Administração de Viagens (191)

EHP4 for SAP ERP 6.0

Março 2010Português

Administração de viagens (191)

SAP AGDietmar-Hopp-Allee 1669190 WalldorfAlemanha

Procedimento do processo empresarial

SAP Best Practices Administração de viagens (191): BPD

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Ícones

Ícone Significado

Cuidado

Exemplo

Nota

Recomendação

Sintaxe

Convenções tipográficas

Estilo de letra Descrição

Texto de exemplo Palavras ou caracteres que aparecem na tela. Estes incluem nomes de campo, títulos de telas, botões e nomes de menus, caminhos e opções.

Referências a outra documentação.

Texto de exemplo Palavras ou frases em destaque no corpo do texto, títulos ou gráficos e tabelas.

TEXTO DE EXEMPLO Nomes de elementos no sistema. Estes incluem nomes de relatórios, nomes de programas, códigos de transações, nomes de tabelas e palavras-chave individuais de uma linguagem de programação, quando rodeadas por corpo de texto, por exemplo, SELECT e INCLUDE.

Texto de exemplo Saída na tela. Isto inclui nomes e caminhos de arquivos e diretórios, mensagens, código fonte, nomes de variáveis e parâmetros, assim como nomes de ferramentas de instalação, atualização e banco de dados..

TEXTO DE EXEMPLO Teclas do teclado, por exemplo, teclas de função (como F2) ou a tecla ENTER.

Texto de exemplo Entrada exata do usuário. Estas são palavras ou caracteres que você entra no sistema exatamente como aparecem na documentação.

<Texto de exemplo> Entrada variável do usuário. Estes colchetes indicam que estas palavras e caracteres devem ser substituídos pelas entradas adequadas.



Índice

Administração de viagens..................................................................................................................... 5

1 Objetivo.......................................................................................................................................... 5

2 Pré-requisitos................................................................................................................................. 5

2.1 Dados mestre e organizacionais.............................................................................................5

2.2 Condição empresarial.............................................................................................................5

2.3 Funções.................................................................................................................................. 6

3 Tabela Síntese do processo...........................................................................................................6

4 Etapas do processo........................................................................................................................ 7

4.1 Criar viagem e entrar receita...................................................................................................7

4.2 Aprovar e liquidar viagem.......................................................................................................9

4.3 Transferir custos para a contabilidade..................................................................................10

4.4 Registro de horas (211)........................................................................................................12

5 Anexo........................................................................................................................................... 12

5.1 Estorno das etapas do processo...........................................................................................12



Administração de viagens

1 Objetivo

O objetivo deste processo é fornecer uma administração completamente integrada de todas as despesas de viagem incorridas – desde o estágio de planejamento/aprovação até o lançamento das despesas de viagem na Contabilidade financeira e a alocação, de acordo com o motivo, na Contabilidade de custos.

2 Pré-requisitos

2.1 Dados mestre e organizacionaisValores standard do SAP Best Practices

Uma gama de dados mestres e organizacionais indispensáveis foi criada em seu sistema ERP na fase de implementação, como os dados que refletem a estrutura organizacional de sua empresa e os dados que atendem ao foco operacional; por exemplo, dados mestre para materiais, fornecedores e clientes.

Geralmente, esses dados mestre consistem em valores propostos padronizados do SAP Best Practices e permitem que você percorra as etapas do processo deste cenário.

Foco operacional

O SAP Best Practices apresenta valores standard para mais de uma área de foco operacional, como Serviços ou Produção. Isso significa que você pode encontrar mais de uma tabela de dados mestre a seguir. Use os dados mestre que correspondem ao foco operacional de sua empresa (Serviço, Produção ou Negociação)

Use os seguintes dados mestre nas etapas do processo descritas neste documento:

Viagem

Viagem

Dados mestre Valor Outros materiais Comentários

Número pessoal 999xxx ID do cenário

2.2 Condição empresarialAs atividades descritas neste documento fazem parte de uma cadeia maior de processos ou cenários empresariais integrados. Conseqüentemente, é necessário que você tenha atendido às seguintes condições empresariais antes de iniciar as atividades descritas neste documento:



Condição empresarial Cenário

É necessário registrar os horários de trabalho Registro de horas (211)

2.3 Funções

UtilizaçãoAs funções a seguir devem estar instaladas para que esse cenário seja testado em SAP Netweaver Business Client (SAP NWBC). As funções neste Procedimento do processo empresarial devem estar atribuídas ao usuário ou aos usuários que estejam testando este cenário. Essas funções não serão necessárias se você não estiver usando a interface NWBC, mas estiver usando o SAP GUI standard.

Pré-requisitosAs funções empresariais foram atribuídas ao usuário que está testando este cenário.

Função empresarial

Nome técnico Etapa do processo

Empregado (especialista)

SAP_NBPR_EMPLOYEE-S Função para funcionalidades básicas

BP: Contabilização viagens

SAP_NBPR_TRAVEL-S Criar viagem e entrar receita,

Aprovar e liquidar viagem,

Transferir custos para a contabilidade

3 Tabela Síntese do processo

Etapa do processo

Referência externa ao processo

Condição empresarial


Código de transação

Resultados previstos

Registrar tempos de trabalho reais

Registrar tempos de trabalho reais (211)

Consulte o resultado do processo de referência

Consulte o cenário no 211



Criar viagem e entrar receita

– O número pessoal existe e o fornecedor equivalente é criado


PR05 Status da viagem: viagem concluída/a ser liquidada

Aprovar e liquidar viagem

– Status da viagem: viagem


PR05 Status da viagem: viagem aprovada/viage



Etapa do processo

Referência externa ao processo

Condição empresarial


Código de transação

Resultados previstos

concluída/A ser liquidada

m liquidada


– Status da viagem: viagem aprovada/viagem liquidada


PRRW Status da viagem: viagem aprovada/transferida para FI

4 Etapas do processo

4.1 Criar viagem e entrar receita

UtilizaçãoA entrada de dados da viagem é necessária para entrar e modificar os dados de uma viagem de funcionário no sistema da SAP. Isso é a base do processo geral de Administração de viagens.

Pré-requisitosNão é possível criar uma viagem de funcionário usando uma entrada de dados de viagem antes da edição completa dos dados mestre de pessoal para o funcionário.

Procedimento

1. Acesse a transação, selecionando uma das seguintes opções de navegação:

Opção 1: SAP Graphical User Interface (SAP GUI)

SAP Menu Accounting Financial Accounting Travel Management Travel Expenses Travel Expense Manager

Menu SAP ECC Contabilidade Contabilidade financeira Admin.viagens de negócios Cálculo das despesas de viagem Gerenciador de custos de viagem

Código de transação PR05


Menu SAP ECC Pessoal Gerenciamento de tempos Folha de horas de trabalho CATS clássico Entrar horários de trabalho

É possível encontrar outros detalhes sobre como abrir a folha de horas de trabalho no cenário Registro de horas (211).Na folha de horas de trabalho aberta selecione um item e, em seguida, Ambiente (U) -> Custos de viagem ou Custos de viagem.O procedimento começa no número 5.

Código de transação CAT2



Opção 3: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) pela função empresarial

Business role BP: Contabilização viagens

(SAP_NBPR_TRAVEL-S)

Business role menu Travel Management Trip approval Travel Expense Manager

Menu NWBC Admin.viagens de negócios -> Aprovação de Viagem -> Gerenciador de custos de viagem (PR05)

2. Na tela Gerenciamento de Despesa de Viagem, efetue as seguintes entradas:

Nome do campo Descrição Ação do usuário e valores Comentário

Número Pessoal Chave numérica identificando um registro pessoal

Qualquer Cenário 999xxx Número Pessoal

Exemplo: 999101

3. Selecione Enter.

4. Selecione Criar.

5. Na tela seguinte, que exibe os detalhes da viagem, efetue as seguintes entradas:


Ínicio Data e hora de início da viagem

Data e horário de início Exemplo: data atual/08:00

Fim Data e hora final da viagem

Data e horário final Exemplo: data atual/18:00

Motivo Motivo da viagem

Motivo da viagem Exemplo: Consultoria

Cidade Cidade Exemplo: São Paulo

País País Exemplo: BR

Atribuição de Custo

Atribuição de custos da viagem

Custo Exemplo: centro de custo KOSTL 1101

Tipo de Despesa O tipo de despesa descreve a forma da despesa

Descrição Exemplo:nº 001, MTWGnº 002, BENZ

Montante Montante do tipo de despesa

Valor Exemplo:nº 001, 100nº 002, 50

7. Selecione Enter.

8. Se a caixa de diálogo Informações adicionais, Pos No xx estiver exibida, entre as informações necessárias na ficha de registro Adicionar l Info.

9. Selecione Enter.



10. Selecione Gravar na tela que exibe os detalhes da viagem.

11. Selecione Voltar para retornar ao menu SAP Easy Access.

ResultadoO sistema exibe a mensagem “Viagem xxxxxxxxxx Gravada”.O status de sua viagem é: Viagem Efetuada.

4.2 Aprovar e liquidar viagem

UtilizaçãoAgora é possível liquidar as viagens de funcionário aprovadas para liquidação.

Pré-requisitosVocê criou uma viagem e entrou todas as receitas necessárias.O sistema só pode liquidar viagens com o status Viagem Efetuada.

Procedimento

1. Acesse a transação, selecionando uma das seguintes opções de navegação:


Menu SAP ECC Contabilidade Contabilidade Financeira Admin.viagens de negócios Cálculo das despesas de viagem Gerenciador de custos de viagem

Código de transação PR05



(SAP_NBPR_TRAVEL-S)


Menu da função empresarial

Admin.viagens de negócios -> Aprovação de Viagem -> Gerenciador de custos de viagem (PR05)

2. Na tela Gerenciador de custos de viagem, efetue as seguintes entradas:


Número Pessoal Chave numérica identificando um registro pessoal

999xxx Número Pessoal. Exemplo: 999401

3. Selecione Enter.



4. Selecione a viagem criada anteriormente. Status = Autorizar = Viagem Autorizada

5. Selecione Liquidar.Confirme a caixa de diálogo com Enter.Status = Autorizar = Viagem Autorizada; Liquidação = Calculado


ResultadoAgora a viagem está aprovada e liquidada e pode ser lançada na contabilidade.

4.3 Transferir custos para a contabilidade

UtilizaçãoOs custos de viagem incorridos pelo funcionário devem ser lançados na contabilidade antes da emissão de um reembolso. Essa transação é necessária porque o funcionário é lançado como fornecedor e, portanto, receberá reembolso através do financeiro e não pelo cálculo da folha de pagamento de HR.

O ciclo de lançamentos é executado mensalmente ou quinzenalmente pelo financeiro.

Pré-requisitosO funcionário foi lançado como fornecedor na contabilidade e as despesas de viagem foram liquidadas.

Procedimento1. Acesse a transação, selecionando uma das seguintes opções de navegação:


Menu SAP ECC Contabilidade Contabilidade Financeira Admin.viagens de negócios Cálculo das despesas de viagem Trabalhos periódicos Transferência para a contabilidade Administrar ciclos de lançamento

Código de transação PRRW


Business Role BP: Contabilização viagens

(SAP_NBPR_TRAVEL-S)

Business Role Menu Travel Management Travel Accounting Post Accounting Data

Menu da função empresarial

Administração viagens de negócios Contabilização viagens Lançam.dados cálculo folhas pagamento (PRRW)

2. Na tela Administrar Ciclos de Lançamentos, efetue as seguintes entradas:




Nome do usuário <Em branco>

Data da criação Datas dos ciclos de lançamentos

Selecionar uma data no passado

Número ciclo de lançamentos

<Em branco>

3. Selecione Executar.

4. Uma lista de lançamentos concluídos pode ser exibida.

5. Para criar um ciclo de lançamentos, selecione Criar.

6. Na tela Criação de um Ciclo de Lançamentos, efetue as seguintes entradas:


Ár.proc.FlhPgto.Per.proces.Flhpgto

YB Usado somente para definir os períodos nos quais os dados serão liquidados

Período Atual ou outro Outro período

Mês e ano atuais

Seleção Números pessoais

Número Pessoal 999xxx Exemplo: 999401

Lçto. Viagens Selecionadas

Número de viagem

Número da viagem xxx

Ciclos de Lançamentos

Seleção de opções

Selecionar apenas

Substit.objetos CO incorretos

Standard

Dados Básicos Seleção de opções

Selecionar

Esperar popup

Selecionar Executar

Standard

Dimensão / Compactação

Seleção de opções

Selecionar

Esperar popup

Selecionar Executar

Standard

7. Selecione Executar.

8. O log pode ser expandido e mostra o status da execução.

8. Selecione Voltar para voltar à tela Criação de um Ciclo de Lançamentos.

9. Selecione Voltar novamente.

10. Quando o log é fechado, o sistema gera uma entrada no Administr. ciclos de lançamento, incluindo uma linha individual com as informações do ciclo de lançamentos.

11. Para exibir os lançamentos FI individuais, clique duas vezes em uma linha.

12. Selecione Voltar.

13. Selecione o documento criado e, depois, escolha Lançar.



14. A caixa de diálogo Cic.TR XXXXXXXXXX Lançar é exibida. Selecione Lançar imed.

15. A tela seguinte indica o lançamento correto do documento de viagem na contabilidade.


4.4 Registro de horas (211)

Processo externo

UtilizaçãoA Folha de horas de trabalho (CATS) é a ferramenta usada para registrar as horas trabalhadas por um funcionário em uma determinada atribuição. O horário de trabalho pode ser registrado em uma ordem do cliente, ordem interna, ordem de serviço ou projeto. Também é possível alternar para a administração de viagens para reembolso e lançamento de despesas de viagem.

ProcedimentoConclua todas as atividades descritas no Procedimento do processo empresarial do cenário Registro de horas (211):

Dados mestre Valor Comentários

Número pessoal 999xxx ID do cenário

Perfil CATS YBxx Perfil do cenário

5 Anexo

5.1 Estorno das etapas do processoNa seção a seguir, é possível encontrar as etapas de estorno mais comuns, que podem ser adotadas para estornar algumas das atividades descritas neste documento.



Criar viagem e entrar receita

Código de transação (SAP GUI) PR05

Estorno: Criar viagem e entrar receita



(SAP_NBPR_TRAVEL-S)


Menu da função empresarial Admin.viagens de negócios -> Aprovação de Viagem -> Gerenciador de custos de viagem (PR05)

Comentário Selecione a linha relevante (viagem) e exclua a linha.

Aprovar e liquidar viagem


Estorno: Aprovar e liquidar viagem



(SAP_NBPR_TRAVEL-S)


Menu da função empresarial Admin.viagens de negócios -> Aprovação de Viagem -> Gerenciador de custos de viagem (PR05)

Comentário Selecione a linha relevante (viagem) e exclua a linha.


Código de transação (SAP GUI) PRRW

Estorno: Transferir custos para a contabilidade

Código de transação (SAP GUI) PRRW


(SAP_NBPR_TRAVEL-S)

Business role menu Travel Management Travel Accounting Post Accounting Data

Menu da função empresarial Administração viagens de negócios Contabilização viagens Lançam.dados cálculo folhas pagamento (PRRW)

Comentário Selecione o ciclo de lançamentos relevante na administração de ciclo de lançamentos e recuse-o antes de excluí-lo (isso



só é possível se o Ciclo de lançamentos estiver com o status Documentos Criados).


Documents

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