GEVINSTREALISERING OG BUSINESS CASEDANSKE KOMMUNER, MAJ 2014

PETER AXEL NIELSEN

INSTITUT FOR DATALOGI, AALBORG UNIVERSITET

Gevinstrealisering og business case -- Indhold

• Gevinster ved IT• Business case

• Hvad er det?• Et anliggende for strategisk ledelse• Forskellige typer• Metode: Hvordan gør man?

• Sammenhæng mellem gevinstrealisering og business case• Gevinstrealisering

• Hvad er det?• Et anliggende for strategisk ledelse• Aktiviteter: Hvordan gør man?• Forskellige typer

Gevinster ved IT

IT har ingen indbygget værdi – det afhænger af hvordan man bruger IT i digitalisering

Gevinster opstår når IT bruges til at gøre noget andet end man hidtil har gjort

Kun ledere og brugere kan udløse gevinster ved IT

Alle IT-projekter har resultater men ikke alle resulterer i gevinster

Gevinster kræver aktiv ledelse

Business-case metode

IT business-casens formål

En IT business-case bruges til at opnå godkendelse af en IT investering

Prioritering mellem forskellige investeringer

Kombinere IT og organisationsforandring for at opnå gevinster

Et ledelsesinstrument til opnåelsen af gevinster

Planlægning og vurdering af gevinsters realisering

IT ForretningBC

Business case – Strategisk

• IT er et strategisk anliggende • ... derfor er IT-investering, gevinster og deres formulering i en business

case det også• Business cases beskriver langsigtede gevinster og kan ikke opnås på kort

tid• Business cases som ikke efterspørges laves ikke• Gevinster opstår når ledere forandre organisation, opgaver,

• ... og det skal stå i en business case• Business cases kan skabes af direktion, forvaltninger, afdelinger, mens IT-

afdelingen kan være pennefører

3 typer af business-cases

Type 1:Før beslutningen• Struktureret argument• Genvinde investeringen• Investeringsoverblik• Mulige gevinster• Erklæring af forpligtelse• Basis for prioritering

Type 3:Ekstern• Lovgivning o.lign.• Konsulenter og leverandører• Branche

Type 2:Efter beslutningen• Retfærdiggørelse• Gevinstplan & evaluering• Projektmålsætning• Intern & ekstern markedsføring• Interessent forpligtelse

Investerings- beslutning

Gevinsters kendetegn

Gevinster kan være ikke-finansielle

Gevinster gøres målbare (også når de er subjektive eller kvalitative)

Gevinsternes størrelse dokumenteres

Gevinsternes ejere identificeres til hver gevinst for at sikre organisationsforandringer

Gevinsterne er koblet til både den IT-udvikling og de organisationsforandringer, der kræves for at de opnås

Metodens trin

1. Definer motivation og investeringsmål

2. Identificer gevinster, deres målestok og ejere

3. Strukturer gevinsterne

4. Identificer omkostninger og risici

5. Godkend

Trin 1: Motivation og investeringsmål

Definer motivation og investeringsmål.

1.1. Motivationen: Hvilke eksterne og interne udfordringer står organisationen

overfor?

1.2. Investeringsmål: Hvad er den foreslåede investerings bidrag til organisationen?

1.3. Investeringsansvarlig: Hvem fastholder business-casen og fastholder

gevinstrealiseringsprocessen?

Trin 2: Identificer gevinster, deres målestok og ejere

2.1. Gevinst: Hvilken nytte kan opnås gennem investeringen?

2.2. Målestok: Hvordan kan vi afgøre om gevinsten er opnået?

2.3. Ejer: Hvem kan få nytte af gevinsten eller repræsenterer en gruppe, der kan få eller opnå nytte?

2.4. Ejer: Hvem kan medvirke til, at gevinsten kan realiseres?

Eksempel på trin 2

Gevinst: Øget digital kommunikation mellem borgere og kommunenMålestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område)Ejer: Borgerservicechefen

Gevinst: Stop forsendelser, 5.8 mio./årMålestok: 50% reduktion i forsendelser fra kommunenEjer: Vicekommunaldirektør

Gevinst: Færre udeblivelserMålestok: Skal opgøres for det enkelte område sammenholdt med brugen af sms-påmindelser inden for områdetEjer: Den enkelte forvaltningsdirektør

Gevinst: Borgerne får lettere adgang til offentlige tjenesterMålestok: Serviceafdelingschefens vurdering af kommunens hjemmeside og borger.dk samt opnåelse af fordele for andre digitale serviceområderEjer: Service-afdelingschefen

Trin 3: Strukturér gevinsterne

Type af forandring

Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre ting

Finansielle gevinster

Målbare gevinster

Observerbare gevinster

Trin 3.1: Forandringer

Hvilken type af forandring skal der til for at realisere gevinsten?

Type af forandring

Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre ting

Finansielle gevinster Organisationen, dens medarbejdere, kunder eller samarbejdspartnere kan gøre nye ting, eller gøre ting på nye måder, der ikke var mulige før investeringen

Organisationen kan forbedre udførelsen af påkrævede aktiviteter

Organisationen kan stoppe med at gøre ting der ikke længere er nødvendige for succesfuld drift

Målbare gevinster

Observerbare gevinster

Trin 3.2 Værdi

Hvor konkret kan gevinstens værdi opgøres?

Type af forandring

Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre ting

Finansielle gevinster Finansiel værdi kan udregnes ved at anvende omkostning/pris eller andre finansielle formler til en kvantificerbar gevinst

Målbare gevinster Der findes målinger eller de kan implementeres til vurdering af gevinstens størrelse når forandringerne er gennemført

Observerbare gevinster

Ved at bruge aftalte kriterier, skal bestemte personer eller grupper bruge deres erfaring eller dømmekraft til at vurdere i hvilket omfang gevinsten vil blive realiseret

Eksempel på trin 3

Type af forandring

Gør nye ting

Gør ting bedre

Stop med at gøre ting

Finansielle gevinster

Målbare gevinster

Observerbare gevinster

Gevinst: Øget digital kommunikation mellem borgere og kommunenMålestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område)Ejer: Borgerservicechefen

Gevinst: Færre udeblivelserMålestok: Skal opgøres for det enkelte område sammenholdt med brugen af sms-påmindelser inden for områdetEjer: Den enkelte forvaltningsdirektør

Eksempel på trin 3

GEVINSTPROFIL- OVERBLIK

Type af forandring

Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre ting

Finansielle gevinster

Målbare gevinster

Observerbare gevinster

Gevinst: Flyttet kommunikation mellem borgere og kommunen fra traditionel til digital kanalMålestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område)Ejer: Borgerservicechefen

Gevinst: Flyttet kommunikation mellem borgere og kommunen fra traditionel til digital kanalMålestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område)Ejer: Borgerservicechefen

Gevinst: Flyttet kommunikation mellem borgere og kommunen fra traditionel til digital kanalMålestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område)Ejer: Borgerservicechefen

Gevinst: Flyttet kommunikation mellem borgere og kommunen fra traditionel til digital kanalMålestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område)Ejer: Borgerservicechefen

Trin 4: Identificér omkostninger og risici

4.1. Omkostninger: Hvad er engangsomkostningerne for IT investeringen?

4.2. Omkostninger: Hvilke løbende omkostninger medfører IT investeringen?

4.3. Risiko: Hvilke omstændigheder kan medføre, at investeringsmål eller gevinster ikke realiseres?

Samlet indhold

Business-casen indeholder dermed:

1. Motivation

2. Investeringsmål

3. Gevinster ved at

4. Omkostninger ved

5. Investeringsrisici

• Gøre nye ting• Gøre ting bedre• Stop med at gøre ting

• Indkøb• Udvikling• Infrastruktur• Organisatorisk forandring• Drift

• Finansiel• Teknisk• Forretning• Organisatorisk forandring

Sammenhæng mellem gevinstrealisering og business case

Gevinstrealisering

Gevinstrealisering – Hvad?

• Processen at organisere og lede så mulige gevinster ved brug af et IT system (digitalisering) faktisk realiseres

• Den dynamiske business case er helt central redskab i gevinstrealisering

• Tidligere har man set IT-projekter som:• Levering af teknologi• Omkostningsstyret• Forvaltning ser til• Det er noget man bliver udsat for

• Et mere modent syn på IT-projekter som:• Levering af gevinster• Business-case styret• Forvaltning er involveret og har styring• Noget man er med i, tager ansvar for, og endda er drivkraft i

Gevinstrealisering – Strategisk

• IT er et strategisk anliggende • ... derfor er gevinster og gevinstrealisering også

• Gevinstrealisering er langsigtet fordi gevinster ikke kan opnås på kort tid• Gevinster som ikke efterspørges opstår (næsten) aldrig• Gevinster opstår når ledere forandre organisation, opgaver,

• ... og kræver derfor forandringsledelse• Gevinster kan skabes af direktion, forvaltninger, afdelinger, men IT-

afdelingen kan ikke skabe dem

Gevinstrealisering - Aktiviteter

1. Identificer og strukturer gevinster

2. Planlægge gevinstrealisering

3. Udførelse af plan for gevinstrealisering

4. Gennemgang og vurdering af resultater

5. Etablering af muligheder for yderligere gevinster

Væsentlig forskel til tidligere:• Business case• Plan for gevinstrealisering

Gevinstrealisering – To typer

Problemdrevet• Relativt til dem man sammenligner sig med• Løbende produktivitetsforbedringer• Nå budgetmål• Fjerne besværligheder - øge muligheder

Innovationsdrevet• Lave nye processer, produkter, services ved at bruge IT• Lave processer, produkter, services på en ny måde med IT• Ny IT til at gøre noget som organisationen ikke kunne før

Gevinstrealisering - Modsætninger

Case 1 Case 2

Gevinster Gevinster som budgetbesparelse

Gevinster som distribuerede incitamenter

Aktiviteter Budgetkontrol Samarbejde på tværs

Betingelser Centraliseret business case

Win/win business case efter forhandling

Forandring Organisatoriske forandringer adskilt fra IT-projekt

Transition fra IT-projekt til organisationsforandring

Roller Finansiel styregruppe Medarbejdere som ambassadører

Overvej

• Gennemtænk et afsluttet projekt• Blev der lavet en business case?• Hvordan blev den brugt i forløbet?• Blev der foretaget en afsluttende vurdering af, om business casen blev

opfyldt?• Hvordan vil I gerne i fremtiden bruge business cases?

• Hvem skal lave dem og hvordan?• Hvem træffer beslutning vha. business cases?

• Gennemtænk gevinstrealisering i et afsluttet digitaliseringsprojekt• Hvilke aktiviteter blev planlagt og gennemført?• I hvilket omfang blev planlagte gevinster realiserede?

Litteratur

Nielsen, PA & Persson, JS 2013, Business-case metode for kommunale IT-investeringer, version 2.0. Software Innovation Publisher. [Link til PDF og

iBook]

Persson, JS & Nielsen, PA 2012, 'A Business Case Method for IT Investments in Danish Municipalities'. in J Rose, JS Persson, P Kræmmergaard & PA

Nielsen (eds), IT Management in Local Government : The DISIMIT Project. Software Innovation, Aalborg University, Aalborg, pp. 115-129.[PDF]

Nielsen, Nielsen & Persson, 2012, IT Benefits Management in Local Government: A comparative case study, in: European Conference of Information

Systems. [PDF]

Ward, Daniel & Pepppard, 2008, Building Better IT Investment Business Cases, MISQ Executive, 7(1).

Peppard, Ward & Daniel, 2007, Managing the Realization of Business Benefits from IT Investments, MISQ Executive, 6(1).

Ward & Daniel, 2006, Benefits Management: Delivering Value from IS & IT Investments, Wiley, Chichester.

Nielsen & Persson, 2012, IT Business Cases in Local Government: An action research study, in: HICSS, January.

Ashurt, Doherrty & Peppard, 2008, Improving the impact of IT development projects: The benefits realisation capability model, EJIS, 17:352-370.