Aktendiät und Aufbewahrungsfristen 2018 · 2018-02-16 · Rückstellungen für die Belegarchivierung Nach einem BFH-Urteil müssen bilanzierende Unternehmer für die Archivie-rungskosten

BUNDESVERBAND FARBE GESTALTUNG BAUTENSCHUTZ

Gewerbespezifische Informationstransferstelle Betriebswirtschaft, Isabel Birk

Gräfstraße 79, 60486 Frankfurt/Main

Telefon +49(69) 66575-300, Telefax +49(69) 66575-350

[email protected], www.farbe.de, www.fahrzeuglackierer.de Seite 1 von 17

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08. Januar 2018

Aktendiät und Aufbewahrungsfristen 2018

Im Keller türmen sich Kisten und Ordner mit Rechnungen, Bestellungen, An-

geboten, Auftragsbestätigungen. Der Jahresanfang ist Gelegenheit, zu ver-

nichten, was nicht mehr aufbewahrt werden muss. Vorsicht aber, denn es müssen nun auch die Vorschriften der GoBD beachtet werden.

Aufbewahrung nach GoBD (nicht abschließend) ............................................................................... 1

Ordnungssystem/Indexierung ..................................................................................................... 3

Zeitnahe Belegsicherung .............................................................................................................. 3

Prüfen Sie also.............................................................................................................................. 3

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen .................................................................................................... 4

Berechnung der Aufbewahrungsdauer ............................................................................................. 5

Wann sollten Dokumente länger aufbewahrt werden? .............................................................. 5

Unterlagen, die nicht aufbewahrt werden müssen ..................................................................... 6

Private Unterlagen ............................................................................................................................. 7

Rückstellungen für die Belegarchivierung.................................................................................... 8

Belege auf Thermopapier: Kopieren und ablegen! ...................................................................... 8

Verlorene oder nicht auffindbare Belege ................................................................................. 9

Diese Unterlagen können Sie ab 1.1.2018 vernichten ............................................................... 10

Aufbewahrung nach GoBD (nicht abschließend)

Es müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden, die zum Verständnis und

zur Überprüfung der Besteuerung von Bedeutung sind

Ein Sachverständiger muss (wie bisher) die Unterlagen in angemessener

Zeit prüfen können

Alle Belege (Papier, elektronisch) müssen zeitnah gegen Verlust gesichert

werden (-> möglichst unmittelbar nach Eingang/Entstehung)

Dokumente, die mit Datenverarbeitungssystemen erstellt wurden, müssen

im Ursprungsfomat aufbewahrt werden

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Eingehende elektronische Handels-/Geschäftsbriefe/Dokumente/Daten und

Datensätze müssen

o im empfangenen Format aufbewahrt werden (per E-Mail eingegangene

Dokumente inkl. angehängter PDFs/Scans, es sei denn, die E-Mail ist

reines Transportmittel ohne steuerrelevanten Inhalt - ähnlich dem Pa-pier-Briefumschlag)

o während der gesamten Aufbewahrungsfrist die gesicherte Verknüpfung

zwischen Geschäftsvorfall und Dokument gewährleisten

o mit einem nachvollziehbaren, eindeutigen Index versehen werden, un-

ter dem das Dokument verwaltet werden kann. Nötige technische Än-

derungen (bspw. bei Fehlerkorrekturen o.ä. müssen protokolliert und

dokumentiert werden

o mit Eingang, Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere

Verarbeitung protokolliert werden

o bei Konvertierung in ein Inhouse-Format die entsprechenden Beson-

derheiten berücksichtigen

Weder Dokumente noch elektronische Daten dürfen vor Ende der Aufbe-

wahrungsfrist gelöscht werden

Fazit:

Papierdokumente können digitalisiert und elektronisch aufbewahrt werden

(DV-System oder bspw. DMS). Dann genügt aber die Aufbewahrung nur auf

Papier nicht.

Elektronisch erstellte und auf Papier versandte Handels- und Geschäftsbriefe

dürfen auch nur in Papierform aufbewahrt werden.

Beispiel

Ausgangsrechnungen, über ein Textverarbeitungsprogramm erstellt:

Nach dem Duck einer Rechnung wird die Dokumentenvorlage/Maske

mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es genügt,

das Doppel der verschickten Rechnung nur auf Papier aufzubewahren.

Werden verschickte Handels-/Geschäftsbriefe elektronisch aufbewahrt

(File-System, DMS-System etc.), ist die Aufbewahrung nur auf Papier

nicht mehr erlaubt, weil das Verfahren dokumentiert werden muss.






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Werden Handels-/Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems

oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten

aufbewahrungspflichtig.

Ordnungssystem/Indexierung

Bestimmte Ordnungssysteme schreibt die GoBD nicht vor. Es sind Zeitfolgen,

Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder eine alphabetische Ord-

nung möglich. Einzig die Prüfungsfähigkeit muss gewährleistet werden. Dies

gilt auch für die gewählten Indexe bei elektronischen Dokumenten.

Zeitnahe Belegsicherung

Zum Schutz vor Verlust erfolgt eine Sicherung bspw. durch laufende Numme-

rierung ein-/ausgehender Rechnungen/Lieferscheine, eine Ablage in Mappen

und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen

oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen.

Wichtig auch hier: Die Zuordnung zwischen Beleg und Aufzeichnung muss in

angemessener Zeit prüfbar sein.

Prüfen Sie also

Gibt es eine aussagekräftige, vollständige Verfahrensdokumentation?

Wie wird der Belegeingang identifiziert/organisiert?

Werden Daten, Dokumente und Belege korrekt und vollständig übernom-

men und erfasst?

Wer hat Zugriff auf das Archivsystem? (Verfügbarkeit, Autorisierung, Au-

thentizität)

Werden E-Mails elektronisch korrekt aufbewahrt?

Dies sind nur einige Eckpunkte im Hinblick auf die Anforderungen der GoBD!






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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind geregelt in

der Abgabenordnung (AO) -> rein steuerrechtliche Vorschrift

im Handelsgesetzbuch (HGB) -> "spezielles BGB", gilt für alle Kaufleute

Für alle empfangenen und verschickten Handels- und Geschäftsbriefe sowie

für sonstige steuerlich relevante Unterlagen gelten sechs Jahre

Aufbewahrungsfrist. Bücher, Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Handels-

bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz etc. sind zehn Jahre aufzubewahren.

Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen (sonstige

Unterlagen) sind zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG),

wenn die Leistungen in den nichtunternehmerischen Bereich fallen. Sonstige

Geschäftsunterlagen sind alle Schriftstücke oder Papiere, die einen Einblick in

das Geschäftsgeschehen verschaffen können und (a)typische Geschäftsvorfäl-

le dokumentieren oder erläutern, also bspw.

Auftragszettel, Lieferscheine, Frachtpapiere, Quittungen

Zolldokumente

Kredit-, Versicherungs-/Schadensunterlagen, Verträge, Protokolle

Lohn- und Gehaltslisten, Stunden- und Akkordzettel

Kassenstreifen, Kassenzettel oder -bons.

Stunden- und Akkordzettel müssen bis spätestens sieben Tage nach

Arbeitsleistung (= eine Woche später) erstellt sein und zwei Jahre aufbe-

wahrt werden. Sie werden zwar später durch die gestellte Rechnung „ersetzt“

(= 10 Jahre Aufbewahrungsfrist), aber im eigenen Interesse im Hinblick auf

Betriebsprüfungen, sollten sie als Nachweis länger aufbewahrt werden.

Generell gilt: Haben diese sonstigen Geschäftsunterlagen Buchfunktion

(bspw. OP-Buchhaltung), gelten zehn Jahre Aufbewahrungsfrist.

Sind in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen,

gelten diese zwar, sind aber nicht für die steuerliche Aufbewahrungspflicht

maßgebend (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und 2 AO).






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Berechnung der Aufbewahrungsdauer

Die Fristen beginnen mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument, die

Daten, der Datensatz entstanden ist; sie enden also meist auch mit einem Ka-

lenderjahr. Können für einen Geschäftsvorgang noch Steuern keine festge-

setzt werden, läuft auch die Aufbewahrungspflicht nach AO nicht ab, selbst

wenn sechs bzw. zehn Jahre verstrichen sind.

Viele berufsrechtliche Vorschriften enthalten eigene, teils kürzere, manchmal

aber auch erheblich längere Aufbewahrungsfristen (bspw. Baupläne des Archi-

tekten). Diese Fristen entbinden jedoch nicht von der Frist der AO, weil sie

nicht aus dem Steuerrecht stammen.

Die dadurch nötige Einteilung in steuerliche Daten einerseits und sonstige be-

trieblich relevante Daten andererseits kann manchmal schwierig sein. Kleinere

Betriebe sollten darum überlegen, ob sie mit einer generell längeren Aufbe-

wahrung aller Daten nicht besser fahren.

Bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren können Unterlagen bspw. aus

dem Jahr 2007 aber nicht automatisch mit Ablauf 2017 weggeworfen werden,

denn es gilt grundsätzlich:

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit Schluss des Kalender-

jahrs, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht

wurden bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahres-

abschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde.

Beispiel:

Der Jahresabschluss des Jahres 2005 wurde im August 2006 erstellt

und beim Finanzamt eingereicht. Berechnet wird die zehnjährige Auf-

bewahrungspflicht:

Aufbewahrungsverpflichtung 10 Jahre

Beginn der Aufbewahrungsfrist 01.01.2007

Erlaubte Entsorgung der Unterlagen 01.01.2017

Wann sollten Dokumente länger aufbewahrt werden?

Manchmal ist eine längere Aufbewahrung sinnvoll, weil vielleicht die Festset-

zungsfrist (normalerweise vier Jahre) eines vorläufigen, noch nicht endgülti-

gen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist übersteigt. Sie beginnt am 1. Ja-

nuar des Folgejahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde.






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Beispiel:

Die Steuererklärung für 2011 wurde erst 2013 eingereicht (vorläufiger

Steuerbescheid). Der Bescheid wird mit Ablauf 2018 endgültig, daher

sollten zur Sicherheit auch Unterlagen aus 2011 aufgehoben werden.

Die Festsetzungsfrist verlängert sich auf

5 Jahre bei sog. "leichtfertige Steuerverkürzung" und

auf 10 Jahre bei Steuerhinterziehung.

Achtung:

Angenommen, ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus 2006

wird erst 2019 endgültig rechtskräftig. Wurden die dazugehörigen Unterlagen

fristgerecht zum 1. Januar 2017 vernichtet, fehlen diese Beweise, falls das Fi-

nanzamt später noch etwas ändert.

Unterlagen sollten in bestimmten Fällen länger als für die vorgeschriebenen

Fristen bis zum Verfahrensabschluss aufbewahrt werden:

bei begonnener Außenprüfung durch das Finanzamt,

bei bereits Außenprüfung, gegen die Einspruch eingelegt werden soll,

bei Ermittlungen unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),

bei eigenen Steueranträgen.

Unterlagen, die nicht aufbewahrt werden müssen

Angebote, die zu keinem Auftrag geführt haben,

Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören)

Halbjahresbilanzen sowie interne Kontroll- und Verrechnungsbelege,

Finanzpläne, Vorschauen, rein statistische Berichte etc.,

Kalkulationen (solange nicht steuerlich relevant!),

Kassenkontrollstreifen (solange nicht steuerlich relevant!),

Preislisten (sofern sie keine Buchungsunterlagen darstellen)






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Private Unterlagen

Wird ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen ver-

wendet, wird es nach Ansicht des Finanzamts zu einem betrieblichen Konto,

für das die Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 und 5 AO gelten,

sprich zehn Jahre.

Das musste ein Kläger vor dem Finanzgericht Saarland schmerzlich feststel-

len: Weil er seine vermeintlichen Privatkonten nicht mehr vorlegen konnte,

schätzte das Finanzamt Umsätze und Gewinn hinzu. Das Finanzgericht billigte dies, weil der Unternehmer seine Aufzeichnungspflichten verletzt hatte.

Noch ein mögliches Beispiel aus der Praxis: Ein Steuerzahler erzielt Einnah-

men für die Stromlieferung aus einer Photovoltaikanlage. Weil er nicht weiß,

dass ihn das Finanzamt deswegen als Gewerbetreibenden einstuft, eröffnet er

kein extra Konto, sondern lässt die Einnahmen auf sein Privatkonto fließen.

Fazit: Das Finanzamt kann sämtliche Bankbelege des privaten Kontos einse-

hen, und zwar innerhalb der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.

Ansonsten gilt:

Arbeitsverträge/Gehaltsunterlagen:

aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt(!) ist

Bankunterlagen, Kontoauszüge, Verträge über Sparguthaben, Kredite

u. ä.: über die gesamte Laufzeit

Bankbelege sind Zahlungsnachweise (Scheckeinreichungen, Überweisun-

gen, Kontoauszüge etc.). Seit 2002 gilt, dass Belege für regelmäßige Zah-

lungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unter-

halt etc.), noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden können

Einmalige Zahlungen: Zwei Jahre

Steuerbescheide:

müssen zwar nicht aufbewahrt werden, werden aber häufig bei Anträgen

auf staatliche Unterstützung (auch rückwirkend) gefordert. Fazit: Alle Un-

terlagen aufbewahren, vor allem bei vorläufigen Steuerbescheiden

Versicherungsdokumente/-unterlagen:

über die Laufzeit der jeweiligen Versicherung (Verträge, Änderungen, Sta-

tusberichte, Schriftwechsel)

Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen:

mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie (meist zwei Jahre).

Versicherungsrechtliche Verträge länger (Einbruch, Diebstahl etc.)






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Rechnungen:

Gesetzliche Verjährungsfrist drei Jahre, was der Aufbewahrungsfrist ent-

sprechen sollte. Ausnahme Handwerkerrechnungen: entsprechend der

Gewährleistungspflicht mindestens fünf Jahre

Wohnungs-, Mietverträge, Übergabeprotokolle etc.:

nach Ende des Mietverhältnisses mind. drei Jahre. Nebenkostenabrech-

nungen können entsorgt werden - es sei denn, absehbar werden Wohnbei-

hilfen beantragt (dann am besten zwei Jahre aufheben)

Bei Haus-/Wohnungskauf:

es ist sinnvoll, alle Rechnungen zu behalten, weil diese Belege bei Verkauf

helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.

Rückstellungen für die Belegarchivierung

Nach einem BFH-Urteil müssen bilanzierende Unternehmer für die Archivie-

rungskosten innerhalb der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist eine Rückstellung nach § 257 HGB bzw. § 147 AO bilden. Über die Höhe der Rückstellungen

wird jedoch heiß diskutiert. Innerhalb der Finanzverwaltung wird jedoch die

folgende Ermittlung der Rückstellung favorisiert:

In die Rückstellung einbezogene Kosten für die Entsorgung der aufzube-

wahrenden Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind nicht

zulässig.

Von den kalkulierten Mieten oder Abschreibungen für Lagerräume muss

ein Abschlag vorgenommen werden (grundsätzlich 20 %).

Die verbleibenden jährlichen Kosten dürfen nicht auf zehn Jahre hochge-

rechnet werden, sondern nur multipliziert mit einem Faktor von 5,5.

Belege auf Thermopapier: Kopieren und ablegen!

Seit 2004 müssen Rechnungen während der 10-jährigen Aufbewahrungs-

pflicht „lesbar“ archiviert werden. Für Eingangsrechnungen und Belege auf

Thermopapier, die bei Betriebsprüfungen verblasst und nicht mehr lesbar

sind, verliert ein Unternehmer den Vorsteuerabzug; schlimmstenfalls wird

auch der Betriebsausgabenabzug versagt.

Solche Belege sollten vor der Archivierung sicherheitshalber kopiert werden.

Dazu zwei Tipps:






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Erst den Beleg kopieren und dann das Original dazu heften und

beim Tanken bspw. mit EC-/Kreditkarte bezahlen. So können bei verblass-

ten Belegen wenigstens die Betriebsausgaben abgezogen werden. Beim

Vorsteuerabzug entscheidet das Finanzamt nach Einzelfall.

Verlorene oder nicht auffindbare Belege

Verlangt das Finanzamt verlorene Belege, gibt es ein Nachweisproblem, das

unter Umständen zu Gewinnzuschätzungen führen kann. Je nach Grund, wa-

rum der Beleg nicht mehr vorgelegt werden kann, gibt es verschiedene An-

satzpunkte für Unternehmer, um mit gezielten Argumenten steuerliche Nach-

teile zu vermeiden oder zumindest zu minimieren:

Ist ein Beleg spurlos verschwunden, hilft als erster Nachweis der Bankbe-

leg

Auch sollte man den Rechnungsaussteller um eine Belegkopie bitten.

Geht auch das nicht mehr, kann ggf. ein „Eigenbeleg“ ausgestellt werden

(Angabe, wo, wann, wie und in welcher Höhe die Kosten entstanden; ggf.

ergänzt durch die Unterschrift von Zeugen)

So wird das Finanzamt vermutlich wenigstens den Abzug der Betriebsausga-

ben zulassen. Der Vorsteuerabzug wird aber ohne Rechnung versagt bleiben,

es sei denn, es handelt sich um eine Rechnung nach § 13b UStG. Dann bleibt

der Vorsteuerabzug auch ohne Rechnung erhalten.

Ausnahmen bei Katastrophen: Sind Belege durch eine Hochwasserkatastrophe

oder einen verheerenden Sturm vernichtet, können sich Finanzämter einsich-

tig zeigen. Steuerzahler sollen in diesen Fällen gegenüber anderen Unterneh-

mern keine Nachteile haben. Das heißt, das Finanzamt darf/kann grundsätz-

lich keine Zuschätzungen vornehmen und muss auch den Vorsteuerabzug oh-

ne Belege gewähren.

Aber: man sollte nicht vergessen, das Finanzamt schon zeitnah über den Ver-

lust der Unterlagen durch die Naturkatastrophe zu informieren!






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Diese Unterlagen können Sie ab 1.1.2018 vernichten

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Frist Eintrag

Abkürzungsverzeichnis, allgemein 6 Jahre 2011

Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u. ä. 10 Jahre 2007

Abrechnungsunterlagen, soweit Buchungsgrundlage 6 Jahre 2011

Abschlagszahlungen 10 Jahre 2007

Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre 2007

Abschlussbericht (falls keine Bilanz erstellt wurde) 10 Jahre 2007

Abschlusskonten 10 Jahre 2007

Abschlussrechnungen 10 Jahre 2007

Abschreibungsunterlagen 10 Jahre 2007

Abtretungserklärungen 6 Jahre 2011

Abwertungsbelege 10 Jahre 2007

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 Jahre 2007

Akkordunterlagen (soweit Buchungsbelege) 6 Jahre 2011

Akkreditive 10 Jahre 2007

Aktenvermerke (wenn Bilanzunterlage: 10 Jahre) 6 Jahre 2011

Angebote (soweit Handelsbriefe, mit Auftragsfolge) 6 Jahre 2011

Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Anhang 10 Jahre 2007

Anlagenverzeichnis 10 Jahre 2007

Anlagenunterhaltungskosten 10 Jahre 2007

Anlagevermögensbücher/-karteien 10 Jahre 2007

Anlagezu- und Abgangsmeldungen 10 Jahre 2007

Anleihebücher 10 Jahre 2007

Anleihen 6 Jahre 2011

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 Jahre 2011

Anzahlungsunterlagen 6 Jahre 2011

Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre 2007

Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Arbeitnehmersparzulage (Verträge) 6 Jahre 2011

Auftragsbestätigungen 6 Jahre 2011

Auftrags- und Bestellunterlagen 6 Jahre 2011

Auftragsbestätigungen 6 Jahre 2011

Auftragskostenbelege 10 Jahre 2007

Ausfuhrgenehmigungen 6 Jahre 2011

Ausfuhrunterlagen 6 Jahre 2011

Ausgangsrechnungen 10 Jahre 2007

Ausschusslisten als Buchungsbelege 10 Jahre 2007

Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) 10 Jahre 2007

Außenhandelsunterlagen 6 Jahre 2011

Auszahlungsbelege 10 Jahre 2007

Bahnabrechnungen 10 Jahre 2007

Bankbelege 10 Jahre 2007

Bankbürgschaften 6 Jahre 2011

Bareinkaufunterlagen 10 Jahre 2007

Barverkaufunterlagen 10 Jahre 2007

Baubücher 6 Jahre 2011

Bauakte 6 Jahre 2011

Bauanträge 6 Jahre 2011

Baubeschreibungen 6 Jahre 2011

Baubücher (Inventurunterlagen) 10 Jahre 2007






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Frist Eintrag

Baugenehmigungen 6 Jahre 2011

Baupläne 6 Jahre 2011

Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr 6 Jahre 2011

Beförderungssteuernachweise 6 Jahre 2011

Beherrschungsverträge 10 Jahre 2007

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 6 Jahre 2011

Belege, soweit Buchfunktion (OP-Buchhaltung) 10 Jahre 2007

Belegzusammenstellungen 10 Jahre 2007

Bestandsberichtigungen 10 Jahre 2007

Bestandsermittlungen 10 Jahre 2007

Bestandsverzeichnissen 10 Jahre 2007

Bestellungen 6 Jahre 2011

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage 10 Jahre 2007

Betriebskostenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011

Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) 10 Jahre 2007

Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre 2011

Bewertungsunterlagen 10 Jahre 2007

Bewirtungsunterlagen und -belege 10 Jahre 2007

Bezugskostennachweise 10 Jahre 2007

Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre 2007

Bilanzprotokolle (EDV) 10 Jahre 2007

Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) 10 Jahre 2007

Bons 10 Jahre 2007

Börsenaufträge 6 Jahre 2011

Briefe 6 Jahre 2011

Bruttoerlösnachweise 6 Jahre 2011

Bruttolohnlisten 6 Jahre 2011

Bruttolohnsammelkarten 6 Jahre 2011

Buchführungsprogramme 10 Jahre 2007

Buchführungsunterlagen 10 Jahre 2007

Buchungsanweisungen 10 Jahre 2007

Buchungsbelege 10 Jahre 2007

Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion 10 Jahre 2007

Buchungsprotokolle (EDV) 10 Jahre 2007

Clearingauszüge 6 Jahre 2011

Clearingbelege 10 Jahre 2007

Code-Pläne für die EDV-Buchführung 10 Jahre 2007

Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen 10 Jahre 2007

Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen 10 Jahre 2007

Computerausdrucke mit Kontoauszügen 10 Jahre 2007

Computerausdrucke mit OP-Liste 10 Jahre 2007

Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011

Datenflusspläne für die EDV-Buchführung 10 Jahre 2007

Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011

Darlehenskonten 10 Jahre 2007

Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrages 6 Jahre 2011

Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrages 6 Jahre 2011

Datenflusspläne für EDV-Buchführung 10 Jahre 2007

Dauerauftragsunterlagen (soweit Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011

Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 Jahre 2007

Deklarationen (Versandunterlagen) 10 Jahre 2007






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Frist Eintrag

Depotauszüge (soweit nicht Inventar: 6 Jahre) 10 Jahre 2007

Depotbestätigungen 10 Jahre 2007

Depotbücher 10 Jahre 2007

Devisenunterlagen (allgemeine) 6 Jahre 2011

Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Arbeitsanweisungen

(nicht Buchungsanweisungen) 6 Jahre 2011

Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Buchungsanweisungen 10 Jahre 2007

Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Buchungsbelegen 10 Jahre 2007

Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Handelsbüchern 10 Jahre 2007

Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Inventaren 10 Jahre 2007

Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Konzernlageberichten 10 Jahre 2007

Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Lageberichten 10 Jahre 2007

Doppelbesteuerungsunterlagen 6 Jahre 2011

Dubiosenunterlagen 10 Jahre 2007

Edelmetallbestände 10 Jahre 2007

Edelmetallumsätze 10 Jahre 2007

EDV-Journal 10 Jahre 2007

Effektenbücher 10 Jahre 2007

Effektenkassenquittungen 10 Jahre 2007

Eichaufnahmen 6 Jahre 2011

Einfuhrunterlagen 6 Jahre 2011

Eingangsrechnungen 10 Jahre 2007

Eingangsüberweisungsträger 6 Jahre 2011

Einheitswertbescheide 10 Jahre 2007

Einheitswertunterlagen 10 Jahre 2007

Einkaufsbücher 10 Jahre 2007

Einnahmen-Überschussrechnungen 10 Jahre 2007

Einzahlungsbelege 10 Jahre 2007

E-Mails (soweit für die Besteuerung relevant) 6 Jahre 2011

E-Mails (soweit Handels- oder Geschäftsbrief) 6 Jahre 2011

Energieverbrauchsunterlagen 6 Jahre 2011

Entgeltbelege/-listen 10 Jahre 2007

Erlösjournale 10 Jahre 2007

Eröffnungsbilanzen 10 Jahre 2007

Ersatzkassenunterlagen 6 Jahre 2011

Essenmarken-Abrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011

Exportunterlagen 6 Jahre 2011

Expressauslieferungsbücher 10 Jahre 2007

Fahrtberichte 6 Jahre 2011

Fahrtenbücher 10 Jahre 2007

Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) 6 Jahre 2011

Fakturier-Journal 10 Jahre 2007

Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung 10 Jahre 2007

Feuerversicherungsunterlagen 6 Jahre 2011

Finanzberichte 6 Jahre 2011

Frachtbriefe 6 Jahre 2011

Freistellungsbescheinigung – allgemein gültig – des Bauunternehmers (Kopie) 6 Jahre 2011

Freistellungsbescheinigung – auf konkreten Auftrag beschränkt (Original) 6 Jahre 2011

Fremdenbücher (Hotel- oder Pensionsgewerbe) 10 Jahre 2007

Fürsorgeunterlagen 6 Jahre 2011






Telefon +49(69) 665 75 300, Telefax +49(69) 665 75 350


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Gebäude- und Grundstücksunterlagen 6 Jahre 2011

Gebrauchsmusterunterlagen 6 Jahre 2011

Gehaltskonten 6 Jahre 2011

Gehaltslisten 10 Jahre 2007

Gehaltsquittungen 10 Jahre 2007

Gemeinkostenverteilungsschlüssel 6 Jahre 2011

Gesamtkostenzusammenstellung 6 Jahre 2011

Geschäftsberichte (Lageberichte) 10 Jahre 2007

Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) 6 Jahre 2011

Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011

Gesellschaftsverträge 10 Jahre 2007

Gewerbesteuerunterlagen 6 Jahre 2011

Gewinn- und Verlustrechnungen (Jahresrechnung) 10 Jahre 2007

Grundbuchauszüge 10 Jahre 2007

Grundlohnlisten 10 Jahre 2007

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 Jahre 2007

Gutschriften 10 Jahre 2007

Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen 10 Jahre 2007

Handelsbilanzen 10 Jahre 2007

Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) 6 Jahre 2011

Handelsbücher 10 Jahre 2007

Handelsregisterauszüge 6 Jahre 2011

Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) 10 Jahre 2007

Hauptbücher und Hauptbuchkonten 10 Jahre 2007

Hilfsbücher (soweit Buchungsunterlagen) 10 Jahre 2007

Hinterlegungsscheine 6 Jahre 2011

Hypothekenbriefen nach Einlösung 6 Jahre 2011

Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung 6 Jahre 2011

Importrechnungen 10 Jahre 2007

Inkassobücher 10 Jahre 2007

Inventar 10 Jahre 2007

Inventarunterlagen 10 Jahre 2007

Investitionsabrechnungen 6 Jahre 2011

Investitionszulage (Unterlagen) 6 Jahre 2011

Jahresabschlüsse 10 Jahre 2007

Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre 2007

Jahresabschlusslisten 10 Jahre 2007

Jahreskontoblätter 10 Jahre 2007

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 Jahre 2007

Jubiläumsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) 6 Jahre 2011

Kantinenunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Kapitalerhöhungsunterlagen 6 Jahre 2011

Kapitalertragsteuerunterlagen 6 Jahre 2011

Kassenberichte 10 Jahre 2007

Kassenbücher und -blätter 10 Jahre 2007

Kassenzettel, -belege (soweit nicht Buchungsunterlagen) 6 Jahre 2011

Kaufverträge 6 Jahre 2011

Kilometergeldabrechnungen 10 Jahre 2007






Telefon +49(69) 665 75 300, Telefax +49(69) 665 75 350


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Kommissionslisten 6 Jahre 2011

Konsignationslager-Unterlagen 10 Jahre 2007

Konsolidierungsunterlagen 10 Jahre 2007

Kontenpläne/Kontenplanänderungen 10 Jahre 2007

Kontenregister 10 Jahre 2007 Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro ) 10 Jahre 2007

Kontokorrentbücher und -kontenkarten 10 Jahre 2007

Konzernabschlüsse 10 Jahre 2007

Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Orga-Unterlagen) 10 Jahre 2007

Kostenartenpläne 10 Jahre 2007

Kostenstellenpläne 6 Jahre 2011

Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) 10 Jahre 2007

Kostenvoranschläge 6 Jahre 2011

Kreditunterlagen 6 Jahre 2011

Kurssicherungsunterlagen 6 Jahre 2011

Kurzarbeitergeldanträge 6 Jahre 2011

Kurzarbeitergeldlisten 6 Jahre 2011

Ladescheine 10 Jahre 2007

Lageberichte 10 Jahre 2007

Lagerbuchführungen 10 Jahre 2007

Lagerprotokolle 6 Jahre 2011

Lastschriftbelege 10 Jahre 2007

Leasingverträge (nach Vertragsende) 6 Jahre 2011

Leergutabrechnungen 10 Jahre 2007 Lieferscheine (soweit sie Rechnungen ersetzen) 10 Jahre 2007

Lizenzabrechnungen und –unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) 6 Jahre 2011

Lohnbelege 6 Jahre 2011

Lohnkonten (Sonderregelung nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG) 6 Jahre 2011

Lohnlisten 10 Jahre 2007

Lohnsteueranmeldung 10 Jahre 2007

Lohnsteuerkonten (FiBu) 10 Jahre 2007

Lohnunterlagen 6 Jahre 2011

Lohnvorschusskonten 10 Jahre 2007

Luftfrachtbriefe 6 Jahre 2011

Magnetbänder zur Datensicherung (mit Buchfunktion) 10 Jahre 2007

Mahnungen und -bescheide 6 Jahre 2011

Materialabrechnungen 10 Jahre 2007

Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) 6 Jahre 2011

Mietunterlagen 6 Jahre 2011

Mikrofilme mit Buchungsbelegen 10 Jahre 2007

Mikrofilme mit Geschäftsbriefen 6 Jahre 2011

Mikrofilme mit Orga-Unterlagen und Arbeitsanweisungen für die Buchführung 10 Jahre 2007

Montageversicherungsakten 10 Jahre 2007

Mutterschaftsgeldunterlagen 10 Jahre 2007






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Frist Eintrag

Nachkalkulationen 10 Jahre 2007

Nachnahmebelege 6 Jahre 2011

Nebenbücher 10 Jahre 2007

Nettolohnlisten 10 Jahre 2007

Obligationen nach Entwertung 6 Jahre 2011

OP-Listen 10 Jahre 2007

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 Jahre 2007

Organschaftsabrechnungen 10 Jahre 2007

Organschaftsverträge nach Vertragsende 10 Jahre 2007

Pachtunterlagen 6 Jahre 2011

Patente und Unterlagen 6 Jahre 2011

Pensionsrückstellungsunterlagen 10 Jahre 2007

Pensionskassenunterlagen 10 Jahre 2007

Pfandleihbücher 10 Jahre 2007

Pfändungsunterlagen 10 Jahre 2007

Portokassenbücher 10 Jahre 2007

Postgirobelege 10 Jahre 2007

Postscheckbelege 10 Jahre 2007

Preislisten 6 Jahre 2011

Preislisten, soweit sie Buchungsunterlagen sind (eher Speise-/Getränkekarten) 10 Jahre 2007

Preisvereinbarungen als Handelsbrief 6 Jahre 2011

Prima Nota 10 Jahre 2007

Programmbeschreibung für EDV/Buchführungsprogramm 10 Jahre 2007

Proteste (Scheck/Wechsel) 6 Jahre 2011 Protokolle (allgemeiner Art) 6 Jahre 2011

Provisionsabrechnungen, -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) 6 Jahre 2011

Provisionsabrechnungen, -unterlagen (wenn Buchungsunterlage) 10 Jahre 2007

Provisionsgutschriften 10 Jahre 2007

Prozessakten nach Abschluss des Prozesses 10 Jahre 2007

Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) 10 Jahre 2007

Quittungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Rabattangelegenheiten 10 Jahre 2007

Rechnungen 10 Jahre 2007

Rechnungen durch Privatpersonen, wenn die Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen 2 Jahre 2011

Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung 10 Jahre 2007

Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen 10 Jahre 2007 Rechnungsdoppel

(bestimmte Fälle innergemeinschaftl. Rechnungsverkehr nach § 14a UStG) 10 Jahre 2011

Rechtsstreitfälle mit Unterlagen 6 Jahre 2011

Registrierkassenstreifen 6 Jahre 2011

Reisekostenabrechnungen 10 Jahre 2007

Rentenversicherungsunterlagen 6 Jahre 2011

Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 Jahre 2007

Rückwareneingangsjournale 6 Jahre 2011






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Sachanlagevermögenskarteien 10 Jahre 2007

Sachkonten 10 Jahre 2007

Saldenbestätigungen 10 Jahre 2007

Saldenbilanzen 10 Jahre 2007

Schadensunterlagen 6 Jahre 2011

Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre 2011

Scheckbestandsaufnahme 10 Jahre 2007

Schecks 10 Jahre 2007

Schriftwechsel (allgemein) 6 Jahre 2011

Schuldtitel 10 Jahre 2007

Sicherungsübereignungen 6 Jahre 2011

Skontounterlagen 10 Jahre 2007

Sondergutschriften 10 Jahre 2007

Sozialpläne 6 Jahre 2011

Sozialversicherungsbeitragskonten 6 Jahre 2011

Sozialversicherungsunterlagen 6 Jahre 2011

Sparbücher 6 Jahre 2011

Sparprämienunterlagen 6 Jahre 2011

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre 2007

Speditionsversicherungsscheine 6 Jahre 2011

Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten 6 Jahre 2011

Spendenbescheinigungen (wenn keine Buchungsunterlagen: 6 Jahre) 10 Jahre 2007

Steuerbilanzen 10 Jahre 2007

Steuererklärungen 10 Jahre 2007

Steuerunterlagen 10 Jahre 2007

Stornobelege 10 Jahre 2007

Stundenlohnzettel (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Teilzahlungsbelege 10 Jahre 2007

Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011

Telefonrechnungen (wenn Buchungsgrundlage) 10 Jahre 2007

Testate als Bilanz 10 Jahre 2007

Transportschadensunterlagen 6 Jahre 2011

Transportversicherungsanmeldungen 6 Jahre 2011

Transportversicherungsaufträge 6 Jahre 2011

Übereignungsverträge 6 Jahre 2011

Übernahmebescheinigungen (Spediteur) 6 Jahre 2011

Überstundenlisten 6 Jahre 2011

Überweisungsbelege 10 Jahre 2007

Umbuchungsbelege 10 Jahre 2007

Umsatzsteuervergütungen 6 Jahre 2011

Umsatzsteuervoranmeldungen 10 Jahre 2007

Umwandlungsbilanzen 10 Jahre 2007

Unfallversicherungsunterlagen 6 Jahre 2011

Unterlagen (soweit für Besteuerung relevant) 6 Jahre 2011

Unternehmerlohnverrechnungen 6 Jahre 2011

Urlaubslisten für Rückstellungen 10 Jahre 2007

Ursprungszeugnisse, Berlin 10 Jahre 2007

Valuta-Belege 10 Jahre 2007

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre 2007

Verfrachtungsaufträge 6 Jahre 2011






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Verkaufsbelege 10 Jahre 2007

Verkaufsbücher, -journal 10 Jahre 2007

Vermögenssteuerunterlagen 6 Jahre 2011

Vermögensverzeichnis 10 Jahre 2007

Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe, Verträge, Unterlagen) 6 Jahre 2011 Vermögenswirksame Leistungen (Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Verpfändungsunterlagen 10 Jahre 2007

Verrechnungskonten 10 Jahre 2007

Verrechnungspreisunterlagen 10 Jahre 2007

Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Versicherungspolicen 6 Jahre 2011

Versteigerungsunterlagen 6 Jahre 2011

Verträge (wenn Buchungsunterlage, 10 Jahre) 6 Jahre 2011

Vertreterunterlagen 6 Jahre 2011

Verwahrungsbücher für Wertpapiere 10 Jahre 2007

Vollständigkeitserklärungen 10 Jahre 2007

Vorauszahlungsbelege 10 Jahre 2007

Vorschusskonten 10 Jahre 2007

Vorschusslisten (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Währungsforderungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Warenabgabescheine 6 Jahre 2011

Wareneingangs-/-ausgangsbücher 10 Jahre 2007

Warenverkehrsbescheinigungen 6 Jahre 2011

Wechsel (falls nicht Buchungsunterlage) 6 Jahre 2011

Wechselbuch 10 Jahre 2007

Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen 10 Jahre 2007

Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011

Weihnachtsgratifikationsbelege (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Werbegeschenknachweise 10 Jahre 2007

Werksrentenanträge 6 Jahre 2011

Werkstattabrechnungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Werkzeugkosten 10 Jahre 2007

Werkzeugregister als Inventar 10 Jahre 2007

Wertberichtigungen (Inventurunterlage) 10 Jahre 2007

Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10 Jahre 2007

Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10 Jahre 2007

Zahlungsanweisungen 10 Jahre 2011

Zahlungsträger 10 Jahre 2007

Zeichnungsvollmachten 6 Jahre 2011

Zessionen 6 Jahre 2011

Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) 10 Jahre 2007

Zinsstaffeln 10 Jahre 2007

Zollbelege 6 Jahre 2011

Zugangsjournale 6 Jahre 2011

Zuschüsse des Arbeitgebers (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007

Zwischenbilanzen (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung Wirtschaftsjahr) 10 Jahre 2007

Zwischengewinnermittlung (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre 2007

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Aktendiät und Aufbewahrungsfristen 2018 · 2018-02-16 · Rückstellungen für die Belegarchivierung Nach einem BFH-Urteil müssen bilanzierende Unternehmer für die Archivie-rungskosten