Helse Sør-Øst RHFGode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi.

En praktisk tilnærming til gevinstrealisering

Prosjekt 2012 - 10.10. 2012

Knut HellwegeSpesialrådgiver Gevinstrealisering

Teknologi og eHelse

Dette er Helse Sør-Øst • 7 sykehusområder - 10 helseforetak

– Akershus universitetssykehus HF– Oslo universitetssykehus HF– Sunnaas sykehus HF– Sykehuset i Vestfold HF– Sykehuset i Innlandet HF– Sykehuset Telemark HF– Sykehuset Østfold HF– Sørlandet sykehus HF– Vestre Viken HF– Sykehusapotekene HF

• Helse Sør-Øst RHF sørger for spesialisthelsetjenester til 2,7 millionermennesker i regionen

• Helse Sør-Øst RHF eier 10 helseforetak (=foretaksgruppen)

• Det arbeider til sammen 70.000medarbeidere i helseforetakene

• Samlet budsjett for foretaksgruppen er omlag 60 milliarder

Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og personlig økonomi

Innsatsområder

1. Pasientbehandling2. Forskning3. Kunnskapsutvikling og

god praksis4. Organisering og utvikling

av fellestjenester5. Mobilisering av

medarbeidere og ledere6. Bærekraftig utvikling

gjennom god økonomistyring

Resultatmål og effektmål

Avhengighet

Håndsopprekning…

• Hvor mange av dere er, • eller har vært,• prosjektdeltaker eller• prosjektleder?

Håndsopprekning 2

• Tenk deg veldig godt om:

• På ett eller flere av de• prosjektene du har deltatt • i, - vet du at (alle)• gevinstmålene/effektmål• er oppnådd 85% eller• bedre ?

Årsaker ? (forarbeid-gjennomføring-etterarbeid)

• Gevinstene kommunisert ?

• En god interessent-analyse som ble fulgt opp ?

• Planlagt tiltak/aktiviteter ift endringsledelse ?

• Gap analyse med fra ”nå” til ”fremtidig” situasjon ift virksomhet og prosess- utvikling ?

• Realistiske gevinster (kategori/tid/volum) ?

• Gevinstavtale ?

• Styring på gevinstuttaks-risiko ?

• Gjennomført systematiske målinger ?

Faktagrunnlag• (Kun) 27% av gevinstene oppgitt i kost/nytteanalysen oppnås

(J. Ward m flere 2006: Basert på 60 store engelske organisasjoner, 3 års forskning, med mer)

• Hele tre av fire it-prosjekter som settes i gang i Norge oppnår ikke gevinstmålene for prosjektet(foretatt av Synovate for konsulentfirmaet Devoteam Davinci blant et utvalg på omlag 200 beslutningstakere involvert i it-prosjekter i offentlig og privat sektor i 2010).

• ”Det var kun 5 % som var helt enig og 25 % som var noe enig i at foretaket har god kompetanse på gevinstrealisering”.(Norsk senter for elektronisk pasientjournal (NSEP): EPJ Monitor, Årsrapport 2008, Oversikt over utbredelse og bruk av IKT i helsetjenesten)

• Halvparten av omstillinger som iverksettes i arbeidslivet, mislykkes på et eller annet tidspunkt i prosessforløpet (Clegg & Walsh, 2004; Kramer, Dougherty, & Pierce, 2004)

”den store sammenhengen”

Ressurser

Tid

Prosjekt

”linjen” (IKT)”linjen” (klinisk)

HSØ’s gevinstrealiseringsparaply

HSØ’s tilnærming

1.Tydeliggjøring av endringsbehovet med forventede

gevinster

2.Vurdere nå-

situasjon opp mot ønsket situasjon

og definere nullinje og

måleparametre

3.Gjennomføre

endringen

4.Måle og rap-

portere i forhold til besluttede

gevinster med referanse til klar

nullinje

PTO-modellen

Teknologi(arbeids-)Prosesser

Organisasjon

Hvis vi ikke vet hvor vi er, -hvordan vet vi da hvor vi skal gå ?

?

?

?

?

Her er en påstand:

Ingen interessent, - ingen gevinst!

• Et individ, en gruppe eller en organisasjon (eller deler av en organisasjon) med interesser i, og som er opptatt av utfallet tiltaket/prosjektet. Ulike interessenter med ulike roller vil være opptatt av forskjellige forhold

Interessent

• Hvilke sentrale forhold som interessenten er opptatt av . Det kan f.eks være avgjørende viktig ting som : systemets funksjon, utvikling, forvaltning eller drift, herunder ytelse, stabilitet, informasjonssikkerhet, integrasjoner med mer

”Opptatt av”

• Synspunkt er en samling av beslektete forhold/ting som interessenten er opptatt av. Et synspunkt er det som er sett fra et ståsted.

Synspunkt

• Beskriver hvilket ståsted vedkommende har. Et synspunkt er det du ser, et ståsted er der du ser fra - utsiktspunktet eller perspektiv som avgjør hva du ser

Ståsted

Interessent-tilnærming i TOGAF*

*The Open Group Architecture Framework (TOGAF) version 9

Rubiks kube sett fra 3 ”Viewpoints”• F.eks Helsepersonell

(”ser” blå, rød, gul)

• F.eks IT-personell (”ser” oransje, hvit og grønn)

• Balansering av interessentenes ønsker og behov.

Gapanalyse

Tre kjernespørsmål:

• Hva er det vi ønsker å oppnå?– Fastsette gevinstområder og gevinstmål

• Hvordan vet vi at en endring er en forbedring?– Hva kan vi måle på? Kvantitativt og

kvalitativt?

• Hva må vi igangsette av tiltak for å nå målet?– Hva skal vi slutte med?– Hva skal vi endre/gjøre bedre?– Hva skal vi begynne med?

Om endringsprosesser og potensielle ”negative” gevinster…

• Hvordan få med de ansatte i endringsprosesser (Albrecht, 1985):– Vi må påvirke deres oppfatning av forandringen, få

dem til å se at det er noe å hente i den.

”Den beste måten å få folk til å akseptere en forandring på, er å sørge for at forandringen er en forbedring også for dem, slik de ser den.”

– Dette kan bety å modifisere forandringen eller å gjøre kompromisser i gjennomføringsfasen.

– Det kan også innebære å utvikle realistiske forventninger til deres reaksjon.

Både økonomiske og ikke-økonomiske gevinster, - for å tilfredsstille alle interessentene

Forhold som ikke kan måles direkte, kan evt måles indirekte. Kan det ikke måles, skal det ikke tas med som en gevinst.

Om måleparametere og målinger…• Selve prosessen med å finne måleparameterne er

verdifull fordi den bidrar til eierskap og forpliktelser ift tiltak og aktiviteter.

• Alle avskygninger: – Fra estimater – via ad hoc-målinger – til

kvalitetsikrede datauttrekk– kartlegg fordeler/ulemper de forskjellige

metodene. Vær tydelig på valget og konsekvensene av dette. (tidsforbruk, nøyaktighet, kostnader ved valget etc)

”Syre-testen”:Har vi en eller flere målinger som dekker hver enkelt av interessentene, -og er målingen(e) relevante for disse?

Nå-situasjonen vil være forskjellig….

Dagens: Klinikk 1A – D – E

Endring: Klinikk 1– D– E+B

+C

Dagens: Klinikk 2A – B – E

Endring: Klinikk 2– E

+C

Dagens: Klinikk 3A – B – C - F

Endring: Klinikk 3-F

Felles nytt mål: Arbeidsprosesser: A – B – C

Kommunikasjon: Hva må vi igangsette av tiltak for å nå målet?

1. Hvilke arbeidsoppgaver skal vi slutte med?

2. Hvilke arbeidsoppgaver skal endres?

3. Hvilke arbeidsoppgaver er nye?

Eierskap og forpliktelser med mer …• Hvilke foretningsprosesser blir påvirket?

– Hvem ”eier” disse prosessene, og har vedkommende eierskap og ikke minst har den/de forpliktet seg til endringen ?

• Hva må til av aktiviteter/tiltak for at disse prosessene skal kunne endres?– Hvem utfører disse aktivitetene, og når ?– Har de forpliktet seg til dette ?– Hvem kontrollerer at aktivitetene er utført?

• Hvordan påvirker vi kultur, adferd og holdninger ifm endringen?

”Gevinstbudsjett” og ”gevinstregnskap” både for alle økonomiske og ikke-økonomiske gevinster

Rapportering: når/hvor ? • Hvor ofte skal det rapporteres?• Hvem skal det rapporteres til?• Har de det rapporteres til , ansvar og

myndighet til å korrigere kursen?

• Blir den ”gode historien” fortalt?– Og til hvem ?

• Feirer dere de gode historiene? – og retter dere (dvs: gjør om igjen eller

korrigerer kurs) i forhold til det som gikk galt?

Noen ”øyeblikksbilder” fra vår metode/modell…

Program og prosjektmetode –Integrert gevinstrealisering

Første identifisering av gevinster

i prosjektforslaget

Oppdatere gevinster i prosjektforslaget

Etablere gevinstavtaler

B3B2

Behovs-/idéfase

B4 B5

Foranalyse-/konseptfase

Planleggings-/forprosjektfase

GjennomføringsfaseDrifts / gevinst-realiseringsfase

B7B6

Ibruk-takelsefase

B8

Pilotfase

B1

Utarbeide gevinstrealiserings-

plan

Utarbeiderisikoanalyse for gevinstrealisering

Rapportere pågevinstrealiserings-

potensial

Utarbeide gevinstrealiserings-

plan

Utarbeiderisikoanalyse for gevinstrealisering

Rapportere pågevinstrealiserings-

potensial

Prosjekteier utarbeider sluttrapport

gevinstrealisering

Linjen måler og følger opp

definerte gevinster

Følge opp gevinstporteføljen

Prioritere bl.a. på bakgrunn av

gevinster

Nettverkstreff i forkant av Prosjekt 2012:

For-seminar 9. oktober 2012 i Oslo,19.10 - 19.40

Erfaringer fra innføring av Porteføljestyring i Helse

SørØst v/ Inger-Marie Finborud, Helse Sør-Øst RHF

Rollefordeling: HSØ Gevinstrealiseringskonsept

To typer risiko…

Prosjektrisiko

Gevinstrisiko

Eksempel på tiltak: Gevinstoppfølging - Risikovurdering av gevinstuttak -”Hva kan hindre oss i å få tatt ut gevinstene?”

• Eksempler:– Det er ikke tilstrekkelig eierskap og

forpliktelser til effektene ift linjeledelsen (RHF/HF) som skal realisere gevinstene

– Motstand i organisasjonen av de som opplever en negativ endring av egen arbeidssituasjon (blant annet når arbeidsoppgaver blir vesentlig endret eller ved avvikling av stillinger når arbeidsoppgaver opphører)

– Løsningen som prosjektet leverer tilfredsstiller ikke kravene til ordinær drift i linjen (for eksempel så støtter den ikke de kliniske prosessene som den skulle støtte)

– Løsningen er ikke teknisk stabil, har ikke god nok ytelse, eller tilfredsstiller ikke andre krav til løsningen (f.eks informasjonssikkerhet)

HSØ har utarbeidet 7 eLæringsmoduler i GevinstrealiseringInteressentanalyse

Gevinstavhengighetsmatrise

Gode råd med faglig forankring

Metodekunnskap:Prosesskartlegging

Understøtter reell problemløsning

Systematikk og verktøyunderstøttelse

Anbefaling:• Absolutt minimum 3-5 % av

programmet/ prosjektets totale timeantall, avsettes til gevinstplanlegging:

– nedbryte prosjektets effektmål til relevante gevinstområder.

– identifisere konkrete økonomiske og kvalitetsmessige målepunkt innenfor hvert gevinstområde, herunder måltall for gevinster.

– fasilitere arbeidet med å identifisere relevante og realistiske gevinster

– utarbeide gevinstplaner i samarbeid med linjen

Målrettet og systematisk gevinstrealisering• Interessentanalyse

• Skape endringsberedskap i organisasjonen

• Prosessmodellering (nå og fremtidig situasjon)

• Realisme i gevinstpotensialet gjennom forpliktelser ift linjeorganisasjonen

• Styring på både prosjektrisiko og gevinstrisiko

• Systematisk oppfølging (målinger) av fastlagte krav

Nyhetsbrev og sosiale medier: www.helse-sorost.no/sosialemedier