2.Ponencia Informes de Control Interno de Acuerdo a Isa 265

5/20/2018 2.Ponencia Informes de Control Interno de Acuerdo a Isa 265

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INFORMES DE CONTROL INTERNOA LOS RESPONSABLES DEL

GOBIERNO CORPORATIVO DE

ACUERDO A ISA 265

Carlos Alberto Montes Salazar

Grupo de Investigacin en ContaduraInternacional Comparada

Universidad del Quindo

Colombia


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Docente Investigador Universidad del QuindoSocio de la Firma Auditora y Consultora

EmpresarialColombia

Doctor en Administracin de Negocios, Atlantic International

University.

Magister en Gestin Empresarial, Universidad Libre de Cali.

Magister en Gerencia del Talento Humano, Universidad deManizales.

Especialista en Administracin Financiera, Universidad la

Gran Colombia.

Especialista en Revisora Fiscal y Auditora Externa,Universidad Autnoma de Bucaramanga.

Contador Pblico, Universidad del Quindo.


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Quiero cambiar el mundo,pero el mundo

es inmensoEmpezar por mi pas, pero es

tangrande

Entonces intentar con miEntidad, pero

no puedo llegarle a todosYa s: empezar por mi mismo.

Weisel.


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Scrates fue famoso por la prctica de su conocimiento, con

alto respeto. Un da un conocido se encontr con el granfilsofo y le dijo:

.- Sabes lo que escuch acerca de tu amigo?

.- Espera un minuto. -. replic Scrates.-. Antes de decirme

cualquier cosa quisiera que pasaras un pequeo examen. Es

llamado el examen del triple filtro.

.- Triple filtro?

.- Correcto.-. continu Scrates.

.- Antes de que me hables sobre mi amigo, puede ser una

buena idea tomar un momento y filtrar lo que vas a decir. Espor eso que lo llamo el examen del triple filtro. El primer filtroes la verdad..- Ests absolutamente seguro de que lo que vas a decirme

es cierto?

.- No.-. Dijo el hombre.-.Realmente solo escuch sobre eso

y

.- Muy bien. -. dijo Scrates.-. Entonces realmente no sabes si

es cierto o no..- Ahora permteme aplicar el segundo filtro, el filtro de la bondad..- Es algo bueno lo que vas a decirme de mi amigo?

.- No, por el contrario

.- Entonces.-. Continu Scrates.-. T deseas decirme algo

malo sobre l, pero no ests seguro de que sea cierto..- T puedes an pasar el examen, porque queda un filtro: Elfiltro de la utilidad..- Ser til para m lo que vas a decirme de mi amigo?

.- No, realmente no.

.- Bien.-. Concluy Scrates.-. Si lo que deseas decirme no es ciertoni bueno e incluso no es til, por qu decrmelo?

El Triple Filtro


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Comunicaciones de control interno a laadministracin y al gobierno corporativo

Es el documento que emite el Auditorcomo resultado final de su evaluacin del

control interno; incluye informacin

suficiente sobre observaciones,conclusiones, hechos significativos yrecomendaciones constructivas para

superar las debilidades en cuanto apolticas, procedimientos, cumplimientode actividades y otras.


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Comunicaciones de control interno a laadministracin y al gobierno corporativo

El informe de una evaluacin del controlinterno es el producto terminado del

trabajo realizado y, con frecuencia, es lonico que conocen los altos funcionariosde la empresa de la labor del Auditor. Su

contenido debe enfocarse a mostrar en

forma objetiva los problemas detectadoscon relacin a los controles establecidos.


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265: Comunicacin de deficiencias de control interno alos encargados del gobierno corporativo y a laadministracin.

Hace referencia a la responsabilidad del auditor decomunicar de manera apropiada las deficiencias de

control interno, requiere que el auditor entienda elcontrol interno relevante, evalu riesgos paraplanear procedimientos, pero no para expresar unaopinin sobre la efectividad del control interno.

Introduccin

Comunicar en forma apropiada las deficiencias de

control identificadas en la auditora que sonrelevantes y por lo tanto requieren atencin porparte de los encargados del gobierno corporativo y laadministracin.

Objetivo

Deficiencia de control interno.Definiciones



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265: Comunicacin de deficiencias de control interno a losencargados del gobierno corporativo y a la

administracin.

Requerimientos

El auditordeterminar si,sobre la base del

trabajo, ha

identificado una oms deficiencias decontrol interno.

Si se hanidentificado una o

ms deficiencias deC.I, se determinar

si individualmente oen conjunto sonsignificativas.

Se comunicar porescrito y en formaoportuna a los

responsables delgobierno las

deficienciassignificativasencontradas en el

proceso de auditora.



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265: Comunicacin de deficiencias de control interno a losencargados del gobierno corporativo y a la

administracin.

RequerimientosRequerimientos

Tambin se comunicar por escrito a la instanciapertinente de la administracin:

Por escrito las deficiencias importantes en el C.I, que el auditor piensacomunicar a los responsables del gobierno, salvo que de acuerdo a lascircunstancias la comunicacin a la administracin no es adecuada.

Otras deficiencias de C.I, identificadas que no hayan sido informadas ala administracin por otras partes y que a juicio del auditor seanecesario informarlas.



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Caractersticas especificas del

informe

Debe informar

Es decir

comunicar sobrelos hechos onovedades,

acerca de las

cosas, reas,funciones,

procesos, etc.

Despertar omotivar inters

Cautivar la

atencin dequien lee, hacialo que dice el

informe, con una

narracin queatraiga y llame

la atencin.


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Caractersticas especificas del

informe

Convencer mediante

informacin sencilla,veraz y objetiva:

Obligar al usuario dela informacin con

argumentos a cambiarla opinin, probarle

con argumentosracionales, que lo que

se hace no es locorrecto, de forma que

no pueda negarlo orefutarlo.

Impresionar

Causar una impresinprofunda acerca de loque se plantea por su

presentacin, y elimpacto que la

informacin causa al

lector.


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Caractersticas del informe en unaevaluacin del control interno

Generales

Contener asuntos importantes.

Condiciones de veracidad, claridad, concisin,

oportunidad y buen tono. Fciles de leer y analizar.

Ttulos concisos y dicientes.

Contener firma de responsable . Indicar copias emitidas a las personasinvolucradas.


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265: Comunicacin de deficiencias de control interno a losencargados del gobierno corporativo y a laadministracin.

En las comunicaciones sobrelas deficiencias de controlinterno se debe incluir:

Una descripcin de las

deficiencias y una explicacinde sus posibles efectos.

Informacin suficiente queles permita a losresponsables comprender elcontexto de la comunicacin,

en especial el auditorcomunicar que:

El propsito de la auditoraera que el auditor expresarauna opinin sobre los estados

financieros.



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En las comunicaciones sobre las deficiencias decontrol interno se debe incluir:

Informacin suficiente que les permita a losresponsables comprender el contexto de la

comunicacin, en especial el auditor comunicarque:

La auditora tuvo en cuenta el control internorelevante para la preparacin de estadosfinancieros con el fin de disear procedimientos

de auditora adecuados para las circunstanciasy no para dar una opinin sobre la eficacia delCI.


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En las comunicacionessobre las deficienciasde control interno se

debe incluir:

Informacin suficiente que les permita a losresponsables comprender el contexto de lacomunicacin, en especial el auditorcomunicar que:

Los asuntos sobre los que se informa selimitan a deficiencias identificadas por el

auditor sobre las cuales se ha llegado aconclusiones sobre su importancia y lanecesidad de comunicarlos al gobierno dela organizacin.



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265: Comunicacin de deficiencias de control interno a losencargados del gobierno corporativo y a la administracin.


Identif

icacinde

de

ficiencias

significativasene

l

contr

olinterno

Su identificacin puede incluir la discusincon la direccin de la empresa de deficienciasno conocidas por esta, pero teniendo e cuentaque estas que estas no hallan sido por lafalta de integridad del la direccin.

En el anlisis con la direccin el auditorpuede obtener informacin relevante como:

El conocimiento de la direccin sobre las causas de lasdeficiencias.

Deficiencias no conocidas por la administracin porfallas en los controles.

Respuesta preliminar de la administracin ante lasdeficiencias.

Su identificacin puede incluir la discusincon la direccin de la empresa de deficienciasno conocidas por esta, pero teniendo e cuentaque estas que estas no hallan sido por lafalta de integridad del la direccin.

En el anlisis con la direccin el auditorpuede obtener informacin relevante como:

El conocimiento de la direccin sobre las causas de lasdeficiencias.

Deficiencias no conocidas por la administracin porfallas en los controles.

Respuesta preliminar de la administracin ante lasdeficiencias.


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Deficiencias significativas en elcontrol interno

La magnitud depende no solo de si sehan presentado errores, sino tambin

del impacto de los mismos, pueden

existir deficiencias significativas noidentificadas por el auditor.



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Para identificar una deficiencia significativael auditor puede tener en cuenta:

La probabilidad de queen un futuro los erroresden lugar a deficiencias

en los estadosfinancieros.

La exposicin del activoo pasivo a una prdida o

fraude.

La subjetividad ycomplejidad a la hora dedeterminar cantidades

estimadas.



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Las cantidades en los estadosfinancieros que podran estarafectadas por las deficiencias.

El movimiento que a producido opodra producirse en el saldo de loscuentas o los tipos de transaccionesque podran ser afectadas por las

deficiencias.



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Deficiencias significativas en el control interno

Para identificar una deficiencia significativa el

auditor puede tener en cuenta:

La importancia de los controles en relacin con elproceso de informacin financiera; por ejemplo:

Controles generales deseguimiento.

Controles sobre prevenciny deteccin del fraude.



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Controles sobre seleccin yaplicacin de polticas contable

significativas.

Controles sobre transaccionessignificativas con parte

vinculadas.



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Controles sobre las transaccionessignificativas ajenas al curso

normal del negocio.

Controles sobre el proceso deinformacin financiera al cierre

del periodo..



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Deficiencias significativas de controlinterno


La causa y la frecuencia de loshechos detectados como

consecuencia de las deficienciasde los controles.

La interaccin de la deficienciacon otras deficiencias de control

interno.



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Requisitos del informe

Cla

ridadys

implicidad Debe dar

respuesta aalcance y a los

objetivos

generales yespecficos de laauditora, elinforme debe

estar enmarcadodentro del plan

de auditora.

Debe darrespuesta a

alcance y a losobjetivos

generales yespecficos de laauditora, elinforme debe

estar enmarcadodentro del plan

de auditora.

Exactitu

d Debe reflejar conclaridad el

resultado de laevaluacin, sin

presentar sesgosointerpretaciones,debe mostrar la

realidad de loshechos.

Debe reflejar conclaridad el

resultado de laevaluacin, sin

presentar sesgosointerpretaciones,debe mostrar la

realidad de loshechos.


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Conci

sin

Los informes clsicos tienen demasiadaspginas y son demasiado detallados, loque los vuelve tediosos para el lector. Losdetalles deben ser solo parte de lospapeles de trabajo.

Los informes demasiado cortos noilustran a los interesado.

Los informes deben ser concretos, clarostendientes a generar acciones demejoramiento, se deben construir con laparticipacin de los responsables delproceso, garantizando as elcumplimiento por parte de estos ltimos.

Los informes clsicos tienen demasiadaspginas y son demasiado detallados, loque los vuelve tediosos para el lector. Losdetalles deben ser solo parte de lospapeles de trabajo.

Los informes demasiado cortos noilustran a los interesado.

Los informes deben ser concretos, clarostendientes a generar acciones demejoramiento, se deben construir con laparticipacin de los responsables delproceso, garantizando as elcumplimiento por parte de estos ltimos.


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Seguridad

Debe denotarconfianza encuanto a la

labor deauditora

efectuada y loexpuesto

dentro delinforme.

Debe denotarconfianza encuanto a la

labor deauditora

efectuada y loexpuesto

dentro delinforme.

Objet

ividadDebe redactarse de

forma desapasionadao desinteresada, sintomar parte por una

posicin u otra,dentro de la

independencia,responsabilidad

tcnica y moral quedebe tener el AuditorInterno para que el

informe seaconstructivo y genere

valor agregado.

Debe redactarse de

forma desapasionadao desinteresada, sintomar parte por una

posicin u otra,dentro de la

independencia,responsabilidad

tcnica y moral quedebe tener el AuditorInterno para que el

informe seaconstructivo y genere

valor agregado.


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Presentaci

noportuna Los informes en una

evaluacin de controlinterno tienen una

presentacinperidica, por lo

regular al final de

cada mes. Se puedenencontrar situaciones

donde se debenpresentar en formainmediata y no se

debe esperar, pero sepresume que estos

casos son espordicos.

Los informes en una

evaluacin de controlinterno tienen una

presentacinperidica, por lo

regular al final de

cada mes. Se puedenencontrar situaciones

donde se debenpresentar en formainmediata y no se

debe esperar, pero sepresume que estos

casos son espordicos.

Benefici

os El informe debe

generarbeneficios a laorganizacin,

por cuanto debegenerar

acciones demejoramiento

continuo.

El informe debegenerar

beneficios a laorganizacin,

por cuanto debegenerar

acciones demejoramiento

continuo.


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Indicadores

dedeficiencias

significativasen el control

interno

Aspectos ineficaces en el control como elno seguimiento de la direccin detransacciones significativas en donde ladireccin tiene intereses, identificacinde fraude de la direccin que loscontroles no detectaron, noimplementacin de correctivos sobredeficiencias comunicadas con

anterioridad. La ausencia de un proceso de valoracinde riesgo dentro de la organizacin.



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Indicadores

dedeficiencias

significativasen el control

interno

Evidencia de un proceso de valoracin deriesgo ineficaz.

Evidencia de una respuesta ineficaz anteriesgos significativos.

Errores detectados por los procedimientos

del auditor que el control interno de laempresa no evito o detecto y por lo tantono corrigi.

Correccin de estados financierospublicados anteriormente, para corregir

un error material debido al fraude o error. Evidencia de que la direccin no es capaz

de supervisar la preparacin de estadosfinancieros.



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Limitaciones especificas para un buen informe

de evaluacin del control interno

Incertidumbre, doble sentido, el lector no debe

encontrar conceptos opuestos o que loconfundan y lo lleven a la duda y aconclusiones errneas.

Ambigedad

Uniformidad y carencia de variedad de estilocon que se redacta. Los temas principales quese exponen o tratan de la misma forma que losdems aburren al lector.

Monotona

Se deben utilizar palabras adecuadas, formarcon ellas oraciones adecuadas y que describanel tema de forma exacta y sin problemassemnticos.

Lenguajeincorrecto


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No es de buen gusto o agrado leer informes

que contengan errores de ortografa,desvirtan o desmerecen la cultura y laeducacin del redactor.

Mala ortografa

La puntuacin incorrecta hace que lasfrases pierdan su verdadero sentido y elvalor de su expresin.

Puntuacinincorrecta

Las oraciones deben ser cortas y precisas, nose deben construir con cantidad de detallesinnecesarios; stos slo contribuyen aconfundir al lector. Se pueden utilizarconceptos triviales que pueden hacer que ellector pierda el sentido principal de la oracin.

Uso deoraciones

demasiadolargas


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Si el usuario del informe desconoce elsignificado de los trminos tcnicos, esmejor dejar de utilizarlos y escribir enlenguaje cotidiano o de forma sencillay comn.

Trminostcnicos

No se deben utilizar palabras que

signifiquen alguna cualidad conexclusin del sujeto; deben utilizarsetrminos concretos e indicar cadaobjeto con alguna de sus cualidades.

Palabrasabstractas


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Limitaciones generales para un buen informe de

evaluacin del control interno

Gramtica

Puntuacin inadecuada.

Gramtica deficiente.

Anlisis

Presentacin de conclusiones no basadas en loshechos indicados.

Estudio superficial de los datos.

No llegar a las conclusiones adecuadas enconcordancia con los datos presentados.


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Limitaciones generales para un buen informe de evaluacin

del control interno

Tacto

Tono poco diplomtico,demasiado brusco, argumentativoy/o insultante.

Seala a personas especficas.

No reconoce diferencia en puntosde vista entre quien redacta y el

usuario de la informacin. Incluye comentarios hirientes

innecesarios.


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del control interno

Persuasin

Poco convincente para el caso en cuestin

No identifica relacin costo/beneficio.

Exageradamente convincente para el casoen cuestin.

Actitud

Demasiado a la defensiva en su posicin.

Diseo obvio para complacer al usuario

del informe.


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del control interno

En cuanto alconocimientodel lector

Asume que tiene gran

conocimiento del tema.Enfoque muy

especializado.

Subestima al lector y por lotanto explica demasiado loque lo que es obvio.


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Pasos especficos para redactar las debilidades

encontradas en una evaluacin de control interno

De lo conocido a lodesconocido

La redaccin debe partir delos aspectos conocidos portodos, es decir, lasaseveraciones generales(datos o conceptos aceptadospor todos como validos overdaderos). En base a elloso a su incumplimiento, semuestran y demuestranhechos desconocidos, no

habituales o improcedentes,que se alejan de loestablecido, como unanorma, o procedimientoestandarizado.

Orden cronolgico

Se aplica cuando loshechos se

presentaron en

orden de fechas. Sepresentan los hechosen el tiempo, se

describen los

acontecimientos enel orden que sedieron.


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Pasos especficos para redactar las debilidades

encontradas en una auditora de control interno

Orden deductivo

Este mtodopresenta las

debilidades, sus

causas y efectosde formaconsistente;parte de un

juicio universal yse llega a un

juicio particular.

Orden inductivo

Este mtodo es productode la accin o efecto deinducir. Es unarazonamiento que va delo particular a lo general;

de las partes al conjunto,de los fenmenos a lasleyes o premisasuniversales. En este casose hace una descripcin

de los puntos principalesy se trata de ver susefectos en el aspectogeneral del asunto.


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Pasos generales para redactar las debilidadesdetectadas en una evaluacin de control interno

Pasos a seguir:

Redactar la debilidad detectada.

Referenciar que se incumple (poltica, norma,reglamento, manual, procedimiento, principio).

Redactar la causa del incumplimiento(analizarlo con el responsable).

Efectos potenciales o reales podran generarsepor el incumplimiento


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Pasos generales para redactar las debilidadesdetectadas en una evaluacin de control interno

Pasos a seguir:

Recomendaciones o sugerencias para corregir ladebilidad detectada.

Cronograma donde se determinen fechas para lasmejoras a implementar (analizar con elresponsable).

Presupuesto necesario para la implementacin de

la mejora, en caso de que se necesite.Nombre del responsable o responsables de las

acciones de mejora.


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Informe en evaluacin de control interno

La fase informativa es la ms

delicada dentro del proceso deauditora, por lo tanto exige:

Mximo cuidado.Objetividad.

Experiencia (forma de presentarla informacin).


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MODELO DE INFORME FORMALFecha:

Dirigido a:

Asunto o referencia:

Introduccin: (Alcance del trabajo, fecha de corte, tcnicas aplicadas)

Deficiencias detectadas ------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------

Recomendaciones propuestas ------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------Conclusiones (Importancia o beneficios que se obtendrn con la implementacin de las

recomendaciones).

Copias: ---------------------------------------


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Introduccin:Objetivos, alcance, riesgos evaluados, tcnicas utilizadas y otros asuntos fundamentales.

Deficiencias o debilidades detectadas Presupuesto SeguimientoControl Interno (Si se requiere) %

Revisor Fiscal

COMPAA EL SOL S.AAuditora del Control Interno

Por el ao 20XX

Asistente de Revisora Fiscal Jefe de rea o responsable del proceso

Responsables(S) Fecha de implementacinCronogramaCausas Efectos Recomendaciones propuestasControles a ImplementarNormas no cumplidas, etc. Conclusiones


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Redaccin de las debilidades encontradas en una

evaluacin de control internoNo se cumple lo relacionado con la evaluacin al avance del entrenamiento

sobre el desempeo del personal a los 30 y 60 das del ingreso a la empresa,

establecido en el procedimiento de Induccin y entrenamiento al puesto de

trabajo(SYD-P009), segn se observ en ocho (8) casos dentro de una

muestra de diez funcionarios que afectan directamente la calidad del producto

y el servicio al cliente que ingresaron a la compaa en la ciudad de Armenia

durante el periodo Enero de 2013 Marzo de 2014.

Se afecta el cumplimiento del requisito 6.2.2 Competencia, toma de conciencia

y formacin ( literales b y c)

El riesgo que es que los responsables de las reas no detecten a tiempo las

deficiencias que pueda tener una persona en el cumplimiento de sus tareas

como resultado de la formacin impartida.

Por lo anterior se recomienda formalizar el plan de entrenamiento y hacer

seguimiento peridico a los indicadores.


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Informes especialesInforme oral

Informe no escrito y de forma oral, de persona apersona; se utiliza en casos de excepcin o de hechosmuy graves. Se utiliza cuando debe comunicarsealgo de manera urgente y con fines preventivos, este

informe precede al informe que se debe hacer porescrito sobre el asunto.

Informe preliminar

Es un preinforme escrito, anticipa hechos sucedidosy casos. Determina a su vez el estado del trabajocuando ste es muy extenso y debe dividirse enetapas. Se hacen varios y preceden el informe final.


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Recomendaciones para mejorar los informes en

una evaluacin de control interno

A continuacin se presentan cuatro recomendaciones paraevitar erratas en la emisin de informes en una evaluacin

del control interno:

Los Auditores Internos deben discutir las conclusiones yrecomendaciones con los niveles directivos apropiados antesde emitir las comunicaciones finales del trabajo. Esto serealiza usualmente durante el transcurso del trabajo y enlas reuniones finales del trabajo.

El nivel de los participantes en las discusiones y revisionesvara dependiendo de las organizaciones y de la naturaleza

del informe. Generalmente se incluyen a aquellas personasconocedoras de las operaciones en detalle y a aquellas quepuedan autorizar la puesta en marcha de la accincorrectiva.


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Recomendaciones mejorar los informes en una

evaluacin de control interno

Otra tcnica consiste en que lagerencia de la entidad auditadarevise el borrador de los temas,

observaciones y recomendacionesdel trabajo.

Estas discusiones yrevisiones ayudan a evitar

equvocos o malasinterpretaciones de los

hechos, al proporcionar alcliente del trabajo la

oportunidad de clarificardetalles especficos y de

expresar su punto de vistasobre las observaciones,

conclusiones yrecomendaciones.

Preste atencin a los detalles.

Son las pequeas cosas las quehacen las grandes cosas posibles.Solo una atencin cuidadosa sobre

los pequeos detalles de cualquierasignacin hace que la misma seconvierta en un proyecto de primeraclase. Nunca descuide los detalles, niescatime ese esfuerzo adicional, esoscuantos minutos de ms en larevisin del documento que tenga enlas manos. Tenga cuidado con losatajos. Winston Churchill afirmabaque: La suerte no existe. Lo queustedes llaman suerte es la atencina los detalles.


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CarlosAlbertoMontes

Salazar

Isa: 265


49/50

Los que se enamorande la prctica sin laciencia, son como elnavegante que entraen el navo sin timn

ni brjula, el cual

nunca sabe conseguridad a dondeva. La prctica debeser edificada sobre la

buena teora.

Leonardo da Vinci(1452-1519)


50/50

50

GRACIAS POR SUATENCIN

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