111219 Handboek huisvesting gemeente Eindhoven DEF v1. 8c

  • View
    215

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of 111219 Handboek huisvesting gemeente Eindhoven DEF v1. 8c

gemeente Eindhoven

A

Handboek Huisvesting Gemeente Eindhoven

cho/PB11041188

Projectmanagement

Versie: DEFINITIEVE versie 1.8c

December 2011

December 2011 Weet Wat Werkt voor Huisvesting -

gemeente Eindhoven

Colofon

Uitgave

Gemeente Eindhoven

Projectmanagement

Datum

December 2011

December 2011 Weet Wat Werkt voor Huisvesting -

gemeente Eindhoven 3

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave....................................................................................................3

Voorwoord 4

1 Inleiding 5 1.1 Waarom een handboek Huisvesting? 5 1.2 Voor wie is dit handboek en hoe te gebruiken? 5 1.3 Welke ontwikkelingen zijn van invloed? 6 1.4 Wat zijn onze ambities? 8 1.5 Resultaat 10 1.6 Leeswijzer 10

2 Kaders en uitgangspunten 11 2.1 Ambities vertaald naar huisvesting 11 2.2 Kaders en uitgangspunten voor de locatiekeuze huisvesting 11 2.3 Kaders en uitgangspunten voor de verdeling van de ruimte 12 2.4 Toelichting structuurplan, vlekkenplan en indelingstekening 13 2.5 Toelichting wettelijk kader 16 2.6 Toelichting bepalen aantal m2 per sector/afdeling 18 2.7 Toelichting aanpak wijzigingsverzoeken 19 2.8 Toelichting spelregels voor het gebruik van de ruimte 20

3 Bouwstenen werkplekken en ondersteunende ruimten 21 3.1 Inleiding 21 3.2 Overzicht behoefte aan alle bouwstenen 21 3.3 Werkplekken 24 3.4 Overleg plekken 28 3.5 Werkplekfaciliteiten 31

4 Centrale facilitaire voorzieningen 35 4.1 Inleiding 35 4.2 Samenvatting centrale facilitaire voorzieningen 35 4.3 Ontvangst en centrale vergaderruimtes en opleidingsruimte 36 4.4 Archieven, post, scannen en repro 36 4.5 Technische ruimten 37 4.6 Expeditie, magazijnen, opslag, afvoer en liften 37 4.7 Sanitair en natte ruimtes 38 4.8 Beveiliging 38 4.9 Overige ruimten 39

5 Huisstijl huisvesting 40 Bijlage 1: Structuurplan 42 Bijlage 2: Uitwerking Centrale facilitaire voorzieningen 43

December 2011 Weet Wat Werkt voor Huisvesting -

4 gemeente Eindhoven

Voorwoord

Eindhoven is een zelfbewuste en krachtige stad, die denkt in kansen en anticipeert op de

veranderingen in de wereld om haar heen. Op het gebied van technologie, design en

duurzaamheid speelt Eindhoven een innovatieve rol; maar ook op andere maatschappelijke

terreinen, zoals de zorg. Een stad met dit bijzondere karakter heeft een gemeentelijke

organisatie nodig: - die is afgestemd op de continue veranderende behoeften van de stad; - met betrokken, deskundige en flexibele medewerkers die met passie en plezier, hun

werk doen en trots zijn op de bijdrage die ze leveren; - die kan meebewegen met actuele economische en maatschappelijke ontwikkelingen; - en steeds meer samenwerkt in verschillende vormen met een diversiteit aan mensen

en organisaties. Dit vergt het n en ander van onze organisatie en van onze medewerkers.

Om hier mede vorm aan te kunnen geven willen we als Gemeente Eindhoven graag Het Nieuwe

Werken invoeren. Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficinter maar ook

plezieriger te maken.

Daarbij gaat het om thuiswerken, een betere kantoorwerkplek en de juiste ICT hulpmiddelen.

Maar ook om zaken als een beter begrip van de ambities van de organisatie, een inspirerende

bedrijfscultuur, andere vormen van aansturing en leiderschap, betere balans tussen priv en

werk, minder regels en procedures, en slimmere manieren van samenwerken.

Het Nieuwe Werken vraagt om een uitnodigende en flexibele werkomgeving. Omdat informatie

steeds meer digitaal en dus tijd- en plaats onafhankelijk beschikbaar gemaakt kan worden,

wordt de kantoorwerkplek veel meer een plek waar ontmoeten en samenwerken centraal staan.

Ook het werkstijlenonderzoek dat eind 2010 in onze gemeente is gehouden laat duidelijk zien

dat er allerlei wensen zijn over onze huisvesting, facilitaire dienstverlening en ICT

ondersteuning. Dit onderzoek heeft belangrijke informatie opgeleverd, die is meegenomen in

dit handboek.

Dit Handboek Huisvesting vormt de basis voor iedereen, die verantwoordelijk en betrokken is

bij de realisatie en het beheer van onze huisvesting en werkplekken. Met de gezamenlijke

inspanning van iedereen bouwen we aan een uitnodigende en flexibele werkomgeving waar

we elkaar ontmoeten en samenwerken.

Met vriendelijke groet,

Paulien Pistor

December 2011 Weet Wat Werkt voor Huisvesting -

gemeente Eindhoven 5

1 Inleiding

1.1 Waarom een handboek Huisvesting?

De noodzaak voor een handboek huisvesting blijkt uit het volgende:

- De gemeentelijke huisvesting is versnipperd in veel verschillende gebouwen. Dit zorgt

voor (onnodig) hogere kosten. Er ligt dus een noodzaak/wens om de kosten voor huisvesting te verlagen.

- Er ontstaan steeds meer (tijdelijke) samenwerkingsverbanden met partners. Daarnaast verschuiven er steeds meer taken van de centrale overheid naar de gemeente. Het kunnen opvangen van groei en krimp in onze huisvesting is dus noodzakelijk.

- Onze organisatie visie Weet wat werkt! zou zijn weerklank moeten vinden in de wijze waarop onze medewerkers in onze gebouwen professioneel, met moderne (ICT) werkplekondersteuning werken. We zien echter binnen de gemeentelijke gebouwen dat er verschillende werkconcepten zijn (Mercado flexwerken, KBC en Stadskantoor mix van werkvormen, MO gebouw eigen werkplek).Onze gemeentelijke organisatie mist hierdoor de gewenste gemeenschappelijke professionele uitstraling en herkenbare look en feel. Onze gebouwen stralen niet direct een Eindhoven gevoel uit.

- De wens om Het Nieuwe Werken (HNW) in te voeren sluit hierbij aan. De wijze waarop de huisvesting en inrichting zijn vormgegeven spelen een belangrijke rol bij aantrekkelijk werkgeverschap.

- Er bestaat geen eenduidig beleid op het gebied van huisvesting, dat is samengebracht in een handzaam document. Hierdoor is er steeds weer opnieuw veel voorwerk nodig om wijzigingen in huisvesting voor te bereiden en door te voeren. Daarnaast bestaan er veel ongeschreven afspraken en verworvenheden uit verleden. Dit maakt het lastig om de huisvesting en facilitaire dienstverlening efficint in te richten.

Met dit handboek willen we een antwoord geven op de vraag hoe ziet goede en eigentijdse

huisvesting gebaseerd op Het Nieuwe Werken er dan uit, welke uitstraling willen we en welke

kaders en uitgangspunten gebruiken we? Denk daarbij aan de verdeling van de ruimten over de

sectoren en afdelingen, de verschillende werkplekken, maar ook de facilitaire en technische

ruimtes.

1.2 Voor wie is dit handboek en hoe te gebruiken?

Het handboek is primair bedoeld om de programmamanager Huisvesting, de sectoren

verantwoordelijk voor de interne dienstverlening (AIHD, P&O, en ICT), en de sector

verantwoordelijk voor het gemeentelijk onroerend goed (Grond & Vastgoed) te ondersteunen

in hun rol om goede huisvesting te realiseren en te beheren voor de medewerkers van de

gemeente Eindhoven.

December 2011 Weet Wat Werkt voor Huisvesting -

6 gemeente Eindhoven

Door gebruik te maken van het handboek Huisvesting helpen we onze medewerkers,

klanten en bezoekers, samenwerkingspartners en leveranciers beter en sneller bij

huisvestingsvraagstukken.

Het handboek geeft overzichtelijk weer op welke wijze planvorming kan worden doorvertaald

naar een concrete inrichting van ruimten en welke normen daarbij worden gehanteerd. Bij alle

aanvragen met betrekking tot huisvesting is het handboek Huisvesting de leidraad waarin de

kaders en uitgangspunten zijn beschreven. Het handboek beschrijft wat er nodig is om tot de

realisatie van een flexibele werkplekomgeving te komen. Hierin wordt mede rekening

gehouden met de benodigde informatie voor exploitatie, maar ook duurzaamheid en wet- en

regelgeving zijn integraal onderdeel van dit handboek.

Aangezien realisatie van geschikte huisvesting en facilitaire inrichting relatief lange

doorlooptijden kennen en kostbaar zijn, is getracht in dit handboek ook rekening te houden

met interne en externe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn.

De programmamanager Huisvesting is verantwoordelijk voor het beheer van het handboek en

het uit te voeren beleid met betrekking tot de huisvesting van onze gemeentelijke organisatie.

1.3 Welke ontwikkelingen zijn van invloed?

Op zowel landelijk als lokaal niveau zijn er tal van ontwikkelingen die invloed hebben op de

dienstverlening en de organisatie van de gemeente Eindhoven en daarmee impliciet ook op de

(nieuwe) kantooromgeving. Met deze ontwikkelingen in het achterhoofd is getracht het

handboek Huisvesting voldoende toekomst proof samen te stellen, zodat onze huisvesting en

inrichting hierop flexibel kan inspelen.

Algemene ontwikkelingen

- Snelheid van veranderen neemt toe. - Vraag naar flexibiliteit wordt groter. - Concrete gevolgen van ontwikkelingen zijn niet 100% in te schatten.

Ontwikkelingen vanuit perspectief klant (burgers en ondernemers)

- De gemeente wordt steeds meer een ingang voor alle overheidsvragen. - En ingang en eenduidige informatie vanuit alle contactkanalen: telefoon (14+

netnummer), balie, digitaal loket, post. - Klanten zijn mondiger en veeleisender. Dit heeft invloed op: openingstijden, service,

maatwerk, bere