ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอน ิกสosc.ddc.moph.go.th/document/km/%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8... · 2015-03-13 · คลิกที่ปุ

คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)

ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส

หนา 1

ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส : เปนโปรแกรมทพฒนาขนเพอการทางานทสอดคลองกบระเบยบ และ

วธปฏบตงานสารบรรณของหนวยงานราชการและรฐวสาหกจ การใชงานงายและชวยลดระยะเวลาในการทางาน ชวย

พฒนาบคลากรในหนวยงาน โดยระบบการรบ / สงเอกสารอเลกทรอนกสนนสามารถบนทกการรบ / สงหนงสอเวยน,

การออกเลขหนงสอตามระเบยบสานกนายกฯ, ตดตามสถานะลาสดของหนงสอ, การสงหนงสอยอนกลบ(กรณสงผด),

บนทกคาสงการ และตรวจสอบคาสงการหนงสอแตละฉบบ, การสแกนเอกสาร และหรอเอกสารแนบไปกบหนงสอ

นอกจากนยงอานวยความสะดวกรวดเรวในการคนหาหนงสอดวยเงอนไขทผใชสามารถกาหนดเอง

การLOGIN เขาสโปรแกรมระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส : http://saraban.ddc.moph.go.th

หรอ http://saraban1.ddc.moph.go.th เปนระบบแจงเวยนหนงสองานอเลกทรอนกส

ใสชอผใชและรหสผาน ใหถกตอง

แลวกดปม



หนา 2

การเปลยนรหสผาน : คลกทเปลยนรหสผาน กรณทตองการเปลยนแปลงรหสผานใหม จะ

แสดงหนาจอดงภาพเพอใหระบLoginเดม, รหสผานเดม, รหสผานใหม และยนยนรหสผานใหม

เมอLOGINเขาสโปรแกรมเรยบรอยแลวจะแสดง หนวยงานและชอผใช ทมมบนดานขวาของหนาจอดงภาพ

ดานลาง พรอมทงแสดงจานวนของเอกสารแตละประเภทสมดทงรบและสงในปจจบน และเอกสารทรอลงรบ

เมอกรอกรหสผานใหมเรยบรอยแลวใหคลกทปม

กรณมการสงหนงสอเวยนสานกงาน ศาลยตธรรมจะแสดงรายการทหนาจอ ซงสามารถเปดดไฟลเอกสารแนบได



หนา 3

การออกเลขสง : คลกเลอกทเมน ออกเลขสง กรณทตองการออกเลขสงเอกสารไปยงหนวยงานอนทง

ภายนอกและหนวยงานภายในจะแสดงหนาจอหลกดงภาพดานลาง

เมอคลกเลอกประเภทสมดเรยบรอยแลว กรณทประเภทสมดทเลอกนนมรายการสงเอกสารของหนวยงานเรา

อยแลวจะแสดงรายการดงภาพดานลางน

คลกเลอกประเภทสมด ทงนขนอยกบแตละหนวยงาน

เปนผกาหนดชอประเภทสมดเอง



หนา 4

สญลกษณรป หมายถง มรายการเอกสารแนบ

สญลกษณรป หมายถง ชนความเรวของเอกสารระดบ ธรรมดา

สญลกษณรป หมายถง ชนความเรวของเอกสารระดบ ดวน

สญลกษณรป หมายถง ชนความเรวของเอกสารระดบ ดวนมาก , ดวนทสด

สญลกษณรป หมายถง ชนความลบของเอกสารระดบ ปกปด

สญลกษณรป หมายถง ชนความลบของเอกสารระดบ ลบ

สญลกษณรป หมายถง ชนความลบของเอกสารระดบ ลบมาก , ลบทสด

สญลกษณรป หมายถง มการสงเอกสารมาทางE-mail ดวย

สญลกษณรป หมายถง หนงสอฉบบนมขอสงเกต

สญลกษณรป หมายถง หนงสอฉบบนดาเนนการสนสด

สญลกษณรป หมายถง หนงสอฉบบนทาการจดเกบไวทระบบจดเกบเอกสารแลว



หนา 5

เพมทะเบยนออกเลขสง : คลกทปมทะเบยนใหม เมอตองการสรางทะเบยนออกเลขสงใหม ซง

จะตองเลอกประเภทสมด ,ระบเลขทหนงสอสง ,ลงวนท ,เรอง , เรยน......ใหครบถวน นอกจากนยงสามารถกรอก

รายละเอยดตางๆ เชน อางถง,สงทสงมาดวย,หมายเหต, ชนความเรว,ชนความลบ ซงจะแสดงหนาจอดงภาพ

สญลกษณรป ใชสาหรบคนหาวน/เดอน/ป

สญลกษณรป ใชสาหรบกรณทตองการสงเอกสารถงหนวยงาน

สญลกษณรป ใชสาหรบกรณทตองการสงเอกสารถงบคคล

สญลกษณรป ใชสาหรบกรณทตองการสงเอกสารถงตาแหนง

สญลกษณรป ใชสาหรบการแนบเอกสาร (จะแสดงสญลกษณนเมอคลกทปมสงเรยบรอยแลว)

สญลกษณรป ใชสาหรบบนทกขอมลภายในชองนนๆ



หนา 6

อางองเอกสาร : กรอกเลขทหนงสอทตองการทชองอางอง…....แลวคลกทปม เพอเพมรายการ

เลขทอางอง จากนนโปรแกรมจะแสดงเลขทหนงสอทตองการอางองมาใหทชอง ซงสามารถ

คลกทเลขทหนงสออางองเพอดรายละเอยด จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง

กรณตองการเปดดเอกสารแนบของหนงสออางองนนๆ ใหคลกทปมเอกสารแนบ

กรณทตองการออกจากหนาจอเอกสารอางอง ใหคลกทปมปด

ขอมลอนๆ : กรณทตองการกรอกขอมลอนๆเพมเตม เชน คาคน , E-mail , การดาเนนงาน , เจาของงาน

เปนตน



หนา 7

ขอสงเกต : กรณทตองการแสดงสญลกษณรป ทหนาจอหลกเพอแสดงขอสงเกตของเอกสารฉบบนนๆ

ใหคลกทชอง พรอมทงระบขอความทชองขอสงเกต เชน ”เอกสารฉบบนถกยกเลก”

ดาเนนการสนสด : คลกทชอง กรณทตองการบอกสถานะของการดาเนนการสน

สดของเอกสาร

แนบเอกสาร : เมอกรอกรายละเอยดของเอกสารทตองการสงครบถวนแลว คลกทปมสง

โปรแกรมจะแสดงสญลกษณรป เพอใหแนบเอกสารดงภาพ



หนา 8

แนบไฟลเอกสาร : คลกทปมแนบไฟล กรณทตองการแนบไฟลเอกสาร ซงเกบไวทไดรฟ

ตางๆ เชน ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เปนตน จะเขาสหนาจอแนบไฟลเอกสาร ดงภาพ

เมอคลกทปม แลวจะแสดงหนาจอดงภาพ เพอใหคลกเลอกชอไฟลทตองการแนบเอกสาร

โดยสามารถแนบไฟลไดทงในรปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point , รปภาพ เปนตน

คลกทปม เพอเลอก ชอไฟลตางๆ ทตองการแนบ

คลกเลอกทชอไฟลเอกสารแลว คลกทปม Open เพอเลอก เอกสารทตองการแนบ



หนา 9

จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพอใหเรยกดรายการเอกสารแนบ..............โดย สามารถคลกทชอเอกสารแนบเพอเปดดเอกสารไดเลย………….

ลบไฟลเอกสารแนบ : คลกทปมลบ กรณทตองการลบเอกสารทไดแนบไวแลว โดยผทสามารถลบ ไดจะตองเปนผแนบเอกสารฉบบนนๆ เทานน

แนบแบบฟอรมมาตรฐาน : คลกทปม กรณทตองการแนบเอกสารทเปนแบบฟอรม

มาตรฐานทไดสรางไวแลวโดยการเลอกจากCombo ทกาหนดมาให ซงสามารถแกไข / เพมเตม ขอความภายใน

แบบฟอรมได จะแสดงหนาจอดงภาพ

จากนนคลกทปม เพอยนยนการเลอกแบบฟอรมทตองการ

กรณทตองการออกจากหนาจอแนบเอกสารใหคลกทปม

คลกทชอเอกสารแนบเพอเปดดเอกสาร



หนา 10

จองเลข : คลกทปมจองเลข กรณทตองการจองเลขทหนงสอไวลวงหนา จะแสดงหนาจอทม

รายละเอยดของประเภทสมด ,เลขทลาสด จากนนใหกรอกจานวน.....ทตองการจองเลข แลวกดปมบนทก

โปรแกรมจะแสดงเลขทสามารถจองไดมาใหทตารางดานลาง ดงภาพ

จากนนเลขทหนงสอทถกจองแลวจะไปแสดงรายการทหนาหลก ดงภาพดานลางน



หนา 11

การกรอกขอมลของเลขทหนงสอทจองไว : คลกทปมแกไข ดานหนาชองของรายการเลขท

หนงสอฉบบนนจะเขาสหนาจอทะเบยนใหมเพอใหกรอกขอมลใหครบถวน ดงภาพ

คดลอกรายละเอยดของเอกสาร : คลกทปมคดลอก กรณทตองการคดลอกรายละเอยดของ

เอกสารฉบบนนๆรวมทงไฟลเอกสารแนบของเอกสารฉบบนนๆดวย โดยโปรแกรมจะRunningเลขทหนงสอให

อตโนมตและจะคงรายละเอยดของเอกสารฉบบนนไวใหทกชองทกรอกขอมลไวแลว (ยกเวนชอง...เรยน , สงถง....ตอง

ทาการกรอกขอมลใหมเนองจากสงถงหนวยงานอนๆทมชอหนวยงานแตกตางกน) จากนนใหคลกทปมสง

ตดตามผลของเอกสาร : คลกทชอง กรณทเอกสารฉบบนนมความสาคญหรอตองการ

ตดตามผลการดาเนนการ โดยสามารถระบวนทตองการตดตามได

สงเมลล : กรณทตองการสงเมลลถงหนวยงานปลายทางดวยใหคลกทชอง โดยทหนวยงาน

นนๆจะตองมE-mail Address ของหนวยงานทไดกาหนดไวในระบบแลว ซงสามารถลงรบเอกสารทางE-mail ไดดวย

เลขทจองไวแลวจะมาแสดงทหนาจอใหดวย โดยสามารถคลกทเลขทหนงสอนนเพอกรอกขอมลไดเชนกน



หนา 12

สงเอกสารเวยนทกหนวยงาน : คลกทชอง กรณทตองการสงเอกสารเวยนทก

หนวยงานโดยไมตองคลกเลอกชอหนวยงานทละหนวยงาน โปรแกรมจะทาการสงเอกสารเวยนใหทกหนวยงานโดย

อตโนมต แตถาตองการใหโปรแกรมแสดงรายชอหนวยงานมาใหตรวจสอบกอนใหคลกทชอง

โปรแกรมจะแสดงรายชอหนวยงานมาใหเพอแกไขหรอเพมเตมE-mail Addressของหนวยงานไดดวย ทงนยงสามารถ

บนทกE-mail Addressของหนวยงานนนๆไวในฐานขอมลไดอกดวย

การบนทกหนวยงานทสงสาเนาเอกสารถงเปนประจา : เมอคลกเลอกหนวยงานทมการสงเอกสารถง อยเปนประจาซงมมากกวา 1 หนวยงานแลวตองการเรยกใชบอยๆใหคลกทปมสรางใหม จากนนใสชอหวขอตาม

ตองการแลวคลกทปม

จากนนโปรแกรมจะแสดงหวขอทกาหนดไวมาใหเลอกในCombo เพอความรวดเรวในการเลอกหนวยงานสง

สาเนาถงโดยไมตองคลกเลอกทละหนวยงาน

กรณทตองการการลบหวขอทกาหนดไวใหคลกเลอกหวขอนนๆในCombo แลวคลกทชอง

เมอกรอกรายละเอยดตางๆในหนาจอทะเบยนใหมเรยบรอยทงหวเรองและคาสงการแลวใหคลกทปมสง โปรแกรมจะกลบสหนาจอหลก ซงมรายการทะเบยนออกเลขสงของวนทปจจบนมาแสดงดงภาพ



หนา 13

จดเกบเอกสาร : คลกทปมจดเกบ กรณทตองการจดเกบเอกสารฉบบนนๆทนท จะเขาส

หนาจอจดเกบเอกสาร ซงจะแสดงรายละเอยดของเอกสาร เชน เลขทหนงสอ , ลงวนท ,เรอง, จากหนวยงาน ,ชน

ความลบ , ระยะเวลาการเกบ , วนหมดอาย, คาคน และหมายเหต ดงภาพ

คลกทปม เพอเลอกหมวดเอกสารทตองการนาไปจดเกบไว แลวคลกทปมบนทก โปรแกรมจะ

นาเอกสารฉบบนนๆไปจดเกบไวทระบบจดเกบเอกสารใหทนท โดยเอกสารฉบบใดททาการจดเกบแลวจะแสดง

สญลกษณรป ทหนาจอหลกใหดวย



หนา 14

การแนบเอกสาร : คลกทปมแนบ ดานหนาชองของรายการเอกสาร กรณทตองการแนบเอกสาร

เพมเตม เชน การแนบไฟลเอกสาร, การแนบแบบฟอรมมาตรฐาน จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง

แนบไฟล : คลกทปมแนบไฟล กรณทตองการแนบไฟลเอกสาร ซงเกบไวทไดรฟตางๆ เชน

ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เปนตน จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง




หนา 15

เมอคลกทปมBrowse… แลวจะแสดงหนาจอดงภาพ เพอใหคลกเลอกชอไฟลทตองการแนบ

เอกสาร โดยสามารถแนบไฟลไดทงในรปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point, รปภาพ เปนตน






หนา 16

ลบเอกสารแนบ : คลกทปม กรณทตองการลบเอกสารทไดแนบไวแลว โดยผทสามารถลบได

จะตองเปนผแนบเอกสารฉบบนนๆ เทานน

แนบแบบฟอรมมาตรฐาน : คลกทปมแบบฟอรมาตรฐาน กรณทตองการแนบ

เอกสารทเปนแบบฟอรมมาตรฐานทไดสรางไวแลวโดยการเลอกจากComboทกาหนดมาให ซงสามารถแกไข/เพมเตม

ขอความภายในแบบฟอรมได จะแสดงหนาจอดงภาพ

จากนนคลกทปมบนทก เพอยนยนการเลอกแบบฟอรมทตองการ

กรณทตองการออกจากหนาจอแนบเอกสารใหคลกทปมปด



หนา 17

การแกไขรายละเอยดของเอกสาร : คลกทปมแกไข ดานหนาชองของรายการเอกสาร กรณ

ตองการแกไขรายละเอยดของเอกสาร โดยผทสามารถแกไขไดจะตองเปนผสรางเอกสารเทานน โปรแกรมจะ

แสดงหนาจอ รายละเอยดของเอกสารเดมทไดมการบนทกไวในครงแรกมาใหแกไข ดงภาพ

เมอแกไขรายละเอยดเรยบรอยแลวใหคลกทปมสง

กรณทเรยกรายการขนมาแกไข จะไมสามารถแกไขเลขทะเบยน , วนทลงรบ และเวลาทลงรบได



หนา 18

การแกไขคาสงการ : คลกทปมประวต ของเอกสารทตองการแกไขจะแสดงหนาจอดงภาพ

จากนนคลกทปมคาสงการ โปรแกรมจะแสดงหนาจอดงภาพ ซงผทสามารถแกไขคาสงการได

จะตองเปนผสรางคาสงการนนๆเทานน



หนา 19

กรณทตองการพมพบนทกขอความ(ใบปะหนา) ใหคลกทปมพมพ

กรณทตองการออกจากหนาจอคาสงการ ใหคลกทปมปด

การสงตอเอกสาร : คลกทปมสงตอ ดานหนาชองของหนงสอแตละฉบบทตองการลงรายละเอยด

คาสงการและสงตอไปยงหนวยงานปลายทาง โดยไมตองสรางหวเรองของเอกสารใหมเพราะหวเรองเอกสารถกสราง

ไวแลว (แตตองกรอกรายละเอยดในสวนของคาสงการ) จะแสดงหนาจอเพอใหกรอกเนอหา / คาสงการ ดงภาพ

กรณทมการมอบหมายงานใหผอน(ผทไดรบมอบหมาย) ทาแทนใหคลกทชอง พรอมทงระบ

ขอมลทชองมอบหมายดวย ซงโปรแกรมจะนาขอมลทชองมอบหมายนไปแสดงในรายงานมอบหมายงานใหดวย

เมอกรอกรายละเอยดของคาสงการครบถวนแลวคลกทปมสง เพอสงตอไปยงหนวยงานอนได

เลย หรอคลกทปมบนทก เพอบนทกคาสงการไวกอนแลวคอยสงภายหลงกได

กรณทตองการกลบสหนาจอหลกใหคลกทปมปด



หนา 20

การเรยกดประวตของเอกสาร (คาสงการ, เสนทางเดนของเอกสาร ) : คลกทปมประวต

หนาจอหลก ดานหนาชองของเอกสารทตองการเรยกด

ตรวจสอบเสนทางเดนของเอกสาร : กรณทตองการเรยกดเสนทางเดนของหนงสอแตละฉบบวามการ สงไปยงหนวยงานใดมาแลวบาง หากมหนวยงานปลายทางลงรบแลว จะแสดงชอผรบ, วนทและเวลาทนาเขา ใน

ตารางเสนทางเดนของเอกสาร หากมการลงรบเอกสารตวจรงจะแสดงชอผเดนเอกสารและรบวนทใหดวย ทาใหทง

หนวยงานตนทางและหนวยงานปลายทางทราบสถานะลาสดของเอกสาร

กรณทตองการออกจากหนาจอตรวจสอบเสนทางเดนของเอกสารใหคลกทปม



หนา 21

กรณทตองการเรยกดประวตคาสงการของเอกสารวามคาสงการใดบาง,ใครเปนผสงการ, วนทและเวลาสงการ เปนตน จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง

การยกเลกคาสงการ : คลกทปมยกเลก กรณทกรอกรายละเอยดของคาสงการผดและตองการ

ยกเลกคาสงการ (.....โดยผทสามารถยกเลกคาสงการไดตองเปนผสรางคาสงการนนเทานน.....)

การดงกลบเอกสาร : คลกทปมดงกลบ ทคาสงการนน กรณทสงเอกสารผด/ตองการเปลยนแปลง

แกไขขอมลสามารถดงเอกสารกลบคนมายงตนทางเอกสาร โดยทผสรางเอกสารจะตองเปนผดงเอกสารกลบได

เทานน และเอกสารฉบบนนๆ ตองยงไมมหนวยงานปลายทางลงรบ (......ถามหนวยงานปลายทางลงรบแลวจะตองตดตอประสานใหหนวยงานทลงรบแลวนนๆทาการ....สงคน....หนงสอฉบบนนมายงหนวยงานตนทาง......)

การเรยกดเอกสารแนบของแตละคาสงการ : คลกทปมแนบเอกสาร กรณทตองการ

เปดดรายการเอกสารทไดแนบไวแลว หรอตองการแนบเอกสารเพมเตม จะแสดงหนาจอดงภาพ (........เอกสารทไดแนบไวแลวผทสามารถลบไดตองเปนผสรางเอกสารแนบเทานน........)

ภายในปมประวต จะมปมยอยสาหรบใชงานของแตละคาสงการ เชน

ปมยกเลก, แกไข, ดงกลบ, แนบเอกสาร



หนา 22

พมพบนทกขอความ : คลกทปมพมพ กรณทตองการพมพบนทกขอความ(ใบปะหนา)

โปรแกรมจะแสดงแบบฟอรมบนทกขอความพรอมทงแสดงคาสงการทงหมดและมลายเซนตของผทมอานาจลงคาสง

การมาแสดงใหอยางถกตอง หรอ คลกทชอเรองทหนาจอหลก จะแสดงแบบฟอรมบนทกขอความมาแสดงได

เชนกน ดงภาพ



หนา 23

จดเกบเอกสาร : คลกทปมจดเกบ ดานหนาชองของรายการเอกสารทตองการจดเกบ

กรณทตองการจดเกบเอกสารไวในหมวดเอกสารทตองการของระบบจดเกบเอกสาร โดยจะแสดงหนาจอ

เพอใหกรอกรายละเอยด เชน หมวดเอกสาร, ท, ลงวนท, เรอง, จาก, หนวยงานเจาของ, ชนความลบ, ระยะเวลาการ

จดเกบ,วนทหมดอาย ,คาคนและหมายเหต ดงภาพทแสดงดานลาง จากนนใหคลกทปมบนทก โปรแกรม

จะกลบสหนาจอหลก ซงแสดงสญลกษณรป เพอแสดงวาเอกสารถกจดเกบไวทระบบจดเกบเอกสารเรยบรอยแลว

กรณทตองการใหเปนเอกสารสาธารณะโดยใหทกคนมสทธเหนเอกสารฉบบนนๆใหคลกทชอง



หนา 24

การคนหาเอกสาร : กรณทตองการคนหาเอกสารฉบบเกา ๆ ทไดทาการสรางเกบไว คลกทปม

จะแสดงหนาจอเพอใหระบเงอนไขทตองการคนหา เชน เรอง , เรยน , คาคน , เลขทหนงสอ, ป พ.ศ. , ลงวนท , ถงวนท

และประเภทสมด ซงสามารถระบเงอนไขทตองการคนหาไดมากกวา 1 เงอนไข ดงภาพดานลาง

เมอระบเงอนไขทตองการคนหาครบถวนแลวใหคลกทปม โปรแกรมจะทาการคนหาเอกสารตาม

เงอนไขทตองการมาแสดงใหทหนาจอหลก ดงภาพ



หนา 25

การเรยกดขอมลปจจบน : คลกทปมRefresh กรณทตองการเรยกดขอมลUpdateในขณะนน

สามารถทราบวาเลขทะเบยนออกเลขสงRunning ถงเลขทเทาไหรแลว โดยสงเกตไดทหนาจอหลกทชองเลขทะเบยน ซง

จะแสดงรายการเฉพาะของวนปจจบนเทานน

การพมพขอมลทแสดงรายการบนหนาจอ : คลกทปมพมพ กรณทตองการพมพขอมลท

แสดงรายการบนหนาจอ โดยสามารถพมพออกมาในรปแบบของรายงานได ดงภาพดานลาง



หนา 26

หนาจอรอลงรบเอกสาร : คลกเลอกทเมน รอลงรบ เปนหนาจอทใชสาหรบเรยกดวามเอกสารจาก

หนวยงานอนสงมายงหนวยงานของเราหรอไม เปรยบเสมอนกลองจดหมาย(Mail Box) ของแตละหนวยงาน หากม

เอกสารทคางรบมากอนหนานโปรแกรมจะแสดงรายการมาใหทงหมดจนถงวนปจจบน โดยหนาจอรอลงรบนจะมปม

การทางานหลก 3 ปมคอ ปมลงรบ , ปมตกลบ และปมประวต ดงภาพทแสดงดานลางน

การลงรบเอกสารทละ 1 รายการ : คลกทปม จะเขาสหนาจอลงรบเอกสาร ซงจะแสดงชอเรอง,

จากหนวยงาน, ผลงรบ , วนทและเวลาทลงรบมาให



หนา 27

จากนนคลกเลอกประเภทสมดในComboทกาหนดมาให โปรแกรมจะทาการRunningเลขทะเบยนของสมด

แตละประเภทมาใหอตโนมต แลวคลกทปมบนทก (เอกสารทลงรบแลวจะถกเกบไวทหนาทะเบยนรบของแต

ละประเภทสมด)

กรณทมการลงรบเอกสารตวจรง ใหคลกทชอง

การลงรบเอกสารทละหลายรายการ : คลกเลอกรายการทชอง ดานหนาแลวคลกทปมลงรบ

จะเขาสหนาจอลงรบเอกสารทแสดงรายการเอกสารทลงรบมาให โดยเอกสารทตองการลงรบนจะตองเปนเอกสารใน

ประเภทสมดเดยวกนเทานน

จากนนคลกเลอกประเภทสมดในComboทกาหนดมาให โปรแกรมจะทาการRunningเลขทะเบยนของสมด

แตละประเภทมาใหอตโนมต แลวคลกทปมบนทก (เอกสารทลงรบแลวจะถกเกบไวทหนาทะเบยนรบของแต

ละประเภทสมด)

กรณทตองการออกจาหนาจอลงรบ ใหคลกทปมปด



หนา 28

การตกลบเอกสาร : คลกทปมตกลบ กรณทตองการตกลบเอกสารเมอทราบวาเอกสารทถกสง

มายงหนวยงานของเรานนตนทางเอกสารสงมาผดหนวยงาน จะแสดงหนาจอเพอใหระบเหตผลของการตกลบเอกสาร

จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะตกลบเอกสารไปยงตนทางเอกสารโดยอตโนมต ซงตนทาง

เอกสารสามารถตรวจสอบประวตการตกลบของเอกสารไดดวย

กรณทตองการออกจากหนาจอตกลบเอกสาร ใหคลกทปมปด



หนา 29

การเรยกดประวต : คลกทปมประวต กรณทตองการเรยกดประวตเสนทางเดนของเอกสาร และ

คาสงการของเอกสารแตละฉบบ จะแสดงหนาจอดงภาพ

กรณทตองการเรยกดคาสงการ ใหคลกทปมคาสงการ

กรณทตองการออกจากหนาจอประวต ใหคลกทปมปด



หนา 30

การลงรบเอกสารตวจรง : คลกทเมน ลงรบเอกสารตวจรง กรณทตองการลงรบเอกสารตวจรง จากนนคลก

เลอกทชอหนวยงานโปรแกรมจะแสดงรายการเอกสารทยงไมไดลงรบตวจรง จะเขาสหนาจอดงภาพ

กรณทตองการลงรบเอกสารตวจรง ใหคลกทปมลงรบ โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพอใหใสชอ Login

และรหสผาน ดงภาพ (กรณทใสรหสผานผดหรอคลกลงรบเอกสารของหนวยงานอนๆโปรแกรมจะแสดงMassage

Box เตอนวาทานไมสามารถลงรบเอกสารของหนวยงาน.................ได)



หนา 31

จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะนาวนทรบและชอผทลงรบเอกสารตวจรงไปแสดงทประวต

เสนทางเดนของเอกสารฉบบนนๆ ดงภาพ (สามารถตรวจสอบไดทหนาทะเบยนรบ)

กรณทตองการเรยกดประวตเสนทางเดนของเอกสาร ใหคลกทปมประวต

กรณทตองการ UpDate ขอมลใหเปนปจจบน ใหคลกทปมRefresh

กรณทตองการคนหาเอกสารทยงไมไดลงรบตวจรง ใหคลกทปมคนหา

กรณทตองการพมพรายการทแสดงบนหนาจอลงรบเอกสารตวจรง ใหคลกทปมพมพ



หนา 32

หนาจอทะเบยนรบ : คลกทเมน ทะเบยนรบ เปนหนาจอทใชสาหรบเรยกดเอกสารททาการลงรบแลวของ

หนวยงานเรา ซงสามารถนาเอกสารมาเกบไวททะเบยนรบได 2 วธคอ 1.) การลงรบเอกสารมาจากหนาจอรอลงรบ

2.) การนาเอกสารของหนวยงานภายนอกมากรอกขอมลแลวทาการบนทกไวทประเภทสมดตางๆ จะแสดง

หนาจอดงภาพดานลาง

สงเกตทปมแกไข , ปมลบ จะไมสามารถคลกได

เนองจากไมไดเปนผสรางเอกสาร



หนา 33

การสงคนเอกสาร : คลกทปมสงคน กรณทลงรบเอกสารมาแลวแตปรากฏวาลงรบผดรายการ

สามารถสงคนเอกสารกลบไปยงหนวยงานตนทางเอกสารได โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพอใหระบเหตผลของการสงคน

จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะสงคนเอกสารไปยงตนทางเอกสารโดยอตโนมต ซงตนทาง

เอกสารสามารถตรวจสอบประวตการสงคนของเอกสารไดดวย

กรณทตองการออกจากหนาจอสงคนเอกสาร ใหคลกทปมปด



หนา 34

การสงตอเอกสาร : คลกทปมสงตอ กรณทตองการสงตอเอกสารไปยงหนวยงานอนๆตอไปโดย

ตองกรอกรายละเอยดตางๆใหเรยบรอย เชน เรยน , ประเภทการปฏบต , เนอหา/คาสงการ , หมายเหต , มอบหมาย ,

สงถง เปนตน ดงภาพทแสดงดานลางน

กรณทมการมอบหมายงานใหผอน(ผทไดรบมอบหมาย) ทาแทนใหคลกทชอง พรอมทงระบ

ขอมลทชองมอบหมายดวย ซงโปรแกรมจะนาขอมลทชองมอบหมายนไปแสดงในรายงานมอบหมายงานใหดวย

จากนนคลกทปมสง โปรแกรมจะทาการสงเอกสารตอไปยงหนวยงานทไดเลอกไวใหทนท

กรณทตองการระบผสงการสามารถคลกทปม เพอเลอกรายชอของผมอานาจสงการได โดยตองระบ

Login และ Password ใหถกตอง (จะมผลในการนาลายเซนตอเลกทรอนกสของผมอานาจสงการไปแสดงไวทบนทก

ขอความหรอใบปะหนาใหอตโนมตหากมการเกบลายเซนตไวแลวในฐานขอมล)

กรณทตองการพมพเนอหา/คาสงการไวกอนคอยสงตอภายหลง ใหคลกทปมบนทก โปรแกรมจะ

ทาการบนทกขอมลของคาสงการเอาไวกอนโดยไมสงในทนท

กรณทตองการออกจากหนาจอสงตอเอกสาร ใหคลกทปมปด



หนา 35

การแนบเอกสาร : คลกทปมแนบ ดานหนาชองของรายการเอกสาร กรณทตองการแนบเอกสาร

เพมเตม เชน การแนบไฟลเอกสาร, การแนบแบบฟอรมมาตรฐาน จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง

แนบไฟล : คลกทปมแนบไฟล กรณทตองการแนบไฟลเอกสาร ซงเกบไวทไดรฟตางๆ เชน

ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เปนตน จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง




หนา 36

เมอคลกทปม แลวจะแสดงหนาจอดงภาพ เพอใหคลกเลอกชอไฟลทตองการแนบเอกสาร

โดยสามารถแนบไฟลไดทงในรปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point, .PDF, รปภาพ เปนตน


การลบเอกสารแนบ : คลกทปมลบ กรณทตองการลบเอกสารทไดแนบไวแลว โดยผทสามารถลบ

ไดจะตองเปนผแนบเอกสารฉบบนนๆ เทานน



และคลกทปม เมอตองการ ลบเอกสารทแนบไว



หนา 37

แนบแบบฟอรมมาตรฐาน : คลกทปมแบบฟอรมาตรฐาน กรณทตองการแนบ

เอกสารทเปนแบบฟอรมมาตรฐานทไดสรางไวแลวโดยการเลอกจากComboทกาหนดมาให ซงสามารถแกไข /เพมเตม

ขอความภายในแบบฟอรมได จะแสดงหนาจอดงภาพ

จากนนคลกทปมบนทก เพอยนยนการเลอกแบบฟอรมทตองการ

กรณทตองการออกจากหนาจอแนบเอกสารใหคลกทปมปด



หนา 38

ระบบการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส

ระบบการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส : เปนระบบการจดเกบเอกสารโดยแยกเปนหมวดหมไมจากด

จานวน (e-Library) สามารถคนหาเอกสารไดตามเงอนไขทผใชกาหนดเองและคนหาเอกสารจานวนมากไดในเวลา

อนรวดเรว ทงยงสามารถสแกนเอกสารและจดเกบเอกสารในรปแบบอเลกทรอนกสลงในระบบฐานขอมล และมการ

ควบคมสทธในการเปดอานเอกสารเฉพาะผทไดรบสทธในการเปดอาน

การคนหาเอกสารททะเบยนจดเกบ : กรณทตองการคนหาเอกสารทจดเกบไวแลวในระบบ สามารถ

พมพเรองทตองการคนหาทชอง.................ทกาหนดแลวคลกทรป โปรแกรมจะคนหารายการทตองการมาให



หนา 39

การสรางหมวดเอกสาร : คลกเลอกประเภทเอกสารทComboแลวคลกทปมสรางหมวด

กรณทตองการสรางหมวดเอกสารใหม จะแสดงหนาจอดงภาพ

จากนนระบชอหมวดเอกสาร , รหสแฟม (ถาม) ในชองทกาหนดให สาหรบชองภายใต โปรแกรมจะแสดงให

ตามทไดเลอกคลกประเภทไวแลว แตหากตองการสรางหมวดเอกสารไวทประเภทอนๆกสามารถคลกเลอกประเภทใหม

ไดทปม จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะแสดงหมวดเอกสารใหมใหทหนาจอดงภาพ



หนา 40

การแกไขหมวดเอกสาร : คลกทปมแกไขหมวด กรณทตองการแกไขหมวดเอกสาร จะ

แสดงหนาจอดงภาพ

กรณทตองการเพมเตมขอมลเฉพาะสาหรบเอกสารฉบบนนๆใหคลกทปมขอมลเฉพาะ จะแสดง

หนาจอเพอใหระบดงภาพ จากนนคลกทปมบนทก

กรณทตองการยอนกลบไปทกอนหนาน ใหคลกทปมยอนกลบ

การลบหมวดเอกสาร : คลกเลอกทชอหมวดเอกสารแลวคลกทปมลบหมวด โปรแกรมจะทา

การลบหมวดเอกสารนนๆใหทนท



หนา 41

การสรางทะเบยนใหม : คลกเลอกประเภทเอกสารและคลกเลอกหมวดเอกสาร จากนนคลกทปมทะเบยน

ใหม จะแสดงหนาจอเพอใหกรอกขอมล เชน ท,ลงวนท, เรอง, จาก, ชนความลบ, ระยะเวลาการจดเกบ ,

วนทหมดอาย, คาคน และหมายเหต เปนตน (กรณทตองการใหเปนเอกสารสาธารณะโดยใหผใชงานระบบสามารถ

เหนเอกสารฉบบนทกคน ใหคลกทชอง )

จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะกลบสหนาจอดงภาพดานลาง



หนา 42

กรณทตองการแนบไฟลเอกสารใหคลกทรป จะเขาสหนาจอดงภาพ

กรณทตองการแนบไฟลเอกสารใหคลกทปม จะเขาสหนาจอดงภาพ

จากนนคลกทปมแนบไฟล อกครง โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพอใหเรยกดรายการเอกสารแนบ ..............โดยสามารถคลกทชอเอกสารแนบเพอเปดดเอกสารไดเลย………….




หนา 43

กรณทตองการลบรายการเอกสารแนบใหตกเลอกทชองรายชอของเอกสารแนบแลวคลกทปม

กรณทตองการลบรายการเอกสารแนบทงหมด ใหคลกทชอง ดานบน โปรแกรมจะทาการตกทหนาชอง

รายชอเอกสารแนบใหทงหมด โดยทผใชงานไมตองตกเลอกทละรายการ(กรณทมเอกสารแนบจานวนมาก)

กรณททาการแนบไฟลเอกสารเรยบรอยแลว เมอคลกทปม จะแสดงหนาจอทมรป ดงภาพ

กรณทตองการสงเมลลไปยงหนวยงานอนๆดวย ใหคลกทปมสงMail

ลาดบทแสดงในชองน สามารถแกไขลาดบทของเอกสารไดโดยการแกไขตวเลขทแสดง

ภายในชองนนๆแลวคลกทปม



หนา 44

กรณทตองการเรยกดขอมลทะเบยน ใหคลกทปม โปรแกรมจะเขาสหนาจอทะเบยนให

กรณทตองการเรยกดขอมลพเศษ ใหคลกทปมขอมลพเศษ โปรแกรมจะเขาสหนาจอขอมล

พเศษของเอกสารแตละฉบบทไดทาการสรางขอมลพเศษไวแลว ดงภาพ

การพมพรายการจดเกบเอกสารทแสดงบนหนาจอ : คลกทปมพมพ โปรแกรมจะแสดง

รายการจดเกบเอกสารทแสดงบนหนาจอมาใหในรปแบบของรายงาน ดงภาพ



หนา 45

การคนหาเอกสารจดเกบ : กรณทตองการคนหาเอกสารทจดเกบแลว คลกทปมคนหา จะ

แสดงหนาจอเพอใหระบเงอนไขทตองการคนหา เชน เรอง , คาคน , เลขทหนงสอ, ป พ.ศ. , ลงวนท , ถงวนท ซง

สามารถระบเงอนไขทตองการคนหาไดมากกวา 1 เงอนไข ดงภาพดานลาง

จากนนคลกทปมคนหา โปรแกรมจะคนหาเอกสารจดเกบตามเงอนไขทกาหนดมาให

กรณทตองการออกจากหนาจอคนหาเอกสารจดเกบใหคลกทปมปด



หนา 46

การใชงานระบบรายงาน : คลกทไอคอนรป กรณทตองการพมพหรอเรยกดรายงานประจาวนของ

การรบ-สงเอกสารของแตละหนวยงาน จะแสดงหนาจอดงภาพ

คลกเลอกชอรายงานในComboทกาหนด เชน ทะเบยนการออกเลขสงหนงสอ, ทะเบยนหนงสอรบ ,ทะเบยน

ออกเลขหนงสอเวยน , ทะเบยนรบหนงสอเวยน , ทะเบยนจดเกบเอกสาร , เอกสารคางรบ ,เอกสารตดตาม ,เรองท

เลขาฯมอบหมาย, หนงสอหมดอาย เปนตน

ระบเงอนไขทตองการสาหรบรายงาน โดยสามารถเลอกเงอนไขไดมากกวา 1 เงอนไข เชน เรอง ,เรยน ,

เลขทหนงสอ ,ปพ.ศ. ,เลขทะเบยน ,ถงเลขทะเบยน , จากวนท , ถงวนท ,จากเวลา ,ถงเวลา ,ชนความเรว ,ชนความลบ,

สถานะ ,ประเภทการปฏบต และชอผรบ ทงนขนอยกบความตองการของผใชงานวามความตองการทจะคนหารายงาน

ทงหมดโดยไมตองระบเงอนไขกได ซงสามารถทาไดโดยคลกเลอกทชอรายงานแลวคลกทปม



หนา 47

เมอคลกทปมพมพ แลวโปรแกรมจะแสดงแบบฟอรมรายงานมาให โดยจะแสดงในรปแบบ

ของ.PDF ดงภาพทแสดงดานลางน

การออกจากระบบ : คลกทไอคอนรป กรณทตองการLog Offออกจากระบบเพอใสรหสผานเขามา

ใชงานใหม

การกลบสจอภาพรวมของการใชงานโปรแกรม : คลกทไอคอนรป กรณทตองการกลบสหนาจอ

ภาพรวมการใชงานของโปรแกรมซงจะแสดงรายละเอยดตางๆ เชน หนงสอเวยนสานกงานศาลยตธรรม , ขาว

ประชาสมพนธ , หนงสอรบ-สงของแตละหนวยงาน , หนงสอเวยน ,สมดสงกลาง ,หนงสอเกนกาหนด และหนงสอคาง

รบของแตละหนวยงาน เปนตน

การตงคาการแสดงรายการทหนาจอ : คลกทไอคอนรป กรณทตองการกาหนดคาทจะใหแสดงใน

หนาจอหลก โดยผใชงานแตละคนสามารถกาหนดไดวาตองการใหขอมลแสดงรายการในตารางจานวนกรายการ

การกาหนดสทธอานาจการใชงานตางๆ : คลกทไอคอนรป กรณทตองการกาหนดสทธอานาจการ

ใชงานตางๆใหผใชงานโปรแกรม ซงผทมสถานะเปน Administrator เทานนจงจะสามารถเขาใชงานได

Documents

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอน ิกสosc.ddc.moph.go.th/document/km/%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8... · 2015-03-13 · คลิกที่ปุ