ทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 · 1 ทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ

1

ทกษะพนฐานการใช Microsoft Word 2010 – บญเลศ อรณพบลย

ทกษะพนฐานการใชงาน Microsoft Word 2010

บรษทไมโครซอฟตไดพฒนาไมโครซอฟตเวรดออกมาอยางตอเนอง รนปจจบนคอ ไมโครซอฟตเวรด 2010 ทมาพรอมในชดไมโครซอฟตออฟฟศ 2010 (Microsoft Office 2010)

บรษทไมโครซอฟตทพฒนาไมโครซอฟตเวรด 2010 ไดใหขอมลเกยวกบไมโครซอฟตเวรดวาเปนการออกแบบเพอใหทกคนสามารถสรางสรรคเอกสารงานพมพทกรปแบบดวยเครองมอการจดรปแบบเอกสารทดทสด ชวยใหสามารถจดระเบยบและเขยนเอกสารไดอยางมประสทธภาพมากขน ตลอดจนสามารถเขาถงไดโดยงายเพอใหสามารถบนทกแนวคดดๆ ไดทกท ทกเวลา

การเปดใชงานไมโครซอฟตเวรด 2010

การใชงานไมโครซอฟตเวรด 2010 ไมแตกตางไปจากการเปดใชงานโปรแกรมประยกตทไดแนะน าไปกอนหนาน โดยสามารถสรปขนตอนการเรยกโปรแกรม ดงน

ภาพท 1 ชดโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศ

1) คลกปมเรมตน 2) เลอนไปทค าสง All Program 3) เลอนไปทกลมโปรแกรม Microsoft Office 4) คลกชอโปรแกรม Microsoft Word 2010 5) ปรากฏจอภาพไมโครซอฟตเวรด 2010

ปมเรมตน

2


ภาพท 2 แสดงขนตอนเปดใชงานไมโครซอฟตเวรด 2010

หมายเหต ภาษาของเมนไมโครซอฟตเวรดอาจจะแตกตางไปจากตวอยาง โดยคอมพวเตอรบางเครองอาจจะแสดงผลเปนภาษาองกฤษ ซงสามารถปรบเปลยนไดโดยการเลอกค าสง Start button, All Program, Microsoft Office, เครองมอ Microsoft Office 2010, การก าหนดลกษณะภาษาของ Microsoft Office 2010

สวนประกอบจอภาพโปรแกรม

ภาพท 3 สวนประกอบจอภาพไมโครซอฟตเวรด 2010

แถบเครองมอเขาถงแบบดวน

แถบเมนและแถบเครองมอ

ปมควบคมจอภาพประกอบดวย ปมยอ ปมคนสภาพ ปมปด

แถบชอเรอง

แถบสถานะ

เคอรเซอร ปมเปลยนโหมดการพมพ

ปมยอ/ขยายพนทพมพ

พนทพมพงาน

3


การปดโปรแกรม

จากจอภาพโปรแกรมไมโครซอฟตเวรด 2010 คณสามารถจบการท างานหรอปดโปรแกรมไมโครซอฟตเวรดไดงายๆ เพยงน าเมาสไปชทปมปดโปรแกรมทปรากฏอยมมบนขวาของจอภาพ ลกษณะ

แลวคลก หรอน าเมาสไปคลกทเมนค าสง “แฟม” แลวเลอกค าสง “จบการท างาน” ดงภาพท 4

ภาพท 4 แสดงค าสงจบการท างานจากเมน “แฟม”

กรณทมการท างานใดๆ กบไมโครซอฟตเวรด 2010 แลวมการปดโปรแกรม ไมโครซอฟตเวรด 2010 จะแสดงกลองโตตอบสอบถามวาตองการบนทก (Save) เอกสารกอนปดโปรแกรมหรอไม ดงภาพ

หากตองการบนทกขอมลใหคลกปม “บนทก” โปรแกรมจะใหตงชอแฟมเอกสาร หากไมตองการบนทกขอมลใหคลกปม “ไมบนทก” หากตองการยกเลกค าสงปดโปรแกรมใหคลกปม “ยกเลก”

นอกจากนยงสามารถใชคยลด โดยกดปม Alt คางไวแลวกดปม F4

4


การพมพและแกไขขอความในไมโครซอฟตเวรด 2010

ความสามารถหลกของโปรแกรมประมวลผลค า ไมวาจะเปนผลตภณฑใดกคงไมพนการพมพและแกไขขอความ เพอสรางสรรคเอกสารรปแบบตางๆ ตามทตองการ ดงนนกอนเรมสรางสรรคเอกสาร การศกษาวธการพมพ การลบ การแกไขขอความ ตลอดทงท าความรจกค าสง ปมเครองมอทเกยวของยอมเปนสวนส าคญทจะชวยใหการสรางสรรคเอกสารเปนไปไดอยางเหมาะสมตอไป

การพมพขอความ

การพมพขอความของไมโครซอฟตเวรด 2010 ท าไดงายๆ เพยงสงเกตสญลกษณบนจอภาพทกระพรบ ซงเรยกวา เคอรเซอร (Cursor) ต าแหนงทเคอรเซอรปรากฏ จะเปนต าแหนงเรมตนของการพมพ ดงนนจะตองก าหนดต าแหนงการพมพโดยเลอนเคอรเซอรไปยงต าแหนงดงกลาวกอน

การเลอนเคอรเซอรท าไดทงการพมพขอความ การกดปมเวนวรรค (Space bar) และการกดปม Enter ทงนสามารถใชเมาสคลก หรอใชปมเลอนต าแหนง (ปมลกศรบน ลาง ซาย ขวา) เพอเลอนต าแหนงเคอรเซอรไดเชนกนในพนททเคยท าการพมพไปแลว

ภาพท 5 จอภาพการพมพงานของไมโครซอฟตเวรด 2010

พนทกระดาษ

เคอรเซอร

พนทจอภาพ

ระยะขอบขวา ระยะขอบซาย

5


การพมพท าไดโดยเลอนเคอรเซอรไปยงต าแหนงทตองการ จากนนกดปมตวอกขระบนแผงแปนพมพเพอพมพขอความทตองการ โดยใหพมพไปเรอยๆ จนสนสดบรรทด หรอจบแถวและใหพมพตอไปโดยไมตองกดปม Enter เพอขนบรรทดใหม เพราะไมโครซอฟตเวรด 2010 จะตดค าขนบรรทดใหมใหอตโนมต และจะกดปม Enter เมอตองการจบพารากราฟเทานน ทงนขอความทพมพลงในพนทกระดาษ จะไมตดขอบซาย หรอขอบขวาสด เพราะโปรแกรมมการก าหนดระยะหางจากขอบไว

ภาพท 6 แสดงวธการพมพ

หากโปรแกรมตดค าทายบรรทดไมตรงกบความตองการ หรอไมถกตอง สามารถควบคมการตดค าเพอขนบรรทดใหมไดโดยเลอนเคอรเซอรไปอยหนาค าทตองการตดขนบรรทดใหม จากนนใชปม Shift พรอมปม Enter เพอตดค าทตองการ ไมแนะน าใหใชปม Enter ตวอยางจากภาพท 6 ทายบรรทดแรกของ พารากราฟท 2 จะสนสดดวยค าวา “ทก” ซงดวยเนอหาควรอยรวมกบค าแรกในแถวทสอง คอ “คน” เปนค าใหม คอ “ทกคน” ดงนนควรตดค าวา “ทก” จากทายบรรทดแรกมาแสดงผลอยแถวทสองนนเอง

การลบขอความ

ขอความทพมพไปแลว หากตองการลบสามารถท าไดโดยการเลอนเมาสไปช ณ ต าแหนงทตองการแกไข แลวคลกเพอใหเคอรเซอรกระพรบ ณ ต าแหนงทตองการ โดยหากเคอรเซอรกระพรบหนาขอความทตองการลบ ใหกดปม Delete บนแผงแปนพมพเพอลบ และหากเคอรเซอรกระพรบหลงขอความทตองการลบใหกดปม Back Space บนแผงแปนพมพเพอลบ

ณ ต าแหนงสดบรรทดน ใหพมพตอไป

ณ ต าแหนงสดบรรทดน ใหกดปม Enter เพอขนพารากราฟใหม

ณ ต าแหนงสดบรรทดน ใหกดปม Enter เพอขนพารากราฟใหม

6


ภาพท 7 แสดงต าแหนงเคอรเซอรเพอแกไขขอความ

จากภาพท 7 ขอความในบรรทดแรกของพารากราฟท 1 พมพผดพลาด โดยหลงค าวาบรษทไมโครซอฟต มค าวา “แวร” ตอทาย จงตองลบออกไปโดยเลอนเคอรเซอรมาอยหลงค าวา “แวร” จากนนกดปม Back Space บนแผงแปนพมพเพอลบค า

ไมโครซอฟตเวรด 2010 มเครองมอชวยตรวจสอบค าผด ค าสะกดใหอตโนมต โดยค าใดทผด หรอสะกดผดจะแสดงดวยเสนใตหยกๆ สแดง ดงภาพท 7 ความสามารถตรวจสอบค าผด ค าสะกดอาจจะ ไมถกตองรอยเปอรเซนต เพราะโปรแกรมใชระบบพจนานกรมของระบบ ดงนนค าใดทไมมในพจนานกรม โปรแกรมอาจจะแสดงวาผดดวยเชนกน ดงนนผพมพจะตองพจารณาดวยตนเองดวย

การแกไขขอความ

การแกไขขอความใชหลกการลบ และการพมพมารวมกน โดยการลบขอความกอนดวยวธการทไดแนะน าไปขางตน จากนนจงพมพแกไขใหถกตอง และกรณทตองการพมพแทรก กใชวธคลกเมาสเพอใหเคอรเซอรกระพรบ ณ ต าแหนงทตองการพมพแทรกกอนพมพขอความใหม

การเลอกขอความ

การเลอกขอความเปนค าสงส าคญทผใชงานไมโครซอฟตเวรดควรทราบเปนล าดบแรกๆ โดย การเลอกขอความท าไดหลายวธ เชน

วธท 1 เลอนเมาสไปชหนาตวอกษรทตองการเลอก กดปมซายของเมาสคางไวแลวลากเมาสชาๆ จะปรากฏแถบสลากคลมขอความ เมอลากแถบสคลมขอความไดตามตองการจงปลอยนวปมของเมาส แถบสทคลมขอความจงเปนการเลอกขอความนนเอง

7


ภาพท 8 แสดงการเลอกขอความ

วธท 2 เลอนเมาสไปชหนาตวอกษรทตองการเลอก แลวคลกเมาสเพอใหเคอรเซอรปรากฏหนาตวอกษร กดปม Shift บนแผงแปนพมพคางไวแลวกดปมลกศรขวา เพอลากแถบสคลมขอความทตองการ

เทคนคนาร การเลอกขอความยงสามารถใชเมาสดวยเทคนคพเศษชวย ดงน

ภาพท 9 เทคนคการเลอกขอความดวยเมาส

ต าแหนงเรมตนของการเลอกขอความ

ต าแหนงสดทายของการเลอกขอความ

คลกปมซายของเมาสตอเนอง 3 ครง (Triple Click) จะเปนการเลอกทงพารากราฟ ดบเบลคลกทค าใดๆ จะเปนการเลอกทงค า

เลอนเมาสไปอยดานหนาของบรรทดทตองการแลวคลก จะเปนการเลอกทงแถว

8


การจดรปแบบขอความ

จดเดนของโปรแกรมประมวลผลค าอยางไมโครซอฟตเวรด 2010 คอ การเตรยมค าสงและเครองมอชวยจดรปแบบขอความใหมความสวยงาม โดดเดน เพอสรางสรรคเอกสารทนาสนใจไดงาย สะดวก รวดเรว โดยค าสงและเครองมอจดรปแบบ จะอยในรปของแถบเมนและแถบเครองมอ

ภาพท 10 แถบเมนและแถบเครองมอของไมโครซอฟตเวรด 2010

การปรบเปลยนแบบอกษร

การพมพขอความในไมโครซอฟตเวรด 2010 มกประกอบดวยขอความทงทเปนภาษาไทยผสมกบ

ตวเลข และขอความภาษาองกฤษ โดยแบบอกษรของขอความภาษาไทยมกจะแตกตางจากขอความ

ภาษาองกฤษ และตวเลข ดงนนเพอใหไดผลงานทสวยงาม ควรก าหนดแบบอกษรของขอความใหตรงกน

แบบอกษรทเปนทนยมส าหรบเอกสารภาษาไทย และหรอผสมภาษาองกฤษ คอ Angsana NEW

หมายเหต แบบอกษรทลงทายดวย NEW เชน Angsana NEW, Browalia NEW, Cordia NEW และแบบอกษร Tahoma สามารถเลอกใชส าหรบ การพมพเอกสารภาษาไทย และหรอผสมภาษาองกฤษและตวเลข

เครองมอจดรปแบบขอความทนยมใชกนมากไดแกแถบเครองมอชดแบบอกษร ซงประกอบดวยปม

เครองมอแบบอกษรและขนาดแบบอกษร

แถบเมน

ปมเครองมอขนาดแบบอกษร

แถบเครองมอ

ปมเครองมอแบบอกษร

ชดเครองมอ

9


ภาพท 11 แถบเครองมอชดแบบอกษร

การปรบเปลยนแบบอกษรใหกบขอความ ควรท ากอนพมพขอความ โดยเปดกลองโตตอบแบบ

อกษร ดวยการคลกปมเปดกลองโตตอบแบบอกษร ซงเปนปมลกศรเฉยงลงทปรากฏดานลางขวาของชด

เครองมอแบบอกษร

ภาพท 12 กลองโตตอบแบบอกษร

เมอเปดกลองโตตอบแบบอกษรดงภาพท 12 แลวใหปรบเปลยนคาแบบอกษรในรายการ “ภาษาท

ซบซอน” และรายการ “ขอความละตน” เปน Angsana NEW รวมทงปรบเปลยนคาลกษณะแบบอกษรของ

ทงสองรายการเปน “ธรรมดา” ปรบเปลยนคาขนาดทงสองรายการเปน “16” ดงภาพท 13

ปมเปดกลองโตตอบแบบอกษร

10


ภาพท 13 การตงคาแบบอกษรส าหรบเอกสารภาษาไทยผสมภาษาองกฤษ

หมายเหต แบบอกษรขอความทซบซอนเปนการก าหนดแบบอกษรใหกบขอความภาษาไทย และแบบอกษรขอความละตนเปนการก าหนดแบบอกษรใหกบขอความภาษาองกฤษ ดงนนเอกสารภาษาไทยผสมภาษาองกฤษ จงควรก าหนดแบบอกษรใหตรงกน

เมอก าหนดคาเกยวกบแบบอกษรตามภาพท 13 แลวใหคลกปม “ตงเปนคาเรมตน” เพอก าหนดให

การตงคาแบบอกษรเปนคาก าหนดกบโปรแกรมตลอดไป โปรแกรมจะแสดงกลองโตตอบใหก าหนดคา

แบบอกษร ดงภาพท 14

ภาพท 14 กลองโตตอบการตงคาแบบอกษรใหกบโปรแกรม

จากภาพท 14 ใหคลกเลอกรายการ “เอกสารทงหมดทมพนฐานบนแมแบบ Normal ใชหรอไม แลว

คลกปม “ตกลง” เพอยนยนตงคาแบบอกษรใหกบโปรแกรมตลอดไป การก าหนดแบบอกษรดวยวธขางตน

จะชวยใหโปรแกรมจดจ าคาแบบอกษรตลอดไป และไดแบบอกษรทแสดงผลสวยงามทงขอความภาษาไทย

และภาษาองกฤษ

รายการทตองปรบแกไข

11


การปรบเปลยนแบบอกษรกรณขอความทพมพไวกอนแลว

ส าหรบขอความทพมพไวกอน สามารถก าหนดแบบอกษรไดโดยการเลอกขอความกอน แลวเปดกลองโตตอบแบบอกษร ดงภาพท 13 เพอก าหนดแบบอกษรไดเชนกน

หมายเหต การพมพงานดวยไมโครซอฟตเวรด 2010 ควรก าหนดแบบอกษรภาษาไทย และภาษาองกฤษใหเปนชดเดยวกน เพราะดวยคาเรมตนของไมโครซอฟตเวรด มการแบงการควบคมขอความภาษาไทยดวยแบบอกษรชดหนง เชน Cordia NEW และใชแบบอกษร Calibre แสดงผลขอความภาษาองกฤษ และตวเลข ท าใหการแสดงผลไมสวยงาม ดงภาพ

ภาพท 15 ขอความทแสดงผลดวยแบบอกษรทแตกตางกน

เทคนคนาร สามารถก าหนดแบบอกษรทแตกตางกนในเอกสารไดโดย การใชเทคนคเลอกขอความทตองการกอน แลวเลอกแบบอกษรทตองการ เพอสรางสรรคผลงานทมความโดดเดน โดยมากจะใชความสามารถนกบการพมพแผนพบ การดเชญ โปสเตอร มากกวาการพมพจดหมาย รายงาน

ขอความภาษาไทยแสดงดวยแบบอกษร Cordia NEW ขอความภาษาองกฤษ/ตวเลขแสดงดวยแบบอกษร Caribre

12


การจดรปแบบขอความลกษณะตางๆ

นอกจากการปรบเปลยนแบบอกษร ขนาดแบบอกษรดวยวธทไดแนะน าไปแลว เอกสารทสวยงามจะตองประกอบดวยรปแบบขอความทมเอกลกษณ มจดเนนดวยตวอกษรแบบหนา ตวอกษรเอยง ตวอกษรขดเสนใต และตวอกษรสสนตางๆ กนไปอยางเหมาะสม โดยใชเครองมอจดรปแบบขอความลกษณะขางตนจากชดแถบเครองมอแบบอกษรในสวนอนๆ ไดเชนกน

ภาพท 16 ชดเครองมอจดรปแบบขอความ

การจดรปแบบขอความทงแบบอกษรหนา เอยง ขดเสนใต และสตวอกษรมกจะใชควบคมกบ

เทคนคการเลอกขอความ โดยใหเลอกขอความกอนแลวคลกปมเครองมอทตองการ และหากตองการยกเลก

รปแบบใดๆ กท าไดโดยการเลอกขอความทตองการยกเลกและคลกปมเครองมอซ า

ภาพท 17 แสดงขอความทจดแตงดวยสสนตวอกษรและตวหนา

ตวอกษรแบบหนา ตวอกษรแบบเอยง

ตวอกษรแบบขดเสนใต สตวอกษร

13


การจดพารากราฟใหกบขอความ

นอกจากการจดรปแบบขอความแลว ค าสงจดพารากราฟยงเปนค าสงส าคญทผใชงานควรทราบและน าไปประยกตใชงาน เชนการจดหวเรองหแสดงผลกงกลางหนากระดาษ การจดเนอหาในพารากราฟ ทกบรรทดใหขอบซายเสมอกน เปนตน

ค าสงจดพารากราฟท าไดโดยคลกปมเครองมอ ในชดเครองมอยอหนาดงภาพท 18

ภาพท 18 ชดเครองมอยอหนา

การใชงานท าไดโดยคลกเมาสในพารากราฟ แลวคลกปมเครองมอทตองการ เชน คลกปมจดเตม

แนว เพอใหขอความในพารากราฟจดชดขอบซายและขอบขวาเตมพนทการพมพ

การพมพรายการ

เนอหาบางสวนตองการพมพในลกษณะรายการ เชน

ชดโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศ

ไมโครซอฟตเวรด ไมโครซอฟทเอกซเซล ไมโครซอฟตเพาเวอรพอยต

ชดโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศ

1. ไมโครซอฟตเวรด 2. ไมโครซอฟทเอกซเซล 3. ไมโครซอฟตเพาเวอรพอยต

การพมพเนอหาในลกษณะรายการดงขางตน สามารถท าไดสะดวกเพยงใชปมเครองมอสญลกษณ

แสดงหวขอยอย หรอปมเครองมอล าดบเลข

จดแนวขอความชดซาย จดกงกลาง

จดแนวขอความชดขวา จดเตมแนว

14


ปมเครองมอสญลกษณแสดงหวขอยอย หรอปมเครองมอล าดบเลข มกจะใชควบคมกบ

ปมเครองมอลดการเยอง หรอเพมการเยอง เพอสรางรายการยอย

การจดการแฟมขอมล

ขอมลทจดพมพในไมโครซอฟตเวรด 2010 จะตองบนทกลงสอบนทก (Storage Media) อยางแผนดสก (Diskette) ฮารดดสก (Hard Disk) หรออปกรณบนทกแบบพกพาอยาง Thumb Drive มฉะนนขอมลจะสญหายได ขอมลทบนทกแลวจะถกจดเกบในรปแบบของแฟมขอมล (File)

นอกจากการบนทกขอมลเกบในรปแบบแฟมขอมลแลว ผใชอาจจะตองท างานอนๆ กบแฟมขอมลเพมเตมเชน การเปดแฟมขอมล การปดแฟมขอมล การสรางแฟมขอมลใหม

การบนทกแฟมขอมล

การบนทกแฟมขอมล (Save) เปนการใชค าสงจดเกบของไมโครซอฟตเวรดเพอบนทกขอมลทพมพบนจอภาพโปรแกรม เกบในรปของแฟมขอมลดจทลไวในสอบนทก เพอปองกนขอมลสญหาย และสามารถเปดเพอแสดงผล แกไข พมพเพมภายหลงได

การบนทกแฟมขอมลของไมโครซอฟตเวรดท าไดโดยคลกปมเครองมอบนทก ทปรากฏในแถบเครองมอเขาถงแบบดวน ซงจะแสดงกลองโตตอบการบนทกแฟมขอมล ดงภาพท 19

แถบเครองมอเขาถงแบบดวน

15


ภาพท 19 กลองโตตอบการบนทกแฟมขอมล

จากภาพท 19 สามารถบนทกแฟมขอมลโดยพมพแกไขชอแฟมขอมลในรายการ “ชอแฟม” แลวคลกปม “บนทก” โดยสามารถสงเกตไดวาแฟมขอมลไดรบการบนทกแลวจากแถบชอเรองทปรากฏในสวนกลางบนสดของจอภาพ แสดงเปนชอแฟมขอมลทก าหนด

ภาพท 20 แสดงชอแฟมขอมลในแถบชอเรอง

ชอแฟมขอมลทบนทกปรากฏในแถบชอเรอง

16


แฟมขอมลทสรางดวยไมโครซอฟตเวรด 2010 จะมสวนขยายลงทายดวย .docx ทงนหลงจากบนทกแฟมขอมลแลวมการพมพเพมเตมหรอแกไขขอมล ควรบนทกแฟมขอมลอยางสม าเสมอ เพอใหระบบจดเกบขอมลเปนปจจบน ปองกนขอมลสญหายไดดวยครบ การบนทกแฟมขอมลอกวธทนยมคอการค าสงผานแปนพมพทเรยกวา คยลด (Short Key) โดยการกดปม Ctrl คางไวแลวกดปม S

การเรยกดแฟมขอมลทบนทกจากคอมพวเตอร

เมอมการบนทกขอมลเกบในแฟมขอมล ควรปดโปรแกรมแลวตรวจสอบในคอมพวเตอรวามแฟมขอมลและสามารถเปดขนมาเรยกดไดหรอไมอยางไร โดยเมอปดโปรแกรมไมโครซอฟตเวรด 2010 แลวใหยอจอภาพโปรแกรมทเปดอยท งหมด เพอแสดงจอภาพหลกของไมโครซอฟตวนโดวสหรอเดสกทอป

ภาพท 21 จอภาพการท างานหลก : เดสกทอป

จากจอภาพเดสกทอปใหน าเมาสเลอนไปดบเบลคลกบนไอคอน Computer (หรอ My Computer) เพอเปดจอภาพการท างานทเรยกวา วนโดวสเอกซพลอเรอร (Windows Explorer) จากนนคลกเลอกโฟลเดอรยอยชอ “Documents”

17


ภาพท 22 แสดงจอภาพ Windows Explorer

จากภาพท 22 แสดงแฟมขอมลชอไดสรางและบนทกไวคอ “ปานวลขนมไทย” ทจดเกบไวในโฟลเดอรยอยทชอ Documents การเปดแฟมขอมล “ปานวลขนมไทย” เพอแสดงหรอแกไขท าไดโดย การดบเบลคลกทไอคอนแฟมขอมล “ปานวลขนมไทย”

การเปดแฟมขอมลทสรางไวมาแสดงหรอเพอแกไข นอกจากการดบเบลคลกทไอคอนแฟมขอมลท

ตองการผานทางวนโดวสเอกซพลอเรอร แลวยงสามารถใชวธการเปดโปรแกรมไมโครซอฟตเวรด 2010

จากนนคลกเมนค าสง “แฟม” เลอกค าสงยอย “เปด” ไดดวย

ภาพท 23 ค าสงเปดแฟมขอมล

หมายเหต การเปดแฟมขอมลจากภาพท 23 ยงสามารถคลกชอแฟมทเคยท างานลาสดจากตวเลอก “เอกสารลาสด” ไดดวย หรอจะใชคยลด Ctrl พรอมปม O

18


การปดแฟมขอมล

ค าสงปดแฟมขอมลกเปนอกหนงส าคญทควรทราบ โดยแฟมขอมลใดเมอเปดขนมาท างาน และตองการยตการท างาน เพอไปท างานอน ควรปดแฟมดงกลาวออกจากระบบกอน โดยค าสงปดแฟมขอมล ท าไดโดยเลอกเมนค าสง “แฟม” แลวเลอกค าสงยอย “ปด” หรอจะใชคยลด Ctrl พรอมปม W

การปดแฟมขอมลขณะนยงไมมการบนทกขอมล หรอไมมการบนทกซ ากอนปด ไมโครซอฟตเวรด 2010 จะแสดงกลองโตตอบสอบถามวาตองการบนทก (Save) เอกสารกอนปดโปรแกรมหรอไม โดยหากตองการบนทกขอมลใหคลกปม “บนทก” และหากไมตองการบนทกขอมลใหคลกปม “ไมบนทก” และหากตองการยกเลกค าสงปดโปรแกรมใหคลกปม “ยกเลก”

การสรางแฟมขอมลใหม

กรณทยงเปดใชงานไมโครซอฟตเวรด 2010 และปดแฟมขอมลทเคยเปดใชงาน สามารถใชค าสงสรางแฟมขอมลใหมเพอท างานชนใหมไดโดยคลกเลอกเมน “แฟม” คลกค าสงยอย “สราง” ไมโครซอฟตเวรด 2010 จะแสดงจอภาพใหเลอกรปแบบการสรางแฟมขอมลใหม ดงน

ภาพท 24 รปแบบเอกสารทสามารถสรางใหม

จากภาพท 24 ไมโครซอฟตเวรด 2010 เตรยมรปแบบเอกสารตางๆ อ านวยความสะดวกใหกบผใชเพอสรางสรรคผลงานทเรยกวา “แมแบบ” เชน หากตองการพมพเนอหาใหมทงหมดดวยตนเอง กคลกเลอก

19


แมแบบชอ “เอกสารเปลา” แตถาตองการสรางปฏทน กสามารถคลกเลอกแมแบบปฏทน หรอแมแบบอนๆ ไดตามทตองการ

หมายเหต การสรางเอกสารใดๆ ควรเรมตนจากการเลอกแมแบบทตรงกบความตองการมากทสด จากนนจงใชวธปรบแกไขเนอหา ลกษณะจากแมแบบ

การก าหนดลกษณะของกระดาษ

กรณทเลอกสรางเอกสารใหมแบบเอกสารเปลา ผสรางสามารถก าหนดรายละเอยดเกยวกบกระดาษเพอใหไดผลลพธของงานตรงกบความตองการ เชน หากตองการพมพแผนพบ ลกษณะของกระดาษทเหมาะสมคอกระดาษขนาด A4 ทจดวางในแนวนอน ในขณะทการพมพจดหมายจะใชกระดาษทจดวางในแนวตง

การก าหนดลกษณะของกระดาษ ท าไดโดยการคลกเลอกเมน “เคาโครงหนากระดาษ”

ภาพท 25 ปมเครองมอของเมน “เคาโครงหนากระดาษ”

ค าสงส าคญทควรทราบเกยวกบการก าหนดขนาดกระดาษ ไดแก

ก าหนดระยะขอบซาย ขอบขวา ขอบบน ขอบลางของกระดาษ

ก าหนดการวางแนวกระดาษ วาจะเปนแนวตง หรอแนวนอน

ก าหนดขนาดของกระดาษ โดยปกตแนะน าใหเลอกเปน A4

20


ก าหนดจ านวนคอลมนการพมพเนอหาในกระดาษ มกจะใชกรณการท าแผนพบ

การสงพมพเอกสาร

เอกสารทจดสราง ออกแบบไวมกจะถกน าไปใชในรปแบบของเอกสารกระดาษ โดยการใชเครองพมพ (Printer) ทงทเปนแบบพมพหมก (Inkjet Printer) แบบเลเซอร (Laser Printer) หรอแบบหวเขม (Dot Matrix Printer) โดยจะตองเชอมตอเครองพมพกบคอมพวเตอร พรอมเตรยมกระดาษใหเรยบรอยกอนสงพมพเอกสารจากไมโครซอฟตเวรด 2010

การสงพมพเอกสาร ท าไดโดยการเปดแฟมเอกสารทสรางไวกอนหนา หรอจากจอภาพการสรางเอกสารทก าลงท างาน คลกเลอกเมนค าสง “แฟม” แลวเลอกค าสง “พมพ” ไมโครซอฟตเวรด 2010 จะแสดงตวเลอกการพมพพรอมหนาตวอยาง ดงน

ภาพท 26 ตวเลอกการพมพพรอมหนาตวอยางการพมพ

จากจอภาพตวเลอกการพมพพรอมหนาตวอยางขางตน ควรด าเนนการปรบคาการพมพใหเหมาะสมกอน โดยมรายการทควรทราบ ดงน

21


รายการ คาก าหนด

พมพส าเนา ระบตวเลขวาตองการจ านวนชดการพมพกชด หรอกส าเนา

เครองพมพ เลอกรายชอเครองพมพใหตรงกบเครองพมพทตอเชอม

การตงคา เลอกวาจะพมพเอกสารทกหนา – พมพหนาทงหมด หรอพมพเฉพาะหนาทเคอเซอรอย – พมพหนาปจจบน หรอระบเลขหนาทตองการ

การวางแนวในกระดาษ เลอกวาตองการใหเนอหาพมพในกระดาษในแนวตง หรอแนวนอน

ขนาดกระดาษ เลอกวาตองการพมพในกระดาษขนาดใด โดยปกตควรเลอกเปน A4

เมอก าหนดรายละเอยดการพมพและเชอมตอเครองพมพกบคอมพวเตอรแลวใหคลกปม “พมพ”

ภาพท 27 ปม “พมพ” เพอสงพมพเอกสารลงกระดาษ

22


การจดแตงเอกสาร

เอกสารทจดพมพและจดรปแบบขอความ อาจจะยงไมตรงกบความตองการครบถวน โดยเฉพาะการใชสญลกษณพเศษ เชน หรอการน าเขาภาพประกอบเอกสาร การน าเสนอเนอหาในลกษณะของตาราง การใชตวอกษรลกษณะพเศษทมความโดดเดนสวยงาม ไมโครซอฟตเวรด 2010 ชวยใหความตองการดงกลาวเปนจรงไดดวยการท างานไมกขนตอน

การใชสญลกษณพเศษ

สญลกษณพเศษ (Symbol) เปนตวอกษรทมการออกแบบมาในลกษณะงานกราฟกทไมปรากฏแปนพมพบนแผงแปนพมพปกต โดยการใชงานจะตองเรมจากการน าเคอรเซอรไปวาง ณ ต าแหนงท

ตองการวางสญลกษณ จากนนคลกเมน “แทรก” แลวคลกปมเครองมอ “สญลกษณ”

ภาพท 28 การแทรกสญลกษณพเศษ

จากภาพท 28 จะปรากฏสญลกษณพเศษในชองเลก ซงหากไมมสญลกษณทตองการ สามารถคลกเลอกค าสง “สญลกษณเพมเตม” เพอเปดกลองโตตอบสญลกษณ

23


ภาพท 29 กลองโตตอบสญลกษณ

จากกลองโตตอบสญลกษณทเปด ใหคลกเลอกรายการ “แบบอกษร” แลวเลอนหาแบบอกษรทมชอดงรายการตอไปน เพอเลอกสญลกษณทตองการ

แบบอกษร Symbol แบบอกษร Webdings แบบอกษร Wingdings แบบอกษร Wingding2 แบบอกษร Wingding3

เมอปรบแกไขแบบอกษรตามรายการขางตน แลวจะปรากฏสญลกษณใหคลกเลอก การใชงานก ท าไดโดยคลกในชองสญลกษณทตองการตามดวยคลกปม “แทรก” เชน หากเปลยนขอความวา “โทรศพท” เปนสญลกษณรปเครองโทรศพท จะท าใหเอกสารมความโดดเดนมากขน ดงน

หมายเหต การเลอกแบบอกษรสญลกษณ อาจจะสงผลใหการเปดแฟมขอมลในคอมพวเตอรอน หรอระบบออนไลน แสดงผลผดพลาดได เพราะคอมพวเตอรหรอระบบออนไลนไมมแบบอกษรดงกลาว

24


การน าเขาและจดแตงภาพประกอบเอกสาร

รปภาพทถายดวยกลองถายภาพดจทล ภาพวาดจากโปรแกรม Paint หรอโปรแกรมอนๆ ในกลมงานกราฟก รวมทงภาพทดาวนโหลดจากอนเทอรเนตและมสทธใชงานดวยความชอบธรรม สามารถน าเขามาประกอบเอกสาร สรางจดเดนใหเอกสารได การน าเขาภาพมาประกอบเอกสาร เรมจากการน าเคอรเซอรไป

คลก ณ ต าแหนงทตองการวางภาพ คลกเมน “แทรก” คลกปมเครองมอรปภาพ จะปรากฏกลองโตตอบแทรกรปภาพ ดงน

ภาพท 30 กลองโตตอบแทรกรปภาพ

จากกลองโตตอบแทรกรปภาพ ใหคลกเลอกโฟลเดอรทจดเกบภาพ จะปรากฏภาพตวอยาง หรอชอภาพ เมอคลกเลอกภาพทตองการแลวจงคลกปม “แทรก” ภาพดงกลาวจะถกแทรกเขามารวมกบเอกสาร

ภาพท 31 ตวอยางภาพ

25


ภาพทถกแทรกเขามารวมกบเอกสาร อาจจะมขนาดใหญมาก สามารถยอขนาดภาพใหมขนาดทเหมาะสมไดโดยคลกทภาพ แลวน าเมาสไปชทจดวงกลมทปรากฏทมมของภาพ กดปมซายของเมาสคางไวแลวเลอนเมาสเพอยอภาพ

ภาพท 32 การยอขนาดภาพ

ภาพทน าเขาในเอกสาร หากไมตองการใชงาน สามารถลบไดโดยการคลกภาพแลวกดปม Delete บนแผงแปนพมพ

นอกจากนไมโครซอฟตเวรด 2010 ยงมค าสงปรบแตงภาพแบบส าเรจรปใหเลอกใชไดงายเพยงคลกเลอกภาพทน าเขา จากนนคลกเมน “รปแบบ” แลวคลกเลอกลกษณะของภาพจากตวเลอก “ลกษณะภาพ”

ภาพท 33 การใสลกษณะพเศษใหกบภาพ

26


การสรางตาราง

ขอความทจดพมพดวยไมโครซอฟตเวรด นอกจากจะมลกษณะเปนเนอหาลกษณะพารากราฟ ทจดแตงดวยสญลกษณ หรอรปภาพ ลกษณะงานพมพอกลกษณะทมกพบคอการน าเสนอขอมลในลกษณะตารางๆ เชน ตารางลงชอเขาสมมนา ฝกอบรม ตารางรายรบรายจายประจ าครอบครว ตารางรายงานคาใชจายประจ าเดอน

การสรางเนอหาในลกษณะตาราง และการจดแตงใหสวยงามโดดเดน นบวาเปนอกหนงความสามารถของไมโครซอฟตเวรด 2010 ทสะดวกกบผใชงาน โดยเรมจากการเลอนเคอรเซอรไปยงต าแหนงทตองการวางตาราง คลกเลอกเมน “แทรก” คลกปมเครองมอ “ตาราง” จะปรากฏกลองท างานเลกใหเลอนเมาสเพอก าหนดขนาดของตาราง เชน ตารางขนาด 6 คอลมน 3 แถว ดงภาพ

ภาพท 34 การสรางตาราง

จากภาพท 34 เมอปลอยนวจากเมาส จะปรากฏตารางขนาด 6 คอลมน 3 แถว ในเอกสาร ดงน

27


ภาพท 35 ตารางทสรางในเอกสาร

เมอสรางตารางไดแลว กพรอมทจะพมพขอมลลงในตาราง โดยการคลกเมาสในชองเลกของตาราง ทเรยกวา “เซลล” ทละชอง ตวอยางเปนการพมพขอมลในตารางลงชอเขารบการอบรมหลกสตรคอมพวเตอรเบองตน

ภาพท 36 ตวอยางการพมพขอมลในตารางลงชอเขารบการอบรม

การเพมแถวในตาราง ท าไดงายเพยงน าเคอรเซอรไปอยในเซลลสดทาย (เซลลของแถวสดทาย คอลมนสดทาย) แลวกดปม Tab บนแผงแปนพมพ กจะไดแถวใหมทนท

เทคนคนาร การใชงานปม Tab ในตารางจะเปนการเลอนต าแหนงเคอรเซอรไปยงเซลลถดไป หากตองการพมพงานดวยความสามารถ Tab จะตองใชปม Ctrl พรอมกบปม Tab แทน

28


การท างานกบตาราง เชน การลบตาราง การแทรกแถวระหวางแถวทมขอมลอยเดม การลบแถว รวมทงการแทรก/ลบคอลมน กท าไดจากเมน “เคาโครง”

ภาพท 37 ปมเครองมอจดการตารางจากเมน “เคาโครง”

นอกจากนค าสงทควรทราบเกยวกบตารางคอการปรบขนาดความกวางของคอลมน โดยการควบคมดวยเมาส จากภาพท 36 จะพบวาคอลมนแรก คอ ล าดบท มความกวางมากเกนไป ท าใหเนอหาในคอลมนท 2 แสดงผลไมสวยงาม จงควรลดขนาดความกวางของคอลมนแรก โดยน าเมาสไปชทเสนคนระหวางคอลมนท1 กบคอลมนท 2 จะปรากฏเมาสเปนรปราง กดปมเมาสคางไวแลวเลอนเมาสไปทางซาย ความกวางของคอลมนท 1 จะถกปรบลด

ภาพท 38 การปรบความกวางของคอลมน

และการจดแตงตารางใหมสสนทสวยงาม กใชปมเครองมอจดแตงตารางจากเมน “ออกแบบ”

ภาพท 39 ปมเครองมอจดแตงตารางจากเมน “ออกแบบ”

ตวอยางตารางทจดแตงสสนแลว

29


Microsoft Word ท างานรวมกบ Google Docs

ดวยกระแสอนเทอรเนต ท าใหการท างานของไมโครซอฟตเวรดมความสะดวกมากขน คอ แฟมขอมลทสราง สามารถน าขนไปจดเกบในระบบจดเกบออนไลนท าใหสามารถเปดแฟมเอกสาร ท างานกบแฟมเอกสาร และเผยแพรเอกสารไดทกท ทกเวลา โดยผานชองทางอนเทอรเนต

ระบบจดเกบแฟมขอมลออนไลน และระบบท างานกบเอกสารออนไลนทมใหบรการในเครอขายอนเทอรเนตมใหเลอกหลากหลายคาย แตคายทดงและเปนทนยมกคงหนไมพนเครองมอสบคนยอดนยมอยางกเกล ( Google Search Engine) โดยบรการของกเกล ทเรยกวากเกลดอคควเมนต (Google Document หรอ Google Docs) เปนบรการจดการแฟมขอมลออนไลนทครบวงจรทงการจดเกบ การสราง การแกไข การสงพมพ และการท างานรวมกนของสมาชก โดยอาศยเพยงบญชอเมลของกเกล และเขาสเวบไซต กเกลดอคควเมนต ดวย URL : docs.google.com

ภาพท 40 จอภาพหนาเวบเขาสระบบของกเกลดอคควเมนต

หมายเหต การใชงานเนอหาสวนน ผศกษาควรมความรเกยวกบการใชงานอนเทอรเนต การใชอเมล และมบญชอเมลของกเกลมากอน

จากภาพท 40 ใหปอนอเมลททานทสมครเขาใชบรการของ Gmail เชน [email protected] แลวปอนรหสผาน จากนนคลกปม “ลงชอเขาใชงาน” จะเขาสระบบการท างานของกเกลดอคควเมนต ดงน

30


ภาพท 41 หนาเวบระบบกเกลดอคควเมนต

การสงเอกสารเขาสกเกลดอคควเมนต

จากภาพท 41 พบวาระบบของกเกลดอคควเมนต ไมมขอมลใดๆ การท างานกบกเกลดอคควเมนต เรมตนจากการอพโหลด (Upload) แฟมขอมลทสรางดวยไมโครซอฟตเวรดเขาไปเกบในระบบ โดยปมเครองมอ Upload

ภาพท 42 การน าเขาแฟมขอมลไปยงกเกลดอคควเมนต

31


จากภาพท 42 เมออพโหลดแฟมขอมลเขาไปแลว ระบบจะแสดงกลองโตตอบแสดงคาก าหนดการอพโหลดดงภาพท 43

ภาพท 43 กลองโตตอบแสดงคาก าหนดการอพโหลดแฟมขอมลของกเกลดอคควเมนต

จากภาพท 43 ใหคลกปม Start upload แลวรอระยะหนงเพอใหกเกลด าเนนการเกยวกบเอกสาร

ภาพท 44 กลองโตตอบแสดงการอพโหลดแฟมขอมลของกเกลดอคควเมนต

เมอการอพโหลดเสรจสมบรณ สามารถคลกปดกลองโตตอบแสดงการอพโหลดแฟมขอมลของ กเกลดอคควเมนต ได ซงจะปรากฏรายชอแฟมขอมล ดงน

32


ภาพท 45 แฟมขอมลทอพโหลดเขาสกเกลดอคควเมนต

จากภาพท 45 สามารถคลกทชอแฟมขอมลเพอเปดแฟมเอกสาร และพมพหรอแกไข หรอสงพมพเอกสารไดเสมอนกบการท างานในไมโครซอฟตเวรด 2010

ภาพท 46 จอภาพกเกลดอคควเมนต ในโหมดพมพ แกไขเอกสาร

การท างานกบเอกสารในกเกลดอคควเมนต ไมแตกตางกบการท างานของไมโครซอฟตเวรด เพยงแตปมเครองมอจะมจ านวนนอยกวา

ภาพท 47 เมนและปมเครองมอของกเกลดอคควเมนต

33


กรณทตองการยตการท างานกบเอกสารทท างานผานกเกลดอคควเมนต ใหใชวธคลกปมปดโปรแกรมทมมบนขวาของจอภาพ ทงนกเกลจะบนทกขอมลใหอตโนมต

34


การสรางเอกสารใหมดวยกเกลดอคควเมนต

จากจอภาพการท างานของกเกลดอคควเมนต สามารถคลกปม Create แลวเลอกค าสง Document เพอสรางเอกสารใหมไดโดยไมตองใชโปรแกรมไมโครซอฟตเวรดกได

ภาพท 48 ค าสงสรางเอกสารใหมของกเกลดอคควเมนต

จะปรากฏจอภาพการสรางเอกสารใหม ดงน

ภาพท 49 จอภาพการสรางเอกสารใหมของกเกลดอคควเมนต

การสรางเอกสารดวยกเกลดอคควเมนต กใชหลกการเดยวกบไมโครซอฟตเวรดดงทไดแนะน าไปกอนหนาแลว

สารบญ

ทกษะพนฐานการใชงาน Microsoft Word 2010 ........................................................................................... 1

การเปดใชงานไมโครซอฟตเวรด 2010 ................................................................................................... 1

สวนประกอบจอภาพโปรแกรม............................................................................................................... 2

การปดโปรแกรม ..................................................................................................................................... 3

การพมพและแกไขขอความในไมโครซอฟตเวรด 2010 ................................................................................ 4

การพมพขอความ .................................................................................................................................... 4

การลบขอความ ....................................................................................................................................... 5

การแกไขขอความ ................................................................................................................................... 6

การเลอกขอความ .................................................................................................................................... 6

การจดรปแบบขอความ ................................................................................................................................. 8

การปรบเปลยนแบบอกษร ...................................................................................................................... 8

การปรบเปลยนแบบอกษรกรณขอความทพมพไวกอนแลว ............................................................ 11

การจดรปแบบขอความลกษณะตางๆ .................................................................................................... 12

การจดพารากราฟใหกบขอความ ........................................................................................................... 13

การพมพรายการ .................................................................................................................................... 13

การจดการแฟมขอมล .................................................................................................................................. 14

การบนทกแฟมขอมล ............................................................................................................................ 14

การเรยกดแฟมขอมลทบนทกจากคอมพวเตอร ..................................................................................... 16

การปดแฟมขอมล .................................................................................................................................. 18

การสรางแฟมขอมลใหม ....................................................................................................................... 18

การก าหนดลกษณะของกระดาษ ........................................................................................................... 19

การสงพมพเอกสาร ..................................................................................................................................... 20

การจดแตงเอกสาร ....................................................................................................................................... 22

การใชสญลกษณพเศษ .......................................................................................................................... 22

การน าเขาและจดแตงภาพประกอบเอกสาร ........................................................................................... 24

การสรางตาราง ...................................................................................................................................... 26

Microsoft Word ท างานรวมกบ Google Docs ............................................................................................. 29

การสงเอกสารเขาสกเกลดอคควเมนต ................................................................................................... 30

การสรางเอกสารใหมดวยกเกลดอคควเมนต ......................................................................................... 34