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Dematerializzare per Semplificare

Dematerializzare non vuol dire solo semplificare.

La semplificazione investe tutta la sfera della riorganizzazione

dei processi, della trasparenza e dell’assunzione di

responsabilità, dell’uso degli strumenti tecnologici nella

comunicazione tra amministrazioni e tra cittadini ed

amministrazioni.

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KeySuite per la Pubblica Amministrazione

KeySuite è la piattaforma tecnologica integrata di

KDM che fornisce soluzioni condivise per la

razionalizzazione dei procedimenti amministrativi

connessi ai flussi di comunicazione e di gestione

documentale, in cui è richiesta un’opportuna iterazione

tra soggetti umani, applicazioni e sistemi

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Analisi del procedimento

KeySuite fornisce strumenti per l’applicazione di

una «metodologia» finalizzata alla descrizione dei

procedimenti attraverso la riprogettazione dei

flussi documentali e delle procedure

amministrative.

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Flowbox - Il magazzino dei procedimenti

Il primo strumento della piattaforma è il magazzino dei

procedimenti, una piattaforma a riuso della regione Emilia

Romagna, che permette di descrizione un procedimento

amministrativo nelle sue versioni AS IS e TO BE.

In particolare:♦ la tipologia del procedimento

♦ la normativa e canali di comunicazione

♦ l’ evoluzione del flusso del procedimento

♦ le figure professionali e attori coinvolti

♦ le azioni documentali e i relativi documenti

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FlowBox - Analisi preliminare attraverso il magazzino dei procedimenti

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FlowBox - Descrizione generale procedimento

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FlowBox - Dettagli del procedimento

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FlowBox – Firme e canali di comunicazione

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FlowBox - Evidenza della Normativa

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FlowBox - Commenti alla Normativa

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FlowBox - Attività del procedimento

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FlowBox - Dettaglio delle fasi

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FlowBox - Attori del procedimento UO e Soggetti Esterni

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FlowBox - Attori del procedimento Figure professionali

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FlowBox – Documenti

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FlowBox - Azioni Documentali

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Designer BPMN2 – Modellazione del procedimento

KeySuite mette a disposizione un’interfaccia grafica per la

modellazione dei processi, il Designer, un tool grafico che

consente di modellare un processo evidenziando l’intera

struttura e la scomposizione dei processi in attività

elementari, raggruppabili in sotto processi.

Il flusso viene importato da FlowBox e rimodellato sul

Designer.

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Designer BPMN2 - Importa procedimento dal magazzino al Designer

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Nuovo BandoIl sistema richiede i dati descrittivi del nuovo procedimento in fase di apertura

Creazione del fascicolo del procedimentoIl sistema crea automaticamente un nuovo fascicolo sul protocollo per il procedimento «Richiesta iscrizione Asilo Nido» in base al titolario dell’Ente

Richiesta del Bando firmatoIl sistema richiede all’utente della PA l’inserimento del bando firmato per renderlo sempre disponibile durante il procedimento e per archiviarlo nel documentale/protocollo dell’Ente

Verifica Nuova RichiestaPer ogni richiesta pervenuta il sistema avvia un flusso specifico per il trattamento della comunicazione in entrata

Scadenza del bandoAlla scadenza del bando il sistema avvia l’esecuzione di un nuovo flussoPubblicazione graduatoria

Il sistema pubblica la graduatoria definitiva sul sito dell’Ente

Designer BPMN2 - Modellare il flusso principale del procedimento Asilo Nido

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Richiesta graduatoria provvisoriaIl sistema richiede la graduatoria provvisoria all’utente dell’ufficio della PA

Il Bando firmato viene archiviato nel documentaleIl sistema si interfaccia con il sistema documentale per archiviare il documento

Il Bando firmato viene fascicolato nel sistema di protocollo dell’EnteIl sistema si interfaccia con il protocollo per fascicolare il documento

Il Bando firmato viene protocollatoIl sistema si interfaccia con il sistema documentale/protocollo per protocollare il documento

Designer BPMN2 – Dettaglio del flusso dei sotto processi di interazione con documentale/protocollo

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Gestione Nuova RichiestaPer ogni richiesta pervenuta il sistema avvia un flusso specifico per il trattamento della comunicazione in entrata

Verifica dati del mittenteIl sistema propone all’utente il riconoscimento del richiedente tramite i suoi dati identificativi/anagrafici al fine di archiviare il nuovo fascicolo corredato dai metadati del richiedente

Designer BPMN2 - Modellare il flusso del sotto processo di gestione della richiesta di iscrizione

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La graduatoria provvisoria viene archiviata nel documentaleIl sistema si interfaccia con il sistema documentale per archiviare il documento

La graduatoria provvisoria viene fascicolata nel sistema di protocollo dell’EnteIl sistema si interfaccia con il documentale/protocollo per fascicolare il documento

La graduatoria provvisoria viene protocollata nel sistema di protocollo dell’EnteIl sistema si interfaccia con il documentale/protocollo per protocollare il documento

Designer BPMN2 - Sotto processo di accesso al documentale/protocollo

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Designer BPMN2 - Modellare il flusso del sotto processo di creazione nuova richiesta

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Designer BPMN2 – Standard di esportazione

Il Designer esporta il progetto in formato BPMN2

standard eseguibile dal motore BPM della

piattaforma conforme con lo standard BPMN2 e

integrato in maniera opportuna con il sistema

documentale.

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Designer BPMN2 - Installa il flusso sull’orchestratore KeySuite

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KeySuite - Gestione del procedimentoAccesso Single Sign On

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KeySuite – Scrivania Virtuale

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Nuova Istanza del ProcedimentoPermette di avviare una nuova istanza del procedimento amministrativo di tipo «Asilo»

KeySuite – Avvio istanza procedimento

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KeySuite – Dettagli istanza avviata

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KeySuite – Flusso documentale gestione del fascicolo del procedimento

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KeySuite – Protocollo bando firmatoUtilizzo del sistema di protocollo

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KeySuite – Protocollo bando firmato, upload file firmato digitalemente

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KeySuite – Documento protocollato e fascicolato sul sistema di protocollo

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KeySuite – Human task richiesta bando

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Azioni su attivitàL’utente che ne ha diritto può:1) Prendere in carico un’attività in ingresso2) Rilasciare un’attività presa in carico e renderla disponibile in ingresso agli altri utenti del suo ufficio3) Saltare un’attività in ingresso limitatamente a quelle attività definire opzionali nel flusso

Presa in carico attivitàL’utente che ne ha diritto prende in carico l’attività

KeySuite – Presa in carico ed esecuzione dello Human Task

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KeySuite – Flusso documentale gestione dei documenti

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KeySuite – Documento fascicolato e protocollato tramite Sistema Documentale

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KeySuite – Avanzamento flusso

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KeySuite – Invio richiesta iscrizione tramite PEC

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KeySuite – Human Task verifica richiesta

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KeySuite – Presa in carico ed esecuzione del Task verifica richiesta iscrizione

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KeySuite – Protocollo della richiesta di iscrizione tramite sistema di Protocollo

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KeySuite – Protocollo della richiesta di iscrizione tramite sistema di Protocollo

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KeySuite – Protocollo della richiesta di iscrizione tramite Sistema Documentale

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KeySuite – Avanzamento flussoGestione nuova richiesta

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KeySuite – TaskGestione nuova richiesta

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KeySuite – Invio accettazione richiesta iscrizione

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KeySuite – Dettaglio dello Human Task verifica pertinenza fascicolo

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KeySuite – Stato richieste iscrizione

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KeySuite – Avanzamento gestione delle richieste di iscrizione

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KeySuite – Avanzamento flusso attesa scadenza bando

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KeySuite – Human task di pubblicazione graduatoria

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KeySuite – Presa in carico ed esecuzione pubblicazione graduatoria

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KeySuite – Pubblicazione graduatoria sul sito dell’Ente

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KeySuite – Attività complete

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KeySuite – Istanza del procedimento completa

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KeySuite – Flusso completo

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KeySuite – Navigazione titolari e fascicoli del Sistema Documentale

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KeySuite – Navigazione CIFS

La piattaforma rende possibile l’accesso al sistema

Documentale di KeySuite tramite protocollo CIFS (share

di rete) per poterlo navigare direttamente con «Esplora

Risorse» (Windows, MacOS, Linux).

Viene utilizzata una integrazione web per l’apertura diretta

di cartelle e file con le proprie applicazioni (senza

installazioni aggiuntive sui client).

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KeySuite – Navigazione CIFS

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KeySuite – Business Intelligence

La piattaforma dispone di un avanzato sistema di

Business Intelligence tramite il quale tutte le attività dei

processi sono monitorate ed analizzate durante il loro ciclo

di vita, con particolare attenzione allo scambio di messaggi,

allo svolgimento delle attività umane e all’integrazione dei

sistemi applicativi.

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KeySuite – Business Intelligence Analisi delle comunicazioni

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KeySuite – Business Intelligence Analisi delle comunicazioni – Drill Down

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KeySuite – Business IntelligenceAnalisi dei tempi delle attività

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KeySuite – Business IntelligenceAnalisi dei tempi delle attività – Drill Down

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KeySuite – Business IntelligenceConfronto tempistiche

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Contatti

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Via R. Bracco 42/B - 00137 RomaTel.: +39 06 87 13 59 50Fax: +39 06 87 20 15 19

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