data-

data

perencanaa

n

28-31

Pelaksanaan

Kegiatan 4 : Sosialisasi tentang google drive perencanaan

a. Senin,

23 Mei 2022

Konsultasi

dengan Mentor

Bahan

Sosialisasi

tersedia

Persiapan

Sosialisasi dan

pendampingan

100% Tidak ada

kendala

Foto

Catatan

Hasil

Konsultasi

32-34

b. Rabu,

25 Mei 2022

Sosialisasi

tentang google

drive

perencanaan

Terlaksananya

Sosialisasi

Informasi Aksi

Perubahan

tersampaikan

100% Tidak ada

kendala

Undangan,

Daftar Hadir

Notulen,

35-39

Kegiatan 5 : Melakukan pendampingan

4

a. Kamis,

9 Juni 2022

Pendampingan

PPTK

Pengisian

Matrik oleh

Pemimpin Aksi

Perubahan

Pencocokan File

RKA Perubahan

2022

dan RKA MUrni

2023

100% Kendala :

Kegiatan PPTK

yang

bersamaan

Penyelesaian :

Memanfaatkan

jeda waktu

Foto

Catatan

Hasil

Pendampin

gn

40-44

b. Senin,

13 Juni 2022

Pendampingan

PPTK

Pengisian

Matrik oleh

Pemimpin Aksi

Perubahan

Pencocokan File

RKA Perubahan

2022

dan RKA MUrni

2023

100% Kendala : -

Penyelesaian :

-

Catatan

Hasil

Pendampin

gan

45-49

c Selasa,

14 Juni 2022

Pendampingan

PPTK

Pengisian

Matrik oleh

Pemimpin Aksi

Perubahan

Pencocokan File

RKA Perubahan

2022

dan RKA MUrni

2023

100% Kendala : -

Penyelesaian :

-

Foto

Catatan

Hasil

Pendampin

gan

50-56

d. Rabu,

15 Juni 2022

Pendampingan

PPTK

Pengisian

Matrik oleh

Pemimpin Aksi

Perubahan

Pencocokan File

RKA Perubahan

2022

dan RKA MUrni

2023

100% Kendala : -

Penyelesaian :

-

Foto

Catatan

Hasil

Pendampin

an

57-60

5


Kegiatan 6 : Evaluasi

a. Selasa,

21 Juni 2022

Konsultasi

dengan Mentor

Terlaksananya

konsultasi dan

persiapan

evaluasi aksi

perubahan

Persiapan

Evaluasi

100% Tidak ada

kendala

Foto

Catatan

Hasil

Konsultasi

61-63

b. Kamis

23 Juni 2022

Evaluasi

implementasi

Aksi Perubahan

Terlaksananya

Evaluasi

mengenai

capaian jangka

pendek

(kondisi

before-after),

kendala

implementasi

dan

rekomendasi

perbaikan/pem

ecahan

masalah.

Evaluasi Aksi

Perubahan

terselesesaikan

100% Tidak ada

kendala

Undangan,

Daftar Hadir

Notulen,

Foto

64-68

Kegiatan 7 : Pelaporan

6

a. Selasa,

28 Juni 2022

Konsultasi

dengan Mentor

Terlaksananya

konsultasi

pelaporan

Persiapan

Pelaporan

100% Tidak ada

kendala

Foto

Catatan

Hasil

Konsultasi

69-71

b. Rabu,

29 Juni 2022

sd 6 Juli 2022

Pelaporan Selesainya

Laporan Aksi

Perubahan

Laporan Aksi

Perubahan

100% Kendala :

Waktu

bersamaan

dengan tugas

pekerjaan di

Kantor

Penyelesaian :

Memanfaatkan

jeda waktu

Hardcopy

LAP

beserta

Bukti Fisik

72-74

7

Sub Kegiatan 1.a. : Konsultasi dengan Mentor

Bukti :

Foto

Catatan Hasil Konsultasi

Kegiatan 1. Pembentukan Tim Efektif

8

Dokumentasi Foto

Senin, 9 Mei 2022, di Ruang Kerja Mantri Anom

Penyampaian implementasi aksi perubahan, dimulai dari pembentukan tim aksi

perubahan

9

10

Sub Kegiatan 1.b. : Pembentukan Tim Efektif

Bukti :

Foto

Undangan, Daftar Hadir dan Notulen,

SK Tim Aksi Perubahan

11

Undangan

12

Daftar Hadir

13

Notulen Dokumentasi Foto

14

Rabu, 11 Mei 2022, Di Pendopo Kemantren Gedongtengen, Rapat Pembentukan Tim

Efektif Aksi Perubahan

15

SK Tim Aksi Perubahan

16

17

18

19

Sub Kegiatan 1.c : Penyusunan Jadual Kegiatan

Bukti :

Jadual Pelaksanaan Kegiatan

20

• Jadual Pelaksanaan Kegiatan

No. Hari/Tgl Pelaksanaan

Program Aksi/Kegiatan

Indikator Keberhasilan

Capaian Bukti Fisik

1. Senin, 9 Mei 2022

Konsultasi dengan Mentor

Mendapat dukungan dari Mentor

Terlaksananya konsultasi dan persetujuan aksi perubahan

Foto Catatan Hasil Konsultasi

2. Rabu, 11 Mei 2022

Pembentukan Tim Efektif

Mendapat dukungan dari Tim

Terbentuknya Tim Aksi Perubahan

Undangan, Daftar Hadir Notulen, SK Tim Aksi Perubahan Foto

3. Jumat, 13 Mei 2022

Penyusunan Jadual Kegiatan

Jadual dapat terlaksana

Tersusunnya Jadual Kegiatan

Jadual Kegiatan

4. Jumat, 20 Mei 2022

Permintaan dukungan stakeholder eksternal

Mendapat dukungan stakeholder eksternal BAPPEDA

Stakeholder eksternal memberi Dukungan dan saran

Foto, Surat Pernyataan Dukungan

5. Jumat, 20 Mei 2022

Permintaan dukungan stakeholder eksternal

Mendapat dukungan stakeholder eksternal Bagian Adminbang

Stakeholder eksternal memberi Dukungan dan saran

Foto, Surat Pernyataan Dukungan

6. Senin, 23 Mei 2022

Pembuatan Google drive

Akun Google Drive dibuat

Tersedianya Akun Google drive

Google drive yang berisi data-data perencanaan

7. Senin, 23 Mei 2022


Persiapan Sosialisasi dan pendampingan

Bahan Sosialisasi tersedia


8. Rabu, 25 Mei 2022

Sosialisasi tentang google drive perencanaan

Informasi Aksi Perubahan tersampaikan

Terlaksananya Sosialisasi

Undangan, Daftar Hadir Notulen,

9. Kamis, 9 Juni 2022

Pendampingan PPTK

Pengisian Matrik oleh Pemimpin Aksi Perubahan

Pencocokan File RKA Perubahan 2022 dan RKA MUrni 2023

Foto Catatan Hasil Pendampingn

10. Senin, 13 Juni 2022

Pendampingan PPTK



Catatan Hasil Pendampingan

21

11. Selasa, 14 Juni 2022

Pendampingan PPTK



Foto Catatan Hasil Pendampingan

12.. Rabu, 15 Juni 2022

Pendampingan PPTK



Foto Catatan Hasil Pendampinan



Persiapan Evaluasi

Terlaksananya konsultasi dan persiapan evaluasi aksi perubahan


14. Kamis 23 Juni 2022

Evaluasi implementasi Aksi Perubahan

Evaluasi Aksi Perubahan terselesesaikan

Terlaksananya Evaluasi mengenai capaian jangka pendek (kondisi before-after), kendala implementasi dan rekomendasi perbaikan/pemecahan masalah.

Undangan, Daftar Hadir Notulen, Foto



Persiapan Pelaporan

Terlaksananya konsultasi pelaporan


16. Rabu, 29 Juni 2022 sd 6 Juli 2022

Pelaporan Laporan Aksi Perubahan

Selesainya LAporan Aksi Perubahan

Hardcopy LAP beserta Bukti Fisik

22

Sub Kegiatan 2.a : Permintaan dukungan stakeholder eksternal BAPPEDA

Bukti :

Foto

Surat Pernyataan Dukungan

Kegiatan 2. Konsultasi stakeholder eksternal

23

Dokumentasi Foto

Pada Hari Jumat, 20 Mei 2022, di Kantor Bappeda Kota Yogyakarta, mendapatkan

dukungan Perencana Ahli Muda Kelompok Substansi Ekonomi Keuangan Daerah

Bappeda, yang pada intinya mendukung aksi Perubahan, dengan pembatasan akses untuk

google drive.

24


25

Sub Kegiatan 2.b : Permintaan dukungan stakeholder eksternal Bagian Adminbang

Bukti :

Foto


26

Dokumentasi Foto

Pada Hari Jumat 20 Mei 2022 di Kantor Administrasi Pembangunan Kota Yogyakarta,

mendapatkan dukungan dari Analis dan Monitoring Evaluasi Pelaporan Adminbang Kota

Yogyakarta, menyarankan untuk memberi akses ke bidang anggaran BPKAD Kota

Yogyakarta,

27


28

Sub Kegiatan 3 : Pembuatan Google drive

Bukti :

Foto Google drive yang dibuat

Kegiatan 3. Pembuatan Google drive

29

Dokumentasi Foto

Pembuatan Email dengan Akun Google

Tampilan Google drive perencanaan

Folder yang diupload dalam google drive

30

31

Langkah Pembuatan Google Drive yaitu :

1. Pembuatan Email dengan Google, dengan Nama [email protected],

dengan password rencanagt2022*

2. Membuat Google Drive

3. Mengupload Folder, yang nantinya sebagai sebagai tempat file rincian kegiatan

PPTK

32


Bukti :

Foto


Kegiatan 4. Sosialisasi tentang google drive perencanaan

33

Dokumentasi Foto

Pada Hari Senin, 23 Mei 2022, Di Ruang Kerja Mantri Anom Kemantren Gedongtengen,

membahas tentang persiapan sosialisasi aksi perubahan.

34


35

Sub Kegiatan 4.b. : Sosialisasi tentang google drive perencanaan

Bukti :

Foto


36

Undangan

37

Daftar Hadir

38

Notulen

39

Dokumentasi Foto

Pada hari Rabu, 25 Mei 2022, di Pendopo Kemantren Gedongtengen, diadakan

Sosialisasi Aksi Perubahan dan membahas teknis pelaksanaannya.

40

Sub Kegiatan 5.a. : Pendampingan PPTK

Bukti :

Foto

Catatan penting hasil pendampingan

Kegiatan 5. Melakukan Pendampingan

41

Dokumentasi Foto

Pada Hari Kamis, 9 Juni 2022, di Ruang Kerja Jawatan Praja, melakukan pendampingan

cara mengupload file di google drive, mencocokkan RKA, sekaligus mengupdate matrik.

42


43

Dokumentasi Foto

Pada Hari Kamis, 9 Juni 2022, di Ruang Kerja Jawatan Sosial melakukan pendampingan

cara mengupload file di google drive, mencocokkan RKA, sekaligus mengupdate matrik

44


45

Sub Kegiatan 5.b. : Pendampingan PPTK

Bukti :

Foto


46

Dokumentasi Foto

Pada Hari Senin 13 Juni 2022, di Ruang Kerja Jawatan Kemakmuran , melakukan

pendampingan mengupload file di google drive, mencocokkan RKA, sekaligus mengupdate

matrik, dan pembetulan rumus di file matrik.

47


48

Dokumentasi Foto

Pada Hari Senin 13 Juni 2022, di Ruang Pelayanan/Ruang Jawatan Umum , melakukan

pendampingan mengupload file di google drive dan mencocokkan RKA, dengan matrik.

49


50

Sub Kegiatan 5.c. : Pendampingan PPTK

Bukti :

Foto


51

Dokumentasi Foto

Pada Hari Selasa, 14 Juni 2022, di Ruang Kerja Jawatan Praja, melakukan pendampingan

mengupload file di google drive dan mencocokkan RKA, dengan matrik. Tidak ada selisih.

52


53

Dokumentasi Foto

Pada Hari Selasa, 14 Juni 2022, di Kantor Kelurahan Sosromenduran, melakukan


Tidak ada selisih.

54


55

Dokumentasi Foto

Pada Hari Selasa, 14 Juni 2022, di Ruang Subbag Umum dan Kepegawaian, melakukan


Tidak ada selisih.

56


57

Sub Kegiatan 5.d. : Pendampingan PPTK

Bukti :

Foto


58

Dokumentasi Foto

Pada Hari Rabu, 15 Juni 2022, di Kantor Kelurahan Pringgokusuman, melakukan


Tidak ada selisih.

59


60

Hasil rekapitulasi data perencanaan PPTK dalam bentuk Matrik

61


Bukti :

Foto


Kegiatan 6. Evaluasi

62

Dokumentasi Foto

Pada hari Selasa, 22 Juni 2022, Di ruang Kerja Mantri Anom, melakukan konsultasi

dengan Mantri Anom untuk pelaksanaan evaluasi aksi perubahan.

63


64

Sub Kegiatan 6.b. Evaluasi implementasi google drive perencanaan

Bukti :

Foto


65

Undangan

66

Daftar Hadir

67

Notulen

68

Dokumentasi Foto

Pada Hari Kamis, 23 Juni 2022, bersama tim aksi perubahan melaksanakan rapat

evaluasi aksi perubahan bersama seluruh PPTK. Selanjutnya diharapkan untuk

menindaklanjuti hasil evaluasi.

69


Bukti :

Foto


Kegiatan 7. Pelaporan

70

Dokumentasi Foto

Pada Hari Selasa, 28 Juni 2022, di ruang kerja Mantri Anom, menyampaikan

bahan untuk mambuat laporan aksi perubahan dan sistematika laporan.

71


72

Sub Kegiatan 7.b. Pelaporan

Bukti :

Foto Cover

73

Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan

dengan Google Drive


Kota Yogyakarta

Disusun Oleh :




74

Pengelolaan Dokumen Perencanaan Kegiatan

dengan Google Drive


Kota Yogyakarta

Disusun Oleh :



BUKTI FISIK AKSI PERUBAHAN

Documents

laporan aksi perubahan