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Laboratorio di scrittura

La scrittura istituzionale

PROVINCIA DI LECCEAGENZIA DI ASSISTENZA TECNICA AGLI ENTI LOCALI

Lecce, 31 marzo 2008a cura di Giancarlo Ciricugno

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Scrivere bene

Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per essere capite: proprio per questo, diceva un filosofo, gli dei ci hanno dato una lingua e due orecchie.

Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoi ascoltatori.

E’ un maleducato, se parla in privato e da privato.

E’ qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante, un dipendente pubblico, un eletto del popolo. Chi è al servizio di un pubblico ha il dover costituzionale di farsi capire.

Tullio De Marco

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Come migliorare la scrittura

osservare come scrivono gli altri, quelli che dello scrivere hanno fatto la loro professione: scrittori, pubblicitari, giornalisti,altri. Rappresentano una buona fonte di apprendimento per imparare a scrivere. La lettura aiuta ad imparare a scrivere. Lettura e scrittura sono processi relazionati l’uno all’altro.

• Dopo aver letto, fermatevi alcuni istanti e pensate:• quali sono gli obiettivi dell’autore?• quali le informazioni più importanti?• che informazione nuova sta trasmettendo?• induce il lettore ad assumere qualche posizione?

ALCUNI CONSIGLI

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La tecnica di scrittura

La scrittura è un’arte che si realizza grazie ad una tecnica specifica.

“Tecnica piccina” (cit. ragazzi di Barbiana); una tecnica fatta di regole che ognuno può imparare. Le tecniche dello scrivere chiaro non sono un semplice ricettario, di efficacia non comprovata, frutto del buon senso o di gusti stilistici soggettivi, ma sono suffragate da rigorose ricerche empiriche sulla leggibilità e sulla comprensibilità.

Nella scrittura istituzionale l’obiettivo è quello di scrivere testi chiari, semplici ed efficaci.

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Le caratteristiche del testo

Il termine testo deriva dal latino textum che significava « intreccio, tessitura ». Il termine, come lo intendiamo noi oggi era già stato usato da Quintiliano per definire i messaggi linguistici. Come un tessuto, il testo è costituito da fili, (i fili del discorso), tutti collegati tra loro. Il testo è quindi una unità di comunicazione di senso compiuto. Tutte le sue parti sono collegate e si riferiscono allo stesso argomento.

La condizione perché si possa parlare di testo è che la produzione linguistica sia essa orale o scritta deve essere fatta con l’intenzione e con l’effetto di comunicare e nella quale si possano individuare un emittente (da cui parte il messaggio) e un destinatario (per cui il messaggio è stato pensato).

Sono testi sia I Promessi Sposi sia la targa uscita di sicurezza affissa in tutti i locali pubblici.

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Tipi di testo

Tipo di testo funzione esempi

NARRATIVO raccontare un fatto, una storia racconti, romanzi, novelle, articoli di cronaca, biografie, ecc.

DESCRITTIVO delineare le caratteristiche di una persona, di un paesaggio, di un oggetto

parti descrittive di opere letterarie, di resoconti di attività, di guide, ecc

ARGOMENTATIVO sostenere una tesi attraverso un ragionamento logico proponendo argomenti a favore e confutando le ragioni contrarie

saggi tecnici, articoli di fondo, slogan pubblicitari, ecc.

INFORMATIVO Fornire notizie utili su personaggi, argomenti o fatti

orario dei treni, avvisi, saggi divulgativi, ecc.

REGOLATIVO Indicare particolari norme da rispettare; imporre obblighi e divieti

Leggi, regolamenti, statuti, istruzioni per l’uso, ecc.

classificazione Egon Werlich

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La scrittura istituzionale

Testi normativi Comunicazioni ai cittadini

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I principi fondamentali nella scrittura istituzionale

Mettersi dalla parte del destinatario (interrogarsi sulla efficacia comunicativa)

Evitare di essere prigionieri dell’inerzia (esercitare una continua critica su quello che si è scritto)

Se non è possibile scrivere un testo chiaro, efficace ed elegante, scegliere di essere chiari

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Le comunicazioni ai cittadini

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Testo informativo/argomentativo:

testo espositivo

Comunica informazioni e, se necessario, sostiene la validità di un particolare assunto

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Caratteristiche del testo

Completezza, concisione, immediatezza

La regola delle 5 W:WhatWhenWhereWhoWhy

Metodo : E. Werlich

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Caratteristiche del testo

Percepibilità: importanza del titolo

E’ opportuno che il testo di una lettera o di un manifesto sia autosufficiente e riporti nel corpo del testo le informazioni paratestuali

rilevanti per messaggio trasmesso

Le informazioni non vanno ripetute se appesantiscono eccessivamente il testo

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Il titolo e l’oggetto

Il titolo è di fondamentale importanza: ha la funzione di selezionare tra tutti i potenziali lettori quelli cui il testo è diretto, catturarne l’attenzione e orientarne la cattura

Attraverso il titolo il cittadino capisce con immediatezza se il testo di un avviso lo interessa oppure no

La formulazione del titolo deve essere sintetica ed esauriente

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Il titolo e l’oggetto segue

Titoli ed oggetti: - non devono essere generici, devono rappresentare il contenuto del

testo- devono essere brevi, nei limiti permessi dalla complessità dei contenuti

del testo- Le informazioni contenute nel titolo devono essere scelte tenendo

presente che spesso i destinatari hanno preconoscenze differenziate;- Dare dei titoletti ai testi più lunghi agevola la lettura (v.giornali);- la formulazione dell’oggetto di una lettera deve comprendere sia

l’argomento generale della pratica sia l’argomento specifico della comunicazione

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L’intestazione

Anche le comunicazioni amministrative hanno un paratesto: insieme delle informazioni che stanno nell’intestazione (nome dell’ente, del settore che emette la comunicazione,indirizzo, numero di telefono), l’oggetto, le note, e, se ci sono, i riferimenti a precedenti comunicazioni

riportare nel corpo del testo tutte le informazioni paratestuali rilevanti per il messaggio trasmesso. Essere flessibili: in caso di informazioni paratestuali numerose ed ingombranti , escludere le ripetizioni

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Caratteristiche dei testi espositivi

Coesione: deve essere garantita dal punto di vista tematico e linguistico

Per essere facilmente leggibile, le frasi del testo

devono essere legate tra di loro attraverso tre tipi di relazioni:tra eventi;

di collocazione testuale; logiche di organizzazione testuale.

classificazione Ferrari-Zampese 2000

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Sulla coesione: analisi di un testo

Questo Ente, nell’ambito del programma delle OO.PP. 2004-2007, con D.G. n. 347 del 5.04.2007 ha approvato il progetto esecutivo dei lavori di manutenzione straordinaria SS.PP. 1° gruppo, anno 2004, per una spesa complessiva di € 200.000,00.

Il sottoscritto , Giovanni Bianchi, in qualità di responsabile dei servizi finanziari della Provincia di Lecce, chiede a codesta Cassa DD.PP. la concessione di un mutuo di € 200.000,00 a tasso fisso, da ammortizzare in 20 anni, a totale carico di questo Ente per finanziare i lavori di manutenzione straordinaria SS.PP. 1° gruppo.

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La coesione: il testo corretto

Questo Ente, nell’ambito del programma delle OO.PP. 2004-2007, con D.G. n. 347 del 5.04.2007 ha approvato il progetto esecutivo dei lavori di manutenzione straordinaria SS.PP. 1° gruppo, anno 2004, per una spesa complessiva di € 200.000,00.

Al finanziamento degli stessi questo Ente intende far fronte mediante mutuo, a totale carico dell’Ente, da contrarre con la cassa Depositi e Prestiti.

Il sottoscritto , Giovanni Bianchi, in qualità di responsabile dei servizi finanziari della Provincia di Lecce, chiede a codesta Cassa DD.PP. la concessione di un mutuo di € 200.000,00 a tasso fisso, da ammortizzare in 20 anni, a totale carico di questo Ente per finanziare i lavori di manutenzione straordinaria SS.PP. 1° gruppo.

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Caratteristiche dei testi espositivi

Strutturazione: composizione secondo un modello relativamente vincolante, accreditato presso la comunità degli utenti

IntroduzioneCorpo del testo

Conclusione

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La scrittura incentrata sul destinatario

E’ necessario individuare a chi si scrive e prefigurarsi quali siano le capacità linguistiche, le conoscenze e i bisogni comunicativi del destinatario

Anche quando si scrive a un destinatario in grado di comprendere testi complessi, è bene controllare la chiarezza e la qualità della propria scrittura

Nel caso di comunicazioni ai cittadini, ci si deve immaginare che il destinatario sia un cittadino medio, conosca l’italiano comune e che conosca poco delle procedure burocratiche

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Il grado di scolarizzazione degli italiani

Fonte COSES elaborazione censimento ISTAT 2001

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Gli italiani parlano:

soltanto in dialetto

14%

prevalentemente in dialetto

21%

in pari misura18%

prevalentemente in italiano

23%

soltanto in italiano24%

soltanto in dialetto

prevalentemente indialetto

in pari misura

prevalentemente initaliano

soltanto in italiano

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Rapporto con il destinatario

Rappresentare l’Ufficio che emette il messaggio con il noi e di dare del Lei al cittadino, del voi

Iniziare con la formula “Gentile signore o gentile signora” (oppure con l’indicazione del titolo professionale o accademico). E’ inopportuno una comunicazione ad un singolo ricevente con l’intestazione generica Gentile Signore/a

I nomi propri seguono la sequenza nome-cognome. Il cognome precede il nome solo in elenchi posti in ordine alfabetico

La formula standard di chiusura in una lettera è “Distinti saluti”.

Codesto è un dimostrativo ormai desueto

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La scelta delle informazioni

Fornire al lettore esclusivamente le informazioni che possono interessargli

La rilevanza di una informazione è collegata agli scopi della comunicazione.

Evitare di dare informazioni importanti per l’Amministrazione ma irrilevanti per il cittadino.

Dare priorità alle informazioni a seconda dell’utilità per il destinatario

Dare priorità alle informazioni a seconda dell’utilità per il destinatario

Ordinare in sequenza le informazioni

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Un esempio scorretto di comunicazione

Prendiamo in esame un avviso affisso sul portone della scuola materna “Montessori”

AVVISO

Si informano i genitori dei bambini frequentanti la scuola materna “Montessori”, che nella settimana dal 20/03/2008 al 25/03/2008 la Ditta incaricata dal settore edilizia scolastica provvederà alla tinteggiatura dei locali.

Ci scusiamo sin d’ora del disagio arrecato.

Distinti saluti.

Il Capo Settore ai Servizi Scolastici

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Cosa non va nell’esempio precedente?

Genericità dell’Avviso La formula “si informano” Il richiamo ai destinatari “i genitori dei bambini frequentanti la

scuola materna “Montessori” La formula di saluto La precisazione che la ditta è stata incaricata dal settore

edilizia scolastica Manca l’informazione essenziale: se l’asilo continuerà a

funzionare

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Il testo corretto

Dal 20 al 25 marzo 2008 i locali della scuola materna verranno ridipinti.

La scuola funzionerà comunque regolarmente.

Il Capo Settore ai Servizi Scolastici

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Garantire la coerenza del testo

Verificare i dati e contenuti immessi nel testo Verificare che le affermazioni non entrino in

contraddizione fra loro, leggendo e rileggendo il testo alla ricerca di espressioni che potrebbero compromettere l’attendibilità delle informazioni

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Frasi brevi

Scrivere frasi brevi

Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

Le ricerche dicono che frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola informazione.

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Assicurare alle frasi una struttura semplice

Non concentrare molte informazioni in un’unica frase

Assicurare una struttura semplice, che il lettore possa facilmente elaborare: soggetto, verbo, complemento

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Parole comuni

Usare parole del linguaggio comune

L’Ufficio Trattamento Economico in indirizzo, cesserà la corresponsione degli emolumenti a decorrere dal 1° maggio 2001.

Dal 1 maggio 2001 il nostro Ufficio sospenderà ipagamenti.

Il Vocabolario di base della lingua italiana contiene meno di 7000 parole e sono quelleche dobbiamo preferire se vogliamo essere capiti da chi legge.Fonte: Direttiva Frattini

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Ridurre l’uso dei termini tecnici

Usare pochi termini tecnici e spiegarli

In media, in un testo amministrativo le parole tecniche sono meno di cinque su cento. Usare solo quelle necessarie e spiegarle in una nota oppure in un glossario.

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Attenzione alle sigle

Limitare abbreviazioni e sigle: ovvie per chi scrive ma non capite da chi legge.

Se ci sono, chiariamole per esteso.

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Forma attiva

Usare verbi nella forma attiva e affermativa Il testo con il verbo attivo e in forma affermativa è

più incisivo, le frasi sono più brevi, la lettura più rapida

Non volendo disconoscere a codesto ufficio il diritto di non ingerenza, viene tuttavia fattarichiesta che siano comunicati gli esiti della Commissione.

Vi chiediamo di comunicarci i risultati dei lavori della commissione.

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Separare le frasi e facilitare le lettura

Usare in maniera coerente le maiuscole, le minuscole e la punteggiatura

“Questi usi sono retaggio di una cultura retorica, appesantiscono lo stilee il tono della comunicazione: essi devono essere eliminati o ridotti quanto più è possibile.La punteggiatura, per contro, suddivide il testo in unità di senso”

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Evitare neologismi, parole straniere e latinismi

È ormai frequente il ricorso a termini tecnici propri della società dell’informazione e dell’elettronica: da evitare se ve ne siano di equivalenti nella lingua italiana”

Tale servizio, come è noto, dovrà essere esternalizzato.

La gestione di questo servizio sarà affidata a un soggetto esterno.

Le agevolazioni saranno concesse anche ai conviventimore uxorio.

Le agevolazioni saranno concesse anche alle coppie conviventi.

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Meglio l’indicativo

Uso del congiuntivo

L’indicativo rende il testo più diretto ed evita informazioni implicite o ambigue.

Ove la Commissione potesse riunirsi per tempo, le delibere sarebbero ancora valide.

Se la commissione si riunirà per tempo le delibere saranno ancora valide.

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Il rinvio alle norme

I riferimenti a fonti normative, quando sono posti all’interno dei testi amministrativi, rendono difficoltosa la lettura perché si mescolano alle informazioni sostanziali. E’ opportuno collocarli in un apposito paragrafo o nelle note a piè di pagina

I rinvii normativi devono essere provvisti di informazioni sull’oggetto disciplinato dalle leggi o delibere citate.

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Usare una adeguata paragrafazione

Per facilitare la lettura, usare la suddivisione in capoversi , rispettando l’articolazione tematica

frasi

Permette di articolare il testo in blocchi più piccoli, omogenei dal punto di vista tematico

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Un esempio di testo privo di capoversi

Rielaborazione delle istruzioni per richiesta del duplicato del codice fiscale

dal capoverso “INVIO DEL TESSERINO”

Se la richiesta viene confermata, il duplicato del tesserino magnetico di codice fiscale sarà recapitato entro poche settimane all'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria.

Tale indirizzo non viene presentato a video per motivi di tutela della privacy.

In caso di mancata ricezione (il che può voler dire che l'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria è diverso da quello attuale del contribuente) si consiglia di rivolgersi agli Uffici Finanziari per verificare (ed eventualmente aggiornare) la propria posizione.

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Il testo originario

INVIO DEL TESSERINO

Se la richiesta viene confermata, il duplicato del tesserino magnetico di codice fiscale sarà recapitato entro poche settimane all'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria. Tale indirizzo non viene presentato a video per motivi di tutela della privacy. In caso di mancata ricezione (il che può voler dire che l'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria è diverso da quello attuale del contribuente) si consiglia di rivolgersi agli Uffici Finanziari per verificare (ed eventualmente aggiornare) la propria posizione.

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Come evidenziare il capoverso

.

Ritorno a capo con spaziatura:

Formato>paragrafo>rientro/prima riga

Ritorno a capo con spaziatura con rientratura e spaziatura

applicare entrambe le funzioni

Ritorno a capo con spaziatura di una riga rispetto al blocco

Formato>paragrafo>spaziatura/prima

Programmi di videoscrittura

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Rispettare la punteggiatura

Lo scambio o l’omissione dei segni di punteggiatura può alterare completamente il messaggio

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Impostazione grafica, anche l’occhio vuole la sua parte

Usare in maniera corretta le possibilità di composizione grafica del testo

“Neretti, sottolineature, corsivi, caratteri, grandezza del corpo, elenchi sono solo alcuni esempi di tali possibilità e possono aiutare a focalizzare l’attenzione. È bene tuttavia non abusarne e utilizzarli con parsimonia. Il testo sobrio è sempre visivamente leggibile e coerente.”

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Le fasi della scrittura

Ideazione

Caratteristiche del testo

PRESCRITTURA Attivazione delle conoscenze/Raccolta

delle idee

Organizzazione

SCRITTURA Prima stesura

POSTSCRITTURA Revisione

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In particolare, la fase della revisione

E’ pessima tradizione quella di non rivedere, o di rivedere in gran fretta, i propri documenti, ritenendo che la maggior parte del tempo disponibile debba essere dedicata alla scrittura vera e propria. E’ un grave errore trascurare la rilettura del testo finale. L’esperienza di chi si dedica professionalmente alla comunicazione scritta conferma che anche con correzioni metodiche, cooperative, attente e prolungate è difficilissimo (se non impossibile) produrre un testo privo di errori.

Un testo privo di controllo rischia di essere impresentabile e denuncerà la sommaria qualità del lavoro del suo autore

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Strumenti di verifica- l’indice di Gulpease

Considera la lunghezza delle parole Valuta rispetto alla scolarizzazione del lettore

G<80 testi difficili per chi ha la licenza elementare

G<60 testi difficili per chi ha la licenza media

G<40 testi difficili per chi ha un diploma superiore

G = 89-LP/10+3*FRLP = (totale lettere*100) / totale paroleFR = (totale frasi*100) / totale parole

Fonte: GULP, Gruppo Universitario Linguistico Pedagogico, Università di Roma

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GULPon line

Licenza elementare Licenza media Licenza superiore

quasi incomprensibile 0<G<55 0<G<35 0<G<10

molto difficile 55<G<70 35<G<50 10<G<30

Difficile 70<G<80 50<G<60 30<G<40

Facile 80<G<95 60<G<80 40<G<70

molto facile 95<G<100 80<G<100 70<G<100

fonte:www.eulogos.net

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Leggibilità dei testi amministrativi

“Parlare oscuramente

lo sa fare ognuno,

ma chiaro, pochissimi.”

Galileo Galilei

50-60Indice Gulpease

Semplicità del lessico

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La check-list di controllo del testo

Caratteristiche logico semantiche del testo

Struttura elaborato

Unità del testo Correttezza formale ed unità grafica

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Le regole per la redazione degli atti amministrativi

Legge 393/93, art. 3, comma 1:” Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati.”

Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”, art. 7, comma 2 “Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni il lingua straniera, di uso comune.Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti leggibile.“

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Cosa fare in caso di errori materiali?

Cancellare le parole che si intendono annullare o sostituire in modo che restino leggibili

Le sostituzioni devono essere fatte risaltare tramite apposite postille, numerate in maniera progressiva (con ordine numerico o alfabetico)

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Gli atti amministrativi: le deliberazioni

Gli elementi formali L’intestazione La data ed il luogo dell’adunanza Il preambolo La motivazione L’elemento volitivo Il dispositivo La c.d. formula di chiusura (attestazione della lettura, approvazione, firma)

Gli adempimenti volti a dare efficacia alla deliberazione Il verbale della deliberazione

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Gli atti amministrativi: ordinanze contingibili ed urgenti

Gli elementi formali La data, il luogo e la firma L’intestazione Il preambolo La motivazione La manifestazione di volontà ed il contenuto del dispositivo L’efficacia: identificazione del destinatario, esecuzione

dell’ordinanza e sue modalità, esecuzione d’ufficio in caso di inadempienza,sanzione penale

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Gli atti amministrativi: le ordinanze normali

Gli elementi formali La data, il luogo e la firma L’intestazione Il preambolo La motivazione La manifestazione di volontà ed il contenuto del dispositivo L’efficacia: la pubblicazione e/o notificazione, esecuzione

dell’ordinanza e sue modalità, esecuzione d’ufficio ,sanzione penale. Non è applicabile la sanzione dell’esecuzione d’ufficio (Consiglio di Stato, sez. V, 22/9/1959, n,624)

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Le determinazioni dei responsabili dei servizi

Gli elementi formali L’intestazione La data, il luogo dell’adunanza e la sottoscrizione Il preambolo La motivazione Il contenuto dispositivo La pubblicazione L’attestazione di copertura finanziaria L’obbligo di comunicazione L’esecuzione

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Per concludere…..

“Quando avete bene chiaro in mente quel che volete dire, le parole verranno spontanee “, Orazio; Ars poetica

“Per scrivere rapidamente, bisogna avere molto pensato“, Charles Baudelaire

“Per scrivere bene, bisogna saltare le idee intermedie quanto basta per non riuscire noioso; non troppo, per paura di non essere capiti”, Montesquieu

“La scrittura che non prende stretto contatto con la parola parlata si dissecca come la pianta senz'acqua”, Albert Thibaudet, Riflessioni sulla critica

“I limiti del mio linguaggio significano i limiti del mio mondo”, Ludwig Wittgenstein, Tractatus 5.6