เทคนคใน Microsoft word 2010

Office 2010 Tip: อานอยางเดยวนะ…หามแกไข

ส าหรบเอกสารเวรดบางครง เมอเราสงใหคนอนอานหรอตรวจสอบ แลวไมตองการใหแกไข หรอใสคอมเมนตลงในเอกสารนน เรากสามารถก าหนดคาปองกนการแกไขได โดยท าตามน

1.เปดเอกสารนนขนมา

2.แลวไปทรบบอนแทบ Review แลวคลกทปม Restrict Editing

3.จะมรายการก าหนดคาออกมาทางดานขวา โดยอนดบแรกใหคลกใสเครองหมายถกท Limit formatting to a selection of styles ซงเราสามารถก าหนดคาตางๆไดอกเมอคลกท Settings ในหวขอน

4.ตอมาคลกใสเครองหมายถกท Allow only this type of editing in the document เปนการก าหนดคาลสตบอกซวาจะอนญาตใหพมพอะไรลงไดบาง

5.คลกเลอกก าหนดผทสามารถแกไขเอกสารได

6.แลวกคลกปม Yes, Start Enforcing Protection

7.จะมาทหนาตาง Start Enforcing Protection ใหเลอกก าหนดพาสเวรด โดยคลกท Password

8.พมพพาสเวรดลงไปสองครง

9.คลกปม OK

10.กลบมาทเอกสารเราจะเหนวาค าสงในรบบอนแทบบางสวนจะไมสามารถใชงานได

ทมา : http://notebookspec.com/web/?p=77645

น าไฟลออฟฟศ 2010 ทมฟอนตเฉพาะตว ไปเปดเครองอนไดดวย

ตามปกตคณๆ ทท างานเอกสารของชดออฟฟศ 2010 ซงไดแก Word , Excel และ Power Point คณทชอบใชฟอนตทสวยงามแปลกไมเหมอนคนอน เพอใหเอกสารของคณดดดสวยงาม ซงฟอนตเหลานกอาจหามาจากทอนๆ มาลงในคอมพวเตอรของคณ แตปญหากคอคอมพวเตอรเครองอนๆ ไมมฟอนตแบบคณ ท าใหไฟลของคณ เมอเอาไปเปดทคอมพวเตอรเครองอนทไมมฟอนตเหมอนของคณ จะท าใหความสวยงามของเอกสารทคณเคยท าไวนน หายไปหมดสน แถมยงท าใหเคาโครงเอกสารผดเพยนไปดวยเพอความไมประมาท เมอคณรวาจะตองเอาเอกสารไปเปดทคอมพวเตอรเครองอน คณจงควรแนบฟอนตพเศษของคณไปกบเอกสารกจะเปนการด ถงแมวาจะท าใหเอกสารนนมขนาดใหญขนกตาม แตกคมคาทจะแนบไป

วธการตงคาใหแนบฟอนตไปกบเอกสารกมดงน

1. คลกทเมน File > Option > Save

2.ใหคลกท าเครองหมายถกทรายการ Embed fonts in the file แลวคลก OK

เทานเมอคณเซฟไฟลเอกสารไมโครซอฟตออฟฟศ 2010 ฟอนตสวยๆของคณกจะแนบไปกบไฟล เมอเอาไปใชกบเครองอนกจะไมมปญหาเรองฟอนตอกตอไป

ทมา : http://notebookspec.com/web/?p=56063

มาสรางเอกสาร PDF อยางงายๆ ดวย Microsoft Office 2010

หลงจากไดใชงานโปรแกรม Microsoft Office Professional Plus 2010 ตงแตยงเปนตว Beta จนปจจบนเปนตวจรงทวางจ าหนาย กมความรสกทดกบความสามารถหลายๆ อยางทมเพมขนจาก Microsoft Office 2007 มฟเจอรอยางหนงทชอบ ไดแกการบนทกไฟลเปนฟอรแมต PDF ไดโดยไมตองใชโปรแกรมเสรมทเรยกวา Add-in เขามาชวยเหมอน Microsoft Office 2007 ?และยงสามารถท าการใส Password กบไฟล PDF ทสรางไดดวย

วธการบนทกเปน PDF ของ Microsoft Office 2010 มขนตอนดงน

1.ใหเปดไฟลทตองการท าเปน PDF ขนมา (ในทนของใชไฟลเวรดเปนตวอยาง) เมอเปด Microsoft Office Word? ใหคลกทเมน File > Save As เลอกเปน PDF

2.ในกรณทตองการใส Password เพอปองกนการดขอมลโดยไมไดรบอนญาตใหคลก Options? ถาไมตองการใส Password กใหคลก Save ไดเลย

3.เมอคลกท Options.. แลว จะมาทหนาตาง Options ใหคลกใสเครองหมายถกท Encrypt the documentwith a password แลวคลก OK

4.ในหนาตาง Encrypt PDF Document ใหกรอก Password ความยาวตงแต 6 – 32 ตวอกษร เสรจแลวคลกOK จากนนในหนาตาง Save As ใหคลก Save กเปนเสรจ คณกจะไดไฟล PDF ไวใชงาน

เทาทผมทดลองใชกบไฟลทเปนภาษาไทย กไมมปญหากบภาษาไทย ไฟล PDF ทไดมา เมอเอาไปอานดวยโปรแกรมอานไฟล PDF ภาษาไทยกเปนปกต

ทมา : http://notebookspec.com/web/?p=37042

ลบฉากหลงของภาพในแบบฉบบ MS Office 2010

หลงจากทไมโครซอฟตไดเปดตว MS Office 2010 อยางเปนทางการ ทานผททดลองใชแลวจะตดใจในฟเจอรใหมๆ ทเสรมประสทธภาพหลายๆ อยางเขามา ผมขอท าหนาทแนะน าฟเจอรทเพมเขามา ซงท าให Microsoft Office 2010 มลกเลนทนาใชมากขน ส าหรบวนนของแนะน าฟเจอร Remove Background ?เปนตวแรก

Remove Background เปนฟเจอรหรอเครองมอ ทมาพรอมกบ Microsoft Office 2010 เปนเครองมอทท าการลบฉากหลงของภาพออก ซงใน Office เวอรชนกอนหนานกมอยแลว แตความสามารถลบฉากทเปนสเดยวกนเทานน แตมาเวอรชนน มการจดการทดความสามารถมากกวาเดม โดยฟเจอรนสามารถใชกบโปรแกรมในชด Microsoft Office ไดแก? Microsoft Word , Excel และ PowerPoint

วธใชค าสง Remove Background

1.เปดโปรแกรมทตองการ ในทนของใช Microsoft Word เปนตวอยาง คลกทเมน Insert เลอกค าสง Picture

2.เลอกรปทตองการ เมอรปภาพมาอยท Word แลว ใหดบเบลคลกทรปภาพ

3.จะเหนวามแทบ Picture Tools ออกมา ใหคลกทค าสง Remove Background ทอยทางซายมอ

4.รปภาพทเราจะลบ Background ออกจะเปนสมวง ซงกคอ Background ทจะลบออก บางครง Background ทจะลบออก บางสวนจะเลอกไมครบ จะท าใหภาพออกมาไมสมบรณ เรากยงสามารถแกไขโดยเครองมอดงน

Mark Areas to Keep – เครองมอส าหรบการเลอกบางสวนของภาพทตองการ Mark Areas to Remove – เครองมอเลอกบางสวนทเกนเขามา Delete Mark – ลบสวนท Mark ออก Discard All Changes – ยกเลกทงหมด Keep Changes – ค าสงในการอพเดท หลงมการเลอก หรอยกเลกการเลอก

5.เมอแกไขรปภาพเปนทพอใจแลว กใหคลกค าสง Keep Changes เปนเสรจการลบ Background

ทมา : http://notebookspec.com/web/?p=40230

แทรกสญลกษณในเอกสารออฟฟศ 2010 แบบงายๆ

ส าหรบผทท างานกบเอกสารออฟฟศ 2010 (Word, Excel, PowerPoint) และชอบทจะใสสญลกษณตางๆ เพอใหเอกสารของทานดดสวยงาม ในออฟฟศ 2010 ไดตอบสนองคณผใชดวยวธการแทรกสญลกษณเหลาน ไดอยางสะดวกขน ?เพยงแคเลอกไปทรบบอนเมน Insert แลวคลกทปม Symbol ทอยทางดานขวา จะมสญลกษณแบบตางๆ แสดงออกมาใหเลอกเปนจ านวน ?20 ตว ถาตองการเลอกมากกวานน กคลกท More Symbol จะมหนาตางแสดงสญลกษณออกมาใหเลอกอกเพยบ

?

ทมา : http://notebookspec.com/web/?p=58421

ไมให Office 2010 แปลงแอดเดรสเปนลงค

ปกตถาคณท าเอกสารออฟฟศ 2010 (Word, Excel, Powerpoint) และไดพมพแอดเดรสหรอพวกอเมล ดวยความฉลาดของออฟฟศ 2010 โปรแกรมจะแปลงใหเปนลงค ซงเมอเผลอไปคลกระบบจะวงไปทเวบเบาวเซอรในกณทเปนแอดเดรสของเวบ และไปท Outlook 2010 ในกรณทเปนอเมล เจาความฉลาดแบบนบางทาน อาจไมชอบ ตองการจะยกเลกกสามารถท าได

โดยคลกเมน ?File > Options > Proofing > AutoCorrect Options คลกแทบ ?AutoFormat As You

Type แลวคลกยกเลกโดยเอาเครองหมายถกออกจากชอง Internet and network paths with hyperlinks

แลวคลก OK

ทมา : http://notebookspec.com/web/?p=57819

คนขอมลในเอกสารเวรดไดงายๆ ดวย Navigation Pane

ในชดออฟฟศ 2010 มฟงกชนหนงทถกเพมเขามาตวหนง เพอความสะดวกสบายของผใชท างานเอกสารเวรด ทเรยกวา Navigation Pane ?ซงจะเปนแทบมมมองทแสดงภาพยอของเอกสารแตละหนาในไฟล ทเราก าลงท างานอย โดยแทบนจะอยทางดานซายของเอกสาร เพอใหเราสามารถเลอนเพอคนหาสวนของเอกสารทเราก าลงท างาน มองหาหรอคนหาขอมลอยางสะดวกรวดเรวกวาการคนหาขอมลในหนาหลกนอกจากนเรายงสามารถสงคนหาค าทอยในเอกสารของเราไดอยางสะดวก ดวยการแสดงไฮไลตเปนแทบสเหลองบนขอความทตรงกบค าทเราคนหา

การเรยกใชฟงกชนนกสามารถท าไดโดย คลกไปทรบบอนเมน View แลวคลกเลอกท Navigation Pane แตถาจะใหงายไปกวานนอก กเพยงเรากดคย Ctrl + F กสามารถใชงานไดแลว

ทมา : http://notebookspec.com/web/?p=57834

Mini Translator ฟเจอรแปลภาษาของ Office 2010

ส าหรบคนไทยดวยสวนใหญจะมปญหากบเรองภาษาตางประเทศ ซงสวนใหญจะใชหาโปรแกรมพจนานกรมทขายอยทวไป มาใช ซงจะไมสะดวกนกในการใช คอตองเปดโปรแกรมคางไว พรอมทงท างานไมโครซอฟตออฟฟศ 2010 สลบโปรแกรมกนไปมา ทางไมโครซอฟตเหนถงปญหาน จงเพมความสะดวกดวยทลเลกๆ ส าหรบแปลภาษาทเรยกวา Mini Translator เพยงแคคณเลอกค าทตองการแปล โดยเอาเมาสไปชไวทค านน สกครกจะปรากฏค าแปลขนมา

แตกอนทจะใชงานทลนคณตองไปเปดการใชงานและตงคาในโปรแกรมชดออฟฟศ 2010 กอน ดวยมขนตอนดงน

1.คลกไปทเมนรบบอน Review > Translate แลวเลอก Mini Translator

2.ทหนาตาง Translation Language Options ตรงหวขอ Choose Mini Translator Language ใหคณคลกเลอกภาษาทจะแปลท Translate to:

3.เมอเลอกไดแลวกคลก OK

ทมา : http://notebookspec.com/web/?p=56046

พมพภาษาองกฤษไดเรวขนและสะดวกดวย eType โปรแกรมชวยสะกด

อปกรณคอมพวเตอรชนหนงทตองยอมรบกนวาใชงานยากทสดคอ คยบอรด ถาหากคณพมพดดไมเปนและสะกดไมคอยจะถกละก งานพมพจดหมายนดกนขาวใหเจานายคณกบชสาวอาจจะเปนหายนะได

ไมวาตอนนคณจะเปนนกเรยนหรอวาเปนเลขาฯ ทตองพมพเอกสารภาษาองกฤษสงงานบอยๆ ผมขอแนะน าโปรแกรมขนาดเลกๆ แค 416 KB ทมชอวา eType เปนโปรแกรม Freeware ทจะชวยในการคาดเดาค าศพททเราพมพและแสดงผลออกมาให หรอพดงายๆ มนคอ Autocomplete เหมอนใน Google นนเอง จดทนาสนใจกวานนคอ มนมพจนานกรมส าหรบแปลภาษาอนๆ ไดดวย โปรแกรม eType สามารถใชงายไดกบหลายๆ โปรแกรม ไมวาจะเปน Notepad หรอพวก Web Base Email คณสามารถเลอกทจะปดหรอเปด eType ไดดวยการกดปม Ctrl-F8

ลกษณะการท างานของ eType นน เวลาทเราพมพขอความอะไรเขาไป 3 ตวอกษร (คามาตรฐานของโปรแกรม) มนจะมหนาตางเลกๆ สขาวๆ พรอมขอความทคาดวาเราจะพมพเขาไป เปนผชวยทดมากถาหากเราจ าเปนตองพมพภาษาองกฤษบอยๆ และเราสะกดไมคอยถก ส าหรบวธการสามารถดจากวดโอดานลางกนไดครบ

ใครลองโหลดไปใชแลวมประโยชนอยางไร ลองดนะครบ ผมวาตองมคนชอบมนแนๆ

เวบไซตของผผลต : http://www.etype.com/

ลงคดาวนโหลดโปรแกรม : http://www.epyte.com/eTypeSetup.exe

ทมา : http://notebookspec.com/web/?p=54549

Backstage View ฟเจอรทท าให Office 2010 นาใชขน

Backstage View คอฟเจอรหนงของ Microsoft Office 2010 ทแสดงรายละเอยดของไฟลงานปจจบนทคณ ท างานอย? สามารถเขาไปดไดโดยคลกทเมน File และไปทหวขอ Info ซงจะเหนรายละเอยดตางๆ ทแสดงอยทางไมโครซอฟตเรยกวา Backstage View

แตนนเปนสงทผมรมาเมอทดลองใช Office 2010 ใหมๆ ตงแตเปนเวอรชน Beta มาปจจบนเมอมการใชอยางจรงจง กพบวาไมโครซอฟตไมไดสราง Backstage View มาแคน ยงมหลายอยางทซอนอย วนนจะมาแจงรายละเอยดกนดวามคณสมบตอะไรบางทซอนอย

1.หาไฟลทคณตองการไดงายขน

ปกตเมอคณท างานแควนสองวนกมไฟลผานคณไปไมเทาไร แตถาเปนสปดาหผานไป ผมเชอวาการจดจ าชอและต าแหนงทอยของไฟล คณตองอาจลมบางหละ คราวนเมอลมกตองเสยเวลาคนหาไฟลกน Backstage View ชวยคณได

เพยงคณไปทแทบเมน File และเลอกค าสง Recent ของโปรแกรมใน Office 2010 คณจะพบกบรายชอไฟลทคณใชมาโดยเรยงจากไฟลลาสดทใชไวอนดบบนสดทงรายชอไฟลและโฟลเดอร และทส าคญคณสามารถตงคาใหรายขอไฟลทคณไดใชผานมาใหมาอยในเมน File ไดไฟลเพอความสะดวกไมตองไปหาท Recent กไดโดยคลกท าเครองหมายถกท Quickly access this number of Recent Documents: พรอมทงคลกเลอกจ านวนรายชอไฟลทจะแสดง

2.กไฟลทไมไดบนทก

คณเคยเปดไฟลขนมาท างาน แลวปดไปโดยไมไดเซฟเพราะคดวาไมตองการหรอไมส าคญ แตแลวกเปลยนใจอยากเซฟเกบไว แตไดปดโปรแกรมไปแลว ไมตองเสยใจ Backstage View ชวยคณได เพราะมฟเจอร Recovery ไฟลมาใหใชดวย

ใหคณไปทแทบเมน File และเลอกค าสง Recent คณจะพบค าสง Recover Unsaved Documents ทดานลาง (ใกลกบ Quickly access this number of Recent Documents:) ใหคณคลกทน โปรแกรมจะเปดโฟลเดอรUnsavedFiles (C:\Users\augie\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles) ซงจะมไฟลทของคณอย คณกแคเปดขนมาใชงานตอได (แลวอยางลมเซฟไฟลอกหละ)

3.สดยอดค าสง Info

ตามทไดกลาวไวมาแลวขางตนวา Backstage View คอฟเจอรทเอาไวดรายละเอยดของไฟล Office 2010 ทท างานอย แตรายละเอยดมมากกวานน

ใหคณไปทแทบเมน File และเลอกค าสง Info ในคอลมนดานขวาคณจะเหนรายละเอยดไฟลทบอกสงตางๆ เชน ขนาดไฟล จ านวนค า วนทไฟลถกสรางขน แกไขครงลาสด Print ครงลาสด ใครเปนผสรางและ ใครเปนผแกไขครงลาสด ยงมความสามารถหรอเครองมอใหใชอกไดแก

Protect Document- เอาไวจดการเรองการปองกนไฟลทท างาน เชน การใส Password ปองกนการเปด

Check for Issues- เอาไวตรวจเชครายละเอยดไฟลกอนทคณจะแชรไฟลนใหคนอนใชวาการเขากนไดหรอไม (Compatibility)

Manage Versions- เปนการตรวจสอบไฟลวามการแกไขไฟลมากอนหนาน และจะยอนกลบไปทต าแหนงนน เชน การ Autosave ของไฟล , หรอปดไฟลโดยไมไดเซฟ

Convert- ส าหรบเครองมอนจะปรากฎขน ตอเมอคณเปดไฟล Office ทเปนเวอรชนต ากวา Office 2010 เพอแสดงใหคณรวาก าลงใชงานใน Compatibility Mode คณสามารถใชเครองมอนแปลงใหไฟลทก าลงท างานใหมาอยในฟอรเมตของ Office 2010 ได

4.หลากหลายในการเซฟขอมล

Backstage View ของ Office 2010 เพมความสะดวกสบายในรปแบบการเซฟขอมล ทงชนดของไฟลและสถานทหรอต าแหนงทเกบไฟล

เมอคณคลกทแทบเมน File และเลอกค าสง Save & Send คณจะพบวา Office 2010 ใหความส าคญในเรองการเซฟไฟลมากเกนกวาปกตทวๆไปดวยซ า

Send Using E-mail – Office 2010 สามารถเซฟและสงไฟลแนบไปกลบ อ-เมล ไดอยางสะดวก พรอมทงไฟลทแนบไปกสามารถแนบไปในหลายฟอรแมต เชน ไฟลพนฐานของ Office 2010 , ไฟล PDF , ไฟล XPS หรอแมกระทงสงแนบเปน FAX

Save to Web ? Concept หลกของ Microsoft Office 2010 กคอท างานแบบ On Line ในอนเตอรเนต ?ฉะนนจงไดใสฟเจอรนเขาไปใน Office 2010 คณสามารถเซฟขอมลของ Office 2010 ของคณเขาไปเกบไวในอนเตอรเนต โดยไมโครซอฟตไดเตรยมการไวพรอมโดยจดพนทใหคณเกบไฟลของคณไวในโลกของออนไลนนนคอ Windows Live คณสามารถเซฟไฟลไวท Windows Live ณ ทหนง แตสามารถเรยกใชไดตลอดทกเมอทกสถานทในโลก ขอใหมทออนไลนเขาอนเตอรเนตเปนพอ

Save to SharePoint ? หากคณท างานกบไฟลบนเซรฟเวอรหรอใชรวมกนพนทเวบของบรษทของคณ คณสามารถเปดและบนทกไฟล จากเพอนรวมงานของคณไดอยางละดวกดวยฟเจอรน

Publish as Blog Post ? ฟเจอรนเหมาะส าหรบ Blogger ทงหลาย คณสามารถสงไฟลของคณเขาไปใน Blog สวนตวหรอ Blog ภายในในบรษทของคณได Blogging ทซพพอรทฟเจอรนกม อาท เชนSharePoint Blog, WordPress, Blogger, Windows Live Spaces, Community Server

Change File Type ? Office 2010 สามารถเซฟไฟลในเปนฟอรแมตตางๆ ไดอยางงายได ไมวาจะเปน Office ในเวอรชนกอนหนาน หรอ ไฟล Web Page แมกระทง ไฟลของ Openoffice กท าได

Create PDF/XPS Document เมอกลาวถง PDF คณๆ ทงหลายจะรจกไฟลนด เปนไฟลเอกสารทใชสงใหกนทวโลก เพราะเปนไฟลทสามารถใชงานไดทกระบบปฎบตการ เมอ Office เวอรชนกอน จะท าไมได แตส าหรบ Office 2010 ถอวาเปนเรองจบๆ สวน XPS เปนไฟลเอกสารรปแบบหนงทพฒนาโดยบรษทไมโครซอฟต เพอมาตอกรกบ PDF แต ณ ปจจบนยงไมเปนทนยมนก ถาเปรยบเทยบใหเขาใจงายๆ XPS เปนไฟลประเภทเดยวกบไฟล PDF นนเอง

5.ปรววและพมพในขนตอนเดยว

ใน Office 2010 การแสดงตวอยางงานทพมพและค าสงพมพ คณสามารถเหนและท าไดในขนตอนเดยว เพยงแคคลกแทบเมน File เลอกค าสง Print คณจะเหนตวอยางเอกสารปรากฏขนทางดานขวาของหนาตาง ซงสามารถยอหรอขยายไดโดยคลกเครองหมาย ลบหรอบวก สวนทางดานซายจะเปนสวนทคณสามารถเปลยนแปลงคาตางๆ ในการพมพได เมอปรบแตงตามทตองการแลวกแคคลกทปม Print เพอพมพงานของคณ

ทมา : http://notebookspec.com/web/?p=40254