7

ใบความร เรอง ความรเบองตนของโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010

โปรแกรม Microsoft Excel 2010 ถอเปนโปรแกรมทนยมใชในการจดดาน การ ค านวณและมความสามารถในการค านวณสตรตางๆ พรอมทงฟงกชนทชวย ในการค านวณทางคณตศาสตรหรอจะจดท าเปนตารางงานกยงสะดวกมากขน ซงถอวาเปนโปรแกรมทมประโยชนมากมาย ส าหรบ Microsoft Excel เวอรชน 2010 จะมความคลายกบ Microsoft Excel 2007 อยพอสมควร แตกมการพฒนาเทคนคการใชงานบางประการเพอใหเราสามารถท างานไดอยางสะดวกมากขน รวมไปถงการวเคราะหขอมลและท าการตดสนใจทางธรกจ ไดอยางรอบคอบ โดยเฉพาะการใช Excel เพอตดตามขอมล สรางรปแบบจ าลองส าหรบการวเคราะหขอมล เขยนสตรเพอท าการค านวณกบขอมล และการจดรปแบบขอมลในลกษณะตางๆ และน าเสนอขอมลในแผนภมตางๆ อยางมออาชพ โปรแกรม Microsoft Excel 2010 จดเปนโปรแกรมทมประสทธภาพ ทชวยใหสามารถสราง และจดรปแบบกระดาษค านวณรวมถงวเคราะห และใชขอมลรวมกนดวยลกษณะอนเทอรเฟซแบบใหมทมงเนนผลลพธท าใหสามารถใชงานโปรแกรมไดสะดวก และงายดายมากขน และไดผลลพธของขอมลทถกตองแมนยา คณสมบตของโปรแกรมตารางค านวณ Excel 2010

โปรแกรม Microsoft Excel 2010มการเปลยนแปลงไปจากรนเดมคอนขางมาก สงทเหนไดชดเจนทสด คอ

1. มการเพมแทปไฟล (File) เขามาใหม โดยจะรวบรวมรายการทใชงานบอย ๆ เชน การบนทกเอกสาร (Save,Save As) การเปด (Open) เปดไฟลเอกสารขนมาท างานตอไดเรวขน (Recent) การพมพเอกสาร (Print) เปนตน

8

2. รบบอน (Ribbon) ทไดรบการปรบปรง แทปรบบอน (Ribbon) เรมน ามาใชเปนครงแรกใน Microsoft Excel 2007 เพอชวยใหคนหาค าสงและค ณลกษณะตางๆ ซงกอนหนานฝงอยในเมนและแถบเครองมอทซบซอนไดงายขน แมวาจะสามารถก าหนดแถบเครองมอดวนเองไดใน Microsoft Excel 2007 แตไมสามารถเพมแทปหรอกลมของ เราเองลงในรบบอน (Ribbon) ได อยางไรกตาม ใน Microsoft Excel 2010 สามารถสรางแทปและกลมแบบก าหนดเอง และเปลยนชอหรอเปลยนล าดบของแทปและกลมทมอยแลวภายในได

3. ตวแบงสวนขอมล คอตวควบคมแบบเปนภาพทชวยใหกรองขอมลใน PivotTable ไดอยางรวดเรวในแบบโตตอบทใชงานงาย เมอแทรกตวแบงสวนขอมล สามารถใชปม ตางๆ เพอแบงสวนและกรองขอมลใหแสดงเฉพาะสงทตองการไดอยางรวดเรว นอกจากน เมอน าตวกรองมากกวาหนงตวไปใชกบ PivotTable เราไมจ าเปนตองเปดรายการเพอดวามการน าตวกรองใดไปใชกบขอมลนนอกตอไป แตขอมลนจะแสดงอยบนหนาจอในตวแบงสวนขอมลแทน สามารถท าใหตวแบงสวนขอมลมการจดรปแบบทสอดคลองกบสมดงาน และน ามาใชใหมใน PivotTable, Pivotchart และฟงกชนควบอนๆ ไดอยางงายดาย

4. เครองมอภาษาทไดรบการปรบปรงในกลองโตตอบ ตวเลอกของ Microsoft Excel ผใชแบบหลายภาษาสามารถตงคาการก าหนดลกษณะภาษาส าหรบการแกไขภาษาทใชแสดงภาษาของค าแนะน าบนหนาจอ และภาษาของวธใชไดอยางรวดเรว และการเปลยนการตงคาภาษาใน Excel จะเปลยนภาษาเหลานนโดยอตโนมตในโปรแกรมประยกต Microsoft Office 2010 ทงหมดทสามารถใชงานได ถาไมไดตดตงซอฟตแวรหรอรปแบบแปนพมพทจ าเปนตองใชไว จะไดรบการแจงใหทราบและระบบจะใหการเชอมโยงกบผใชเพอใหแกไขปญหาดงกลาวไดงายขน

5. แสดงตวอยางของงานทสงพมพ (Print Preview) ออกมาไดทนท ชวยท าใหลดขนตอนรายละเอยดในการสงพมพ

6. ปรบปรงเครองมอทใชในการแกไขและตกแตงภาพถายใหมความสามารถ หรอมลกเลนมากขน เชน การปรบโทนสภาพ เปลยนภาพถายเปนเหมอนภาพวาดได

7. การเพม Screenshot ส าหรบจบภาพหนาจอคอมพวเตอรมาวางไวในสมดงาน

(Worksheet) ทเปดใชงานอยไดอยางรวดเรว

9

การเรยกใชโปรแกรม Microsoft Excel 2010

การเรมตนใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2010 สามารถท าไดดงขนตอนตอไปน 1. คลกปม Start 2. เลอก All Programs 3. เลอก Microsoft Office 4. เลอก Microsoft Office Excel 2010

1

2

3

4

10

ท าความรจกสวนประกอบของโปรแกรม

หลงจากเปดโปรแกรม Microsoft Excel 2010 จะไดหนาจอโปรแกรมซงมสวนประกอบหนาจอดงน

Title Bar

Status Bar

Row

Worksheet Tab

Zoom Button

Page Preview

Scroll Bar

Name Box

Ribbon Quick Access Toolbar

Formula Bar Column Header

11

สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2010

1. Quick Access Toolbar : แสดงปมค าสงทใชงานบอย เพอความสะดวกใน การเรยกใชครงตอไป 2. Title Bar : แสดงชอโปรแกรม และชอไฟล 3. Ribbon : แสดงแถบเครองมอภายใตเมนค าสงใหคลกเพอใชงานได งาย ไมซบซอนเหมอนเวอรชนกอนหนา 4. Name Box : แสดงชอเซลลและกลมเซลลทเลอกไว 5. Formula Bar : แสดงสตรและขอมลทมการพมพลงในเซลล 6. Column Header : แสดงชอหวคอลมนซงมทงหมด 16,384 คอลมน 7. Row Header : แสดงชอหวแถวซงมทงหมด 1,048,576 แถว 8. Worksheet Tab : แสดงแผนงานแตละแผนงานซงเปนพนทในการสรางงาน 9. Scroll Button : ปมเลอนไปยงแผนงานแตละแผน 10. Status Bar : แสดงสถานการณท างานของโปรแกรม 11. Scroll Bar : เลอนหนาจอซงมทงแนวตงและแนวนอน 12. Page Preview : ปรบมมมอง 13. Zoom Button : ยอหรอขยายหนาจอการท างาน การท างานกบ Ribbon

เมนและแทบค าสง Ribbon คอ ค าสงทจดเรยงเปนชดแทบ Ribbon จะแสดงค าสงทเกยวของมากทสดกบพนทงานแตละพนทในโปรแกรมมการจดกลมค าสงตางๆ เชนการแทรกวตถ รปภาพและตาราง การท าเคาโครงหนา การท างานกบขอมลอางองการสงจดหมาย และการตรวจทานเอกสาร เปนตน

12

o File Tab (แฟม) แทบค าสงส าหรบทางานกบไฟลเอกสารประกอบดวยค าสงยอยๆ ทใชในการจดการไฟล อาทเชน การสรางไฟลใหม การบนทกไฟล การเปดการปด และไฟลเอกสาร

o Home Tab (หนาแรก) แทบค าสงทวไปส าหรบจดรปแบบเอกสารปรบสไตล ส ตกรอบ เปนตน

o Insert Tab (แทรก) แทบค าสงส าหรบแทรกตาราง รปภาพวตถตาง ๆการแทรกหมายเลขหนา เปนตน

13

o Page Layout Tab (เคาโครงหนากระดาษ) แทบค าสงส าหรบจดการเคาโครงหนาเอกสาร เชน ปรบขนาด ระยะขอบ ระยะหางของยอหนา เปนตน

o Formulas Tab (สตร) แทบค าสงส าหรบปอนสตร และฟงกชนตางๆ

o DataTab (ขอมล) แทบค าสงส าหรบจดการกบขอมลในลกษณะตางๆ เชน การเรยงขอมล การกรองขอมล การสรปผลขอมล

o Review Tab (ตรวจทาน) แทบค าสงส าหรบการตรวจทานเอกสาร การแทรกขอคดเหน การปองกนไฟลและขอมลในแบบตางๆ

14

o View Tab (มมมอง) แทบค าสงส าหรบการปรบเปลยนมมมองขณะท างาน เชน ยอ-ขยาย จดเรยงหนาตางโปรแกรม เปนตน

การเรยกใชค าสงบน Ribbon สามารถคลกบนปมค าสงของแตละแทบไดทนท

การเรยกใชงานค าสง

15

นอกจากนน ในแตละแทบค าสงจะมค าสงยอยของแตละกลมค าสงซอนอยสามารถเรยกเปดค าสงยอยไดโดยไปยงกลมค าสงทตองการคลกสญลกษณ จะปรากฏไดอะลอกบอกซของกลมค าสง

ในกรณทตองการเรยกค าสงเพมเตมจาก Ribbon สามารถท าไดโดย 1. คลกเมาสขวาทปมใดกไดบน Ribbon 2. จะปรากฏเมนค าสงใหเลอกดงน

16

ค าสงจากการคลกขวา หนาทการท างานของค าสง Add Group to Quick Access Toolbar เพมปมทเลอกไปไวบน Quick Access Toolbar Customize Quick Access Toolbar… เพม/ยกเลกปมเครองมอบน Quick Access

Toolbar

ค าสงจากการคลกขวา หนาทการท างานของค าสง Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon

แสดง Quick Access Toolbar ไวใต Ribbon

Customize the Ribbon ก าหนดคาตางๆ บน Ribbon เอง Minimize the Ribbon ยบ Ribbon ชวคราว ท าใหหนาจอการท างาน

กวางขน

การซอน หรอแสดงแถบ Ribbon

แทบ Ribbon นนประกอบไปดวยกลมเครองมอจ านวนมาก จงใชพนทบนหนาจอคอนขางมาก ในกรณทตองการซอนแทบ Ribbon เพอใหมพนทการใชงานมากขน สามารถท าไดโดย 1. คลกขวาบนแทบ Ribbon (บรเวณใดกได) 2. เลอกค าสง Minimize the Ribbon

1

2

17

การใชสตรการค านวณ

การท างานสวนใหญใน Microsoft Excel คอ การสรางตารางและค านวณ ซงนบวาเปนอกความสามารถหนงทเดนชดของ Microsoft Excel รวมไปถงฟงกชนซงกคอสตรการค านวณทถกสรางไว มลกษณะเหมอนค าสงส าเรจรป การท างานเพยงแคระบชอฟงกชนลงไปภายในเซลลทตองการ หลงจากนนฟงกชนจะคนคาผลลพธกลบมาให ฟงกชนภายใน Excel มใหเลอกใชมากมาย ทงฟงกชนทางคณตศาสตร ฟงกชนทางการเงน ฟงกชนทางสถต ฟงกชนทางขอความ เปนตน

รปแบบของสตรค านวณ

การปอนขอมลประเภทสตรค านวณ (Formula) นนจะตองน าหนาดวยเครองหมาย เทากบ “ = ” และตองประกอบดวยตวถกด าเนนการ (Operand) และตวด าเนนการ (Operator)

ตวถกด าเนนการ (Operand)

ตวถกด าเนนการ หรอ Operand สามารถก าหนดไดในสตรค านวณ แบงออกเปน 2 ประเภทคอ 1. คาคงท (Constant) คอ ตวเลข ตวอกษร หรอขอความเฉพาะตางๆ 2. ชอเซลล (Cell Name) คอ ชอเซลลทบรรจขอมลอย

ชอเซลล คาคงท

Operator

Operand

เครองหมายเทากบ =B3*22

=B3*22

18

ตวด าเนนการ (Operator)

ตวด าเนนการ หรอ Operator แยกตามประเภทดงน

ตวด าเนนการทางคณตศาสตร (Mathematics Operator)

Operator ความหมาย ตวอยาง + บวก = A1 + A3 - ลบ = B3 - B5 * คณ = C3 * 5 / หาร = A1/100 ^ ยกก าลง = 2 ^ A2 % เปอรเซนต = A1 * 20% ( ) วงเลบ =( (A3+2)*20)/100

ตวด าเนนการทางการเปรยบเทยบ (Comparison Operator) Operator ทางการเปรยบเทยบนน จะไดคาจากการค านวณเปน TRUE (จรง)

หรอ FALSE (เทจ) เทานน โดยทวไปจะใชเพอน าไปตดสนใจหาทางเลอกในฟงกชน

Operator ความหมาย ตวอยาง = เทากบ =5=6 คาทไดจะเปน False เพราะ 5ไมเทากบ 6 > มากกวา =5>6 คาทไดจะเปน False เพราะ 5 นอยกวา 6 < นอยกวา =5<6 คาทไดจะเปน True เพราะ 5 นอยกวา 6 จรง >= มากวาหรอเทากบ =5>=6 คาทไดจะเปน False เพราะ 5 นอยกวา 6 <= นอยกวาหรอเทากบ =5<=6 คาทไดจะเปน True เพราะ 5 นอยกวา 6

จรง <> ไมเทากบ =5<>6 คาทไดจะเปน True เพราะ 5 ไมเทากบ 6

19

ตวด าเนนการทางขอความ (Text Operator) เครองหมายด าเนนการทางขอความคอเครองหมาย & ซงท าหนาทเชอมขอความ

หรอสตรค านวณ ท าใหสามารถแสดงผลทตอเนองกนได

ตวด าเนนการอางอง (Reference Operator) ใชในการอางองต าแหนงบนเวรคชท โดยใชเครองหมาย ,(comma) : (colon)

หรอเวนวรรค (space) ในการอางองกลมเซลลบนเวรคชท

Operator ความหมาย ตวอยาง , (comma) ใชอางองชวงเซลลทงหมดทอางถง =sum(B2:B5,D2:D5) : (colon) ใชอางองชวงเซลลจากต าแหนงแรกไป

จนถงต าแหนงเซลลสดทายตอเนองกน =sum(B2:B5)

เวนวรรค (space)

ใชอางองเฉพาะเซลลทซ ากนในชวงเซลลทระบ

=sum(B2:D4 C3:E5) น าขอมลทซ ากนในชวง B2 ถง D4 และ C3 ถง E5 มาบวกกน ในทนคอเซลล C3 C4 D3 D4

20

ระดบความส าคญของตวด าเนนการ

ตวด าเนนการตางๆ นน มล าดบความส าคญตางกน ซงโปรแกรมจะประมวลผลจากตวด าเนนการระดบสงไปยงระดบรองลงมา หากภายในสตรค านวณเดยวกนนนมตวด าเนนการทมระดบความส าคญเทาๆ กน จะค านวณจากซายไปขวาจนครบ

ล าดบท ตวด าเนนการ ความหมาย 1 ( ) วงเลบ 2 % เปอรเซนต เชน 50% โปรแกรมจะแปลงคาเปน

0.5 กอน แลวจงค านวณคาอนๆ 3 ^ ยกก าลง เชน 2^5 4 * และ / คณ และหาร 5 + และ - บวก และลบ

ล าดบท ตวด าเนนการ ความหมาย 6 & น าขอความตงแตสองขอความมาเชอมกน 7 =, <, >, <=, >=, <> ตวด าเนนการเปรยบเทยบ

การสรางสตรค านวณ (Formula)

หากตองการใชงานสตรค านวณใน Excel นน สงหนงทตองท ากอนเสมอคอ “คลกเลอกเซลลทตองการใหผลลพธ แลวจงปอนสตรค านวณ”

การใสสตรลงในเซลล ท าไดโดยคลกเซลลทตองการ แลวพมพสตรลงไปในเซลลโดยตรง หรอพมพบนแถบสตร (Formula Bar) ซงมการใชงานดงน

ใชสตรทพมพ แถบส าหรบพมพสตร

ยกเลกสตร แทรกฟงกชน ขยายแถบสตร

21

การบนทกขอมล

การบนทกสมดงานใหม เมอเปดสมดงานครงแรก โปรแกรมจะตงชอใหเปน สมดงาน...และตามดวยเลขล าดบ เมอตองการบนทก โปรแกรม Excel จะใชหนาจอ บนทกเปน เพอใหระบต าแหนงของสมดงาน และเปลยนชอสมดงานตามตองการ วธการบนทก มดงน 1. ไปท แฟม > บนทก 2. โปรแกรมจะเปดหนาจอ บนทกเปน ใหคลกระบต าแหนงของสมดงานทตองการบนทก ดงภาพ

3. เปลยนชอสมดงาน ชอของสมดงานควรสอดคลองกบขอมลในสมดงาน ถาไมใสนามสกล (File extension) โปรแกรม Excel 2010 จะเพมใหเอง เปนนามสกล xlsx

https://youtu.be/PnEvS7rNpjI

22

4. กดปม บนทก เปนอนเสรจสนการบนทกสมดงานใหม จะสงเกตท Title bar ดานบน จะมชอสมดงานทบนทกแลว แทนชอ สมดงานเดม

การบนทกขอมลตามปกต การบนทกขอมลตามปกต เปนการบนทกขอมลหลงจากการบนทกขอมลครงแรก หรอเปนการบนทกขอมลจากไฟลงานทเปดใชงานจากไฟลเกา การบนทกสมดงานทเคยใชงานแลวหรอสมดงานเกาทเปดมาใชงาน โปรแกรมจะบนทกขอมลทเปลยนแปลง เปนปจจบน ณ ขณะใชงานขณะนนๆ โดยไมเปดกลองโตตอบ (Dialog box) ใดๆ ทงสน การบนทกขอมลมวธการบนทกได หลายวธ ดงน 1. ใชแถบเมนดวน ซงตามปกต จะอยดานบนสด โดยคลกทรปแผนขอมล ดงภาพ

2. ใช Keyboard shortcut โดยกดปม Ctrl + S 3. ไปท แฟม > บนทก ดงภาพ

23

การบนทกขอมลเพอเปลยนชอ หรอต าแหนงของไฟล เมอตองการเปลยนชอสมดงาน หรอเปลยนต าแหนงของสมดงานในขณะท างาน ใหท าดงน 1. ไปท แฟม > บนทกเปน

2. จะเปดหนาจอ บนทกเปน ใหระบต าแหนงของสมดงาน และชอสมดงาน 3. คลกปม บนทก

การปดโปรแกรมตารางค านวณ 2010

หลงจากใชงานโปรแกรมตารางค านวณ (Microsoft Excel 2010) เสรจแลว ตองการจะปดโปรแกรม สามารถท าไดหลายวธ ดงน 1. คลกปม Close ของโปรแกรม Excel เพอปดแผนงานทก าลงท างาน ดงภาพ

24

2. คลกปม ปดหนาตางของสมดงานนนๆ ซงอยมมขวาดานบน ดงภาพ

3. ในกรณทแผนงานนนๆ มการเปลยนแปลงขอมล โปรแกรมจะถามวา จะบนทกหรอไม ใหคลกปมตามตองการ ถาคลกปม ยกเลกโปรแกรมจะยกเลกการปดโปรแกรม

4. ถาแผนงานนนๆ มขอมลเหมอนเดม ไมมการเปลยนแปลขอมลตงแตการบนทกครงลาสด หรอเปดโปรแกรมใหม และยงไมมการเปลยนแปลงใดๆ โปรแกรมจะปดแผนงานนนทนท โดยไมแสดงหนาจอใดๆ

25

กจกรรมการเรยนรท 1

ค าชแจง ใหนกเรยนตอบค าถามตอไปนใหไดใจความสมบรณทสด (10 คะแนน)

1. จงอธบายความหมายของโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010 มาพอสงเขป

.................................................................................................................. .........................

............................................................................................................................. ..............

.......................................................................................... .................................................

2. จงอธบายขนตอนการเปดใชโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010 มาพอสงเขป

............................................................................................................................. ..............

............................................................................................................................. ..............

........................................................................................................ ...................................

............................................................................................................................. ..............

3. จงยกตวอยางขอแตกตางของ Microsoft Office Excel 2010 กบรน Microsoft Office Excel 2010

............................................................................................................................. ..............

................................................................................................... ........................................

............................................................................................................................. ..............

........................................................................... ................................................................

............................................................................................................................. ..............

................................................... ........................................................................................

............................................................................................................................. ..............

...........................................................................................................................................

............................................................................................................................. ..............

26

4. จงยกตวอยางสวนของ Excel Application Window มา 4 สวน

............................................................................................................................. ..............

........................................................... ................................................................................

............................................................................................................................. ..............

................................... ........................................................................................................

............................................................................................................................. ..............

........................................................................................................................................ ...

............................................................................................................................. ..............

............................................................................................................................. ..............

....................................................................................................... ....................................

............................................................................................................................. ..............

............................................................................... ............................................................

............................................................................................................................. ..............

....................................................... ....................................................................................

............................................................................................................................. ..............

5. ใหนกเรยนอธบายความหมายของค าศพทตอไปน 5.1 Ribbon คอ.......................................... ........................................ .................... ....................................................................................................................... ...................... 5.2 Cell คอ ............................................................................................................ ............................................................................................................... ............................ .. 5.3 Worksheet คอ ....................................... ............................... .......................... ............................................................................................................. ................................ 5.4 Formulas Bar คอ ............................. .............................................................. ............................................................................................................. ................................ 5.5 Sheet Tab คอ ....................................................... ......................................... ........................................................................................................... ........................ ...........

27

กจกรรมการเรยนรท 2

ค าชแจง ใหนกเรยนปฏบตตามค าสงตอไปน (10 คะแนน)

1. สรางไฟลใหมและบนทกไฟลชอ Worksheet_ตามดวยเลขทของนกเรยน 2. เพม Sheet ตามภาพดานลาง และพมพขอมลตามรายละเอยดดงน

- Sheet Genaral พมพ ล าดบและรหส (ก าหนดความกวาง=10) - Sheet Text พมพ ชอ สกล (ก าหนดความกวาง=25) - Sheet Date พมพ วนเกด (ก าหนดความกวาง=15 - Sheet Time พมพ เวลาเกด (ก าหนดความกวาง=12) - Sheet Sum ให Copy ทก Sheet มารวมกนไวดงภาพดานลาง - ก าหนดรปแบบการท างานใหถกตอง

28

กจกรรมการเรยนรท 3

ค าชแจง ใหนกเรยนปฏบตตามค าสงตอไปน (10 คะแนน)

1. จากภาพ ใหนกเรยนสรางไฟลงานชอ Edit_เลขท Sheet1 พมพตามแบบทแสดงตามภาพดานลาง

2. เปลยนชอ Sheet1 เปน Edit Data และเลอกสใหกบ Sheet (สทชอบ) ก าหนดTabel Headers เปนรปแบบ Cell Style แบบ Header1/ Accent1

3. คดลอกขอมลจาก Edit Data มาวางท Sheet2 และท าการเปลยนชอเปน DataOK

4. คดลอกเซลจากกลมเซล B3:H13 น าไปวางทเซล J3 โดยวางสลบจากแนวตงเปนแนวนอนและก าหนด Table Style เปนแบบ Table StyleDark10

5. คนหาค าวา “การเงน” และเปลยนเปนค าวา “Finance” ทงหมด

29

กจกรรมการเรยนรท 4

ค าชแจง ใหนกเรยนตรวจสอบฟงกชนทก าหนดให แลวน ามาใสในกรอบใหถกตอง (10 คะแนน)

True Fals

= 5 > 6 = 3 <= 3 = 8 > 9 = 2 >= 1

= 4 < 5 = 4 < 5 = 2 < > 3

= 5 >= 6 = 0 > 1 = 11 > -13 =5 <= 25

30

กจกรรมการเรยนรท 5

ค าชแจง ใหนกเรยนเตมขอความเกยวกบสวนประกอบของโปรแกรม ใหถกตอง (10 คะแนน)