Embed Size (px)
Citation preview
Secara garis besarnya terdapat tiga jenis pelanggan, yaitu pelanggan internal, pelanggan perantara, dan pelanggan eksternal. Ketiga jenis pelanggan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut.
a. Pelanggan internal
Pelanggan internal (internal costumer), adalah orang-orang atau pengguna produk yang berada di dalam perusahaan dab memiliki pengaruh terhadap maju mundurnya perusahaan.
Pelanggan internal (internal costumer), adalah orang-orang atau pengguna produk yang berada di dalam perusahaan dab memiliki pengaruh terhadap maju mundurnya perusahaan.
Berdasarkan keanggotaannya, pelanggan internal ada dua macam, yaitu pelanggan internal organisasi dan pelanggan internal pemerintah.
Pelanggan internal organisasiAdalah setiap orang yang terkena dampak produk dan merupakan anggoata dari organisasi yang menghasilkan produk tersebut.
Pelanggan internal pemerintahAdalah setiap orang yang terkena dampak produk dan bukan anggota organisasi penghasil produk, tetapi masih dalam lingkungan atau instansi pemerintah.
b. Pelanggan perantara
Pelanggan perantara (intermediate costumer) adalah setiap orang yang berperan sebagai perantara produk, bukan sebagai pemakai. Komponen distributor, seperti agen-agen Koran yang memasarkan Koran, atau toko-toko buku merupakan contoh pelanggan perantara.Misalnya Penerbit Armico Bandung memerima pesanan buku dari toko buku untuk dijual kepada siswa SMK maka dalam hal ini Penerbit Armikco bertindak sebagai pemasok, toko buku sebagai pelanggan perantara, dan siswa SMK sebagai pelanggan akhir atau pelanggan nyata (real costumer).
c. Pelanggan eksternal
Pelanggan eksternal (external costumer), adalah setiap orang atau kelompok orang pengguna suatu produk (barang/jasa) yang dihasilkan oleh perusahaan bisnis. Pelanggan eksternal inilah yang berperan sebagai pelanggan nyata atau pelanggan akhir.
Jika materi/bahan ini berguna bagi anda silahkan copy, dan tolong anda klik iklan yang ada sebagai Donasi/sumbangan anda.
b.PENGLOMPOKAN PELANGAN Demi mempermudah pengidentifikasian pelanggan,lebih baik kita klasifikasi kan pelanggan sebagai seorang,organisasi atau pun instansi yang utuh,dan pada dasarnya semuanya mempunyai dua kebutuhan yaitu kebutuhan jasmani dan kebutuhan rohani.Jenis kebutuhan yg di butuhkanya ber variasi tergantung situasi,kondisi,dan daya beli masing -masing.Pada dasarnya ada dua jenis pelanggan yaitu pelanggan eksternal dan pelanggan internal.1) Pelanggan eksternalpelanggan eksternal adalah orang di luar industri yg menerima suatu produk (enduser).Pelanggan eksternal setiap industri jelas adalah masyarakat umum yang menerima produk industri tersebut.Beberapa hal yg di perlukan pelanggan eksternal (a).kesesuaian dengan kebutuhan akan produk
(b)harga yg kompetitif (c)kualitas dan reabilitas (d)pengiriman yg tepat waktu (e) pelayanan purna jual.2).pelanggan internal pelanggamn internal adalah orang yg melakukan prises selanjutnya dari suatu pekerjaan (NEXT PROCESS)Pelanggan internal merupakan seluruh karyawan dari suatu industri.Yg di perlukan pelanggan internl adalah (a)kerja kelompok dan kerja sama (b)stuktur dan sistem yg eusien (c) pekerjaan yg berkualitas (d)pengiriman yg tepat waktuKlasifikasi pelanggan yg lain adalah sbagai berikut1) Pelanggan dari segi banyaknya a) Pelanggan induvidu pelanggan induvidu adalah pelanggan yg berbelanja untuk memenuhi kebutuhan dan kepentingan diri sendiri.Ia berbelanja tidak atas keluarga,organisasi,atau orang lain.pelanggan induvidu ini mengharap kan kepuasan dalam produk yang di butuh kan.Setiap induvidu pada dasarnya mempunyai dua kebut uhan yaitu kebutuhan jasmani dan kebutuhan rohani.Kebutuhan jasmani merupakan kebutuhan primer,kebutuhan sekunder,dan kebutuhan tersier namum berbeda dgn masing-masing induvidu Kebutuhan rohani adalah kebutuhan kepuasan,misalnya dari segi pelayan dan mutu barang yg di beli.b)Pelanggan Family Pelanggan famili adalah pelanggan yg berbelanja atas nama keluarga sekalipun pembeliannya di laku kan oleh seorang yg mewakili nya.Pelanggan famili akan lebih banyak melakukan volume pembelian atau lebih banyak memberikan peluang terhadap penjual.c)Pelanggan organisasi pelanggan organisasi adalah pelanggan yg melakukan pembelian untuk memenuhi kebutuhan organisasi sekalipun pembelianya di wakil kan pada seseorang.Untuk itu kita sebagai penjual sudah dapat memastikan peluang-peluang volume pembelian organisasi tersebut apakah kebutuhan mingguan, kebutuhan bulanan,atau kebutuhan tahunan.2)Pelanggan dari segi usia Pelanggan bila di tinjau dari segi usia sangatlah beragam.semakin bertambah usia seseorang,semakin lebih banyak lagi kebutuhan yg di perlukan nya.3)Pelanggan dari segi jenis kelamin pelanggan bila di tinjau dari segi jenis kelamin pada umumnya terdiri dari laki-laki dan perempuan. Bila di tinjau dari segi perkembangan populasi penduduk,pebandingan antara kaum laki-laki dan perempuan lebih banyak perempuan,dan hal itu menunjukkan target pasar pada perempuan lebih banyak yaitu lebih potensial.4)Pelanggan dari segi pendapatan pelanggan bila di tinjau dari segi pendapatan umumnya untuk ukuran penduduk indonesia terbagi menjadi
tiga,yaitu penduduk berpendapatan tinggi,penduduk berpendapatan menengah,dan penduduk berpendapatan rendah.5)Pelanggan dari segi pendidikan pelanggan bila ditinjau dari segi tingkatan pendidikan sangatlah beragam dan hal itu sangat lah beragam dan hal itu sangat di pengaruhi oleh perbedaan selera masing-masing.6)Pelanggan dari segi waktu pembelian pelanggan yg di tinjau dari segi waktu pembelian sangat bervariasi karena tergantung pd saat yg di butuh kan. Hal-hal yang perlu diketahui dari pesaing adalah tentang:
1. kelengkapan, mutu, desain dan bentuk produk;2. harga yang ditawarkan;3. saluran distribusi atau lokasi cabang yang dimiliki;4. promosi yang dijalankan;5. rencana kegiatan pesaing ke depan.Untuk memantau kegiatan pemasaran pesaing terdapat istilah analisis pesaing. Kegiatan ini meliputi:ü mengidentifikasikan pesaing;ü menentukan sasaran pesaing;ü identifikasi strategi pesaing;ü analisis kekuatan dan kelemahan pesaing;ü menentukan sasaran pesaing;ü identifikasi reaksi pesaing; danü strategi menghadapi pesaing.
Read more: http://gioakram13.blogspot.com/2013/04/analisis-pesaing.html#ixzz2n3Oy1rxS
Visi dan Misi Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan
A. Pengertian Visi PerusahaanAda beberapa pendapat mengenai pengertian visi perusahaan, di antaranya adalah pendapat dari :1. J.B. WhittakerMenurut J.B. Whittaker dalam bukunya “Strategic Planning and Management”, visi perusahaan adalah gambaran masa depan yang akan dipilih dan yang akan diwujudkan pada suatu saat yang ditentukan.2. WibisonoMenrut Wibisono, visi merupakan rangkaian kali yang menyatakan cita-cita atau impian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa depan. Atau dapat dikatakan bahwa visi merupakan pernyataan want to be dari organisasi atau perusahaan.3. Kotler Menurut Kotler visi adalah pernytaan tentang tujuan organisasi yang diekspresikan dalam produk dan pelayanan yang ditawarkan, kelompok masyarakat yang dilayani, nilai-nilai yang diperoleh serta aspirasi dan cita-cita masa depan.4. Kamus Besar Bahasa IndonesiaMenurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, visi perusahaan adalah pandangan terhadap suatu masalah, wawasan , kemampuan untuk melihat pada inti persoalan.
Berdasarkan pengertian-pengertian visi perusahaan di atas maka dapat disimpulkan bahwa visi
perusahaan adalah pandangan jauh ke depan, kemana perusahaan-perusahaan tersebut akan dibawa atau gambaran apa yang diinginkan oleh perusahaan. Visi perusahaan akan menunjukan suatu kondisi ideal tentang masa depan yang realistis, dapat dipercaya, meyakinkan, serta mengandung daya tarik.
B. Tujuan Penetapan Visi Penetapan visi perusahaan memiliki tujuan. Adapun tujuan penetapan visi perusahaan, yaitu:1. Mencerminkan sesuatu yang akan dicapai perusahaan2. Memiliki orientasi pada mas adepan perusahaan3. Menimbulkan komitmen tinggi dari seluruh jajaran dan lingkungan perusahaan4. Menentukan arah dan fokus strategi perusahaan yang jelas5. Menjamin kesinambungan kepemimpinan organisasi perusahaan
C. Syarat dan Kriteria Visi PerusahaanDalam penetapan visi perusahaan harus memenihi persyaratan dan kriteria. Adapun persyaratan dan kriteria visi perusahaan antara lain :1. Dapat dibayangkan oleh seluruh jajaran organisasi perusahaan2. Dapat dikomunikasikan dan dapat dimengerti oleh seluruh jajaran organisasi perusahaan3. Berwawasan jangka panjang dan tidak mengabaikan perkembangan zaman4. Memiliki nilai yang memang diinginkan oleh anggota organisasi perusahaan5. Terfokus pada permasalahnan instansi perusahaan agar dapat beroperasi
D. Misi PerusahaanSelain menetapkan visi perusahaan wirausahawan juga harus menetapkan misi. Ada beberapa pendapat mengenai pengertian misi di antaranya :1. DruckerMenurut Drucker, pada dasarnya misi merupakan lasan mendasar eksistensi suatu organisasi. Pernyataan misi oreganisasi, terutama ditingkat unit bisnis menentukan batas dan maksud aktifitas perusahaan.2. WheelenMenurut Wheelen misi adalah rangkaian kalimat yang menyatakan tujuan atau alasan eksistensi organisasi yang memuat apa yang disediakan oleh perusahaan kepada masyarakat, baik berupa produk ataupun jasa.
Secara umum misi perusahaan adalah suatu tindakan untuk mewujudkan atau merealisasikan apa yang menjadi visi dari perusahaan.
E. Cara Merumuskan Misi PerusahaanAdapun perumusan misi perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai cara berikut :1. Melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan 2. Menyelaraskan kegiatan proses utama dengan sumber daya yang ada, untuk memeungkinkan perusahaan melaksanakan kegiatannya lebih baik dan dengan seefesien mungkin3. Menentukan lingkungan yang sangat berguna untuk menentukan apakah misi organisasiperusahaan tidak bertentangan secara internal dan eksternal
F. Fungsi MisiMisi perusahaan berfungsi sebagai pernytaan cita-cita serta merupakan landasan kerja yang harus diikuti dan didukung oleh seluruh personil perusahaan. Misi usaha sangat membantu dalam mengembangkan perusahaan , diantaranya :
1. Memberikan arah usaha2. Memfokuskan langkah-langkah yang akan diambil3. Objektif, target dan program perusahaan dirancang berdasarkan misi yang suadah dibentuk4. Membimbing aksi dalam berbagai tingkat5. Membantu mencegah karyawan agar tidak salah melangkah
G. Pentingnya Visi dan MisiPentingnya visi dan misi perusahaan adalah visi perusahaan sebagai elemene utama bagi suatu strategi untuk mencari pencapaian hasil yang lebih tinggi atau lebih baik.
H. Faktor – faktor Penyusunan Visi dan MisiPenyusunan visi dan misi harus mempertimbangkan beberapa faktor berikut :1. Sejarah2. Preferensi Masa Kini3. Lingkungan Pasar4. Sumber Daya5. Kompentensi yang membedakan
Perusahaan yang kuat, memiliki daya saing tinggi, mampu menciptakan kreativitas dan inovasi pasti dihasilkan melalui landasan yang kokoh. Landasan kokoh dapat diperoleh dari budaya perusahaan yang bertindak sebagai gambaran nyata yang mampu memberikan dampak pada intern dan ekstern perusahaan. Lalu apakah budaya perusahaan itu sendiri?
Budaya perusahaan merupakan nilai-nilai yang dianut dan cara bertindak dalam perusahaan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan pihak dalam maupun luar perusahaan. Disebutkan bahwa keberhasilan dalam memahami dan mengaplikasikan budaya perusahaan berpengaruh terhadap kesuksesan perusahaan. Oleh karena itu, budaya perusahaan memegang peran penting yang dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Cermin Perilaku Eksekutif Perusahaan.
Selama ini, sebagian pebisnis bersikap acuh pada budaya perusahaan padahal pemilik perusahaan yang memberi warna dominan dalam jalannya roda bisnis. Budaya perusahaan sebenarnya didefinisikan oleh perilaku para eksekutif di depan karyawan dan klien mereka. Karena meski tertulis di kartu identitas, dinding kantor, buku pedoman, tapi selama eksekutif tidak menjalankannya, maka karyawan tidak akan benar-benar mengerti inti dari budaya perusahaan karena mereka hanya melihat budaya yang dimunculkan dari sikap para petinggi.
2. Identitas Perusahaan.
Setiap organisasi membutuhkan identitas yang dapat memudahkan pihak intern dan ekstern untuk mengingatkannya. Misalnya, budaya lokal pulau Bali yang kental berfungsi sebagai identitas yang kuat, tidak terpengaruh dengan budaya luar dan mampu bertahan dengan zaman.
3. Modal perusahaan.
Modal dalam bisnis sering identik dengan dana yang digunakan untuk mendukung pendirian dan berlangsungnya perusahaan. Namun, budaya perusahaan juga merupakan modal penting untuk mendorong kemajuan dan pertumbuhan. Budaya perusahaan menjadi keunggulan dengan catatan setiap pihak dalam lingkup perusahaan memahami dan menerapkan dalam setiap sendi perusahaan.
4. Kunci Kinerja Karyawan.
Setiap karyawan dengan posisinya masing-masing memiliki peran sentral dalam kesuksesan bisnis. Budaya perusahaan yang terimplementasi dalam kinerja karyawan, akan menjadikan mereka nyaman, tenteram dan bahagia dalam bekerja.
5. Tercapai tujuan perusahaan
Implementasi budaya perusahaan akan menjadikan perusahaan lebih transparan dalam laporan keuangan, produksi, dan lain-lain. Transparansi dalam setiap divisi didukung loyalitas, profesionalisme, kreativitas, dan ketekunan setiap pihak maka perusahaan akan sukses.
Beragam faktor mampu mempengaruhi berlangsunya suatu perusahaan dan salah satunya adalah budaya perusahaan. Oleh karena itu, pimpinan, penyandang saham, karyawan harus bersama-sama mengimplementasikan dalam kehidupan mereka untuk mencapai tujuan yang diinginkan.Sebagai perusahaan yang baik, dalam menentukan kebijakan/aturan hendaknya hak-hak karyawan diikutsertakan sebagai bahan pertimbangan, misalnya UMR, masalah kesehatan dan keamanan kerja, jaminan kemerdekaan bagi karyawan untuk berserikat, jaminan perusahaan bahwa mereka tidak akan melakukan diskriminasi dalam hal ras, agama, suku, jenis kelamin, dll, jaminan bahwa perusahaan tidak akan melakukan tindak kekerasan baik fisik maupun mental dalam kegiatan bekerja, jam kerja yang sesuai, kompensasi, dan sebagainya. Bila perusahaan telah dapat melindungi dan memenuhi hak-hak karyawannya, sudah barang tentu loyalitas karyawan akan meningkat sehingga diharapkan kinerja karyawan pun meningkat. Namun toh kepercayaan karyawan saja belum cukup untuk meningkatkan citra positif perusahaan. Perusahaan tetap memerlukan kepercayaan dari pihak luar seperti masyarakat, pemerintah, pers, dll, dan biasanya pihak luar perlu bukti nyata bahwa perusahaan telah menjalankan kewajibannya. Untuk itu perusahaan memerlukan sebuah sistem manajemen yang dapat membantu perusahaan melaksanakan fungsinya sebagai perusahaan yang baik dan memperhatikan hak-hak karyawan sebagaimana mestinya sekaligus membuktikannya kepada pihak luar.Sistem manajemen yang dibutuhkan adalah yang mampu :Membangun, mengelola, dan melaksanakan kebijakan-kebijakan pemerintah atau yang terkait mengenai berbagai masalah yang memiliki pengaruh besar dalam hubungan industrial. Membuktikan bahwa prosedur, aturan, atau kebijakan yang perusahaan buat telah sesuai dengan sistem manajemen tersebut. Dengan kata lain sistem ini dapat dijadikan sebagai alat untuk mengaudit prosedur yang telah dibuat oleh perusahaan berkaitan dengan masalah ketenagakerjaan. Salah satu alternatif sistem manajemen tentang hubungan ketenagakerjaan tersebut adalah SA 8000, yang mulai banyak diterapkan di perusahaan-perusahaan di Indonesia. (IS)
A. Pengertian Karyawan
pengertian karyawan adalah sesorang yang ditugaskan sebagai pekerja dari sebuah perusahaan untuk melakukan operasional perusahaan dan dia bekerja untuk digaji.berhubungan dengan karyawan pasti takkan lepas dari kinerja karyawan maka dan setiap perusahaan akan selalu melakukan penilaian kinerja karyawan. untuk lebih jelasnya tentang karyawan bisa dilihat sebagai berikut:Pengertian Kinerja KaryawanDalam buku yang berjudul :”Manajemen Sumber Daya Manusia”(1995:327), menurut Henry Simamora kinerja karyawan adalah tingkat terhadap mana para karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan.Penilaian Kinerja KaryawanYang dimaksud dengan sistem penilaian kinerja ialah proses yangmengukur kinerja karyawan. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penilaian kinerja karyawan adalah :1.karakteristik situasi,2.deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja pekerjaan,
3.tujuan-tujuan penilaian kinerja,4.sikap para karyawan dan manajer terhadap evaluasManfaat penilaian kinerja karyawanbagi organisasi atau perusahaan sendiri, hasil penilaian tersebut sangat penting artinya dan peranannya dalam pengambilan keputusan tentang berbagai hal, seperti identifikasi kebutuhan program pendidikan dan pelatihan,rekruitment, seleksi, program pengenalan, penempatan, promosi, sistemimbalan dan berbagai aspek lain dari proses dari manajemen sumber dayamanusia secara efektif. Penilaian tersebut berperan sebagai umpan balik tentang berbagaihal seperti kemampuan, kelebihan, kekurangan, dan potensi yang padagilirannya bermanfaat untuk menentukan tujuan, jalur, rencana dan pengembangan karirTujuan Penilaian KinerjaTujuan evaluasiSeorang manajer menilai kinerja dari masalalu seorang karyawandengan menggunakan ratings deskriptif untuk menilai kinerja dandengan data tersebut berguna dalam keputusan-keputusan promosi.demosi, terminasi dan kompensasiTujuan pengembanganSeorang manajer mencoba untuk meningkatkan kinerja seorangkaryawan dimasa yang akan datangSedangkan tujuan pokok dari si stem penilaian kinerja karyawanadalah: sesuatu yang menghasilkan informasi yang akurat dan valid berkenaan dengan prilaku dan kinerja anggota organisasi atau perusahaa1. Organisasi InformalOrganisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.
asan BerorganisasiOrganisasi didirikan oleh sekelompok orang tentu memiliki alasan. Seorang pakar bernama
Herbert G. Hicks mengemukakan dua alasan mengapa orang memilih untuk berorganisasi: a. Alasan Sosial (social reason), sebagai “zoon politicon ” artinya mahluk yang hidup secara berkelompok, maka manusia akan merasa penting berorganisasi demi pergaulan maupun memenuhi kebutuhannya. Hal ini dapat kita temui pada organisasi-organisasi yang memiliki sasaran intelektual, atau ekonomi. b. Alasan Materi (material reason), melalui bantuan organisasi manusia dapat melakukan tiga macam hal yang tidak mungkin dilakukannya sendiri yaitu: 1) Dapat memperbesar kemampuannya 2) Dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk mencapai suatu sasaran, melalui bantuan sebuah organisasi. 3) Dapat menarik manfaat dari pengetahuan generasi-generasi sebelumnya yang telah dihimpun.
Tipe-tipe organisasi
Secara garis besar organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Pembagian tersebut tergantung pada tingkat atau derajat mereka terstruktur. Namur dalam kenyataannya tidak ada sebuah organisasi formal maupun informal yang sempurna.
1. Organisasi Formal
Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.
Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
Unsur dan Tiang Dasar Organisasi FormalAda 3 Unsur pokok organisasi formal, yaitu :
1. Sistem kegiatan terkoordinasi2. Kelompok orang3. Kerjasama mencapai tujuan
Tiang dasar teori organisasi formal:1. Pembagian kerja2. Proses skalar (hirarki) dan fungsional (horizontal)3. Struktur4. Rentang kendali
Ciri-Ciri Organisasi Formal
1. Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari organisasi formal adalah jabatan-jabatan.
2. Tujuan atau rencana organisasi terbagi kedalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi
3. Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan. Yakni, satu-satunya saat bahwa seseorang diberi kewenangan untuk melakukan tugas-tugas jabatan adalah ketika ia secara sah menduduki jabatannya.
4. Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Hierarkinya mengambil bentuk umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya sendiri.
5. Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.
6. Proesedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal – yakni, peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Jabatan diharapkan memiliki orientasi yang impersonal dalam hubungan mereka dengan langganan dan pejabat lainnya.
7. Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.
8. Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.9. Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi
politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.10. Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan
berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.
Ciri-ciri suatu organisasi formal berkaitan dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan. Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang. Keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan.
Ada pun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi formal adalah sebagai berikut :
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannyaStrategi menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan. Menurut Chandler, pengubahan strategi mengakibatkan perubahan desain organisasional. Peningkatan kompleksitas menyebabkan struktur tersentralisasi menjadi tidak efisien. Perusahaan-perusahaan harus mengubah strukturnya menjadi struktur yang desentralisasi.
2. Lingkungan yang melingkupinyaDalam hal ini perlu dibedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :
· Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau secara tiba-tiba.
· Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi (perubahan) mungkin terjadi dalam setiap atau seluruh bidang.
· Lingkungan bergejolak (turbulent environment), yaitu lingkungan di mana sering terjadi perubahan secara drastis.
3. Teknologi yang digunakanPerbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang- barang atau jasa akan
membedakan struktur organisasi. Semakin kompleks teknologi, semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Perusahaan yang ingin sukses harus memiliki struktur yang sesuai dengan tingkat teknologinya.
4. Ukuran organisasi.Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan kerjanya yang sangat mempengaruhi struktur organisasi.Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat.
5. Anggota (pegawai/karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan diantara satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Para manajer organisasi, terutama para manajer puncak, akan mempengaruhi pemilihan strategi, dan pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi.
Model- model struktur organisasi Formal1. Model tradisional
· Dirancang terutama untuk lingkungan yang stabil dan pengubahan yang terjadi di dalamnya dapat diperkirakan.
· Cenderung tidak efisien dalam lingkungan yang sangat bergejolak.Pada model ini terdapat beberapa tingkatan yaitu :
· Manajemen Puncak, pelaksananya adalah Direktur Pelaksana dan Manajer Umum.
· Manajemen Menengah, pelaksananya adalah Manajer Departemen Fungsional/ Divisi dan Kepala Bagian.
· Manajemen Lini pertama, pelaksananya adalah penyelia/ Supervisor/ Mandor/ Kepala Tukang dan Pengawas Tingkat pertama.
· Karyawan Operasional.
2. Model hubungan manusiawiDalam model ini juga diterima konsep speialisasi, rutinitas, dan pemisahan perencanaan dari pelaksanaan sebagai ciri utama organisasi yang efektif. Model ini secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi menurut struktur formalnya. Hal ini mengandung perhatian manajemen akan adanya ”struktur informal” yang ada di seluruh elemen-elemen organisasi. Model hubungan manusiawi lebih mengusulkan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik, dan perilaku-perilaku struktur offline:
· Kepemimpinannya dapat mengurangi friksi- friksi di antara orang-orang dan jabatan – jabatan mereka dalam organisasi, serta menghubungkan kerja sama yang baik antar para anggota organisasi.
· Menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya.
· Ditunjukkan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi kewenangan departemen personalia.
3. Model sumber daya manusiaImplikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif dari pada pekerjaannya sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi.Konsep model sumber daya manusia mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi – posisi yang berinteraksi. Hal tersebut mengharuskan anggota – anggota organisasi mempunyai hal – hal sebagai berikut :
· Suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama· Jalur untuk memperoleh sumber informasi vertikal dan horisontal yang
relevan· Kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan· Keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dengan
efisien.Adapun mengenai tujuan organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh manajer dan bawahannya, sehingga tujuan bersama tersebut jelas merubah hubungan atasan dan bawahan yang diatur oleh model tradisional dan hubungan manusiawi.
Unsur – unsur struktur organisasi1. Spesialisasi kegiatan2. Standarisasi kegiatan3. Koordinasi kegiatan4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan5. Ukuran satuan kerja
Dimensi- dimensi dasar struktur organisasi formal 1. Pembagian kerja
· Relatif dapat menurunkan keterlibatan kerja, maupun kerja karyawan· Menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton· Mengakibatkan tingkat komitmen karyawan lebih rendah dan
kehilangan motivasi.· Dapat mempengaruhi tingkat prestasi organisasi.
2. WewenangHak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.
3. KekuasaanKemampuan untuk melakukan hak yang terjadi dalam wewenang
4. Tanggung jawabKewajiban untuk melakukan sesuatu, dalam hal ini adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi organisasi atau kewajiban seorang bawahan yang diberi tugas atasannya untuk melakukan sesuatu yang diinginkan atasan tersebut.
5. Rentang kendali
Berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.
6. Struktur tall· Mempunyai rentang kendali sedikit / sempit· Hanya sedikit jumlah karyawan yang berada di bawah kendali seorang
atasan sehingga memungkinkan pengawasan dan disiplin yang ketat.· Diterapkan dalam struktur klasik
7. Struktur flatMempunyai rentang kendali melebar / banyak dalam hal rentang kendali dan tingkatan manajemen.
8. Hubungan lini dan staff 9. Komunikasi dalam organisasi 10. Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi wewenang terjadi bila wewenang dipegang atau dipusatkan pada seseorang atau beberapa orang. Desentralisasi wewenang terjadi bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi.
11. Rantai wewenang scalarBerhubungan dengan jumlah tingkatan dalam suatu organisasi dan secara otomatis ada kapan saja seorang individu dijadikan bawahan pada seorang atasan. Untuk membedakan tingkatan wewenang dalam organisasi adalah semakin tinggi tingkatan semakin besar wewenang.
12. Kesatuan perintahBertujuan untuk memudahkan koordinasi.
Organisasi informal
Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:
Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai
seberapa besar pembayaran gajinya.
Organisasi Informal memiliki ciri-ciri :
1. Lepas 2. Fleksibel 3. Tidak terumuskan 4. Spontan
Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar, maupun tidak sadar. Kerapkali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan-hubungan antara para anggota, bahkan tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh Organisasi Informal :
1. Arisan ibu-ibu2. Orang-orang di kendaraan umum3. Sekumpulan penonton yang menyaksikan sepak bola.
Organisasi berdasarkan sasaran pokok mereka
Organisasi yang didirikan tentu memiliki sasaran yang ingin dicapai secara maksimal. Oleh karenanya suatu organisasi menentukan sasaran pokok mereka berdasarka kriteria-kriteria organisasi tertentu. Adapun sasaran yang ingin dicapai umumnya menurut J Winardi adalah:
1. Organisasi berorientasi pada pelayanan (service organizations), yaitu organisasi yang berupaya memberikan pelayanan yang profesional kepada anggotanya maupun pada kliennya. Selain itu siap membantu orang tanpa menuntut pembayaran penuh dari penerima servis.
2. Organisasi yang berorientasi pada aspek ekonomi (economic organizations), yaitu organisasi yang menyediakan barang dan jasa sebagai imbalan dalam pembayaran dalam bentuk tertentu.
3. Organisasi yang berorientasi pada aspek religius (religious organizations) 4. Organisasi-organisasi perlindungan (protective organizations) 5. Organisasi-organisasi pemerintah (government organizations) 6. Organisasi-organisasi sosial (social organizations)
Koordinasi dan Hubungan Kerja dalam Organisasi Perkantoran(Pengayaan Materi Manajemen Perkantoran dalam Diklat Pengelola Perkantoran)
Oleh
Ati Dahniar*
Widyaiswara Madya
A. Latar Belakang
.Pada umumnya organisasi dibentuk oleh kelompok orang untuk mencapai tujuan. Apabila tujuan yang ingin dicapai semakin luas dan kompleks maka diperlukan kerjasama dan pembagian kerja dalam organisasi tersebut. Oleh karena tujuan organisasi adalah tujuanbersama, maka hubungan kerja antara bagian atau antara orang-orang yang tergabungdalam organisasi itu semakin menjadi penting. Agar koordinasi dan hubungan kerja dapatdilaksanakan secara optimal ( jelas dan transparan ), maka melakukan koordinasi harus memperhatikan aspirasi dari bawah serta diciptakan bentuk koordinasi yang memadai. Koordinasi dan hubungan kerja merupakan faktor yang sangat dominan di dalam kehidupan
suatu organisasi. Oleh karena itu, koordinasi dan hubungan kerja harus secara terus menerus ditingkatkan dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara optimal.
Sebagaimana diketahui bahwa setiap individu-individu dalam organisasi memiliki tujuan. Untuk mencapai tujuannya, orang-orang atau bagian-bagian yang tergabung di dalam organisasi dan pihak-pihak yang terkait dengan pencapaian tujuan, melakukan koordinasi dan hubungan kerja. Pada kegiatan yang lebih luas dan kompleks koordinasi dan hubungan kerja ini semakin menjadi penting, mengingat dalam era globalisasi tidak satupun unit kerja atau organisasi yang dapat mencapai tujuan tanpa melakukan koordinasi dan hubungan kerja dengan unit kerja yang lain.
Di dalam Pemerintahan (Kementerian, Lembaga Pemerintah Non Kementerian /LPND) atau instansi pemerintah lainnya sebagai suatu organisasi juga mempunyai tujuan. Untuk mencapai tujuannya seluruh aparat dan bagian yang ada di dalamnya atau pihak-pihak yang terkait perlu mengadakan koordinasi dan hubungan kerja. Bahkan lebih dari itu, semua bagian harus bergerak sebagai satu kesatuan yang terkoordinasi. Kegiatan koordinasi dan hubungan kerja dalam organisasi merupakan bagian integral dan komprehensif dalam mencapai tujuan dari organisasi yang bersangkutan.Manajemen adalah keseluruhan proses untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. Untuk mencapai tujuan tersebut perlu menerapkan fungsi-fungsi manajemen seperti fungsi Planning, Organizing, Actuating dan Controlling. Rangkaian fungsi-fungsi ini terkenal dengan sebutan “POAC”.
Koordinasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah, dan merupakan tugas para pemimpin (manajemen) dalam menuju pada pencapaian sasaran.Berbagai jenis koordinasi, baik koordinasi vetikal maupun fungsioanal dan koordinasilainnya, dimana semuanya memiliki tujuan yaitu dengan terwujudnya keterpaduan,keserasian dan keselarasan dari seluruh komponen yang terkait dengan pencapaiansasaran dan tujuan organisasi.Kegagalan koordinasi biasanya disebabkan oleh kegagalan koordinasi dalam memikirkandan mendapatkan alat-alat koordinasi yang akan mendukung pelaksanaan koordinasi tersebut. Di antara alat-alat organisasi tersebut adalah;
Dalam rangka melakukan koordinasi dan hubungan kerja dengan semua pihak yang terkaituntuk pencapaian tujuan organisasi. Semua pihak yang melakukan koordinasi danhubungan kerja pada dasarnya melakukan komunikasi. Dalam melakukan komunikasi juga perlu memperhatikan elemen-elemen dan jenis-jenis komunikasi yang ada agar dapat berkomunikasi efektif. Disamping memehami konsep dan batasan / pengertian komunikasi, juga harus mengetahui secara jelas teknis dan hambatan dalam berkomunikasi. Untuk dapatmencapai keberhasilan dalam pelaksanaan koordinasi dan hubungan kerja, semua pihakharus menyadari dan mempehatikan hambatan-hambatan dan teknis-teknis berkomunika
B. KOORDINASI SEBAGAI SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN
1. Pengkoordinasian
Pengkoordinasian adalah kegiatan-kegiatan untuk menertibkan, sehingga segenap kegiatan manajemen maupun kegiatan pelaksanaan satu sama lain tidak simpang siur, tidak berlawanan dan dapat ditujukan kepada titik arah pencapaian tujuan dengan effisien (ordo adalah orde = tertib). Hasil pengkoordinasian adalah ketertiban dan ketidaksimpangsiuran.
Sebagian ahli bependapat bahwa pengkoordinasian adalah kegiatan manajemen yang berdiri sendiri di samping kegiatan manajemen yang lain seperti perencanaan, pengorganisasian dan sebagainya. Akan tetapi kebanyakan ahli berpendapat bahwa pengkoordinasian adalah salah satu fungsi dari setiap kegiatan manajemen, jadi salah satu fungsi dari perencanaan, pengorganisasian dan sebagainya. Bahkan ada yang
berpendapat bahwa kegiatan pengkoordinasian dapat pula dilakukan oleh mereka yang bukan manajemen.
Perbedaan antara manajemen dan bukan manajemen dalam melakukan koordinasi ialah bahwa manajemen dapat memaksakan koordinasi tersebut, karena koordinasi itu dilakukan terhadap orang-orang bawahannya. Sedangkan bukan manajemen lebih banyak menggunakan “personal authority”, kewibawaan pribadi, wewenang karena pengaruh kepribadiannya, sehingga faktor pemaksaan tidak ada. Tegasnya, apabila kegiatan pengkoordinasian dari bukan manajemen ditolak oleh orang-orang yang dikoordinasikan, maka bukan manajemen itu tidak dapat memaksanya untuk diterima.
Dasar koordinasi dapat diperuntukkan pada berbagai aspek. Bagi manajemen adalah wewenang manajemen yang mencakup pula wewenang koordinasi. Bagi yang bukan manajemen adalah wewenang koordinasi yang disebut secara khusus atau wewenang koordinasi yang diterima oleh orang lain karena adanya kewibawaan pribadi (personal authority). Buat pejabat/fungsional dalam suatu organisasi yang mempunyai wewenang fungsional (fuctional authority) yaitu wewenang fungsional yang ada padanya untuk koordinasi khusus dalam bidang fungsinya.
Koordinasi yang diperuntukkan bagi manajemen dan yang bukan manajemen dinamakan koordinasi vertikal, karena yang dikoordinasikan adalah orang-orang bawahan atau orang-orang yang dalam status kedudukan dalam organisasi atau status sosial dapat dipandang sebagai bawahan. Sedangkan koordinasi yang dimaksud bagi pejabat/fungsional adalah koordinasi horizontal atau fungsional.
Tujuan koordinasi bagi manajemen adalah sama dengan tujuan manajemen itu sendiri yaitu alat untuk manajemen. Seangkan bagi yang bukan manajemen tujuan kordinasi adalah untuk mencegah kesimpansiuran serta untuk mengarahkan, sehingga setiap kegiatan yang dikoordinasikan itu dapat mencapai tujuannya masing-masing dengan aman dan berhasil.
Koordinasi dapat pula berperan sebagai alat, yaitu alat untuk melaksanakan koordinasi antara lain :
a. Filosofi, buat bangsa Indonesia filosofi Pancasila.
b. Rencana dan perencanaan.
c. Budget dan budgeting.
d. Pegawai, khususnya pegawai teras, dan kepegawaian.
e. Organisasi dan pengorganisasian.
f. Pengawasan, khususnya pengawasan preventif.
2. KIS dan KISS
KIS adalah singkatan dari koordinasi, integrasi dan sinkronisasi. KISS adalah singkatan dari koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplikasi. Integrasi berarti penyatuan dari dua atau lebih kegiatan dalam suatu proses menjadi satu kegiatan yang lebih padat, integrasi ini dinamakan integrasi vertikal. Integrasi dapat juga integrasi horizontal yakni penyatuan dari dua atau lebih kegiatan yang berdiri sendiri semula, menjadi satu kegiatan yang padat. Maksud dari integrasi adalah menghemat serta mencegah kesimpangsiuran.
Sikronisasi adalah melakukan kegiatan-kegiatan dalam waktu yang bersamaan secara simultan. Simplifikasi adalah kegiatan untuk menyederhanakan segenap kegiatan-
kegiatan lain dengan menghapuskan yang tidak perlu serta lebih mengarahkan kepada tujuan-tujuan yang hendak dicapai.
Dengan demikian KIS adalah kegiatan-kegiatan untuk menertibkan, menyatukan serta menggunakan waktu yang setepat-tepatnya dari segenap kegiatan manajemen dan peralatannya dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan KISS adalah kegiatan – kegiatan untuk menertibkan, menyatukan, menggunakan waktu yang setepat-tepatnya dan menyederhanakan segenap kegiatan-kegiatan manajemen dan peralatannya dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
3. Koordinasi dan Kooperasi
Kooperasi adalah kerjasama, yakni kerjasama antara para pejabat-pejabat dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan-tujuan dari organisasi. Kerjasama tersebut dapat dilakukan secara vertikal dan horizontal.
Kerjasama vertikal ialah kerjasama yang dilakukan antara pimpinan dan bawahan, masing-masing mengerjakan bagian-bagian dari pekerjaan yakni pekerjaan pimpinan dan pekerjaan pelaksanaan. Kerjasama horizontal ialah kerjasama yang dilakukan antara pejabat-pejabat dari suatu organisasi dari berbagai fungsi. Dasar kerjasama yang utama adalah keikhlasan dan kesukarelaan. Syarat untuk kerja sama adalah adanya pemuasan terhadap kebutuhan-kebutuhan pejabat-pejabat yang mengadakan kerjasama ekonomis lebih-lebih kebutuhan psikologis.
Kebutuhan psikologis antara lain adalah :
1. Pimpinan yang patut dibanggakan
2. Oknum-oknum kerja sama yang sebaya (kecuali pimpinan).
3. Adanya saling pengertian dan saling menghargai antara oknum-oknum yang sama.
4. Tempat kerjasama dan hasil produk yang mempunyai gengsi tinggi.
Semua syarat-syarat tersebut akan mengarahkan terhadap timbulnya rasa bangga dapat dilakukannya kerjasama tersebut. Selain itu koordinasi dapat membantu sehingga kerjasama dilakukan secara efisien. Untuk itu koordinasi mempunyai prinsip-prinsip antara lain :
a. Prinsip efisiensi
b. Prinsip kesatuan arah dan tujuan (konveergensi).
c. Prinsip-prinsip pervasivitas, memasuki segenap kegiatan manajemen dan pelaksanaan.
d. Prinsip ketepatan penggunaan alat koordinasi.
e. Prinsip dari koordinasi yang strategis.
C. HUBUNGAN KERJA
Dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsinya masing-masing unit kerja, para pejabat dan orang-orang yang ada dalam unit kerja, para pejabat dan orang-orang yang ada dalam unit kerja itu tidak mungkin lepas melakukan hubungan kerja, baik antar mereka di dalam organisasi atau unit maupun antara mereka dengan pihak luar. Dalam organisasi ada berbagai macam bentuk hubungan kerja, untuk lebih jelas dapat diuraikan macam-macamnya sebagai berikut :
1. Hubungan Kerja Vertikal
Hubungan kerja vertikal adalah hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan
2. Hubungan Kerja Horisontal
Hubungan kerja horizontal adalah hubungan kerja antara pejabat pada tingkat atau eselon yang sama.
3. Hubungan Kerja Diagonal
Hubungan kerja diagonal adalah hubungan kerja antar pejabat yang berbeda induk unit kerjanya dan berbeda juga tingkat atau eselonnya.
4. Hubungan Kerja Fungsional
Hubungan kerja fungsional adalah hubungan kerja antara unit atau pejabat yang mempunyai bidang kerja sama. Tingkat atau eselon unit atau pejabat tersebut bisa sama atau tidak sama.
5. Hubungan Kerja Informatif
Hubungan kerja informatif adalah hubungan kerja antar unit atau pejabat dengan tingkat atau bidang apapun untuk saling memberikan dan memperoleh keterangan.
6. Hubungan Kerja Konsultatif
Hubungan kerja konsultatif adalah hubungan kerja antar pejabat yang karena jabatannya berkepentingan melakukan konsultasi antar satu dengan yang lainnya.
7. Hubungan Kerja Direktif
Hubungan kerja direktif adalah hubungan kerja antara pimpinan unit organisasi atau pejabat yang disatu pihak mempunyai wewenang dan kewajiban untuk memberikan bimbingan, pengarahan, pertimbangan, saran atau nasihat dalam bidang kerja hierarkhis tertentu, sedang di pihak lain mempunyai kewajiban melaksanakan bimbinga, pengarahan, pertimbangan, saran dan atau nasihat tersebut.
8. Hubungan Kerja Koordinatif
Hubungan kerja koordinatif adalah hubungan kerja antar pejabat yang dimaksudkan untuk memadukan (mengintegrasikan), menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak, langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama.
Meskipun tidak merupakan keharusan, tetapi biasanya pejabat yang mengkoordinasikan mempunyai eselon atau tingkat yang lebih tinggi dalam hirarkhi organisasi.
Organisasi sebagai wadah kerja sama relatif bersifat statis, mengandung stabilitas, dengan maksud untuk memberikan kepastian dalam pelaksanaan kerja sama sebagai syarat mutlak bagi berlangsungnya kegiatan-kegiatan pencapaian tujuan dan sasaran. Namun demikian tidak dapat disangkal, jika diharapkan organisasi akan maju dan berkembang, tidak ada satupun organisasi di dunia ini yang mutlak bersifat statis. Oleh karena itu tepatlah bila organisasi di samping ditinjau sebagai wadah juga ditinjau sebagai proses pengelompokan orang-orang dalam suatu kerja sama yang efisien untuk mencapai tujuan yang sifatnya dinamis.
Akan tetapi memang tidak dapat dihindarkan bahwa setiap organisasi, di samping hubungan kerja formal atau hubungan kerja kedinasan terdapat pula hubungan informal atau hubungan keakaraban. Hubungan informal ini timbul dengan sendirinya sejalan dengan hakikat manusia dengan segala sifat sebagai makhluk sosial.
4.2. Maksud, Tujuan dan Prinsip Hubungan Kerja
Maksud adalah suatu pernyataan untuk apa sesuatu harus dilakukan dan manfaat apa yang dapat ditarik dari suatu kegiatan. Sedangkan tujuan adalah hasil akhir dari suatu kegiatan yang mempunyai maksud tertentu.
Prinsip di dalam manajemen adalah suatu aturan umum yang harus diikuti bila sesuatu kegiatan ingin mendapat hasil yang baik. Prinsip ini tidak dapat diartikan sebagai hukum atau dalil, karena hukum dan dalil dalam suatu ilmu tidak dapat diubah dan harus dilaksanakan. Dalil dan hukum lebih banyak berada di dalam ilmu pasti dan alam. Berbeda dengan dalil dan hukum, prinsip akan bergantung kepada situasi dan kondisi, dan lebih banyak ditemukan di dalam ilmu-ilmu sosial. Karena itu prinsip dapat dirubah dan boleh dilaksanakan dan boleh tidak dilaksanakan. Dalil dan hukum dapat berlaku di mana-mana seperti dalil Phytagoras dan hukum Archimides, dapat berlaku di Eropa, Amerika maupun di Indonesia. Tetapi prinsip manajemen yang berlaku di Perancis belum tentu dapat dilaksanakan di Indonesia, demikian juga sebaliknya.
a. Maksud
Hubungan kerja di organisasi dimaksudkan agar organisasi dapat :
(1) Membangkitkan kesadaran pada setiap orang dan setiap menejer bahwa kedudukan, fungsi dan pekerjaannya berkaitan dengan kedudukan, fungsi, dan pekerjaan pihak lainnya sehingga merasa bahwa kedudukan, fungsi dan pekerjaannya tidak lepas dari yang lain.
(2) Memelihara dan mengembangkan saling pengertian di antara para pejabat di dalam organisasi sehingga dapat menumbuhkan kesadaran bahwa dirinya memerlukan bantuan pihak lain dan sebaliknya dirinya memerlukan bantuan pihak lain sehingga timbul semangat kerjasama dalam pelaksanaan tugas masing-masing.
(3) Memelihara dan mengembangkan semangat persatuan pada setiap orang karena tugas dirinya dan tugas pihak lain di dalam organisasi merupakan bagian-bagian dari tugas yang lebih besar sehingga setiap tugas berkaitan erat dan pelaksanaannya perlu saling mendukung.
(4) Menumbuhkan sikap para pelaksana untuk mematuhi peraturan yang mengatur hubungan kerja antar unit organisasi dan antar organisasi dalam suatu sistem baik pemerintahan maupun perusahaan.
b. Tujuan
Hubungan kerja di dalam organisasi mempunyai tujuan terciptanya kemudahan serta kelancaran pelaksanaan tugas pekerjaan setiap orang dan setiap unit karena adanya kesadaran bahwa setiap orang atau unit lain serta timbulnya semangat saling membantu.
c. Prinsip-prinsip Hubungan Kerja
Hubungan kerja bila ingin berhasil memerlukan prinsip-prinsip sebagai berikut :
(1) Spesialisasi tugas dan kerja yang jelas dari setiap orang dan unit sebagai bagian dari tugas dan kerja organisasi.
(2) Pengenalan spesialisasi tugas oleh setiap pihak dalam organisasi sehingga masing-masing akan mengetahui dengan siapa dirinya harus melakukan hubungan untuk membantu atau minta dibantu.
(3) Saling pengertian antar unit kerja sebagai adanya saling bantu.
(4) Semangat kerjasama antar unit untuk mendorong kegiatan saling bantu.
(5) Disiplin terhadap peraturan termasuk prosedur kerja sebagai arah untuk melakukan interaksi dalam saling bantu.
d. Pentingnya koordinasi dan hubungan kerja
Koordinasi dan hubungan kerja sangat penting dalam organisasi untuk mencapai tujuan. Untuk itu secara rinci dapat diuraikan sebagai berikut :
(1) Memastikan adanya kesatuan gerak dalam organisasi;
(2) Saling berkomunikasi dan bantu membantu antar pejabat/unit;
(3) Menjamin kesatuan kebijaksanaan untuk hal-hal yang sama;
(4) Menghindarkan kecenderungan merasa “paling penting” dalam organisasi.
(5) Memelihara dan mengembangkan saling pengertian di antara para pelaksana, sehingga dapat menumbuhkan kerjasama dalam pelaksanaan tugas masing-masing;
(6) Memelihara dan mengembangkan saling memenuhi, sehingga kontak atas dasar kebijaksanaan dan saling membantu antara pihak-pihak yang tugasnya saling berkaitan.
(7) Menumbuhkan sikap para pelaksana untuk mematuhi peraturan yang mengatur hubungan kerja antar instansi.
D. KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA
Koordinasi dan hubungan kerja timbul dan sangat dibutuhkan sebagai konsekuensi adanya upaya untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien melalui pembagian tugas. Tugas-tugas ini diwadahkan dalam unit-unit sebagai pelaksana dan penanggung jawab satu atau beberapa fungsi. Dengan demikian setiap unit mempunyai sasaran. Akan tetapi semua pihak dalam organisasi terutama para pimpinan sangat berkepentingan agar semua unit beserta seluruh petugas dan kegiatannya termasuk sumber-sumber lainnya dapat berjalan terpadu, serasi dan selaras dalam pencapaian tujuan dan sasaran bersama.
Dari uraian tersebut di atas, jelas bahwa tujuan koordinasi dan hubungan kerja adalah terwujudnya keterpaduan, keserasian dan keselarasan kegiatan-kegiatan seluruh unit beserta komponen-komponen yang berkaitan dalam pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.
Sebagai suatu cara agar dapat terwujudnya koordinasi dan hubungan kerja antara kegiatan dari suatu satuan kerja yang satu dengan yang lainnya, sehingga terdapat suatu kesatuan gerak dan langkah dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Lebih rinci dapat diuraikan bahwa koordinasi dan hubungan kerja mempunyai tujuan-tujuan sebagai berikut :
(1) Terwujudnya keterpaduan dan meningkatkan kerjasama antara atasan dan bawahan, dan antar sesama anggota organisasi.
(2) Bersikap tanggap terhadap setiap informasi yang diterima dan menolak berbagai masalah yang dihadapi.
(3) Meningkatkan partisipasi dalam merumuskan kebijaksanaan dalam ruang lingkup tugasnya.
(4) Menciptakan kondisi organisasi yang lebih baik
(5) Meningkatkan efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja yang tinggi;
(6) Memperbaiki kekurangan dan memberikan perhatian kepada individu dan kelompok organisasi
(7) Mengintegrasikan tercapainya tujuan pribadi dan organisasi.
E. Penutup
Teknik koordinasi dan hubungan kerja di sini diartikan sebagai tata cara dan prosedur dalam melakukan atau meningkatkan koordinasi dan hubungan kerja. Agar koordinasi dan hubungan kerja dapat terlaksana dengan efektif, maka diperlukan beberapa faktor yang harus ada dalam pelaksanaan koordinasi dan hubungan kerja ini. Faktor-faktor yang mempengaruhi tersebut adalah sarana koordinasi dan hubungan kerja, pola koordinasi dan hubungan kerja dan pedoman koordinasi dan hubungan kerja. Sarana koordinasi dan hubungan kerja sebagai berikut :
a. Kebijaksanaan
Kebijaksanaan sebagai alat koordinasi dan hubungan kerja memberikan arah tujuan yang harus dicapai oleh segenap organisasi/instansi atau unit-unitnya, pegangan atau bimbingan untuk mencapai kesepakatan sehingga keterpaduan, keselarasan dan keserasian dalam pencapaian tujuan bersama.
b. Rencana
Rencana dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan hubungan kerja karena di dalam rencana yang baik tertuang secara jelas sasaran, cara melakukan, waktu pelaksanaan, orang atau pejabat atau unit yang melaksanakan, dan lokasi pelaksanaan.
c. Prosedur dan Tata kerja
Prosedur dan tata kerja pada prinsipnya dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan hubungan kerja untuk kegiatan yang sifatnya berulang-ulang. Prosedur dan tata kerja dapat digunakan sebagai sarana koordinasi dan hubungan kerja karena di dalamnya memuat ketentuan siapa melakukan apa, kapan dilaksanakan dan dengan siapa harus berhubungan. Untuk itu prosedur perlu dimuat dalam manual, petunjuk pelaksanaan atau pedoman kerja agar mudah diikuti oleh semua pihak yang berkepentingan.
d. Rapat dan Taklimat (Briefing)
Untuk menyatukan bahasa dan saling pengertian mengenai suatu masalah yang akan dikoordinasikan, rapat dapat digunakan sebagai sarana koordinasi dan hubungan kerja . Taklimat (briefing) digunakan untuk memberikan pengarahan, memperjelas atau menegaskan suatu kebijaksanaan yang harus dilaksanakan.
e. Surat Keputusan Bersama/Surat Edaran Bersama
Untuk memperlancar penyelesaian sesuatu yang tidak dapat dilaksanakan oleh satu instansi, tetapi harus berkoordinasi dengan instansi lain, dapat diterbitkan Surat Keputusan Bersama atau Surat Edaran Bersama.
6.2. Pola Koordinasi dan Hubungan Kerja
a. Forum
Forum dalam wujud pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat koordinasi dan hubungan kerja merupakan salah satu pola koordinasi hubungan kerja.
b. Tim, Panitia, Kelompok Kerja.
Apabila sesuatu kegiatan yang dilakukan bersifat kompleks, mendesak, multi sektor, multidisiplin, multifungsi sehingga asas fungsionalisasi secara teknis fungsional sulit dilaksanakan, maka untuk lebih memantapkan koordinasi dan hubungan kerja dapat dibentuk Tim, Panitia, Kelompok Kerja.
c. Dewan atau Badan
Dewan atau Badan sebagai wadah koordinasi dan hubungan kerja dibentuk untuk menangani masalah yang sifatnya kompleks, sulit dan terus menerus, serta belum ada sesuatu instansi yang secara fungsional menangani atau tidak mungkin dilaksanakan oleh sesuatu instansi fungsional yang ada.
d. Sistem Satu Atap (One Roof System) dan Sistem Satu Pintu (One Door System)
Sistem Satu Atap (One Roof System) seperti Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap (SAMSAT) dibentuk untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat yang kegiatannya diselenggarakan dalam satu gedung (satu atap). Misalnya dalam pengurusan surat kendaraan, pelayanan pembayaran pajak kendaraan bermotor dan bea balik nama diberikan Dinas Pendapatan Daerah, asuransi kecelakaan lalu lintas oleh Asuransi Jasa Raharja. Sedangkan pengurusan surat-surat kendaraan bermotor seperti BPKB dan plat nomor serta STNK diberikan kepolisian.
e. Sistem pelayanan satu pintu (One Door System)
Diselenggarakan untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat oleh satu instansi yang mewakili berbagai instansi lain yang masing-masing mempunyai kewenangan tertentu atas sebagian urusan yang harus diselesaikan. Misalnya dalam proses penanaman modal yang dilakukan oleh Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM). Di daerah terutama menyangkut perijinan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku diharapkan bisa ditangani oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda).
DAFTAR PUSTAKA
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005, Manajemen Kearsipan Modern (Dari Konvensional ke Basis Komputer), Penerbit Gava Media. Yogyakarta.
ANRI, 2005, Model Mengelola Arsip Dinamis, Penerbit Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan.
Komarudin,1993, Manajemen Kantor, Teori dan praktek, Bandung, Trigenda Karya.
Sedarmayanti, 1999, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju Bandung.
Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Penerbit Mandar Maju Bandung.
Sulistiyo Basuki ,2004, Pengantar Dokumentasi, Penerbit Rekayasa Sains.
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Liberty, Yogyakarta,
Thomas Wiyasa, , 2005, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis , Penerbit Pradnya Paramita Jakarta.
Wursanto, 1991, Kearsipan 1 dan 2, Jakarta; Penerbit Kanisius Jakarta. *Isi artikel sepenuhnya menjadi tanggung jawab penulis
LINGKUNGAN Eksternal
Lingkungan eksternal adalah semua elemen di luar organisasi yang relevan untuk operasi. Unsur-unsur di luar organisasi sulit dikendalikan namun berpengaruh terhadap organisasi. Organisasi tidak dapat berdiri sendiri atau memenuhi kebutuhannya sendiri. Organisasi mengambil input seperti bahan baku , uang, tenaga kerja dan energi dari lingkungan eksternal yang mengubahnya menjadi produk atau jasa sebagai output. Lingkungan eksternal dibagi menjadi dua yaitu lingkungan khusus dan lingkungan umum.
ELEMEN Lingkungan Khusus
Lingkungan khusus terdiri dari; konsumen, pemasok, pesaing, dan kelompok kepentingan. Elemen pertama adalah konsumen. Konsumen atau pelanggan menukarkan sumber daya yang dimiliki yaitu uang dengan produk atau jasa. Konsumen disini selain bisa berbentuk lembaga seperti rumah sakit, sekolah, atau lembaga pemerintah, juga bisa merupakan individu-individu. Organisasi mengambil atau membeli input seperti bahan baku , jasa, energi peralatan serta tenagas kerja dari lingkungan luar. Organisasi tergantung pada pemasok yang menyediakan semua kebutuhan untuk proses produksi.
Dalam rangka menaikkan pangsa pasar, organisasi dapat melakukan dua cara, pertama mendapatkan lebih banyak konsumen, kedua, dengan mengalahkan pesaing untuk memenangkan pasar. Untuk itu organisasi harus menganalisis pesaing dan menetapkan strategi tertentu agar menang dalam persaingan. Pada berbagai usaha atau bisnis tidak terlepas dari persaingan. Banyak hal yang dapat ditiru oleh p esaing, seperti jenis produk, kemasan produk, cara penjualan, hingga nama produk yang dibuat hampir sama. Misalnya untuk produk minuman kemasan saat ini banyak sekali nama-nama yang mirip sehingga kadang membingungkan konsumen. Produk tekstil yang diekspor Cina ke Indonesia yang dijual dengan harga murah dapat menjadi pesaing bagi perkembangan industri tekstil di Indonesia .
Elemen lingkungan khusus yang lain yaitu kelompok kepentingan (pressure group). Setiap organisasi memiliki kelompok kepentingan yang berbeda-beda. Misalnya rumah sakit harus memperhatikan kelompok di luar yang berkepentingan terhadap organisasi, yaitu kelompok dokter, perawat, dan pasien. Kelompok-kelompok ini dapat memberikan pressure atau tekanan bila organisasi melakukan kesalahan. Sebagai contoh sering kita dengar kasus malpraktek suatu rumah sakit atas pasien, yang banyak mendapat perhatian dari masyarakat.
Lingkungan khusus dapat mempengaruhi organisasi untuk berubah. Contohnya teknologi komputer saat ini memungkinkan orang untuk memperoleh, menyimpan, mongkoordinasikan dan mentransfer informasi dalam jumlah besar di manapun dia berada. Namun kemajuan teknologi juga dapat disalahgunakan oleh pihak-pihak yang ingin mengambil keuntungan pribadi, seperti pembobolan kartu kredit.
LINGKUNGAN Umum
Elemen-elemen lingkungan umum meliputi sosial budaya, hukum, ekonomi, politik, dan teknologi. Variabel sosial antara lain demografik, gaya hidup dan nilai-nilai sosial. Variabel sosial budaya berkaitan dengan etika, benar-salah, dan tugas-wajib. Perkembangan penduduk, angkatan kerja, struktur kerja partisipasi kerja dan pendidikan mempengaruhi nilai-nilai sosial budaya.
Demografik atau keadaan penduduk pada suatu wilayah seperti bertambahnya usia angkatan kerja. Hal ini membawa perubahan bagi organisasi karena mempengaruhi besarnya pasokan tenaga kerja. Demografik juga membentuk pasar untuk beraneka produk yang disebabkan oleh baby boomers atau ledakan bayi.
Gaya hidup juga membawa pengaruh terhadap organisasi. Sebagai contoh meningkatnya pola hidup konsumtif masyarakat perkotaan mendorong mereka untuk membeli barang-barang yang bermerk dan selalu up to date. Hal ini mendorong organisasi untuk lebih menghasilkan produk mutu dan kualitas produknya.
Faktor nilai-nilai sosial antara satu negara dengan negara lainnya berbeda. Misalnya di negara Jepang banyak orang bekerja pada suatu perusahaan untuk seumur hidupnya. Ini berbeda dengan sebagian besar negara-negara lain dimana masyarakatnya sering berpindah-pindah pekerjaan dalam jangka pendek. Struktur organisasi di Perancis lebih kaku daripada organisasi di Jepang atau Amerika. Di Jerman hak pekerja dan serikat pekerja dijamin oleh Undang-Undang dan karyawannya disebut sebagai mitra sosial, dan memiliki upah lebih besar daripada di Amerika Serikat.
Secara umum kondisi ekonomi turut menentukan keberhasilan organisasi. Variabel ekonomi yaitu, kondisi ekonomi pada umumnya yang mempengaruhi aktivitas sebuah organisasi. Variabel ekonomi seperti upah, harga yang ditetapkan oleh pemasok dan pesaing serta kebijakan fiskal pemerintah mempengaruhi biaya produksi barang atau penawaran jasa dan kondisi pasar. Indikator ekonomi mengukur pendapatan, tabungan, investasi, harga, upah, produktivitas, lapangan kerja, aktivitas pemerintah serta transaksi internasional.
Variabel politik yaitu berbagai faktor yang mungkin mempengaruhi aktivitas suatu organisasi sebagai hasil dari proses atau iklim politik. Proses politik mencakup persaingan antar kelompok dengan kepentingan yang berbeda, yang masing-masing mencari peluang untuk mencapai sasarannya sendiri. Seiring dengan tuntutan masyarakat terhadap praktik bisnis yang tidak benar, pemerintah hendaknya menjadi kekuatan politik yang mewakili masyarakat melalui deregulasi, debirokratisasi, dan dekonsentrasi.
Variabel teknologi meliputi perkembangan baru dalam produk atau proses serta pengetahuan seperti fisika yang mempengaruhi aktivitas organisasi. Teknologi dapat mengubah segala sesuatu secara cepat dan adakalanya masyarakat tidak siap atau belum siap akan perubahan teknologi. Inovasi dalam bidang komputerisasi, robot, bioteknologi dan sumber daya alam lainnya mempengaruhi produktivitas masyarakat.
Dari penjelasan di atas jelas bahwa lingkungan organisasi tidak statis. Manajemen organisasi bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kesempatan agar berkembang. Lingkungan luar organisasi dapat menentukan keberhasilan organisasi/lembaga/badan usaha.
Untuk mengidentifikasi perubahan lingkungan di luar organisasi, manajer perlu memonitor lingkungan umum. Sebagai contoh, manajer perlu mengurangi produksi barang mewah bila melihat adanya kecenderungan penurunan pengeluaran secara umum dari konsumennya.
Organisasi mendapatkan informasi tentang keadaan lingkungan umum dari berbagai sumber, seperti dari hubungan informal dalam industri, manajer organisasi lain, data dari dalam organisasi, laporan dan statistik pemerintah, jurnal atau majalah ekonomi, serta data-data dari internet.
Pelanggan adalah seseorang yang membina hubungan baik dengan orang lain khususnya produsen dalam bidang usaha.b.PENGLOMPOKAN PELANGAN Demi mempermudah pengidentifikasian pelanggan,lebih baik kita klasifikasi kan pelanggan sebagai seorang,organisasi atau pun instansi yang utuh,dan pada dasarnya semuanya mempunyai dua kebutuhan yaitu kebutuhan jasmani dan kebutuhan rohani.Jenis kebutuhan yg di butuhkanya ber variasi tergantung situasi,kondisi,dan daya beli masing -masing.Pada dasarnya ada dua jenis pelanggan yaitu pelanggan eksternal dan pelanggan internal.1) Pelanggan eksternal
pelanggan eksternal adalah orang di luar industri yg menerima suatu produk (enduser).Pelanggan eksternal setiap industri jelas adalah masyarakat umum yang menerima produk industri tersebut.Beberapa hal yg di perlukan pelanggan eksternal (a).kesesuaian dengan kebutuhan akan produk (b)harga yg kompetitif (c)kualitas dan reabilitas (d)pengiriman yg tepat waktu (e) pelayanan purna jual.2).pelanggan internal pelanggamn internal adalah orang yg melakukan prises selanjutnya dari suatu pekerjaan (NEXT PROCESS)Pelanggan internal merupakan seluruh karyawan dari suatu industri.Yg di perlukan pelanggan internl adalah (a)kerja kelompok dan kerja sama (b)stuktur dan sistem yg eusien (c) pekerjaan yg berkualitas (d)pengiriman yg tepat waktuKlasifikasi pelanggan yg lain adalah sbagai berikut1) Pelanggan dari segi banyaknya a) Pelanggan induvidu pelanggan induvidu adalah pelanggan yg berbelanja untuk memenuhi kebutuhan dan kepentingan diri sendiri.Ia berbelanja tidak atas keluarga,organisasi,atau orang lain.pelanggan induvidu ini mengharap kan kepuasan dalam produk yang di butuh kan.Setiap induvidu pada dasarnya mempunyai dua kebut uhan yaitu kebutuhan jasmani dan kebutuhan rohani.Kebutuhan jasmani merupakan kebutuhan primer,kebutuhan sekunder,dan kebutuhan tersier namum berbeda dgn masing-masing induvidu Kebutuhan rohani adalah kebutuhan kepuasan,misalnya dari segi pelayan dan mutu barang yg di beli.b)Pelanggan Family Pelanggan famili adalah pelanggan yg berbelanja atas nama keluarga sekalipun pembeliannya di laku kan oleh seorang yg mewakili nya.Pelanggan famili akan lebih banyak melakukan volume pembelian atau lebih banyak memberikan peluang terhadap penjual.c)Pelanggan organisasi pelanggan organisasi adalah pelanggan yg melakukan pembelian untuk memenuhi kebutuhan organisasi sekalipun pembelianya di wakil kan pada seseorang.Untuk itu kita sebagai penjual sudah dapat memastikan peluang-peluang volume pembelian organisasi tersebut apakah kebutuhan mingguan, kebutuhan bulanan,atau kebutuhan tahunan.2)Pelanggan dari segi usia Pelanggan bila di tinjau dari segi usia sangatlah beragam.semakin bertambah usia seseorang,semakin lebih banyak lagi kebutuhan yg di perlukan nya.3)Pelanggan dari segi jenis kelamin pelanggan bila di tinjau dari segi jenis kelamin pada umumnya terdiri dari laki-laki dan
perempuan. Bila di tinjau dari segi perkembangan populasi penduduk,pebandingan antara kaum laki-laki dan perempuan lebih banyak perempuan,dan hal itu menunjukkan target pasar pada perempuan lebih banyak yaitu lebih potensial.4)Pelanggan dari segi pendapatan pelanggan bila di tinjau dari segi pendapatan umumnya untuk ukuran penduduk indonesia terbagi menjadi tiga,yaitu penduduk berpendapatan tinggi,penduduk berpendapatan menengah,dan penduduk berpendapatan rendah.5)Pelanggan dari segi pendidikan pelanggan bila ditinjau dari segi tingkatan pendidikan sangatlah beragam dan hal itu sangat lah beragam dan hal itu sangat di pengaruhi oleh perbedaan selera masing-masing.6)Pelanggan dari segi waktu pembelian pelanggan yg di tinjau dari segi waktu pembelian sangat bervariasi karena tergantung pd saat yg di butuh kan.
Pemasok adalah individu atau bisnis yang menyediakan barang atau jasa kepada vendor sebagai imbalan untuk disepakati kompensasi. Dengan demikian, pemasok umumnya tidak berinteraksi dengan konsumen secara langsung, meninggalkan tugas itu kepada vendor atau pemilik toko. Hal ini tidak biasa bagi pemasok untuk memberikan diskon volume untuk vendor ketika mereka setuju untuk menandatangani kontrak jangka panjang atau menempatkan pesanan untuk jumlah besar.
Ada pemasok ditemukan di hampir semua jenis profesi yang bisa dibayangkan. Grosir pemasok sangat umum dalam industri ritel, di mana mereka cenderung untuk memproduksi dan memberikan sejumlah besar produk untuk klien mereka. Perusahaan pemasok juga bekerja di ceruk pasar juga, seperti mengimpor dan mengekspor makanan kemasan, barang etnis atau budaya, atau berbagai produk lainnya yang memiliki permintaan kecil tapi dapat diandalkan. Secara umum, eksportir jenis ini akan menangani semua rincian untuk pengiriman dan pengiriman ke vendor, dan termasuk biaya yang terkait dalam dakwaan akhir dikeluarkan untuk klien.
Salah satu strategi utama dari pemasok adalah penciptaan diskon volume untuk vendor yang menempatkan pesanan untuk jumlah besar baik atau jasa tertentu. Dalam banyak kasus, diskon disusun sebagai harga berjenjang. Artinya, pemasok akan mengenakan harga tetap per unit jika order hingga seribu unit, namun menawarkan diskon khusus jika order untuk antara 1001 dan 2000 unit. Diskon tingkat tinggi diterapkan jika order antara 2001 dan 3000 unit, diikuti dengan diskon yang lebih tinggi jika order dalam kisaran Unit 3001-4000, dan sebagainya.
Beberapa pemasok memilih untuk membuat diskon sedikit lebih sederhana dengan menerapkan diskon tetap yang berlaku untuk setiap kuantitas pesanan atas sejumlah unit. Pemasok lain lebih memilih untuk pergi dengan diskon diberikan kepada pelanggan yang bersedia untuk masuk ke dalam kontrak yang menampilkan durasi dua sampai lima tahun dan berkomitmen vendor untuk memesan jumlah minimum unit antara tanggal awal dan tanggal akhir ditentukan pada kontrak. Haruskah vendor gagal untuk membeli sejumlah minimum unit selama masa kontrak, pemasok memiliki pilihan untuk pergi kembali dan pengisian hukuman dari beberapa jenis.
Pengertian Pemasok & Perannya dalam Organisasi
Pemasok adalah istilah Supply Chain Management (SCM) yang berarti siapa pun yang menyediakan barang atau jasa kepada organisasi. Pemasok sering memproduksi barang yang dapat disimpan, dan menjual barang-barang ke pelanggan. Pemasok mungkin atau mungkin tidak berfungsi sebagai distributor barang. Mereka mungkin atau mungkin tidak berfungsi sebagai produsen barang. Jika pemasok juga produsen, mereka akan membuat untuk disimpan daripada
membuat berdasarkan pesanan. Pemilihan Pemasok dapat menjadi hal yang sangat kritis pada organisasi dimana setiap harinya dituntut untuk berproduksi terus menerus. Kesalahan dalam pemilihan pemasok dapat menjadi satu suatu hal yang nantinya mengacaukan jadwal produksi yang sudah ada bahkan dapat membuat organisasi berhenti beroperasi untuk sementara waktu. Hal ini berkaitan dengan fungsi pemasok itu sendiri sebagai penyedia bahan baku maupun bahan pendukung yang nantinya akan digunakan dalam proses produksi.
Dampak Adanya Pemasok
Positif : Dari adanya pemasok, kemudahan dimiliki distributor dalam mencari barang yang diinginkan atau diharapkan. Tidak hanya kemudahan, pemasok menjadi penyedia bahan baku maupun bahan pendukung yang nantinya digunakan dalam proses produksi.
Negatif : kemungkinan besar dari adanya pemasok tidak memiliki dampak buruk, tapi bisa dikatakan pemasok akan memberi harga pada barang yang diberikan sesuai dengan keinginan. Namun, hal itu dianggap wajar karena setiap hal pasti ingin adanya sebuah laba atau untung.
Pengertian Distributor dan Perannya dalam Organisasi
Distributor adalah pedagang yang membeli atau mendapatkan produk barang dagangan dari tangan pertama atau produsen secara langsung. Pedagang besar biasanya diberikan hak wewenang wilayah atau daerah tertentu dari produsen. Contoh dari agen tunggal adalah seperti ATPM atau singkatan dari agen tunggal pemegang merek untuk produk mobil. Peran distributor dalam organisasi adalah untuk memasarkan dan menjual barang-barang principal dalam wilayah tertentu dan jangka waktu tertentu, dimana pihak Distributor dalam menjalankan kegiatannya tidak bertindak selaku wakil dari Distributor. Distributor bertindak untuk dan atas namanya sendiri. Secara singkat, distributor adalah perantara antara produsen dan pengecer.
Dalam melakukan kegiatan pemasaran dan penjualan barang, Distributor melakukan pembelian barang-barang dari pihak Principal. Dengan adanya Jual beli tersebut, kepemilikan barang berpindah kepada pihak Distributor, dan barang-barang yang telah menjadi miliknya tersebut yang dijual kembali kepada konsumen terbatas dalam wilayah yang diperjanjikan.
Dampak Adanya Distributor
Positif : Dalam kegiatan organisasi, distributor berperan untuk memasarkan dan menjual barang, disinilah dampak positif itu berada. Dalam memasarkan, distributor barang, pastilah distributor akan menyebut organisasi dimana distributor itu berada. Jika dalam pemasaran barang tersebut berkualitas baik, maka organisasi akan dinilai baik karena memiliki barang yang baik dari yang diberikan distributor tadi.
Negatif : Jika dari dampak positif terdapat barang yang kualitas baik akan berdampak baik bagi organisasi, lain lagi dengan barang yang didapat dari distributor buruk atau tidak sesuai dengan keinginan, naka organisasi akan dinilai buruk karena tidak bias memberikan hal yang baik bagi konsumen.
Banyak perusahaan melihat keterlibatan dan hubungan antara perusahaan dan pemasok adalah hanya sekedar bisnis belaka. Dimana pemasok menjadi suatu kontributor dari suatu tahapan proses dan dilihat aspek efisiensi sebagai aspek komersial belaka. Apakah tepat anggapan tersebut?
Dalam proses penerapan ISO 9001, dalam klausul 7.4 mengenai proses pembelian ditetapkan adanya kebutuhan untuk mengembangkan program seleksi dan evaluasi pemasok sebagai suatu tahapan penting dalam proses. Lalu bagaimana proses pembelian itu sendiri diatur dalam penerapan ISO 9001?
(1) Proses PembelianProses pembelian ditetapkan dalam prosedur khusus, yang artinya harus terdapat suatu dokumentasi prosedural yang menjelaskan bagaimana proses pembelian itu dijalankan. Idealnya, setiap proses pembelian harus dilakukan dengan membuat suatu permintaan tertulis terhadap kebutuhan pembelian, yang dituangkan dalam bentuk PR (Purchase Request), oleh user atau departemen yang membutuhkan barang yang dimaksud. Dari Purchase Request tersebut kemudian diproses menjadi PO (Purchase Order) oleh bagian Purchasing, yang kemudian dilakukan proses pembelian. Tahapan proses pembelian ini disebut proses pembelian dengan sistem PO.Beberapa pemasok tradisional yang tidak berada dalam bentuk PT, maka proses pembelian umumnya tidak dilakukan melalui PO (Purchase Order), biasanya dilakukan dalam bentuk cash. Kegiatan ini juga dimuat di dalam prosedur sebagai proses pembelian tunai.
(2) Proses Seleksi PemasokKegiatan seleksi pemasok, adalah kegiatan pemilihan pemasok baru yang belum pernah digunakan oleh perusahaan. Sistem ISO 9001:2008 tidak mempersyaratkan sistem dan mekanisme yang ditetapkan oleh perusahaan dalam melakukan proses seleksi pemasok. Menjadi sangat positif bagi perusahaan apabila program seleksi yang dikembangkan adalah jenis seleksi yang lebih mengutamakan kualitas dan aspek benefit yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Jangan hanya dengan melihat faktor harga saja. Apa yang dimaksud dengan benefit? Ambil contoh pada pemasok mesin proses, meskipun harga yang terlihat tinggi, tidak ada salahnya untuk melihat nilai lebih yang ditawarkan seperti garansi penggunaan dalam selang waktu tertentu, jasa perbaikan gratis ataupun adanya pelatihan untuk operator. Hal-hal ini dapat menambah “nilai” pada produk selain di luar harga yang ditawarkan.Perusahaan sebaiknya memperhatikan juga adanya sistem manajemen yang dimiliki oleh perusahaan pemasok. Apabila perusahaan pemasok tersebut telah memiliki Sistem Manajemen ISO 9001:2008, maka sebagai perusahaan kita memiliki banyak keuntungan seperti (a) jaminan kualitas yang konsisten (b) komitmen terhadap kepuasan pelanggan (c) penanganan pasokan yang tepat dan konsisten dengan standar operasional yang perusahaan butuhkan.
(3) Proses Evaluasi PemasokProgram evaluasi pemasok dilakukan untuk pemasok yang sudah konsisten melakukan proses pasokan ke dalam perusahaan. Kegiatan evaluasi pemasok yang dimaksud meliputi parameter kualitas produk (termasuk barang dan jasa), akses terhadap status informasi ketersediaan barang maupun keluhan pelanggan dan aspek lainnya seperti harga dan jangka waktu pembayaran serta jangan lupa kaitannya dengan adanya nilai lebih dari produk yang dimaksud.
(4) Program audit pemasokKegiatan audit pemasok dapat dijalankan sebagai program pembinaan dan pengembangan pemasok yang menjalankan proses outsourcing terhadap proses yang dijalankan oleh perusahaan. Tingkat kepentingannya akan menjadi tinggi mengingat barang yang dihasilkan akan diatasnamakan oleh perusahaan itu sendiri.
