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ABACUS allprojects Broschüre
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Vorwort 1
Die webbasierte Business Software
2 Inhalt
Eins für Alles
Konsequente Kundenorientierung
Klar kalkulieren, präzise planen
Exakt erfassen, sicher steuern
Alles im Fluss
Volle Kontrolle
Schnell finden statt lange suchen
Reporting
Über ABACUS
Fünf Schritte zum Erfolg
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Vorwort
CRM / Kundengewinnung
Kalkulation / Angebot
Vertrag / Leistungserbringung
Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung
Finanzbuchhaltung / Bilanz
Digitales Dokumentenmanagement
Immer informiert
Wissenswert
Implementierung
3Vorwort
Reporting
CRM Kunden-
gewinnung
Kalkulation Honorarermittlung
Angebot
VertragArbeitspakete
Leistungserbringung
FremddienstleisterRechnungsstellung
BilanzFinanzbuchhaltung
ArchitektenIngenieure
Eins für AllesFür alle Projekte, Leistungen und Verträge. Inklusive HOAI.
Durch Arbeitsteilung, Wertewandel und eine zunehmende Dynamik ist die Kom-plexität von Projekten und Prozessen in den letzten Jahren gewachsen. Ingenieure und Architekten sehen sich mit vielfältigen Herausforderungen konfrontiert. So ste-hen sie heute vor der Aufgabe, mit weni-ger Ressourcen eine höhere Wertschöp-fung zu erzielen. Um den wirtschaftlichen Erfolg eines Büros nachhaltig zu sichern, zählen neben den fachlich-technischen Qualifikationen verstärkt Faktoren wie betriebswirtschaftliches Denken und Han-deln. Schließlich müssen in allen Phasen der Planung und Realisierung von Bauvor-haben Abläufe geplant, kontrolliert und wenn notwendig revidiert werden.
Architekturbüros und Ingenieurdienstleis-ter bewegen sich in einem Spannungs-feld zwischen schwierigen ökonomischen Rahmenbedingungen und dem Anspruch, qualitativ hochwertige Beratungs- und Planungsleistungen zu erbringen. Stei-gende Kosten, knappe Ressourcen und Veränderungen im Leistungs- und Aufga-benbild prägen das Tagesgeschäft vieler Büros. Schnelle Reaktionszeiten erfordern stets aktuell verfügbare Daten zu Projekt- und Leistungsständen, Eigen- und Fremd-leistungen, zur Kapazitätsauslastung oder zum gegenwärtigen Angebotsvolumen.
4 Vorwort
AbaNotifyArchitektenIngenieure
AbaReport
Rechnungs-Freigabe
Finanz-Buchhaltung
CRM
Dokumenten-Management
DMS Plus
Forderungs-Management
AbaNotifyArchitektenIngenieure
AbaReport
Rechnungs-Freigabe
Finanz-Buchhaltung
CRM
Dokumenten-Management
DMS Plus
Forderungs-Management
ABACUS allprojects deckt die zentralen Anforderungen von mittleren und größe-ren Planungsbüros ab. Als optimiertes Pro-dukt der ABACUS ERP-Familie bringt die modular aufgebaute Software starke Kom-ponenten mit. Allein das Kernmodul wird in über 2000 Unternehmen erfolgreich ein-gesetzt. Die ausgereifte kaufmännische Lösung bietet ein enormes Leistungsspek-trum, das durch zahlreiche Möglichkeiten kundenindividueller Einstellungen zusätz-lich erweitert wird.
Das Kernmodul zur Projektverwaltung und -steuerung inklusive HOAI bildet
zusammen mit den Modulen CRM, Dokumentenmanagement und
Forderungsmanagement die Grundaus-stattung. Zur Erweiterung der Lösung
stehen die Optionen Finanzbuch-haltung, Rechnungsfreigabe und
DMS Plus zur Verfügung.
5
Alles, was man tun muss, ist, die richtige Taste
zum richtigen Zeitpunkt zu treffen.
Johann Sebastian Bach
Gerne stellen wir Ihnen den Leistungsumfang
unserer Lösung im Rahmen einer
Online-Präsentation vor.
Vereinbaren Sie einen Termin
über www.allprojects.de
Mehr Transparenz, weniger AdministrationDer Schlüssel für mehr Kostentransparenz liegt in der integralen Betrachtung aller Bereiche: die Voraussetzung, um Projekte profitabel und Planungsbüros wirtschaft-lich zu führen. Den Alltag bestimmen jedoch vielerorts fragmentierte Software-landschaften und klassische Tabellenkalku-lationsprogramme – eine zeitaufwändige, fehleranfällige Praxis. Die oft eingesetzten Insellösungen provozieren Medienbrüche und in der Folge Mehrfacheingaben; in konsistente, nicht zeitgerecht verfüg-bare Daten und Schnittstellen zu vor- oder nachgelagerten Systemen erhöhen das Fehlerrisiko, erfordern Mehraufwand für die Administration und schmälern so die Profitabilität. Ein integrierter Ansatz fehlt. Diese Lücke schließt ABACUS allprojects für Architekten und Ingenieure.
Das vollständig webbasierte System ver-knüpft betriebswirtschaftliche Daten und setzt sie in einen Kontext. Durchgängig konsistente Daten sorgen für mehr Trans-parenz auf allen Ebenen, mehr Profitabili-tät und weniger Administrationsaufwand. Dank modernster webbasierter Technolo-gie haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Daten und Projekte: vom Büro, von der Baustelle, von unterwegs oder von zu Hause. Die Büromanagement- und Controllingsoft-ware bildet den gesamten Projektzyklus ab: von der Akquise und der Angebots-erstellung nach HOAI über die Erfassung sämtlicher Leistungen bis hin zur Projekt-abrechnung und Erstellung der Bilanz. Pro-jektstände, Auswertungen und Kennzahlen lassen sich schnell und einfach ermitteln: So haben Sie alles im Blick und wissen jeder-zeit, wo ein Projekt steht, wie es in einer Abteilung aussieht oder wie es um die Aus-lastung des gesamten Büros steht.
6 CRM / Kundengewinnung Kalkulation / Honorarermittlung / Angebot Vertrag / Arbeitspakete / Leistungserbringung Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung Finanzbuchhaltung / Bilanz
In Zeiten des verschärften Wettbewerbs differenzieren sich erfolgreiche Planungs-büros zunehmend durch eine klare Akqui-sestrategie. Denn eine nachhaltig orga-nisierte Auftragsbeschaffung sichert den wirtschaftlichen Erfolg und sorgt für eine optimale Auslastung des Büros. ABACUS allprojects unterstützt Sie dabei, Chancen besser zu nutzen, neue Aufträge zu gewin-nen oder das Potenzial von Bestandskun-den auszuschöpfen. ABACUS allprojects stellt intelligente Instrumente zur Ver-fügung, damit Marketing-Maßnahmen ihre volle Wirkung entfalten und Sie Ihre Kundenbeziehungen perfekt managen können.
Gute Beziehungen
Mithilfe des CRM-Systems optimieren Sie nicht nur Ihre Vertriebsaktivitäten, son-dern steigern auch die Effektivität aller Unternehmensprozesse. Langfristig zah-len Sie damit auf das Konto der Kunden-zufriedenheit ein. Ein clever genutztes CRM schafft Wettbewerbsvorteile. Ter-minierte Aufgaben und Wiedervorlagen
Konsequente Kundenorientierung
verringern das Risiko, Verkaufschancen und geplante Maßnahmen zu übersehen. Anfragen, Wettbewerbsteilnahmen oder Ausschreibungen können Sie im CRM als Verkaufschancen erfassen und Mitarbei-tern zuordnen.Das ABACUS CRM stellt den gesamten Akquise- und Kundenbeziehungsprozess transparent dar: dadurch lassen sich alle Arten von Kundenaktivitäten koordinieren und zurück verfolgen. Die Kontakthistorie gewährleistet eine lückenlose Dokumen-tation aller relevanten Aktivitäten. Durch eine flexible Kontaktsegmentierung nach beliebigen Merkmalen können Sie Kunden-potenziale gezielt und effektiv bearbeiten.Mit dem integrierten CRM steuern Sie systematisch alle für das Unternehmen relevanten Beziehungen zu Kunden, Part-nern, Subunternehmern oder freien Mit-arbeitern. Das CRM bündelt sämtliche Stammdaten, Adressen und Informationen. Alle Mitarbeiter greifen darauf abteilungs-übergreifend zu. Die zentrale Datenhal-tung hat den entscheidenden Vorteil, dass nur ein einziger Adressstamm gepflegt werden muss. Das Ergebnis: strukturierte und automatisierte Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen.
7CRM / Kundengewinnung Kalkulation / Honorarermittlung / Angebot Vertrag / Arbeitspakete / Leistungserbringung Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung Finanzbuchhaltung / Bilanz
Projekt KundenbindungInteressenten- & Kundengewinnung
Kundenbetreuung
Mit der MS Exchange Integration können Sie Ihre Termine, Aufgaben und Kontakte synchronisieren.
Aufgaben koordinieren und steuern
Kontakte komfortabel verwalten und pflegen
Mobiler Zugriff auf Kontakte, Aufgaben und Termine
Strukturierte, automatisierte Arbeits abläufe
Reporting: Alles im Blick.
Mit einem Klick können Sie sehen, welche neuen Aufträge im nächsten Quartal zu erwarten sind, in wel-chen Bereichen es eventuell Eng-pässe gibt oder wo Leerläufe ent-stehen. Sie wissen jederzeit um die Auslastung Ihres Büros Bescheid und können auf Basis fundierter Daten geeignete Maßnahmen in die Wege leiten und Ressourcen effizient einsetzen. Mehrdimen-sionale Auswertungen machen Zusammen hänge transparent und zeigen Entwicklungspotenziale auf.
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„Die Anforderungen, die wir akzentuiert
haben, wurden genau so umgesetzt.
ABACUS allprojects ist eine hochmoderne,
praxisorientierte und flexible Software.“
Lars van den Hoogen, John Becker Ingenieure
CRM / Kundengewinnung Kalkulation / Honorarermittlung / Angebot Vertrag / Arbeitspakete / Leistungserbringung Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung Finanzbuchhaltung / Bilanz
Das integrierte System ABACUS allprojects schafft einen nahtlosen Übergang von der Verkaufschance zur Angebotskalkulation. Mit der eingebundenen Honorar ermittlung nach der HOAI 2009 können Sie angefragte Leistungen und Kosten exakt kalkulieren, erfassen und verwalten. Das Modul berech-net für alle Fachdisziplinen Honorare auf Grundlage der neuen Honorarordnung für Architekten und Ingenieure.Aller Anfang ist das Angebot. Auf Basis der Vorplanung und Kalkulation werden die Weichen für Investitionsvorhaben gestellt. Die Einflussnahme auf Kosten und Ter-mine sind in dieser frühen Phase am größ-ten – und verdienen deshalb besondere Aufmerksamkeit. Zur Grundlagenermitt-lung stehen neben dem HOAI-Regelwerk mit allen Leistungsbildern und Beratungs-leistungen auch freie Leistungsverzeich-nisse, RifT-Sätze und Siemon-Tabellen zur Verfügung. Fest vereinbarte Einzelpreise, Pauschal- oder Zeithonorare lassen sich ebenso abbilden wie die Verwendung von beson-deren Leistungen, Zu- und Abschlägen oder eine detaillierte Fortschreibung der anrechenbaren Kosten. Nebenkosten las-
Klar kalkulieren, präzise planen
sen sich frei kalkulieren oder pauschal ver-anschlagen. Eigene Honorartabellen und klar strukturierte Angebotsvorlagen run-den das Spektrum der Vorkalkulation ab.
Kluges Kostenmanagement
Für die Optimierung von Kosten sind die ersten Leistungsphasen von entscheidender Bedeutung. Ein kluges Kostenmanagement zielt darauf ab, den Prozess der Kostenent-wicklung für alle am Bauwerk Beteiligten transparent zu gestalten. Werden erhöhte Aufwände frühzeitig identifiziert, so kön-nen zeitnah adäquate Alternativen ange-boten werden.Die betriebswirtschaftliche Software unterstützt Ingenieure und Architekten im gesamten Angebotsprozess mit nütz-lichen Werkzeugen. Mit der integrierten HOAI berechnen Sie Leistungsprofile nicht nur schnell und einfach, sondern steigern zudem die Effizienz und Qualität der sen-siblen Vorplanungsphase.
9CRM / Kundengewinnung Kalkulation / Honorarermittlung / Angebot Vertrag / Arbeitspakete / Leistungserbringung Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung Finanzbuchhaltung / Bilanz
Honorarermittlung und Angebots-erstellung nach HOAI 2009
Kalkulation nach HOAI, Pauschalen und nach Aufwand möglich
Einfache Erstellung und projektbezogene Verwaltung von Angeboten
Flexible Erfassung und Strukturierung des Leistungsumfangs
Mehr Transparenz über das aktuelle Angebotsvolumen
Ob einfache Honoraransätze oder komplexe Projekte mit mehreren Leistungsbildern: Mit ABACUS allprojects kalkulieren Architekten sicher und schöpfen Honorare im Rahmen der Möglichkeiten voll aus.
10 CRM / Kundengewinnung Kalkulation / Honorarermittlung / Angebot Vertrag / Arbeitspakete / Leistungserbringung Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung Finanzbuchhaltung / Bilanz
Nach der erfolgreichen Angebotsver-handlung und Auftragserteilung folgt die Erstellung des Architekten- bzw. Ingenieur-vertrags, der den vereinbarten Leistungs-umfang samt Honorarsätzen regelt. Je prä-ziser das Angebot ausgearbeitet wurde, umso besser dient es als Grundlage zur detaillierten Vertragsformulierung. Griff-bereit abgelegte Gesprächsprotokolle, Bestätigungsschreiben oder Vorverträge helfen Ihnen außerdem dabei, alle Leis-tungsbestandteile dezidiert zu erfassen.
Vom Grobgerüst zur FeinplanungProjektieren heißt strukturieren. Die Pha-senstruktur der HOAI mit den zugeord-neten Leistungspaketen eignet sich hervor-ragend, um darauf eine Kapazitätsplanung aufzubauen. Mit ABACUS allprojects können Sie die Leistungsphasen inklusive besonderer und zusätzlicher Leistungen in einzelne Arbeitspakete aufteilen. Dank standardisierter Vorlagen legen Sie diese per Mausklick strukturiert an.
Exakt erfassen, sicher steuern
Vom Laufzettel zur LeistungserfassungAuf den einzelnen Arbeitspaketen kön-nen Mitarbeiter ihre Projektzeiten direkt buchen. Auch Spesen, Reise- und Fremdkos-ten werden hier erfasst. Um Kosten-, Bud-get- und Leistungsstände immer im Blick zu behalten, ist eine konsequente Leistungser-fassung unerlässlich. Wer den Leistungsum-fang phasenorientiert in Arbeitspaketen strukturiert und Projektzeiten entspre-chend erfasst, der erlebt auch kein „dickes Ende“. Wenn etwa die budgetierten Pro-jektzeiten durch ein zu hohes Stundenauf-kommen aus dem Ruder laufen, dann kann rechtzeitig gegengesteuert werden. Damit Sie Ihre Projekte profitabel, kosten- und termintreu abwickeln können, brauchen Sie Transparenz auf allen Ebenen. ABACUS allprojects stellt Ihnen relevantes Zahlen-material in Echtzeit in Verfügung und setzt betriebswirtschaftliche Daten in einen Kontext.
Argumente für die AbrechnungEine konsequente Leistungserfassung ist für die Honorarabrechnung unerläss-lich. Eine klare Dokumentation sämtlicher Leistungen erhöht zudem Ihre Glaubwür-digkeit bei Nachverhandlungen. Die Nach-vollziehbarkeit erbrachter Leistungen ist
11CRM / Kundengewinnung Kalkulation / Honorarermittlung / Angebot Vertrag / Arbeitspakete / Leistungserbringung Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung Finanzbuchhaltung / Bilanz
insbesondere im Zusammenhang mit Zeit-honoraren ein enormer Vorteil. Während der Projektabwicklung können Sie für teil-fertige Leistungen Rechnungen schnell und einfach per Knopfdruck auslösen.
Einfache Vertragsverwaltung
Detaillierte Zeitnachweise
Überblick über den Arbeitsvorrat
Fertigstellungsgrad in Prozent
Rechnungsstellung per Knopfdruck
Management-Cockpits geben schnell Auskunft, ob die Umsätze einzelner Geschäftsbereiche im Plan liegen. Via Drill-Down erhalten Sie Detailinformationen bis auf Belegebene.
12 CRM / Kundengewinnung Kalkulation / Honorarermittlung / Angebot Vertrag / Arbeitspakete / Leistungserbringung Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung Finanzbuchhaltung / Bilanz
RechnungsstellungFremddienstleistungen
Zentrale Datenbank
Projekt- und KundendatenBuchungenDokumente
ReportingRechnungs-
Freigabe
Projekte
Finanz-Buchhaltung
Die vielen Vorteile eines integrierten Systems machen sich in jeder Phase der Projektabwicklung positiv bemerkbar. Dank konsistenter, zeitgerecht verfüg-barer Daten haben Sie stets alles im Blick – Einnahmen ebenso wie offene Posten. Mit dem ABACUS Forderungsmanagement verwalten Sie Ihr Mahnwesen kunden-spezifisch und effizient. Auch Subunter-nehmerleistungen können Sie mit ABACUS allprojects sicher steuern und einfach verwalten. Abschlags- und Teilschlussrechnungen kön-nen Sie während eines Projekts schnell und einfach erstellen. Rechnungen und Zahlungseingänge werden projektbezo-gen verwaltet und dem jeweiligen Pro-jektfortschritt angepasst. Das System gibt Ihnen jederzeit einen schnellen Überblick über Durchlaufposten wie Umsatz- oder
Alles im Fluss
Mehrwertsteuer, Fremddienstleistungen, Abrechnungsstände und Zahlungsein-gänge. Viele Routineaufgaben lassen sich mit ABACUS allprojects automatisieren – das schafft Entlastung im Tagesgeschäft. So sorgt ein Workflow-Freigabeprozess dafür, dass Belege nicht länger liegen blei-ben und Skontofristen ungenutzt verstrei-chen. Digitalisierte Originalbelege wer-den den jeweiligen Transaktionen direkt zugewiesen. Lückenloser Belegnachweis: Ein Klick auf die entsprechende Buchung genügt, und der dazugehörige Originalbe-leg wird unmittelbar angezeigt.
Das beste zum Schluss
Die Schlussrechnung muss für den Auf-traggeber klar und nachvollziehbar sein
13CRM / Kundengewinnung Kalkulation / Honorarermittlung / Angebot Vertrag / Arbeitspakete / Leistungserbringung Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung Finanzbuchhaltung / Bilanz
und alles enthalten, was für die Hono-rarrechnung von Bedeutung ist. Dafür gilt es, die Rechnung so zu gliedern, dass der Bauherr ihr entnehmen kann, wel-che Leistungen im Einzelnen berechnet und welche Parameter dafür herangezo-gen wurden. An dieser Stelle zeigt sich der enorme Nutzen eines integrierten Systems, denn: Relevante Daten, Zeitnachweise und Honorarsätze stehen ohne langes Suchen und ohne Medienbrüche griffbereit. Das wirkt sich auch positiv bei der Verhandlung von Nachträgen für Mehrleistungen oder Änderungen aus.
Rechnungsstellung nach HOAI 2009
Kostentransparenz bis auf Belegebene
Integriertes Forderungsmanagement
Abschlags-, Teilschluss- und Schluss rechnungen
Nachvollziehbares Nachtrags management
Der Projekt-statusbericht gibt präzise Auskunft über gestellte, bezahlte und offene Rechnungen, außerdem bietet er einen schnellen Überblick über wichtige Projektkennzahlen.
14 CRM / Kundengewinnung Kalkulation / Honorarermittlung / Angebot Vertrag / Arbeitspakete / Leistungserbringung Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung Finanzbuchhaltung / Bilanz
Die permanente Verfügbarkeit von aktu-ellem Datenmaterial gewinnt an Bedeu-tung und wird zum kritischen Erfolgsfaktor, zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Denn der flexible Zugriff auf aussagekräf-tige Zahlen entscheidet über kurze Reak-tionszeiten und beeinflusst den Unter-nehmenserfolg. Die Finanzbuchhaltung, das Nervensystem moderner Unterneh-men, bündelt und verarbeitet Daten und etabliert damit eine Entscheidungsgrund-lage, die ein agiles Handeln in einem dyna-mischen Markt erlaubt.
Volle Kontrolle
Rechnungs-Freigabe
DMS plus
Bilanz nach HGB / G&V Standardauswertungen
Kreditoren
offene Posten
Hauptbuch
SKR03SKR04
Debitoren
offene PostenMahnwesen
ABACUS allprojects ermöglicht Ihnen durchgängig digitale Bearbeitungsschritte – bis hin zum Jahresabschluss. Mit der Option Finanzbuchhaltung erhalten Sie eine umfassende Sicht auf die Projekt- und Finanzebene. Das System verbindet und verdichtet Daten zu aussagekräftigen Aus-wertungen. Damit steht Ihnen relevantes Zahlenmaterial in Echtzeit zur Verfügung.Mit der ABACUS Finanzbuchhaltung können Sie einzelne Bilanzen für einen bestimmten Bereich oder eine Gesamt-bilanz für alle Geschäftsbereiche erstellen. Die neunstufige Bilanzstruktur schafft Fle-xibilität und Transparenz. Über die mitge-lieferte DATEV-Schnittstelle können verar-beitete Finanzdaten an den Steuerberater weitergeleitet werden. Mit Hilfe der inte-grierten Kosten- und Leistungsrechnung lassen sich zuverlässige Aussagen über die Wirtschaftlichkeit des Büros treffen.
15CRM / Kundengewinnung Kalkulation / Honorarermittlung / Angebot Vertrag / Arbeitspakete / Leistungserbringung Fremddienstleistungen / Rechnungsstellung Finanzbuchhaltung / Bilanz
Finanzbuchhaltung als Frühwarnsystem
Mit dem Modul Finanzbuchhaltung opti-mieren Sie Ihren Rechnungsdurchlauf. Eine integrierte Finanzbuchhaltung mit Debi-toren- und Kreditorenbuchhaltung schafft die Voraussetzung für verbindliche Infor-mationen und eröffnet durch eine konsoli-dierte Sicht auf Daten neue Handlungsspiel-räume. Mit ABACUS allprojects ermitteln Sie den Gemeinkostenfaktor ebenso zuverlässig wie die allgemeinen Geschäftskosten und erstellen Finanzpläne und Liquiditätsvor-schauen im Handumdrehen.Mit der optionalen ABACUS Finanzbuch-haltung erhöhen Sie deutlich die Produk-tivität, Transparenz und Effizienz in Ihrem Büro.
BWA, Kennzahlenermittlung, Cash-Flow-Analysen
Bilanz- / GuV-Reports nach HGB
Integrierte Kostenrechnung
DATEV- und Elster-Schnittstelle
Erfüllt GDPdU
Reporting: Alles im Blick.
Online-Auswertungen geben schnell Auskunft darüber, ob Umsätze und Liquidität im Plan liegen. Die Drill-Down-Funktion ermöglicht eine Auflösung und Analyse per Maus-klick vom Bericht bis auf Beleg ebene. Sei es die letzte Quartals bilanz, Fix-kosten, Zahlungspläne oder eine aktuelle Cash-Flow-Analyse: ABACUS allprojects schafft eine validierte Datenbasis, um kurzfristig fundierte Entscheidungen treffen und lang fristig optimal planen zu können.
16 Digitales Dokumentenmanagement
Schnell finden statt lange suchen
Lieferanten-, Subunternehmer- und Kun-denrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Planlisten und andere Doku-mente füllen zahlreiche Aktenordner und Regalmeter. Projektrelevante Papiere wer-den an verschiedenen Stellen nach ver-schiedenen Systemen – oft sogar mehrfach – abgelegt: Die Suche danach ist zeitrau-bend. Mit dem integrierten Dokumenten-management ordnen Sie alle relevanten Informationen digital direkt dem Projekt oder Auftraggeber zu. So haben Sie stets die richtige Information zum richtigen Zeit-punkt griffbereit.
Datenbank-Tabellen
Digitale Ablage
Archivverschlüsselt
gesperrt
ZentraleDatenbank
Finanzbuchhaltung DokumenteZuordnung und Verknüpfung
CAD-ZeichnungenPläne, Bilder ...
Links
„Mit ABACUS allprojects haben wir uns für ein System
entschieden, das präzise unseren Qualitätsanspruch
erfüllt und Entwicklungsraum bietet.“
Nico Wolf, Geschäftsführer SANCON GmbH
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Digitales Dokumentenmanagement ge -winnt zunehmend an Bedeutung, denn die Bewältigung der Informationsflut gilt als nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Insbesondere buchungswirksame Doku-mente wollen schnell zur Hand und revi-sionssicher abgelegt sein. Stehen Unter-lagen wie etwa Eingangsrechnungen nur in Papierform zur Verfügung, so können diese nach dem Einscannen und der durch-geführten Volltextindexierung mit der zugehörigen Buchung im System verknüpft werden.
Zentrale, strukturierte Archivierung
Automatische Volltextindexierung
Dokumente und Belege immer griffbereit
Optimierung von Arbeitsabläufen
BWA
Bilanz, G&VZeitnachweise
Projektprofitabilität
Auswertung
Fertigstellungsgrad
Offene Posten
LiquiditätsvorschauZahlungspläne
Arbeitsvorrat
Honorarvolumen
Reporting
Kaum eine Innovation hat unser Arbeits-leben so verändert wie das Internet. Das World Wide Web steht wie kein anderes Medium für schnelle Information, einfache Kommunikation und vielseitige Organi-sation – rund um die Uhr, rund um den Globus. Eine neue Computergeneration reorganisiert nun einmal mehr unseren Arbeitsalltag: Tablet-PCs wie das iPad fol-gen dem Ruf der modernen Arbeitswelt nach uneingeschränkter Flexibilität. Das enorme Potenzial webbasierter Tech-nologie hat ABACUS schon früh erkannt. Der Softwarehersteller hat als einer der Ersten seine gesamte ERP-Suite auf Basis modernster Java / ULC Technologie neu pro-grammiert. Nur konsequent, dass ABACUS diesen technologischen Vorsprung auch auf die nächste Computergeneration über-trägt. Schließlich ist das iPad der Inbegriff für mobiles Arbeiten. Dass „Einfachheit die ultimative Raffinesse ist“, hat Steve Jobs immer wieder bewie-sen. ABACUS folgt diesem Credo und läu-tet damit einen Paradigmenwechsel im Bereich des Informationsmanagements ein. AbaCockpit nennt sich die neue iPad-App, die zahlreiche raffinierte Werkzeuge für
ein vernetztes Informationsmanagement zur Verfügung stellt. Ihre Sicht der Dinge wird sich damit grundlegend ändern: Denn mit AbaCockpit erfassen Sie weit mehr als zwei Seiten einer Sache.
Wechseln Sie die Perspektive
Auf dem handlichen Multi-Touch-Display entfaltet sich ein wahres Universum: Aba-Cockpit reflektiert die ganze Welt der Aus-wertungen – von allen Seiten, auf allen Ebenen, in allen Darstellungen. Egal wie Sie es drehen und wenden: Sobald Sie Ihr iPad in die Hand nehmen, erhalten Sie ein klares Bild. Und damit meinen wir nicht den gestochen scharfen Text. Es liegt auf der Hand, Reports mit elektro-nischen Querverweisen zu versehen. Und doch hat ABACUS mit dem Hyperlink-Kon-zept das gesamte Reporting revolutioniert. Denn diese Hyperlinks bringen Sie immer eine Information weiter, jeder Report steht in einem Kontext. Mittels Hyperlinks bewe-gen Sie sich über unterschiedliche Kon-textebenen durch Ihre Daten – in der von Ihnen gewählten Granularität.
Touch the Future Die Reporting Revolution
1918
„Alles hat zwei Seiten. Aber erst wenn man
erkennt, dass es drei sind, erfasst man die Sache.“
Heimito von Doderer
Immer informiert
Kaum eine Innovation hat unser Arbeits-leben so verändert wie das Internet. Das World Wide Web steht wie kein anderes Medium für schnelle Information, einfache Kommunikation und vielseitige Organi-sation – rund um die Uhr, rund um den Globus. Eine neue Computergeneration reorganisiert nun einmal mehr unseren Arbeitsalltag: Tablet-PCs wie das iPad fol-gen dem Ruf der modernen Arbeitswelt nach uneingeschränkter Flexibilität. Das enorme Potenzial webbasierter Tech-nologie hat ABACUS schon früh erkannt. Der Softwarehersteller hat als einer der Ersten seine gesamte ERP-Suite auf Basis modernster Java / ULC Technologie neu pro-grammiert. Nur konsequent, dass ABACUS diesen technologischen Vorsprung auch auf die nächste Computergeneration über-trägt. Schließlich ist das iPad der Inbegriff für mobiles Arbeiten. Dass „Einfachheit die ultimative Raffinesse ist“, hat Steve Jobs immer wieder bewie-sen. ABACUS folgt diesem Credo und läu-tet damit einen Paradigmenwechsel im Bereich des Informationsmanagements ein. AbaCockpit nennt sich die neue iPad-App, die zahlreiche raffinierte Werkzeuge für
ein vernetztes Informationsmanagement zur Verfügung stellt. Ihre Sicht der Dinge wird sich damit grundlegend ändern: Denn mit AbaCockpit erfassen Sie weit mehr als zwei Seiten einer Sache.
Wechseln Sie die Perspektive
Auf dem handlichen Multi-Touch-Display entfaltet sich ein wahres Universum: Aba-Cockpit reflektiert die ganze Welt der Aus-wertungen – von allen Seiten, auf allen Ebenen, in allen Darstellungen. Egal wie Sie es drehen und wenden: Sobald Sie Ihr iPad in die Hand nehmen, erhalten Sie ein klares Bild. Und damit meinen wir nicht den gestochen scharfen Text. Es liegt auf der Hand, Reports mit elektro-nischen Querverweisen zu versehen. Und doch hat ABACUS mit dem Hyperlink-Kon-zept das gesamte Reporting revolutioniert. Denn diese Hyperlinks bringen Sie immer eine Information weiter, jeder Report steht in einem Kontext. Mittels Hyperlinks bewe-gen Sie sich über unterschiedliche Kon-textebenen durch Ihre Daten – in der von Ihnen gewählten Granularität.
Touch the Future Die Reporting Revolution
19Immer informiert
20 Immer informiert
Sehen Sie es realistisch
Datenwürfel eröffnen eine neue Reporting Dimension, indem sie verschiedene Sich-ten eines Themas aufzeigen und von min-destens vier Seiten beleuchten. Um den Umsatz, aktuell offene Posten oder die Stammdaten eines bestimmten Debitors zu betrachten, brauchen Sie keine unter-schiedlichen Auswertungen mehr. Sie kön-nen den Datenwürfel drehen und wenden wie Sie wollen – er zeigt Ihnen genau das, was Sie wissen wollen.
Smarte Searchlinks
Googeln ist längst zum Synonym für die Internet-Recherche geworden, das intui-tive, nicht lineare „fischen“ im Netz ist
fester Bestandteil der Informations-gesellschaft. ABACUS stellt das
Pendant dazu, sogenannte Search links, in allen mit
AbaReport erstellten Dokumenten
oder Auswertungen zur Verfügung. Nie haben Sie weiterführende Informationen einfacher erhalten. Durch die intelligente Verknüpfung von Informationen mit dem iPad verfügen Sie jederzeit über Echtzeitdaten, die Sie nach beliebigen Kriterien auswerten kön-nen. Sämtliche Zahlen, Daten und Aus-wertungen haben Sie tagesaktuell in Sekundenschnelle auf dem Display. Dank drahtloser Technologie der neuesten Gene-ration behalten Sie stets alles im Blick: Ter-mine, Kunden, Projekte, Zeitnachweise, Erträge, Finanzen, Bilanzen und Verträge. Und was Sie sonst noch wissen müssen. Einfach und mobil: Dank direkter Synchro-nisation entfällt sogar die doppelte Leis-tungserfassung. So haben Sie die Dinge garantiert noch nie betrachtet.
So sehen Revolutionen heute aus! Das Video zeigt Ihnen, was
AbaCockpit alles kann:
www.allprojects.de
21
Gut zu wissenÜber ABACUS
Standfest durch FlexibilitätABACUS steht seit 1985 für Softwareinno-vation; die Lösungen sind heute bei über 37.000 Kunden erfolgreich im Einsatz. An den Standorten München und St. Gallen beschäftigt das inhabergeführte Unterneh-men derzeit 250 Mitarbeiter. Mit einer voll-ständig webbasierten ERP-Suite belegt der Schweizer Softwarehersteller seine techno-logische Führerschaft.
Investitionsschutz inklusive
ABACUS Software wird kontinuierlich wei-ter entwickelt: Technologische Neuerungen spielen dabei ebenso eine Rolle wie Pro-zess- und Gesetzesänderungen oder neue Marktanforderungen. Immer up to Date: Regelmäßige Updates (ServicePacks) und ein jährliches Upgrade auf das nächste Standard Release sorgen für Aktualität.
Agile AnpassungABACUS allprojects überzeugt durch Klarheit, Einfachheit und maximal vor-definierte Szenarien. Kundenspezifische An passungen lassen sich über zentrale Applikationseinstellungen (Customizing) durchführen. Anwender erhalten ohne zusätzlichen Programmieraufwand eine individuell adaptierte Standardsoftware.
Software-as-a-Service
ABACUS allprojects, die schlanke, gehostete Lösung für kleinere Büros. Erhältlich ab 2013
22 Implementierung
Fünf Schritte zum ErfolgKlar vordefinierte Standardprozesse verkürzen die Einführungszeit erheblich – was sich positiv auf den Return on Investment (ROI) auswirkt.
Nach einer ausführlichen Pro-duktvorstellung wird evaluiert, welcher Leistungsumfang (Grundausstattung, Optionen) benötigt wird. Nach Klärung des Bedarfs erfolgt eine erste grobe Auf-wandsabschätzung für die Einführung und Schulung sowie für das erforderliche Lizenzvolumen.
1.Evaluation
Im Rahmen eines ein- bis zwei-tägigen Vor-Ort-Workshops werden The-men vertieft, spezielle Anforderungen identifiziert und das Lösungskonzept kon-kretisiert. Zur optimalen Vorbereitung auf den Workshop erhält der Interes-sent vorab Checklisten; die Nachbearbei-tung und Protokollierung erfolgt durch ABACUS. Die abgestimmten und dokumen-tierten Ergebnisse bilden die Basis für die Implementierung.
2.Workshop
Im Anschluss an den Workshop werden die notwendigen Einstellungsar-beiten am Produkt wie Customizing, Mas-kendesign und die Gestaltung von For-mularen durchgeführt. Key-User werden intensiv ausgebildet und übernehmen für gewöhnlich die Mitarbeiterschulung. Sie sind außerdem die zentrale, interne Anlaufstelle bei Anwenderfragen. Neben der klassischen Inhouse Schulung führt ABACUS via Internet in einzelne Teilbe-reiche ein.
3.Customizing
„Endlich haben wir eine Lösung gefunden,
die zu uns passt und mit der wir auch
für die Zukunft bestens gerüstet sind.“
Matthias Dittmann, Geschäftsführer Dittmann + Ingenieure Bauplanung
23
Strukturierte Vorbereitung des Go-Live durch Konsolidierung der Aktivitäten aller beteiligten Projektmit-glieder in einem Go-Live-Plan. Für den sen-siblen Bereich der Datenmigration greift ABACUS auf bewährte Methoden zurück. Die Datenübernahme erfolgt typischer-weise semi-automatisch. Einfach struktu-rierte Stammdaten können automatisiert migriert werden, komplexere Datenstruk-turen werden in der Regel manuell in das neue System eingepflegt. Danach geht die ausgearbeitete Lösung in eine ausführliche Testphase.
4.Vorbereitung Go-Live
Auf das finale Finetuning folgt der letzte Abschnitt der Softwareein-führung. Diese Phase wird intensiv vom ABACUS Go-Live-Support begleitet.Nach Übergabe des fertig eingerichteten Systems beginnt die produktive Nutzung der Lösung. Dank periodischer Service-Packs und dem jährlichen Update auf das nächste Standard-Release sind Anwender immer auf dem neuesten Stand.
5.Inbetriebnahme
ABACUS Business Solutions GmbHBavariaring 44 · 80336 München Telefon +49 (0)89 189 31 27-0 · Fax +49 (0)89 189 31 27-10www.abacus-solutions.de · [email protected]
ABACUS Research AG · Abacus-Platz 1 CH-9301 Wittenbach-St.Gallen · www.abacus.ch Fo
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