POJAM ADMINISTRACIJE

Sama riječ administracija, na našim prostorima i šire, upotrebljava se kao određenje za riječ uprava. Osnovno određenje se može diferencirati u tri pravca:

1. Profesionalni službenički aparat – radi se o upravnom pravu, o profesionalnom službeničkom aparatu;

2. Posebna stručna (tehnička) služba – može se bliže odrediti kao oblast organizacije, posebna stručna, odnosno tehnička služba;

3. Organi vlasti izvan parlamenta i suda – ovo određenje se može smjestiti u političku sferu, odnosno Ustavno pravo, sa značenjem svih organa vlasti u jednoj državi, koji nisu u fumkciji parlamenta i sudova, odnosno samih organa uprave.

Administriranje se može odrediti kao upravljanje, čime se uopšteno, označava utvrđivanje, davanje pravaca i staranje. Pod tim terminom se podrazumjeva, ne samo vođenje poslova, već i organizovanje procesa rada, davanje pravaca rada i razvoja određenog pravnog lica. Navedeno značenje obuhvata i funkcije upravnih, odnosno nadzornih odbora, savjeta, uprave itd.. Ne bi trebalo biti sporno da upravljanje predstavlja operacije poslovanja i/ili administriranja i/ili akte usmjeravanja osnovnog odlučivanja i "politike".

Politička teorija, naročito pod uticajem Saint-Simon-a, preuzima pojam administriranja. Osnovni razlog za takvo prisvajanje je činjenica da, kao svoj objekat, pojmovno i etimološki, implicira materijalne predmete i tehničke operacije, stavljajući čovjeka u centar "komandovanja ili vladanja". Ubrzani tehničko-tehnološki i naučni razvoj, daj epresudan doprinos preobražaju državnog-političkog sistema u društveno-ekonomski, odnosno tendenciji da se "upravljanje stvarima" zamijeni sa "vladavinom nad ljudima".

POJAM ADMINISTRACIJE U UPRAVNOM I GRAĐANSKOM PRAVU

Upravno (administrativno) pravo čine pravne norme koje se odnose na upravu, a kojime se reguliše njene djelatnost. Date pravne norme su sadržane u podzakonskim aktima, koji u ovoj grani prava imaju veliki značaj. Nadalje, one su razbijene/rasute u velikom broju manjih zakona i drugih propisa. Upravno pravo je svojevrsna slika društveno-političkog ambijenta, koji pored sudskog prava, sadrži i garanciju individualnih prava.

Značaj Upravnog prava za poslovnu administraciju nije neznatan jer se mnogi poslovni akti moraju usklađivati sa normama sadržanim u ovoj grani prava, ali i zato što su mnogi od njih upravljeni prema određenim upravnim organima i obrnuto. Potrebno je, pri tome razumjeti pravila koja se primjenjuju pri vođenju upravnog postupka.

Građansko pravo je skup pravnih normi, kojima se regulišu imovinski odnosi u društvu (objektivno građansko pravo), odnosno prava/pravna vlast koju pojedini subjekti izvode iz normi objektivnog građanskog prava (subjektivno pravo).Subjektivna građanska prava se sastoje u vidu:

prava vlasništva (svojine),zaloge (ručne zaloge i hipoteke),

1

prava službenosti/služnosti,prava korištenja,tražbenih prava..

Normama građanskog prava se regulišu odnosi između lica, čija je sadržina određeno imovinsko-ekonomsko dobro, koje može biti u prometu. U navedenom kontekstu, poslovno administriranje može imati veliki značaj i primjenu.

RAZVOJ KOMUNIKACIJE/KORESPONDENCIJE

Komuniciranje među ljudima se vrši na različite načine:gestikulacijom,govorom,crtežom,pismom, kao i različitim audio i vizuelnim sredstvima.

Komunikaciju među ljudima odlikuje dinamičnost i progres, a ona se zasniva na promišljenosti, kontroli i odgovarajućim simbolima.Najvažniji način izražavanja opažaja se postiže govorom, koji obuhvata sva čula čovjeka, pa govor predstavlja i najvažniji i najuspješniji vid međuljudskog komuniciranja. Ali ljudsko komuniciranje podrazumjeva i pismo kojim se saopštavaju misli i riječi.

Komuniciranje između ljudi staro je koliko i njihova historija. Ono je najprije motivirano prirodom, zatim potrebama opštenja sa svojom vrstom, da bi se došlo do faze koja se naziva era ljudskog, tzv. humanog komuniciranja – svjesna aktivnost sračunata na određene ciljeve. Pismeno komuniciranje je nastalo u civilizacijam starim oko četiri hiljade godina – Mesopotamija, Asirija, Egipat..

Nakon raslojavanja prvobitnih društvenih zajednica, komuniciranje dobija novu ulogu i veći značaj, kroz bogatije forme plasiranja i prikupljanja informacija. Društvena komunikacija, slobodna cirkulacija informacija, mišljenja i ideja, postaju temelj funkcionisanja institucija vlasti.

Noviji razvoj komunikacije/korespondencijeTehničko-tehnološki razvoj i razvoj nauke, doprinose iznalaženju pogodnijih sredstava (pera, mastila, kopirni aparati, računari i sli.) i podloga za pisanje (papiri, monitori, ploteri), a samim tim dolazi i do unapređenja komunikacija/sredstava komuniciranja. Sa takvim unapređenjima idu uporedo i razvoj industrije, trgovine, saobraćaja, komunikacionih tehnologija, ali i viši nivo obrazovanosti ljudi, širenje znanja stranih jezika, prevalentnost korištenja određenih jezika u svijetu.

Posebno ubrzani razvoj komuniciranja/korespondencije se bilježi u XIX-om i XX-om vijeku, što se podudara sa pojavom industrijske revolucije, odnosno porastom prekograničnog prometa roba, kapitala, usluga, te razvojem informatike i informacione tehnologije. Potrebe za povećanjem trgovinskih tokova, unapređenjem transporta, pregovaranja, perfektuiranja

2

poslovnih dogovora, održavanje daljih veza između poslovnih partnera, nameću nužnost za pojavom različitih vrsta i oblika korespondencije.Značajnijim se čini aspekt vezan za snažan razvoj sredstava masovnog komuniciranja koji se sastoji u borbi za vlast nad informacijama, kao i borba za slobodu njihovog protoka.

Aktuelno vrijeme karakteriše "raskošnost" oblika poslovne korespondencije, kao neophodna prateća komponenta obavljanja djelatnosti poslovnih subjekata, sa tendencijama sve bržeg i kompleksnijeg razvoja.

Značaj komunikacije/korespondencijePoslovno komuniciranje/administracija komplementarana je svakom poslovnom kontaktu subjekata koji se bave biznisom, a nužni je njihov pratilac.Gotovo da nema pravnog posla, ekonomskog odnosa, u kojem administriranju nema mjesta, kod kojeg nije neophodno pismeno komuniciranje između dva ili više pravnih ili fizičkih lica. Počevši od poslovnog komuniciranja kod prodaje, preko posredovanja, zastupništva, špedicije, uskladištenja, komisiona, raznih ugovora o prevozu, do ugovora o građenju, lizingu, licenci, osiguranju i sl., poslovno administriranje je nezaobilazno.

Kontakti navedenih strana dobijaju završni pravni i ekonomski efekat, koji u najvećem broju slučajeva mora imati pismenu formu. Potrebno je istaći da kvalitet poslovne administracije utiče na kvalitet i efekte odnosa – uspješnost ili neuspješnost.

VRSTE POSLOVNE ADMINISTRACIJE

Različite vrste vlasništva, udruživanja, kao i međusobnog povezivanja poslovnih subjekata, imaju uticaja na pojavljivanje u praksi različitih modaliteta poslovne administracije.Vrste poslovne administracije su:

1. industrijska, 2. uslužna , u sklopu koje se mogu izdvojiti:

trgovinska,transportna,ugostiteljska i turistička,

3. bankarska .

Značaj poslovne admistracije u industrijskoj oblasti je vrlo veliki ako se ima u vidu da je proizvodnja kompleksan proces, koji podrazumjeva niz kontakata i poslovnih aranžmana između proizvođača i njegovih dobavljača, s jedne, i kupaca, s druge strane.

U uslužnim djelatnostima poslovna administracija ima ogromnu važnost. Konstatacija da se uslužne djelatnosti uveliko temelje na poslovnoj administraciji izgleda veoma čvrsta.

Djelatnosti finansijskih institucija takođe su zavisne od poslovnog administriranja. Teško da bi mogli imati i iluzije o finansijskim tokovima novca bez korištenja poslovne administracije i njenih modaliteta. Pri tome u kontekst poslovnog administriranja treba podvesti razne vrijednosne papire.

3

ASPEKTI POSLOVNE ADMINISTRACIJE

Značaj poslovne administracije upućuje na različite aspekte sa kojih se ona može posmatrati i evaluirati. Najznačajniji aspekti poslovne administracije su:

1. Pravni (ugovorni) aspekt U mnogim pravnim oblastima, posebno kada se radi o privrednom pravu, poslovni akti imaju izuzetnu važnost. To posebno važi kada se radi o dokaznom postupku – o sporovima u kojima se dokazuje/osporava neko pravo ili obaveza određenih subjekata. U slučajevima nastanka, uspostavljanja, mijenjanja ili prestanka-gašenja nekog prava, gotovo bez izuzetka prethode određeni pismeni kontakti između dva ili više, pravnih ili fizičkih lica. Poslovna korespondencija , vođena između ugovornih strana prije zaključenja ugovora, uzima se kao sastavni dio zaključenog ugovora.

Prilikom vođenja odgovarajućih postupaka pred sudovima i organima uprave, inzistira se na utvrđivanju dokaza, činjenica i okolnosti, pretežno na bazi pismêna – pismenih akata raznih vrsta i oblika.

2. Ekonomski (komercijalni) aspekt Za uspostavljanje i uspješno razvijanje ekonomskih odnosa između poslovnih subjekata od izuzetnog značaja je proces poslovnog administriranja.U cilju ostvarivanja uspješnog tržišnog djelovanja, preduzeće u realizaciji svojih poslovnih aktivnosti treba biti usmjereno posebno na:

razumijevanje i ispunjavanje zahtjeva kupaca,razmatranje procesa u funkciji stvaranja dodate vrijednosti,pribavljanje rezultata o performansama procesa koji se baziraju na objektivnom mjerenju,stalno poboljšavanje poslovnog procesa.

Ostvarivanje ovih nastojanja je praktično nemoguće bez adekvatno organizovanog procesa poslovnog administriranja. Poslovna administracija treba osigurati adekvatan proces dokumentovanja pripreme i realizacije poslovnih aktivnosti čiji će sadržaj biti u funkciji ostvarivanja efikasne realizacije gore istaknutih nastojanja.

Proces planiranja i organiziranja cjelokupne poslovne aktivnosti u preduzeću, te njene implementacije je praćen nastankom odgovarajuće poslovne dokumentacije bez koje bi odvijanje te aktivnosti praktično bilo nemoguće.

3. Računovodstveni aspekt Sve poslovne promjene nastale na sredstvima i izvorima sredstava kod poslovnih subjekata se bilježe u odgovarajućim računovodstvenim evidencijama. Jedno od osnovnih računovodstvenih načela je načelo dokumentovanosti. Da bi se poslovni procesi nesmetano odvijali potrebno je osigurati adekvatnu cirkulaciju poslovne dokumentacije u poslovnom subjektu.

Bez računovodstvenog sistema nije moguće poslovanje poslovnih subjekata. Podaci koje osigurava računovodstvo ima svoje, kako interne, tako i eksterne korisnike. Oni predstavljaju osnovu planiranja za menadžmet poslovnog subjekta i donošenje poslovnih odluka. Eksterni korisnici podataka (država, investitori, banke..), na osnovu podataka koji se dobivaju iz

4

računovodstva, donose svoje odluke o aktivnostima koje preduzimaju prema određenom poslovnom subjektu.

Bez računovodstvene funkcije nije izvodljivo funkcionisanje jednog poslovnog subjekta. Sve računovodstvene aktivnosti bazirane su na odgovarajućoj dokumentaciji, koja se kreira kroz sistem poslovnog administriranja u preduzeću. Odatle proizilazi i značaj računovodstvenog aspekta poslovne administracije.

4. Promotivni aspekt Posebno specifičan i vrijedan doprinos poslovne administracije se dâ uvidjeti na području promocije poslovnih subjekata. Svaki od njih nastoji u okruženje odaslati lijepu sliku o sebi. Poslovni subjekti svakodnevno komuniciraju sa svojim okruženjem, najčešće u formi pisane korespondencije. Naime, poslovne pisma mogu neposredno predstavljati svojevrstan promotivni materijal – svaki poslovni akt jednog poslovnog subjekta jeste njegovo predstavljanje.

Neki segmenti poslovne administracije (poslovna pisma, ponude, ..) imaju promotivni aspekt utoliko što se njima pretenduje na promovisanje svojih proizvoda, usluga, ideja i sl.

Poseban značaj ima dostavljanje raznih vrsta materijala (prospekata, poklona..), uz koja idu i pisma pisana sa visokom umješnošću i stilom.

Sa promotivnog aspekta treba posmatrati i specifične slučajeve u kojima se poslovni subjekat obraća javnosti putem sredstava masovnog informisanja. Razlozi za takav modalitet poslovnog komuniciranja mogu biti različiti:

demantovanje određenih plasiranih (dez)informacija, kojima se nanosi određene šteta;predočavanje širem broju lica određenih podataka, koji ga preporučuju kao kvalitetnog proizvođača/davaoca usluga, značajnog poreskog obveznika, time i nosioca značajnog udjela u participaciji budžeta.

SUBJEKTI U POSLOVNOJ ADMINISTRACIJI

Bavljenje poslovnom administracijom podrazumjeva angažovanje ljudskog faktora, pri čemu treba podrazumjevati i odgovarajuću stručnost lica koja se njome bave.Zavisno od određene privredne djelatnosti, lice koje se bavi poslovnom administracijom-administrator, treba pored opšteg obrazovanja, dobro poznavati prilike i trendove u toj djelatnosti, tržište roba i usluga na kojem poslovni subjekat djeluje. Mora u adekvatnoj mjeri, biti upućeno u potencijale svojih poslovnih partnera, konkurencije, kao i legislativu koja se primjenjuje. Ostalo obrazovanje, potrebna znanja tiču se:

pismenosti,poznavanja stranog(ih) jezika,rukovanje sredstvima komuniciranja i sl.

Stručno obrazovanje – znanja i vještine, su zahtjevniji ukoliko se radi o poslovnom administriranju u užoj i konkretnijoj oblasti u kojoj određeni poslovni subjekat obavlja svoje privredne aktivnosti. Razlozi koji idu u korist specijalizacije određenih kadrova za vođenje poslovne administracije imaju jedno značajno ograničenje – zahtijevaju izdvajanje finansijskih sredstava.

5

Subjekti u širem smislu Uopšteno gledajući, dva su osnovna subjekta u postupku vršenja poslovne administracije:

1. pošiljalac ili adresant – pravno ili fizičko lice koje piše ili šalje određeni poslovni akt, 2. primalac ili adresat – lice koje prima neki poslovni akt, lice kome je takav akt

upućen.

Subjekti poslovne administracije u širem smislu, jesu pravna lica, i ne treba ih miješati sa licima koji se bave administriranjem. Administratori su ovdje u ulozi službenika/zaposlenika/radnika, koji na "licu" pošiljke unose navedene podatke, kao dio svojih poslova koji su im povjereni.

Subjekti u užem smisluKada se uđe u sferu užih poslovnih djelatnosti, određenje i tretman subjekata zahtijeva suptilniji pristup. Pri ovakvom administriranju je neophodno angažovanje stručnijih, školovanijih, iskustvom i određenim vještinama snadbjevenim administratorima.

Kod Ugovora o prodaji, osnovni subjekti poslovnog administriranja su prodavac i kupac. Administriranje može obuhvatiti i druge subjekte, kao što su posrednik, zastupnik, špediterm prevoznik i sl. Kad je u pitanju Ugovor o komisionu, subjekti poslovnog administriranja su komitent (nalogodavac) i komisionar. Subjekti kod Ugovora o licenci su ustupalac (davalac) licence i sticalac (primalac) licence. Subjekti mjenično-pravnog posla su trasant (izdavalac mjenice), remitent (korisnik mjenice – povjerilac po njoj), te trasat (lice kojem se daje nalog za isplatu mjenične svote).

KANCELARIJSKO POSLOVANJE

Kancelarijsko poslovanje se odnosi na radne (službene) aktivnosti koje se tiču vođenja evidencija, te rukovanja službenom (poslovnom) poštom. Dobilo je naziv po kancelariji (uredu). Može imati:

uži smisao – podrazumjeva poslove vezane za primanje, otvaranje, pregledanje i razvrstavanje službene/poslovne pošte, te njeno propisno evidentiranje, dostavljanje na obradu, kao i ponovno preuzimanje iste od lica koja su je stručno obrađivala; otpremanje, razvođenje i arhiviranje;širi smisao – pored datih, podrazumjevaju se i drugi (opšti) poslovi koji se ne mogu okarakterisati stručnim (raspored radnih prostorija, rad u njima, upotreba sredstava komunikacije, dežurstvo i sl.)

Organizovano i funkcionalno kancelarijsko poslovanje trebaju imati svi organi vlasti, druge institucije i ustanove, kao i sva pravna lica. Kancelarijsko poslovanje se svrstava u sporednu djelatnost organizacije, međutim to ne znači da se poslovi iz domena kancelarijskog poslovanja mogu izostaviti, naprotiv – oni su neophodni i imaju značajnu ulogu za svaki organ, odnosno organizaciju.

6

Osnovni pojmovi kancelarijskog poslovanjaOsnovni pojmovi kancelarijskog poslovanja su:

1. prilog,2. predmet,3. dosije,4. fasciklo,5. arhivska građa,6. registraturski materijal,7. pisarnica,8. arhiva.

Prilogom se naziva svaki pisani sastav, kao i fizički predmet, koji se prilaže uz akt dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta. Imaju funkciju pojačavanja određenog zahtjeva za ostvarivanje prava podnosioca zakona – dokazivanje nekih činjenica i okolnosti, odnosno funkciju osporavanja nečijeg zahtjeva.

Predmetom se označava skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak, slučaj, problem, pod uslovom da predstavlja posebnu i samostalnu cjelinu. Predmet je širi pojam od akta i poslovnog pisma.

Pod dosijeom se podrazumjeva skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili fizičku osobu, uz uslov da se kao jedna cjelina čuvaju na istom mjestu. To implicira postojanje dvije vrste dosijea:

dosije po materiji – egzistirala bi u slučaju kada bi se u jednom organu, u jednom mjestu, nalazili i pohranili svi predmeti lica koja su podnijela zahtjeve za izdavanje dozvola za obavljanje neke djelatnosti;dosije po pravnoj ili fizičkoj osobi – postojala bi onda kada bi se u jednom organu, u jednom mjestu, stekli i obezbijedili svi oni predmeti koji se odnose na jedno lice, pravno ili fizičko.

Fasciklom označavamo omot, kutiju, sanduk, korice i sl., gdje je, radi čuvanja po završetku postupka, složeno više predmeta ili dosijea, koji se odnose na istu materiju.

Arhivskom građom se naziva cjelokupni izvorni i reprodukovani dokumentacioni matrijal, koji je od značaja za historiju, kulturu i ostale društvene potrebe, , a koji je, bez obzira na mjesto i vrijeme, nastao u radu organa vlasti.

Registraturski materijal jesu spisi (akti i predmeti), fotografski i fonogranski snimci, te na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige kartoteke o evidenciji takvih spisa, zapisa i dokumenata – primljeni i nastali u radu organa vlasti.

Pisarnicom se označava organizaciona jedinica, nekada i radno mjesto, u sastavu organa vlasti, gdje se obavljaju poslovi koji obuhvataju: promanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte (akata), zavođenje i združivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad sa aktima, razvođenje predmeta i akata, rokovnik premeta, otpremanje pošte i stavljanje predmeta i akata u arhivu i njihovo čuvanje.

Arhiva je prostor, mjesto gdje se privremeno čuvaju završeni predmeti i akti, evidencije o njima, te ostali dokumentacijski materijal, odnosno riješena pošta. Takvo čuvanje se vrši sve do njihovog uništenja ili predaje nadležnom arhivu.

7

Organizacija kancelarijskog poslovanjaObezbjeđenje pravilnog organizovanja kancelarijskog poslovanja, njegovog efikasnog vršenja, zahtijeva određene pripremne radnje, koje se sastoje u sljedećem:

1. određivanje (utvrđivanje) lokacije (prostora) za obavljanje kanelarijskog poslovanja - pisarnice;

2. određivanje službenog lica za vršenje poslova kancelarijskog poslovanja;3. utvrđivanje oznaka za organizacione jedinice, radna mjesta, kojima se pošta dostavlja

na postupanje.

Prostorni i tehnički aspekt

Određivanje (utvrđivanje) lokacije (prostora) za obavljanje kanelarijskog poslovanja – pisarnice treba ići za time da se za to odredi jedno mjesto. Kod odlučivanja o lokaciji treba imati u vidu da se u utvrđenom prostoru obavljaju samo poslovi kancelarijskog poslovanja. U kontekstu prostornih uslova, treba imati u vidu odabir objekta (zgrade), sa maksimalnom funkcionalnošću za kancelarijske poslove i pogodnom lokacijom.

Takav objekat se vidno obilježava punim nazivom organa/organizacije, uz obezbjeđenje ulaza i službe/lica za davanje potrebnih informacija strankama, vidno istaknutog natpisa o vremenu rada sa strankama, kratkog i jsnog plana i rasporeda prostorija, službi i sl.

Radne prostorije trebaju biti dovoljno prostrane, maksimalno osvijetljene i sa odgovarajućim funcionalnim namještajem i opremom, obezbijeđenim grijanjem i sl.Može se ocijeniti neophodnim i obezbjeđenje prostorija za stranke, sa namještajem za sjedenje, a uputno je obezbijediti dnevnu i periodičnu štampu.

Načini organizovanja pisarnice

Pisarnica se može organizovati na dva načina, kao sopstvena, vlastita;kao zajednička.

Razlozi dominacije vlsatite pisarnice su identični sa oni koji idu u prilog rada pisarnice, pri kojem će se obavljati samo poslovi kancelarijskog poslovanja. Njima se mogu dodati i potrebe da subjekat koji organizuje svoju pisarnicu želi organizovati takve poslove samo za svoje potrebe, kao i onda kada to zahtijevaju principi racionalnosti, efikasnosti, ekonomičnosti i sl.

Zajedničke pisarnice organizuju se po odluci nadležnog starješine.

Određivanje službenog lica

Poslove u pisarnici može obavljati samo službeno lice koje za to u formi rješenja, bude ovlašteno od strane rukovodioca organa vlasti. Takvo lice je neposredno odgovorno za vršenje kancelarijskog poslovanja, a rješenjem se utvrđuju njegove ovlasti.

8

Predmeti i akti se stručno obrađuju u određenim organizacionim cjelinama, odnosno od strane službenih lica. Uslov da bi tome pristupili je da im predmeti i akti budu dostavljeni u rad, od strane za to ovlaštenog lica – službenika pisarnice.

Da bi se moglo vršiti posredno dostavljanje – dostavljanje samo preko određenih lica, neophodno je odrediti službenika koji će na taj način primati poštu u rad. Takvo određivanje se, na početku svake kancelarijske godine, vrši posebnim rješenjem, kojeg donosi rukovodilac organa vlasti. Zavisno od strukture organa, određivanje službenika koji je ovlašten za primanje pošte u rad, može biti izvršeno na sljedeće načine:

Određivanje službenika u organima u kojima postoje organizacione jedinice, kao što su sektori, odjeljenja i sl. Kod ovog modaliteta, pošta u rad se dostavlja rukovodiocima takvih jedinica.Određivanje službenika u organima u kojima ne postoje organizacione jedinice. Radi se o utvrđivanju konkretnih radnih mjesta putem kojih se pošta dostavlja u rad.

Načela kancelarijskog poslovanja

Savjesnost i odgovornost je prvi i najvažniji uslov za odvijanje kancelarijskog poslovanja, bez čega ono ne može poslužiti namijenjenoj svrsi. To je razlogom što organizovanje i funkcionisanje kancelarijskog poslovanja počiva na nizu načela, koja za svrhu imaju utvrđivanje ciljeva kojima ono treba težiti. Načela kancelarijskog poslovanja su:

1. načelo ekonomičnosti,2. načelo ekspeditivnosti,3. načelo jednostavnosti,4. načelo tačnosti,5. načelo jedinstvenosti (jednoobraznosti),6. načelo preglednosti,7. načelo budnosti.

Načelo ekonomičnostiKancelarijsko poslovanje se, shodno načelu ekonomičnosti, treba odvijati tako da se vrijeme i troškovi svedu na najmanju moguću mjeru, kako za organ vlasti, tako i za druga lica koja u njemu učestvuju. Faktor vremena podrazumjeva vršenje radnji postupaka blagovremeno i na propisan način.Načelo ekonomičnosti u sebi sublimira dva načela:

načelo brzine i načelo štednje.

Načelo brzine je na određeni način obuhvaćeno načelom ekspeditivnosti, pa se načelo ekonomičnosti uglavnom može svesti na načelo štednje.Primjena načela ekonomičnosti ne smije ići na štetu pravilnog utvrđivanja činjeničnog stanja i na štetu ostvarivanja svrhe kancelarijskog poslovanja, a naročito na uštrb načela materijalne istine.

Načelo ekspeditivnostiNačelo ekspeditivnosti zahtijeva da se svi poslovi (postupci), trebaju blagovremeno započeti i okončati. Posebnu važnost ima iz razloga što su kancelarijski poslovi pomoćnog karaktera. Optimum ekspeditivnosti bi se mogao postići onda kada bi se postupci po primljenim aktima

9

okončali istog dana, kada su službenom licu i dostavljeni. Načelo ekspeditivnosti se treba primarno odražavati na racionalnije i ekonomičnije postupanje organa vlasti u toku kancelarijskog poslovanja.

Načelo jednostavnostiNačelo jednostavnosti se može odrediti kao zahtjev da se kancelarijski poslovi obavljaju što jednostavnije i na najlakši način. Kod kancelarijskog poslovanja treba težiti izvršenju svake radne operacije uz minimalno angažovanje službenika, najmanji broj njegovih tjelesnih pokreta i što manje angažovanje sredstava rada i repromaterijala, a da pri tome posao bude okončan uspješno-pravilno i kvalitetno.

Načelo tačnostiNa načelu tačnosti počiva kancelarijsko poslovanje, bez njega ono ne bi imalo smisla niti bi ispunjavalo svoju zamišljenu i praktičnu svrhu. Prema njemu, svi podaci sadržani u evidencijama koje se stvaraju u kancelarijskom poslovanju smatraju se tačnim. Navedeno se postiže tako što se svaki podatak u knjige evidencije mora da upiše tačno onako kako je za svakii podatak propisano, počev od prvog do posljednjeg predviđenog podatka.

Načelo jedinstvenosti (jednoobraznosti)Rješavanje po jednom aktu ili predmetu ne proizvodi pravne posljedice samo na jednom užem području, te je za pretpostaviti da će njegovo dejstvo biti šire. Prvani sistem jedne države podrazumjeva da pravni propisi budu usklađeni od viših ka nižim, te da ih vrlo često prate provedbeni akti. Uz to je prisutna i odgovarajuća povezanost organa na svim nivoima države i nižih administrativno-teritorijanih jedinica. Da bi se navedeno ostavarilo, potrebno je maksimalno respektovanje načela jedinstvenosti, koje zahtijeva da svaka radnja koja se preduzima u sklopu kancelarijskog poslovanja bude vršena na jedinstven-jednoobrazan način.

Načelo preglednostiZnačenje načela preglednosti sastoji se u tome što kancelarijsko poslovanje treba biti vođeno na pregledan način. Neophodno je evidenciju vršiti na propisanim obrascima, ažurno, uredno i samo u obimu koji je neophodan. Pohrana predmeta i akata se vrši uz sistematičan pristup – prema vrsti oblasti ili materije u koju spadaju, odvajajući riješene od neriješenih, po godinama. Slaganje se vrši u adekvatnom prostoru što omogućava njihovo brzo pronalaženje radi korištenja u odgovarajuće svrhe.

Načelo budnostiNačin čuvanja kompletne dokumentacije koja se odnosi na kancelarijsko poslovanje je od posebne važnosti, pa zahtijeva i primjenu posebnog načela-načela budnosti. U toku radnog vremena, svi akti i predmeti, naročito pečati, štambilji i žigovi, trebaju biti pod kontrolom ovlaštenog službenika. Izvan radnog vremena, načelo budnosti se ostvaruje tako što se navedena dokumentacija, pečati, žigovi i štambilji, čuvaju u zaključanim ormarima, kasama, stolovima, ili zaključanoj radnoj prostoriji.Način čuvanja dokumentacije, pečata, žigova i štambilja, odnosno primjenu načela budnosti, utvrđuje rukovodilac organa vlasti u kojem se vrši kancelarijsko poslovanje, odnosno nalazi pisarnica.

10

Osnovne radnje u kancelarijskom poslovanju i način njihovog vršenja

Kancelarijsko poslovanje podrazumjeva preduzimanje tačno određenih radnji i po određenom redoslijedu, što je decidno ustanovljeno podzakonskim/provedbenim aktima.Osnovne radnje u kancelarijskom poslovanju su:

1. primanje pošte,2. otvaranje pošte,3. pregledanje pošte,4. raspoređivanje (signiranje) pošte,5. zavođenje akata,6. združivanje akata,7. dostavljanje akata u rad,8. rad službenika na rješavanju akata,9. rokovnik predmeta,10. vraćanje riješenih akata pisarnici,11. razvođenje akata,12. otpremanje pošte,13. arhiviranje akata,14. čuvanje akata.

Prijem pošte.. je prva radnja u kancelarijskom poslovanju, pri čemu je neophodno poznavati određena pitanja/pojmove. Pod pojmom pošta se podrazumjevaju sve vrste dokumenata koji dolaze u organ vlasti (akti, dopisi, zahtjevi, molbe, žalbe..). Mjesto prijema pošte je određeno od rukovodioca organa vlasti/službe, pri čemu je uputno da se odredi jedno mjesto za tu radnju. Najprikladnije je da to bude pisarnica.Vrijeme primanja pošte može biti utvrđeno dvojako:

u toku radnog vremena,poslije radnog vremena i u dane kada organ/služba ne rade.

Način primanja pošte može biti:neposredno od stranke i nadležnost organa/službe,putem kurira.

Potvrda o prijemu podneska se izdaje u slučajevima kada stranka vrši ličnu predaju pošte službeniku u pisarnici.Taksiranje određenih akata jeste, u određenim slučajevima, obaveza stranke koja proističe iz propisa koji reguliše pitanja administrativnih taksi.

Otvaranje, pregledanje i signiranje pošteNavedene radnje se vrše istovremeno, jedna iza druge. Kod otvaranja pošte treba imati u vidu ovlaštenje za tu radnju. Vrijeme otvaranja pošte je bitno pitanje – u pravilu, poštu treba otvoriti, pregledati i signirati istoga dana kada je zaprimljena. Način otvaranja pošte spada u jedno od važnijih - pri tome se ne smije dozvoliti povreda poštanskih pečata, žigova, i drugih oznaka, niti akti koji se nalaze u koverti. Treba imati u vidu da se oštećene pošiljke otvaraju u prisustvu dva službenika.

Pregledanje pošte slijedi iza njenog otvaranja, u sklopu čega se utvrđuje:na koju se materiju pošta odnosi,da li pošiljka sadrži priloge i koliko,ima li u koverti priloga koji su adresirani na drugi organ/službu ili pravno lice,

11

sadrži li pošiljka novac ili neku drugu vrijednost.

Nakon pregleda pošte, vrši se njeno signiranje – radnja koju vrši rukovodilac organa/službe, ili lice koje je on za to ovlastio posebnim rješenjem. Time se raspoređuje na organizacione jedinice, odnosno radna mjesta koja su ovlaštena na rješavanje pošte. Signiranje se vrši tako što se, na slobodnom prostoru, u gornjem desnom uglu podneska upisuju podaci:

broj organizacione jedinice nadležne za rješavanje akta,datum otvaranja pošte,potpis lica koje je signiralo poštu.

Zavođenje akataSvaki podnesak (akt) se zavodi u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. Vrijeme zavođenja akata u knjigu evidencije je onaj isti dan kada je službenik pisarnice primio signiranu poštu – samo izuzetno se ta radnja može odložiti, ali najkasnije za prvi naredni dan. Treba imati u vidu i redoslijed u zavođenju akata:

prvo se zavode telegrami i hitni akti,zatim se zavode akti/upravni predmeti,pa onda slijedi zavođenje ostalih akata.

Sam postupak zavođenja akata sadrži više posebnih radnji:određivanje klasifikacione oznake osnovne grupe u koju akt spada,određivanje podgrupe,razvrstavanje akata,upisivanje akata u osnovne knjige evidencije.

Način određivanje klasifikacione oznake za predmete i akte jeste prva radnja koja prethodi upisivanju podataka u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. Način određivanja podgrupa u okviru osnovne grupe je dat u nadležnost rukovodioca organa uprave/službe – samo za one predmete i akte iz osnovne grupe, koje se nalaze u nadležnosti odnosnog organa/službe.Razvrstavanje akata na upravne predmete i ostale akte jeste radnja koja prethodi upisivanju podataka u osnovnu knjigu evidencije. To razvrstavanje se vrši u dvije grupe:

predmeti i akti koji spadaju u upravni postupak, pa se upisuju u UP-1 i UP-2;predmeti i akti koji ne spadaju u upravni postupak, pa se upisuju u Djelovodnik predmeta i akata, ili Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu.

Osnovne knjige evidencijeU osnovne knjige evidencije se upisuju svi predmeti i akti koji se nalaze u nadležnosti organa/službe, o kojima oni odlučuju. Postoji pet osnovnih knjiga evidencije:

1. Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka,2. Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka, 3. Djelovodnik predmeta i akata,4. Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu,5. Arhivska knjiga.

Zavođenje akata i predmeta u odgovarajuću osnovnu kjnigu evidencije se može izvršiti tek nakon što se izvrši razvrstavanje pošte na upravne akte.

12

Prijemni štambilj..je pomoćno sredstvo za kojeg se prethodno utvrđuje oblik i sadržaj , a za svrhu ima upisivanje podataka o prijemu na rješavanje zahtjeva ili drugog akta. Stavljanje njegovog otiska se vrši odmah po završetku upisa podataka za neki predmet/akt u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije.U prvu rubriku prijemnog štembilja se upisuje arapsli broj organizacione jedinice/radnog mjesta, shodno nadležnosti za rješavanje zahtjeva, akata ili predmeta.U drugu rubriku se unosi broj klasifikacione oznake u koju je raspored izvršen, u treću redni broj pod kojim je izvršeno zavođenje akata u odgovarajuću knjigu evidencije, u četvrtu rubriku se upisuje broj priloga.

Na prijemnom štambilju se unosi oznaka koja odražava činjenicu o tajnosti akata ili predmeta. To se čini tako što se u rubrici koja se odnosi na organizacionu jedinicu , ispred broja jedinice unosi odgovarajuća oznaka ili se to upisuje u gornjem desnom dijelu akta.

Omoti za predmete i akteNamjena omota za predmete i spise je da se u njih smještaju zahtjevi i slično, i svi prilozi, na osnovu čega se formira spis predmeta koji se odnosi na jedan određeni zahtjev i služi za njihovo lakše čuvanje. Mogu biti izrađeni u pet boja od kojih svaka ima određenu namjenu. Stavljanje podnesaka sa prilozima se vrši po okončanju upisa podataka na naslovnoj strani i prvoj unutrašnjoj stranici omota.

Združivanje akataOvo je radnja koja podrazumjeva da se svi akti koji se odnose na isti podnesak prilože njemu, te da se smjeste u isti omot za spise. Praktično, radi se o kompletiranju spisa u jednu cjelinu. Međutim, treba razlikovati redovno od dopunskog združivanja akata. Redovno združivanje se vrši nakon upisa podataka na naslovnoj i prvoj unutrašnjoj strani omota za spise. Do dopunskog združivanje dolazi se naknadno, pošto određeni predmet bude dostavljen ovlaštenom službeniku na rješavanje, nakon što mu stigne jedan ili više akata koji se odnose na predmet koji je uzeo u rad.

Dostavljanje predmeta i akata u radNakon što se izvrši združivanje akata, predmet se dostavlja u rad nadležnom službeniku, što se može izvršiti na pet načina, zavisno od vrste predmeta. Zajednička karakteristika im je da primalac ima obavezu upisati:

datum prijema akta,staviti svojeručni potpis.

Dostavljanje putem interne dostavne knjige..vrši se putem rukovodioca organizacione jedinice ili radnog mjesta i podrazumjeva dvije osnovne radnje:

upis propisanih podataka u internu dostavnu knjigu,dostavljanje predmeta u rad ovlaštenom službeniku.

13

Dostavljanje putem knjige za ličnu poštu ..se koristi za poštu koja glasi na lično ime određenog služenika. Takva pošta se ne otvara, ali je službenik kome je namjenjena i kojem se dostavlja obavezan, pored potpisa u knjizi, potpisati i potvrdu o prijemu konkretne pošiljke, kao i datum prijema.

Dostavljanje službenih glasila i časopisa ..se vrši uz odgovarajući karton. Vodi se putem posebnog obrasca kojeg u određenim rubrikama ispunjava službenik pisarnice, za službenike koji imaju pravo na određena službena glasila, časopise i stručnu literaturu.

Dostavljanje računa se vrši putem knjige primljenih računa, koja je namijenjena samo za račune, druge finansijske akte i tu vrstu dokumentacije, a koji se odnose na finansijsko i materijalno poslovanje određenog organa ili službe.

Knjiga za otpremu računa je namijenjena za evidenciju onih računa koji su izlaznog karaktera-potiču od organa ili službe. Koristi se u slučajevima kada se takvi akti upućuju ili dostavljaju drugom organu, službi, nekoj instituciji, pravnom ili fizičkom licu.

Rad službenika na rješavanju akata..može podrazumjevati:

1. način prikupljanja podataka relevantnih za rješavanje predmeta ili akata,2. davanje obavijesti stranci o razlozima zbog kojih se njen zahtjev ne može riješiti u

zakonom definisanom roku,3. formu i sadržaj službenog akta,4. način vraćanja rješenih predmeta pisarnici.

Obaveza službenika ovlaštenog za rješavanje konkretnog predmeta je da prikupi adekvatne dokaze/podatke, koji su nužni za rješavanje predmeta. To se čini bez obzira da li nedostaju neki podaci ili dokazi, pa se moraju zahtijevati od stranke, ili se prikupljanje vrši od druge organizacione jedinice i službenika organam službe.

Obavještavanje stranke o razlozima zbog kojih predmet nije moguće riješiti u zakonom utvrđenom roku se vrši putem pismenog obavještavanja. U njemu se navode razlozi zato, te daje uputstvo o pravnom lijeku sa rokovima.

U kancelarijskom poslovanju postoje decidne propisi koji se odnose na formu i sadržaj službenog akta. Pri tome se njegovi elementi dijele na osnovne i pomoćne..

Vračanje završenih predmeta pisarnici vrši službenik obrađivač, koji je rješavao predmet, s time što vraćeni predmet može biti:

u cjelini rješen – službenik koji je rješavao, na kopiji akta koji ostaje u arhivi upisuje uputu o načinu otpreme i uputu vezanu za arhiviranje;

neriješeni predmet ili akt – predmet se vraća pisarnici sa slijedećim, mogućim uputama.

14

Rokovnik predmeta Predmet vraćen u pisarnicu sa oznakom "R", neodložno se stavlja u Rokovnik predmeta., koji je ustvari, fascikla ili pretinac u ormaru , namijenjen za predmete po kojima se nastavlja rad. Rokovnik mora imati 32 fascikle/pregrade, označene datumima.Vraćene predmete u Rokovnik smješta službenik pisarnice, gdje se čuva do označenog dana , kada se vrđi njegovo izuzimanje.Izuzimanje se vrši:

ukoliko traženi dokaz, podatak, akt, stigne prije isteka roka određenog za čuvanje predmeta u Rokovniku:ako, do dana predviđenog za čuvanje predmeta u rokovniku, traženi dokument nije stigao, službenik pisarnice će na dan isteka roka izuzeti predmet iz Rokovnika.

Razvođenje akata i predmeta..je osnovna radnja koja znači da se vrši evidentiranje podataka o tome kako je predmet rješen, i vrši priprema za njegovu otpremu i arhiviranje, nakon što se vrati u pisarnicu. Kada je predmet , akt, u cjelini rješen, prije razvođenja akta se obavezno provjerava da li se u omotu spisa nalaze svi dokumenti evidentirani na njegovoj prvoj unutrašnjoj stranici, te da li službeni akt sadrži sve potrebne elemente.Razvođenje podrazumjeva dvije radnje:

dostavljanje akta stranci,upisivanje u odgovarajućoj osnovnoj knjizi evidencije podataka o načinu kako je predmet rješen.

Kada je predmet/akt vraćen pisarnici sa uputom da se dostavi u rad drugoj organizacionoj jedinici ili drugom radnom mjestu istog organa (službe), razvođenje ima određene specifičnosti. Na otisku prijemnog štambilja koji se nalazi na zahtjev stranke, treba upisati broj organizacione jedinice i upisati broj one kojoj se sada dostavlja u rad. Istu promjenu uraditi i u odgovarajućoj rubrici osnovne evidencije u kojoj je zahtjev stranke prvobitno zaveden.

Kada je predmet vraćen pisarnici sa uputom da se dostavi nekom drugom organu, službi ili instituciji na rješavanje, razvođenje se vrši na drugačiji način. Prvo treba, u osnovnoj knjizi evidencije u kojoj je zaveden, u rubriku koja se odnosi na ustupanje predmeta, upisati odgovarajuće podatke. Zatim, iz omota spisa se izdvajaju zahtjev stranke i sva dokumentacija, sa primjerkom službenog akta koji je napisao ovlašteni službenik koji je obrađivao predmet.

Otpremanje pošteOvdje se radi o otpremanju rješenih predmeta strankama na koje se ovi odnose, nakon što bude okončana radnja razvođenja.Bitni elementi otpremanja pošte su:

vrijeme otpreme,priprema pošte za otpremu,otprema pošte kurirskim putem,otpremanje putem poštanske službe.

Pošte se otprema istoga dana kada je okončano razvođenjeakta/predmeta, a ako to objektivni razlozi priječe, onda prvoda sljedećeg radnog dana.

15

Priprema pošte za razvođenje podrazumjeva preduzimanje više radnji:1. obezbjeđenje potpisa ovlaštenog službenog lica na aktu čija se otprema vrši.2. osiguranje da potpisani službeni akt bude ovjeren pečatom organa/službe,3. upisivanje predviđenih podataka u odgovarajuću otpremnu knjigu,4. pakovanje pošte – ulaganje akata u kovertu,5. popunjavanje koverte – upisivanje potrebnih i propisanih podataka o pošiljaocu i

primaocu pošte.

Pošta se otprema preko kurira, kao redovno otpremanje i otpremanje hitne pošte.Poštanska služba se koristi za dostavu pošte, bez obzira da li se radi o običnim ili preporučenim pošiljkama. Knjiga za otpremu pošte preko PTT-a ima dvije namjene:

dokazuje da je konkretna pošiljka predata pošti na otpremu i predstavlja dokaz o obračunu i visini uplaćenih poštanskih troškova.

VRSTE PISAMA (AKATA)

Prema sadržaju pisma se mogu podijeliti na:1. privatna (lična, osobna),2. službena,3. društvena,4. poslovna (tržišna).

Privatnim pismima se vrši razmjena misli i saopštenja između fizičkih lica, a povodom privatnih stvari. Društvena pisma nastaju pri vršenju prepiske određenih lica sa društvenim, političkim, humanitarnim i dr. organizacijama, ili među njima samima.

Službeno pismo (akt)

..je svaki pisani sastav kojim se pokreće, mijenja, prekida ili završava određena službena radnja nekog organa vlasti, odnosno službe. Može se pojaviti u obliku:

primljenog (ulaznog) i sopstvenog, vlastitog (izvornog) akta,povjerljivog i strogo povjerljivog akta;redovnog i hitnog;običnog, upravnog i akta poslovanja.

Primljeni (ulazni) akti su oni koje organ vlasti zaprimi od drugog organa vlasti, nekog pravnog lica ili stranke. To mogu biti raznovrsni zahtjevi, dokazi, podnesci i sli., kojima se traži rješavanje određenog pitanja za koje nadležnost ima organ vlasti kojem se takav akt upućuje ili ga pošiljalac takvog akta drži za nadležnog.

Sopstveni, vlastiti (izvorni) akti su oni putem kojih neki organ vlasti, po svojoj inicijativi i po prvi put, pokreće određenu službenu radnju koja se nalazi u djelokrugu njegove nadležnosti.

Povjerljivi, odnosno strogo povjerljivi akti su oni koji u sebi sadrže podatke koji predstavljaju određenu tajnu, a koja ne bi smjela biti dostupna neovlaštenim licima.

16

Obični akti su oni koji tajne podatke ne sadrže, čiji sadržaj nema ništa sa čime ne bi mogli biti upoznati svi zaposleni u organu (organizaciji).

Prema hitnosti obrade, akti se dijele na redovne i hitne. Redovni su oni kod kojih u pogledu postupanja po njima ne postoji prioritet i podliježu uobičajenom postupku, pa na njima ne postoji nikakva oznaka. Hitnost postupanja po jednom aktu može proizaći iz same prirode stvari, iz nekog propisa ili odluke stariješine organa (organizacije).Za ukazivanje na hitnost postupanja po aktu se koriste različiti načini:

riječ hitno;tri kose crte koje se stavljaju olovkom u boji u gornjem desnom uglu;riječju rok (R) , uz navođenje datuma kao krajnjeg vremena do kojeg akt mora biti izrađen i otpremljen;korištenjem riječi danas i unošenjem odgovarajućed datuma.

Upravni akti su oni kojima se po službenoj dužnosti, u posebnom (upravnom) postupku, rješava određena (upravna) stvar, odnosno odlučuje o određenom pravu ili obavezi.

Akti poslovanja jesu akti koji ne proizilaze iz upravnog postupka, pa se njima i ne rješava određena upravna stvar – upravni predmet. U njima organ vlasti predstavlja jednu od jednakopravnih stranaka u određenom pravnom odnosu, nastupajući po principima autonomije volje.

Poslovno pismo (akt)

..predstavlja dopis pomoću kojeg poslovni subjekt ostvaruje određenu poslovnu aktivnost. Kod poslovnih akata je bitno navesti subjekte administriranja, katako i jasno označiti predmet akta, te kratko i jasno iznijeti suštinu, sadržaj.

Poslovna pisma se razlikuju po:tehnici pisanja (ručno, mašinski, putem računara, i sl..);spoljnjem izgledu (pismo, dopisnica, ..);po obliku – formi (evropska, američka i kombinovana).

Svako poslovno pismo sadrži i individualne stilske karakteristike korespondenta.Poslovno pismo sadrži određene dijelove koji se grupišu na sljedeći način:

glavni (bitni),sporedni (nebitni).

Glavni elementi..bez kojih poslovno pismo ne bi moglo biti punovažno su:

1. zaglavlje;2. pozivna oznaka, odnosno njegov broj;3. mjesto i datum;4. naziv i adresa primaoca;5. predmet;6. sadržaj;7. potpis.

17

Ovdje treba imati u vidu specijalne propise, koji zahtijevaju pojedini posebni zakoni, kao npr. Zakon o privrednim/gospodarskim društvima. Prema čanu 21. tog propisa, utvrđeno je da sva poslovna pisma i narudžbe privrednih društava moraju sadržavati:

punu firmu i adresu sjedišta,punu firmu i adresu sjedišta podružnice,naziv i sjedište organa kod kojeg je, i pod kojim brojem, društvo upisano u registar;broj računa sa nazivom i sjedištem finansijske organizacije kod koje društvo drži račun;poreski broj.

Ovako ustanovljeni elementi poslovnih pisama su proistekli iz potrebe da se pokušaju umanjiti pojave tzv. fiktivnih firmi, odnosno njihovo poslovanje, kao i slučajevi tzv. pranja novca.

ZaglavljeZaglavlje poslovnog pisma sadrži adresu adresanta, odnosno pošiljaoca sa sljedećim podacima:

naziv društva;predmet poslovanja;mjesto, ulica i broj;telefon, telefax i e-mail adresu;broj računa;zaštitni znak društva.

Neki od navedenih sadržaja se navode u gornjem dijelu pisma, a neki manje važni, u njegovom donjem dijelu. Nije rijetkost da društva imaju unaprijed odštampano zaglavlje na formularu poslovnog pisma, koje sadrži navedene dijelove.

Ovome dijelu poslovnog pisma treba posvetiti posebnu pažnju iz razloga što ostavlja prvi dojam na poslovnog partnera kojem se upućuje.

Mjesto i datumNavođenjem mjesta i datuma označava se mjesto i vrijeme pisanja poslovnog akta. Ovi elementi mogu imati veliki značaj. Oni upućuju na aktuelnost pisma i igraju važnu ulogu u slučaju spora između partnera u određenom poslu.

Dan, mjesec i godina se pišu arapskim slovima. Nije pogrešno ni ako se mjesec napiše slovima, a riječ godina skrati.

Pozivna oznakaPozivne oznake iako ne predstavljaju obavezan element poslovnog pisma, su preporučljive, jer služe za identifikaciju lica koje ga je pisalo i organizacione jedinice u društvu. Obično sadrže inicijale pisaca pisma, lica koje ga je tipkalo, i početno slovo(a) organizacione jedinice.Treba voditi računa da se iz poštovanja, na prvom mjestu navede znak poslovnog partnera.

18

Adresa primaoca.. se upisuje nakon zaglavlja, ali je kod nas uobičajeno da se smješta na desnoj polovini podloge na kojoj se pismo piše. Pravilno je njeno upisivanje na lijevoj strani. Sadrži naziv adresata, ulicu i broj, poštanski broj i mjesto, a ako se radi o stranom licu, i naziv države. Umjesto bliže adrese može se navesti broj pretinca.

PredmetOvim elementom poslovnog pisma se označava o čenu se piše, šta je njegov sadržaj. To se čini jednom riječju ili rečenicom, što doprinosi lakšem razvrstavanju i signiranju pošte. Predmet se unosi ispod dijela poslovnog pisma koje sadrži adresu primaoca, na odgovarajućem rastojanju – obično dva proreda.

Sadržaj poslovnog pismaSadržaj je najvažniji element poslovnog pisma, koji, se saopštava poruka određenom poslovnom partneru. Prilikom pisanja sadržaja do punog izražaja dolazi stručnost, sposobnost, umješnost i stil autora.Sadržaj se obično dijeli na četiri dijela:

uvod, glavni dio,zaključak ili završetak,pozdrav.

Uvodom se ističe razlog upućivanja pisma, pri čemu treba voditi računa da li se sa poslovnim partnerom komunicira prvi put ili ne, da li se radi o odgovoru na njegovo poslovno pismo, ili je u pitanju inicijativa po određenom novom poslovnom aranžmanu.

Glavnim dijelom se poslovni partner upoznaje sa porukom adresanta – inicijativom, ciljem, molbom, zahtjevom. Preporučljivo je da ima više odlomaka, kao i da se u njemu piše samo o jednom predmetu.

Zaključak se direktno vezuje za glavni dio poslovnog pisma. Njime se vrši rekapitulacija glavnog dijela i šalje konačna poruka poslovnom partneru. Moguće ga je šablonizirati, a što se tiče količine, obično sadrži manji broj rečenica.

Poslovno pismo se završava adekvatnim pozdravom, što je znak pažnje i respekta prema poslovnom partneru. Nije neuobičajeno da se zaključak i pozdrav spajaju.

PotpisPoslovni akt će biti punovažan tek nakon što ga potpiše ovlašteno lice. Uobičajeno je da sadrži: funkciju potpisnika, njegovo ime i prezime, uz navođenje titule, njegov vlastoručan potpis i pečat. Unosi se na donjoj desnoj strani, na kraju, poslovnog akta, adekvatno da odvajajući od završetka njegovog sadržaja. Nije pogrešno ako se potpis locira n adonjoj lijevoj strani poslovnog akta.

19

Sporedni elementi poslovnog pismaPoslovnom pismu su svojstveni i sporedni elementi koji ga upotpunjavaju ili objašnjavaju, a koji ne utiču na njegovu valjanost. Kao sporedni elementi se obično uzimaju:

prilozi,način slanja,oslovljavanje,raspored kopija,dodatak pisma.

Kada pošiljalac uz poslovno pismo dostavlja određene predmete, onda se radi o prilozima. Ovdje se radi o takvim predmetima koji su po svojoj prirodi, suštini, količini i težini, prikladni da predstavljaju takav prilog.

Klasičnim modalitetom otpremanja poslovnih pisama još uvijek se smatra njihovo slanje poštom. Način otpremanja odražava značaj poslovnog pisma koje se šalje. Sve više maha uzima slanje pisama korištenjem interneta, e-mailom, koje karakterišu izuzetno niski troškovi slanja, kao i mogućnost brze razmjene poslovne pošte.

Način osovljavanja zavisi od toga o kojem/kakvom se adresatu radi. Oslovljavanje se unosi ispod dijela pisma koje se označava kao predmet ili sadrži određenje predmeta akta (za jedan ili dva proreda).

Pored pisanja u orginalu, sačinjava se i određeni broj kopija, koje se dostavljaju određenim subjektima, odnosno vrši se njihovo adekvatno arhiviranje. Značaj ovog sporednog elementa se sastoji u : evidenciji lica koja su upoznata sa sadržajem poslovnog akta, davanja do znanja poslovnom partneru, davanje mogućnosti da lica kojima su kopije dostavljene reaguju na isto..

Ukoliko se napisanome želi nešto naknadno dodati, moguće je, nakon rasporeda kopija, unijeti dodatak – P.S.

Kreiranje i stil poslovnog pismaSačinjavanje kvalitetnog poslovnog pisma je uslov za uspješno pisanje i prenošenje poruke adresanta sa jedne, i dobijanje pozitivnog odgovora od adresata, s druge strane. U tu svrhu je neophodno pristupiti izradi odgovarajućeg plana. "Kičmu" takvog plana čini utvrđivanje cilja poslovnog pisma, suštine njegove poruke i eventualnih priloga.

Radi postizanja navedenih ciljeva, stil pisma treba biti jasan, sadržaj sažet i tačan, pristup učtiv i sl. Jasnost podrazumjeva pisanje književnim, gramatički i pravopisno ispravnim jezikom. Sažetost se ogleda u kratkim rečenicama koje čine sadržaj pisma koje se ne može okarakterisati opširnim i nejasnim.

Podaci navedeni u poslovnom aktu trebaju biti tačni, zasnovani na činjenicama, relevantnoj i aktuelnoj dokumentaciji i informacijama.

Učtiv pristup podrazumjeva optimalno uvažavanje poslovnog partnera. Takođe je neophodan i etički pristup, koji treba doprinositi poslovnom ugledu i humanističkom akcentu poruke iz poslovnog pisma.

20

Treba istaći ekonomski i temporalni aspekt poslovnog pisma. Ekonomski aspekt se sastoji u efektu koji treba da bude utemeljen na izazivanju interesa poslovnog partnera. Temporalni aspekt je odraz načela ekspeditivnosti . što brže reagovanje na pretpostavke mogućnosti zasnivanja poslovnih veza s jedne, i odgovara na poslovne inicijative adresata, sa druge strane.

Oblik poslovnog pismaOblikovanje i sastavljanje poslovnih pisama je predmet izučavanja posebne discipline koja se naziva poslovna korespondencija. Poslovna korespondencija se dakle bavi poslovnom komunikacijom između poslovnih partnera.

Da bi se neko bavio korespondencijom veoma je važno da posjeduje kvalitetno opšte i stručno obrazovanje. Opšte obrazovanje se odnosi na poznavanje književnog jezika i pravopisa, a za stručno je bitna mogućnost kvalitetnog strukturiranja sadržaja na predmetnu temu o kojoj se piše.

Strukturiranje poslovnog pisma Kod strukturiranja poslovnog pisma veoma je važno voditi računa o sljedećim elementima:

raspored pojedinih dijelova poslovnog pisma;jezik koji se koristi u pisanju;stil pisanja;omot u kojuem se poslovni dopis dostavlja.

Kada se govori o rasporedu pojedinih dijelova poslovnog pisma, treba istaći da su se do sada iskristalisala tri oblika poslovnih dopisa:

evropski (klasični, engleski) oblik;američki oblik;kombinovani oblik.

EVROPSKI OBLIKEvropski oblik poslovnog pisma nastao je u XVI vijeku u Evropi, a naziva se još engleski ili klasični oblik, a osnovne karakteristike su sljedeće:

svi elementi pisma koji se pišu na lijevoj strani pišu se od linije malog razmaka;početak sadržaja kao i početak svih dijelova sadržaja pisma te adresa primaoca pišu se od linije velikog razmaka;mjesto i datum te potpis se pišu od linije potpisa;sadržaj pisma se piše bez proreda.

AMERIČKI OBLIKAmerički oblik poslovnog pisma nastao je u XX vijeku u SAD-u. Sa pojavom i sve češćom upotrebom pisaćih mašina pojavio se ovaj oblik poslovnog pisma. Osnovne karakteristike ovog oblika poslovnog pisma su:

svi dijelovi pisma, izuzev mjesta, datuma i potpisa, se pišu od linije malog razmaka;mjesto, datum i potpis se pišu od linije potpisa;početak sadržaja kao i početak svij dijelova sadržaja se pišu od linije malog razmaka, s tim što se između dijelova sadržaja ostavlja po jedan prored.

21

KOMBINOVANI OBLIKKombinovani oblik poslovnog pisma nastao je kao kombinacija prethodna dva oblika, evropskog i američkog. Njegove osnovne karakteristike su:

svi dijelovi pisma koji se pišu na lijevoj strani pišu se od linije malog razmaka;početak sadržaja kao i svi dijelovi sadržaja pišu se od linije velikog razmaka i nastavljaju se na liniju malog razmaka;između dijelova sadržaja se ostavlja po jedan prored;mjesto, datum i potpis se pišu od linije potpisa.

POSLOVNI MORAL

Poslovno administriranje ima posebnu vrijednost ukoliko se zasniva na poslovnom moralu. U tom kontekstu, može se govoriti o svojevrsnoj simbiozi prava, ekonomije i poslovne administracije.

U prvoj fazi razvoja kapitalizma vladali su okrutni odnosi. U poslovanju se na poslovni moral gledalo kroz čuveni Rokfelerov zakon – pošteno, sinko, ako je moguće. Smatra se da su zahtjevi poslovnog morala zadovoljeni činjenicom da je cilj svakog poslovnog subjekta da se postigne profit, razvoj i rast, uz postizanje zajedničkog dobra. Međutim, to se ne podudara sa poslovnim moralom.

Može se tvrditi i da samo tržište reguliše odnose koji spadaju u oblast poslovnog morala (etike). Poslovnom moralu se posebna pažnja posvećuje tek u zadnje vrijeme, ali to ne znači da se automatski shvata puni značaj etičkog ponašanja i poslovnog morala.

Ne treba očekivati da će etički pristup riješiti poslovne probleme, niti zamijeniti potrebe za visokim zahtjevima u pogledu menadžmenta, računovodstva i ostalih važnih činilaca poslovanja. Ipak, za očekivati je da će se time ostvariti značajni efekti u odnosu prema tržištu, konkurenciji, kupcima, zaposlenicima i okruženju. Na taj način će se doprinijeti poslovnoj uspješnosti poslovnog subjekta, zdravom i stabilnom odnosu prema konkurenciji, te osvajanju stabilnih pozicija na tržištu.

Manifestacija poslovnog moralaPoslovni subjekt koji želi uspješno poslovati mora prihvatiti pravila igre, prema kojima poslovni moral ima važnu funkciju. Manifestuje se na različite načine:

1. odnosom prema konkurentskim subjektima; 2. primjenom metoda "rivalstva" na tržištu;3. odnosom prema kupcima/korisnicima usluga;4. odnosom prema ugovornim obavezama – njihovim (ne)poštovanjem;5. obezbjeđenjem kvaliteta svojih proizvoda ili usluga;6. svojim odnosom prema ambijentu u kojem posluje;7. pravilnim i korektnim odnosom prema svojim zaposlenicima;8. držanje do svoji preuzetih obaveza – obećanja..

22

Uticaj poslovnog morala na uspješnost poslovnih subjekataPoslovni moral ima važan uticaj na poslovnu uspješnost. Ako se ne primjenjuje usporavaće efikasnost poslovnog subjekta, a za izostanak njegove primjene nema objektivnog opravdanja. Ako nema poslovnog morala to bi faktički značilo vladavinu nepoštenja i korupcije, poslove bi dobijali poslovni subjekti lipeni konkurentnosti, kvaliteta, efikasnosti.

Tržišna utakmica ne bi postojala, pobjeđivali bi ne najbolji, već najnepošteniji. Spriječilo bi se nastajanje i razvoj malih poduzetničkih poslovnih subjekata, koji bi mogli predstavljati šansu za razvoj ekonomije i podsticanje tržišne efikasnosti i konkurentnosti.

Poslovni moral treba posmatrati i u kontekstu odgovornosti, koja se zasniva na pravnom poretku jedne države. Poslovni moral ima značajne temelje i u ličnom moralu, porodičnom i društvenom vaspitanju.

Poslovni moral u privrednim odnosimaPoslovni moral, bez obzira o kojem je sistemu prava riječ, predstavlja institut koji se može smjestiti između prava i morala. Mnoštvo načela i normi koje svoj osnov imaju u moral, stiču šravna obilježja zadržavajući u sebi i moralnu osnovu – najčešće na samom nazivu takve pravne ustanove.

Moralnu osnovu posjeduju načela, instituti, ustanove:savjesnosti i poštenja,dobre volje,savjesnosti ili dobre vjere,dobrih poslovnih običaja.

Sva ova načela su teško odvojiva od opšteg načela savjesnosti, koje se pretpostavlja kod izvršenja ugovora.

Poslovni moral je zaštićen kod ponašanja subjekata koji učestvuju na tržištu uopšte, što se odnosi na slučajeve utvrđivanja postojanja akata (ne)lojalne konkurencije.

Kodeksi/zbirke poslovnog moralaU funkciji obezbjeđenja poslovnog morala u privrednim odnosima pristupa se kreiranju i izradi kodeksa poslovnog morala koji se primjenjuju u privredi jedne zemlje.Uopšteno je da takav kodeks, u svojem opštem dijelu sadrži:

1. opšta načela ponašanja u uslovima tržišne privrede;2. subjekte;3. obaveze ponašanja u skladu sa kodeksom;4. subjekte koji su legitimisani za pokretanje postupaka za zaštitu poslovnog morala.

Posebni dio takve zbirke sadrži pravila ponašanja u pojedinim djelatnostima u kontekstu poslovnog morala.

Pod poslovnim moralom se podrazumjeva poštovanje načela savjesnosti i poštenja, poštovanje pravičnosti, postupanje u dobroj vjeri i u skladu sa dobrim poslovnim običajima, kao i svako drugo postupanje koje učesnici u privrednim odnosima očekuju od druge strane u odnosu na nju samu.

23

Prilikom utvrđivanja postojanja pojedinačnih povreda poslovnog morala, primjenjuju se odgovarajuće klauzule sadržane u opštim načelima i posebnim odredbama važećih kodeksa. Sankcije za povredu poslovnog morala imaju moralno-društveni karakter.

Za povrede poslovnog morala odgovaraju učesnici u privrednom prometu, ukoliko lica pod njihovom firmom ili po njihovom ovlaštenju preduzimaju određene radnje u vršenju privredne djelatnosti.

POSLOVNO ADMINISTRIRANJE U ROBNOM PROMETU

Poslovna adminstracija kod poslovnih subjekata predstavlja pomoćnu djelatnost. Kancelarijsko poslovanje u kontekstu poslovne administracije poslovnih subjekata, ima isti značaj kao i kod društvenih organa. Ono ne mora biti organizovano na jedinstven način kod svih poslovnih subjekata.Najčešći slučaj je da poslovni subjekti imaju sljedeće osnovne sektore:

opšti,privredno računski,proizvodni,komercijalni.

Opšti sektor obavlja opšte poslove za kompletan poslovni subjekt.Računovodstveno-fininsijski sektor se bavi pretežno finansijskim pitanjima poslovnog subjekta.Proizvodni sektor ima za zadatak vršenje proizvodnje, kao i obezbjeđenje i skladištenje sirovina, gotovih proizvoda, odnosno izdvajanjem sirovina, te prodajom gotovih roba i proizvoda.Komercijalni sektor je zadužen za poslove razmjene roba, plaćanja po osnovu zaključenih poslova i drugih poslovnih transakcija.

Svi poslovni subjekti svoje poslovne aktivnosti usmjeravaju tako da bi izvršili plasman svojih proizvoda i usluga i time ostvarili profit. Pri tome nastoje pronaći optimalne načine za postizanje takvog rezultata. Da bi se navedeno i ostvarilo, potrebno je raspolagati određenim volumenom informacija, koje sadrže potrebne podatke o proizvođačima, pružaocima usluga, odnosno potrošačima usluga.

POSLOVNO ADMINISTRIRANJE KOD PLASMANA ROBA

Modaliteti pristupa prodaji roba i usluga su raznovrsni, pa lica koj asprovode takve aktivnosti, biraju načine koji su optimalni. Iz niza raspoloživih mogućnosti mogu se izdvojiti sljedeći:

1. neposredni poslovni kontakt;2. izlaganje na sajmovima;3. marketinški pristup (propaganda i reklama);4. organizovanje sopstvene prodajne mreže;5. učešće na berzama;6. poslovno dopisivanje i sl..

24

Sa temporalnog aspekta, prednost ima neposredni kontakt poslovnih partnera. Ali, pored neizvjesnosti koju sa sobom povlači, za sobom nosi veću cijenu koštanja.

Izlaganje na sajmovima ima dobre strane iz razloga što podrazumjeva organizovan i marketinški pokriven nastupa, a obezbjeđuje i prisustvo većeg broja potencijalnih kupaca usluga.

Marketinški pristup može predstavljati djelotvoran put za prodaju. Dobija sve veći značaj, a zahvaljujući modernim medijima i tehnološki naprednim sredstvima komunikacija, omogućava animiranje širokog kruga potrošača.

Organizovanje sopstvene prodajne mreže je čest način plasmana proizvoda i usluga. Njegova zastupljenost zavisi od ekonomsko-finansijske moći privrednog subjekta.

Plasman robe/usluga na berzama ima prednosti i nedostatke slične onima kod poslovnih aktivnosti na sajmovima. Uz to, treba dodati još i potrebu ulaganja u kadrove, koji trebaju biti posebno specijalizirani za takve vrste poslova.

Poslovno administriranje je nezaobilazno i u ovom dijelu, makar posmatrajući sa aspekta finaliziranja jednog poslovnog aranžmana, a kada se uzme u obzir kao samostalan modalitet, može se reći da se kontinuitet i najbolji rezultati u prodaji postižu pismenim putem.

PONUDA

Razvijena tržišna privreda podrazumjeva da inicijativu u jednom poslu ima proizvođač koji raspolaže sa robama i uslugama. On ih pokušava plasirati, tako pretvoriti u novac i time obezbijediti kontinuiranu proizvodnju.

Ponuda robe u pismenoj formi je poslovni akt prodavca, kojim ovaj nudi određene proizvode i usluge potencijalnim kupcima. Radi se o osnovnom poslovnom pismu čijom snagom se pokreće postupak plasiranja roba ii usluga, širenje tržišta, povećanje proizvodnje i razvijanje potrošnje.

Ponuda predstavlja kreativan rad tima ili pojedinaca, sačinjena tako da ponuđač ima realne izglede da pronađe moguće kupce, istražujući tržište i sl..

Kako bi se ostvarila povratna informacija , tj. da bi ponuda od pasivne dobila aktivnu ulogu, treba sadržavati sljedeće aspekte:

komercijalno-tehnički;pravni (uslovi prodaje);psihološki (uvjeriti ponuđenog da zauzme pozitivan stav prema ponudi).

25

Kreiranje ponudePonuda sadrži dva posebno važna elementa:

kreiranje i izbor potencijalnih kupaca.

Sa stanovišta kreiranja ponuda obično sadržava sljedeće podelemente:1. pažnju ponuđenog;2. njegovu zainteresiranost;3. stvaranje određenog, pozitivnog utiska na ponuđenog;4. podsticanje ponuđenog na kupovinu.

Da bi se ostvarila pažnja ponuđenog potreban je dobar uvod. Na određeni način predstavlja blagu zapovijed, uvođenje u problem koristeći formu provokativnih pitanja.

Prilikom razmatranja ponude, kupac treba pronaći interes za ponuđeni proizvod ili uslugu. To će se postići njihovim opisom i navođenjem povoljnih uslova prodaje. Poruke trebaju biti kreativne i sa onim opsegom informacija koje će dovesti do pozitivnog odgovora na ponudu.

Stvaranje pozitivnog utiska kod ponuđenog je vrlo važan element kreiranja poslovnog pisma. U datom kontekstu je potrebno navesti sve informacije koje mogu izazvati takav efekat.

Akcija ponuđenog, njegovo opredjeljenje za kupovinu roba ili usluga jeste krajnji cilj nuđenja, očekivanja ponuđača. Ona je sadržana u naručivanju proizvoda ili usluga, što će se stimulisati prilaganjem ponudi djelimično popunjene narudžbenice.

Do potencijalnih kupaca dolazi se putem tzv. segmentacije tržišta, identifikacijom skupina koje imaju jednake karakteristike sa aspekta njihove potražnje.

Opšta (generalna) ponudaOpštom-generalnom ponudom, poslovni subjekt upoznaje potencijalnog kupca, odnosno korisnika usluga sa svojom djelatnošću, nudeći pri tome svoj cjelokupni asortiman proizvoda ili usluga, uz navođenje njihovih karakteristika i uslova prodaje. Ima za cilj uspostavljanje saradnje sa novim poslovnim partnerima ili nastavak saradnje sa dosadašnjim.

Sastavni dio ovakve ponude su katalozi, cjenovnici, prospekti, oglasi i sl.., koji sadrže opis proizvodne usluge.

Putem opšte ponude potencijalni kupac dobija širok uvid u poslovanje ponuđača, pa se zbog toga, može koristiti svim prednostima koje on nudi.

Posebna ponudaPutem posebne ponude vrši se nuđenje tačno određenog proizvoda ili grupe šroizvoda ili usluga, kako stalnim tako i novim poslovnim partnerima. Kao prilog ponudi, obično se dostavljaju cjenovnici, katalozi, prospekti, modeli, uzorci i sl.., kao i narudžbenica, kojom se omogućava jednostavno zaključenje poslovnog aranžmana.

26

Posebne ponude su uobičajene za robu koja se izrađuje serijski i koja se u relativno kratkom roku može isporučiti kupcu. Najčešće se zasnivaju na proizvodnom programu ponuđača i dinamici njegove proizvodnje. Posebne ponude se mogu dostavljati i na inicijativu kupaca.

Specijalna ponudaSpecijalnom ponudom se nudi tačno određen proizvod, složeni investicioni proizvod-stalno sredstvo, što uključuje ekonomske uslove i njegov tehnički opis. Njegova realizacija zavisi od zainteresovanosti kupca, odnosno zaključenja poslovnog aranžmana sa prodavcem.U sklopu ponude daje se i elaborat koji sadrži sve elemente koji su potrebni za zaključivanje posla.

Spacijalne ponude su prateća pojava javnih ponuda, odnosno tenderskih postupak. Zahtijevaju spacifičan pristup, u smislu neophodnosti nuđenja pored kvaliteta proizvoda i usluga, posebnih garancija, kredita i sl..

Ponuda kao odgovor na upitOvakva ponuda proističe iz inicijative kupca, a po sadržaju može biti opšta, posebna i specijalna. Proizvođač-dobavljač, treba da na osnovu upita odredi koju će vrstu ponude napraviti.

Izrađuje se individualno za svakog partnera pojedinačno, pri čemu je neophodno imati u vidu trenutak i brzinu u dostavljanju odgovora.

Ovakve ponude se sačinjavaju u obliku dopisa, predračuna odnosno orjentacionog računa. Predračun je pogodan u slučajevima kada je kupac upoznat sa kvalitetom proizvoda/usluga, ali ga interesuje ukupna vrijednost jednog posla sa različitim elementima.

Protuponuda (kontraponuda)Kontraponuda je poslovni akt kojeg sastavlja kupac, zasnivajući ga na ponudi dobavljača. On putem kontraponude vrši pokušaj izmjene bitnih elemenata dobijene ponude.

Ukoliko dobavljač prihvati takve izmjene, kontraponuda je osnov za sklapanje posla-ugovora, između poslovnih partnera. U praksi, kontraponuda najčešće predstavlja odgovor na specijalne ponude.

Upit za dostavljanje ponudeU poslovnoj administraciji važno mjesto zauzimaju i upiti, kakao oni koje kreiraju i sačinjavaju kupci, tako i oni koji potiču od proizvođača (dobavljača), odnosno uslužnih organizacija.

Raznovrsni poslovni subjekti iamju potrebu za nabavkom sirovina, gotovih proizvoda i sl., nastojeći da pri tome ostvare najpovoljnije uslove u pogledu cijene, kvalitete i sl.. U date svrhe se vrši istraživanje tržišta. Poseban način istraživanja tržišta je prikupljanje ponuda pismenim putem na osnovu kojih se mogu izabrati najpovoljniji dobavljači.

Potrebne informacije se pribavljaju od stalnih poslovnih partnera.

27

Prikupljanje ponuda se vrši uz prethodno dostavljanje upita u pismenoj formi. Upit je akcija poslovnog partnera, kupca, u kojoj se traže informacije o proizvodima ili uslugama .

OSTALA POSLOVNA PISMA

Unapređenje prodaje se može vršiti i samoinicijativnim sačinjavanjem i slanjem poslovnih pisama potencijalnim poslovnim partnerima od strane prodavača (dobavljača).Radi se o tzv. poslovnim pismima dobre volje, nekoj vrsti podsjetnika.

U osnovi, svrha propagandnih akata sastoji se u sljedećem:pravovremeno iskorištavanje određenog događaja ili nastale okolnosti;izražavanje dobronamjernosti ili nuđenje usluge;demonstracija prisnog ili prijateljskog odnosa prema korespondentu.

U zavisnosti od određene navedene svrhe, te njihovog karaktera i sadržaja, propagandni akti se mogu podijeliti na:

čestitke,podsjetnike,zahvalnice,poslovne pozive.

ČestitkeČestitka je dio poslovnog bontona, prigodan poslovni akt, kojom se izražavaju najbolje želje za uspješno poslovanje određenom poslovnom subjektu, odnosno želje za uspješan rad pojedinom članu uprave i sl.

Po svojem značenju, čestitka može imati višestruki značaj – komercijalni, merketinški, psihološki, lični i dr.Sa komercijalnog aspekta, moguće je putem čestitke poslovnog partnera podsjetiti sa predmetom poslovanja, novom organizacijom rada, novim djelatnostima i sl.

Marketinški značaj se sastoji u tome što se raznim porukama sadržanim u čestitkama, vrši reklama proizvoda, odnosno usluga.

Psihološki značaj čestitke se može sagledati kroz njeno djelovanje na nastavljanje poslovne saradnje sa dotadašnjim partnerima, njeno obnavljanje sa ranijim, ili stvaranje inicijative za uspostavljanje saradnje sa novim poslovnim partnerima.

Posmatrano sa ličnog aspekta, čestitka upućena određenom licu koje je zaposleno kod poslovnog partnera, iskazuje se respekt prema njegovom ličnom doprinos u dotadašnjem poslovanju.

28

PodsjetniciPodsjetnici, kojima se opisuju proizvodi i usluge i kojima se prilaže katalog ili cjenovnik; mogu se svrstati u opšte ponude.

Ovakvi poslovni akti imaju individualan karakter, sačinjavaju se za svakog poslovnog partnera pojedinačno. Najpogodnije vrijeme za njihovo slanje je početak, odnosno kraj poslovne godine, ali i značajni datumi za jednog ili drugog poslovnog partnera.

Podsjetnici imaju veliki psihološki značaj, jer ih poslovni partneti mogu prihvatiti kao akte uvažavanja, posebnog tretmana i pažnje od strane pošiljaoca.

ZahvalniceZahvalnice se svrstavaju u prigodne poslovne akte i pripadaju grupi opštih ponuda. Upućuju se kako novim, tako i starijim poslovnim partnerima.

Sačinjavaju se i koriste kao individualni poslovni akti, i u osnovi imaju isti psihološki značaj kao i podsjetnici, indireketno omogućavajući sklapanje novih poslova. U datom kontekstu predstavljaju segment "tihe" propagande.

Zahvalnicom se na specifičan način nude određeni proizvodi i usluge. U prednosti je u odnosu na opštu ponudu, jer ima individualan oblik i sadržaj.

Poslovni poziviPoslovni pozivi imaju za svrhu ugovaranje poslovnih kontakata, prvenstveno prilikom održavanja određenih privrednih manifestacija. Prema svom karakteru i sadržaju pripadaju individualnim ponudama kojima se učvršćuju veze sa stalnim poslovnim partnerima.

Kroz poslovne razgovore razmjenjuju se raznovrsne i korisne informacije, mogućnosti plasmana roba ili usluga, zahtjevi tržišta i kupaca i sl..Poslovni pozivi imaju komercijalni i lični značaj.

POSLOVNA KORESPODENCIJA SA BANKOM

Realizacija poslovnog procesa je nezamisliva bez bankarskog sektora. Banke su institucije preko kojih se obavlja unutrašnji i međunarodni platni promet.

Segmenti poslovne korespondencije sa bankomKorespondencija koja obuhvata sve segmente poslovanja između banke i ostalih poslovnih subjekata,uključuje sljedeće korake:

1. otvaranje žiro-računa i poslovne transakcije;2. kreditno poslovanje;3. čekovno i mjenično poslovanje;4. poslovanje po dokumentarnom akreditivu;5. bankovne garancije i sl..

29

ŽIRO-RAČUNOtvaranje žiro-računa i praćenje transkcija po žiro-raćunu je aktivnost sa kojom se susreću svi poslovni subjekti. Poslovna korespondencija koja se ostvaruje između banaka i ostalih privrednih subjekata po ovom osnovu započinje upućivanjem zahtjeva preduzeća prema banci, u kojem podnocilac zahtjeva izražava želju da kod date banke otvori žiro-račun preko kojeg bi ostvarivao svoje transakcije.

Jedan od najzanačajniji dokumaneta koje preduzeće treba dostaviti banci prilikom otvaranja žiro računa je spejsmen potpisa – obrazac na kojem se imuenuju lica od strane podnosioca zahtjeva koja mogu davati nalog za plaćanje sa predmetnog žiro računa.

Najčešće se vrši imenovanje dva ili više lica koja mogu dati nalog banci da izvrše transfer sredstava sa predmetnog računa.

Korespondencija vezana za poslovanje po žiro računu obuhvata uglavnom dvije vrste akata:nalog za isplatu novčanih sredstava sa žiro računa;izvod o prometu po datom žiro računu.

Nakon što banka na osnovi izdatog naloga izvrši prenos sredstava sa računa nalogodavca u korist računa primaoca sredstava, banka dostavlja svom klijentu dokument kao dokaz da je transakcija izvršena. Taj dokument se naziva izvor sa žiro računa.

Izvod je formalno pravno validan dokument na osnovu kojeg se vrše odgovarajuća knjiženja u računovodstvenim evidencijama klijenta.

Da bi preduzeće izbjeglo mogućnost da zaboravi platiti svoju obavezu na vrijeme, može izdati banci tzv. trajni nalog kojim preduzeće daje nalog banci sa svakog određenog datuma u mjesecu uzvrši prenod sredstava sa njegovog računa u korist računa njegovog povjerioca u određenom iznosu.

DOKUMENTARNI AKREDITIVPoslovanje po dokumentarnom akreditivu je posebno značajno u međunarodnom platnom prometu. Preduzeća u međunarodnoj poslovnoj saradnji žele se zaštiti rizika naplate potraživanja, te često zahtijevaju od svog ino dužnika otvaranje dokumentarnog akreditiva. Bitna komponenta akreditiva je sadržaj dokumentacije koju korisnik akreditiva treba dostaviti kako bi mogao naplatiti svoje potraživanje po otvorenom akreditivu.

Nakon što poslovna banka ino dužnika donese odluku o otvaranju akreditiva ona o tome obavještava poslovnu banku domaćeg partnera, te obavještava ju o sadržaju dokumentarnog akreditiva.

Kad domaći partner realizuje svoj dio obaveze po zaključenom poslu, on podnosi svojoj poslovnoj banci dokumentaciju koja je naznačena u sadržaju akreditiva i kojom potvrđuje da je izvršio svoju obavezu prema ino partneru.

Kada poslovna banka domaćeg partnera konstatuje da su se stekli uslovi prema sadržaju akreditiva, ona vrđi prenos novčanih sredstava na koji akreditiv glasi, u korist računa domaćeg partnera. O tome ona obavještava poslovnu banku ino partnera, te joj predočava dokumentaciju na osnovu koje je izvršena isplata sredstava u korist korisnika akreditiva.

30

BANKOVNE GARANCIJE Bankovna garancija predstavlja instrument osiguranja plaćanja te je u našoj praksi često korišten akt.

Dužnik se obraća svojo poslovnoj banci sa zahtjevom za izdavanje garancije u kojem navodi osnov izdavanja garancije, iznos na koji garancija treba da glasi te datum do kojeg je bankovna garancija na snazi.

Banka izdaje svom klijentu bankovnu garanciju, gdje ističe jamstvo da će banka, ukoliko to ne učini njen klijent, platiti povjeriocu iznos naznačen na bankovnoj garanciji ako prije isteka bankovne garancije imalac je podnese banci na naplatu.

ARHIVSKO POSLOVANJE I POSLOVNI PROTOKOL

Arhivistička nauka i praksa koriste određene metode koje trebaju odgovoriti na dva osnovna zahtjeva:

obezbjeđenje očuvanja ukupne arhivske građe na najpotpuniji, najjednostavniji i najefikasniji način;stvaranje uslova za najbrži, najjednostavniji i najefikasniji pristup činjenicama i informacijama situiranim u sačuvanoj arhivskoj građi.

ARHIVSKA TEORIJA

Arhivska teorija izučava pitanja, principe i metode rada u arhivama, posebno:1. arhivsku terminologiju,2. odnos arhiva prema srodnim ustanovama,3. nastanak, sastav i unutrašnja organizacija arhivske službe,4. evaluacija arhivske građe,5. principe i metode koje se odnose na sređivanje, sistematizaciju i klasifikaciju arhivske

građe;6. kreiranje i izradu publicistike o arhivskoj građi;7. korištenje arhivske građe;8. vezano za objavljivanje arhivske građe.

SUMARAN OSVRT NA RAZVOJ ARHIVISTIKE U BiH

Organizovanost zaštite arhivske zaštite u našoj zemlji je pravno utemeljena Uredbom Vlade Narodne Republike BiH, od 12.12.1947.Od 1992., arhivistika u BiH dobija poseban značaj. U toku rata – agresije na BiH, došlo je do urušavanja postojeće organizacione strukture i nadležnosti arhivskih ustanova. Dejtonski mirovni sporazum je stvirio osnove za obnovu arhivske službe, što je uslovilo stvaranje entitetskih arhivskih poslova. Ipak posebno zahvaljujući angažovanju Društva arhivskih

31

radnika BiH i Arhivu BiH, učinjeni su značajni koraci ka normalizovanju stanja u ovoj oblasti.

ARHIVSKA TERMINOLOGIJA

Postupanje sa arhivskom građom nije moguće bez poznavanja osnovnih stručnih pojmova iz te oblasti.Imaoci registraturske građe jesu sva pravna i fizička lica, pri čijem radu nastaje i čuva se poslovna dokumentacija.

Zapis je svaki pisani materijal, bez obzira na oblik i podlogu, čiji je stvaralac, primalac ili čuvar, pravno ili fizičko lice, u toku obavljanja svoje djelatnosti.

Dokument predstavlja bilo koji pisani materijal, bez obzira na njegovog nosioca ili njegov značaj.

Pod Knjigom se podrazumjeva klasično evidenciono sredstvo, kojeg sačinjava skup povezanih i ukoričenih listova.

Kartoteka predstavlja evidenciono sredstvo, koje je sačinjeno iz određenog broja odvojenih elemenata.

Arhivska knjiga je evidencija, odnosno popis cijele registraturske građe, koja je nastala u radu njenog imaoca, odnosno one koja se, bez obzira na osnov, kod njega nalazi. Drugačije se naziva i inventarni pregled.

Arhivski depo je posebna prostorija namijenjena za čuvanje registraturske, odnosno arhivske građe. Podrazumjeva se da arhivski depo bude snadbjeven sa arhivskom opremom – registraturskim jedinicama čuvanja.

Imalac registrature je dužan imati listu kategorija registraturske građe, koja nakon ekspertize sadržaja svakog dokumenta, sadrži rokove čuvanja.

Fond je cjelina zapisa, nezavisno od njihovog oblika ili nosioca, koja je organski stvorena, odnosno primljena od strane jednog pojedinca, porodice ili pravnog lica.

Pod zbirkom se podrazumjevaju vještački združeni dokumenti. Oni su na taj način sakupljeni po osnovu određenih zajedničkih osobina.

Provenijencija je odnos između arhivskih spisa i pravnih ili fizičkih lica, čijim su djelovanjem nastali, čuvani, korišteni u obavljanju njihovih djelatnosti.

Sređivanje građe je skup intelektualnih i fizičkih radnji i postupaka, kojima se vrši raščlanjenje i raspored dokumenata u sklopu jedne arhivske jedinice.

Vrednovanje je sistem postupaka koji sa ima utvrđivanje vrijednosti svakog spisa kao arhivske građe ili registraturskog materijala.

Posebni spisi su osnovni akti, opšti akti, zapisnici, te određena dokumentacija kadrovske službe.

32

Računovodstveni spisi su knjigovodstveni spisi, poslovne knjige, operativna, statistička i planska evidencija.

ARHIVSKA GRAĐA

Pojam arhivska građa je izuzetno značajan u kontekstu razmatranja arhivskog poslovanja. Arhivski dokument predstavlja element arhivske građe.

Dokumenti, da bi imali tretman arhivskog, moraju nastati u procesu određene svjesne i organizovane aktivnosti, koja je usmjerena na izvršenje nekog administrativnog, pravnog, poslovnog ili nekog drugog društvenog cilja, te trebaju da ispune potrebu čuvanja.Razlikuju se prema:

1. obliku;2. etapama u kojima su nastali;3. diplomatskom stanovištu;4. sadržaju;5. registraturskom gledištu;6. tehničkom aspektu.

Vrste građePostoje sljedeće osnovne vrste arhivske građe:

isprave,spisi,knjige,građa na modernim nosačima informacija.

Sa historijskog aspekta, isprave su najvažniaj arhivska građa, koje treba posmatrati u kontekstu razlučitih pisanih sastava pravne prirode.

Spisima se obuhvataju pisani sastavi koji su nastali u radu neke ustanove, a koji za svrhu imaju pokretanje, dopunjavanje, mijenjanje, prekid ili okončanje određenog pravnog postupka. Mogu se razvrstati na:

opšte i posebne, glavne i sporedne,komisijske i ručne,serijske i predmetne..

Pod pojam knjige se podvodi posebna vrsta arhivske građe, slična ispravama i spisima, ali se od njih razlikuje, jer su knjige nastale iz administrativnih razloga i pisane su rukom.

Arhivska građa na modernim nosačima informacija je novijeg datuma i zasniva se na nivijim tehnološkim inovacijama.

ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA

Nakon razvođenja akata i otpreme pošte strankama, vrši se arhiviranje predmeta i akata. Riješeni predmeti pripremaju se i odlažu na određeno mjesto radi čuvanja, što čini sluižbenih pisarnice u dvije faze:

potpuno, definitivno,

33

arhiviranje riješenih predmeta i akata.

Prva faza podrazumjeva postupanje sa predmetima riješenim u toku jedne godine, a nakon isteka te godine se vrši konačano arhiviranje, shodno propisima o arhivskom poslovanju.

Konačno arhiviranje se vrši u periodu od 01.januara do kraja aprila tekuće godine, i odnosi se na predmete koji su u toku prethodne godine privremeno arhivirani.

POSLOVNI PROTOKOL

Poslovni protokol obuhvata prijem i komuniciranje sa posjetiocima, poslovnim partnerima, bez obzira da li se radi o pismenoj ili usmenoj formi. Poslovni protokol podrazumjeva i vršenje određenih poslova koji se odnose na evidenciju. U osnovi, poslovni protokol, kada se radi o usmenim kontaktima, zahtijeva primjenu lijepog izražavanja.

34