ขั้นตอนการท าใบส าคัญการกันงบประมาณ

1. วัตถุประสงค์

เพื่อให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในมหาวิทยาลัย สามารถด าเนินการใช้งานระบบ Web FR ได้อย่างมีระ

สิทธิภาพ

2. ขอบเขต

ครอบคลุมการใช้ระบบ Web FR คณะวิชา/หน่วยงาน

3. ค านิยาม

Web FR คือกระบวนการจัดท าใบขอซื้อ

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

4.1 กองบัญชีและงบประมาณ มีหน้าที่ดังนี้

4.1.1 แผนกงบประมาณ มีหน้าทีใ่ห้ค าปรึกษา ตอบปัญหาเกี่ยวกับการท าใบส าคัญการกัน

งบประมาณ Fund Reservation (FR)

4.1.2 ด าเนินการยกเลิกใบส าคัญการกันงบประมาณ เปลี่ยนแปลงแก้ไขวงเงิน / ข้อความ ตามที่

หน่วยงานต้องการ (ยกเว้นงานโครงการ 01 ไม่สามารถแก้ไข้ข้อมูลได้ ต้องยกเลิก และท า

ใบส าคัญการกันงบประมาณฉบับใหม่)

4.2 ส านักบริหารคอมพิวเตอร์ มีหน้าที่แก้ไขปัญหาที่หน่วยงานไม่สามารถ Login / Print ได้

4.3 หน่วยงานต่าง ๆ ใช้ประโยชน์ในระบบ PR / FR มีดังนี้

4.3.1 การบันทึกใบส าคัญการกับงบประมาณ (กองบัญชีและงบประมาณ)

เช่น ค่าสอน อ.พิเศษฯ , ค่าเบี้ยประชุม, ค่ารับรอง, ค่าสมาชิก, ค่าโทรศัพท์ ฯลฯ

4.3.2 รายงานงบประมาณคงเหลือ

4.3.3 รายงานงบประมาณค้างจ่าย (กันงบประมาณแล้วยังไม่ด าเนินการเบิกจ่าย)

5. วิธีปฏิบัติงาน

5.1 เข้า Intranet มหาวิทยาลัยฯ เลือกใบขอซื้อออนไลน์

5.2 ในการเข้าใช้งานระบบ Web FR ผู้ใช้จะต้องมี User และ Password ส าหรับการเข้าสู่ระบบ

การใช้งาน Log in ยืนยันการท างานเข้าสู่ระบบ

กรณีใส่ Username หรือรหัสผ่าน ไม่ถูกต้อง จะเกิด Error ดังภาพ

5.3 เลือก Fund Reservation (ใบขอซื้อกองบัญชีฯ)

5.3.1 เลือก Create

5.3.2 เลือกประเภทเอกสารเป็น “AB” (AC ส าหรับซื้อทรัพย์สิน และ AD ส าหรับกันงบฯหอสมุด)

5.3.3 คลิ๊ก Start Create Document

ระบุข้อความที่ Document Text (กรอกรายละเอียดของ เอกสาร

Funds Center (รหัสหน่วยงาน) / Fund (รหัสกองทุน) เสร็จให้คลิ๊ก Insert New Item

รหัสในการกรอกข้อมูล

Fiscal Year ให้ระบุตามปีงบประมาณโดยใส่เป็น คศ. เช่น ปีการศึกษา 2557 ให้ใช้ 2014 ปีการศึกษา 2558 ใช้ 2015 หรือปีการศึกษา 2559 ต้องใช้ 2016

Fund Center รหัสหน่วยงาน เช่น 10100 คณะบริหารฯ 10200 คณะบัญชี ฯลฯ Fund รหัสกองทุน (100 กองทุนทั่วไป 200 กองทุนสินทรัพย์ถาวร 300 กองทุนวิจัย

400 กองทุนห้องสมุด 500 กองทุนพัฒนาบุคลากร 600 กองทุนสงเคราะห์) Functional Area แหล่งที่มาเงินงบประมาณ สองตัวแรกคือปีการศึกษา ตามด้วยประเภท งปม.

เช่น 1501……….…. งปม.โครงการ (01 KPIs) 1504ZZZZZZZZ ครุภัณฑ์และอุปกรณ์ (04 ลงทุน) 1505ZZZZZZZZ งปม.รายจ่ายด าเนินงาน (05) 1506………….. โครงการลงทุนด้านอาคารสถานที่ (06) 1507………….. งปม.โครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ 1508................ รายจ่ายด้านเทคโนโลยีฯ (02 IT) 1508ZZZZZZZZ รายจ่ายด้านเทคโนโลยีฯ (ส่วนกลาง-ฝ่ายเทคโนฯ) 1509ZZZZZZZZ ครุภัณฑ์และอุปกรณ์ (04IT ลงทุน) 1509YYYYYYYY อุปกรณ์การเรียนการสอน (iPad) UTCC แทน DUMMY

การสืบค้นรหัส เข้า Intranet เลือก Functional Area

5.3.4 เลือก Insert New Item ต้องกรอกให้ครบทุกรายการ

1.จ านวนเงิน

2.รหัสงบประมาณ เช่น ค่ารับรอง,วัสดุบริหารฯ,ค่าวิทยากรบรรยาย ฯลฯ

3. รหัสแหล่งที่มาของงบประมาณ เช่น รายจ่ายด าเนินงาน,โครงการ (01),งบลงทุน

4. กรอกรายละเอียดโดยสรุปของเอกสาร (รายการส่วนนี้จะโชว์ในระบบ SAP)

กรณีจ ารหัสไม่ได้ให้คลิ๊กเครื่องหมายแว่น โดยใส่ *..ตัวอักษร..* หรือ *5* ท่ี Description กด Search

5.3.5 กรอกครบทุกรายการแล้วกด OK จะโชว์ 1 Item

กรณี ต้องการเพิ่มบรรทัดรายการให้กด Insert New Item ต้องการลบบรรทัดเลือก Check Box กดปุ่ม

Change

5.3.6 การแก้ไขรายการให้เมาส์อยู่ที่บรรทัด Item แล้วดับเบ้ิลคลิ๊กแก้ไข้แต่ถ้าด าเนินการบันทึก

รายการแล้วจะไม่สามารถด าเนินการใดๆได้ ต้องโทรแจ้งแผนกงบประมาณ (6043) เพื่อขอแก้ไขหรือยกเลิกรายการเท่านั้น

5.3.7 เมื่อด าเนินการแล้วเสร็จให้กด Save Document จะได้เลข Document

กด Display และพิมพ์ใบขอซื้อ/ใบส าคัญการกันงบประมาณ

** กรณีมีข้อความ Error ให้ผู้ใช้ตรวจสอบเงินงบประมาณอีกครั้งก่อนท าการกันงบประมาณ โดยเรียกดูรายการ

งบประมาณคงเหลือ

5.4 การเรียกดูรายงานงบประมาณคงเหลือ

5.4.1 ให้เลือก Menu Report

5.4.2 เลือกรายงานงบประมาณคงเหลือ

5.4.3 กรอกรหัสเพื่อเรียกดูรายงาน

ถ้าต้องการดูทั้งหมด ให้ใส่เพียง Fiscal Year 2014 ปีการศึกษา 2558 เป็น 2015

5.4.3 เรียกดูรายงานรายจ่ายด าเนินงาน

การประมวลผลรายงานงบประมาณ สามารถดึงรายงานออกได้ 2 ทาง

ลูกศรเลือกดูแต่ละหน้า

สามารถเลือกจ านวนบรรทัดได้

5.5 การเรียกดูใบส าคัญการกันงบประมาณคงค้าง (ใบ FR ที่กันงบไว้ยังไม่มาเบิก)

5.5.1 เลือก Fund Reservation เลือก AB ใส่รหัสหน่วยงาน Functional Area ที่ต้องการ

สามารถระบุวัน/เดือน/ปี ที่ต้องการเรียกดู

5.5.2 แสดงรายงาน จะเห็นว่ามี 2 รายการท่ีกันงบประมาณไว้ แต่ยังไม่ด าเนินการเบิกจ่าย ดังนี้

เลขที่ 3200003140 และ 3200003141

ระบุวัน/เดือน/ปี ที่ต้องการ

ขอความร่วมมือ ส าหรับการขอรับบริการจากกองบริการสิง่พมิพ์

ขอให้หน่วยงานโปรดระบุประเภทงบประมาณในการจัดท าทุกครั้งในเอกสาร มิใช่ให้ทางเจ้าหน้าที่กองบริการ

สิ่งพิมพ์เป็นผู้ระบุแทนให้

Fund Center รหัสหน่วยงาน

รหัส ชื่อ 10100 คณะบริหารธุรกิจ 10200 คณะบัญชี 10300 คณะเศรษฐศาสตร์ 10400 คณะมนุษยศาสตร์ 10500 คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี 10600 คณะนิเทศศาสตร์ 10700 คณะวิศวกรรมศาสตร์ 10800 คณะนิติศาสตร์ 10900 บัณฑิตวิทยาลัย 11000 วิทยาลัยนานาชาติ 11100 วิทยาลัยผู้ประกอบการ 12000 สถาบันพัฒนาบัณฑิตฯ 20100 ฝ่ายบริหาร 20101 ส านักอ านวยการ 20102 ส านักบริหารทรัพยากรมนุษย์ 20103 กองบัญชีและงบประมาณ 20104 กองการเงิน 20105 กองอาคารสถานที่ 20106 กองพัสดุและทรัพย์สิน 20107 กองนิติการ 20108 กองบริการสิ่งพิมพ์ 20109 กองจัดการธุรกิจ 20110 คลังกลาง 20111 New Campus 20112 New Campus Dindang 20200 ฝ่ายวิชาการ

20201 ส านักทะเบียนและประมวลผล 20202 กองวิชาการ 20300 ฝ่ายวางแผนและพัฒนา 20301 กองแผนงาน 20302 กองสารสนเทศ 20303 กองประกันคุณภาพฯ 20400 ฝ่ายวิจัย 20401 ศูนย์บริการวิชาการ 20402 ศูนย์พยากรณ์เศรษฐกิจและธุรกิจ 20403 ศูนย์ศึกษาการค้าระหว่างประเทศ 20404 ศูนย์ธุรกิจครอบครัว 20405 ศูนย์ศึกษาและวิจัยตราสินค้า 20406 ศูนย์วิจัย ม.ชิคาโก – มกค 20407 สถาบันวิจัยและพัฒนาโลจิสติกส์ 20408 กองส่งเสริมงานวิจัย 20409 สถาบันยุทธศาสตร์การค้า 20410 ศูนยก์ารศึกษาการค้าอาเซียนและลาตินฯ 20411 ศูนย์ฯธุรกิจไทยจีน 20412 สถาบันวิจัยเพื่อประเมินและออกแบบนโยบาย 20413 AEC Strategy Center 20414 ศูนย์เอสเอ็มอี 20500 ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ 20501 ส านักบริการคอมพิวเตอร์ 20502 ส านักหอสมุดกลาง 20503 ศูนย์ความเป็นเลิศทางการสอน 20504 Apple Regional Train 20600 ฝ่ายกิจการนักศึกษา 20601 กองกิจกรรมนักศึกษา

20602 กองสวัสดิการนักศึกษา 20603 กองแนะแนวฯ 20604 กองส่งเสริมศิลปะฯ 20605 กองการกีฬา 20700 ฝ่ายสื่อสารองค์กร 20701 กองประชาสัมพันธ์ 20702 กองส่งเสริมการรับนักศึกษา 20800 ส านักงานตรวจสอบภายใน 20900 ฝ่ายกิจการพิเศษ 21000 ฝ่ายการต่างประเทศ 21001 กองวิเทศสัมพันธ์ UTCC มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย

UTCC ใช้กับงานรับปริญญา , ศูนย์อาหาร , หอพักราชินี , ทุนประชาสัมพันธ์ระยะยาว

และทุนพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ

Commitment รหัสงบประมาณ

Commitment Fund 5011010001 100 เงินเดือนค่าจ้างเจ้าหน้าที่ 5011010002 100 เงินประจ าต าแหน่งบริหาร 5011020001 100 เบี้ยประชุมที่ปรึกษา 5011030001 100 วัสดุบริหาร ธุรการ 5011040001 100 ค่าบ ารุงฯครุภัณฑ์ 5011050001 100 ค่าไปรษณีย์ 5011050002 100 ค่าโทรศัพท์ โทรสาร 5011060001 100 ค่าเบี้ยเลี้ยงล่วงเวลา เดินทาง ที่พัก 5011060002 100 ค่าเบี้ยเลี้ยง นศ .ช่วยงาน 5011060003 100 ค่าน้ ามันรถยนต์และพาหนะ 5011070001 100 ค่าประชาสัมพันธ์ 5011080001 100 ค่ารับรอง 5011990001 100 ค่าใช้จ่ายการประกันคุณภาพฯ 5011990002 100 ค่าใช้จ่ายการขอต าแหน่งทางวิชาการ 5011990003 100 ค่าใช้จ่ายวารสารทางวิชาการ 5011990004 100 ค่าใช้จ่ายเสริมสร้างประสบการณ์วิชการ 5011990005 100 อุดหนุนสโมสรนศ /.ชมรม 5011990006 100 ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับกีฬา 5011990007 100 ค่าตรวจสอบบัญชี 5011990008 100 ค่าเวชภัณฑ์ 5011990009 100 ค่าบริการนายแพทย์ 5011990010 100 ค่าสมาชิก 5011990011 100 ประสานงานจนท .ชุมชน 5011990012 100 ค่าเบี้ยประชุมกรรมการภาพนอก 5011990013 100 ค่าที่พัก ค่าเดินทาง อ.ชาวต่างประเทศ 5011990014 100 ค่าใช้จ่ายอ่ืน ๆ

5011990015 100 รายจ่ายค่าเช่า 5011990016 100 รายจ่ายกิจกรรม 5 ส. 5011990017 100 รายจ่ายเงินบริจาค 5011990019 100 รายจ่ายความเสี่ยง 5011990020 100 ส ารองส่วนกลาง 5011990021 100 งานและพิธีการต่าง ๆ 5012010101 100 ค่าบ ารุงรักษาสถานที่ 5012020001 100 ค่าจ้างเหมาฯ 5012030001 100 ค่าไฟฟ้า 5012030002 100 ค่าน้ าประปา 5012040001 100 ค่าเบี้ยประกัน 5012050001 100 ค่าภาษี 5021000001 100 เงินเดือน ค่าจ้าง อ .ประจ า 5021000002 100 เงินประจ าต าแหน่งบริหารวิชาการ 5022000001 100 ค่าสอน อ .พิเศษ/ประจ า-ปก 5022000003 100 ค่าตอบแทนวิทยากรบรรยาย 5022000004 100 ค่าตอบแทน อ .ที่ปรึกษาฯ 5022000005 100 รายจ่ายการเรียนการสอน ป.ตรี และ ป.โท 5022000007 100 ค่าสมนาคุณผู้ฝึกสอน 5022000008 100 คสส .ทางวิชาการฯ 5023000001 100 ค่าวัสดุการศึกษา 5024000001 100 ค่าตอบแทนและค่าใช้จ่ายในการสอบ 5024000002 100 ค่าใช้จ่ายกิจกรรมเสริมเสริมหลักสูตร 5024000003 100 ค่าใช้จ่ายรับสมัครนศ .ใหม่ 5024000004 100 คชจ .พัฒนาคณะ 5025000001 100 คชจ.E-learning 5027000001 100 คชจ.MBA Onlineออมสิน 5030000001 300 ค่าใช้จ่ายในการวิจัย

5050000004 500 คชจ .ศึกษาระยะสั้น 5060000001 500 คชจ .เสนอผลงานฯ ตปท. 5060000002 500 คชจ .เสนอผลงานฯ ในปท. 5070000001 600 ค่าเล่าเรียน 5070000002 600 ทุนเรียนดี 5070000003 600 ทุนนักกีฬา 5070000004 600 ทุนดนตรีไทยฯ 5070000005 600 ทุนปริญญาเอก 5070000006 600 ทุนมิตรภาพ 5080000001 600 ค่ารักษาพยาบาล 5111000001 100 เงินสมทบกองทุนทดแทน 5112000001 100 เงินสมทบประกันสังคม 5119010001 600 ค่าช่วยเหลือพนักงาน 5119010002 600 ค่าเครื่องแบบพนักงาน 5119010003 600 เงินสนับสนุนนักกีฬา 5119010004 600 ค่าโล่รางวัลเกียรติย 5119010005 600 เงินสนับสนุนเสื้อฯ 5119010006 600 คชจ .เจรจาธุรกิจ ตปท. 5119010007 600 เงินอุดหนุนการจัดงาน 5119020001 600 คชจ .สัมมนาฯ พนง. 5119030001 600 คชจ .สัมมนาการเรียนฯ 5119030002 600 คชจ .สัมมนาการ ตปท. 5119050001 100 คชจ .สอบคัดเลือกทุน 5119060001 400 ค่าใช้จ่ายห้องสมุด 5119060002 400 ค่าวารสาร /สิ่งพิมพ์ 5119090001 100 ค่าธรรมเนียม 1023000001 500 ทุนการศึกษา อ.ในประเทศ 1023000002 500 ทุนการศึกษา อ. ต่างประเทศ