คมอปฏบตงาน งานเลขานการ กลมงานบรหารส านกงานผอ านวยการ

จดท าโดย นางสาวอรอมา ยองค ากาด

ส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน มหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค

ค ำน ำ

เอกสารคมอการปฏบตงานเลมนเปนเอกสารทจดท าขนเพอใหการปฏบตงานของบคลากรมประสทธภาพและเกดมาตรฐานในการปฏบตงาน ผปฏบตงานมแนวทางในการปฏบตงาน จงไดจดท าคมอการปฏบตงานขน คมอปฏบตงานเลมนไดกลาวถงกระบวนการ ขนตอนการด าเนนงานการจดการประชม ซงประกอบดวย โครงสรางการบรหาร หลกเกณฑ กระบวนการประชม วธด าเนนการงานประชม และการจดท ารายงานการประชม

การจดท าคมอถอเปนแนวทางในการปฏบตงาน เพอใหทกฝายทเกยวของปฏบตไปในทศทาง เดยวกน ซงถอเปนสวนสาคญทมสวนในการพฒนางาน กระบวนการปฏบตตาง ๆ ซงเกดจากประสบการณในการปฏบต แนวทางการปฏบตงานการประชมมเนอหาเกยวของกบการประชมคณะอนกรรมการสภาวชาการ คณะกรรมการสภาวชาการ และคณะกรรมการตดตาม กากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย

ผจดทาหวงเปนอยางยงวาแนวปฏบตดงกลาว จะเปนประโยชนในการดาเนนงานใหสามารถปฏบตงานประชมไดสาเรจลลวง เปนไปอยางมประสทธภาพและถกตองตามหลกของการปฏบตงาน ตามวตถประสงคของการประชม หากมขอเสนอแนะประการใดโปรดแจงผจดท าเพอด าเนนการปรบปรงแกไขเพมเตม ใหมความถกตอง ครบถวน และคณภาพมากยงๆ ขนไป อรอมา ยองคากาด กนยายน 25๖๐

สารบญ

หนา ค าน า ก สารบญ ข สารบญภาพ ค บทท 1 บทน า ความเปนมาและความส าคญ 1 วตถประสงค 1 ประโยชนของการประชม 1 ขอบเขตของการประชม 2 ค าจ ากดความ 2

2 โครงสราง และ หนาทความรบผดชอบ โครงสรางการแบงสวนราชการในส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน 3 โครงสรางการบรหารงานส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน ๔ โครงสรางอตราก าลงส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน ๕ หนาทความรบผดชอบ 6

โครงสรางการบรหารงานมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค ๙ 3 หลกเกณฑและกระบวนการประชม

หลกเกณฑ 10 กระบวนการประชม 1๒

4 วธด าเนนงานการประชม คณะอนกรรมการสภาวชาการ ๑5 คณะกรรมการสภาวชาการ ๑๖ คณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย ๑๘

5 รายงานการประชม ความส าคญของรายงานการประชม ๑๙ ลกษณะของรายงานการประชมทด ๒๐

สารบญภาพ

ภาพท หนา

2-1 โครงสรางการแบงสวนราชการในส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน 3 2-2 โครงสรางการบรหารงานส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน 4 2-3 โครงสรางอตราก าลงส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน ๕ 2-๔ โครงสรางการบรหารงานมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค ๖ 4-1 คณะอนกรรมการสภาวชาการ ๑๕ 4-2 คณะกรรมการสภาวชาการ 1๖

4-3 คณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค 18

บทท1 บทน า

ความเปนมาและความส าคญ ส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยนมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค เปนหนวยงานหลกในการสนบสนนการด าเนนงานตามพนธกจของมหาวทยาลย ทสอดคลองกบบรบทของหนวยงาน คอการจดการเรยน การสอน การประกนคณภาพการศกษาภายใน และการใหบรการดานวชาการแกคณาจารย นสตนกศกษา และบคคลทวไป ภายใตแนวนโยบายการใหบรการทมงเนนผรบบรการเปนส าคญ โดยแบงการบรหารงานออกเปน 4 กลม ไดแก กลมงานบรหารส านกงาน กลมงานสงเสรมวชาการ กลมงานทะเบยนและประมวลผล และส านก งานบณฑตวทยาลย ในสวนกลมงานทะเบยนและประมวลผล มพนธกจทตอบสนองการด าเนนงานในภาพรวมของส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน ใหบรรลวตถประสงค และเปาหมายตามแผนปฏบตงานประจ าป โดยมหนาทในดานตางๆ เชน การรบสมครนกศกษา การรบรายงานตว งานการเปลยนแปลง โอน ยาย ลาออก การจดการลงทะเบยน การจดการผลการเรยน การออกเอกสารหลกฐานทางการศกษา งานเลขานการโดยการจดการประชมเพอพจารณาเหนชอบดานวชาการ เปนตน

ดงนนจงไดจดท าคมอการปฏบตงานขนเพอเปนประโยชนส าหรบผปฏบตงาน เพอใหการปฏบตงานเปนไปโดยถกตองและมาตรฐานเดยวกนโดยผปฏบตงานทราบและเขาใจวาควรท าอะไรกอนหลงและลดในดานของขอผดพลาดในการปฏบตงาน วตถประสงค 1. เพอชแจงและสรางความเขาใจรวมกนระหวางผรวมประชม 2. เพอแลกเปลยนความคดเหน และรบฟงขอคดเหนทหลากหลาย 3. เพอก าหนดแนวทางในการด าเนนงานรวมกนหาแนวทางแกไขปญหารวมงาน ประโยชนของการประชม 1. ชวยใหเกดความรวมมอรวมใจทางความคด ในการพจารณาและตดสนใจในประเดนตาง ๆ อยางรอบคอบ 2. ชวยเปนสอกลางในการถายทอดนโยบาย ขาวสารตาง ๆ ไปถงผเกยวของไดอยาง รวดเรว 3. ชวยใหเกดการพฒนางานในรปแบบตาง ๆ โดยผานการคดและตดสนใจจากทประชม 4. ชวยเปนกลไกในการท าใหไดขอมล แนวคดทหลากหลายและมขอยตสามารถน าไป ปฏบตได

๒

ของเขตของการประชม ในการจดท าคมอการปฏบตงานประชมทจะกลาวถงน ครอบคลมการบวนการ ขนตอน การด าเนนการประชมของคณะกรรมการดานวชาการชดตาง ๆ ทแตงตงโดยสภามหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค ซงในทนจะ กลาวถงคณะกรรมการ จ านวน 3 ชดดวยกนดงน 1. คณะอนกรรมการสภาวชาการ 2. คณะกรรมการสภาวชาการ 3. คณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย โดยคณะกรรมการในแตละชด ประกอบดวยตวแทนจากหนวยงานตางๆ ภายในมหาวทยาลย และผทรงคณวฒจากหนวยงานภายนอก ค าจ ากดความ คณะอนกรรมการสภาวชาการ หมายถง คณะอนกรรมการทถกแตงตงขนจากความเหนชอบของสภาวชาการมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค อาศยอ านาจตามความในมาตรา ๒๒ (๑๓) แหงพระราชบญญตมหาวทยาลยราชภฏ พ.ศ. ๒๕๔๗ เพอพจารณาและเสนอความเหนในเรองใดเรองหนงหรอมอบหมายใหปฏบตหนาทอยางใดอยางหนงอนอยในอ านาจหนาทของสภาวชาการมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค คณะกรรมการสภาวชาการ หมายถง คณะกรรมการทถกแตงตงขนจากความเหนชอบของสภามหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค โดยมอธการบดเปนประธาน อาศยอ านาจตามความในมาตรา ๑๘ (๑๔) แหงพระราชบญญตมหาวทยาลยราชภฏ พ.ศ. ๒๕๔๗ และขอบงคบมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรควาดวยคณสมบตหลกเกณฑและวธไดมาซงคณะกรรมการสภาวชาการ พ.ศ. ๒๕๔๘ คณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย หมายถง คณะกรรมการทถกแตงตงขนจากความเหนชอบของสภามหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค โดยมกรรมการสภามหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค ผทรงคณวฒเปนประธาน อาศยอ านาจตามความในมาตรา ๑๘ (๑๔) แหงพระราชบญญตมหาวทยาลยราชภฏ พ.ศ. ๒๕๔๗ เพอพจารณาและเสนอความเหนในเรองใดเรองหนงหรอมอบหมายใหปฏบตหนาทอยางใดอยางหนง ในดานตางๆ อนอยในอ านาจและหนาทของสภามหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค

บทท 2 โครงสราง และ หนาทความรบผดชอบ

การจดท าคมอปฏบตงานในครงน ผจดท าไดน าโครงสรางหนวยงาน โครงสรางการบรหารงานส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน โครงสรางอตราก าลง และหนาทความรบผดชอบ เพอน ามาเปนแนวทางในการปฏบต โดยมขอมลและรายละเอยด ดงน โครงสรางหนวยงาน 1. โครงสรางการแบงสวนราชการในส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

ภาพท 2-1 โครงสรางการแบงสวนราชการในส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

ส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

โครงสรางการแบงสวนราชการในส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

ส านกงานผอ านวยการ

กลมงานบรหาร ส านกงานผอ านวยการ

กลมงานทะเบยน และประมวลผล

กลมงานสงเสรม วชาการ

ส านกงานบณฑต วทยาลย

•งานบรหารงานทวไป •งานสารบรรณ •งานพสดการเงน • งานบคลากร • งานขอมลบคลากร • งานขอมลสารสนเทศ • งาน กพร. • งานประกนคณภาพ • งานแผนงานและงบ ประมาณ • งานเลขานการ อนกรรมการสภาวชาการ สภาวชาการและการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย

•งานรบนกศกษา

• งานทะเบยนนกศกษา

• งานลงทะเบยนและประมวลผลการเรยน • งานเอกสารหลกฐานการศกษา

• งานตรวจสอบคณวฒ

• งานพระราชทานปรญญาบตร

•งานขอมลสารสนเทศนกศกษา

•งานประสานการพฒนาหลกสตร

•งานวางแผนการเรยนการสอน

• งานพฒนาคณภาพหลกสตรและการสอน

•งานประเมนการจดการศกษา

• งานบรการวชาการ

• งานเอกสารหลกสตร

•งานบรหารงานทวไป •งานวชาการบณฑต

ศกษา

•งานบรการการศกษา •งานมาตรฐานการศกษา

หมายเหต ส านกงาน

บณฑตวทยาลย เปนหนวยงานอสระ มฐานะเทยบเทากลมงานในส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน จดตงตามประกาศของมหาวทยาลย

4

2. โครงสรางการบรหารงานส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

ภาพท 2-2 โครงสรางการบรหารงานส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

ผอ านวยการส านก

โครงสรางการบรหารงานส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

รองผอ านวยการ

กลมงานบรหารส านกงานผอ านวยการ

กลมงานทะเบยนและประมวลผล

กลมงานสงเสรมวชาการ

ส านกงานบณฑตวทยาลย

•งานบรหารงานทวไป•งานสารบรรณ •งานพสดการเงน• งานบคลากร • งานขอมลบคลากร• งานขอมลสารสนเทศ • งาน กพร.• งานประกนคณภาพ • งานเลขานการ • งานแผนงานและงบประมาณ

•งานรบนกศกษา• งานทะเบยนนกศกษา

• งานตรวจสอบคณวฒ • งานเอกสารการศกษา

• งานพระราชทานปรญญาบตร

•งานขอมลสารสนเทศนกศกษา • งานลงทะเบยนและประมวลผลการเรยน

•งานประสานการพฒนาหลกสตร

•งานวางแผนการเรยนการสอน

• งานพฒนาคณภาพหลกสตรและการสอน

•งานประเมนการจดการศกษา

• งานบรการวชาการ

• งานเอกสารหลกสตร

•งานบรหารงานทวไป •งานวชาการบณฑตศกษา

•งานบรการการศกษา •งานมาตรฐานการศกษา

หมายเหต ส านกงานบณฑตวทยาลย เปนหนวยงานอสระ มฐานะเทยบเทากลมงานในส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน จดตงตามประกาศของมหาวทยาลย

คณะกรรมการประจ าส านก

5

3. โครงสรางอตราก าลงส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

ภาพท 2-3 โครงสรางอตราก าลงส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

6

หนาทความรบผดชอบ จากพนธกจและภารกจของมหาวทยาลย ในการจดการศกษาวชาการและวชาชพชนสง จ าเปนอยางยงทมหาวทยาลย จะตองมการด าเนนงานดานวชาการตางๆ ใหมคณภาพและเปนทยอมรบทงในระดบทองถน ภมภาค พฒนางานดานวชาการอยางตอเนอง และเพอใหเกดการพฒนาดงกลาว มหาวทยาลย ไดมการจดแตงตงคณะบคคลทมความเชยวชาญ เปนทยอมรบจากภายในมหาวทยาลย และผทรงคณวฒภายนอก เพอเขารวมเปนคณะกรรมการซงมหนาทโดยมการด าเนนงานรวมกบคณะกรรมการชดตาง ๆ ดงน 1. คณะอนกรรมการสภาวชาการ 2. คณะกรรมการสภาวชาการ 3. คณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย โดยในทนจะขออธบายถงโครงสราง ภาระหนาทและการปฏบตงานของคณะกรรมการแตละชดดงตอไปน ๑. อนกรรมการสภาวชาการมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค คณะอนกรรมการสภาวชาการ มหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค คอ คณะผทรงคณวฒ ทจดตงขนโดยอาศยตามมาตรา ๒๒ (1๓) แหงพระราชบญญตมหาวทยาลยราชภฏ พ.ศ.2547 ประกอบดวย ตวแทนจากคณะทมคณสมบตเปนไปตามขอบงคบมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค วาดวยคณสมบต หลกเกณฑ และวธการไดมาซงคณะกรรมการสภาวชาการ พ.ศ.25๕๗ บทบาทหนาทของคณะอนกรรมการสภาวชาการ ตามความเหนชอบของทประชมคณะกรรมการสภาวชาการ ในการประชมครงท ๕/๒๕๕๙ เมอวนท ๙ มถนายน พ.ศ. ๒๕๕๙ สภาวชาการมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค ไดมการก าหนดอ านาจหนาทความรบผดชอบของคณะอนกรรมการสภาวชาการไวในประเดนหลก ๆ ดงน 1. พจารณาคณสมบตผสมควรไดรบการแตงตงเปนอาจารยพเศษใหเปนไปตามขอบงคบมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค วาดวนคณสมบต หลกเกณฑ วธการแตงตงและถอดถอนอาจารยพเศษ พ.ศ. ๒๕๖๐ 2. เสนอชอผสมควารแตงตงเปนอาจารยพเศษตอคณะกรรมการสภาวชาการ 3. พจารณาถอดถอนผทไมสมควรเปนอาจารยพเศษและสงรายชอใหกบคณะกรรมการสภาวชาการพจารณา เพอเสนออการบดพจารณาตอไป 4. ปฏบตหนาทอน ๆ ตามทสภาวชการมอบหมาย ๒. คณะกรรมการสภาวชาการมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค คณะกรรมการสภาวชาการ มหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค คอ คณะผทรงคณวฒ ทจดตงขนตามมาตรา 18 (14) แหงพระราชบญญตมหาวทยาลยราชภฏ พ.ศ.2547 และขอบงคบมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค วาดวยคณสมบตหลกเกณฑและวธไดมาซงคณะกรรมการสภาวชาการ พ.ศ.25๕8 ประกอบดวย ผทรงคณวฒจากหนวยงานภายนอกและตวแทนจากคณะทมคณสมบตเปนไปตามขอบงคบมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค วาดวยคณสมบต หลกเกณฑ และวธการไดมาซงคณะกรรมการสภาวชาการ พ.ศ.25๕๗ ดงน 1. อธการบด เปนประธานโดยต าแหนง 2. กรรมการสภาวชาการทคณาจารยประจ าเลอกจากผบรหาร หรอคณาจารยประจ า คณะ คณะละหนงคน

7

3. กรรมการสภาวชาการซงแตงตงจากผทรงคณวฒ จากบคคลภายนอกมจ านวน เทากบบคคลตามขอ 2 4. ใหสภาวชาการแตงตงรองอธการบดคนหนงเปนกรรมการและเลขานการสภาวชาการ โดยค าแนะน าของอธการบด บทบาทหนาทของคณะกรรมการสภาวชาการ ตามขอบงคบมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค วาดวยคณสมบต หลกเกณฑ และวธการไดมาซงคณะกรรมการสภาวชาการ พ.ศ.25๕8 นน ไดมการก าหนดอ านาจหนาทความรบผดชอบของคณะกรรมการสภาวชาการไวในประเดนหลก ๆ ดงน 1. พจารณาเสนอวสยทศน ก าหนดนโยบายวชาการ และหลกสตรการเรยนการสอน และการวดผลประเมนผลการศกษาใหสอดคลองกบวตถประสงคและภารหนาทของมหาวทยาลย 2. พจารณาเสนอด าเนนการเกยวกบการวจยการสอน การประเมนผลการสอนและการ ประกนคณภาพการศกษา 3. พจารณาเสนอใหปรญญา ประกาศนยบตรบณฑตชนสง ประกาศนยบตรบณฑต อนปรญญา และประกาศนยบตร 4. พจารณาเสนอจดตง การยบรวม และการยบเลก คณะ สถาบน ส านก สวนราชการหรอ หนวยงานทเรยกชออยางอนทมฐานะเทยบเทาคณะ รวมทงการเสนอแบงสวนราชการหรอสวน งานภายในหนวยงานดงกลาว 5. พจารณาเสนอรบสถาบนวชาการชนสงหรอสถาบนวจยอนเขาสมทบในมหาวทยาลย 6. พจารณาใหความเหนเกยวกบการแตงตงและถอดถอนศาสตราจารย รองศาสตราจารย และผชวยศาสตราจารย 7. พจารณาใหความเหนเกยวกบการแตงตงและถอดถอนศาสตราจารยพเศษ ศาสตราจารยเกยรตคณ รองศาสตราจารยพเศษ ผชวยศาสตราจารยพเศษ และอาจารยพเศษ 8. แสวงหาวธการทจะท าใหการศกษา การวจย การบรการวชาการแกสงคม การปรบปรง ถายทอดและพฒนาเทคโนโลย การทะนบ ารงศลปะและวฒนธรรม การพฒนาทองถน การผลตและสงเสรมวทยฐานครการอนรกษสงแวดลอมและทรพยากรธรรมชาตใหเจรญยงขน 9. เสนอแนะแนวทางการประสานงาน การระดมสรรพก าลงเพอการพฒนาทองถน การท าขอตกลงระหวางมหาวทยาลยในความรวมมอทางวชาการ ประสานการใชบคลากร ทรพยากร และความช านาญรวมกนในการปฏบตหนาทของมหาวทยาลยเพอการพฒนาทองถน 10. พจารณาใหความเหนตอสภามหาวทยาลยเกยวกบงานดานวชาการของมหาวทยาลย 11. เสนอความเหนเกยวกบการตดตาม ตรวจสอบและประเมนผลงานดานวชาการของ มหาวทยาลย 12. ใหค าปรกษาแกอธการบดและปฏบตหนาทอนตามทสภาวชาการ หรออธการบด มอบหมาย 13. แตงตงคณะกรรมการ คณะอนกรรมการ หรอบคคลใดบคคลหนง เพอกระท าการใด ๆ อนอยในอ านาจและหนาทของสภาวชาการ

8

3. คณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย คณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย คอ คณะผทรงคณวฒทจดตงขนอาศยอ านาจตามมาตรา 18 (14) แหงพระราชบญญตมหาวทยาลยราชภฏ พ.ศ.2547 บทบาทหนาทของคณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย ตามความเหนชอบของทประชมสภามหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค ในการประชมครงท ๒/๒๕๖๐ เมอวนท ๒๔ กมภาพนธ พ.ศ. ๒๕๖๐ สภามหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค ไดมการก าหนดอ านาจ หนาทความรบผดชอบของคณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย ไวในประเดนหลก ๆ ดงน 1. เสนอความเหนและขอเสนอแนะเกยวกบการบรหารงานวชาการของมหาวทยาลยในเรองเกยวกบการจดการศกษา การวจย การบรการทางสงคมและทรพยาการธรรมชาต การประกนคณภาพการศกษา การเปดสอนและการอนมตหลกสตรของมหาวทยาลย 2. เสนอความเหนและขอเสนอแนะเกยวกบการควบคมและพฒนาคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย 3. แตงตงอนกรรมการเพอด าเนนการตามหนาทของคณะกรรมการน 4. ปฏบตหนาทอนตามทสภามหาวทยาลยมอบหมาย 5. เสนอผลการด าเนนงานและขอเสนอแนะตอสภามหาวทยาลยทกระยะ 3 เดอน

9

โครงสรางการบรหารงานมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค

ภาพท 2-๔ โครงสรางการบรหารงานมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค

บทท 3 หลกเกณฑและกระบวนการประชม

หลกเกณฑ การจดประชมในแตละครง จาเปนอยางยงทจะตองมองคประกอบของการประชมอยางครบถวน เพอใหการประชมครงนนๆ ดาเนนไปดวยความราบรนตลอดการประชม โดยการประชมคณะอนกรรมการสภาวชาการ คณะกรรมการสภาวชาการ และคณะกรรมการตดตาม กากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย ราชภฏนครสวรรค มองคประกอบของการประชมและบทบาทหนาท ดงน 1. ประธานในทประชม ปฏบตหนาทเปนผนาในการประชม บรหารการประชมใหดาเนนไปอยางมประสทธผล ดวยความเปนกลางรวมทงกระตนใหเกดการมสวนรวมในการแสดงความ คดเหนจากคณะกรรมการในทประชม ประธานในทประชมอาจเปนโดยตาแหนง หรอไดรบเลอกจากคณะกรรมการในทประชม 2. กรรมการ ในทนหมายถง คณะอนกรรมการสภาวชาการ คณะกรรมการสภาวชาการ และคณะกรรมการตดตาม กากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค ทมคณสมบตเปนไปตามขอบงคบมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค วาดวยคณสมบต หลกเกณฑ และวธการไดมาซงคณะกรรมการสภาวชาการ พ.ศ.2548 และเปนไปตามมตทประชมสภามหาวทยาลยในการพจารณาคดเลอกตวแทนจากกรรมการสภามหาวทยาลย เพอแตงตงเปคณะกรรมการตดตาม กากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค 3. เลขานการ มบทบาทหนาทตามขอบงคบมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค วาดวยการประชมสภามหาวทยาลย พ.ศ.2547 โดยอนโลม คอ 3.1 เชญประชมตามคาสงของประธาน 3.2 ชแจงเกยวกบขอเทจจรง เกยวกบขอกฎหมาย กฎ ระเบยบ ประกาศ ขอบงคบ ของมหาวทยาลยทเกยวของกบเรองทพจารณาในทประชม 3.3 เชญบคคลใดๆ เขารวมประชม หรอชแจงในทประชมตามทสภาเหนชอบ 3.4 จดทารายงานการประชม 3.5 แจงมตของทประชมไปยงผทเกยวของ 3.6 เกบรกษาเอกสารการประชม 3.7 ปฏบตการอนใดตามทกาหนดไวในขอบงคบนหรอตามทประธาน หรอสภา มอบหมาย 4. ระเบยบวาระการประชม ชวยใหคณะกรรมการทราบประเดนทจะประชม และม โอกาสไดเตรยมการรวบรวมขอมล ความคดเหนตางๆ เกยวกบเรองตามวาระการประชม เพอนามาอภปรายในการประชม สงผลใหการประชมดาเนนไปตามลาดบวาระ ชดเจน และมเปาหมาย ตามขอบงคบมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค วาดวยการประชมสภามหาวทยาลย พ.ศ.2547 โดยอนโลม กาหนดใหการจดระเบยบวาระการประชม โดยจดลาดบ ดงน 1. เรอง ประธานแจงใหทประชมทราบ เปนวาระทประธานนาเรองทพจารณาแลว เหนวาเปนประโยชน แจงแกทประชม ใหทราบ ทงในดานวชาการและดานอนๆ ทเกยวของ 2. เรอง รบรองรายงานการประชม เปนการพจารณารบรองรายงานการประชมในคราวทผานมา โดยทวไปนนควรจดสงรายงานการประชมใหคณะกรรมการทราบกอนวนประชม เพอความรวดเรว หากขอความ ผดพลาด ไมเปนไปตาม

๑๑

ขอตกลงในการประชมครงทผานมา กสามารถทกทวงใหแกไข เมอทประชมรบรองรายงานการประชมทงทมการแกไข และไมมการแกไข ประธานและเลขานการลง ลายมอชอและวนทในตอนทายของรายงานการประชมไว เปนหลกฐาน 3. เรอง สบเนอง เปนเรองทคางจากการพจารณาในการประชมคราวทผ านมา หรออาจเปนเรองทคณะกรรมการตองการตดตามผลการดาเนนงาน หรอตดตามเรองทไดมการพจารณาไปแลวในคราวประชมครงท ผานมา 4. เรองเสนอเพอทราบ เปนวาระทหนวยงานทเกยวของเสนอผลการดาเนนงาน เรองราวทเกยวของและอยในดลยพนจของคณะกรรมการทราบความเปนมา รวมถงการดาเนนการในเรองนนๆ ทงนเรองทเสนอเขาวาระการประชมดงกลาว ควรเปนเรองทแจงเพอใหคณะกรรมการรบทราบ โดยไมมการลงมตแตอยางใด 5. เรอง เสนอเพอพจารณา เปนเรองทเสนอเขาสทประชมเพอใหคณะกรรมการรวมกนพจารณา เปนประเดนสาคญในการจดประชมครงนน ๆ เรองทเสนออาจมาจากประธาน หรอคณะกรรมการ ทงนรวมถงเรองทหนวยงานตาง ๆ เสนอขอบรรจวาระเพอใหคณะกรรมการมมตในประเดน ดงกลาวกได 6. เรอง อน ๆ ในการประชมคณะกรรมการแตละครงอาจจะมหรอไมมประเดนทนามาเปนเรอง อน ๆ โดยทวไปจะเปนการนดหมายกาหนดการประชมในคราวตอไป โดยประธานทประชมขอความเหนกรรมการอน ๆ ในการนดหมายวน เวลา และสถานทในการประชม นอกจากนระเบยบวาระเรองอนๆ นน ยงรวมไปถงการทประธานหรอคณะกรรมการเสนอเรองทมความเรงดวนทไมสามารถบรรจในวาระไดทน สามารถนามาพจารณาในวาระนเพมเตมกได ทงนควรคานงถงความจาเปนเรงดวน และระยะเวลาในการพจารณาดวย ตามลาดบการจดระเบยบวาระการประชมนน อนโลมว าหากในกรณทประธาน หรอ คณะกรรมการพจารณารวมกนเปนวาวาระใดเปนเรองเรงดวนสามารถนามาพจารณากอนกได 5. เอกสารประกอบการประชม เปนเอกสารทจดทาขนชวยใหขอมลแกคณะกรรมการ เพอประกอบการพจารณา ตดสนใจ 6. มตทประชม คอการสรปขอคดเหน ในเรองทประชมนน ๆ รวมกนของคณะกรรมการ โดยมมต เปนอยางใดอยางหนงโดยมความเหนเปนเอกฉนท 7. รายงานการประชม ถอเปนองคประกอบทสาคญในการประชมแตละครง รายงานการประชมจะ เปนหลกฐานเพอยนยนและอางองเรองตางๆ ทตกลงรวมกนในทประชม ซงจะเสนอรายละเอยดในการจดทารายงานการในบทตอไป 8. แบบรายงานผลตามมตทประชม ใชเพอแจงผลมตทประชมไปยงผทเกยวของหรอหนวยงานทเกยวของ กบเรองทคณะกรรมการไดลงมต ในคราวประชมครงนน ๆ ทราบ

๑๒

กระบวนการประชม กระบวนการในการจดประชมคณะอนกรรมการสภาวชาการ คณะกรรมการสภาวชาการ และตดตาม กากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของสมหาวทยาลย แตละครงนนเปนไปตามแนวปฏบตทดตามแบบอยางการประชมใน รปแบบทเปนทางการฝายงานเลขานการ ไดแบงขนตอนออกเปน 3 ชวงเวลา คอ 1. การดาเนนการกอนการประชม 2. การดาเนนการระหวางการประชม 3. การดาเนนการหลงการประชม ในแตละชวงเวลามการดาเนนการตามขนตอนดงตอไปน 1. การดาเนนการกอนการประชม 1.1 รบเรองขอบรรจวารการประชมจากคณะทง ๕ คณะ หนวยงานตาง ๆ รวมทงจดเตรยม ขอมลทจะเสนอเขาวาระเพอใหคณะกรรมการพจารณา 1.2 จดทารางวาระการประชม โดยการหารอกบประธานและเลขานการ เพอตรวจทาน และจดลาดบความสาคญของเรองทเสนอ โดยเรยงลาดบความสาคญของเรอง ตามวาระการประชม 1.3 เมอไดเรองทจดทาวาระการประชมเปนทเรยบรอยแลว ทาการประสานงานสารบรรณจดทาบนทกขอความ เพอเชญประชมใหแกคณะกรรมการ พรอมแนบวาระการประชมและเอกสารประกอบการประชม (ถาม) และทาการประสานคณะกรรมการทางโทรศพทเพอยนยนการเขารวมและตรวจสอบองคประชม 1.4 ดาเนนการจดสงเอกสาร บนทกขอความเชญประชมใหแกคณะกรรมการภายนอก โดยจด สงทางไปรษณยและจดหมายอเลกทรอนกส และคณะกรรมการภายในมหาวทยาลย จดสงไปยงคณะทสงกด 1.5 จดทารปเลมวาระการประชม เพอใชในวนประชมเทาจานวนคณะกรรมการ 1.6 จดทาเอกสารรายละเอยดคาใชจาย /ขอยมเงนจากกลมงานทรพยสนและรายได เ พอใชเปนคาใชจายในการจดประชม ไดแก คาตอบแทนคณะกรรมการ คาเบยประชม คาทพก คานามนเชอเพลง คาอาหารวาง-อาหารกลางวน เปนตน 2. การดาเนนการระหวางการประชม การดาเนนการระหวางการประชมนน วตถประสงคคอการอานวยความสะดวกใหการประชมเปนไปดวยความราบรน สรางความพงพอใจแกคณะกรรมการและผเขารวมประชมทกฝาย มการดาเนนการ ดงน 2.1 จดเตรยมความพรอมของหองประชม เครองเสยง ปายชอคณะกรรมการ รวมทงจด วางเอกสารขอมลอนๆ ทเกยวของกบการประชมใหแกคณะกรรมการทกทาน 2.2 อานวยความสะดวกในการลงชอเขารวมการประชม การจายคาตอบแทน คาเบยประชม คานามนเชอเพลงแกคณะกรรมการ พรอมทงตรวจนบจานวนคณะกรรมการผเขารวมประชม 2.3 ประสานผเขารวม หรอผทมสวนเกยวของในการประชมคราวนนๆ พรอมทง จดลาดบการเขารวมของผทเกยวของในแตละวาระ 2.4 บรการอาหารวาง เครองดม และอาหารกลางวน (ถาม) ในระหวางการประชม 2.5 เมอการประชมแลวเสรจ ประสานรถมหาวทยาลย เพอสงคณะกรรมการภายนอกยงทพก (ถาม) 3. การดาเนนการหลงการประชม การดาเนนการภายหลงการประชมนน เลขานการหรอเจาหนาทผรบผดชอบ ควรดาเนนการ ดงน 3.1 จดทา ราง รายงานการประชมภายหลงเสรจจากการประชม และเสนอใหเลขานการ ตรวจทาน

๑๓

แกไข เพอใหเปนไปตามขอเสนอแนะและมตทประชม กอนเสนอใหประธาน พจารณาลงนามในรายงานการประชม 3.2 จดทาสาเนาผลการพจารณาใหผเกยวของทราบ เพอใหการปฏบตมผล เปนไปดวยความรวดเรว 3.3 ตดตามผลการปฏบตตามมตทประชม และจดเตรยมรายงานผลนนใหทประชมทราบ ในการประชมคราวตอไป 3.4 จดเกบเอกสารวาระการประชม และเอกสารประกอบการประชมเพอใชเปนหลกฐานอางอง 3.5 เผยแพรรายงานการประชม ในสวนทสามารถเผยแพรในทางสาธารณะ บนเวบไซตของหนวยงาน (http://apr.nsru.ac.th/manage.php?page=conference) 3.6 จดทาเอกสารตดทางการเงน ขอเบกคาใชจายตาง ๆ ไปยงกลมงานการเงน เพอคนเงนยมจาก กลมงานทรพยสนและรายได 3.7 จดเตรยมการประชมในคราวตอไป

บทท 4 วธด ำเนนงำนกำรประชม

จากพนธกจและภารกจของมหาวทยาลย ในการจดการศกษาวชาการและวชาชพชนสง จาเปนอยางยงทมหาวทยาลย จะตองมการดาเนนงานดานวชาการตางๆ ใหมคณภาพและเปนทยอมรบทงในระดบทองถน ภมภาค พฒนางานดานวชาการอยางตอเนอง และเพอใหเกดการพฒนาดงกลาว มหาวทยาลยไดมการจดแตงตงคณะบคคลทมความเชยวชาญเปนทยอมรบ จากภายในมหาวทยาลย และผทรงคณวฒภายนอก เขารวมเปนคณะกรรมการ ซงมหนาทโดยมการดาเนนงานรวมกบคณะกรรมการชดตางๆ โดยในทนจะขออธบายถงขนตอน และวธการดาเนนงานการประชม ดงน

1. คณะอนกรรมการสภาวชาการมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค

มรภ.นครสวรรค

การจดการประชมคณะอนกรรมการสภาวชาการ เขยนโดย นางสาวอรอมา ยองคากาด กลมงานบรหารสานกงานผอานวยการ สานกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

ผรบผดชอบ แผนภมสายงาน (Flow Chart)

ขนตอน / วธด าเนนงาน เอกสารทเกยวของ ระยะเวลาด าเนนการ

นางสาวอรอมา ยองคากาด

จนท.ขอขอมลระเบยบวาระการประชมจาก 1. ผอ.สนส. 2. รองฯ ฝายวชาการ 3. บนทกขอความจาก 5 คณะ

บนทกขอความขอบรรจวาระการประชม

1-3 สปดาห

พจาณาระเบยบวาระการประชม 1. พจารณาแตงตงอาจารยพเศษ 2. สมอ.08 หากวาระการประชมมจานวนนอยใหจดทาหนงสอเวยน เพอพจาณา หรอขนอยกบดลพนจของประธานอนกรรมการสภาวชาการ

บนทกขอความขอบรรจวาระการประชม

1-3 สปดาห

ประสานงานเลขานการเพอตดตอหองประชม

1. แผนปฏบตงานประชมอนกรรมการสภาวชาการ 2. แบบคารองขอใชหองประชม

5 นาท

จนท. ประสานงานกบคณะกรรมการทางโทรศพทในเบองตนเพอแจงวนเวลาประชมและกาหนดการประชม

1. แผนปฏบตงานประชมอนกรรมการสภาวชาการ

1 – 2 วน

สงวาระการประชมใหงาน

สารบรรณท าหนงสอเวยน

เพอพจารณาความเหนชอบ

- แตงตง อ.พเศษ - สมอ.๐๘

เรม

ประสานงานคณะกรรมการ จากตวแทน 5 คณะ

ตอ

ขอขอมลระเบยบวาระการประชม

จองหอง

๑๕

ผรบผดชอบ แผนภมสายงาน (Flow Chart)

ขนตอน / วธด าเนนงาน เอกสารทเกยวของ ระยะเวลาด าเนนการ

จนท.จดทาหนงสอเชญพรอมแนบวาระการประชม จดสงตามรายชอคณะกรรมการ

1.บนทกขอความ ว...../25...

1 วน

จนท. จดทาวาระการประชม พรอมทงประสานคณะจดสงเอกสารประกอบการประชม จานวน 7 ชด

1. วาระการประชม 2. เอกสารประกอบการประชม

1 สปดาห

จนท. จดสงวาระการประชมพรอมทงเอกสารประกอบการประชมทง 5 คณะ

1. วาระการประชม 2. เอกสารประกอบการประชม

1 วน

จนท. ประสานงานกบคณะกรรมการทางโทรศพทอกครงเพอนบองคประชม

1. แผนปฏบตงานประชมอนกรรมการสภาวชาการ

1-2 วน

1. จดเตรยมอาหารวางและเครองดม

1. แผนปฏบตงานประชมอนกรรมการสภาวชาการ

3-5 นาท

1. จดเตรยมหองประชม +ปายชอคณะกรรมการ 2. ประสานฝายโสตทศนปกรณ 3. บนทกเทปการประชม

1 วน

ถอดเทปเพอจดทารายงานการประชม

รายงานการประชม 1-3 วน

จนท. จดทาบนทกขอความเพอแจงผลรายงานการปะชม เฉพาะวาระทเกยวของใหหนอยงานทสงขอมลเพอขอบรรจวาระการประชมทราบ

1. บนทกขอความ 2. รายงานการประชม

1 วน

สงวาระการประชมใหงานสาร

บรรณท าหนงสอเชญประชม

ยนยนการเขารวมประชม

จากคณะกรรมการ กอนการประชม 1 สปดาห

สงวาระการประชม

ใหคณะกรรมการ

จดท าวาระการประชม+เตรยมเอกสารประกอบการประชม

จดเตรยมอาหารวางและเครองดม

ด าเนนการประชม

จดท ารายงานการประชม

แจงผลรายงานการ

ประชมใหหนวยงานท

เกยวของทราบ

๑๖

2. คณะกรรมการสภาวชาการมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค

มรภ.นครสวรรค

การจดการประชมคณะกรรมการสภาวชาการ เขยนโดย นางสาวอรอมา ยองคากาด กลมงานบรหารสานกงานผอานวยการ สานกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

ผรบผดชอบ แผนภมสายงาน (Flow Chart)

ขนตอน / วธด าเนนงาน เอกสารทเกยวของ ระยะเวลาด าเนนการ

นางสาวอรอมา ยองคากาด

จนท.ขอขอมลระเบยบวาระการประชมจาก 1. ผอ.สนส. 2. รองฯ ฝายวชาการ 3. บนทกขอความจาก 5 คณะ และขอมลตองผานการพจารณาจากอนกรรมการสภาวชาการ

บนทกขอความ ขอบรรจวาระการประชม

1-3 สปดาห

พจาณาระเบยบวาระการประชม 1. อนมตจบ 2. สมอ.08 จดทาหนงสอเวยนเพอพจาณา ถาวาระการประชมมมากกวาน 3. พจาณาหลกสตร 4. พจารณาปรญญากตตมศกด 5. มคอ. 7 6. วาระลบ ฯลฯ ใหดาเนนการลาดบถดไป

บนทกขอความ ขอบรรจวาระการประชม

1-3 สปดาห

ประสานงานเลขานการเพอตดตอหองประชม

1. แผนปฏบตงานประชมสภาวชาการ 2. แบบคารองขอใชหองประชม

5 นาท

จนท. ประสานงานกบคณะกรรมการทางโทรศพทในเบองตนเพอแจงวนเวลาประชมและกาหนดการประชม

1. แผนปฏบตงานประชมสภาวชาการ

1 – 2 วน

จนท.จดทาหนงสอเชญพรอมแนบวาระการประชม จดสงตามรายชอคณะกรรมการ

1.หนงสอท ศธ 0537/ ว..... 2.บนทกขอความ ว...../25...

๑ วน

เรม

ประสานงานคณะกรรมการ ภายในและภายนอก

จองหอง

- อนมตจบ

ตอ

สงวาระการประชมใหงานสาร

บรรณท าหนงสอเวยนเพอ

พจารณาขอความเหนชอบ

ขอขอมลระเบยบวาระการประชม

สงวาระการประชมใหงานสารบรรณท าหนงสอเชญประชม

๑๗

ผรบผดชอบ แผนภมสายงาน (Flow Chart)

ขนตอน / วธด าเนนงาน เอกสารทเกยวของ ระยะเวลาด าเนนการ

จนท. จดทาวาระการประชม พรอมทงประสานคณะจดสงเอกสารประกอบการประชม จานวน 15 ชด

1. วาระการประชม 2. เอกสารประกอบการประชม

1 สปดาห

จนท. จดสงวาระการประชมพรอมทงเอกสารประกอบการประชมทางไปรษณย และ 5 คณะ

1. วาระการประชม 2. เอกสารประกอบการประชม

1 วน

จนท. ประสานงานกบคณะกรรมการทางโทรศพทอกครงเพอนบองคประชม

1. แผนปฏบตงานประชมสภาวชาการ

1-2 วน

1.ประสานงานกบฝายยานเพอรบ – สง ผทรงคณวฒ 2. ประสาน รร.ทผทรงคณวฒตองการเขาพก 3. จดเตรยมอาหารวางและเครองดม อาหารกลางวน 4. จดเตรยมเบยประชมและคาตอบแทนสาหรบคณะกรรมการ

1. แบบคารองขอใชรถ 2. แผนปฏบตงานประชม สภาวชาการ

3-5 นาท

1. จดเตรยมหองประชม +ปายชอคณะกรรมการ 2. ประสานฝายโสตทศนปกรณ 3. บนทกเทปการประชม

1 วน

ถอดเทปเพอจดทารายงานการประชม

รายงานการประชม 1-3 วน

จนท. จดทาบนทกขอความเพอแจงผลรายงานการปะชมเฉพาะวาระทเกยวของใหหนอยงานทสงขอมลเพอขอบรรจวาระการประชมทราบ

1. บนทกขอความ 2. รายงานการประชม

1 วน

ยนยนการเขารวมประชมจาก

คณะกรรมการทงภายในและ

ภายนอกกอนการประชม 1 สปดาห

สงวาระการ

ประชมให

คณะกรรมการ

จดท าวาระการประชม+เตรยมเอกสารประกอบการประชม

จองรถ + จองโรงแรม + จดเตรยมอาหารวางและเครองดม

+ อาหารกลางวน

ด าเนนการประชม

จดท ารายงานการประชม

แจงผลรายงานการ

ประชมใหหนวยงานท

เกยวของทราบ

๑๘

๓. คณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค

มรภ.นครสวรรค

การจดการประชมคณะกรรมการตดตาม ก ากบดานวชากรและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย

เขยนโดย นางสาวอรอมา ยองคากาด กลมงานบรหารสานกงานผอานวยการ สานกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

ผรบผดชอบ แผนภมสายงาน (Flow Chart)

ขนตอน / วธด าเนนงาน เอกสารทเกยวของ ระยะเวลาด าเนนการ

นางสาวอรอมา ยองคากาด

จนท.รวบรวมขอมลรายงานการประชมจาก 1. อนกรรมการสภาวชาการ 2. สภาวชาการ เพอจดทาเปนระเบยบวาระการประชม

บนทกขอความ ขอบรรจวาระการประชม

1-3 สปดาห

พจาณาระเบยบวาระการประชม 1. สมอ.08 จดทาหนงสอเวยนเพอพจาณา ถาวาระการประชมมมากกวาน 2. พจาณาหลกสตร ฯลฯ ใหดาเนนการลาดบถดไป

รายงานการประชมสภาวชาการ

1-3 สปดาห

ประสานงานเลขานการเพอตดตอหองประชม

1. แผนปฏบตงานประชมการกากบ ตดตามฯ 2. แบบคารองขอใชหองประชม

5 นาท

จนท. ประสานงานกบคณะกรรมการทางโทรศพทในเบองตนเพอแจงวนเวลาประชมและกาหนดการประชม

1. แผนปฏบตงานประชมการกากบ ตดตามฯ

1 – 2 วน

จนท.จดทาหนงสอเชญพรอมแนบวาระการประชม จดสงตามรายชอคณะกรรมการ

1.หนงสอท ศธ 0537/ ว..... 2.บนทกขอความ ว...../25...

1 วน

เรม

ประสานงานคณะกรรมการ

ภายในและภายนอก

- สมอ.08

ตอ

สงวาระการประชมใหงานสาร

บรรณท าหนงสอเวยนเพอ

พจารณาขอความเหนชอบ

ขอขอมลระเบยบวาระการประชม

สงวาระการประชม

ใหงานสารบรรณท า

หนงสอเชญประชม

จองหอง

๑๙

ผรบผดชอบ แผนภมสายงาน

(Flow Chart) ขนตอน / วธด าเนนงาน เอกสารทเกยวของ ระยะเวลา

ด าเนนการ

จนท. จดทาวาระการประชม พรอมทงประสานคณะจดสงเอกสารประกอบการประชม จานวน 10 ชด

1. วาระการประชม 2. เอกสารประกอบการประชม

1 สปดาห

จนท. จดสงวาระการประชมพรอมทงเอกสารประกอบการประชมทางไปรษณย และคระกรรมการตวแทนจากคณะ

1. วาระการประชม 2. เอกสารประกอบการประชม

1 วน

จนท. ประสานงานกบคณะกรรมการทางโทรศพทอกครงเพอนบองคประชม

1. แผนปฏบตงานประชมการกากบ ตดตามฯ

1-2 วน

1.ประสานงานกบฝายยานเพอรบ – สง ผทรงคณวฒ 2. ประสาน รร.ทผทรงคณวฒตองการเขาพก 3. จดเตรยมอาหารวางและเครองดม อาหารกลางวน 3. จดเตรยมเบยประชมและคาตอบแทนสาหรบคณะกรรมการ

1. แบบคารองขอใชรถ 2. แผนปฏบตงานประชมการกากบ ตดตามฯ

3-5 นาท

1. จดเตรยมหองประชม +ปายชอคณะกรรมการ 2. ประสานฝายโสตทศนปกรณ 3. บนทกเทปการประชม

1 วน

ถอดเทปเพอจดทารายงานการประชม

รายงานการประชม 1-3 วน

จนท. จดทาบนทกขอความเพอแจงผลรายงานการปะชมเฉพาะวาระทเกยวของใหหนอยงานทสงขอมลเพอขอบรรจวาระการประชมทราบ

1. บนทกขอความ 2. รายงานการประชม

1 วน

ยนยนการเขารวมประชม

จากคณะกรรมการทงภายในและภายนอก

สงวาระการ

ประชมให

คณะกรรมการ

จดท าวาระการประชม+เตรยมเอกสารประกอบการประชม

จองรถ + จองโรงแรม + จดเตรยมอาหารวางและเครองดม

+ อาหารกลางวน

ด าเนนการประชม

จดท ารายงานการประชม

แจงผลรายงาน

การประชมให

หนวยงานท

บทท 5 รายงานการประชม

ในการประชมแตละครง ยอมเกดขอคดเหนตางๆ มากมายทเกยวของกบเรองตามวาระ การประชม รวมถงมตในเรองใดเรองหนงทคณะกรรมการพจารณาออกเสยงเปนเอกฉนท เลขานการหรอผทไดรบมอบหมาย ตองทาการบนทกรายละเอยด รวมทงขอมลตางๆ ไวอยางครบถวน เพอใชเปนหลกฐานอางองและตดตามผลการดาเนนงานจากหนวยงานทเกยวของกบเรองนน โดยจดทาในรปของ “รายงานการประชม”

รายงานการประชม ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 คอ การบนทกขอคดเหนของผมาประชมผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน รายงานการประชมนน เมอผานการรบรองจากทประชมถอวามผลในทางกฎหมาย ดงนนในการบนทกรายงานการประชมแตละครง ผจดบนทกรายงานการประชมรวมทงคณะกรรมการ ควรพจารณา และเสนอขอคดเหนตางๆ โดยใหอยในขอบเขตอานาจหนาทตามทไดรบมอบหมาย หรอหนาทตามคาสงแตงตง

ความสาคญของรายงานการประชม 1. ใชเปนหลกฐานในการบนทกขอตกลง ขอคดเหนทไดมความเหนชอบรวมกนของคณะกรรมการ

เปนหลกฐานในการปฏบตงาน 2. สามารถใชเปนเครองมอในการตดตามผลการดาเนนงาน เนองจากรายงานการประชมยอมมการลง

มตอยางชดเจน จงเปนหลกฐานสาคญในการมอบหมายงาน ตดตามงาน ซงจะเปนประโยชนแกคณะ และหนวยงานตาง ๆ ภายในมหาวทยาลย

3. รายงานการประชมทผานการรบรองรายงานแลว สามารถใชเปนเอกสารในการอางองตามกฎหมาย ในกรณมการโตแยงใดๆ ในการปฏบต โดยใหยดตามมตทประชม

รปแบบของรายงานการประชม โดยทวไปนนรายงานการประชม จดรปแบบตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร ว าดวยงานสารบรรณ

พ.ศ.2526 ซงมแนวปฏบต ดงน 1. รายงานการประชม ให ลงชอคณะทประชม หรอชอการประชมนน เช น รายงานการ

คณะอนกรรมการสภาวชาการ คณะกรรมการสภาวชาการ คณะกรรมการตดตาม กากบดานวชาการและคณภาพการศกษาของมหาวทยาลย

2. ครงท...... ใหลงครงทในการประชม 3. เมอ......... ใหลงวนท เดอน ปทประชม 4. ณ........... ใหลงสถานททประชม 5. ผมาประชม ใหลงชอแลหรอตาแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมาประชม กรณทมผ

มาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใด หรอตาแหนงใด 6. ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผทไดรบแตงตงเปนคณะทประชม ซงมไดมาประ

ชมพรอมเหตผล (ถาม) 7. ผเขารวมประชม ใหลงชอและตาแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงไดเขารวม

ประชม (ถาม) 8. เรมประชมเวลา..... ใหลงเวลาทเรมการประชม

๒๐

9. ขอความ............. ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมตนดวย ประธานกลาวเปดประชม และเรองทประชม กบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามลาดบ

10. เลกประชมเวลา....... ใหลงเวลาทเลกประชม 11. ผจดรายงานการประชมใหลงชอผจดรายงานการประชมในครงนนๆ การบนทกรายงานการ

ประชมทเปนวาระลบ ตามขอบงคบมหาวทยาลยราชภฏนครสวรรค วาดวยการประชมสภามหาวทยาลย พ.ศ. 2547 ไดกลาวถงการบนทกรายงานการประชมโดยการลงมต ใหเปนการลงมตตามขอบงคบน และในขณะทมการประชมเทานน และการลงมตใหทาโดยเปดเผย เวนแตเมอมกรรมการคนใดคนหนงรองขอใหลงมตโดยลบ หรอโดยวธการอนใด โดยกรรมการทมาประชมไมนอยกวากงหนงเหนชอบดวย จงใหกระทาการโดยลบหรอวธการอนใด ในสวนของการบนทกรายงานการประชมลบนน คณะกรรมการอาจมมตใหจดรายงานการประชมลบทงหมด หรอบางสวนกได โดยใหมการบนทกการประชมไว การเปดเผยรายงานการประชมลบให เปนไปตามมตคณะกรรมการ

ลกษณะของรายงานการประชมทด 1. มเนอหาครบถวนตามทคณะกรรมการไดมมตในการประชม 2. ใชถอยคาทชดเจน กระชบ เขาใจงาย และตรงประเดน 3. ภาษาทใชในรายงานการประชมนน ควรเปนภาษาทางการ ไมควรใชภาษาพดเปนลกษณะประโยค

บอกเลาทไดใจความ รายงานการประชมทดไดนน ผจดบนทกรายงานตองมสมาธในระหวางการรบฟง ขอคดเหน ขอเสนอแนะ หรอมตจากคณะกรรมการ และหมนฝกฝนศกษาตวอยางรายงานการ ประชมจากทตางๆ ทงในรปแบบทเปนทางการและไมเปนทางการ เพอเพมทกษะทางดานภาษาทเปนทางการ การใชสานวนภาษาในรายงานการประชม รวมทงการสรปมต ในประเดนตางๆ เพอใหไดรายงานการประชมทด ตามรปแบบสากลนยม