คานา

งานสารบรรณ ถอเปนหนวยงานหนงทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดทา การรบ - การสง การเกบรกษา การยม การทาลาย รวมถงการคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จดจา ทาสาเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ทารหส เกบเขาท คนหา ตดตามและทาลาย ตองเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรวถกตองและมประสทธภาพ นอกจากนงานเอกสารถอเปนหนาทสาคญขององคกรตาง ๆ ทงภาครฐและเอกชน การตดตอสอสารระหวางองคกรมความจาเปนอยางยงในดานการบรหารงานในภาพรวมขององคกร และมกจะประสบกบปญหาในเรองการเขยนหนงสอใหไดใจความ สอสารเขาใจงาย มความเขาใจตรงกน และมสาระครบถวน ดงนนผปฏบตงานดานเอกสาร และทเกยวของกบการเขยนหนงสอราชการจงเปนบคคลทสาคญตอองคกรทจะตองพฒนาทกษะตาง ๆ อยางตอเนอง เพอเปนการพฒนาประสทธภาพ ประสทธผลตอองคกร และใหทนตอสถานการณทเกดขนตามสภาพการณปจจบนทงภายในและภายนอกองคกร

งานสารบรรณ สานกงานคณบด คณะวทยาศาสตร จงไดจดทาคมองานสรบรรณขน เพอเผยแพรใหผปฏบตงานเกยวกบเอกสารไดมความรและความเขาใจทตรงกน ทาใหงานขององคกรมความรวดเรว ถกตอง และมประสทธภาพ

ผจดทา

(นางสาเนยง พกกลน) เจาหนาทบรหารงานทวไป (ชานาญการ)

สารบญ

หนา

งานธรการ 1 – 2

- ความสาคญของขอบขายงานธรการ

- เรองทเจาหนาทธรการควรร

- การจดระบบเอกสาร/ไฟลเอกสารใหมประสทธภาพ

งานสารบรรณ 3 - 17

- ความหมายงานสารบรรณ

- คณสมบตของผปฏบตงานสารบรรณทด

- สารระสาคญของงานสารบรรณตามระเบยบงานสารบรรณ

การเขยนหนงสอราชการ 17 - 29

- หนงสอราชการทด

- หลกในการเขยนหนงสอราชการทด

- โครงสรางหนงสอราชการ

ภาคผนวก

บรรณานกรม

ระบบงานสารบรรณและงานธรการ

งานธรการ เปนงานดานเอกสาร เชน การรบและสงเอกสาร การจดระบบงานเอกสาร การ เกบขอมลทสาคญขององคกร งานสารบรรณจะทาหนาทดาเนนงานดานเอกสารในหนวยงานนน ๆ รวมทงประสานงานกบหนวยงานอน ๆ ทงภายในและภายนอกองคกร ทกองคกรจะใหความสาคญกบงานสารบรรณ เพราะเปนงานทเกยวของกบเอกสารและหลกฐานสาคญในองคกร รวมทงควบคมตรวจสอบ อานายความ สะดวกในการตดตอประสานงาน เพอใหการปฏบตงานของทกฝายดาเนนไปสเปาหมายและมประสทธภาพด ทสดการเสรมสรางประสทธภาพงานสารบรรณ

๑. ความสาคญและขอบขายงานธรการ ๑.๑ ขอบขายของงานธรการ

- การรบ – สงหนงสอ - การรางหนงสอ - การพมพหนงสอ - การทาสาเนาเอกสาร - การจดเกบเอกสาร - บนทกเสนอ - ตรวจทานหนงสอ - ทาลายหนงสอ - ตดตอประสานงาน - ดแลสานกงาน - อน ๆ เชน งานการเงน บญช พสด เปนตน ๑.๒ ความสาคญของงานธรการ - เปนดานหนาของหนวยงาน - เปนหนวยสนบสนน - เปนหนวยบรการ ๑.๓ บทบาทของเจาหนาทธรการ - ตองรระเบยบทเกยวของ - ตองมมนษยสมพนธ - ตองมนาใจโอบออมอาร - ตองมความรอบคอบละเอยด - ตองมการพฒนาระบบอยเสมอ

๒. เรองทเจาหนาทธรการควรร ๒.๑ ระเบยบของงานสารบรรณ - ความหมายของสารบรรณ - วธบนทกหนงสอ - การเขยนและพมพหนงสอ - การกาหนดตวเลขสาหรบใชเปนหวขอ เพอสะดวกในการอางอง และคนหาขอความทอางถง

- การทาสาเนาเอกสารในกรณทตองใชเอกสารนน ๆ เพมขน

- ๒ – - การเสนอหนงสอ คอการนาหนงสอทดาเนนการชนเจาหนาทเสรจแลว

นาเสนอตอผบงคบบญชาเพอพจารณา บนทก สงการ ทราบ และลงชอ - การจาหนาซอง - การควบคมและเรงรดสารบรรณ

- รายงานการประชม ๒.๒ การเขยนหนงสอราชการ ๒.๓ การบรหารเอกสาร ๒.๓.๑ วงจรเอกสาร ๒.๓.๑.๑ การผลต ๒.๓.๑.๒ การจดเกบเอกสารอยางเปนระบบ - สถานท - การคนหา - การยม การสงคน ๒.๓.๑.๓ การทาลายหนงสอ ๒.๓.๑.๔ การผลตเอกสาร ๒.๓.๑.๕ การทาลายเอกสาร - เอกสารสาคญมาก : เกบรกษาตลอดไป - เอกสารสาคญ : เกบจนกวาจะหมดความจาเปนตองใช - เอกสารทมประโยชน : กาหนดอายเอกสาร เมอหมดอายจงจะทาลาย - เอกสารทไมจาเปน : หมดอายการทางานจงจะทาลาย ๒.๔ การจดการสานกงาน ๒.๔.๑ จดรปแบบสานกงานใหมประสทธภาพ จดทาได ๓ รปแบบ ๒.๔.๑.๑ Centralized Office : การจดรปแบบสานกงานแบบศนยรวม

การจดแบบมมขอด คอ ประหยด ๒.๔.๑.๒ Departmentalized Office : การจดรปแบบสานกงานแบบกระจายอสระ แบงเปนฝาย การจดแบบนมขอด คอ ไดงานหลกกบงานธรการ ๒.๔.๑.๓ Mixed Office : การจดรปแบบสานกงานแบบผสมผสาน ๒.๔.๒ จดใหมเครองมอตดตอสอสารทพรอมใชงานและการใหบรการอยางเพยงพอ ๒.๕ การใชทรพยากรเพอใหเกดประโยชนสงสด ไมวาจะเปนดานบคคล สถานท วสด อปกรณ และการซอมแซม

การจดระบบเอกสาร/ไฟลเอกสารใหมประสทธภาพ องคกรสวนใหญมกจะมปญหาเกยวกบการจดไฟลเอกสาร เอกสารหาย หาเอกสารไมพบ ใชเวลานานเกนไปในการคนหา ปจจบนจะใชระบบ e – office (ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส) มาใช ในการจดเกบเอกสาร ซงจะชวยใหการบรหารจดการเอกสารเปนไปดวยความรวดเรว งายและสะดวกในการคนหา จะเหนไดวางานธรการเปนงานทสาคญกบองคกรเปนอยางมาก งานธรการเปนงานแรกทรบเอกสาร เขามาในองคกร และเปนงานทสงเอกสารออกจากองคกร ฉะนนเอกสารทสงออกไปนอกองคกรตองเปน

- ๓ - เอกสารทสรางความเขาใจระหวางกนเปนอยางด ซงหากองคกรใดมบคลากรทมความชานาญทางดานธรการ เปนอยางด กจะชวยใหองคกรนน ๆ สามารถดาเนนงานไปไดโดยบรรลเปาหมายทวางไว และเปนไปตามเปาหมายขององคกรนนดวย

งานสารบรรณ ความหมายของงานสารบรรณ

งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวของกบการบรหารเอกสาร เรมตงแต การจดทา การรบ การสง การเกบรกษา จนถงการทาลาย

การบรหารงานเอกสารจะเรมตงแต การคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จดจา ทา สาเนา สง หรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ทารหส เกบเขาท คนหา ตดตาม ทาลาย ทงนตองเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตอง และ มประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงานและคาใชจาย

คณสมบตของผปฏบตหนาทงานสารบรรณทด ผททาหนาทงานสารบรรณใหไดดนน ตองรเรองงานธรการดวย เชน การตดตอ โตตอบ

และประสานงาน รจกความควรหรอไมควร มความคลองแคลววองไว มความรดานภาษาเปนอยางด โดย เฉพาะอยางยงภาษาไทย หลกการเขยนภาษาไทย ความรดานภาษา และควรรระบบขาวสารทงปวง สามารถพมพดดได ใชโปรแกรมพนฐานของคอมพวเตอร เชน Microsoft Office Word ได เมอม ความจาเปนตองทา การปฏบตงานสารบรรณ หากมสวนเกยวของกบงานเทคนค ควรตดตอประสานงานกบ ผมความรทางเทคนคนน ๆ โดยตรงดวย ผทปฏบตงานสารบรรณทเกยวกบการประชมจะตองมความสามารถ ในการจดรายงานการประชมและสามารถถายทอดความคดเหนในทประชมออกมาไดอยางถกตองและเขาใจด จากทไดกลาวมาแลวนน งานสารบรรณเปนงานทมอยในทกหนวยงาน เพราะตองดาเนนงาน ตงแตงานเลกไปจนถงงานใหญ และดาเนนงานดวยระบบเอกสาร ดงนนงานสารบรรณจงตองมผทควบคม รบผดชอบโดยมหนาทสอดสองดแลใหผใตบงคบบญชาปฏบตงานไปไดดวยความเรยบรอย

สาระสาคญของงานสารบรรณตามระเบยบงานสารบรรณ ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และทแกไข

พ.ศ. ๒๕๕๐ มสาระดงน ๑. ความหมายของหนงสอราชการ เปนเอกสารทเปนหลกฐานในราชการ มดงน - หนงสอทมไปมาระหวางราชการ - หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนซงมใชสวนราชการ หรอถงบคคลภายนอก - หนงสอทหนวยงานอนซงไมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ - เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ - เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ - ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลคทรอนกส

๒. ชนดของหนงสอราชการ หนงสอราชการม ๖ ประเภท คอ ๒.๑ หนงสอภายนอก หมายถง หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธการ ใชกระดาษ ตราครฑ เปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนทมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอก มรายละเอยดดงน

- ๔ - ๒.๑.๑ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรอง ซง คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ มการบรหารจดการโดยแบงสวนราชการและโครงสราง การบรหารเปน ๗ สวน ดงน - สานกงานคณบด ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๑/ - ภาควชาคณตศาสตร ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๒/ - ภาควชาคหกรรมศาสตร ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๓/ - ภาควชาเคม ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๔/ - ภาควชาชววทยา ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๕/ - ภาควชาฟสกส ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๖/ - ภาควชาวทยาศาสตรทวไป ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๗/ ซงเลขประจาของเจาของเรองจะเปนไปตามโครงสรางการบรหารงานของคณะวทยาศาสตร มหาวทยาลย ศรนครนทรวโรฒ เชน เปนเรองของ สานกงานคณบด คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ สวนราชการจะเปนท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๑/(ตวเลขของเจาของหนงสอ) ๒.๑.๒ สวนราชการ เจาของหนงสอใหลงสวนราชการ สถานทราชการ หรอกรรมการซงเปนเจาของหนงสอนน และโดยปกตใหลงทตงไวขวามอบน จากตวอยางขอ ๒.๑.๑ สวนราชการจะเปนคณะวทยาศาสตร ๒.๑.๓ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ซงเตมของเดอน และตวเลขของ ปพทธศกราชทออกหนงสอ เชน ๒ ตลาคม ๒๕๕๗ ๒.๑.๔ เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสน ๆ ของหนงสอ ฉะนนในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม เชน เรองทสงมากอนนน ชอ “ขอเชญบคลากรในสงกดเปนวทยากรบรรยายพเศษ” ฉบบตอเนองตอบกลบหนวยงาน ชอเรองคอ “การขอเชญบคลากรในสงกดเปนวทยากรบรรยายพเศษ” เปนตน ๒.๑.๕ คาขนตนใหใชคาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอ แลวลงตาแหนงของผทหนงสอนนมาถง หรอชอบคคลในกรณทมถงบคคลไมเกยวกบตาแหนงหนาท ๒.๑.๖ อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกน เฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลว จะจากสวนราชการใดกตาม โดยใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอ และเลขทหนงสอ วนท เดอน ปพทธศกราชของหนงสอนน ๒.๑.๗ สงทสงมาดวย (ถาม) ใหลงชอ สงของ หรอเอกสารทสงไปพรอมกบหนงสอ นน ในกรณทไมไดสงมาในซองเดยวกนใหบอกวาสงมาดวยวธใด ๒.๑.๘ ขอความในหนงสอตองไดสาระสาคญ ชดเจนและเขาใจงาย ๒.๑.๙ คาลงทายใหใชคาลงทายตามฐานะของผรบหนงสอ ๒.๑.๑๐ การลงชอ ใหลงลายมอชอของเจาของหนงสอ และพมพชอเตมของเจาของหนงสอ ไวใตลายมอชอ (ในวงเลบ) ๒.๑.๑๑ ตาแหนงของเจาของหนงสอ ๒.๑.๑๒ สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกระทรวง หรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทระดบกรม และกอง หรอหนวยราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอหนวยงานทรบผดชอบทางซายมอดานลางของหนงสอ

- ๕ - ๒.๑.๑๓ โทร ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงาน ทออกหนงสอและหมายเลขโทรสาร ดานลางสวนราชการเจาของเรอง ๒.๑.๑๔ สาเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดทาสาเนาใหสวนราชการอน หรอบคคลอนทราบ และประสงคจะใหผรบทราบวาไดมสาเนาสงไปใหผใดแลว ใหพมพชอเตมหรอชอยอของสวนราชการหรอบคคลทสงสาเนาให เพอใหเปนทเขาใจระหวางผสงและผรบ ถามรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอทแนบ และแนบรายชอไปดวย (แบบฟอรมหนงสอภายนอกตามภาคผนวก ๑) ๒.๒ หนงสอภายใน หมายถง หนงสอตดตอราชการทเปนพธการนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ โดยมรายละเอยด ดงน ๒.๒.๑ สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอ หนวยงานทออกหนงสอ ถาสวนราชการระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการ เจาของเรองทงระดบกรม และกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบตากวากรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง พรอมหมายเลขโทรศพท (ถาม) ๒.๒.๒ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาตวเจาของเรอง ๒.๒.๓ วนท ใหลงตวเลขวนท เดอน (ชอเตม) และปพทธศกราช ๒.๒.๔ เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม ๒.๒.๕ คาขนตน ใหใชคาขนตนพยญชนะของผรบหนงสอแลวลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตาแหนงหนาท ๒.๒.๖ ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย ๒.๒.๗ ลงชอและตาแหนง (แบบฟอรมหนงสอภายในตามภาคผนวก ๒) ๒.๓ หนงสอประทบตรา คอหนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอ ของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการ ระดบกรมขนไปโดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอกากบตรา ใชกระดาษตราครฑ ใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอกเฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญไดแก - การขอรายละเอยดเพมเตม - การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร - การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญ หรอการเงน - การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ - การเตรยมเรองทคาง - เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกาหนดโดยทาเปนคาสงใหใชหนงสอประทบตรา

หนงสอประทบตราใชกระดาษตราครฑ โดยมรายละเอยดดงน ๒.๓.๑ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรอง ๒.๓.๒ ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนไปถง ๒.๓.๓ ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหขดเจนและเขาใจงาย ๒.๓.๔ ชอสวนราชการทสงหนงสอออก ใหลงชอสวนราชการทสงหนงสอออก

- ๖ - ๒.๓.๕ ตราชอสวนราชการ ใหประทบตราชอสวนราชการ ดวยหมกสแดง ใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอกากบตรา ๒.๓.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ ๒.๓.๗ สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานหนงสอทางซายมอดานลาง ๒.๓.๘ โทร หรอทตง ใหลงชอโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง (แบบฟอรมหนงสอประทบตราตามภาคผนวก ๓) ๒.๔ หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบ เวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบโดยเฉพาะ หนงสอสงการม ๓ ชนด คอ ๒.๔.๑ คาสง คอบรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใชกระดาษตราครฑ มรายละเอยด ดงน ๒.๔.๑.๑ คาสง ใหลงชอสวนราชการ หรอตาแหนงของผมอานาจทออกคาสง ๒.๔.๑.๒ ท ใหลงเลขททออกคาสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข ๑ เรยงเปนลาดบไป จนสนปปฏทนทบเลขพทธศกราชทออกคาสง ๒.๔.๑.๓ เรอง ใหลงชอเรองทออกคาสง ๒.๔.๑.๔ ขอความ ใหอางเหตผลทออกคาสง และอางถงอานาจทใหออกคาสง (ถาม ไวดวย แลวจงลงขอความทสง และใชวนบงคบ ๒.๔.๑.๕ สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกคาสง ๒.๔.๑.๖ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกคาสง และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๒.๔.๑.๗ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกคาสง (แบบฟอรมคาสงตามภาคผนวก ๔) ๒.๔.๒ ระเบยบ คอบรรดาขอความทผมอานาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอานาจกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนประจา ใชกระดาษตราครฑ มรายละเอยดดงน ๒.๔.๒.๑ ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ ๒.๔.๒.๒ วาดวย ใหลงชอของระเบยบ ๒.๔.๒.๓ ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตม ใหลงเปน ฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามลาดบ ๒.๔.๒.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขปพทธศกราชทออกระเบยบ ๒.๔.๒.๕ ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทออกระเบยบและอางถงกฎหมายทใหอานาจออกระเบยบ (ถาม) ๒.๔.๒.๖ ขอ ใหเรยงขอความทใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใชขอ ๑ เปนชอระเบยบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบ กาหนดวาใหใชขอบงคบตงแตเมอใด และขอสดทาย เปนผรกษาการ ระเบยบใดถามขอมากหรอหลายเรอง จะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปขอสดทายกอนทจะขนหมวดท ๑

- ๗ - ๒.๔.๒.๗ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ ๒.๔.๒.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของลายมอไวใตลายมอชอ ๒.๔.๒.๙ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกขอบงคบ (แบบฟอรมระเบยบตามภาคผนวก ๕) ๒.๔.๓ ขอบงคบ คอบรรดาขอความทผมอานาจหนาทกาหนดใหใชโดยอาศยอานาจของกฎหมายทบญญตใหกระทาได ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบทกาหนดไว ดงน ๒.๔.๓.๑ ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ ๒.๔.๓.๒ วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ ๒.๔.๓.๓ ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามลาดบ ๒.๔.๓.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขปพทธศกราชทออกขอบงคบ ๒.๔.๓.๕ ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ และอางถงกฎหมายทใหอานาจออกขอบงคบ ๒.๔.๓.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอขอบงคบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบ กาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ ขอบงคบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวดท ๑ ๒.๔.๓.๗ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ ๒.๔.๓.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๒.๔.๓.๙ ตาแหนง ใหลงตาแหนงผออกขอบงคบ (แบบฟอรมขอบงคบตามภาคผนวก ๖) ๒.๕ หนงสอประชาสมพนธ ม ๓ ชนด คอ ๒.๕.๑ ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบหรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษตราครฑในกรณทกฎหมายกาหนดใหทาเปนแจงความใหเปลยนคาวาประกาศเปนแจงความ มรายละเอยด ดงน ๒.๕.๑.๑ ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ ๒.๕.๑.๒ เรอง ใหอางเหตผลทตองออกประกาศหรอขอความทประกาศ ๒.๕.๑.๓ ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกประกาศหรอขอความทประกาศ ๒.๕.๑.๔ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกประกาศ ๒.๕.๑.๕ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๒.๕.๑.๖ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกประกาศ (แบบฟอรมประกาศตามภาคผนวก ๗)

- ๘ - ๒.๕.๒ แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทาความเขาใจในกจกรรมของทางราชการ หรอเหตการณ หรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ มรายละเอยด ดงน ๒.๕.๒.๑ แถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๒.๕.๒.๒ เรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณ ๒.๕.๒.๓ ฉบบท ใชในกรณทจะออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยงตามลาดบไวดวย ๒.๕.๒.๔ ขอความ ใหอางเหตผลทออกแถลงการณ และขอความทแถลงการณ ๒.๕.๒.๕ สวนราชการทออกแถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๒.๕.๒.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกแถลงการณ (แบบฟอรมแถลงการณตามภาคผนวก ๘) ๒.๕.๓ ขาว คอบรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ มรายละเอยดดงน ๒.๕.๓.๑ ขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒.๕.๓.๒ ใหลงชอเรองทออกขาว ๒.๕.๓.๓ ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยวกน ทตอเนองกนใหลงฉบบทเรยงตามลาดบไวดวย ๒.๕.๓.๔ ขอความ ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาว ๒.๕.๓.๕ สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒.๕.๓.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขาว (แบบฟอรมขาวตามภาคผนวก ๙) ๒.๖ หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐาน คอ หนงสอททางราชการจดทาขนนอกจากทกลาวมาแลว หรอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไว ม ๔ ชนด คอ ๒.๖.๑ หนงสอรบรอง คอหนงสอทสวนราชการออกไวเพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงานเพอวตถประสงคอยางใด อยางหนง ใหปรากฏแกบคคลทวไป ไมจาเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ โดยลงชอคาขนตนวา “หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา................” มรายละเอยดดงน ๒.๖.๑.๑ เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลขท ๑ เรยงเปนลาดบไปจนถงสนสดปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง หรอลงเลขทของหนงสอทวไป ตามแบบหนงสอภายนอกอยางใดอยางหนง ๒.๖.๑.๒ สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอของสวนราชการซงเปนเจาของหนงสอนน และจะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได

- ๙ – ๒.๖.๑.๓ ขอความ ใหลงขอความขนตนวา หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา แลวตอดวยชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานททางราชการรบรอง ในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตม โดยมคานาหนานาม ชอ นามสกล ตาแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนทางานอยอยางชดเจน แลวจงลงขอความทรบรอง ๒.๖.๑.๔ ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง ๒.๖.๑.๕ ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอหรอผทไดรบมอบหมาย และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๒.๖.๑.๖ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ ๒.๖.๑.๗ รปถาย และลายมอชอผไดรบการรบรอง ในกรณทการรบรองเปนเรองสาคญ ทออกใหแกบคคลใหตดรปถายของผไดรบการรบรอง ขนาด ๔ – ๖ เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประตราชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผนนลงลายมอชอไวใตรปพรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย (แบบฟอรมหนงสอรบรองตามภาคผนวก ๑๐) ๒.๖.๒ รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขาประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน (แบบฟอรมรายงานการประชมตามภาคผนวก ๑๑) ๒.๖.๓ บนทก คอ ขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาท หรอหนวยงานระดบตากวากรมตดตอกน การปฏบตราชการ บนทกขอความ แบงออกเปน ๓ ประเภท คอ ๑. บนทกเสนอผบงคบบญชา ๒. บนทกสงการของผบงคบบญชา ๓. บนทกตดตอราชการระหวางเจาหนาท หรอระหวางหนวยงานทตากวากรมลงมา ซงในทางปฏบตแลวบนทกทเจาหนาทจะตองใชมากทสดคอบนทกเสนอผบงคบบญชา บนทกเสนอผบงคบบญชา ม ๔ ประเภท คอ

๑. บนทกเรองยอ คอขอความทผใตบงคบบญชาเขยนเสนอตอผบงคบบญชา โดยยอความจากตนเรองทมมา เพอใหผบงคบบญชาอานเขาใจไดงาย ๆ สน ๆ ทราบสาระสาคญสมบรณ ๒. บนทกรายงาน คอขอความทผใตบงคบบญชาเขยนเสนอตอผบงคบบญชา รายงานผลการปฏบตงานตามทไดรบมอบหมาย หรอรายงานเหตการณตามทไดประสบเหนมา การเขยนบนทกรายงานตองเขยนสาระสาคญทเปนเหตการณความเปนมาของเรอง รายละเอยดการปฏบต ผลการปฏบต ปญหา อปสรรค ขอขดของ พรอมแสดงความคดเหนและใหขอเสนอแนะแกผบงคบบญชา เพอสามารถสงการได ๓. บนทกขออนญาตหรอขออนมต คอบนทกทผใตบงคบบญชาเขยนเสนอตอผบงคบบญชาเพอขออนญาต หรอขออนมตทาการอยางใดอยางหนง หรอขอเงน ขอวสดอปกรณ การเขยนบนทกขออนญาต หรอขออนมต นน ผเขยนตองเขยนใหผบงคบบญชาทราบเหตผลความจาเปน วตถประสงคทขอขอมลประกอบการพจารณาหรอรายละเอยดดาเนนการ ขอคดเหนวาจะเปนประโยชนอยางไร และประเดนทขอชดเจน ๔. บนทกความเหน คอขอความทผใตบงคบบญชาเขยนเสนอตอผบงคบบญชาเพอแสดงประเดนทเปนปญหา ชใหทราบสาเหต แสดงความคดเหน และใหขอเสนอในการดาเนนการ เพอใหผบงคบบญชาไดพจารณาสงการ

- ๑๐ –

รปแบบของบนทกเสนอ ๑. แบบบนทกตอเนอง คอการเขยนบนทกตอทายหนงสอเรองเดมทมมานนเอง

ขอความทเขยนไมมชอเรอง ไมมคาลงทาย จะมคาขนตน คอ เรยน หรอกราบเรยน ขอความเนอเรอง ลงชอ ตาแหนง วน เดอน ป ทายชอ

๒. บนทกรายงานสน จะเขยนลงกระดาษบนทกขอความทใชเขยนในหนงสอภายใน ขอความทเขยน จะม คาขนตน ขอความเนอเรอง ลงชอ ตาแหนง วนเดอนป การเขยนจะเขยนทานองเดยวกบการเขยนในบนทกแบบบนทกตอเนอง เวนแต วน เดอน ป ถาใชกระดาษ บนทกขอความจะลงไวขางบนตามแบบในกระดาษบนทกขอความและจะเขยนชอเรองดวยกได

ลกษณะทวไปของบนทกทด ๑.มความเปนเอกภาพ หมายถง เปนหนงเดยวกนในการเขยน มเอกภาพในการยอ หนาเดยวกนและเอกภาพทงฉบบ ในแตละยอหนาตองมประเดนสาคญเพยงประเดนเดยว ซงจะอยตนยอหนาหรอทายยอหนากได ประเดนหลกตองเดนชด ทงนสามารถมรายละเอยดหรอประเดนยอยได ตามสมควร สวนเอกภาพทงฉบบ หมายถง ทงชอเรอง ประเดนทกขอในเนอความ และสวนลงทาย ตองสอดคลองตองกน

๒. สน กะทดรด ชดเจน ความยาวไมเกน ๑ – ๒ หนา ใชหลก 5W1H ไดแก WHO WHAT WHEN WKERE WHY HOW ๓. ขอความถกตอง ครบถวน ตรงประเดน ขอมลเปนสวนสาคญมากในการทาบนทก เสนอผบงคบบญชา เพราะคาตอบหรอขอเสนอจะถกตองเหมาะสมเพยงใดกอยทขอมล หรอกลาวไดวาขอมลคอคาตอบ ๔.ขอพจารณามหลกเกณฑและเหตผล หมายถงการวเคราะหหรอใหขอคดเหนม หลกเกณฑ มเหตผล ซงหลกเกณฑทใชสวนมากจะอางองกฎ ระเบยบ ขอบงคบ หลกการ มตท ประชม ระดบมาตรฐานตาง ๆ นโยบายหรอแผนงาน เปนตน ๕. ไมนาความรสกสวนตวเขามาพวพน ควรระมดระวงความรสกสวนตว โดยเฉพาะความรสกรงเกยจ หรอความรสกชอบบคคลทเกยวของกบบนทก เพราะความรสกเหลานจะทาใหเกด ความลาเอยง โดยทผบนทกไมรตว ๖. ขอเสนอมความเปนไปได บรรลวตถประสงค มผลกระทบและความเสยงนอยทสด ในการใหขอเสนอ ผบนทกตองทบทวนและถามตนเองเสมอวา เมอผบงคบบญชาอนมตตามทเสนอแลวมความเปนไปได บรรลวตถประสงค มผลกระทบและความเสยงนอยทสดหรอไม ดงนนกอนใหขอเสนอ ผทาบนทกจาเปนตองประสานงานกบหนวยงานทเกยวของใหไดขอยตเสยกอน ๗. ขอเสนอตองมความสมบรณ ไดแก การเสนอความเหนและเตรยมหนงสอใหลงนามในขนตอนเดยว จดเรยงเอกสารใหถกตอง และคดเครองหมายทจะใหลงนามใหเหนชดเจน ๘. เวลา เปนเรองทควรคานงเปนพเศษ หากไมทนเวลาถอเปนความลมเหลวในการทางาน ควรมแผนเวลาใหเหมาะสม ๙. ชวยเหลอผบงคบบญชา โดยการสรปเรองยอใหสน เขาใจงาย ตรงประเดน หาขอมลใหถกตอง ครบถวน ตรงประเดน ใหขอคดเหนอยางมหลกเกณฑ มเหตผล และใหขอเสนอทเปนไปได บรรลวตถประสงค มผลกระทบและความเสยงนอยทสด

- ๑๑ – ๒.๖.๔ หนงสออน ๆ คอเอกสารทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปนหลกฐาน รวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง/ภาพ หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท โดยลงรบเขาทะเบยนรบไวแลว มรปแบบตามกฎกระทรวง ทบวง กรม กาหนดขนใช เวนแตจะมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอง เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน/สอบสวน และคารอง เปนตน ๒.๖.๕ หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและดาเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ คอ ๑. ดวนทสด เจาหนาทปฏบตทนททไดรบหนงสอนน ๒. ดวนมาก เจาหนาทปฏบตโดยเรว ๓. ดวน เจาหนาทปฏบตเรวกวาปกตถาทาได ๒.๖.๖ หนงสอเวยน คอหนงสอทมถงผรบจานวนมาก มใจความอยางเดยว โดยใหเพมพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนลาดบไปถงสนปปฏทน

๓. การรบและการสงหนงสอ ๓.๑ หนงสอรบ คอหนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางปฏบตตามทกาหนดไวสวนน การรบหนงสอมชนความลบ ในชนความลบหรอลบมาก ผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบเปนผรบ ผานระบบรกษาความปลอดภย โดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยรกษาความลบทางราชการ การรบหนงสอราชการมขนตอนการปฏบตการรบหนงสอ ดงน

๓.๑.๑ จดลาดบความสาคญและความเรงดวนของหนงสอเพอดาเนนการ กอนหลงและใหผเปดซองเอกสาร ตรวจสอบเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอเพอดาเนนการใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน และจงดาเนนการเรองนนตอไป

๓.๑.๒ ประทบตรารบหนงสอทมมดานขวาของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๓.๑.๒.๑ เลขรบ ใหลงเลขรบตามเลขทรบในทะเบยน ๓.๑.๒.๒ วนท ใหลงวน เดอน ป ทรบหนงสอ ๓.๑.๒.๓ เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ ๓.๑.๓ ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอใหกรอกรายละเอยด ดงน ๓.๑.๓.๑ ทะเบยนหนงสอรบ วน เดอน ป ใหลงวน เดอน ป ท

ลงทะเบยน ๓.๑.๓.๒ เลขทรบ ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอรบ

เรยงลาดบตดตอกนไป ตลอดปปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในประทบตรารบ หนงสอ ๓.๑.๓.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอรบเขามา ๓.๑.๓.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา

- ๑๒ – ๓.๑.๓.๕ จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมตาแหนง ๓.๑.๓.๖ ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอสงถง หรอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณไมมตาแหนง ๓.๑.๓.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๓.๑.๓.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน ๓.๑.๔. คดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการ โดยใหลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชอง การปฏบต ถามชอบคคล หรอตาแหนง ทเกยวของกบการรบหนงสอใหลงชอหรอตาแหนงไวดวย การสงหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการนน จะสงโดยใชสมดสงหนงสอ หรอใหผรบหนงสอลงชอ วน เดอน ป ทรบหนงสอไวเปนหลกฐานในทะเบยนหนงสอรบกได ๓.๑.๕ การรบหนงสอภายในราชการเดยวกน เมอรบหนงสอจากหนวยงานสารบรรณกลางแลว ใหปฏบตตามวธการขางตน ๓.๒ หนงสอสง คอหนงสอทสงออกไปภายนอก ใหปฏบตไวในสวนน การสงหนงสอทมชนความลบ ในชนความลบหรอลบมาก ดวยระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส ใหผใชงานหรอผปฏบตงานไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบ เปนผสงผานระบบการรกษาความปลอดภย โดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบทางราชการมขนตอนการปฏบต ดงน ๓.๒.๑ ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทสงไปดวยใหครบถวน แลวสงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก ๓.๒.๒ เมอเจาหนาทของหนวยงานสรรบรรณกลางไดรบเรองแลว จะปฏบตดงน ๓.๒.๒.๑ ทะเบยนหนงสอสง วนท เดอน ป ใหลงวนท เดอน ป ทลงทะเบยน ๓.๒.๒.๒ เลขทะเบยนสง ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงลาดบตดตอกบไปตลอดปปฏทน ๓.๒.๒.๓ ท ใหลงรหสตวพยญชนะ และเลขประจาของสวนราชการเจาของเรองในหนงสอทจะสงออก ถาไมมทดงกลาว ชองนจะวาง (ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๑/.......) ๓.๒.๒.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ทจะสงหนงสอนนออก ๓.๒.๒.๕ จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอ หรองสวนราขการหรอชอบคคลในกรณทมตาแหนง ๓.๒.๒.๖ ถง ใหลงตาแหนงของผทมหนงสอนนมาถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทมตาแหนง ๓.๒.๒.๗ เรอง ใหลงชอของหนงสอฉบบนน ในกรณทมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๓.๒.๒.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน ๓.๒.๒.๙ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

- ๑๓ – การลงเลขท และวน เดอน ป ในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ และสาเนาคฉบบ ใหตรงกบเลขทะเบยนสง และวน เดอน ป ในทะเบยนหนงสอ กอนการบรรจซอง ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลาง ตรวจความเรยบรอยของหนงสอตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนง แลวปดผนก ๓.๒.๓ สมดสงหนงสอ คอการสงหนงสอซงมใชเปนการสงทางไปรษณย เมอสงหนงสอใหผรบแลว ผสงตองใหผรบลงชอรบในสมดสงหนงสอ หรอใบรบ แลวแตกรณ ถาเปนใบรบใหนาใบรบนนผนกตดไวในสาเนาคฉบบ ขอควรปฏบตในสมดสงหนงสอ ดงน ๑. เลขทะเบยน ใหลงเลขทะเบยนหนงสอสง ๒. จาก ใหลงตาแหนง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลทเปนเจาของหนงสอ ๓. ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๔. หนวยรบ ใหลงชอสวนราชการทรบหนงสอ ๕. ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได ๖. วนและเวลา ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ป และเวลาทรบหนงสอ

๗. หมายเหต ใหบนทกขอความอน ๆ (ถาม)

ขอควรปฏบตในใบรบหนงสอ ๑. ท ใหลงเลขทของหนงสอฉบบนน ๒. ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๓. เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๔. รบวนท ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ปทรบหนงสอ ๕. เวลา ใหผรบหนงสอลงเวลาทรบหนงสอ ๖. ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได

๔. การเกบรกษา ยม และการทาลายหนงสอ การเกบหนงสอ แบงออกเปน

๑. การเกบระหวางปฏบต คอการเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยใน ความรบผดชอบของเจาของเรอง โดยใหกาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน

๒. การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอย แลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบต ดงน ๒.๑ จดทาบญชหนงสอสงเกบอยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบ สาหรบเจาของเรองและหนวยเกบ เกบไวอยางละฉบบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน ๒.๑.๑ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ ๒.๑.๒ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ

- ๑๔ – ๒.๑.๓ ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอแตละฉบบ ๒.๑.๔ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๒.๑.๕ อายการเกบหนงสอ ใหลงวน เดอน ป ทจะเกบถง ในกรณ ๒.๒ สงหนงสอและเรองปฏบตทงปวงทเกยวของกบหนงสอนน พรอมทงบญชหนงสอสงเกบไปใหหนวยเกบทสวนราชการนน ๆ กาหนด เมอไดรบเรองจากเจาของเรอง ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอปฏบตดงน

๑. ประทบตรากาหนดเกบหนงสอไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของหนงสอ ฉบบนน และลงลายมอชอยอกากบตรา

๑.๑ หนงสอทเกบโดยมกาหนดเวลา ใหประทบตราคาวา เกบถง พ.ศ.............. ดวยหมกสนาเงน และลงเลขของปพทธศกราชทใหเกบถง ๑.๒ หนงสอทตองเกบไวตลอดไป ใหประทบตราคาวาหามทาลาย ดวยหมกสแดง ๒. ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐาน โดยลงรายละเอยด ดงน ๒.๑ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ ๒.๒ วนเกบ ใหลงวน เดอน ป ทนาหนงสอนนเขาทะเบยนเกบ ๒.๓ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๒.๔ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๒.๕ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทมชอเรอง ใหลงสรปเรองยอ ๒.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๒.๗ กาหนดเวลาเกบ ใหลงระยะเวลาการเกบตามทกาหนดในตรากาหนดเกบหนงสอ ๓. การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอการเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจา ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของสวนราชการ ใหเจาของเกบเปนเอกเทศ โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของสวนราชการ

อายการเกบหนงสอ ๑. หนงสอทสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายระเบยบวาดวยการรกษาความ

ปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบทางราชการ ๒. หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตร ทกสาขาวชา และมคณคาตอการศกษา

คนควา วจย ใหเกบไวเปนหลกฐานทางประวตศาสตรของชาตตอไป หรอตามทสานกหอจดหมายเหต แหงชาต กรมศลปากรกาหนด

๓. หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอน ใหเกบไวไมนอยกวา ๕ ป

๔. หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสาคญ และเปนเรองทเกดขนเปน ประจาเมอดาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา ๑ ป

๕. หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาล หรอของพนกงานสอบสวน หรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลว การเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

- ๑๕ –

๖. หนงสอหรอเอกสารทเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทาง การเงนทไมมหลกฐานแหงการกอ เปลยนปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทงหมด ความจาเปนในการใชหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบ ซงเปนสทธในทางการเงน เพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนสามารถนามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอหรอเอกสารดงกลาวแลว เมอสานกงานตรวจเงนแผนดนตรวจสอบแลวไมมปญหาและไมมความจาเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรอเพอการใด ๆ อก ใหเกบไวไมนอยกวา ๕ ป

การเกบรกษาหนงสอ ใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพใชราชการได ทกโอกาส หากชารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาสาเนามาแทน ถาชารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมได ใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย

การยมหนงสอทสงเกบแลว มหลกปฏบตดงน ๑. ผยมจะตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนาไปใชในราชการใด ๒. ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ แลวลงชอรบเรองทยมไวในบตร

หนงสอและใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยม เรยงลาดบ วน เดอน ป ไวเพอตดตามทวงถาม สวนบตรยมหนงสอนนใหเกบไวแทนหนงสอทถกยมไป

๓. การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวน ราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

๔. การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนา สวนราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย บตรยมหนงสอ มรายละเอยดดงน ๑. รายการ ใหลงชอเรองหนงสอทขอยมไปพรอมดวยรหสของหนงสอนน

๒. ผยม ใหลงชอบคคล ตาแหนง หรอสวนราชการทยมหนงสอนน ๓. ผรบ ใหผรบหนงสอนนลงลายมอชอ และวงเลบชอกบพรอมดวยตาแหนงใน

บรรทดถดไป ๔. วนยม ใหลงวน เดอน ปทยมหนงสอนน ๕. กาหนดสงคน ใหลงวน เดอน ป ทจะสงหนงสอนนคน ๖. ผสงคน ใหผสงคนลงลายมอชอ ๗. วนสงคน ใหลงวน เดอน ป ทสงหนงสอนน การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระทามได เวนแตจะใหดหรอคดลอกหนงสอนน

ทงนจะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมายกอน

การทาลายหนงสอ ภายใน ๖๐ วน หลงจากสนปปฏทน ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอสารวจหนงสอทครบกาหนดอายการเกบในปนนไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวอง หรอทฝากเกบไว ทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดทาบญชหนงสอขอทาลายเอกสารตอหวหนาสวนราชการ ระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ ซงประกอบดวยประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคน โดยปกตใหแตงตงจากขาราชการระดบ ๓ หรอเทยบเทาขนไป

- ๑๖ –

หนาทของคณะกรรมการทาลายหนงสอ ๑. พจารณาหนงสอจะขอทาลายตามบญชรขอทาลาย ๒. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรทาลายและควรจะขยาย

เวลาเกบรกษา ใหลงความเหนจะขยายเวลาเกบไวถงเมอใด ๓. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอใดควรทาลาย ใหกรอกเครองหมาย

กากบาทลงในชองการพจารณา ๔. เสนอรายงานผลการพจาณาพรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม)

ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณา ๕. ควบคมการทาลายหนงสอซงผมอานาจอนมตใหทาลายไดแลว โดยการเผา หรอ

วธอน ทไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได และเมอจะทาลายเรยบรอยแลว ใหทาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอานาจอนมตทราบ

๖. เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานแลวใหพจารณาสงการ ดงน ๖.๑ ถาเหนหนงสอเรองใดควรทาลาย ใหสงการเกบหนงสอนนไวจนถงเวลา

ทาลายงวดตอไป ๖.๒ ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลาย ใหสงบญชหนงสอทาลายใหกองจดหมาย

เหตแหงชาต กรมศลากรพจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทาความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงใหพจารณา

๗. ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในบญชทาลายแลว แจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอทาลายทราบ

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ คอ การควบคมใหงานสารบรรณดาเนนไปโดย

เรยบรอย ถกตอง ตามระเบยบ รวดเรว และมหลกฐานครบถวน เพอใหการปฏบตงานเรองนน ๆ ไดเสรจสนโดยเรว การควบคมและเรงรดงานสารบรรณจะบงเกดผลมากนอยเพยงใดขนอยกบการเอาใจใสควบคมของผบงคบบญชาตามลาดบขน และเพอใหงานสารบรรณดาเนนไปดวยความรวดเรวและเรยบรอย ผบงคบบญชาตองปฏบตงานสารบรรณใหเปนตวอยางอนดแกผใตบงคบบญชา

การเรงรดงานดานสารบรรณทวไป ใหดาเนนการดงน ๑. เพอใหงานราชการดาเนนไปดวยความรวดเรว หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา ควรจะตองรบดาเนนการใหเสรจเรยบรอยไปโดยเรว และหากจะตองตอบใหทราบกใหตอบใหผถามทราบโดยเรว ตามกาหนดระยะเวลาทกาหนดไว สาหรบการปฏบตราชการของสวนราชการนน

๒. หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา เมอถงบคคลใดบคคลหนงนน ตองพจารณา เสนอความคดเหนในทนท ใหเสรจในวนนน หรออยางชาในวนรงขน

๓. งานทประทบตราคาวา ดวนทสด ดวนมาก ดวน ใหรบดาเนนการใหเสรจโดย ทนท สาหรบงานทมกาหนดการเวลา ใหเรงดาเนนการใหแลวเสรจภายในกาหนดเวลา

๔. สาหรบงานทงปวง ถาเปนงานทมปญหา ใหแจงใหเจาของเรองทถาม ทราบถง ปญหาชนหนงกอน

- ๑๗ – การตรวจสอบเพอเรงรดงาน ใหมการตรวจสอบงานสารบรรณเพอดาเนนการเรงรดเปนงวด ๆ โดยแบงเปน ๓ งวด คอ ประจาสปดาห ประจาเดอน และประจาป ดงน

๑. การเรงรดประจาสปดาห จะตองพจารณาวางานทผานมาในสปดาหหนง งานเสรจ เรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาแฟมเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางมมากนอยเพยงใด ตดคางอยทใด แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยรวดเรวดวยวาจาหรอหนงสอ

๒. การเรงรดประจาเดอน ใหพจารณาวางานทรบเขามาแตละเดอนดาเนนการเสรจ เรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาระบบเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางตดอยทใด และไดดาเนนการไปแลวเพยงไร แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยเรว การเตอนเมอเหนลาชา ใหเตอนเปนหนงสอ

๓. การเรงรดประจาป ใหปฏบตเชนเดยวกบการเรงรดประจาเดอน แตใหพจารณาวา หนงสอทเกบไวนนจะตองไดรบการทาลายตามระเบยบทกาหนดไวหรอไมอกดวย

๔. งานทเปนเรองเรงดวนเปนกรณพเศษ ใหมการเตอนเรงรดเปนพเศษ ไมตอง คานงถงเวลาทกาหนดไว

การเขยนหนงสอราชการ การเขยนหนงสอราชการเปนหวใจสาคญของการปฏบตราชการของงานสารบรรณ การเขยนหนงสอราชการ หรอการเขยนหนงสอโตตอบในการทางาน จะเขยนอยางไรใหดด ใหเกดความเขาใจ และสามารถสอสารถงความตองการของผสงสารและผรบสารใหเขาใจตรงกน และปฏบตไดอยางรวดเรว การปรบเปลยนองคกรตาง ๆ ในการปฏรประบบราชการ การเขยนหนงสอเพอความหมายให เขาใจตรงกนเปนสงสาคญยง เพราะชวยใหประหยดเวลา และปฏบตงานไดตรงจดประสงค การเขยนหนงสอโตตอบมไดมความหมายเพยงตวหนงสอ และเอกสารนน หากยงบงถงประสทธภาพในการทางานของบคลากรและองคกรนน ๆ ดวย ดงนน จงจาเปนตองเขยนใหด เพอเปนภาพลกษณขององคกรตอไป ในการเขยนหนงสอราชการและหนงสอโตตอบทวไป ผเขยนจะตองมความรทงทางทฤษฎและปฏบตจนเกดความชานาญ จงสามารถเขยนไดด การเขยนหนงสอทด มความสาคญและมประโยชนทงตอตนเองและหนวยงาน ดงน

๑. สอความหมายไดถกตอง ตรงประเดน ผเขยนและผอานเขาใจตรงกน ๒. สรางความเขาใจ สรางมนษยสมพนธทดตอกน ทาใหเกดบรรยายกาศทดในองคกร ๓. ประหยดเวลา ในการตความหรอตรวจสอบขอมล ไมตองสอบถามหรอเขยนใหม

ซงสนเปลองเวลา และงบประมาณของหนวยงานเปนอยางมาก ๔. งายแกการปฏบต ผรบสามารถปฏบตในแนวทางหรอมาตรฐานเดยวกน ไมลกลนกน

๕. ทาใหงานประสบความสาเรจตามความมงหมาย เปนผลดแกทางราชการ ซงสงผล ถงประเทศชาตดวย

หนงสอราชการทด คอ หนงสอทผรบอานแลวเขาใจความหมายสามารถปฏบตตรงตามวตถประสงค และบงเกดผลดตอทางราชการ หนงสอราชการทด ตองคานงถงสงตาง ๆ ตอไปน

๑. เขยนใหเขาใจงาย หมายถง ตองเขยนใหชดเจน กระจาง ไมคลมเครอ หรอแปล ความหมายไดหลายอยาง

๒. เขยนใหเขาใจตรงกน หมายถง เขยนแลวผรบหนงสออานเขาใจถกตองตรงกนท ผเขยนตองการ ไมเขาใจไปเปนอยางอน ไมตองเสยเวลาสอบถามกน

๓. เขยนใหตรงเปา หมายถง เขยนแลวผรบหนงสออานเขาใจถกตองกนกบทผเขยน ตองการ

- ๑๘ –

๔. เขยนใหเกดผลด หมายถง ผรบอานแลวเกดความรสกไปในทางทด เปนมตร พรอมทจะดาเนนการใหอยางเตมใจ

หลกในการเขยนหนงสอราชการทด ผเขยนตองคานงถงสงตาง ๆ ตอไปน ๑. จะเขยนเรองอะไร ถาการเขยนหนงสอราชการผเขยนเขาใจวาจะเขยนเรองอะไร

กสามารถจดลาดบของเรองไดอยางถกตอง มเนอหาสาระครบถวน และทสาคญจะชวยใหสามารถตงชอเรองของหนงสอไดอยางถกตอง กระชบ และชดเจน

๒. จะเขยนถงใคร การทผเขยนรวาจะเขยนถงใครกจะสามารถใชถอยคาใหเหมาะสม และถกตอง เหมาะกบฐานะของผรบหนงสอ กาละเทสะ โดยเฉพาะอยางยงการใชคาขนตน คานาหนา และคาลงทาย รวมถงสรรพนาม ไดอยางเหมาะสมและถกตอง

๓. จะเขยนทาไม การทผเขยนจะรวาเขยนทาไม ทาใหสามารถเขยนไดบรรล เปาประสงคทตองการ และทาใหผรบหนงสอเขาใจความตองการ สามารถดาเนนการไดอยางถกตองตามเปาหมาย เชนจะเขยนเพอใหพจารณา เพอทราบ เพอใหดาเนนการตอไป หรอเพอขออนมตและขออนญาต เปนตน

๔. จะเขยนอยางไร ดงนนการทผเขยนหนงสอราชการใหไดด มประสทธภาพ จะตองมคณสมบตพเศษ ดงน

๑. มความรถงระเบยบงานสารบรรณทด ๒. มความรและสามารถใชภาษาไทยไดถกตองเปนอยางด ๓. รจดใชพจนานกรม ๔. ยอความเกง ๕. ร เขาใจ และสามารถใชสานวนราชการไดถกตอง และเหมาะสม ๖. เขยนภาษาราชการเปนและถกตอง ๗. เขยนไดถกตามชนดของหนงสอราชการ ซงกหมายถงจะตองมความรเรองระเบย

งานสารบรรณเปนอยางดนนเอง ๘. เขยนไดถกตอง เหมาะสม เปนแบบอยางทด ๙. มความละเอยดรอบคอบ มความจาด

หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการ ผเขยนหนงสอตดตอราชการ ทจะเขยนใหดไดนน จะตองรจดโครงสรางของหนงสอราชการวามโครงสรางอยางไรบาง

โครงสรางของหนงสอราชการ ม ๔ สวน ดงน ๑. สวนหวหนงสอ หรอหวเรอง ประกอบดวย ชอเรอง และคาขนตน ซงจะตอง

เขยนใหถกตองตามฐานะของผรบหนงสอ เรมตงแต ท สวนราชการ วนท เรยน เรอง อางถง ไปจนถงสงทสงมาดวย

การเขยนขอความในสวนของหวเรอง หนงสอภายนอก จะมตราครฑอยกลางหนา บางครงจะเรยกวาหนงสอตราครฑ

บรรทดแรกดานขวาเปนชอและทอยของกระทรวง ทบวง กรม ทออกหนงสอ (เจาของหนงสอ) ดานซายตรงกบทอยเปนเลขทหนงสอ (เจาของเรอง) กลางใตครฑเปนวนท ดานซายถดจากวนทเปนเรอง เรยน อางถง และสงทสงมาดวย ตามลาดบถาม

- ๑๙ – หนงสอภายในและบนทกขอความ จะใชกระดาษบนทกขอความ การเขยนหนวยงานจะตองสอดคลองกบตาแหนงผลงนามซงเปนเจาของหนงสอ กลาวคอผใดลงนาม ชอหนวยงานนนจะอยลาดบตน สวนเจาของเรองทเปนสวนราชการระดบรองจะอยระดบหลง ตอดวยหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรองนน หลกสาคญของหนงสอภายในและบนทกขอความ ผใดลงนาม หนวยงานของผนนจะอยลาดบแรกเสมอ ถาเจาของหนงสอหรอเจาของเรองเปนคนเดยวกน กเขยนเพยงหนวยงานเดยว ตวอยางเชน ภาควชาฟสกสตองการเขยนบนทกขอความในการขอใชรถบสของมหาวทยาลย แบบบนทกขอความในสวนนจะเปนดงน หนงสอทจะสงออกไปยงหนวยงานคณบดจะตองเปนผลงนาม โดยมภาควชาฟสกสเปนเจาของเรอง ดงนนสวนหวของเรองจะเปนดงน (ตวอยางอยในภาคผนวก ๑๒) ในกรณทคณะวทยาศาสตรจะเปนผขอใชรถบสของมหาวทยาลยเอง กลาวคอเจาของหนงสอและเจาของเรองเปนคนคนเดยวกน กเขยนเพยงหนวยงานเดยว ดงน (ตวอยางอยในภาคผนวก ๑๓)

การเขยนวนท การเขยนวนทจะไมใชคาวา วนท เดอน และ พ.ศ. เชน ๙ กมภาพนธ ๒๕๕๗ การลงวนทควรลงภายหลงจากลงนามแลว และควรเปนวนทสงหนงสอออก มใชลงวนทแลว อกหนงสปดาหจงสงออก ซงจะทาใหเกดความลาชา เสยหายแกทางราชการ หรอเสยประโยชนแกผรบ เชนในกรณแจงการใหทนการศกษา แตผรบไดรบหลงหมดเขตรบสมครแลว เปนตน ดงนนสวนมากวนทจะวางเวนไว จนกวาทานคณบดลงนาม สารบรรณจงจะใสวนทพรอมออกเลขทหนงสอสงออก การเขยนเรอง (หมายถงการตงชอเรองของหนงสอฉบบนน) การเขยนเรอง เปนสงสาคญทจะทาใหผรบเขาใจความประสงคและเนอหาสงเขปโดยทนท “เรอง” จงเปนการยอความทสนทสดแตกนความมากทสด การตงเรองทดจะประหยดเวลาของผอานอยางมาก โดยเฉพาะผบงคบบญชาทตองพจารณาหนงสอจานวนมากในแตละวน มกปรากฏเสมอวา “เรอง” กบเนอหาและจดประสงคของหนงสอไมตรงกน ทาใหตองอานทวนหลายครง หรออาจปฏบตผดจากความประสงคของหนงสอได เราจงแบงประเภทของเรองออกเปน ๒ ประเภท คอ ๑.เรองทขนตนดวยคากรยา การขนตนดวยคากรยา จะทาใหเหนพฤตกรรมท ชดเจน เชน ใชคาวา “สง” “ขอให” “แจง” “ขออนมต” “ชแจง” “ขอหารอ” “ตอบขอหารอ” เชน มหาวทยาลยขอใหคณะวทยาศาสตรสงรายชอคณะกรรมการดาเนนงานพระราชทานปรญญาบตร และปรญญากตตมศกด ประจาปการศกษา ๒๕๕๖ เราจะตงชอเรองวา “ขอสงรายชอคณะกรรมการ ดาเนนงานพระราชทานปรญญาบตร และปรญญากตตมศกด ประจาปการศกษา ๒๕๕๖

๒. เรองทขนตนดวยคานาม การขนตนดวยคานาม มกไมชดเจนเทาคากรยา แต บางเรองกจาเปนตองใชคานาม มดงน

๒.๑ เรองกวาง หรอมหลายประเดน ในกรณทเนอความในหนงสอเปนเรองทกวาง หรอมหลายประเดน ไมสามารถหาคากรยาคาใดทครอบคลมได จาเปนตองใชคานามซงเปนคากวาง ๆ เชน การปรบอตราเงนเดอนขาราชการและลกจาง เปนตน ๒.๒ เรองทเปนหนงสอตอเนอง หากเปนเรองบนทกตอเนอง ในฉบบเดยวกน จะตองใชเรองเดม ในกรณทเปนหนงสอโตตอบเดยวกนอยางตอเนอง ระเบยบสานกนายกรฐมนตร กาหนดใหใชชอเรองของหนงสอฉบบเดม จดประสงคกเพอใหเกบเรอง หรอคนหาเรองอางองไดงาย

- ๒๐ – ดงนนหากเรองเดมขนตนดวยคานาม กสามารถใชคานามในเรองตอไปดวย แตในกรณทเรองเดมขนตนดวยกรยาบางคา หนงสอโตตอบจะใชคาเดมไมได เชน ขออนญาต ขออนมต ขอเชญ เหลานจะตอบดวยเรองเดยวกนไมได เพราะจะไมเขาใจกนวาใครเปนฝายขอ ใครเปนฝายให ในกรณนสามารถตงชอเรองได ๒ วธ คอ

๒.๒.๑ เตมคาวา “การ” ขางหนาคากรยาทขอมานนใหกลายเปนคานาม เชน การขออนมต เปนตน

๒.๒.๒ ตดคาวา “ขอ” ออก เชน อนญาตใหขาราชการมาเปนวทยากร เปนตน

๒.๓ เรองทไมพงประสงค ในกรณทเปนเรองไมพงประสงค เชน หนงสอตาหน ปฏเสธ ทวงหน หรอแจงวาทคาดวาผรบจะไมสบายใจ ควรใชเรองทขนตนดวยคานาม เพอใหเปนเรองทกวาง ๆ ไมเฉพาะเจาะจง เชน การขออนมตไปศกษาดงานตางประเทศ (กรณไมอนมต) เปนตน

ลกษณะของเรองทด ๑. เปนวล หรอประโยคสน ๆ เรองควรเปนวล หรอประโยคสน ๆ ทงนควรมความยาวไมเกน ๑ บรรทด หากมความจาเปนจรง ๆ กอนโลมไดอก ๑ บรรทด หรอใชไปยาลนอย กรณทเปนคายาวมากกได ๒. ใชภาษางายและชดเจน เรองควรใชภาษาทอานแลวเขาใจไดทนท ไมตองตความ และมความหมายเพยงอยางเดยว ไมคลมเครอหรอตความเปนอยางอนได ๓. ตรงประเดน และตรงกบสวนสรป เรองควรเขาใจไดทนทวาผเขยนมจดประสงคอยางไร เนอหาสงเขปคออะไร เรองจะตองสอดคลองกบเนอหา และตรงกบสวนสรปทายหนงสอดวย ๔. เรองตองไมซากบเรองอน เรองแตละฉบบไมควรซากน ควรมความแตกตางกนบาง เพอแยกหนงสอแตละฉบบได เชนหนงสอเชญประชม ตองระบวาประชมเรองอะไร เพราะถาเขยนเชญประชมอยางเดยวจะซากน ๕. สภาพ เหมาะสม และรกษานาใจผรบ ในกรณทเปรเรองไมพงประสงค เชนแจงขาวราย ทวงหน ปฏเสธคาขอ ควรเลอกใชคาสภาพ เหมาะสม และรกษานาใจผรบ

การเขยนคาขนตน การเขยนคาขนตนตองเขยน เรยน กราบเรยน ใหถกตอง หนงสอราชการภายนอก หนงสอราชการภายใน และบนทก ควรใชคาวา เรยน กราบเรยน ใหถกตองตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร ซงม ๑๔ ตาแหนงเทานนทใชคาวา “กราบเรยน” และไมควรใชคาวา ทาน หรอ ฯพณฯ นาหนาตาแหนง ในการใชกราบเรยน ใหคานงถงตาแหนงของผรบเปนสาคญ ทงนการใชเรยน หรอกราบเรยน ตองสอดคลองกบคาลงทาย กลาวคอ เรยน ใชคาลงทาย “ขอแสดงความนบถอ” กราบเรยน ใชคาลงทาย “ขอแสดงความนบถออยางยง” ในกรณเขยนบนทกเสนอผบงคบบญชาระดบสง ทตองผานผบงคบบญชาระดบตน จะใชคาวา ผาน เชน เรยนคณบดคณะวทยาศาสตร ผานรองคณบดฝายวจยและวเทศสมพนธ ในกรณทผบงคบบญชาระดบตนจะตองลงนามทายหนงสอ เปนการผานเรอง

- ๒๑ – สรรพนาม คาขนตน และคาลงทาย

๑. พระภกษสงฆทวไป คาขนตน นมสการ สรรพนาม ทาน ผม กระผม ดฉน คาลงทาย ขอนมสการดวยความเคารพ

๒. บคคลธรรมดา บคคลทวไปใชคาขนตนและคาลงทายวา เรยน – ขอแสดงความนบถอ สวนบคคลทตองใชคาวา กราบเรยน – ขอแสดงความนบถออยางยง ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ (ภาคผนวก) ม ๗ ตาแหนง ไดแก

๑. ประธานองคมนตร ๒. นายกรฐมนตร ๓. ประธานรฐสภา ๔. ประธานสภาผแทนราษฏร ๕. ประธานวฒสภา ๖. ประธานศาลฎกา ๗. รฐบรษ

นอกจากนยงมบคคลทคองใช กราบเรยน – ขอแสดงความนบถออยางนยง อก ๗ ตาแหนง ตามระเบยบนายกรฐมนตร ท นร ๑๓๐๕/ว ๕๒๓๙ ลงวนท ๗ กรกฎาคม ๒๕๕๑ ดงน

๑. ประธานศาลรฐธรรมนญ ๒. ประธานปกครองสงสด ๓. ประธานกรรมการเลอกตง ๔. ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต ๕. ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต ๖. ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน ๗. ผตรวจแผนดนของรฐสภา

๑.๒ การเขยนชอและตาแหนงใหถกตอง การเขยนถงหนวยงาน มกจะเขยนถง ตาแหนงผรบ เชน อธการบด คณบด ผอานวยการ เปนตน บางแหงมตาแหนงเฉพาะทแตกตางจากทอน กตองใชใหถกตอง การใชชอตาแหนงและชอบคคล ตองตรวจสอบใหถกตอง ถาเปนบคคลทวไป ควรใช นาย นาง นางสาว ไมควรใช “คณ” เพราะเปนตาแหนงโปรดเกลาฯ แกขาราชการ สตรทเปนคณหญง แตมไดสมรส ตาแหนงบคคลตองเปนตาแหนงปจจบนเสมอ

การใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนา ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยการใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนานาม พ.ศ. ๒๕๓๖ โดยทกฎหมายวาดวยสถาบนอดมศกษาแตละแหงกาหนดสทธและวธปฏบตในการใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนานามไวลกลนเปนแตกตางกน จงสมควรวางระเบยบราชการในเรองนเพอประโยชนแกงานสารบรรณ และความเปนระเบยบแบบแผนเดยวกน ตลอดจนเปนการยกยองเชดชเกยรตของผดารงตาแหนงทางวชาการ อาศยอานาจตามมาตรา ๑๑ (๘) แหงพระราชบญญตบรหารราชการแผนดน พ.ศ. ๒๕๓๔ นายกรฐมนตรโดยความเหนชอบของคณะรฐมนตร จงวางระเบยบไว ดงตอไปน

- ๒๒ – ขอ ๑ ระเบยบทเรยกวา “ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนานาม พ.ศ. ๒๕๓๖” ขอ ๒ ระเบยบนใชบงคบนบตงแตบดนเปนตนไป ขอ ๓ บรรดาระเบยบ ขอบงคบ และคาสงอนใด ในสวนทกาหนดไวแลวในระเบยบน หรอซงขดหรอแยงกบระเบยบน ใหใชระเบยบนแทน ขอ ๔ ในระเบยบน “งานสารบรรณ” หมายความวา งานสารบรรณตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ “ตาแหนงทางวชาการ” หมายความวา ตาแหนง ศาสตราจารย รองศาสตราจารย หรอผชวยศาสตราจารย ซงไดรบแตงตงตามกฎหมายวาดวยสถาบนอดมศกษา ไมวาเปนตาแหนงทางวชาการประจา ตาแหนงทางวชาการพเศษ ตาแหนงทางวชาการเกยรตคณหรอเรยกชออยางอนในลกษณะเดยวกน “ผดารงตาแหนงทางวชาการ” หมายความวา ผไดรบแตงตงใหดารงตาแหนงทางวชาการและยงคงดารงตาแหนงหรอมสทธใชตาแหนงนนตามกฎหมายหรอระเบยบของสถาบนอดมศกษา “สถาบนอดมศกษา” หมายความวา มหาวทยาลย วทยาลย สถาบน โรงเรยน หรอสถาบนการศกษาทใชชออยางอนของรฐบาลหรอเอกชน ซงเปดสอนในระดบปรญญา และมอานาจประสาทปรญญาแกผสาเรจการศกษา ขอ ๕ ใหผดารงตาแหนงทางวชาการมสทธใชตาแหนงทางวชาการทไดรบเปนคานา หนานามไดในการลงชอหนงสอ เอกสาร งานสารบรรณ หรอการเรยกขานใด ๆ เสมอนยศหรอคานาหนานามอยางอน ขอ ๖ ในกรณทผดารงตาแหนงทางวชาการมสทธใชคานาหนานามอยางอนดวยใหเรยกตามลาดบกอนหลง ดงน ๖.๑ ตาแหนงทางวชาการ ๖.๒ ยศ ๖.๓ บรรดาศกด ฐานนดรศกด หรอคานาหนานามสตรทไดรบพระราขทาน เครองราชอสรยาภรณและมสทธใชคานาหนานามนนตามกฎหมาย ระเบยบประกาศทางราชการ ขอ ๗ ผดารงตาแหนงทางวชาการจะใชตาแหนงทางววชาการใตชอหรอตอทายชอกได ในกรณดารงตาแหนงทางบรหารหรอตาแหนงอนดวย ผดารวงตาแหนงทางวชาการ จะใชตาแหนงทางวชาการและตาแหนงทางบรหารหรอตาแหนงอนใตชอหรอตอทายชอพรอมกนได ขอ ๘ ในกรณผใดใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนา ผนนไมสมควรใชคาวา “นาย” “นาง” “นางสาว” เปนคานาหนานามพรอมกบตาแหนงทางวชาการ ขอ ๙ ภายในบงคบแหงกฎหมายหรอระเบยบวาดวยสถาบนอดมศกษาแตละแหง การใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหนาอาจใชอกษรยอได ๙.๑ ศาสตราจารย ศาสตราจารยพเศษ ศาสตราจารยเกยรตคณ หรอทเรยกชออยางอน ในลกษณะเดยวกน ใชอกษรยอ ศ. ๙.๒ รองศาสตราจารย รองศาสตราจารยพเศษ ใชอกษรยอ รศ.

- ๒๓ - ๙.๓ ผชวยศาสตราจารย ผชวยศาสตราจารยพเศษใชอกษรยอ ผศ. ขอ ๑๐ ในกรณทบคคลอนหรอทางราชการจะเรยกผดารงตาแหนงทางวชาการ จะใชตาแหนงทางวชาการตามระเบยบนหรอไมกไดตามทเหนสมควร ขอ ๑๑ ใหปลดสานกนายกรฐมนตรรกษาตามระเบยบน และใหมอานาจตความและวนจฉยปญหาเกยวกบการปฏบตตามระเบยบน

การเขยนอางถง การอางถงสวนใหญเปนการอางถงหนงสอของฝายใดฝายหนง หากมหลายฉบบใหอางถงฉบบสดทาย โดยอางชอหนวยงาน เลขทหนงสอ และวนท นอกจากนอาจอางถงระเบยบคาสง มตทประชม หนงสอภายนอกอางถงจะปรากฏดานบนซายมอถดจากเรยน แตในหนงสอภายในและหนงสอบนทกขอความ การอางถงจะไมปรากฏทหวหนงสอ แตในอยในเนอความสวนแรกของหนงสอ เชน ตามหนงสอศนยพฒนาสภาพกายภาพฯ ท ศธ ๐๕๑๙.๑.๑๕(๑๖)/๔๓๓ ลงวนท ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ ในการเขยนอางถงไมวาจะเปนหนงสอภายในหรอภายนอก ไมตองมคาวา เรอง เพราะตองสรปเรองทงหมด มใชลอกเฉพาะชอเรองเทานน (ตวอยางแสดงในภาคผนวก ๑๔)

การเขยนสงทสงมาดวย ในการเขยนจะตองระบใหชดเจนวาเปนเอกสารหรอสงอนใด ทตองสงพรอมกบหนงสอฉบบนน ถาเปนเอกสาร กตองระบประเภทวาเปนเอกสารใด หรอสงของประเภทใด จานวนเทาใด เชน รายละเอยดโครงการ จานวน ๓ แผน วารสารคณะวทยาศาสตร จานวน ๓ เลม ไมควรเขยนเอกสารเพราะไมชดเจนวาเปนเอกสารใด สาหรบจานวนเอกสาร ควรใชจานวนแผน ถาใชคาวาฉบบจะไมชดเจนวามจานวนเทาใด หนงสอภายในและบนทกขอความ จะไมมคาวาสงทสงมาดวย ในสวนหวของหนงสอ แตจะอยในเนอความ โดยใชคาวา “รายละเอยดตามเอกสารดงแนบ” หากมชอเอกสาร ควรระบใหชดเจน เชน กาหนดการดงเอกสารแนบ รายละเอยดโครงการดงแนบ สงทสงมาดวยในหนงสอภายนอกและเอกสารแนบในหนงสอภายในหรอบนทกขอความ ถามหลายฉบบใหใสหมายเลขดวย เชน รายละเอยดตามสงทสงมาดวย (๑) รายละเอยดตามเอกสารแนบ (๒) การกลาวถงสงทสงมาดวย หรอเอกสารแนบ ตองใหตรงกบเนอความในหนงสอสวนนน ๆ เสมอ (ตวอยางแสดงในภาคผนวก ๑๕)

๒. การเขยนในสวนนา หรอในสวนเหตทมหนงสอไปถง การเขยนหนงสอใด ๆ กตาม ควรมการกลาวนาเสมอ สวนนาของหนงสอโตตอบไดแกสวนทเปนทมาของเรอง เหตทตองเขยนหนงสอฉบบนน หรอเปนการเทาความหนงสอทมมาถง คาขนตนสวนนามกม ๒ กลม คอ “ดวย” “เนองดวย” “เนองจาก” หรอ “ตาม” “ตามท” “อนสนธ” หรออาจไมขนตนเลยกได ดงน - การใชคาวา “ดวย” “เนองดวย” “เนองจาก” คาในกลมนใชสาหรบหนงสอทยงไมเคยมการโตตอบกนมากอน เปนการกลาวถงสาเหตทเขยนหนงสอฉบบน เชน กลาวถงเหตการณทเกดขน การประชมทจดขน ดงน “ดวยคณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ ตระหนก ถงความสาคญของการเขยนหนงสอราชการทด จงไดจดโครงการฝกอบรมเทคนคการเขยนหนงสอราชการขน สาหรบบคลากรสายสนบสนนวชาการ คณะวทยาศาสตร จานวน ๓๐ คน ในวนท ๑๕ – ๑๖ มกราคม ๒๕๕๗ ณ หองประชม ๑๙ – ๕๐๑ อาคาร ๑๙ คณะวทยาศาสตร

- ๒๔ - (รายละเอยดโครงการตามเอกสารดงแนบ)” หรอ “เนองดวยปจจบนเทคโนโลยสอสารเจรญกาวหนาไปอยางรวดเรว การสอความเขาใจใหชดเจนและรวดเรวทนสถานการณเปนสงทจาเปน คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ ตระหนกถงความสาคญดงกลาว จงไดจดโครงการประชมเชงปฏบตการ เรอง เทคนคการเขยนหนงสอโตตอบ ขน สาหรบบคลากรสายสนบสนนวชาการ จานวน ๓๐ คน ตงแตวนท ๑๕ – ๑๖ มกราคม ๒๕๕๗ ณ หองประชม ๑๙ – ๔๐๑/๑ อาคาร ๑๙ คณะวทยาศาสตร รายละเอยดโครงการตามเอกสารดงแนบ” เปนตน เทคนคสาคญของการเขยนหนงสอประเภทน ใชหลกการตอบตาถาม 5W 1H คอ ใคร ทาอะไร ทไหน เมอใด เหตใด อยางไร เปนตน - การใชคาวา “เนองจาก” มกใชในกรณทมสาเหตเกยวเนองเชอมโยงกนหรอเปนเรอง ทรจกกนอยทวไป เชน เนองจากปจจบนนประเทศไทยอยในสภาวะเศรษฐกจชะลอตว หนวยงานทงภาครฐและเอกชนจาเปนตองมมาตรการประหยดทรพยากรทกดาน มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ จงมมาตรการประหยดพลงงานเพอเปนตวอยางแกสวนราชการอน ๆ - การใชคาวา “ตาม” “ตามท” “อนสนธ” คาในกลมนใชสาหรบเทาความหนงสอทเคยมการสงถงกนมาแลว หรอเปนการกลาวถงเรองทเปนทรจกกนดอยแลว เชน “ตามหนงสอทอางถง สานกสงเสรมการศกษาและบรการสงคม ไดมอบจลสารสานกสงเสรมการศกษาและบรการสงคมไปใหคณะวทยาศาสตร จานวน ๔ ฉบบ นน” หรอ ตามหนงสอท ศธ ๐๕๑๙.๓๑/๔๙๓ ลงวนท ๑๙ ตลาคม ๒๕๕๕ วทยาลยนวตกรรมสอสารสงคมขอความอนเคราะหใชหองเรยนคณะวทยาศาสตรเพอใชในการเรยนการสอนในภาคเรยนท ๒ ปการศกษา ๒๕๕๕ นน เปนตน สวนคาวา “อนสนธ” มกใชในการอางถงคาสง กฎ ระเบยบ มต เชน อนสนธคาสง เมออางถงเรองราวจบทายขอความแลว จะตองมคาวา “นน” “ความละเอยดแจงแลวนน” เปนการลงทายเสมอ หลกในการใชกคอ หากเปนเรองทไมมรายละเอยดมา ใชคาวา “นน” หากขอความมาก แตสรปเพยงสน ๆ เพอมใหเยนเยอ ใชคาวา “ความละเอยดแจงแลวนน” ๓. สวนเนอหา หรอสวนขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป เปนการเขยนในสวนเนอหาของจดประสงคทมหนงสอไป (หรอยอหนาท ๒) เชน “คณะวทยาศาสตรพจารณาแลว เหนวาทานเปนผทรงคณวฒทมความร ความ เชยวชาญและประสบการณสงในเรองดงกลาว ดงนนเพอใหผเขารบการอบรมไดรบความรความเขาใจ ดยงขน จงขอเชญทานเปนวทยากรบรรยายในหวขอเรอง “การเขยนหนงสอราชการโตตอบทมประสทธภาพ” ในวนท ๑๕ ตลาคม ๒๕๕๕ ณ คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ เปนตน ๔. การเขยนขอความในสวนทายหนงสอ (สวนลงทาย) การเขยนสวนลง ทายควรเปนประโยคสน ๆ ไมควรมเนอหาสาคญอยในสวนนอก เนอหาทงหมดควรอยในสวนท ๒ สวน ลงทายควรเปนการสรป เนนยา หรอขอบคณ แลวแตกรณ และจะตองตรงกบเรองดวย เชน - ขออนญาตหรอขออนมต คาลงทาย ก. จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา ข. จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต (อนญาต) จะขอบคณยง - รายงานผลการปฏบตงาน ก. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ ข. จงเรยนมาเพอโปรดทราบและพจารณาดาเนนการ ตอไป - ขอความอนเคราะห ก. จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาใหความอนเคราะห จะขอบคณยง

- ๒๕ - สงทสาคญในการลงทายกคอ ไมจาเปนตองจงเรยนมาเพอโปรดทราบเสมอไป จะใชคานเฉพาะ ใหขอมลเพอทราบเทานน หากเปนเรองอน ตองลงทายใหสอดคลองกบเรองทตองการ เชน เชญวทยากร ในยอหนาท ๒ อาจใชคาวา คณะวทยาศาสตรหวงเปนอยางยงวาจะไดรบความอนเคราะหจากทาน ขอขอบคณมา ณ โอกาสนกได สาหรบการลงทายดวยการขอบคณนน ควรเลอกใชใหเหมาะสมกบผรบ ดงน - ระดบเสมอกน หรอใตบงคบบญชา ใชคาวา ขอขอบคณ หรอขอบคณมาก - ระดบสงกวา ใชคาวา จะขอบคณยง - ระดบทขนตนวา กราบเรยน ควรใชคาวา จะเปนพระคณยง

หลกในการเขยนหนงสอทด เมอไดเรยนรถงโครงสรางของหนงสอแลว ขนตอนของการเขยนหนงสอกเปนขนตอนทสาคญ อกขนตอนหนง ซงการทจะเขยนหนงสอราชการใหดไดนน แตละคนอาจมหลกในการเขยนทแตกตางกนออกไป หลก 5C เปนหลกทนยมใชกนทวไป มรายละเอยดดงน

๑. Correct ความถกตอง ซงเปนเรองทมความสาคญและเปนอยางมากในการสอสาร หรอ ในการเขยนหนงสอ ความถกตองทจะตองตรวจสอบหรอใชเปนหลกในการเขยน ไดแกรปแบบตามระเบยบ สานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ทเปนเครองกาหนดรปแบบทงปวงของประเภทหนงสอราชการของ คาขนตน คาลงทายของการใชถอยคาภาษาราชาศพททงปวง หนงสอราชการจะตองเขยนโดยยดหลกความ ถกตองในเรองของรปแบบตามระเบยบงานสารบรรณ

๒. Clear คอความชดเจน ซงเปนเรองทชวยใหกระบวนการในการสอความหมาย เปนไปอยางราบรน ความชดเจนนนพจารณาไดจากการเขยนหนงสอใหอานแลวเขาใจงาย หรอรบรไดโดยตลอด อานแลวไมสงสย ไมตองตความวาอาจจะเปนเชนนน หรออาจจะเปนเชนน ซงความชดเจนนคอความชดเจนในถอยคาภาษา

๓. Confirm คอการยนยนในสงทเขยน การเขยนหนงสอนน นอกจากจะตองเขยน ดวยความถกตอง และความชดเจน ยงจะตองเขยนดวยความรดกม ซงสามารถยนยนในสงทเขยนไดทง ในแงของขอมล หรอขอเทจจรง รวมทงการอางองกฎหมาย กฎ ระเบยบ ขอบงคบ มตหรอหนงสอเวยนกาหนดแนวทางในการปฏบตใดกตาม ความรดกมทเปนหลกสาคญของการเขยนหนงสอราชการน มความหมายรวมถงการเขยนหนงสอทอานแลวไมตองตความ หากแตจะตองเขยนใหเขาใจไดโดยความเรยบงายและไมมแงมมใหพจารณาเปนอยางอน ในลกษณะอาจเปนอยางนน หรออาจจะเปนอยางน ซงจะทาใหการสอความหมายเบยงเบนออกไปได

๔. Concise คอความสน ความกระชบ ความกะทดรด อนไดแกการเขยนหนงสอ โดยไมใชถอยคาฟมเฟอย ไมวกวน ไมซาซาก ไมใชถอยคาซากนในทใกลกน ตองเขยนหนงสอในลกษณะสรปความ คอนาเสนอสวนทเปนขอมลและเปนสาระสาคญใหผอานเขาใจไดในความกระชบหรอ ความกะทดรดนน ไมควรเขยนหนงสอราชการในลกษณะขยายความโดยไมจาเปนเพราะจะทาใหหนงสอราชการนนไมนาอาน ดงตวอยางขอความตอไปน

- ๒๖ - “ในการนคณะวทยาศาสตรจงขออนมตใชรถ ๖ ลอของมหาวทยาลย จานวน ๑ คน และพนกงานขบรถยนตเพอนานสตสาขาวชาดงกลาว เขารวมโครงการกฬาโคโลนเกมส ครงท ๙ ในวนทวนท ๒๖ – ๒๘ ตลาคม ๒๕๕๕ ณ มหาวทยาลยเกษตรศาสตร และขอใหรถออกจาก มหาวทยาลยเวลา ๐๘.๐๐ น. และกลบถงมหาวทยาลยเวลา ๑๖.๐๐ น. และภาควชาชววทยา จะเปนผรบผดชอบในการเดนทางครงน” ในขอความนจะมขอความซากนในทใกลเคยงกน เราอาจจะเปลยนขอความไดดงน “ในการนคณะวทยาศาสตรจงขออนมตใชรถ ๖ ลอของมหาวทยาลย จานวน ๑ คน พรอมพนกงานขบรถยนตเพอนานสตสาขาวชาดงกลาว เขารวมโครงการกฬาโคโลนเกมส ครงท ๙ ในวนทวนท ๒๖ – ๒๘ ตลาคม ๒๕๕๕ ณ มหาวทยาลยเกษตรศาสตร โดยขอใหรถออกจาก มหาวทยาลยเวลา ๐๘.๐๐ น. และกลบถงมหาวทยาลยเวลา ๑๖.๐๐ น. ทงนภาควชาชววทยา จะเปนผรบผดชอบในการเดนทางครงน”

๕. Convince คอการโนมนาวหรอการโนมนา ซงเปนเรองจาเปนมากโดยเฉพาะอยาง ยงในการเขยนหนงสอเพอขอความชวยเหลอ ขอความรวมมอ หรอขอความอนเคราะหจากผอน หรอจากหนวยงานอน การโนมนาวทวาน ผเขยนมความคดอยวานอกจากจะตองประกอบดวยการใชภาษาทด ทสภาพ เพอจะเดนทางไปใหถงจดหมายปลายทางแลว ยงตองมความจรงใจในการเขยนเปนองคประกอบหรอเปนปจจยทสาคญอกดวย ตวอยางเชน การเขยนหนงสอเชญบคคลภายนอกเปนวทยากร จะตองเขยนโนมนาวถงความสาคญในการเชญทานเปนวทยากร ดงตวอยางตอไปน “ดวยคณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ กาหนดใหจดโครงการประชมสมมนาจดทา รายงานการประเมนตนเองสาหรบผลการดาเนนงานของคณะวทยาศาสตร ประจาปการศกษา ๒๕๕๓ โดยมวตถประสงคเพอดาเนนการจดทารายงานการประเมนตนเอง สาหรบผลการปฏบตงานปการศกษา ๒๕๕๓ สะทอนภาพจรงของการดาเนนงานของคณะวทยาศาสตร และสามารถปรบปรง และเสรมความ แขงแกรงคณภาพการศกษาของคณะวทยาศาสตร โดยใชผลการวเคราะหจดออน – จดแขง รวมถงแนวทางแกปญหาในแตละมาตรฐานคณภาพจากรายงานการประเมนตนเอง

คณะวทยาศาสตรเหนวาทานเปนผทมความร ประสบการณและเชยวชาญเกยวกบเรอง ดงกลาวเปนอยางดยง ดงนนเพอเปนประโยชนแกคณาจารยและบคลากรคณะวทยาศาสตร จงขอเชญ ทานเปนวทยากรบรรยายในหวขอเรอง “การพฒนาคณะวทยาศาสตรสความเปนสากล” ตงแตวนท ๒๗ – ๒๘ พฤษภาคม ๒๕๕๔ ณ โรงแรมแคนทาร เบย จงหวดระยอง (รายละเอยดโครงการและ กาหนดการตามสงทสงมาดวย)”

ภาษาทใชในการราชการจะแตกตางจากภาษาทวไป สรปไดดงน ภาษาทวไป ภาษาราชการ ใคร ผใด ทไหน ทใด แบบไหน แบบใด อะไร สงใด, อนใด ไดไหม ไดหรอไม เมอไร เมอใด อยางไร เชนใด ประการใด ทาไม เพราะอะไร เหตใด เดยวน ขณะน บดน

- ๒๗ – ตองการ (มความ) ประสงค ชวย อนเคราะห ไมใช มใช ไมด มชอบ, ไมสมควร ไมได มได, หาไมได, มอาจ...ได ในเรองน ในการน, ในกรณน เรองนน เรอง (กรณ) ดงกลาว เหมอนกน เชนเดยวกน ขอเชญมา ขอเชญไป ยงไมไดทาเลย ยงไมไดดาเนนการแตอยางใด เสรจแลว เสรจแลว เรยบรอยแลว ขอเตอนวา ขอเรยนใหทราบวา ปญญาทบ, โง ขาดความรความเขาใจ ใชไมได, เลว ยงบกพรอง, ยงตองปรบปรง ขอใหดาเนนการ โปรนดพจารณาดาเนนการ โปรดอนมต โปรดพจารณาอนมต

สรป การเขยนหนงสอราชการเปนทงศาสตร และศลป ทางดานศาสตรคอการมหลกการในการเขยนทชดเจน การใชภาษาถกตองตามหลกการใชภาษา ใชใหเหมาะสมกบบคคลและโอกาส สวนทางดานศลป คอการใชภาษาใหมสานวนไพเราะ นมนวล จงควรศกษาและฝกใหเกดความชานาญ โดยในการใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการจะตองคานงถงการใชคา ไดแก การสะกดคา การใชคาเชอม การใชคาใหเหมาะสม การใชเครองหมาย นอกจากนยงตองใชประโยชนตามประเภทใหถกตอง มการยอหนา การใชเลขไทย และการใชภาษาราชการใหถกตอง จากทกลาวมา การเขยนหนงสอราชการเปนสงทสาคญและจาเปนในงานสารบรรณ เปนอยางมาก นอกจากนแลว การพมพหนงสอราชการใหถกตองตามรปแบบของระเบยบงานสารบรรณ กเปนปจจยทสาคญอกอยางหนงของงานสารบรรณ

รปแบบการพมพหนงสอราชการ ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2556 หนงสอสานกนายกรฐมนตรท นร ๐๑๐๖/ว ๒๐๑๙ คาอธบายการพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร ดงน การพมพหนงสอราชการภาษาไทย การจดทากระดาษตราครฑ และกระดาษบนทกขอความโดยใชโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร ใหจดทาใหถกตองตามแบบของกระดาษตราครฑ และแบบของกระดาษบนทกขอความ โดยเฉพาะสวนหวของแบบกระดาษบนทกขอความจะตองใชจดไขปลาแสดงเสนบนทกทเปนชองวางหลงคา และไมมเสนขดทบแบงสวนระหวางหวกระดาษบนทกขอความกบสวนทใชสาหรบจดทาขอความ

การตงคาโปรแกรมการพมพ ๑. การตงระยะของหนากระดาษขอบซาย ๓ ซ.ม. ขอบขวา ๒ ซ.ม. ๒. การตงระยะบรรทด ใหใชคาระยะบรรทดปกต คอ ๑ เทา หรอ Single ๓. การกนคาไมบรรทดระยะการพมพอยระหวาง ๐ – ๑๖ ซ.ม.

- ๒๘ – ขนาดของครฑ

๑. กระดาษตราครฑ หรอหนงสอภายนอก ตราครฑสง ๓ ซ.ม. สวนตราครฑของ บนทกขอความ หรอหนงสอภายใน ตราครฑสง ๑.๕ ซ.ม.

๒. การวางครฑใหวางหางจากขอบกระดาษบน ๑.๕ ซ.ม.

การพมพ ๑. หนงสอภายนอก

๑.๑ การพมพเรอง คาขนตน อางถง สงทสงมาดวย ใหมระยะบรรทดระหวาง กน เทากบระยะบรรทดปกต และพมพคากอนหนาอก ๖ พอยท (1 Enter + Before 6 pt) ๑.๒ การพมพขอความภาคเหต ภาคความประสงค และภาคสรป (หรอทกยอหนาของหนงสอ) ใหมระยะบรรทดระหวางขอความแตละภาคหางกนเทากบระยะปกต และเพมคากอนหนาอก ๖ พอยท (1Enter + Before 6 pt) ๑.๓ การยอหนาขอความภาคเหต ภาคความประสงค และภาคสรป ใหมระยะยอหนาตามคาไมบรรทด ระยะการพมพเทากบ ๒.๕ ซ.ม. ๑.๔ การพมพคาลงทายใหมระยะบรรทดหางจากบรรทดสดทายภาคสรปเทากบระยะบรรทดปกตและเพมคากอนอก ๑๒ พอยท (1 Enter + Before 12 pt) ๑.๕ การพมพชอเตมของเจาของหนงสอ ใหเวนบรรทดการพมพ ๓ บรรทด (4 Enter) จากคาลงทาย ๑.๖ การพมพสวนราชการของเจาของเรอง ใหเวนบรรทดการพมพ ๓ บรรทด จากตาแหนงของเจาของหนงสอ (4 Enter)

๒. หนงสอภายใน ๒.๑ สวนหวของแบบบนทกขอความกาหนดขนาดหวอกษรพมพ ดงน ๒.๑.๒ คาวาบนทกขอความ พมพอกษรตวหนา ขนาด ๒๙ พอยท และปรบคาระยะบรรทดจาก 1 เทา เปนคาแนนอน (Exactly) ๒.๑.๒ คาวาสวนราชการ วนท เรอง พมพตวอกษรหนาขนาด ๒๐ พอยท ๒.๒ การพมพคาขนตน (เรยน) ใหมระยะบรรทดหางจากเรองเทากบระยะบรรทดปกต และเพมคากอนหนาอก ๖ พอยท (1 enter + Before 6 pt) ๒.๓ การพมพขอความภาคเหต ภาคความประสงค และภาคสรป และการยอหนา ใหมระยะบรรทดระหวางขอความแตละภาคหรอยอหนาเทากบระยะบรรทดปกตและเพมคากอนหนา ๖ พอยท (1 enter + Before 6 pt) ๒.๔ การพมพชอเตมของเจาของหนงสอใหเวนระยะบรรทดการพมพ ๓ บรรทด จากภาคสรป (4 Enter) ๓. จานวนบรรทดในการพมพ หนงสอราชการในแตละหนาใหเปนไปตามความเหมาะสม กบจานวนขอความและความสวยงาม ๔. การพมพหนงสอราชการแบบอน ๆ ตามทระเบยบใหถอปฏบต ตามนยดงกลาวขางตนโดยอนโลม โดยคานงถงความเหมาะสมกบรปแบบหนงสอชนดนน

- ๒๙ -

หมายเหต กรณทมความจาเปนสวนราชการอาจปรบการพมพหนงสอราชการใหแตกตางจากนไดตามความเหมาะสมโดยใหคานงถงความสวยงามและรปแบบของหนงสอราชการเปนสาคญ

การพมพคาสงหรอประกาศ การจดพมพคาสงและประกาศยดหลกการพมพ ดงน ๑. ระหวางตวครฑกบขอความใหใชระยะบรรทด (1 enter + Before 6 pt) หรอปรบใหมความสวยงาม ๒. หวเรองใหใชคากงกลางสาหรบการจด และใหใชขดระหวางหวเรอง (คาสง/ประกาศ) ระยะพอประมาณ ๓. ระยะเสนกนกบภาคเหตใหใชระยะบรรทด (1 enter + Before 12 pt) ๔. การพมพขอความภาคเหต ภาคความประสงค ระยะการพมพ เทากบ ๒.๕ ซ.ม. และเพมคากอนหนาอก ๖ พอยท (1 enter + Before 6 pt) ๕. การพมพยอหนากอนยอหนาสดทาย (ทงนตงแตบดนเปนตนไป/จงประกาศใหทราบทวกน) ระยะการพมพยอหนาเทากบ ๒.๕ ซ.ม. เพมคากอนหนาอก ๖ พอยท (1 enter + Before 6 pt) ๖. การพมพยอหนาสดทาย (สง ณ วนท/ประกาศ ณ วนท) ใหตงคายอหนาเทากบ ๔ ซ.ม. และพมพคากอนหนาอก ๑๒ พอยท (1 enter + Before 12 pt)

ภาคผนวก

(ภาคผนวก ๑ แบบหนงสอภายนอก)

ชนความลบ (ถาม)

ชนความเรว (ถาม) ท ……………… (สวนราชการเจาของหนงสอ) (วน เดอน ป)

เรอง …………………………………………….

(คาขนตน)

อางถง (ถาม)

สงทสงมา ดวย (ถาม)

(ขอความ) …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………. ……………………………………………..……………………………….……….………………………………………………………………………..……………………….……………………………………………………………………………………..…….….…………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………….……………………………..……………………………………………………………….…………………………………………...………...

(คาลงทาย) (ลงชอ)

(พมพชอเตม) (ตาแหนง) (สวนราชการเจาของเรอง) โทร. ………………. โทรสาร …………… สาเนาสง (ถาม) ชนความลบ (ถาม)

(ภาคผนวก ๒ แบบหนงสอภายใน)

ชนความลบ (ถาม)

บนทกขอความ ชนความเรว (ถาม)

สวนราชการ ………………………………………………………………………………

ท………………………………………………วนท ……………………………………..

เรอง ………………………………………………………………………………………

(คาขนตน)

(ขอความ) …………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………..

(ลงชอ)

(พมพชอเตม) (ตาแหนง)

ชนความลบ (ถาม)

(ภาคผนวก ๓ แบบหนงสอประทบตรา)

ชนความลบ (ถาม)

ชนความเรว (ถาม) ท……………..

ถง……………

(ขอความ) …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………….….…………………………………………………………………………………………………………….….…………………………………………………………………………………………………………….….…………………………………………………………………………………………………………….….……………...…………………………………………………………………………………………………………...………………………………………………………………………………………………………………...……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………. (ชอสวนราชการทสงหนงสอออก) (ตราชอสวนราชการ) (วน เดอน ป) (ลงชอยอกากบตรา) (สวนราชการเจาของเรอง) (โทร. หรอทตง)

ชนความลบ (ถาม)

(ภาคผนวก ๔ แบบคาสง)

คาสง (ชอสวนราชการหรอตาแหนงของผมอานาจทออกคาสง) ท ……………./ (เลขปพทธศกราชทออกคาสง) เรอง ……………………….………………………………………………………………….. __________________________________

(ขอความ) …………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ทงน ตงแต ……………………………………………………………………………….

สง ณ วนท ………………………………….. พ.ศ .……………. (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ตาแหนง)

(ภาคผนวก ๕ แบบระเบยบ)

ตราครฑ

ระเบยบ (ชอสวนราชการทออกระเบยบ) วาดวย ………………………………………………….. (ฉบบท ……………. ถามเรองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ) พ.ศ. ………………………... ___________________________________ (ขอความ) ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบ และอางถงกฎหมายทใหอานาจออกระเบยบ (ถาม) ขอ ๑ ระเบยบนเรยกวา "ระเบยบ ………………….………..พ.ศ. ……………………… ขอ ๒ ระเบยบนใหใชตงแต ……………………………………………………. เปนตนไป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามระเบยบ (ถามการแบงเปนหมวด ใหนาขอผรกษาการตามระเบยบไปกาหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑) ………………………………………………………....………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนท …………………………………………. พ.ศ. ………………..

(ลงชอ)

(พมพชอเตม) (ตาแหนง)

(ภาคผนวก ๖ แบบขอบงคบ)

ตราครฑ

ขอบงคบ (ชอสวนราชการทออกระเบยบ) วาดวย ………………………………………………….. (ฉบบท ……………. ถามเรองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ) พ.ศ. ………………………... ___________________________________

(ขอความ) ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ และอางถงกฎหมายทใหอานาจออกระเบยบ (ถาม) ขอ ๑ ขอบงคบนเรยกวา "ขอบงคบ …………………………..พ.ศ. ……………………." ขอ ๒ ขอบงคบนใหใชตงแต …………………………………………………. เปนตนไป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามขอบงคบ (ถามการแบงเปนหมวด ใหนาขอผรกษาการไปกาหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑) ………………………………………………………..…………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนท …………………………………………. พ.ศ. ………………..

(ลงชอ) (พมพชอเตม) (ตาแหนง)

(ภาคผนวก ๗ แบบประกาศ)

ตราครฑ

ประกาศ (ชอสวนราชการทออกประกาศ) เรอง ………………………………………………….. ___________________________________ (ขอความ) …………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนท …………………………………………. พ.ศ. ………………..

(ลงชอ) (พมพชอเตม) (ตาแหนง)

(ภาคผนวก ๘ แบบแถลงการณ)

ตราครฑ

ประกาศ (ชอสวนราชการทออกประกาศ) เรอง ………………………………………………….. ฉบบท ………..………. (ถาม) ___________________________________

(ขอความ) …………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(สวนราชการทออกแถลงการณ) (วน เดอน ป)

(ภาคผนวก ๙ แบบขาว)

ตราครฑ ขาว (ชอสวนราชการทออกขาว) เรอง ………………………………………………….. ฉบบท ………..………. (ถาม) ___________________________________

(ขอความ) ………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(สวนราชการทออกขาว) (วน เดอน ป)

(ภาคผนวก ๑๐ แบบหนงสอรบรอง)

เลขท ……………… (สวนราชการเจาของหนงสอ)

(ขอความ) หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา (ระบชอบคคล นตบคคลหรอหนวยงาน ทจะใหการรบรองพรอมทงลงตาแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอความทรบรอง) …………….. …………..………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………..……………………………………………………..……………………………………………………………………………………………..………………..…………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………….…………………………………………………

ใหไว ณ วนท ………………………… พ.ศ. ………………..

(ลงชอ) (พมพชอเตม) (ตาแหนง) (สวนนใชสาหรบเรองสาคญ) รปถาย (ถาม) (ประทบตราชอสวนราชการ) (ลงชอผไดรบการรบรอง) (พมพชอเตม)

(ภาคผนวก ๑๑ แบบรายงานการประชม)

รายงานการประชม ……………………………… ครงท ………….. เมอ …………………………………… ณ ……………………………………. ผมาประชม ผไมมาประชม (ถาม) ผเขารวมประชม (ถาม) เรมประชมเวลา (ขอความ)…………..……………………………………………………………………………….……………….………………..………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………….………………………………………………………..………………………………………………………………………………………….………………………..……………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………… เลกประชมเวลา

…………………………………………………………

ผจดรายงานการประชม

(ภาคผนวก ๑๒ ตวอยางการเขยนในสวนหวเรองหนงสอภายใน ในกรณเจาของเรอง กบเจาของหนวยงานเปนคนละหนวยงานกน)

หนงสอทจะสงออกไปยงหนวยงานคณบดจะตองเปนผลงนาม โดยมภาควชาฟสกสเปนเจาของเรอง ดงนน สวนหวของเรองจะเปนดงน (ในกรณหนงสอคนละหนวยงาน)

บนทกขอความ สวนราชการ คณะวทยาศาสตร ภาควชาฟสกส โทร. ๑๘๑๖๓ .

ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๖/ วนท กมภาพนธ ๒๕๕๗

เรอง ขออนมตใชรถบสปรบอากาศของมหาวทยาลยพรอมพนกงานขบรถยนต .

เรยน ผอานวยการศนยพฒนาสภาพกายภาพ การจดการขนสงและความปลอดภย

ดวยภาควชาฟสกส คณะวทยาศาสตร จะจดโครงการพฒนาศกยภาพนสตทางวชาการ บาเพญประโยชน และทานบารงพระพทธศาสนา ประจาปงบประมาณ ๒๕๕๗ ในวนท ๑๒ กมภาพนธ ๒๕๕๗ ณ จงหวดชลบร

คณะวทยาศาสตรจงขออนมตใชรถบสปรบอากาศของมหาวทยาลย จานวน ๑ คน พรอม พนกงานขบรถยนต เพอรบ – สง คณาจารย และนสตภาควชาฟสกส จานวน ๕๐ คน เดนทางเขารวม โครงการในวนท ๑๒ กมภาพนธ ๒๕๕๗ โดยขอใหรถบสออกจากมหาวทยาลยเวลา ๐๗.๐๐ น. และกลบ ถงมหาวทยาลย เวลา ๑๘.๓๐ น. ทงนภาควชาฟสกสจะเปนผรบผดชอบคาใชจายในการเดนทางครงน

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต จะขอบคณยง

(ผชวยศาสตราจารยศรนช เทยนรงโรจน) คณบดคณะวทยาศาสตร

(ภาคผนวก ๑๓ ตวอยางการเขยนในสวนหวเรองหนงสอภายใน ในกรณเจาของเรอง กบเจาของหนวยงานเปนหนวยงานเดยวกน)

ในกรณทคณะวทยาศาสตรจะเปนผขอใชรถบสเขามาจอดภายในมหาวทยาลยเอง กลาวคอเจาของหนงสอและเจาของเรองเปนคนคนเดยวกน กเขยนเพยงหนวยงานเดยว ดงน

บนทกขอความ สวนราชการ คณะวทยาศาสตร สานกงานคณบด โทร. ๑๘๔๓๖

ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๑/ วนท กมภาพนธ ๒๕๕๗

เรอง ขออนญาตนารถบสเขามาจอดภายในบรเวณมหาวทยาลย

เรยน ผอานวยการศนยพฒนาสภาพกายภาพ การจดการขนสงและความปลอดภย

ตามทสานกงานคณบดคณะวทยาศาสตร ไดรบอนมตใหจดโครงการศกษาดงานดานการพฒนา งานบรการสานกงานคณบด คณะวทยาศาสตร ณ มหาวทยาลยนเรศวร จงหวดพษณโลก สโขทย และตาก ในวนท ๒๒ – ๒๔ กมภาพนธ ๒๕๕๗ นน

ในการนคณะวทยาศาสตรจงขออนญาตนารถบสของบรษท รงโรจน ทรานสปอรต ยหอ MAN สขาว หมายเลขทะเบยน ๓๑ – ๙๔๖๖ เขามาภายในบรเวณมหาวทยาลยเพอรบ – สงคณะผบรหาร และบคลากรทเขารวมโครงการ ในวนท ๒๒ กมภาพนธ ๒๕๕๗ เวลา ๐๖.๐๐ น. และวนท ๒๔ กมภาพนธ ๒๕๕๗ เวลา ๒๑.๐๐ น.

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนญาต จะขอบคณยง

(ผชวยศาสตราจารยศรนช เทยนรงโรจน) คณบดคณะวทยาศาสตร

ภาคผนวก ๑๔ ตวอยางการเขยนอางถงในหนงสอราชการภายใน

และภายนอก

ตวอยางการเขยนอางถงในหนงสอภายนอก ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๔/

คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ สขมวท ๒๓ เขตวฒนา กรงเทพฯ ๑๐๑๑๐

กมภาพนธ ๒๕๕๗

เรอง การขอเชญวทยากร

เรยน ผอานวยการโรงเรยนบดนทรเดชา (สงห สงหเสน)

อางถง หนงสอโรงเรยนบดนทรเดชา (สงห สงหเสน) ท ศธ ๐๔๒๓๒.๑๘/๑๑๘๓ ลงวนท ๒๗ กมภาพนธ ๒๕๕๗

ตามหนงสอทอางถง ศนย สอวน.สาขาวชาเคม โรงเรยนบดนทรเดชา (สงห สงหเสน) ขอเชญ อาจารย ดร.ปยะดา จตรตงประเสรฐ และ อาจารยนรนดร พงษพนธ บคลากรสงกดภาควชา เคม คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ เปนวทยากรในโครงการจดอบรมนกเรยนทผาน การคดเลอกเขาโครงการ สอวน. สาขาเคม ปการศกษา ๒๕๕๓ ในวนท ๑ – ๒๘ มนาคม ๒๕๕๗ ความละเอยดแจงแลวนน

คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ พจารณาแลวอนญาตใหบคลากร ดงกลาวเปนวทยากรไดตามความประสงค

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

ขอแสดงความนบถอ

(ผชวยศาสตราจารยศรนช เทยนรงโรจน)

คณบดคณะวทยาศาสตร ปฏบตราชการแทน อธการบดมหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ ภาควชาเคม โทร. ๐ ๒๖๔๙ ๕๐๐๐ ตอ ๑๘๒๐๑ โทรสาร ๐ ๒๒๖๐ ๐๑๒๘

ตวอยางการเขยนอางถงในหนงสอภายใน

บนทกขอความ สวนราชการ คณะวทยาศาสตร สานกงานคณบด โทร. ๑๘๔๓๖

ท ศธ ๑๕๑๙.๗.๐๑/ วนท กมภาพนธ ๒๕๕๗

เรอง การขอความอนเคราะหรถยนตพรอมพนกงานขบรถยนต

เรยน รองอธการบดฝายกจการพเศษ

ตามหนงสอศนยพฒนาสภาพกายภาพฯ ท ศธ ๐๕๑๙.๑.๑๕(๑๖)/๔๓๓ ลงวนท ๑ กมภาพนธ ๒๕๕๗ ขอความอนเคราะหรถยนตพรอมพนกงานขบรถยนต ของคณะวทยาศาสตรเพอ รบ – สง ผบรหาร คณาจารย ขาราชการ พนกงาน นสต และนกเรยนโรงเรยนสาธตมหาวทยาลย ศรนครนทรวโรฒ เดนทางเขารวมงานวนสมเดจพระเทพรตนราชสดาฯ สยามบรมราชกมาร ครงท ๒๕ ในวนท ๒๓ มนาคม ๒๕๕๗ ณ อาคารสถาบนวจย พฒนาและสาธตการศกษา มหาวทยาลย ศรนครนทรวโรฒ องครกษ ความละเอยดแจงแลวนน

คณะวทยาศาสตรพจารณาแลว ยนดใหความอนเคราะหรถยนตพรอมพนกงานขบรถยนต ในวนและเวลาดงกลาว โดยใชรถยนตหมายเลขทะเบยน อร ๘๙๗๘ ม นายสงคม อดสย เปนพนกงาน ขบรถยนต

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

(ผชวยศาสตราจารยศรนช เทยนรงโรจน) คณบดคณะวทยาศาสตร

ภาคผนวก ๑๕

ตวอยางการเขยนสงทสงมาดวยในหนงสอราชการภายใน และภายนอก

ตวอยางการเขยนสงทสงมาดวยในหนงสอภายนอก

ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๖/

คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ สขมวท ๒๓ เขตวฒนา กรงเทพฯ ๑๐๑๑๐

กมภาพนธ ๒๕๕๗

เรอง ขอความอนเคราะหรบนสตฝกงาน

เรยน ผอานวยการศนยเทคโนโลยอเลกทรอนกสและคอมพวเตอรแหงชาต (NECTEC)

สงทสงมาดวย แบบตอบรบนสตฝกงาน ๑ แผน

ดวยคณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ มความประสงคจะขอความอนเคราะห รบ นายนราเทพ สกลนธเมธา รหสประจาตวนสต ๕๒๑๐๒๐๑๐๒๐๘ นสตชนปท ๔ สาขาวชาฟสกส ภาควชาฟสกส เขาฝกงานในหนวยงานของทาน ระหวางวนท ๘ มนาคม ๒๕๕๗ ถงวนท ๘ เมษายน ๒๕๕๗

คณะวทยาศาสตร เหนวาการฝกงานในครงนจะเปนประโยชนในการเรยนรทางเทคนคตาง ๆ และเพอเปนการเสรมสรางประสบการณในการทางานใหแกนสต จงใครขอความอนเคราะหจากทาน โปรดพจารณารบนสตเขาฝกงานในครงน หากผลการพจารณาเปนประการใดโปรดแจงใหคณะวทยาศาสตร ทราบดวย ภายในเดอนเมษายน ๒๕๕๗

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา ทงนหวงเปนอยางยงวาคงจะไดรบความอนเคราะหจากทาน ขอขอบคณมา ณ โอกาสน

ขอแสดงความนบถอ (ผชวยศาสตราจารยศรนช เทยนรงโรจน) คณบดคณะวทยาศาสตร ปฏบตราชการแทน อธการบดมหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ ภาควชาฟสกส โทรศพท ๐ ๒๖๔๙ ๕๐๐๐ ตอ ๑๘๑๖๓ โทรสาร ๐ ๒๒๖๐ ๐๑๒๘

ตวอยางการเขยนสงทสงมาดวยในหนงสอภายใน

บนทกขอความ สวนราชการ คณะวทยาศาสตร ภาควชาชววทยา โทร. ๑๘๑๐๑

ท ศธ ๐๕๑๙.๗.๐๕/ วนท มกราคม ๒๕๕๖

เรอง ขอเรยนเชญเปนวทยากร

เรยน ดร.ธระภาพ เพชรมาลยกล

ดวยภาควชาชววทยา คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ จะจดโครงการ ปจฉมนเทศ เรอง “สกาวยางใหมของชวตดวยมมมองการพฒนาศกยภาพจากตนเองสสงคม” สาหรบนสต หลกสตรวทยาศาสตรบณพต สาขาวชาชววทย สาขาจลชววทยา และนสตหลกสตรการศกษาบณพต สาขา วชาชววทยา ชนปท ๓ และ ๕ จานวน ๓๖๕ คน ในวนท ๖ กมภาพนธ ๒๕๕๖ เวลา ๑๐.๐๐ – ๑๖.๓๐ น. ณ หองประชม ๑๙ – ๕๐๑ ชน ๕ อาคาร ๑๙ คณะวทยาศาสตร

คณะวทยาศาสตรพจารณาแลวเหนวาทานเปนผทมความร ความเชยวชาญและประสบการณสง ในเรองดงกลาวเปนอยางดยง ดงนนเพอใหนสตทกลาวแลวขางตนไดรบความรและประสบการณใหม ๆ จงขอเชญ ทานเปนวทยากรบรรยายในหวขอเรอง “สกาวยางใหมของชวตดวยมมมองการพฒนาศกยภาพจากตนเองสสงคม” ในวน สถานท และเวลาดงกลาว ตามกาหนดการทแนบมาพรอมน

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา ทงนหวงเปนอยางยงวาคงจะไดรบความอนเคราะหจากทาน ขอขอบคณมา ณ โอกาสน

(ศาสตราจารยวเชยร มากตน) คณบดคณะวทยาศาสตร

ภาคผนวก ๑๖ รปแบบการพมพหนงสอ

บรรณานกรม

http://www.cca.chula.ac.th/edocuments/images/files/egulations/documentary2526.pdf

http://www.rtafa.ac.th/admin/law_adminstrator/lawgovadmin.htm

http://bpcd.vec.go.th/Portals/19/634896932637923440sarabun55.PDF

http://www.acdc.navy.mi.th/pdf/Printingmodels.pdf

http://www.arts.ac.th/KMP/Booksorbor.pdf

http://e-doc.dnp.go.th/helpflow/frame.htm

http://pres.vru.ac.th/km53ag3/17/2.pdf

http://kmcenter.rid.go.th/kmc14/general/general11.pdf

http://pres.vru.ac.th/km53ag3/17/2.pdf