Уніфікована система організвційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003

По состоянию на 27 марта 2007 года

- На главную страницу -

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ТЕХНІЧНОГО РЕГУЛЮВАННЯ ТА СПОЖИВЧОЇ ПОЛІТИКИ ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Держспоживстандарту України 07.04.2003 N 55 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ Державна уніфікована система документації УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003 Чинний від 01.09.2003 1. СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ 1.1 Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчідокументи (далі - документи) - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення,протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: - органів державної влади України, органів місцевогосамоврядування; - підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх формвласності (далі - організацій). 1.2 Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів;вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги добланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їхвиготовляють за допомогою друкувальних засобів. 1.3 Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можнапоширювати на всі класи уніфікованих систем документації. 1.4 Цей стандарт не поширюється на процеси створювання таобігу електронних організаційно-розпорядчих документів. 2. НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ У цьому стандарті використані такі стандарти та іншінормативні документи: ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни тавизначення ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації(ДКУД) ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские

форматы. 3. ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ У цьому стандарті використано терміни та визначення,встановлені ДСТУ 2732. 4. СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ 4.1 Готуючи та оформлюючи документи, використовують такіреквізити: 01 - зображення Державного Герба України, герба АвтономноїРеспубліки Крим 02 - зображення емблеми організації або товарного знака(знака обслуговування) 03 - зображення нагород 04 - код організації 05 - код форми документа 06 - назва організації вищого рівня 07 - назва організації 08 - назва структурного підрозділу організації 09 - довідкові дані про організацію 10 - назва виду документа 11 - дата документа 12 - реєстраційний індекс документа 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, наякий дають відповідь 14 - місце складення або видання документа 15 - гриф обмеження доступу до документа 16 - адресат 17 - гриф затвердження документа 18 - резолюція 19 - заголовок до тексту документа 20 - відмітка про контроль 21 - текст документа 22 - відмітка про наявність додатків 23 - підпис 24 - гриф погодження документа 25 - візи документа

26 - відбиток печатки 27 - відмітка про засвідчення копії 28 - прізвище виконавця і номер його телефону 29 - відмітка про виконання документа і направлення його досправи 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі 31 - відмітка про надійдення документа до організації 32 - запис про державну реєстрацію. 4.2 Схеми розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4кутового і поздовжнього бланка подано в додатку А. 4.3 Виготовляючи бланки документів, використовують такіреквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливівідмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20,21. Приклади наведено в додатку Б. У разі застосування трафаретнихтекстів документів використовують реквізит 21. 4.4 Документи, що їх складають в організації, повинні матитакі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва видудокумента (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційнийіндекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текстдокумента (21), підпис (23). Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативнихдокументів, крім зазначених обов'язкових реквізитів,використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15,16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32. Прикладинаведено в додатку В. 4.5 У документах, що їх оформлюють на двох і більшесторінках, реквізити 22 - 28 проставляють після тексту (21), а29-31 - на нижньому березі першої сторінки документа. 5. ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШОВУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ 5.1 Зображення Державного Герба України розміщують на бланкахдокументів відповідно до Постанови Верховної Ради України "ПроДержавний герб України" ( 2137-12 ); герба Автономної РеспублікиКрим - відповідно до нормативно-правових актів АвтономноїРеспубліки Крим. Зображення Державного Герба України, герба АвтономноїРеспубліки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитіврозміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків зназвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістюреквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення:висота - 17 мм, ширина - 12 мм. 5.2 Зображення емблеми організації або товарного знака (знакаобслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію)розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблемиреєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюютьна бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного ГербаУкраїни.

На бланках документів недержавних організацій дозволенорозташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, дена бланках документів державних організацій розміщують зображенняДержавного Герба. 5.3 Зображення нагород відтворюють на бланках документівзгідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка нарівні реквізитів 07 і 08. 5.4 Код організації проставляють за ЄДРПОУ [15] післяреквізиту довідкові дані про організацію (09). 5.5 Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК010 вище реквізиту назва виду документа (10). 5.6 Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а уразі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. 5.7 Назва організації - автора документа повинна відповідатиназві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назвуорганізації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано встатуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають удужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. 5.8 Назву філії, територіального відділення, структурногопідрозділу організації зазначають тоді, коли вони - авторидокумента, і розміщують нижче реквізиту 07. 5.9 Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу таінші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків убанку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назвиорганізації або структурного підрозділу. 5.10 Назва виду документа має відповідати переліку форм, яківикористовують в організації. Перелік містить назви уніфікованихформ документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, щовідповідають організаційно-правовому статусу організації. У листі назву виду документа не зазначають. 5.11 Дата документа - це дата його підписання, затвердження,прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом.Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок упослідовності: число, місяць, рік. Приклад 15.01.2001 Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць,число. Приклад 2001.01.15 У нормативно-правових актах і фінансових документахзастосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати,наприклад: 29 січня 2001 року. Дату документа ставлять нижче назви документа поряд ізреєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. 5.12 Реєстраційний індекс документа складають з його

порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організаціїіндексом справи за номенклатурою справ, інформацією прокореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цьогореквізиту залежить від бланка та виду документа. Якщо документ підготували дві чи більше організацій, тореєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної зцих організацій, які проставляють через правобіжну похилу рискузгідно з послідовністю підписів авторів документа. 5.13 Посилання на реєстраційний індекс і дату документамістить реєстраційний індекс і дату того документа, на який даютьвідповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівніреєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. 5.14 Місце складення або видання документа зазначають на всіхдокументах крім листів, у яких ці відомості визначають ізреквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівніабо нижче реквізитів 11, 12. 5.15 Гриф обмеження доступу до документа (таємно, дляслужбового користування) проставляють без лапок праворуч уверхньому куті на першій сторінці документа. За потреби йогодоповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, якірегламентують порядок ведення діловодства, що містить інформаціюобмеженого доступу [14]. 5.16 Адресатами документа можуть бути організації, їхніструктурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разіадресування документа організації або її структурному підрозділовібез зазначення посадової особи їхні назви подають у називномувідмінку. Приклад Міністерство юстиції України У разі адресування документа керівникові установи або йогозаступникові назва установи входить до складу назви посадиадресата. Приклад Голові Державного комітету статистики України Прізвище, ініціал(и) Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установизазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - удавальному. Приклад Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал(и) Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям,адресата зазначають узагальнено. Приклад

Директорам центральних державних архівів України Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово"копія" перед зазначенням адресата не ставлять. За наявностібільшої кількості адресатів складають список для розсилання, а накожному документі зазначають тільки одного адресата. До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок іформа запису відомостей про поштову адресу установи маютьвідповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку [13]. Приклад Міністерство охорони здоров'я України, вул. Грушевського, 7, м. Київ, 01021 Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називномувідмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали)адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт,район, область, поштовий індекс. Приклад Іванченко Петро Семенович вул. Садова, буд. 7, кв. 24, м. Вінниця, 21003 5.17 Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (безлапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яказатвердила документ, дати затвердження. Приклад ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр фінансів України Підпис Ініціал(и), прізвище 07.03.2001 У разі затвердження документа кількома посадовими особамиїхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом,протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО(без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа уназивному відмінку. Приклад ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Держкомархіву України 16.05.2001 N 40 Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першогоаркуша документа. 5.18 Резолюція, яку ставить на документі посадова особа,складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальномувідмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підписукерівника, дати.

Приклад Прізвище, ініціал(и) Прошу підготувати пропозицію про постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2001 Підпис 15.08.2001 Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижчереквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільнійплощі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа,призначеного для підшивання. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції,дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальнихбланках. 5.19 Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений зназвою документа і містити короткий виклад його основногосмислового аспекту. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?".Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадоваінструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засіданняправління. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволеноподавати без заголовка. 5.20 Відмітку про контроль за виконанням документа позначаютьлітерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березіпершого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. 5.21 Текст документа містить інформацію, заради зафіксуванняякої було створено документ. Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію ілистування українською мовою. У населених пунктах країни, дебільшість населення становлять громадяни, які належать донаціональних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві,поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідноїнаціональної меншини у порядку, встановленому законодавством [6]. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можнаоформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мовміжнародного спілкування. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно,зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несутьсмислового навантаження. Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту,анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текстдокумента містить декілька рішень, висновків тощо, його требарозбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруютьарабськими цифрами і друкують з абзацу. 5.22 Відмітку про наявність додатків розміщують під текстомдокумента. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті,фіксують за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті,то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількістьаркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників. Приклад Додатки: 1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за I квартал2000 р. на 5 арк. в 1 прим. 2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1прим. Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, товідмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000N 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим. Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів незазначають. Приклад Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим. На велику кількість додатків складають опис, а в самомудокументі після тексту зазначають: Додатки: згідно з описом на 67 арк. Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документіадресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так: Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу. Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку зпосиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять уверхньому правому куті першого аркуша додатка. Приклад Додаток 1 до наказу Міністерства охорони здоров'я України 20.01.2001 N 25 5.23 Підпис складається з назви посади особи, яка підписуєдокумент (повної, якщо документ надруковано не на бланку,скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистогопідпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Приклади 1. Голова Державного комітету статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище 2. Голова Підпис Ініціал(и), прізвище Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою

про наявність додатків. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, тоїхні підписи розташовують один під одним відповідно допідпорядкованості посадових осіб. Приклад Директор Підпис Ініціал(и), прізвище Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхніпідписи розташовують на одному рівні. Приклад Заступник Міністра юстиції України Підпис Ініціал(и), прізвище Заступник Міністра фінансів України Підпис Ініціал(и), прізвище Документи колегіальних органів підписують головаколегіального органу і секретар. Приклад Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено вдокументі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, абоїї заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду іпрізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносятьрукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувачобов'язків", "Заступник". Підписувати документ із прийменником "за" або ставитиправобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено. 5.24 Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Вінскладається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи,яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистогопідпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження. Приклад ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра оборони України Підпис Ініціал(и), прізвище 05.02.2001 Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, тогриф погодження оформлюють так: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Правління Національного банку України 23.01.2001 N 2 5.25 Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису,

ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування.Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і назворотному боці останнього аркуша документа. Приклад Начальник юридичного відділу Підпис Ініціал(и), прізвище 18.09.2001 Візу ставлять на примірниках документів, які залишають ворганізації. 5.26 Відбитком печатки організації засвідчують на документіпідпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки,визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Йогоподають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останнікілька літер назви посади особи, яка підписала документ. 5.27 Відмітку про засвідчення копії документа складають зіслів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підписуособи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, датизасвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23. Приклад Згідно з оригіналом Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище 26.06.2001 5.28 Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавцядокумента і номер його службового телефону зазначають на лицьовомубоці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа. Приклади 1. Іваненко 556 07 24 2. Іваненко Петро Михайлович 556 07 24 5.29 Відмітку про виконання документа і направлення його досправи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового бокупершого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання надату і номер документа про його виконання або коротку довідку провиконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ будезберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади іпідпис виконавця. Приклад До справи N 03-4 Відповідь надіслано 13.05.2001 N 03-12/113 Посада Ініціал(и), прізвище 14.05.2001 5.30 Відмітка про наявність документа в електронній формімістить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора таінші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьовогобоку першого аркуша документа.

5.31 Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа доорганізації містить такі дані: скорочену назву організації, дату(за потреби - годину і хвилину) надійдення документа іреєстраційний індекс документа, які ставлять у правому кутінижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Відмітку про надійдення документа до організації доцільноставити за допомогою штампа. 5.32 Запис про державну реєстрацію фіксують тільки нанормативно-правових актах органів державної влади, долучених додержавного реєстру відповідно до Указу Президента України "Продержавну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органівдержавної виконавчої влади" [9]. Його розташовують після номера акта чи після грифазатвердження. 6. ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ 6.1 Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчихдокументів як основні треба використовувати два формати паперузгідно з ГОСТ 9327 - А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм).Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) іА6 (105 х 148 мм). 6.2 Бланки документів повинні мати такі береги, мм: 30 - лівий; 10 - правий; 20 - верхній та нижній. 6.3 Бланки документів виготовляють на білому папері високоїякості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовлятибланки за допомогою комп'ютерної техніки. 6.4 Бланки документів проектують відповідно до додатка А, деу схемах позначено зафіксовані межі зон розташованості реквізитів.Кожну зону призначено для розташовування певних реквізитів. 6.5 Можна використовувати два варіанти розташованостіреквізитів - кутовий і поздовжній. 6.6 Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, здопуском +2 мм. 6.7 Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (зайого відсутності - реквізиту 07). Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки дляреквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів требарозміщувати одним із способів: - сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізитуоднаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів); - прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівоїмежі зони розташованості реквізитів). 6.8 Встановлюють такі види бланків документів (зразки бланківдокументів наведено в додатку Б):

- загальний бланк для створювання різних видів документів(без зазначання у бланку назви виду документа), крім листа; - бланк листа; - бланк конкретного виду документа (із зазначанням у бланкуназви виду документа), крім листа. На основі загального бланка організації можна розроблятибланки структурного підрозділу організації або бланки посадовоїособи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа маєправо підписувати документи. 6.9 Загальний бланк залежно від установчих документіворганізації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14.Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12,19, 20. Бланк листа залежно від установчих документів організаціїмістить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листарекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташовуванняреквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21. Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно відустановчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03,04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки длярозташовування реквізитів 11, 12, 19, 20. 6.10 На бланках організацій - суб'єктів України, що маютьправо згідно із Законом України "Про мови в Українській РСР" [6,7] використовувати поряд з українською мови національних меншин,друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовоюнаціональної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка. 6.11 Організації, що ведуть листування з постійнимизакордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двомамовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати вмежах України не рекомендовано. 6.12 Залежно від характеру діяльності організації її бланкиможна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляютьнумератором, друкарським або іншим способом, рекомендованорозташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка. 7. ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЇХ ВИГОТОВЛЯЮТЬ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ 7.1 Документи виготовляють на конторській друкарській машинціабо за допомогою комп'ютерної техніки. Подані у подальшихположеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту12-14 друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповіднізаписки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи,дозволено оформлювати рукописним способом. 7.2 Текст документів, надрукованих на папері формату А4,рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а форматуА5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. 7.3 Реквізити документа (крім тексту), які складаються з

кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складовічастини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Грифпогодження" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковимиінтервалами. Приклад ПОГОДЖЕНО 1,5 1 Голова Державного комітету статистики України 2 Підпис Ініціал(и), прізвище 1,5 Дата 7.4 Реквізити документа відокремлюють один від одного1,5-3 міжрядковими інтервалами. 7.5 Назву виду документа друкують великими літерами. 7.6 Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують нарівні останнього рядка назви посади. 7.7 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крімреквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега.Крапку в кінці заголовка не ставлять. 7.8 Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступіввід межі лівого берега документа: - 12,5 мм - для початку абзаців у тексті; - 92 мм - для реквізиту "Адресат"; - 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Грифобмеження доступу до документа"; - 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис"; - не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів"Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (безабзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця іномер його телефону", "Відмітка про виконання документа інаправлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та"Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом",а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ,ПРОПОНУЮ. 7.9 За наявності кількох грифів затвердження і погодження їхрозміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф -від межі лівого берега; другий - через 104 мм. 7.10 Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремимабзацом є посилання на документ, що став підставою для йоговидання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівогоберега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал. 7.11 Тексти документів постійного зберігання друкують наодному боці аркуша.

Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати налицьовому і зворотному боці аркуша. 7.12 Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, другата подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркушаарабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків. Додаток А (обов'язковий) СХЕМИ РОЗТАШОВАНОСТІ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ Рисунок А.1 - Розташованість реквізитів і меж зон на форматіА4 кутового бланка Рисунок А.2 - Розташованість реквізитів і меж зон на форматіА4 поздовжнього бланка Додаток Б (рекомендований) ЗРАЗКИ БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ ------------------------------------------------------------------| ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ || ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ГРОМАДСЬКИХ || ОБ'ЄДНАНЬ УКРАЇНИ || (ЦДАГО України) || || || || || || || || || || || || || |------------------------------------------------------------------ Рисунок Б.1 - Зразок поздовжнього загального бланка організації ------------------------------------------------------------------| | | ||------------+------------------------------------+--------------|| | ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ | || | Держкомархів України | || |вул. Солом'янська, 24, м. Київ, | || |03110, Тел. 277-27-77, | || |факс 277-36-55, | || |E-maіl: maіl@dkau.kіev.ua | || |Web: http:// www.scarch.kіev.ua | || |Код ЄДРПОУ 00018490 | || |_________________ N _______________ | |

| |На N __________ від _______________ | || | | ||------------+------------------------------------+--------------|| | | ||------------+------------------------------------+--------------|| | | || | | || | | || | | || | | || | | || | | |------------------------------------------------------------------ Рисунок Б.2 - Зразок кутового бланка листа організації ------------------------------------------------------------------| | ||-------------------------------------------------+--------------|| | ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ | || | УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ | || | ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА | || | ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА | || | (УНДІАСД) | ||------+------------------------------------------+--------------|| |вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110, | || |тел./факс (044) 277-53-82, тел. 277-13-74 | ||------+------------------------------------------+--------------|| |E-maіl: іasd@dkau.kіev.ua Код ЄДРПОУ | || |22992594 | ||------+------------------------------------------+--------------|| |_____ N _________ На N _________ від _____| ||------+------------------------------------------+--------------|| | | | || | | | || | | | ||-------------------------------------------------+--------------|| | || | || | || | || | || | |------------------------------------------------------------------ Рисунок Б.3 - Зразок поздовжнього бланка листа організації ------------------------------------------------------------------| | ||-------------------------------------------------+--------------|| | ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ | || | УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ | || | ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА | || | ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА | || | (УНДІАСД) | || | Відділ документознавства | ||-------------------------------------------------+--------------||вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110, | ||тел./факс (044) 277-53-82, тел. 277-13-74 | ||-------------------------------------------------+--------------||_____ N _________ На N _________ від _____ | ||-------------------------------------------------+--------------|

| | | | || | | | || | | | ||------+-------------------+----------------------+--------------|| | | | ||-------------------------------------------------+--------------|| | || | || | || | || | || | |------------------------------------------------------------------ Рисунок Б.4 - Зразок поздовжнього бланка листа структурного підрозділу організації ------------------------------------------------------------------| | ||-----------------------------------------------------+----------|| | ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ | || | УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ | || | ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА | || | ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА | || | (УНДІАСД) | || | | || | ДКУД _______ | || | | || | НАКАЗ | ||------+----------------------------------------------| || | Київ N ________ | ||-----------------------------------------------------+----------|| | | | ||-----------+-------------------------------+---------| || | | | || | | | || | | | || | | | || | | | || | | | |------------------------------------------------------------------ Рисунок Б.5 - Зразок бланка конкретного виду документа Додаток В (довідковий) ПРИКЛАДИ ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ ------------------------------------------------------------------|----+--------------------+-------+------------------------------|| | ДЕРЖАВНИЙ | |Український науково-дослідний || | КОМІТЕТ АРХІВІВ | |інститут архівної справи та || | УКРАЇНИ | |документознавства || |Держкомархів України| | ||----+--------------------+-------+------------------------------|| |вул. | | || |Солом'янська, 24, | | || |м. Київ, 03110, | | || |Тел. 277-27-77, | | || |факс 277-36-55, | | |

| |E-maіl: | | || |maіl@dkau.kіev.ua | |Христовій Н.М., || |Web: http:// | |Кулешову С.Г. || |www.scarch.kіev.ua | |До виконання || |Код ЄДРПОУ 00018490 | |Підпис І. Матяш || |_________ N ________| |09.07.2002 || |На N __ від ________| | ||----+--------------------+-------+------------------------------|| |Про погодження | | || |третьої редакції | | || |проекту державного | | || |стандарту | | ||----+-----------------------------------------------------------|| |Методична комісія Державного комітету архівів України|| |29 травня 2002 р. розглянула третю редакцію проекту|| |Державного стандарту України "Діловодство й архівна справа.|| |Терміни та визначення понять". За результатами обговорення|| |було прийнято рішення погодити третю редакцію проекту|| |стандарту (протокол N 6). Окремим пунктом рішення|| |Методкомісії відзначено неможливість прийняття пропозиції|| |Технічного комітету стандартизації науково-технічної|| |термінології щодо заміни терміна "забезпечення збереженості|| |документів" на "забезпечення збережності документів".|| |Зауваги та пропозиції до змісту третьої редакції|| |стандарту - у додатку. || | || |Додаток: на 4 арк. в 1 прим. ||----+-----------------------------------------------------------|| |В.о. Голови |Підпис |Ініціал(и), прізвище ||----+-------------+--------------------+------------------------|| |Прись 2772755| | ||----+----------------------------------+------------------------|| |До справи N 01-16 | УНДІАСД || |Долучено до зводу відгуків | Вх. N 201 || |19.07.2002 | 12.07.2002|| |Підпис С. Кулешов | || |29.08.2002 | ||----------------------------------------------------------------|| |------------------------------------------------------------------ Рисунок В.1 - Приклад оформлювання опрацьованого листа організації ------------------------------------------------------------------|-----+----------------------------------------------------------|| | ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ || | Держкомархів України ||-----+----------------------------------------------------------|| | НАКАЗ ||-----+----------------------------------------------------------|| | 27.05.2002 | Київ | N 39 ||-----+-------------------+-------------+------------------------|| |Про затвердження | |ЗАРЕЄСТРОВАНО || |цін на роботи | |в Міністерстві юстиції || |(послуги), що їх | |України || |виконують | |19 червня 2002 р. || |центральні | |за N 515/6803 || |державні архівні | |Керівник реєструвального|| |установи на | |органу _________________|| |договірних | | підпис || |засадах | | ||-----+----------------------------------------------------------|| |Відповідно до пункту 1 Порядку ціноутворювання на роботи|

| |(послуги), що виконують державні архівні установи,|| |затвердженого наказом Державного комітету архівів України|| |від 24 січня 2001 р. N 6 і зареєстрованого Міністерством|| |юстиції України 27 лютого 2001 р. за N 179/5370, та у|| |зв'язку з упорядкуванням оплати праці працівників архівних|| |установ Н А К А З У Ю: || | || |1. Затвердити ціни на роботи (послуги), що їх виконують|| |центральні державні архівні установи на договірних засадах|| |(у додатку). || | || |2. Вважати такими, що втратили чинність, накази|| |Держкомархіву України. || | || |3. Відповідальність за додержання центральними державними|| |архівними установами цін покласти на їх директорів. ||-----+----------------------------------------------------------|| |Голова |Підпис |Ініціал(и), прізвище ||-----+----------------------------------------------------------|| | |------------------------------------------------------------------ Рисунок В.2 - Приклад оформлювання наказу (лицьовий бік аркуша) організації, що пройшов державну реєстрацію ------------------------------------------------------------------| || || || || ВНУТРІШНІ ВІЗИ || ||----------------------------------------------------------------||Помічник Голови Державного |Підпис |Ініціал(и), прізвище ||комітету архівів України | | ||Цей документ підлягає | | ||державній реєстрації | | ||---------------------------+-------------+----------------------||Начальник відділу |Підпис |Ініціал(и), прізвище ||формування Національного | | ||архівного фонду та | | ||діловодства Держкомархіву | | ||України | | ||---------------------------+-------------+----------------------||Начальник відділу |Підпис |Ініціал(и), прізвище ||зберігання та обліку | | ||Національного архівного | | ||фонду Держкомархіву України| | ||---------------------------+-------------+----------------------||Начальник відділу |Підпис |Ініціал(и), прізвище ||інформації, використання | | ||Національного архівного | | ||фонду і зовнішніх зв'язків | | ||Держкомархіву України | | ||---------------------------+-------------+----------------------||Директор Центрального |Підпис |Ініціал(и), прізвище ||державного | | ||кінофотофоноархіву України | | ||ім. Г.С. Пшеничного | | ||---------------------------+-------------+----------------------||Начальник фінансово- |Підпис |Ініціал(и), прізвище ||економічного відділу | | ||Держкомархіву України | | |

------------------------------------------------------------------ Рисунок В.3 - Приклад оформлювання наказу (зворотний бік аркуша) організації, що пройшов державну реєстрацію Додаток Г (довідковий) БІБЛІОГРАФІЯ 1. Конституція України ( 254к/96-ВР ). - К., 1997. 2. Закон України "Про затвердження Конституції АвтономноїРеспубліки Крим" ( 350-14 ) // Відомості Верховної Ради України. -1999. - N 5-6. - Ст. 43. 3. Закон України "Про внесення змін до Закону України "ПроНаціональний архівний фонд і архівні установи" ( 2888-14 ) //Відомості Верховної Ради України. - 2002. - N 11. - Ст. 81. 4. Закон України "Про державну таємницю" ( 3855-12 ) //Відомості Верховної Ради України. - 1994. - N 16. - Ст. 93. 5. Закон України "Про інформацію" ( 2657-12 ) // ВідомостіВерховної Ради України. - 1992. - N 48. - Ст. 650. 6. Закон УРСР "Про мови в Українській РСР" ( 8312-11 ) //Відомості Верховної Ради УРСР. - 1989. - N 45.- Ст. 631. 7. Закон України "Про внесення змін і доповнень до деякихзаконодавчих актів України щодо охорони інтелектуальної власності"( 1407-15 ) // Відомості Верховної Ради України. - 1995. - N 13. -Ст. 85 (п. 7). 8. Закон України "Про обов'язковий примірник документів"( 595-14 ) // Офіційний вісник України. - 1999. - N 18. - Ст. 776. 9. Указ Президента України "Про державну реєстраціюнормативних актів міністерств та інших органів державноївиконавчої влади" ( 493/92 ) // Збірник указів ПрезидентаУкраїни. - 1992. - Жовтень - грудень. - С. 5-6. 10. Указ Президента України "Про геральдичні знаки - емблемиі прапори центральних органів виконавчої влади України"( 1271/2000 ) // Офіційний вісник України. - 2000. - N 49. -Ст. 2113. 11. Постанова Верховної Ради України "Про Державний гербУкраїни" ( 2137-12 ) // Відомості Верховної Ради України. -1992. - N 40. - Ст. 592. 12. Постанова Кабінету Міністрів України "Про Правилакористування послугами поштового зв'язку" ( 1446-97-п ) //Офіційний вісник України. - 1997. - N 52. - Ст. 57. 13. Постанова Кабінету Міністрів України "Про внесення зміндо Правил користування послугами поштового зв'язку"( 1515-2000-п ) // Офіційний вісник України. - 2000. - N 41. -Ст. 1748. 14. Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження

Інструкції про порядок обліку, зберігання і використаннядокументів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації,які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"( 1893-98-п ) // Офіційний вісник України. - 1998. - N 48. -Ст. 1764. 15. Єдиний державний реєстр підприємств та організаційУкраїни (ЄДРПОУ) ( 118-96-п ) (ведення ЄДРПОУ здійснює Державнийкомітет статистики України). 16. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації.Основні положення. 17. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації.Формуляр зразок. Вимоги до побудови. 01.140.30 Ключові слова: уніфіковані системи документації,організаційно-розпорядчі документи, реквізит документа, бланкдокумента.