ใบความรท 3.1 หนวยการเรยนท 3

รหสวชา 2001- 0001 วชาคอมพวเตอรเพองานอาชพ ระดบ ปวช. 1 จ านวน 2 หนวยกต

ชอหนวย โปรแกรมประมวลผลค าในงานอาชพ จ านวน 3 ชวโมง

ชอเรอง โปรแกรมประมวลผลค าในงานอาชพ จ านวน 1 สปดาห

จดประสงคการเรยนร 1. เรยกใชโปรแกรม MS-Word ได 2. อธบายสวนประกอบของหนาตางโปรแกรม MS-Word ได 3. บนทกขอมลได 4. ตงคาหนากระดาษใหเหมาะสมกบงานได 5. เลอกขอความทตองการได 6. คดลอกและยายขอความได 7. ลบขอความทเลอกได 8. ปรบขนาดตวอกษรได 9. ปรบรปแบบฟอนตเรมตนใหเหมาะกบการท างาน 10. สามารถก าหนดขนาดของเอกสารได

เนอหาสาระ

โปรแกรมประมวลผลค าในงานอาชพ เปดโปรแกรม Microsoft Word 2007 การเรยกโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขนมาใชงานในระบบ Windows Vista ท าไดดงรป

สวนประกอบของหนาตางโปรแกรม

- พนทการท างานของ Word 2007 มสวนประกอบหลกๆ เชน แถบชอเรอง, เครองมอทใชปรบแตง/แกไขเอกสาร, มมมองเอกสาร, แถบสถานะ และพนทเอกสาร รายละเอยดของสวนประกอบหลกของโปรแกรมมดงน - ปม Microsoft office Button ใชเรยกเปดเมนการใชงานพนฐานของโปรแกรม - แถบ Quick Access Menu แถบปมค าสงทใชงานบอยๆเอาไว -แทบ Contextual tabs แทบค าสงพเศษทจะแสดงเมอมการใชค าสงบางอยาง เชน แทรกภาพหรอแทรกตาราง เปนตน - แถบ Ribbon แสดงแทปค าสงทแบงเปนกลมๆ เชน Home, Insert ฯลฯ - แถบ Status bar แถบแสดงสถานะการท างานตางๆ เชน จ านวนหนา , การรบค า, ภาษาของแปนพมพทใช, ปมเปลยนมมมองเอกสาร และเปอรเซนตการปรบยอ-ขยายเอกสาร เปนตน ปมเมน Microsoft office

ปมเมน Microsoft office หรอปม office จะแสดงอยทมมบนซายสดของหนาตางโปรแกรม ใชส าหรบเรยกเปดเมนการใชงานพนฐาน เชน ค าสง New, Open, Save, Save As, Print และอนๆ รวมค าสงทใชปรบแตงการท างานพนฐานของโปรแกรม Word Options เปนตน ค าสงหลกๆในปมเมน Microsoft office มดงน - New (สราง) สรางเอกสารใหม - Open (เปด) เปดเอกสารเกา ทมอยแลว - Save (บนทก) บนทกเอกสาร - Save As (บนทกเปน) บนทกเอกสารทเคยบนทกแลว เกบไวในชอใหมหรอรปแบบเอกสารใหม - Print (พมพ) สงพมพเอกสาร และดเอกสารกอนพมพ (Print Preview) - Prepare (จดเตรยม) รวบรวมค าสงเก ยวกบการเตรยมความพรอมหรอ ความปลอดภยใหเอกสารกอนน าไปเผยแพร - Send (สง) สงเอกสารไปทางอเมลล หรอแฟกซ - Publish (ประกาศ) การพบลชเอกสารขน Blog หรอขน Server

- Close (ปด) ปดเอกสารหรอโปรแกรม - ปม Word Options ก าหนดคาพนฐานเบองตนส าหรบการท างานตางๆ ภายในโปรแกรม - ปม Exit Word ปดโปรแกรม Word ค าสง Save As (บนทกเปน)

เมอน าเมาสไปชบนปมจะมค าสงยอยเก ยวกบการบนทกแสดงอยในกรอบดานขวาใหเลอกบนทกไฟลในรปแบบอนๆไดดงน - Word Document บนทกเปนไฟลทเปดใชงานกบ Word 2007 โดยเฉพาะ (.docx - เปดใน Word รนเกาไมได) - Word Template บนทกเปนไฟลทเปนแมแบบเอกสารทจดเตรยมรปแบบไวลวงหนา เพอน าไปใชงานซ าไดบอยๆ - Word 97-2003 Document บนทกเปนไฟลทเปดใชงานกบ Word เวอรชน 97 ถง 2003 (.doc) - Find add-ins for other file formats คนหาและบนทกไฟลของโปรแกรมเสรมอนๆทมภายในเครอง เชน ไฟล Portable Document Format (PDF) และ XML Paper Specification (XPS) - Other Formats เลอกรปแบบของไฟลทจะบนทกลงในรปแบบตางๆ ค าสง Print (พมพ)

เมอน าเมาสไปชบนปม Print จะมค าสงยอยเก ยวกบการพมพงานออกทางเครองพมพใหเลอกใชงานอย 3 แบบ ดงน - Print (พมพ) สงพมพโดยก าหนดตวเลอกการพมพได - Quick Print (พมพดวน) สงพมพแบบรวดเรวตามคาการพมพพนฐานทตงไว - Print Preview (แสดงตวอยางกอนพมพ) ขอดตวอยางงานกอนพมพ พรอมปรบแตงคาการพมพได ค าสง Send (สง) ค าสงเก ยวกบการน าเอกสารไปใชงาน โดยวธการสงทางอเมลหรอแฟกซดงน - E-mail (อเมล) สงส าเนาเอกสารทางอเมล - Internet Fax (โทรสารอนเทอรเนต) ใชบรการสงโทรสารหรอแฟกซทางอนเตอรเนต ค าสง Prepare (จดเตรยม)

รวมค าสงเก ยวกบการเตรยมพรอมทางดานความปลอดภยส าหรบงานพรเซนเทชนทจะน าไปใชงานหรอน าไปเผยแพรดงน - Properties (คณสมบต) ก าหนดคณสมบตของไฟล เชน ชอเรอง ผสราง และค าส าคญ - Inspect Document (ตรวจสอบ) ตรวจสอบขอมลทวไปของเอกสารกอนน าไปแจกจาย - Encrypt Document (เขารหสลบเอกสาร) ก าหนดรหสผานใหกบเอกสาร - Restrict Permission (จ ากดสทธ) ก าหนดสทธการเขาถงและใชไฟลงาน - Add a digital Signature (เพมลายเซนดจตล) ใสลายเซนดจตอล - Mark as Final (ก าหนดใหเปนขนสดทาย) ก าหนดใหเปนเอกสารขนสดทายเพอเปดใชงานไดอยางเดยว แกไขไมได - Run Compatibility Checker (เรยกใชตวตรวจสอบความเขากนได) ตรวจสอบการจดรปแบบเนอหาทอยในเอกสาร วาเมอน าไปใชกบ Word เวอรชนเกาแลวจะเขากนไดหรอใชงานไดหรอไม ค าสง Publish (ประกาศ)

รวมค าสงการเผยแพรงานเอกสาร เชน การเขยนลงบลอก น าไฟลไปเกบไวทเซรฟเวอรเอกสารสวนกลางเปนตนดงน - Blog (บลอก) เผยแพรเนอหาผานบลอกเซรฟเวอรการจดการเอกสาร เพอใหผอนเขามาเปดดและใชงานรวมกนได - Document Management Sever (สรางพนทท างานเอกสาร) สรางไซตส าหรบเอกสาร บนเซรฟเวอรของ Microsoft Windows SharePoint Service และท าส าเนาขอมลภายในเครองใหตรงกน ซอน/แสดงไมบรรทด

การท างานกบเอกสารของ Word นน สงทขาดไมไดกคอ ไมบรรทด (Ruler) เพอความสะดวกในการก าหนดระยะต าแหนงในเอกสาร เชน การก าหนดต าแหนงของยอหนา ก นหนา หรอก นหลง เปนตน ท าใหเราเกบขอบเขตเอกสารไดอยางชดเจน ใน Word 2007 สามารถซอนแสดงไมบรรทดได ดงน เปลยนหนวยวดไมบรรทด

หนวยวดบนไมบรรทดโดยปกตจะเรมจากหนวยวดแบบ Centimeters (เซนตเมตร) หากเราไมถนดก สามารถเปลยนเปนหนวยวดแบบอนได ดงน หนวยวดทตองการ โดยมตวเลอกดงน

- Inches หนวยวดเปนนว - Millimeters หนวยวดมลลเมตร - Centimeters หนวยวดเปนเซนตเมตร - Point หนวยวดเปนพอยด - Picas หนวยวดแบบไพกา (แบบตวพมพ 12 พอยต)

การสรางเอกสารใหม การสรางงานเอกสารภายในโปรแกรม Word 2007 สามารถท าไดหลายวธและหลายแบบดวยกน ซงแตละแบบกจะใหผลลพธทแตกตางกน เมอคณเลอกค าสง New (สราง) กจะมตวเลอกการสรางเอกสารออกเปน 2 กลมดงน กลม Templates

- Blank and recent (วางและลาสด) สรางเอกสารแบบวางๆตามคามาตรฐานทไมมการออกแบบอะไรไวเลย และแสดงรายชอเอกสารทเรยกใชไปลาสด - Installed Templates (แมแบบทตดตง) สรางเอกสารจากเทมเพลตทตดตงมาพรอมกบโปรแกรม Word ซงเทมเพลตชดตางๆจะมการออกแบบจดวางโครงรางของเอกสาร และมเนอหาตวอยางทไดมาตรฐานและนยมใชงานทวๆไปเอาไว เพอน ามาเปนแนวทางในการสรางเอกสารได - My templates (แมแบบของฉน) สรางเอกสารจากเทมเพลตทคณสรางไวเอง หรอดาวนโหลดมาจากอนเตอรเนต จากกลมหวขอ Microsoft office online กจะเขามาเกบอยทน - New form existing (สรางจากทมอย) สรางเอกสารจากไฟลขอมลทมอยแลว แลวน ามาออกแบบหรอเปลยนแปลงเนอหาใหมแทนเนอหาทมอยเดม กลม Microsoft Office Online

การเลอกเอกสารในลกษณะของเทมเพลตออนไลน จะเชอมโยงเขาเวบไซตของ Microsoft จากหนาเวบเพจ Microsoft Office Template Gallery ซงคณตองเชอมตอเขากบอนเทอรเนตกอน และคลกเลอกกลมของเทมเพลตทตองการใชงาน โดยแยกกลมไดดงน - Feature เอกสารเดนทแนะน า - Expanse Report เอกสารประเภทรายงานคาใชจาย - Agendas เอกสารประเภทระเบยบหรอวาระการประชม - Faxes ปกแฟกซตางๆ - Award certificates เอกสารประเภทใบประกาศหรอรางวล - Flyers แบบฟอรมกรอกขอมล - Brochures เอกสารประเภทแผนพบ - Forms แบบฟอรมกรอกขอมล - Budgets เอกสารแบบการท างบประมาณ - Letters จดหมายประเภทตางๆ

- Business cards เอกสารการท านามบตร - Labels ปายชอตดซองจดหมายหรอปายชอสนคา - Calendars เอกสารประเภทปฏทน - Memos บนทกชวยจ า - Contract เอกสารเก ยวกบการตดตอ - Invoices ใบก ากบสนคา - Diagrams เอกสารประเภทไดอะแกรม - More categories เลอกเอกสารประเภทอนเพมเตม - Envelops ซองจดหมาย สรางเอกสารใหมแบบวางๆ

เปนการสรางเอกสารทมแตหนากระดาษเปลา และไมมการจดรปแบบใดๆ ซงจะเหมอนกบตอนทเราไดเมอเรยกเปดโปรแกรม Word เขามาครงแรก สรางเอกสารใหมจากเทมเพลต เทมเพลต (Template) คอแมแบบเอกสารทโปรแกรมไดจดเตรยมรปแบบเอาไวแลวบางสวน เพอเปนแนวทางในการสรางงาน จากนนคณสามารถน ามาแกไขปรบปรงเพมเตมเพอใชงานตามความเหมาะสม โดยเทมเพลตจะแบงเปน 2 กลมดงน สรางเอกสารจาก Install Templates Install Templates (แมแบบทตดตง) คอเทมเพลตทไดตดตงอยในเครองแลว (ตดตงมาพรอมกบโปรแกรม) สามารถเรยกใชงานไดเลย โดยจะมการจดวางเนอหาตวอยางในรปแบบเอกสารตางๆ เชน แฟกซ (Fax) จดหมาย (Letter) และ ประวตยอ (Resume) เปนตน

สรางเอกสารจาก My templates

My templates... (แมแบบของฉน) เอกสารเทมเพลตทเราออกแบบหรอสรางขนมาใหม ซงอาจจะเปนรปแบบเอกสารทจ าเปนตองใชงานบอยๆ เชน แบบฟอรมทใชในองคกรหรอในหนวยงาน โดยจะเกบอยในไฟลแมแบบทมนามสกล .dot และ dotx (ของ Word 2007) ทสามารถเรยกใชงานไดเหมอนเทมเพลตทตดตงมากบโปรแกรม สรางเอกสารจากออฟฟศออนไลน

Microsoft Office Online คอแหลงขอมลทรวบรวมเอกสารแมแบบ (เทมเพลต) ในรปแบบตางๆ ทสามารถดาวนโหลดมาใชงานได โดยจะเรยกเขาไปทเวบไซตของ Microsoft โดยตรง ซงคณตองเชอมตอเขาอนเตอรเนตดวยจงจะใชคณสมบตการสรางเอกสารแบบออนไลนนได (จะมการตรวจสอบลขสทธของ

ซอฟตแวร Microsoft Office 2007 ทใชดวยวาถกตองหรอไม หากไมถกตองจะไมสามารถดาวนโหลดได) ขนตอนการสรางเอกสารใหมจากเทมเพลตออนไลน การบนทกเอกสาร

ตามคาเรมตนเอกสาร ในชด Office 2007 จะถกบนทกในรปแบบ XML โดยมนามสกลของชอแฟมใหมทเพม "x" หรอ "m" เขามา โดยใช "x" ตามหลงเปนคาเรมตน (เชน .docx และ .pptx) ซงไมสามารถมแมโคร Visual Basic for Applications (VBA) หรอตวควบคม ActiveX ได และใช "m" ส าหรบเอกสารทมแมโครท าใหการตรวจหาเอกสารทมแมโครท าไดงายขน เอกสารทสรางดวย Microsoft Word 2007 สามารถเลอกบนทกไดหลายแบบ ซงขนอยกบความตองการใชงานของผใชดวย ถาจะใชกบเวอรชน 2007 เพยงอยางเดยวกใหบนทกเปนไฟล .docx แตถาตองการใหสามารถน าไปใชงานกบเวอรชนเกาๆกอนหนานได กตองเลอกบนทกเปน .doc (Word 97-2003) นอกจากนยงสามารถบนทกไฟลในรปแบบอนๆเพอน าไปใชงานไดหลากหลาย เชน pdf หรอ xml เปนตน การใสรายละเอยดของไฟลเพมเตมในขนท 5 มดงน - ในชอง Authors ใสชอเจาของทสรางเอกสารน - ในชอง Tags ใสขอความพเศษเพอชวยในการคนหาและจดหมวดหมงานน าเสนอได - ตวเลอก Save Thumbnail ใชส าหรบบนทกรปแสดงตวอยางเอกสารบนไอคอนไฟลดวย (ตวเลอกนส าหรบ Windows Vista เทานน) โดยปกตโปรแกรมจะตงคาการบนทกเอกสารใหเปนรปแบบเอกสารของ Word 2007 เมอคลกทค าสง Save ในประเภทของไฟล (Save as type) จะแสดงตวเลอกบนทกเปน Word Document (*.docx) ซงคอไฟลทใชงานบน Word 2007 นนเอง แตคณสามารถเลอกบนทกเปนรปแบบอนๆได (ดเพมในหวขอถดไป) ชนดของแฟมขอมลใน Word

ค าสง Save ในประเภทของไฟล (Save as type) จะแสดงตวเลอกบนทกเปน Word Document (*.docx) ซงคอ ไฟลทใชงานบน Word 2007 นนเอง แตเราสามารถเลอกบนทกเปนรปแบบอนๆไดดงน

ชนดแฟม XML นามสกล เอกสาร (Document) .docx เอกสารแบบมแมโคร (Macro-enabled document)

.docm

แมแบบ (Template) .dotx แมแบบใชแมโคร (Macro-enabled template) .dotm

ขอแตกตางของไฟล .docx และ .doc

การบนทกไฟลทง 2 แบบนจะแตกตางกนเมอมการน าไปใชงาน ดงน - .docx ใชคณสมบตใหมทโปรแกรมมไดทกอยาง แตไมสามารถน าไปเปดกบ Word เวอรชนกอนหนานได - .doc เปดใชงานบน Word 2007 ได สามารถจดรปแบบพนฐานและใชค าสงตางๆไดตามปกต แตจะไมสามารถใชค าสงพเศษบางค าสงได หากจดรปแบบดวยคณสมบตใหมใน Word 2007 เมอน าไปเปดกบเวอรชนเกาแลวคณสมบตทงหมดจะถกละทง เหลอไวเพยงขอมลทไมมการจดรปแบบ บนทกลงชอใหมหรอประเภทใหม

เมอบนทกเอกสารในรปแบบของ Word Document (*.docx) ไปแลว หากคณคลกทปม Save หรอใชค าสง Save โปรแกรมจะบนทกลงชอเดมต าแหนงเดมโดยจะไมขนไดอะลอคบอกชขนมาถามอก หากคณตองการบนทกลงชอใหม ต าแหนงใหม หรอเลอกประเภทของไฟลใหมตองใชค าสง Save As เพอบนทกและเปลยนแปลงค าได บนทกเอกสารในรปแบบอนกท าไดดงภาพถดไป ประเภทของไฟลทสามารถเลอกบนทก ในขนตอนท 2 มดงน - Word Document บนทกเปนไฟลเอกสารส าหรบใชงานบนของ Word 2007 - Word Template บนทกเปนไฟลเทมเพลตทใชบน Word 2007 - Word 97-2003 Document บนทกเปนไฟล .doc เพอน าไปใชงานกบ Word 97 ถง 2003 - Find add-ins for other file formats คนหาและบนทกไฟลของโปรแกรมเสรมอนๆ ทมในเครอง เชน ไฟล Portable Document Format (PDF), XML Paper Specification (XPS) - Other Formats เลอกรปแบบของไฟลทจะบนทกลงในรปแบบตางๆ

บนทกไฟลเอกสารส าหรบ Word 97-2003 การบนทกเอกสารแบบน มความจ าเปนเชนเดยวกน ในกรณทคณสรางเอกสารใน Word 2007 (.docx) ไปแลว หากตองการน าเอกสารนนไปใชงานยงเครองคอมพวเตอรอนทไมไดตดตง Word 2007 กจะไมสามารถเปดเอกสารได เพอปองกนขอผดพลาดในการท างาน คณควรบนทกไวอกเวอรชนหนงเปนนามสกล .doc เอาไว เพอน าไปใชไดกบทกเครองทมโปรแกรม Word เวอรชนอน

เมอคณสรางเอกสารใน Word 2007 แลวบนทกเปน Word 97-2003 ไปแลว ทไตเตลบารจะมขอความ (Compatibility Mode) ตามหลงชอไฟลดวย นนหมายถง คณจะไมสามมารถใชคณสมบตใหมของโปรแกรมจดรปแบบเอกสารได เชน รปภาพ สไตล และจดรปแบบเอกสารดวย Theme ได โดยสงเกตไดวาค าสงไมไดจะเปนสเทา หรอหายไปจากแถบ Ribbon ไปเลย ลกษณะของไอคอนเอกสาร

ไอคอนของเอกสารทบนทกโดย Word 2007 มหลายลกษณะ ซงขนอยกบประเภทของเอกสารทเราเลอกบนทก เชน บนทกเปนไฟล Word 2007 และ Word 97-2003 กจะไดไอคอนตางกน ดงรป (เมอเปดดดวยระบบปฏบตการ Windows Vista) เปดไฟลเอกสารขนมาใชงาน เอกสารทบนทกเกบไวเมอตองการน ามาใชในครงตอๆไป กท าไดโดยการเปด (Open) ขนมาใชงาน จากนนคณกแกไขเนอหาหรอสงพมพเอกสารนนไดตามตองการดงน วธท 1 เปดจากรายชอไฟลทเรยกใชบอยๆ 1. คลกปมเมน Office 2. คลกเลอกไฟลเอกสาร จากกรอบของ Recent Documents ทางขวามอทจะแสดงชอเอกสารทใชงานบอยๆเอาไว (โดยปกตโปรแกรมจะตงคาไวท 17 ชอไฟลาสดทายทถกเรยกใชงาน) วธท 2

1. คลกปม เมน Office และเลอก Open (เปด) 2. ใหคลกเลอกต าแหนงของไดรวและโฟลเดอรทเกบไฟลไว 3. ดบเบลคลกทชอไฟลทจะเปด - หรอคลกเลอกชอไฟล แลวคลกปม Open วธท 3

การเปดไฟลโดยตรงดวยวธงายๆ อกแบบหนง ทท าไดโดยไมตองเปดโปรแกรม Microsoft Word กอนดวยการเลอกชอไฟลแลวคลกทปม Open ทเปนรปไอคอนของ Word (ใชไดบนระบบปฏบตการ Windows Vista) หรอดบเบลคลกบนชอไฟลเอกสาร กจะเรยกเปดโปรแกรมใหอตโนมต

ตงคาขอบกระดาษ (Margin)

เอกสารทเราสรางขนมาใหมนน Word จะตงคาขอบกระดาษ (margins) หรอระยะหางระหวางขอความกบรมขอบกระดาษทง 4 ดานเอาไวใหแลวเปนคาพนฐาน (Default) ปกตจะใชคาเปน Normal แตสามารถเปลยนแปลงคาขอบกระดาษได เพอเวนพนทสวนขอบเตรยมไวส าหรบการใสเลขหนา วนท หรอโลโกลงไปในสวนทเรยกวา Header Footer (ดหวขอ "ขอความในหว-ทายกระดาษ (Header-Footer)" บทท 8) ปรบแตงขอบกระดาษจากไมบรรทด การปรบแตงคาขอบกระดาษแบบรวดเรว สามารถปรบระยะขอบกระดาษไดโดยตรง โดยการใชเมาสคลกลากก าหนดขอบเขตบนไมบรรทดแตละดานไดเลย และเหนผลจากการปรบทนท เลอกใชการตงคาส าเรจรป

โปรแกรมไดตงคาของระยะขอบกระดาษส าเรจรปมาใหเปนชดๆเอาไวใหแลว ซงคณสามารถเรยกมาใชงานไดทนทโดยคลกทปม Margins (ระยะขอบ) ซงอยบนแทบ Page Layout (เคาโครงหนากระดาษ) โดยคลกตวเลอกทโปรแกรมก าหนดไวใหแลวไดดงรป ก าหนดระยะขอบกระดาษเอง

คลกทปม Margins แลวคลกเลอกค าสง Custom Margins เพอไปก าหนดคาเองในไดอะลอกบอกซ Page Setup (ตงคากระดาษ) ดงน - Margins ใสระยะขอบกระดาษ Top (บน), Bottom (ลาง), Left (ซาย), Right (ขวา) - Gutter ก าหนดการเวนระยะเผอไวส าหรบการเขาเลมหนงสอ โดยเลอก Gutter position วาตองการใหระยะเขาเลมอยดานบน/ลาง หรอ ซาย/ขวา - Orientation เลอกแนวกระดาษเปน Portrait (แนวตง) หรอ Landscape (แนวนอน) - Multiple pages ใชก าหนดลกษณะเอกสารทจะสราง ปกตจะระบเปน Normal หรอถาตองการสรางแบบหนงสอทมขอบดานในและดานนอกเหมอนกนกใหเลอกเปน Mirror margins - Apply to น าคาทก าหนดนไปใชงาน โดยท Whole Document จะมผลกบทกหนาในเอกสารสวน This point forward มผลนบจากจดทเคอรเซอรอยเปนตนไป - ปม Default น าคาตางๆทก าหนดนไปใชเปนคาเรมตนของเอกสารใหมในครงตอๆไป

เลอกขนาดกระดาษ

เอกสารมาตรฐานทใชกนทวไปนน เรมตนจะก าหนดขนาดเปน A4 8.27x11.69 นว (หนวยวด ของหนากระดาษจะมาจากการก าหนดหนวยวดของไมบรรทดทคณใชดวย) หรออาจเลอกเปนขนาด กระดาษจดหมายแบบ Letter 8.5" x 11" ทใชกนทวไป โดยสามารถเลอกปรบขนาดไดตามวตถประสงคของการใชงาน - ถาเปนเอกสารทวไปกเลอกใชแบบ Letter, Legal, Executive, A4, A5 (A4พบครง) ในกรณทเครองพมพของคณสามารถพมพเอกสารขนาดใหญได กจะมรปแบบกระดาษใหเลอกมากขน เชน A3 เปนตน - หากตองการสรางเปนซองจดหมายใหเลอกในกลมของ Envelope (ซองจดหมาย) แลวเลอกตามขนาดมาตรฐานทมได เชน ซองขาวยาว กเลอกเปน Envelope #10 เปนตน เปลยนแนวกระดาษ โดยปกตแนวการจดวางเอกสารหรอหนากระดาษจะอยในแนวตง (Portrait) เสมอ แตบางครงเราอาจมเนอหาทตองการใหแสดงผลในแนวนอน กตองเพมความกวางของกระดาษโดยการเปลยนแนวกระดาษใหเปนแนวนอน (Landscape) แบงหนาขนหนาใหม (Page Break)

การแบงหนาในทนหมายถง การเบรคหนาเอกสาร ณ ต าแหนงใดๆทเคอรเซอรอย แลวน าเอาเนอหาหลงเคอรเซอรไปขนหนาใหม เพมหนาเอกสาร เมอเราพมพเนอหาตางๆลงไปในเอกสารจนหมดระยะของหนานนแลวโปรแกรมจะขนหนาใหมใหโดยอตโนมต แตเราสารถก าหนดต าแหนงทตองการขนใหมในจดใดๆกได Word 2007 มค าสงส าหรบแทรกหนาเอกสารใหมใหเลอก 3 แบบดงน - Cover page (ใบปะหนา) แทรกใบหนาปกเอกสาร เปนคณสมบตใหมของ Word 2007 ดเพมเตมในหวขอ "สราง ปกรายงาน (Cover Page)" ใน Part 2 บทท 8 - Blank Page (หนาเปลา) แทรกหนาเอกสารวางๆ - Page Break (ตวแบงหนา) แบงหนาแลวขนหนาใหม

เพมหนาเอกสารวาง (Blank Page)

การแทรกลกษณะนจะไดหนาวางในต าแหนงทเคอรเซอรอยเปนตนไป หนาทอยหลงเคอรเซอรจะถกผลกไปขนหนาใหมถดจากหนาเอกสารวางทเราไดแทรกเขามา ดงภาพ การรวมหนาหรอลบหนาวาง หากตงการลบหนาเอกสารวาง หรอน าเนอหาทอยคนละหนาเอกสารมารวมอยในหนาเดยวกน กท าได 2 วธ ดงน - วธท 1 วางเคอรเซอรไวทบรรทดสดทายของหนาปจจบน แลวกดคย delete เพอดงเนอหาในหนาถดไปขนมารวม - วธท 2 น าเคอรเซอรไปวางไวทตนบรรทดของหนาปจจบน แลวกดคย BkSp เพอน าเนอหากลบไปตอทายหนาทอยกอนหนา

การแบงสวนเอกสาร

การแบงสวนเอกสารออกเปนสวนๆ (Section breaks) นนกเพอน าแตละสวนไปใชงานทแตกตางกน เชน ใสเสนขอบหนากระดาษ เปลยนแนวกระดาษ หรอใสขอความหว -ทายกระดาษทไมเหมอนกน เปนตน โดยปกตโปรแกรมจะมองวาเอกสารทกหนาเปนสวน (Section) เดยวกนคอ section 1 หรอสวนท 1 แตคณสามารถแบงสวนเอกสารเพมได ขนตอนการแบงสวนเอกสารแบบตอเนอง

ลกษณะการแบงสวนเอกสารมใหเลอกดงน - ในกลมของ Page Breaks (ตวแบงหนา) ใชส าหรบแบงหนากระดาษ Page (หนา) แบงหนาขนหนาใหม Column (คอลมน) แบงคอลมนใหต าแหนงทเลอกไปเรมทคอลมนถดไป Text wrapping (การตดขอความ) แบงขอความรอบๆออบเจคและบนเอกสารแบบเวบเพจ - ในกลมของ Section Breaks (ตวแบงสวน) ใชส าหรบแบงสวนเอกสารออกเปนสวนๆ (Section) Next Page (หนาถดไป) สวนทแบงใหมจะเรมตนทหนาถดไป Continuous (ตอเนอง) สวนทแบงใหมจะอยในหนาเดม แตถดไปจากสวนเดมเหมอนปกต Even Page (หนาค) สวนทแบงใหมจะอยในหนาคทอยถดไป Odd Page (หนาค) สวนทแบงใหมจะอยในหนาคทอยถดไป

ใสสพนเอกสาร

การใชสพนของเอกสารเหมาะส าหรบน าเอกสารไปใชงานแบบเวบเพจ (HTML) หรอบนทกไฟลแบบ PDF (เปดอานโดยโปรแกรม Adobe Reader) ซงจะท าใหเอกสารสวยงามนาสนใจยงขน ส าหรบเอกสารของ Word เมอเราเลอกสพนเอกสารแลว จะมองเหนเฉพาะในหนาจอเทานน แตสหรอลวดลายทเลอกจะไมแสดงผลเมอสงพมพออกมาทางเครองพมพ จดรปแบบเอกสารดวยชด Themes Themes (ชดรปแบบของเอกสาร) เปนเครองมอท Word 2007 เตรยมไวเพอชวยใหเราจดรปแบบเอกสารไดงายและรวดเรว โดยแตละชดจะจดรปแบบขอความ (front), ส (colors) และเอฟเฟคต (effect) ใหกบเอกสารไวแลว เราเพยงแคคลกเลอกชดรปแบบทตองการ กจะไดเอกสารทสวยงามในเวลาอนรวดเรว การเลอกจดรปแบบดวยชด Themes นน จะมผลกบชดสของ Style ทจะใชกบรปวาด, สพนเอกสาร, รปแบบการจดตารางส าเรจรป และอนๆเชนกน ก าหนดองคประกอบของ Themes ภายในชด Themes จะมองคประกอบยอยอยใน 3 สวน ซงเราสามารถแยก ก าหนดเองไดคอ Theme Colors (สของชดรปแบบ), Theme Fonts (แบบอกษรของชดรปแบบ) และ Theme Effects (ลกษณะพเศษของชดรปแบบ) ชดส Theme Colors

ใชส าหรบเลอกชดสทตองการใชงาน ซงจะมผลกบ สไตล, สพนขอความแบบ Textbox, สของรปแบบตาราง, รปวาด, SmartArt และกราฟ เปนตน ชดแบบอกษร Theme Fonts Theme Fonts (แบบอกษรของชดรปแบบ) ใชส าหรบเลอกชดแบบอกษรส าหรบเอกสารซงจะมผลกบขอความหวเรอง, ขอความเนอหา แบบอกษรภาษไทยและภาษาองกฤษ ทก าหนดเปนชดไวแลว ก าหนดชดสใหมให Themes Color เราสามารถก าหนดชดสใหมขนมาใชงานเพพมใน Themes ได โดยคลกปม color (สของชดรปแบบ) > Create New Themes Colord... (สรางสของชดรปแบบใหม) จากนนเลอกสใหกบสวนตางๆ และตงชอในชอง

Name (ชอ) แลวคลกปม Save (บนทก) ชดสทก าหนดกจะเขามาอยในรายการชดสของ Theme colors และเลอกใชงานภายหลงได ก าหนดชดอกษรใหม Themes

หากตองการก าหนดชดอกษรใหมขนมาใชงานเพมใน Themes ท าไดโดยคลกเลอกปม Fonts > Create New Theme Fonts... จากนนเลอกแบบอกษรใหกบสวนตางๆ และตงชอชดอกษรในชอง Name แลวคลกปม Save ชดอกษรทเราก าหนดกจะเขามาอยในรายการชดอกษรของ Theme Fonts ชดเอฟเฟคต Theme Effects Theme Effects (ลกษณะพเศษของชดรปแบบ) ใชส าหรบเลอก Effects (ลกษณะพเศษ) ทจะใชกบออบเจคตางๆบนเอกสาร เชน การแรเงา , ลายเสน และสพน เปนตน ใสเสนขอบหนากระดาษ (Page Borders)

Page Borders (เสนขอบของหนา) คอการใสเสนขอบหนากระดาษใหกบทงหนาเอกสาร อาจจะใชในกรณทตองการเนขอบกระดาษ เพอสรางปายประกาศหรอปกรายงาน เปนตน จะท าใหเอกสารนนนาสนใจมากขน โดยเลอกใสเสนขอบได 2 แบบคอ เสนขอบแบบทวไป และเสนขอบแบบรปภาพ ดงภาพถดไป เสนขอบแบบทวไป

ตวเลอกการแสดงเสนขอบในขนท 2 มดงน - Setting (การตงคา) บนแทบ Page Border (เสนขอบหนากระดาษ) มดงน - None ไมแสดงเสนขอบ (ยกเลกเสนขอบ) - Box (กลอง) แสดงเปนเสนขอบธรรมดา - Shadow (เงา) แสดงเสนขอบทมเงา - 3-D (สามมต) แสดงเสนขอบแบบสามมต - Custom (ก าหนด) ก าหนดลกษณะเสนขอบเอง - ในกรอบของ Style (ลกษณะ) ก าหนดลกษณะเสนขอบในขนท 3 โดยเลอกสจากชอง Color (ส), เลอกความกวางในชอง Width (ความกวาง) และเลอกเสนขอบแบบรปภาพ (Art) เปน (none) ตวเลอกการน าไปใชกบเอกสาร ในชอง Apply to (น าไปใชกบ) ในขนท 4 มดงน - Whole document (ทงเอกสาร) แสดงเสนขอบทกหนา

- This section (สวนน) ใชกบสวนนเทานน (แทบ Page Layout > Breaks > Section break) - This section-First page only (สวนน-หนาแรกเทานน) แสดงเสนขอบเฉพาะสวนน ทงหมดจากหนาแรก

เสนขอบแบบบรปภาพ (Art Border) 1. คลกปม Page Borders บนแทบ Page Layout 2. ในชอง Art (งานศลป) ใหคลกเลอกรปภาพทตองการจะ แสดงเปนเสนขอบ 3. ในชอง Width (กวาง) ก าหนดขนาดของภาพ (พอยต) 4. ในชอง Apply to เลอกการน าไปใชกบเอกสาร (เหมอน ขนท 4 ทผานมา) 5. คลกปม OK (ตกลง) ก าหนดขอบเขตของเสนขอบ

โดยปกตเสนขอบจะแสดงทระยะขอบกระดาษ (margin) ทงสดาน รายละเอยดของเสนขอบกระดาษดงน

- Margin (ระยะขอบ) ระยะของขอบกระดาษดานบน, ลาง, ซาย และขวา - Measure from (วดจาก) วดระยะเสนขอบจาก Text (ขอความ) หรอ Edge of page (ขอบกระดาษ)

- Text (ขอความ) ใสเสนขอบกระดาษตามขอบเขตของขอความ มตวเลอกดงน - Align paragraph borders and table edges with page border ใหแสดงเสนขอบกระดาษชดเสนของตารางหรอเสนขอบของยอหนา - Always display in front ใหแสดงเสนขอบกระดาษไวดานหนาออบเจคอนๆทงหมดเสมอ (ปกตโปรแกรมจะเลอกตวเลอกนไวใหแลว) - Surround header ใหใสเสนขอบลอมรอบไปถงสวนหวกระดาษ (Header) ดวย (ปกตโปรแกรมจะเลอกตวเลอกนไวใหแลว) - Surround footer ใหใสเสนขอบลอมรอบไปถงสวนทายกระดาษ (Footer) ดวย (ปกตโปรแกรมจะเลอกตวเลอกนไวใหแลว) - Edge of page (ขอบกระดาษ) ใสเสนขอบกระดาษทงหนา รวมถงพนทของ Header และ footer ดวย

เลอกแสดงเสนขอบเฉพาะหนาแรก

ในกรณทเปนเอกสารแบบรายงาน คณสามารถเลอกใหแสดงเสนขอบเฉพาะหนาแรกทเปนปกรายงานโดยคลกในชอง Apply to แลวเลอก This Section First page only ยกเลกเสนขอบกระดาษ การยกเลกเสนขอบเอกสาร ท าไดงายๆโดยคลกเลอก None (ไมม) บนไดอะลอกช Borders and Shading (เสนขอบและแรเงา) ใสลายน าใหเอกสาร (Watermark)

การใส Watermark คอการน าขอความหรอรปภาพมาใสไวบนฉากหลงของหนาเอกสาร โดยใหแสดงแบบจางๆ หรอทเราเรยกวา "ลายน า" โดยสวนใหญนยมใสเปนภาพโลโกของบรษท เพอบอกความเปนเจาของลขสทธขอมล หรอใสขอความวา หามกอปป (Do not Copy) เปนตน ยกเลก Watermark

ถาไมตองการใชงาน Watermark กยกเลกได โดยเลอกค าสงเดมแลวเลอกค าสง Remove Watermark ก าหนดรปแบบของ Watermark เอง รปแบบของ Watermark ทไดเลอกมาเบองตนจะเปนรปแบบทโปรแกรมไดเตรยมเอาไวแลว แตเราสามารถก าหนดรปแบบเองได เชน เลอกรปภาพ, คยขอความลงไปเอง หรอเลอกสขอความ เปนตน

เลอกขอความ หลงจากทกรอกขอความลงไปในเอกสารแลว หากคณตองการแกไขหรอปรบแตงขอความ เชน กอปป จดรปแบบขอความ ยอหนา หรอลบทง กตองเลอกขอความทตองการท างานดวยกอน ซงเลอกไดหลายวธ จดรปแบบยอหนา

ปกตเมอสรางเอกสารขนมาใหม โปรแกรมจะตงคาเรมตนของการจดยอหนาทขอบกระดาษแตละดานให ซงขอบเขตนนจะมาจากการตงคาขอบกระดาษ (Margins) ทเราไดก าหนดไปแลว ดงนนขอความทปอนเขาไปในแตละยอหนาจะเรมทต าแหนงก นหนาและจบทก นหลงเสมอ สงเกตจากไมบรรทดดานบนของจอ (ถาไมแสดงใหเรยกขนมาโดยทแทบ View (มมมอง) แลวคลก Ruler หรอคลกท ปมซอน/แสดงไมบรรทด)

การเปลยนต าแหนงกนหนา/กนหลงดวยเมาส

1. คลกเมาสในยอหนาทตองการตงก นหนา หรอจะคลกเลอกหลายๆยอหนากได 2. คลกลาก กจะเปนการเลอนทงยอหนาบรรทดแรก (First Line Indent) และก นซาย (Left Indent) ไปพรอมๆกน 3. คลกลาก ของต าแหนงก นหลงไปวางในต าแหนงทตองการ ยอหนาบรรทดแรก หากตองการใหบรรทดแรกมลกษณะตางจากบรรทดอนๆ เชน ใหรนเขาไปหรอยนออกมา กใหก าหนดต าแหนงการยอบรรทดเขามาได โดยคลกเคลอนมาวางในต าแหนงทตองการ ตงกนหนา/กนหลงบนแทบ Page Layout

การตงก นหนา/ก นหลงท าไดอกวธหนงคอ ก าหนดคาตวเลขลงไปในชอง Indent (การเยอง) บนแทบ Page Layout (เคาโครงหนากระดาษ) ในกลม Paragraph (ยอหนา) เลอนก นหนา/ก นหลงแบบรวดเรว การตงก นหนาแบบรวดเรวนนท าไดงายๆดวยปมค าสงในกลม Paragraph บนแทบ Home ดงน - Increase Indent (เพมการเยอง) ตงก นหนาซายเขามาทละ 0.5 นว - Decrease Indent (ลดการเยอง) ถอยก นหนาดานซาย (ยกเลก) ออกทละ 0.5 นว

การตงต าแหนง Tab แทบ (Tab) คอต าแหนงทเคอรเซอร จะยายไปอยทนททกดคย Tab มกใชเพอจดขอความทมหลายๆ คอลลมน ในต าแหนงทตรงกนพอดโดยไมตองเคาะวรรค ซงปกต Word จะตงแทบททกๆครงนว หรอ 0.5 นวหรอ 1.27 cm (ตามค าหนวยวดไมบรรทด) แตเราสามารถก าหนดต าแหนงของแทบใหมได ขณะเดยวกนกเลอกไดวาจะใหขอความทต าแหนงแทบนนอยชดเสมอกบดานใด (ดงรปอยางดานลาง) รปแบบของแทบ

Left tab (แทบซาย) แทบชดซาย Right tab (แทบขวา) แทบชดขวา Center tab (แทบก งกลาง) Bar tab (แทบแถบ) แทบบาร (ขด) แสดงขดตง (I) ณ ต าแหนงแทบ Decimal tab (แทบทศนยม) เมอใสจดตวเลขของทศนยมจะอยดานหลงจดแทบ

เปลยนต าแหนงหรอยกเลกแทบทตงไว

การยกเลกแทบจะเลอกได 3 แบบ คอ - Clear (ลาง) ใหยกเลกต าแหนงแทบทคลกเลอกในขนท 2 ต าแหนงเดยว - Clear all (ลางทงหมด) ใหยกเลกต าแหนงแทบทงหมด - หรอคลกลากสญลกษณแทบ บนไมบรรทด ใหพนบรเวณไมบรรทด แทบกจะถกลบทงไป การจดรปแบบขอความ ปกตโปรแกรมจะตงคาเรมตนในการจดรปแบบขอความเอาไวใหแลว เชน แบบอกษร , ส หรอขนาดอกษร แตคณสามารถจดขอความใหแสดงผลในลกษณะตางๆไดตามตองการ เพอใหเปนระเบยบ อานงาย และสรางความนาสนใจใหกบเอกสาร เชน เนอหาบางจดดวยตวหนา หรอขดเสนใตขอความ เปนตน ซงโปรแกรมไดเตรยมเครองมอจดรปแบบขอความไวในแทบ Home (หนาแรก) และเครองมอขนาดเลก (Mini Toolbar) ใหคณเลอกใชไดดงน เครองมอบนแทบ Home เครองมอทใชส าหรบจดรปแบบในแทบ Home จะแบงออกเปนกลมๆ ดงน - กลม Font (แบบอกษร) ค าสงทใชจดรปแบบตวอกษรในลกษณะตางๆ - กลม Paragraph (ยอหนา) ค าสงทใชส าหรบจดยอหนาเอกสาร - กลม Styles (ลกษณะ) ค าสงทใชจดรปแบบขอความ ยอหนา โดยเกบรปเปนชดส าเรจรปเอาไว ซงมชอสไตลตางๆใหเรยกใช หรอจะสรางรปแบบทใชงานบอยๆมาเกบเพมกได จดรปแบบดวย Mini Toolbar

Mini Toolbar (เครองมอขนาดเลก) เปนแถบเครองมอเลกๆทเกบค าสงการจดรปแบบเบองตนเอาไวเมอเราคลกลากเมาสเลอกขอความ Mini Toolbar กจะคอยๆ แสดงขนมาแบบจางๆ เมอเลอนเมาสเขาไปใกลเครองมอกจะชดขน เมอใชค าสงแลวเลอนเมาสออกไปเครองมอกจะจางลงและหายไป จดรปแบบขอความดวยไดอะลอกบอกซ Font

การจดรปแบบขอความนอกจากจะใชเครองมอตางๆทแสดงอยในกลมค าสง Font และ Mini Toolbar แลว สามารถใชไดอะลอกบอกซ Font (แบบอกษร) ก าหนดตวเลอกอนไดเหมอนเวอรชนทผานๆมา โดยคลกทปม ในกลมค าสง Font เพอเปดไดอะลอกบอกซ Font และใชงานไดดงน

แทบ Font (แบบอกษร)

- ในชอง Latin text (ขอความลาตน) เลอกรปแบบอกษรทจะใชกบขอความองกฤษ - ในชอง Complex scripts (ภาษาทซบซอน) เลอกรปแบบอกษรทจะใชกบขอความภาษาไทย - ในกลม All text (ขอความทงหมด) ใชเลอกสอกษร ลกษณะและสของเสนทใชขดเสนใต (ถาม) - ปม Default (คาเรมตน) ก าหนดใหเกบคาทเลอกทงหมด ใชเปนคาเรมตนของการจดรปแบบขอความพนฐาน - ในกลม Effect (ลกษณะพเศษ) เลอกเอฟเฟคตพเศษใหกบขอความ เชน Strikethrough (ขดฆาขอความ) หรอ Shadow (ตวแรเงา) เปนตน ใสเลขล าดบและบลเลต ขอความทเปนลกษณะแบบรายการหรอเปนหวขอหลายๆหวขอ อาจจดใหนาสนใจและเนนรายการใหดแตกตางกนดวยตวเลขแบบล าดบ หรอใสสญลกษณแบบบลเลต กจะท าใหขอความนนอานงายสบายตา และแยกรายการใหเดนชดขนได ซงจะเลอกได 2 แบบคอ เลขล าดบ (Numbering) และสญลกษณแสดงหวขอ (Bullets) ไวหนาขอความ ซง Word มค าสงส าหรบการใสล าดบนใหอตโนมต ดวยกลมค าสง Paragraph บนแทบ Home เลอกรปแบบตวเลข รปแบบของเลขล าดบมใหเลอกหลายแบบ เชน 1, 2, 3 หรอจะเปนตวอกษร A, B, C ไปจนถงเลขไทย ๑, ๒, ๓... ทสามารถเลอกมาใชเหมาะสมกบเนอหาได ก าหนดตวเลขเรมตน

เมอใสล าดบแลว เราสามารถก าหนดคาเรมตนของล าดบได โดยคลกเลอกค าสง Set Numbering Value... (ตงคาล าดบเลข) แลวก าหนดคาเรมตนในชอง Set value to (ตงคาของ) เชน เรมตนดวยเลข 5, 10, ๖ หรอเรมทอกษร B, d หรอ ข. เปนตน ก าหนดรปแบบเลขล าดบเอง

นอกจาเลอกรปแบบของเลขล าดบจากรายการทโปรแกรมมมาใหแลว เรายงก าหนดรปแบบของเลขล าดบไดเองอกดวย โดยเลอกค าสง Define New Number Format... (ตงคาล าดบตวเลขใหม) แลวท าดงน

เปลยนสบลเลต

หากตองการเปลยนสสนใหกบสญลกษณของบลเลต กเลอกคลกทลกศรเปดรายการบลเลตและคลกเลอก Define New Bullet... (ก าหนดสญลกษณแสดงหวขอยอยใหม) ใสบลเลตแบบรปภาพ นอกจากบลเลตทเปนภาพสญลกษณจากฟอนตตางๆแลว คณสามารถใสบลเลตภาพกราฟฟกเลกมาตกแตงรายการขอมลได โดยคลกทลกศรเปดรายการบลเลต และคลกเลอก Define New Bullet... (ก าหนดสญลกษณแสดงหวขอยอยใหม)

จดต าแหนงขอความ เปนการก าหนดขอความในยอหนาใหชดรมดานใดดานหนงของหนากระดาษ ภายในขอบเขตของขอบเอกสาร (Margin) โดยเลอกใหชดซาย, ขวา, เสมอกนทงสองดานเลย หรอจดแบบกระจาย ซงปกตเรมแรกนนจะชดซายเสมอ สพนและเสนขอบ การใสพนและเสนขอบใหกบขอความหรอยอหนานน จะชวยใหแบงสวนของหวขอหรอเนอหาใหเดนชดมากขน อานงาย และเปนระเบยบ ซงโปรแกรมไดเตรยมเครองมอส าหรบจดการใหแลวดงน จดรปแบบขอความดวยสไตล (Styles)

Style (ลกษณะ) คอ การจดรปแบบเอกสารทตองใชงานบอยๆเอาไว เชน รปแบบอกษร , ยอหนา, แทบ, สพน, เลขล าดบ, บลเลต และเสนขอบ ดวยการสรางรปแบบทตองการและเกบลงในชอสไตล หลงกจานนก สามารถเรยกใชงานซ าไดตามตองการ นอกจากนสไตลยงชวยควบคมการจดรปแบบใหไดมาตรฐาน เชน ขอความหวเรองทงเอกสารควรจะใชรปแบบเดยวกน และสามารถน าเอาสไตลประเภทหวเรอง (Heading) มาใชอางองส าหรบสรางสารบญได ในโปรแกรม Word 2007 ไดจดเตรยมสไตลขอความแบบตางๆไวในกลมค าสง Styles บนแทบ Home เอาไวใหบางสวน ซงเรยกใชงานไดเลย หรอจะสรางชดสไตลขนมาใชงานเองกได ดงน เรยกใช Quick Styles (ลกษณะดวน)

เมอคลกปม Quick Styles (ลกษณะดวน) จะมรายการสไตลทโปรแกรมเตรยมไวให เชน การจดขอความประเภทหวเรอง (Heading) ขอความประเภทเนอหาแบบตางๆ ซงโดยปกตเมอเราพมพขอความลงไปในเอกสารโปรแกรมจะเรยกใชสไตลชอ Normal (ปกต) เปนคาเรมตน แตสามารถเรยกใชงานสไตลแบบอนๆได

ในแกลลอรของ Style จะมตวเลอกยอยดงน - Save Selection as a New Quick Style... (บนทกการเลอกเปนลกษณะดวนใหม) เกบรปแบบทเลอกเปนสไตลชอใหม - Clear Formatting (ลางการจดรปแบบ) ยกเลกการใชงานสไตล โดยกลบไปใชสไตลชอ Normal - Apply Styles... (ใชลกษณะ) น าสไตลไปใชงาน เปดหนาตาง Styles

หากคณใชงานสไตลบอยๆ กสามารถเปดหนาตางของ Styles ขนมาแสดงไวตลอดเวลากได โดยใหแสดงอยดานขวาของหนาจอโปรแกรม เพอเรยกใชหรอจดการกบสไตลไดสะดวก แกไขรปแบบทใชสไตล ถาตองการปรบเปลยนลกษณะของขอความทเรยกใชสไตลไปแลว เชน เป ลยนส, ตวหนา, ตวเอยง ฯลฯ กสามารถท าไดโดยคลกเลอกขอความทตองการแกไข แลวคลกเลอกค าสงจดรปแบบอกษร หรอยอหนาเหมอนทผานมา ยกเลกสไตลออกจากขอความ การยกเลกรปแบบสไตลทใชกบขอความ หรอยอหนาท าไดโดยคลกทปม Quick Styles แลวเลอก ค าสง Clear formatting (ลางการจดรปแบบ) รปแบบทงหมดจะถกยกเลกและกลบไปใชสไตลพนฐานทชอ Normal (ปกต) เหมอนครงแรก ปรบเปลยนสไตล (Change Styles)

คณสามารถปรบเปลยนรปแบบสไตลเพอใหเหมาะสมกบงานทใชได โดยการคลกปม Change Style (เปลยนลกษณะ) แลวเลอกเปลยนสไตลตามตองการ ซงจะท างานคลายๆกบชดรปแบบเอกสาร Themes ซงจะเลอกปรบเปลยนได 4 แบบดงน - Style Set (ชดลกษณะ) เลอกชดของสไตลส าเรจรปทโปรแกรมไดเตรยมมาใหเปนชดๆแลว - Colors (ส) เลอกชดสของสไตล - Fonts (แบบอกษร) เลอกชดแบบอกษร - Set as Default (ตงเปนคาเรมตน) น ารปแบบทเลอกเปนคาเรมตน

เปลยนเซตของสไตล (Style Set)

การเลอกชดสไตลใหมจะมผลกบเนอหาภายในเอกสารทงหมดทเรยกใชการจดรปแบบดวย Quick Styles เอาไว รวมทงรปแบบสไตลพนฐานชอ Normal ดวย เชน แบบอกษร, การจดต าแหนง, การจดยอหนา และเสนขอบ เปนตน

ค าสงยอยในกลม Style Set มดงน - Reset to Quick Style from Template (ตงคาใหมใหเปนลกษณะดวนจากแมแบบ) ใหยกเลกรปแบบสไตลทใชอย ใหเปนสไตลทมาจากเทมเพลตเอกสาร - Reset Document Quick Styles (ตงคาลกษณะดวนเอกสารใหม) ใหยกเลกรปแบบสไตลทมาจากสไตลดวนของเอกสาร - Save as Quick Style Set... (บนทกเปนชดลกษณะดวน) ใหเกบบนทกรปแบบทเลอกเขาไวในสไตลดวนดวย เปลยนชดสของสไตล (Colors) การเปลยนชดสของสไตลจะมผลกบสของเนอหาภายในเอกสารทงหมด ทงขอความ, เสนขอบ, กราฟฟก, ตารางส าเรจรป, กราฟ และสของ SmartArt ทมอยในเอกสารนนๆ ซงจะเปนไปในทศทางเดยวกนทงหมด จะเหมอนเราเลอกรปแบบสจากชด Theme Colors ทผานมา เปลยนชดรปแบบอกษร (Fonts) ชดสไตลแบบอกษรน จะเกบรายการฟอนตทเราใชจดรปแบบเอกสารเอาไวเปนชดๆ ส าหรบใชงานแบบตางๆ ซงจะมผลกบขอความภายในเอกสารทงหมดเชนเดยวกน (ส าหรบคาเรมตนสวนใหญจะมผลกบขอความภาษาองกฤษเปนหลก แตคณสามารถสรางชดแบบอกษรภาษาไทยขนมาใหมได) สรางสไตลใหมแบบรวดเรว

คณสามารถเกบรปแบบการจดการเอกสารทใชงานบอยๆเอาไว เพอน ามาใชงานซ าภายหลงได โดยเกบเปนรายการสไตลใหม เขาไปอยในกลมของ Quick Style ไดงายๆ ดวยการจดเนอหาหรอรปแบบเอกสารในแบบทคณตองการใหครบถวน จากนนกเกบบนทกเปนสไตลใหม

เอกสารอางองและเอกสารทตองคนควาเพมเตม

โอภาส เอยมสรวงศ. วทยาการคอมพวเตอรและเทคโนโลยสารสนเทศ, กรงเทพฯ: บรษทซเอดยเคชนจ ากด, 2547. ดนพล กงสคนธ. มอใหมหดใชคอมพวเตอร ฉบบ Windows XP. นนทบร : บรษทไอดซอนโฟดสทรบวเตอร

เซนเตอร จ ากด , 2547. นภทร รตนนาคนทร. สตรเดดเคลดลบ Windows XP. นนทบร : บรษท ไอดซอนโฟดสทรบวเตอรเซนเตอรจ ากด , 2547. วศน เพมทรพย และคณะ. คมอ Windows XP ฉบบสมบรณ, กรงเทพฯ: บรษทโปรวชน จ ากด, 2545. ชไลเวท พพฒนพรรณวงศ. Microsoft Office Word 2003 Step by Step เลม1, กรงเทพฯ: 2547.