Adapting workflows to acquisitionsof e-resources

UKSGkarin.gronvall@ki.sekarin.perols@ki.se7 and 8 april 2008

Karin Grönvall

Karin Perols

Karolinska Institutet University Library (KIB)

Department of Acquisition and Cataloguing

Adapting workflows to the acquisitionof e-resources

Buying books and journals in electronic format instead of in print – what’s the big deal?

Upphandling av

leverantör

Gör urval

Svarar kund

Kontrollera

kursbokslistan

Kolla Millenium

Kontrollera i Libris

Bedöma lämplig

leverantör

Meddelar Katalog i

Milleniumnote

Gör nybeställni

ng

Lägger order i

förvärvsmodulen

Lämnar diss-ex för scanning

Möten med

leverantörer

Ta underlag

till intrastat

Ta emot boklevera

ns

Ankomstregistrering i förvärvsm

odulen

För SCB-statistik

Lämnar till KatalogTar emot

KI-disslevera

ns

Ger löpnumme

r

Skickar antal till

vaktmästeriet

Bär ner antal till

lager

Tar emot beställning

av KI-dissar

Kontrollerar

lagernummer i gamla MIKS

Svarar kund

Skickar författaren

s mail-adress

Fakturahantering

Rensa föregående läsårs dissar

Plockar ner dissar

från spikbräda

n

Skickar dissar till Huddinge

Levererar diss till kund

Skickar länk till

beställningsformulär

för lån

Hämtar diss i lager

Lämnar diss till

Administrationen

Lämnar till Katalog

Lämnar KIB:s ex

till Katalog

Skyltning av dissar

Tar emot leverans

av svenskt tryck från

SUB

Gör urval

Bedömmer enhet

Skickar till Huddinge

Gör urval

Packar upp

tidskrifter

Prickar av mot

följesedel

Reklamerar till

Ebsco (Jets)

Slänger

Svarar kund

Sorterar tidskrifter

Lämnar till Edwin

Status ändras till missing,

lucka görs

Kontrollerar i record om vi ska

ha den

Ta bort Ebsco-etikett fr

supplement

Svar på reklamatio

n

Kollar mot följesedel

och på fack

Emailar svar, begär

reklamation

Cirkulationslistor till

KIB-personal

Spec.kat. ges till

Katalog efter

registrering

Lämnar för

uppsättning

Reklamera

outstanding order i

förvärvsmodulen

Noterar meddelanden om

out of print etc i

förvärvsmodulen

Går igenom

missinglistor

Ändra status till available

Uppsättning av

tidskrifter

Märkning av

tidsskriftsboxar

Ändra status till

lost

Tillverkning av

statistikblad f

nyförvärv o gallring

Sammanställning o

redovisning av SCB-

statistik

Monografimöten

Konferensdeltagand

e

Bedömning av vad som ska gallras

Informera katalog + Huddingeom vad som ska gallras

Avlägsna gallrat

material

Analys av statistik

Granskning av

budgetutfall

Arbete med

policydokument

Utredning av u-

banken

Tar emot inköpsförsl

ag

FinnsFinns inte

Olämplig

Tar emot info från

KR

Lämplig

Kontaktar leverantör

enInte ok

Ok

Utländsk levSvensk lev

Finns inte

Förf kvar KI

Förf ej kvar

Finns

Off bibl, KI-kund

Övriga

Sorterar upp

böcker o tidskrifter

Ska ha

Ska inte ha

Solna monografi

HuddingeTidskrift

Solna

Bedömmer placering

Ska ha

Ska inte ha

Lämnar f uppsättnin

g

Övriga Ebsco

Ej ok

Svarar sänt

Avprickat som

anlänt

Saknas iföljesedel

+ fack

Ok

Kolla Millenium

Serials

Statistikräkning

Ingen anteckning

Anteckning

SupplRegistrera

r i Millenium

Stöldmärks

Löpande

Uppdatera förvärvspo

sten

Urval av ersättning

sex

Finns Finns ej

Nej

För statistik

Ja

Meddela Katalog +

Siv om uppsagda

pren

T1 Tar emot gratislev.

Marknadsföring

Delta i konferens

er

Ta emot inköpsförsl

ag

Lägga inköpsförsl

ag i Excelfil

Läsa individuella mail fr

mailinglistor o förlag Svara på

avtalserbjudanden

Bevaka o åtgärda

Databases-mailen

Bevaka o åtgärda E-

books-mailen

Bevaka o åtgärda Journal-mailen (R3)

Bevaka o åtgärda E-mediasup

port-mailen

Behandla e-resurser som byter leverantör

Uppdatera post i

ebesten

Behandla access-problem

Hantera missbruk

av e-media

Ordna provperiod

Undersöka villkor f pren. (site licence,

arkivrättigheter, pris,

format, tillgängligh

et)

Kartläggning inför nya ev

paketavtal

Undersöka vem vi

vill beställa

av/genom

Förhandling av avtal

Publicering av

webbsidor (konsortie

avtal)

Utskick av avtalserbjudande på upphandlingslistan (konsortie

avtal)

Administrera

erbjudandesvar –

pris, medlemm

ar (konsortie

avtal)

Korrekturläsa avtal

Beställa e-material

Meddela Libris vilka medl. Som

ska ha tillgång till

vilket bestånd i

SFX

Påskrift av avtal (ÖB)

Påskrift av avtal

(teamledare)

Aktivera e-resurser i

SFX

Meddela Katalog

om nya e-bokstitlar

(f en primärpost

)

Meddela Katalog om nya paket (f

katalogisering)

Ny post i ebsten (R2)

Meddela Katalog om nya enstaka

titlar i ebesten

Meddela proxygrup

pen om nya titlar

Arkivering och

åtkomst av avtal

Kontrollera att vi fått

beställt material

Aktivera tidskrift

hos aggregato

r (R1)

Ta emot/kontrollera/kontera fakturor f

egna pren el avtal vi

ej administre

ar (E2)

Ta emot/kontrollera/korrigera konsortief

akturor (E2)

Fakturera medlemm

ar i konsortiet

Dokumentera

fakturor (ebesten, pärmar)

(E2)

Förmedla avtalsvillk

or utåt

Meddela kund ny

el. återupprättad access

Marknadsföring av resurser

Kontakt med KI:s

IT-avdelning

Meddela kund

avslag

Tackar nej

Uppdatera databaslist

an

Analysera bestånd, statistik &

pris

Uppgradera från p till

e om möjligt o ej

f dyrt

Förhandla om

förnyelser av avtal

Skicka in förnyelseli

sta el meddelan

de t leverantör

Skicka uppsägningslista t KI

Skicka uppsägningslista till leverantör

Ta bort post ur

ebesten, databaslist

an & katalogen

Ta emot, hantera,

bevara cd-romskivor

f uppsagda

avtal

Samla in statistik

efter årsskiftet

Sammanställ statistik

Analysera statistik utifrån

mediabudgeten

Inte ok

Ok

Inte ok

Ok

Förlaget direkt/BIBSAM-avtal

Förlagetdirekt

Skicka konsortieförbindelse f påskrift t medlemm

ar

Skriva på konsortieförbindelse

BIBSAM

Agent

Inte ok

Ok

Skicka ut avtalet t

medlemmarna

Kontakta leverantörInte fått

Fått

PaketEnstaka poster

Goddkänna click-

through-avtalNytt avtal

Förnyelsebar

Uppsägningsbar

FörnyelsebarUppsägningsbar

Skicka in statistik till

SCB

E 1

Karolinska InstitutetStockholm, Sweden

One of Europe’s largest medical universities

Education (students) Medicine, Odontology: 2800 FTE Nursing: 2400 FTE Other: 600 FTE Harriet Wallberg-

Henriksson, The President of Karolinska Institutet

Karolinska Institutet - Research

2000 FTE Researchers and Teachers 4000 publications in international scientific journals each year 400 doctoral degrees are awarded annually

Karolinska Institutet Nobel Assembly handles the awarding of the Nobel Prize in Physiology or

Medicine.

Karolinska Institutet University Library - KIB

is situated on two campuses in Stockholm

KIB has around 3000 visitors/day

KIB has 120 employees 65% women and 35% men Average age: 47 years

”Important player in the collaboration of Swedish research libraries”

”One of the most innovative research libraries in Sweden!”

KIB was awarded the Swedish Library of the Year Prize in 2007!

Strong service focus

Ambitious human resource development

Meeting the challenge of the digital world

Does the management of electronic resources take more time than the management of print resources?

Acquisiton of print resources is straight forward!

Catalo

guing

Acquisitions

Acquisition of electronic resouces looks even more straight forward, but is not…

Print resources Electronic resources

Acquisition: buying a selected item once

Preservation: keeping it on the shelves of the library

Description: cataloguing it Access: borrowing it

The working process is an internal library business.

Acquisition: signing a license with a provider

Preservation: outsourced Description: metadata providers,

knowledge bases, large packages

Access: through providers’ servers

The working process lies in collaboration with providers.

0200400600800

100012001400160018002000

GBP

2003 2004 2005 2006

Year

Print

Electronic

Acquisition of print resources as measured in meters of shelf-space

0

50

100

150

200

250

2003 2004 2005 2006 2007

Year

Me

ters

Usage of electronic resources in downloads (2007)

2 million fulltext articles/year …or over 5000 articles/day …or over 200 articles/hour …or 3,6 articles/minute!

also…

250 000 fulltext documents from ebooks

Media policy

Customer suggestions are first priority

Everything E-only!

Resources spent on print and electronic media (2006)

Money Working time

Print Media

4%

Electronic Media96%

Print media55%

Electronic media45%

A change was needed because of the imbalance!

We needed to: reallocate staff time but…

there was demarcation between staff working with e- and p-resources

lack of knowledge of electronic resources

assure quality in the work with e-resources but… lack of common understandning

of the working process for electronic resources

different people used different routines in the work with electronic resources

integrate the e- and p- resource work processes but…

demarcation between the working processes for e- and p-resources

”The spirit of KIB”

Non-hierarchical organisation Flexibility in working tasks Team orientation Tasks organised by functions

Invest in continous professional developmentInvolvement of all staff in library developmentCoaching important in leadership

”The spirit of KIB”

Delta i konferens

er

Ta emot inköpsförsl

ag

Lägga inköpsförsl

ag i Excelfil

Läsa individuella mail fr

mailinglistor o förlag Svara på

avtalserbjudanden

Bevaka o åtgärda

Databases-mailen

Bevaka o åtgärda E-

books-mailen

Bevaka o åtgärda Journal-mailen (R3)

Bevaka o åtgärda E-mediasup

port-mailen

Behandla e-resurser som byter leverantör

Uppdatera post i

ebesten

Behandla access-problem

Hantera missbruk

av e-media

Ordna provperiod

Undersöka villkor f pren. (site licence,

arkivrättigheter, pris,

format, tillgängligh

et)

Kartläggning inför nya ev

paketavtal

Undersöka vem vi

vill beställa

av/genom

Förhandling av avtal

Publicering av

webbsidor (konsortie

avtal)

Utskick av avtalserbjudande på upphandlingslistan (konsortie

avtal)

Administrera

erbjudandesvar –

pris, medlemm

ar (konsortie

avtal)

Korrekturläsa avtal

Beställa e-material

Meddela Libris vilka medl. Som

ska ha tillgång till

vilket bestånd i

SFX

Påskrift av avtal (ÖB)

Påskrift av avtal

(teamledare)

Aktivera e-resurser i

SFX

Meddela Katalog

om nya e-bokstitlar

(f en primärpost

)

Meddela Katalog om nya paket (f

katalogisering)

Ny post i ebsten (R2)

Meddela Katalog om nya enstaka

titlar i ebesten

Meddela proxygrup

pen om nya titlar

Arkivering och

åtkomst av avtal

Kontrollera att vi fått

beställt material

Aktivera tidskrift

hos aggregato

r (R1)

Ta emot/kontrollera/kontera fakturor f

egna pren el avtal vi

ej administre

ar (E2)

Ta emot/kontrollera/korrigera konsortief

akturor (E2)

Fakturera medlemm

ar i konsortiet

Dokumentera

fakturor (ebesten, pärmar)

(E2)

Förmedla avtalsvillk

or utåt

Meddela kund ny

el. återupprättad access

Marknadsföring av resurser

Kontakt med KI:s

IT-avdelning

Meddela kund

avslag

Tackar nej

Uppdatera databaslist

an

Analysera bestånd, statistik &

pris

Uppgradera från p till

e om möjligt o ej

f dyrt

Förhandla om

förnyelser av avtal

Skicka in förnyelseli

sta el meddelan

de t leverantör

Skicka uppsägningslista t KI

Skicka uppsägningslista till leverantör

Ta bort post ur

ebesten, databaslist

an & katalogen

Ta emot, hantera,

bevara cd-romskivor

f uppsagda

avtal

Samla in statistik

efter årsskiftet

Sammanställ statistik

Analysera statistik utifrån

mediabudgeten

Inte ok

Ok

Inte ok

Ok

Förlaget direkt/BIBSAM-avtal

Förlagetdirekt

Skicka konsortieförbindelse f påskrift t medlemm

ar

Skriva på konsortieförbindelse

BIBSAM

Agent

Inte ok

Ok

Skicka ut avtalet t

medlemmarna

Kontakta leverantörInte fått

Fått

PaketEnstaka poster

Goddkänna click-

through-avtalNytt avtal

Förnyelsebar

Uppsägningsbar

FörnyelsebarUppsägningsbar

Skicka in statistik till

SCB

E 1

Examples of problem areas identified by the flow analysis

Prioritizing problems of internal administration (for library staff) and access (for customers)

Handling access problems Updating of the home-grown journal list as well as SFX Communicating the licensing terms

Dealing with problems…er, challenges!

Priority Activity Problem definition Causes Suggested solutions

Problem areas

Purpose

The purpose of this guideline is to ensure good quality and customer focus. A purpose is also to fulfill the goal of e-media support which is: ”to give a fast and reliable service to our customers when they experience access problems with our e-resources”.

Description

Customers should receive a personal reply as soon as their message has been read.

As soon as access is restored or if any other progress (that is, of importance to the customer) has happened, a message will be sent to the customer.

Messages will be prioritized in the following order: 1. New incoming messages from customers

2. Older messages where new activities take place

3. Messages where no activity takes place in four business days

4. Other messages

Description continued…

E-media support will await an answer from suppliers for a maximum of four days. After that, a follow-up needs to be done by e-media support.

If a problem hasn’t been resolved within two months, a summary of the problem is sent to the Head of Department who decides how to move on.

Updating of the home-grown journal list as well as SFX

Journal list

Staff, tools, administration, IT etc.

Goals, policy, budget etc.

Evaluation measurement analysisNeeds

Demands

Customer

Satisfaction

Product

Customer

Decision/Purchase

Acquistions Quality Assurance System

G2

Decision/Purchase 1P

rint

Prin

tE

lect

roni

cE

lect

roni

cP

rint a

nd

Ele

ctro

nic

Prin

t and

E

lect

roni

c

Input

Input:

· Suggestions from end users and collegues

· ILL requests· Offers from

providers· Trials· Newsletters· Lists of text

books· Statistic

analysis·

Acquisition policy

Budget

If trial: usage

statistics

Select

Compare/Check terms

Check OPAC, national and local

Choose provider

Negotiate/read

license

Order

Sign agreement

Archive agreement

Inform customer

G2

Decision/Purchase 2

Prin

t and

E

lect

roni

c

Prin

t and

E

lect

roni

cE

lect

roni

cE

lect

roni

cP

rint

Prin

t

Output

· Licenses for e-resources

· Cancelled licenses

· Print resources

· List of resources to remove

Documentation of decision

Negotiate renewal

Order replacement

ex.

Send list of

cancellations to KI

Send list of renewals to

agent

Send list of candellations

to agent

Check ordered material

Yearly

If needed

Inform customer

Inform G3

Continual professional development

Regular workshops on practical tools e.g. SFX Focus on specific topics in departmental meetings

e.g. cataloguing, licensing, ERM

Informal knowledge sharing Generous conferences and course attendence policy Networking encouraged

We needed to:

reallocate staff time but…

We needed to:reallocate staff time… How did it go?

Resources spent on print and electronic media (2007)

Money Working time

Print resources

4%

Electronic resources

96%

Print resources

32%Electronic resources

68%

We needed to:assure quality in the work with e-resources… How did it go?

Staff, tools, administration, IT etc.

Goals, policy, budget etc.

Evaluation measurement analysisNeeds

Demands

Customer

Satisfaction

Product

Customer

Decision/Purchase

Acquistions Quality Assurance System

We needed to:integrate the e- and p- resource work processes How did it go?

G2

Decision/Purchase 1P

rint

Prin

tE

lect

roni

cE

lect

roni

cP

rint a

nd

Ele

ctro

nic

Prin

t and

E

lect

roni

c

Input

Input:

· Suggestions from end users and collegues

· ILL requests· Offers from

providers· Trials· Newsletters· Lists of text

books· Statistic

analysis·

Acquisition policy

Budget

If trial: usage

statistics

Select

Check terms

Check OPAC, national and local

Choose provider

Negotiate/read

license

Order

Sign agreement

Archive agreement

Inform customer

Some reflections…

Defining work flows is a time-consuming business Making guidelines helps staff to rethink and structure their tasks Easier to introduce new staff as the work flows are made

transparent Better communication since staff has a common language All customers are ensured the same level of support

More reflections…

Even if staff are positive, they adapt at their own pace It is important to assign roles that fit staff competence profiles Staff with good knowledge of e-resources spent perhaps too

much time sharing their knowledge

Challenges for the near future!

Implementing Verde ERM-system as a tool Developing the overall structure of roles and functions Measuring what we do? Continuing to adapt to changes Evaluating the resources – value for money? Improving licensing knowledge

Please share your thoughts?