система электронного документооборота и управления взаимодействием

Модель зрелости организации в области ECM

Стёпин Сергей, руководитель московского офиса,

DIRECTUM

Энергия зрелых решений

2

Ключевые проблемы ECM в целом

• Количество информации растет и она все более критична для бизнеса

• ECM должна перейти в разряд инфраструктурных решений

• ECM становится все более зрелым рынком

• Простота – залог успехаДоклад Дж. Манчини, AIIMhttp://www.aiim.org/article-industrywatch.asp?ID=34370

Вольный переводhttp://www.directum-journal.ru/docs/2252979.html

Энергия зрелых решений

3

Задачи оценки состояния дел в области ECM

• Понять текущие достижения и проблемы

• Выбрать цели и задачи внедрения• Доказать необходимость внедрения

средств ECM руководству• Выбрать систему и интегратора• Оценить эффект от внедрения• Сравниться с нормой (конкуренты,

партнеры, отрасль)

Энергия зрелых решений

4

Оптимизируемый уровень

Оптимизируемый уровень

Прогнозируемый уровень

Прогнозируемый уровень

Стабильный уровень

Стабильный уровень

Потенциальный уровень

Потенциальный уровень

Модель зрелости

Начальный уровень

Начальный уровень

Энергия зрелых решений

5

Три направления

Управление

Управление

ХранениеХранение

Энергия зрелых решений

6

Как производится оценка

• Выделено чуть более 40 показателей

• У каждого – три варианта значения (ранги)

• «Документы теряются: 1=заметно часто, 2=редко, 3=не теряются»

• Оценивается состояние организации по каждому показателю (1, 2 или 3)

Энергия зрелых решений

7

Кто оценивает

• Эксперты– Сторонний консультант– Сотрудник организации

• Представитель бизнеса (руководитель)• Сотрудник службы делопроизводства• ИТ-специалист

• Число оценивающих:– Один человек – частная оценка– Два-пять экспертов

Энергия зрелых решений

8

Как производится оценка

• Считается интегральная оценка по каждому направлению

• Вычисляется уровень зрелости• Можно также получить профиль

организации и рассчитать коэффициент зрелости

Энергия зрелых решений

9

Профиль организации

Энергия зрелых решений

10

Примерные профили уровнейНачальныйПотенциальныйСтабильныйПрогнозирующийОптимизирующий

Энергия зрелых решений

11

Особенности модели

• Оценивается не ECM-система, а ее применение в организации

• Сознательная жертва точностью оценки в пользу скорости

• Состав показателей может расширяться или сужаться в версиях модели; можно добавлять категории, и это практически не влияет на внутреннее устройство модели и легкость подсчета

Энергия зрелых решений

12

Некоторые оценки

• Банк– Удаленные

филиалы– Внедрена система

электронного документооборота

– Высокая заинтересованность высшего руководства До: 1 (1.44)

После: 3 (3.31)

Энергия зрелых решений

13

Некоторые оценки

• Крупная управляющая компания– Холдинг– Внедрена система

электронного документооборота

– Высокий уровень автоматизации задач взаимодействия

До: 1 (1.89)После: 3 (3.00)

Энергия зрелых решений

14

Достоинства модели

• Понятная и быстрая оценка• Сравниваемая оценка• Легко уточняемая и расширяемая

модель• Сбалансированная модель• Объективная оценка

Энергия зрелых решений

15

Общие замечания по зрелости

• Достичь уровня 3 относительно легко

• Уровни 4 и 5 предусматривают:– наличие стратегии в области ECM и

четкий расчет эффекта от внедрения тех или иных средств ECM;

– максимальное использование современных технологических средств;

– ориентация на взаимодействие со сторонними организациями в электронной форме.

Энергия зрелых решений

16

Другие модели зрелости

• Модель BPIO от Microsofthttp://www.microsoft.com/rus/bpio/default.mspx

• CM Mitchell Consultinghttp://cm-mitchell.com/PDFs/CMMC%20ECM+%20Maturity%20Model.pdf

• Enterprise Document Management Maturity Modelhttp://www.aiim.org/membersonly/article-docrep.asp?ID=29221

система электронного документооборота и управления взаимодействием

Пожалуйста, вопросы

Стёпин Сергей, руководитель московского офиса,DIRECTUM