A projektmenedzsment alapjai

Sz{madó Róza

A menedzsment definíciója

A menedzsment az ellenőrzés, ir{nyít{s, tervezéskészsége és gyakorlata; „meghat{rozott céllal történőir{nyít{si, vezetési tevékenység”. M{smegfogalmaz{sban: az embereknek és erőforr{soknakegy bizonyos céllal történő tervezésére, szervezésére ésmobiliz{l{s{ra ir{nyuló erőkifejtés.

A menedzsmentet úgy is defini{lhatjuk, mint annakbiztosít{s{t, hogy a kitűzött célok eléréséhez aszükséges erőforr{sok felhaszn{l{sa leghatékonyabb éslegeredményesebb módon történjen.

A projektmenedzsment célja / feladata

A projekt menedzsment és a minőség biztosít{s célja, hogy azadott feladatot a tervezett hat{ridőre, az előre meghat{rozottminőségben és költségkereten belül valósítsuk meg. A projektmenedzsment és a minőségbiztosít{s keretében {ltal{ban azal{bbi fő feladatokat kell elvégezni:

•projekt terjedelmének kontroll{l{sa

•projekt idő/ütemezés menedzselése

•projekt költségek kontrollja

•minőségbiztosít{s

•projekt hum{nerőforr{s menedzsment

•projekt kommunik{ció menedzselése

•kock{zatkezelés

•v{ltoz{sok-menedzselése

•szolg{ltat{sok- és {rubeszerzés menedzselése

A projektmenedzser legyen

De mindenekelőtt jó embernek kell maradniuk !

A Leader típusú részvételen, partnerségen alapuló programok specialit{sa,hogy új típusú bizalmon alapuló együttműködést kell kialakítani, l{tszólageltérő érdekeket egy platformra helyezni és a kidolgozott stratégi{tkonszenzusos alapon végrehajtani és működtetni.

Szervező Stratéga

Motiv{ló Forr{sszervező

Aktivista L{tnok

Közösségi munk{s Szoci{lis munk{s

Tan{r és tanuló

Mit jelent a „projekt menedzselése"?

A kivitelezés és menedzsment megfelelő tervezése és megvalósít{sa sor{n kiemelt figyelmet igényel:

- az integr{lt kezdeményezések és részletes cselekvési tervek kidolgoz{sa,

- szükséges erőforr{sok és technikai t{mogat{s biztosít{sa

- az érintettek kapacit{s fejlesztése

- alkalmazott elj{r{sok kidolgoz{sa és a szükséges menedzsment struktúr{k létrehoz{sa

- kivitelezési folyamatok felügyelete

A teljes program sor{n minden lépésnél kritikus megvalósít{si és siker tényező az érintettek elkötelezettségének fenntart{sa

Ki menedzsel?

Ahelyi akciócsoport kijelöli/megv{lasztja tagjai közül a

- Vezető szervezetet

- Gesztort (munkaszervezet)

- Helyi Bír{ló és Monitoring Bizotts{g tagjait

- Egyéb bizotts{gok tagjait (szükség szerint)

(Képzők – képzése, 2005., „A magyarorsz{gi LEADER+ intézkedés

tartalmi elemei és alkalmaz{s{nak szab{lyai" - Kocsondi Tam{s előad{sa)

A projekt sikerességének nyolc oka

1. A szervezeti struktúra megfelelő a projekt-munkacsoport sz{m{ra.

2. Amunkacsoport részt vesz a tervezésben.

3. Amunkacsoport elkötelezett az ütemterv kialakít{s{ra.

4. Amunkacsoport elkötelezett egy re{lis költségvetés elkészítésére.

5. A projekt köré megfelelő h{lózatot terveznek, és nem engedik,hogy a projekt kezdete és vége maga a projektterv legyen.

6. A munkacsoport kihaszn{lja a szervezet bürokr{ci{ja, politik{i éselj{r{sai {ltal nyújtott lehetőségeket, nem pedig ellenük dolgozik.

7. Amunkacsoport speci{lis és re{lis projekt-célkitűzéseket fogad el.

8. Amegcélzott közösséget a projekt kezdetétől bevonj{k.

Szerepek és feladatok

Stratégai menedzsment feladata:

1. meghat{rozza és fenntartja a csapat {ltal közösen v{llaltjövőképet (víziót)

2. {tfogó ir{nyvonalat dolgoz ki és biztosítja annak megvalósul{s{t

3. stratégiai tervezés és fejlesztés, új ötletek befogad{sa

Feltételek:

1. vil{gos, elérhető, közös célkitűzések

2. megfelelő erőforr{sok felkutat{sa, biztosít{sa

3. a céloknak megfelelően a munka rendszeres értékelése

4. a megfelelő kommunik{ció és döntéshozatal biztosít{samindezen elj{r{shoz

A menedzser feladata

Ő menedzseli a

•munkat{rsakat

•inform{ciót és kommunik{ciót

•pénzügyeket

•erőforr{sokat

•munk{t

A projekt buk{s{nak nyolc oka

1. Nem megfelelő hat{skör

2. A munkacsoport kellő bevon{sa és megalapozotttervezés hi{nya

3. A munkacsoportot nem vonj{k be, ha problémamerül fel

4. Nem megfelelő kommunik{ciós készségek

5. Nem megfelelő gyakorlati készségek

6. Nem megfelelő adminisztr{ciós készségek

7. Irre{lis időbeni ütemezés

8. Nem vil{gos (közös) célok

A kísérleti program tanuls{gai

Fő problém{k és nehézségek:

- elégtelen emberi erőforr{sok valamennyi szinten,

- tapasztalatlans{g helyi szinten a közpénzek adminisztr{ciój{valkapcsolatban,

- szkepticizmus, alacsony motiv{lts{g és kezdeményező készség,

- alacsony projekt-gener{l{si, közösség fejlesztési aktivit{s,

- egyes projekt gazd{k megvalósít{si és pénzügyifegyelmezetlensége,

- a fejlesztések nem minden esetben voltak LEADER szerűek.

(LEADER Hírlevél, 1. sz{m, VÁTI Kht ; 2004. )

A projekt megvalósít{sa

V{laszt kell adnunk az al{bbi kérdésekre:

Mivel? Kivel?

Mikor? Hol?

Hogyan?

A projekt olyan ötlet, amelyet megvalósíthatóv{ alakítottak az alapostervezéssel, és amit végre fognak hajtani. A tervezést követően elkezdődhet amunka. Ez a két f{zis néha {tfedi egym{st, mert a tervezés egyes részei m{r-m{r megvalósít{snak sz{mítanak.

Területek

1.Az erőforr{sok menedzselése

2.Együttműködés a partnerekkel

3.Kommunik{ció, inform{ció{tad{s

4.Nyomon követés

A projekt megvalósít{s{val kapcsolatos kock{zatok fő típusai

•A projekt megvalósít{s{val kapcsolatoskock{zatok

•A projektet megvalósító cég (szervezet)működésével kapcsolatos kock{zatok

•A kitűzött célok (indik{torok) teljesülésévelkapcsolatos kock{zatok